Project

Universidad Nacional Mayor de San Marcos Facultad de Ingeniera Industrial

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Universidad Nacional Mayor de San Marcos

Facultad de Ingeniera Industrial

Ceups Informtica

Mg. Orestes Cachay Boza Decano Fac. Ingeniera Industrial

Ing. Oswaldo Rojas Lazo Director CEUPS

Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta

Ing. Blanca Yaya Gmez

Ing. Roger M. Zumaeta Lpez Docentes Ceups

Diseo portada:

Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta

Ceupsi Microsoft Project 2007

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Contenido

Introduccin ........................................................................................................ 6 Captulo 1: .......................................................................................................... 7

Conceptos previos .......................................................................................... 8

Definicin de un proyecto ............................................................................ 8

El tringulo del proyecto .............................................................................. 8

Delimitaciones del proyecto ........................................................................ 9

Captulo 2: ........................................................................................................ 11

Ingresar al programa .................................................................................... 12

La pantalla de Microsoft Project .................................................................... 13

Comenzar un proyecto ................................................................................. 15

Informacin del proyecto............................................................................... 15

Dos formas de personalizar un proyecto ................................................... 16

Captulo 3: ........................................................................................................ 18

Lista de tareas .............................................................................................. 19

Determinar la duracin de un tarea .............................................................. 20

Duracin de una tarea ............................................................................... 21

Insertar tareas ............................................................................................... 22

Agrupar tareas por fases .............................................................................. 23

Vincular todas las tareas............................................................................... 24

Vinculacin simple .................................................................................... 24

Vincular usando informacin de tareas ..................................................... 25

Vinculacin mltiple .................................................................................. 27

Vinculaciones de tareas con pos-duracion ................................................ 29

Tareas cero, hito o marcas ........................................................................... 30

Tipos de relaciones entre tareas ................................................................... 32

Notas de tareas ............................................................................................ 33

Zoom del diagrama Gantt ............................................................................. 34

Barra de vistas .............................................................................................. 36

Calendario ................................................................................................. 37

Diagrama Gantt ......................................................................................... 37

Diagrama de red ....................................................................................... 37

Gantt de seguimiento ................................................................................ 37

Uso de tareas ............................................................................................ 38

Grfico de recursos ................................................................................... 38

Uso de recursos ........................................................................................ 38

Administracin de los archivos ..................................................................... 39

Guardar archivos ...................................................................................... 39

Abrir un archivo ......................................................................................... 40

Nuevo documento ..................................................................................... 40


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Captulo 4: ........................................................................................................ 42

Ingresar los recursos .................................................................................... 43

Tipos de recursos ......................................................................................... 43

Los recursos de trabajo ............................................................................ 43

Los recursos materiales ............................................................................ 43

Los recursos de costo ............................................................................... 43

Ingresar recursos en la hoja de recursos ...................................................... 44

Ingresar recursos de trabajo ..................................................................... 44

Ingresar recursos materiales ..................................................................... 45

Ingresar recursos costo ............................................................................. 45

Asignar recursos a las tareas ....................................................................... 46

Asignar recursos usando la barra estndar ............................................... 48

Determinar las horas de trabajo y costo del proyecto, de las tareas y de los

recursos ........................................................................................................ 49

Cuntas horas de trabajo demanda cada tarea? .................................... 49

Cul es costo del proyecto y de cada tarea? .......................................... 50

Para ingresar los costos de los recursos................................................... 51

Cul es el costo total de los recursos?................................................... 52

Cul es la cantidad de recursos utilizados? ........................................... 53

Qu es capacidad mxima de los recursos? .............................................. 54

Modificar la duracin en una tarea ................................................................ 56

Cambio de duracin de una tarea ............................................................. 56

Cambio de recursos en una tarea ............................................................. 57

Captulo 5: ........................................................................................................ 59

Construccin de un parque ........................................................................... 60

Determinar cuntos das dura el proyecto y cul es la fecha final? ........ 60

Informacin del proyecto ........................................................................... 61

Crear y cambiar calendario laboral ........................................................... 61

Crear lista de tareas y duracin ................................................................ 64

Duracin de las tareas .............................................................................. 65

Vinculacin simple de tareas ..................................................................... 67

Crear las fases .......................................................................................... 68

Vinculacin comienzo comienzo ............................................................... 70

Crear hitos ................................................................................................. 71

Captulo 6: ........................................................................................................ 74

Tipos de tareas ............................................................................................. 75

Cmo corregir los recursos de las tareas? ................................................. 75

Calendarios ................................................................................................... 78

Calendario base ........................................................................................ 78

Calendario del proyecto ............................................................................ 79

Calendario de tareas ................................................................................. 80

Calendario de recursos ............................................................................. 81

Crear un nuevo calendario ........................................................................ 81

Cambiar las horas laborales ...................................................................... 83


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Captulo 7: ........................................................................................................ 85

Control, seguimiento y costos ....................................................................... 86

Guardar lnea base ....................................................................................... 86

Avance de obra ............................................................................................. 89

Costo real y restante ..................................................................................... 90

Uso de tablas ................................................................................................ 92

Diagrama Gantt- tabla entrada .................................................................. 92

Diagrama Gantt- tabla costo ..................................................................... 92

Diagrama Gantt- tabla seguimiento ........................................................... 93

Hoja de costos tabla de entrada ................................................................ 93

Hoja de costos tabla de costo ................................................................... 93

Hoja de costos tabla resumen ................................................................... 94

Determinar una ruta crtica ........................................................................... 94

Captulo 8: ........................................................................................................ 97

Administracin de datos de un proyecto ....................................................... 98

Ordenar ..................................................................................................... 98

Filtros ...................................................................................................... 100

Agrupar por ............................................................................................. 102

Esquema ................................................................................................. 103

Captulo 9: ...................................................................................................... 104

Informes simples, informes visuales ........................................................... 105

Informes visuales ........................................................................................ 105

Informes simples ......................................................................................... 106

Referencias bibliogrficas ........................................................................... 108


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INTRODUCCION La elaboracin y ejecucin de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida, constantemente nos embarcamos en uno u otro proyecto. De alguna forma elaboramos un orden de tareas y un cronograma de actividades para hacer realidad este proyecto y determinar Cunto dura?, Quines lo hacen? y Con qu? lo realizaremos. Pero ya sea un proyecto simple o complejo, debemos tener bien definido el objetivo, costo y tiempo que demorar su ejecucin. Ningn programa nos dir cual es objetivo del proyecto; esto lo determina la persona que quiere hacerlo realidad, para plasmar esa idea puede utilizar un medio grfico y de esta manera realizar el listado de las tareas y un metrado (cuantificacin) del producto. Para saber Cunto gastar?, debemos calcular los costos unitarios de cada una de las tareas, con este costo y el metrado determinamos el costo total de cada una de las tareas, con este valor podemos ajustar nuestro proyecto eliminando o agregando tareas pero sin salirnos de nuestro objetivo. El tiempo lo determinamos de acuerdo a la premura del trabajo, de la forma como vinculamos las tareas y del rendimiento de los recursos de trabajo, cada tarea debe estar cuantificada en costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculacin nos mostrar la duracin del proyecto y solo modificando las tareas crticas cambiaremos esta duracin. La elaboracin de un proyecto podemos hacerlo nosotros mismos o contratar a un proyectista (depende de la complejidad del proyecto), Durante la ejecucin del proyecto necesitamos comparar los plazos y los costos, no solo con lo previsto sino comparado con el avance real. Microsoft Project nos hace ms fcil la programacin de obras en su etapa de determinacin de tiempos, durante la ejecucin del proyecto encontrando nuevas fechas y costos de tareas y recursos. Como hemos visto la programacin de proyectos (obras), no es una simple enumeracin de tareas y determinacin de tiempos, es la planificacin para que se haga realidad el proyecto.


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CAPITULO 1: CONCEPTOS PREVIOS OBJETIVO: Conocer algunos conceptos tericos que involucran a los

proyectos.

Qu es un proyecto. Tringulo del proyecto. Delimitaciones de un proyecto.


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CONCEPTOS PREVIOS

DEFINICIN DE UN PROYECTO

La administracin eficiente de un proyecto implica completar stos a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo.

A todo esto, cuntos proyectos concluyeron despus de la fecha de plazo o que el costo super lo previsto, o bien, no se cubrieron las expectativas del cliente?.

Un proyecto se caracteriza por lo siguiente:

Es temporal. La duracin de un proyecto puede ser tan breve como una semana o tan extensa que cubra muchos aos. Al iniciar un proyecto, tal vez no se pueda precisar su fecha de finalizacin, pero tendr que terminar en algn momento en el futuro (un proyecto no es una operacin en curso).

Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, lo que implica que tengan que ser planificados.

Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el cual se emprende un proyecto.

EL TRINGULO DEL PROYECTO

Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el ms reconocido es el denominado tringulo del proyecto.

La idea bsica es que cada proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y una cantidad de trabajo o mbito definido.

Tiempo Costo

mbito


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Tiempo

Es probablemente el componente cuya delimitacin es la ms familiar. Tanto as, que quizs no se conozcan a detalle los otros componentes, pero es ms que seguro que si se sabr la fecha lmite.

Se est construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada de lluvias.

Se est implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de meses.

Costo

Hablar de costo es hablar de dinero, pero costos al interior de un proyecto es hablar de todos los recursos involucrados.

Se est desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los costos superan el valor acordado, qu actitud tendr el cliente?

Se le hace responsable de un proyecto, pero deber limitarse a utilizar el personal y equipamiento de su rea.

mbito

El resultado de un proyecto es un producto o servicio. Pero respecto a este punto se consideran dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto.

El mbito del producto describe la calidad, caractersticas y funciones del producto; en tanto que, el mbito de un proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, el cual se mide en tareas y fases.

Desarrollar un producto con ciertas especificaciones.

Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva metodologa.

DELIMITACIONES DEL PROYECTO

La gestin del proyecto, deber realizar un balance de las delimitaciones de costo, tiempo y mbito.

Para esto, analicemos los siguientes esquemas:

Si la duracin del proyecto disminuye, podra incrementar los costos, dado que deber contar con ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo, o bien deber disminuir el mbito ya que no cuenta con los recursos necesarios para realizar el trabajo planificado.


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Si el presupuesto disminuye, puede que requiera ms tiempo, ya que no podr contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con tiempo deber disminuir el mbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del producto.

Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite ms tiempo y ms recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos.


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CAPITULO 2: INGRESAR, NOMBRE Y DURACION DE TAREAS OBJETIVO: Ingresar a Microsoft Project, trabajar con las barras de

herramientas e iniciar un proyecto.

Ingresar al programa. Pantalla de Microsoft Project. Comenzar un proyecto. Informacin del Proyecto.


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INGRESAR AL PROGRAMA De acuerdo a la configuracin personal de nuestro procesador, existirn varias formas de ingresar, utilizando un icono de acceso directo sobre el escritorio de la pantalla, usando la opcin ejecutar o la opcin programas de inicio. Usaremos esta ltima:

1. Damos un clic sobre el botn inicio, seleccionamos todos los programas y 2. nos ubicamos en Microsoft Office y en el activamos Microsoft Office

Project 2007

3. Ahora el programa nos mostrar la pantalla de presentacin del Project y luego

su pantalla de trabajo.


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LA PANTALLA DE MICROSOFT PROJECT

Esta es la pantalla de trabajo predeterminada que nos muestra el programa, en la cual podemos observar la siguiente:

En la parte superior se encuentra la barra de mens desplegables.

A continuacin nos encontramos con las barras de herramientas (grupo de iconos ordenados de acuerdo a una tipo de procedimiento).

Si queremos podemos activar en el lado izquierdo en forma vertical la barra de vistas con la cual cambiamos el rea de trabajo de acuerdo al tipo de labor que estamos realizando.

El rea de trabajo se encuentra dividida en dos partes una donde podemos ingresar la informacin y otra grafica que muestra lo ingresado.

BARRA DE MENUS DESPLEGABLES

Los mens nos muestran las tareas principales, para poder trabajar en una de ellas damos un clic sobre su titulo y estas nos muestran las opciones de ese men.

AREA DE TRABAJO

DIAGRAMA GANTT


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BARRAS DE HERRAMIENTAS Las barras de herramientas son grupos de iconos, que hacen ms fcil la programacin de tareas y recursos del proyecto. Barra estndar

Barra de formato

Gua de seguimiento

Estas son algunas de las barra de herramientas predeterminadas si queremos podemos agregar de acuerdo al trabajo que estamos elaborando.

ADICIONAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS Para agregar una barra debemos de activar el men ver y la opcin barras de herramientas.


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COMENZAR UN PROYECTO Al iniciar nuestro trabajo debemos de ingresar la informacin general, estos datos del proyecto los ingresamos al activar el men archivo y la opcin propiedades / resumen. En esta ventana de dilogo digitaremos la informacin adicional, la que muestra.

INFORMACION DEL PROYECTO Para iniciar la planificacin de un proyecto debemos conocer, la fecha de inicio de actividades para determinar la fecha de trmino o conocer la fecha lmite para determinar la fecha de inicio (se trabaja slo con una de ellas). Para determinar la fecha de inicio o final debemos:

Ingresar al men Proyecto

Seleccionar Informacin del proyecto.

El programa nos muestra el siguiente cuadro de dilogo donde estn activadas las opciones Fecha de comienzo, Fecha de hoy, Fecha de estado, calendario.


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DOS FORMAS DE PERSONALIZAR UN PROYECTO

En esta ventana en la opcin Programar a partir de, podemos activar:

o La fecha de Comienzo del Proyecto y se activa la opcin Fecha de comienzo y queda desactivado Fecha de fin y en ella digitamos o seleccionamos la fecha de inicio del proyecto.

o O seleccionamos Fecha de fin del proyecto y se desactiva la opcin Fecha de comienzo y se activa la opcin Fecha de fin, en ella digitamos la fecha lmite para la finalizacin del proyecto.


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EJEMPLO 1 El inicio de un proyecto es el 10 de setiembre del 2007 Para ello damos los siguientes pasos:

1. Desplegamos la barra men Proyecto y usamos la opcin informacin del proyecto.

2. Verificamos que este activado en Programacin a partir de: la opcin Fecha de comienzo del proyecto.

3. Luego en Fecha de de comienzo digitamos la fecha 10/09/07 seleccionamos la fecha usando el calendario que se despliega.

4. Finalmente damos un clic en el botn Aceptar 5. Ahora cada vez que ingresemos una tarea esta en forma automtica inicia el

lunes 10 de setiembre.


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CAPITULO 3: TRABAJAR CON TAREAS OBJETIVO: Crear tareas determinando su duracin, vinculacin su

presentacin por fases y la administracin del archivo de trabajo.

Lista de tareas. Como determinar las tareas y su duracin. Duracin de una tarea. Insertar tareas. Agrupar tareas por fases. Vinculacin de tareas. Tareas cero, hitos o marcas. Tipo de relaciones entre tareas. Notas de tareas. Zoom. Barras de vistas Administracin de archivos.


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LISTA DE TAREAS Al digitar una lista de tareas observamos que en forma automtica la duracin aparece 1 da?, es decir un da estimado.

Luego ingresamos la duracin de cada una de las tareas

Nota:

Todas las tareas tienen la misma fecha de inicio, esto se debe a que, previamente hemos seleccionado la fecha de inicio (10 de setiembre) para determinar cuando termina el proyecto.

La tarea 1 cuya duracin hemos determinado en 3 das inicia el lunes 10 y finaliza el mircoles 12 (3 das calendarios), pero la tarea 5 cuya duracin hemos determinado en 10 das inicia el lunes 10 y finaliza el viernes 21 (12 das calendarios). Es decir que cuando ingresamos la duracin estamos ingresando los das laborables.

COMO SE DETERMINAR LAS TAREAS Y SU DURACION La relacin de actividades (tareas) de un proyecto, debe estar determinada de acuerdo al tipo de trabajo a realizar, teniendo en cuenta la prioridad de ellas, el orden de ejecucin y la relacin que existen entre ellas. A cada una de estas actividades, nosotros le asignamos una duracin, es decir estamos determinando un tiempo para su ejecucin. Esta determinacin de tiempo obedece a un estudio del trabajo y los recursos existentes, no se determina tan fcilmente.


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DETERMINAR LA DURACIN DE UN TAREA Para determinar la duracin de una tarea debemos tener en cuenta:

1. La actividad debe estar metrada (cuantificada), es decir por ejemplo:

a. Construccin de una pared Cuntos metros cuadrados? b. Compra de papas Cuntos kilos? c. Repartir volantes Cuntos volantes? d. Encuesta Cuntas encuestas?

2. Si sabemos lo que necesitamos entonces determinamos, quin lo hace y con qu lo hace (los recursos de cada actividad).

3. Una vez determinado lo anterior debemos conocer cual es la eficiencia con la

que esa persona o personas realizan el trabajo. a. Construccin de una pared Cuntos metros cuadrados? b. Traslado de papas Cuntos kilos? c. Repartir volantes Cuntos volantes? d. Encuesta Cuntas encuestas?

Ejemplo 1 Determinar la duracin de la construccin de una pared de ladrillo King Kong, de canto de arcilla, con una dimensin de 320 m2.

Si tenemos un rendimiento de 8 m2 por da (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Capataz (0.1) Operario (1) Pen (.5)

Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 320/8= 40 das.

Si usamos el doble de la cuadrilla el rendimiento sube a 16 m2, entonces la tarea dura 320/16 = 20 das.

Es decir entonces que la duracin obedece al trabajo realizado y al nmero de recursos humanos que se utiliza. Ejemplo 2 Se necesita trasladar en una carretilla 6000 kilos de papas

Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por da (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Operario (10) Carretilla (10)

Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 6000/1000= 6 das.

Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la tarea dura 6000/500 = 12 das.


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Ejemplo 3 Se necesita repartir 200,000 volantes

Si tenemos el rendimiento de 1,000 volantes por da (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Volantero (1)

Es decir que ese volandero realiza esa tarea 200,000/1,000= 200 das.

Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20,000 volantes, entonces la tarea dura 200,000/20,000 = 10 das.

En este tipo de actividad rpidamente determinamos la duracin. Ejemplo 4

Se necesita realizar 600 encuestas

Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por da (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Encuestador (5) Coordinador (1)

Es decir que esta cuadrilla puede realizar esta tarea en 600/20= 30 das.

Ahora si tenemos duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas, entonces la tarea dura 600/40 = 15 das.

En este tipo de actividad aparte de la simple deduccin matemtica, influyen otros aspectos como los lugares donde se realizan las encuestas y el nmero de encuestas que se necesitan por lugar, es decir que en cada tarea no debemos tomar el rendimiento como algo fijo sino como algo referencial, que puede ser modificado por el jefe del proyecto.

DURACION DE UNA TAREA

Al escribir la duracin de una tarea, el programa cuenta solo los das laborables sin considerar los das feriados o no laborables.

DIAS LABORABLES

Se escribe Aparece Se interpreta

m Mins Minuto

h Horas Hora

d Das Da

s Sem Semana

me Mss Mes

Si se trata de tareas como el fraguado del concreto, los das no solo son laborables, son los das calendarios y para especificarlos a la duracin le agregamos t.


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DIAS CALENDARIO

Se escribe Aparece Se interpreta

mt minst Minuto transcurridos.

ht horast Horas transcurridas.

dt dast Das transcurridos.

st semt Semanas transcurridas.

met msst Meses transcurridos.

INSERTAR TAREAS Para insertar una nueva tarea usaremos dos formas: Primera Forma:

1. Seleccionar la fila 2. Un clic derecho 3. y usamos la opcin Nueva

tarea

Segunda Forma.

1. Seleccionamos la tarea 2. Men Insertar, opcin Nueva

Tarea.


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En la nueva fila escribimos FASE 1

AGRUPAR TAREAS POR FASES

Fase 1 es el titulo de todas las tareas

Ahora seleccionamos las tareas desde la 1 hasta la 7.

y usamos el icono de sangra.


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Observe que las tareas quedan agrupadas y que en la celda duracin de fila FASE 1 aparece 10 das que corresponde al total de las tareas (en este caso la mayor duracin de las tareas).

VINCULAR TODAS LAS TAREAS Las tareas deben estar relacionadas y ordenadas de acuerdo a la prioridad y la dependencia que existen entre ellas

VINCULACION SIMPLE

Llamaremos vinculacin simple cuando las tareas estn relacionadas una con otra en forma consecutiva, para ello damos los siguientes pasos:

Seleccionamos las tareas y

Damos un clic en el icono vincular tareas.


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VINCULAR USANDO INFORMACION DE TAREAS

Seleccionar LA TAREA 2, presionando doble clic sobre la tarea.

Ahora seleccionamos la opcin Predecesoras

En las celdas de la columna Nombre de tarea desplegamos las opciones y seleccionamos tarea 1


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Luego presionamos el botn aceptar y las tareas quedan vinculadas

De la misma forma vinculamos las otras tareas.


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VINCULACION MULTIPLE

De la misma forma podemos vincular ms de una tarea

En la segunda lnea podemos vincularla con otra tarea


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Al presionar el botn aceptar la tarea 5 queda vinculada con la tarea 2 y 4.

Volvemos a seleccionar la tarea 5 y la vinculamos con la tarea 7.

El diagrama de Gantt muestra que la tarea 5 est seleccionada con las tres tareas.

Ntese:

Que en la fila Fase 1 la duracin vara de acuerdo a las vinculaciones de las tareas que son dependientes dentro de ella.

Una tarea puede vincularse con varias tareas a la vez y en cada una de ella se est creando una nueva ruta de trabajo.


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VINCULACIONES DE TAREAS CON POS - DURACION

En el cuadro de dilogo de Informacin de tareas, en la fila de ttulos de la tareas predecesoras, la opcin Pos nos determinan cuantos das despus o antes los vincula.

Vinculamos las tareas con da Pos.


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Las tareas vinculadas quedan de la siguiente manera.

TAREAS CERO, HITO O MARCAS Las marcas o hitos son referencias que muestran una fecha clave dentro del proyecto, su nombre es escrito como una tarea pero con duracin cero. Para crear hito debemos de:

Insertar una tarea nueva.

En ella escribimos inicio y en duracin 0


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Observemos que en forma automtica en el diagrama Gantt aparece un rombo de color negro con la fecha 10/09

De la misma forma en la fila 10 escribimos fin y en duracin 0

Ahora de la misma forma que vinculamos las tareas con otras tareas, ahora vinculamos los hitos con las tareas.


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TIPOS DE RELACIONES ENTRE TAREAS El tipo de relacin entre tareas predeterminada con la cual hemos trabajado es fin comienzo (FC), es decir que la tarea precedente debe finalizar para empezar la tarea. Pero el tipo de relacin o vinculacin puede ser tambin CC (Comienzo - Comienzo), FF (Fin Fin) y CF (Comienzo Fin).

Para obtener las relaciones entre las tareas debemos hacer uso del cuadro de dilogo de la tarea.

Relacin FC Fin - Comienzo

Relacin CC Comienzo - Comienzo

Relacin FF Fin - Fin

Relacin CF Comienzo - Fin


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NOTAS DE TAREAS El nombre de una tarea por lo general es solo una sntesis de lo que hace la tarea, si es que queremos darle una mayor informacin usamos Notas de tareas.

Doble clic sobre la tarea

Seleccionamos la opcin Notas

Dentro de ella escribimos ms informacin de la tarea.

Observemos que en la primera columna del la tarea se encuentra el icono de notas

Al acercar el cursor a este icono aparece un mensaje referente a el.


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Observamos ahora que al lado izquierdo de la tarea1 aparece un icono de notas y cuando nos acercamos con el puntero aparece la nota.

ZOOM DEL DIAGRAMA GANTT Cuando las tareas vinculadas sobrepasan el espacio del diagrama Gantt es necesario aumentar o disminuir el diagrama:

Usando los icono de las lupas + y - de la barra de herramientas estndar

Usando el men ver y la opcin Zoom.

Con ambas opciones modificamos el tamao cronolgico del diagrama Gantt.


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Zoom con tres meses.

Activamos el zoom a 3 meses.

El diagrama Gantt cambia y nos muestra las barras en tres meses.


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BARRA DE VISTAS Es una de las barras que utilizaremos con frecuencia, para activarla usamos Men Ver y en ella activar la opcin barra de vistas. La barra de vistas, aparece en el lado izquierdo de la pantalla en forma vertical. Y para activar otra vista solo damos un clic en uno de los iconos.

A continuacin mostramos las vistas ms utilizadas:


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CALENDARIO

DIAGRAMA GANTT

DIAGRAMA DE RED

GANTT DE SEGUIMIENTO


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USO DE TAREAS

GRAFICO DE RECURSOS

USO DE RECURSOS


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ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS Una vez finalizado el proyecto o por seguridad, cada cierto tiempo debemos de guardar nuestro trabajo, para ello bastara con activar el icono de guardar o usar el men archivo y cualquiera de las opciones guardar.

GUARDAR ARCHIVOS

En esta ventana elegimos la ruta de la carpeta donde queremos archivar y escribimos el nombre del archivo. Adems de guardar el archivo, como un simple proyecto tambin podemos guardarlos con otras opciones (convertir el proyecto como una plantilla o guardarlo en otros formatos).


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ABRIR UN ARCHIVO

Para recuperar un proyecto tambin hacemos uso del men archivo y seleccionamos abrir.

En esta ventana seleccionamos la ruta del proyecto y el nombre del archivo y presionamos el botn aceptar.

NUEVO DOCUMENTO

Cuando terminamos un proyecto o simplemente queremos empezar otro, usamos el primer icono del la barra de herramientas estndar y se abre un nuevo proyecto. Observemos que aparece un panel de tareas (asistente), para poder abrir un proyecto en blanco o a partir de un proyecto existente.


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Si elegimos a partir de un proyecto existente, aparece esta ventana y buscamos el archivo modelo.


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CAPITULO 4: INGRESAR RECURSOS OBJETIVO: Ingresar los recursos en la hoja de informacin y en cada

tarea, adems ingresar los costos de estos determinando el costo total del proyecto, de cada tarea y de los recursos.

Ingreso de recursos. Tipos de recursos. Ingresar recursos en la hoja de recursos. Asignar recursos a las tareas. Determinar las horas de trabajo y costo. Capacidad mxima de los recursos. Modificacin de la duracin de una tarea.


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INGRESAR LOS RECURSOS Todo proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una duracin de acuerdo al esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y los costos dependen de la cantidad de personal y de los materiales que se utilizan.

TIPOS DE RECURSOS Microsoft Project trabaja con tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de costo.

LOS RECURSOS DE TRABAJO

Determinamos recursos de trabajo a todo lo que demanda esfuerzo y esta relacionado con el tiempo, por ejemplo: Personas identificadas con su nombre Jos Acosta, Rmulo Justo. Personas identificadas por su labor Profesor, contador, obrero. Maquinarias Camin, Tractor, Rodillo

LOS RECURSOS MATERIALES

Determinamos este recurso a todo material que se utiliza para elaborar la tarea, estos recursos deben tener bien determinando las unidades que se usan, por ejemplo: Hojas bond A4 millar. Cemento bolsas. Arena metros cbicos. Fierro kilogramos

LOS RECURSOS DE COSTO

El recurso costo, se determina en forma individual para cada tarea, son recursos que no estn estandarizados y no dependen directamente del tiempo de la tarea y los costos son diferentes en cada tarea, por ejemplo los costos de alimentos que son diferentes en las ciudades o el costo de viajes.


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INGRESAR RECURSOS EN LA HOJA DE RECURSOS En la hoja de recursos digitaremos todos los recursos y sus caractersticas de tipo y costo, que se van ha asignar a todas las tareas. Para activar esta ventana debemos de dar las siguientes rdenes:

1. Ingresar al men ver y elegir la opcin Hoja de recursos.

2. El programa me muestra la siguiente pantalla

INGRESAR RECURSOS DE TRABAJO

3. En esta pantalla encontramos columnas de campos predefinidos como nombre

del recurso, tipo, etiqueta de material, iniciales, grupo, capacidad mxima, etc. 4. Los recursos y sus caractersticas los agregamos en las filas. El nombre

digitamos en el campo nombre del recurso, por defecto el programa nos muestra el recurso en tipo como trabajo y en inicial la primera letra del nombre del recurso y en capacidad mxima 100%.


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INGRESAR RECURSOS MATERIALES

5. Para ingresar recursos materiales digitamos el nombre del recurso y activamos

en tipo la opcin material y en etiqueta de material digitamos la unidad de cada material.

6. Observemos que en este caso la columna capacidad mxima aparece en

blanco y adems en tasa estndar aparece simplemente soles y no soles la hora como en recursos trabajo.

INGRESAR RECURSOS COSTO

7. Como se indic en prrafos anteriores que el recurso costo se utiliza cuando el

recurso no est sujeto al esfuerzo ni a la duracin (trabajo), por esta razn cuando se trata de recursos como alimentos o viajes que no estn relacionados con el esfuerzo ni por la cantidad seleccionamos en tipo costo.

8. En estas filas tambin queda desactivado la tasa estndar.


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ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS Una vez determinados los recursos en forma general, ahora debemos de ingresar los recursos a cada una de las tareas para ello solo debemos:

1. Seleccionamos la tarea y damos doble clic para activar el cuadro de dilogo Informacin de tareas y activamos la pestaa Recursos.

2. En la celda Nombre del recurso activamos la flecha desplegable y seleccionamos uno por uno los recursos.

3. Ahora en unidades escribimos las cantidades de los recursos trabajo y materiales.


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4. Solo ingresamos el precio en la celda costo, cuando es un recurso costo.

5. Al terminar de ingresar los recursos presionamos el botn aceptar.

6. Observamos que los recursos aparecen en el diagrama Gantt, al costado

derecho de cada tarea. 7. De la misma forma ingresamos los recursos al resto de tareas.

NOTA: Debemos tener cuidado de ingresar los recursos por que al momento de

presionar el botn aceptar, el programa asigna una cantidad de horas de trabajo y si corregimos la cantidad de los recursos de trabajo o los cambiamos, puede ser por que queremos, modificar la cantidad de horas de trabajo o modificar la duracin de la tarea (De aqu parten los errores posteriores).


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ASIGNAR RECURSOS USANDO LA BARRA ESTANDAR

Al activar este icono el programa me muestra la siguiente ventana de dilogo.

Donde seleccionamos el recurso, digitamos sus cantidades y presionar el botn Asignar.

Como observamos en la nueva ventana queda activado con un check el recurso, ahora le agregamos el costo en 150 (esto por que es un recurso costo).


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DETERMINAR LAS HORAS DE TRABAJO Y COSTO DEL PROYECTO, DE LAS TAREAS Y DE LOS RECURSOS

CUNTAS HORAS DE TRABAJO DEMANDA CADA TAREA?

En el rea de informacin del diagrama Gantt solo tenemos las columnas: nombre de tarea, duracin, comienzo, fin, predecesoras y nombre de los recursos. No encontramos informacin sobre el trabajo realizado, si queremos contar con esa informacin solo debemos:

1. Seleccionamos una columna

2. Usamos el men

contextual (Clic derecho) y activamos la opcin insertar columna.


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3. En esta ventana en la opcin nombre de campo buscamos o digitamos el campo trabajo. (bastara con digitarlo rpidamente).

4. Al presionar el botn aceptar, en forma automtica me muestra la columna trabajo donde aparece la cantidad de horas de trabajo en el proyecto y por cada una de las tareas.

CUL ES COSTO DEL PROYECTO Y DE CADA TAREA?

Esta informacin tampoco se encuentra e igual que la anterior la agregamos:

1. Insertamos una nueva columna y buscamos el campo costo

2. El programa nos muestra en forma rpida los costos


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3. Observamos que solo las tareas que tienen recursos de costo, son los que

aparecen con costo, esto se debe a que stos fueron asignados al ingresar los recursos.

4. Para que nos muestre todo el costo de esta fase debemos de ingresar los precios de los recursos.

PARA INGRESAR LOS COSTOS DE LOS RECURSOS

1. Men Ver opcin Hoja de Recursos

2. En la columna tasa estndar ingresamos los costos de los recursos trabajo y

material

3. En los recursos tipo trabajo por defecto el programa los pone por hora, si es

por da simplemente digitamos el precio y aadimos /d indicando que este costo es por da.


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4. Ahora al regresar al diagrama Gantt (Activando previamente el men ver), observamos el costo de las tareas y del proyecto.

CUL ES EL COSTO TOTAL DE LOS RECURSOS?

Para ver el costo de los recursos necesitamos activar la pantalla de recursos e insertar columnas de los campos costo, para ello debemos de:

1. Activamos la pantalla Hoja de recursos 2. Insertamos la columna costo

3. En forma automtica tendremos los costos totales de los recursos.


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CUL ES LA CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS?

4. Bastara con insertar la columna trabajo

5. Observamos que en los recursos tipo trabajo, aparece la cantidad de horas

utilizadas, en los recursos tipo material la cantidad total segn la unidad utilizada y en los recursos tipo costo el costo total.


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QU ES CAPACIDAD MXIMA DE LOS RECURSOS? Si observamos la columna de capacidad mxima en la hoja de recursos, notaremos que existen recursos de trabajo que se encuentran en rojo.

Esto se debe a que, algunos das estamos usando el recurso a ms del 100% (+ de 1), esto lo vemos con mayor claridad en grfico de recursos (Que se activa usando el men ver opcin grfico de recursos). El programa nos muestra la capacidad utilizada (acumulada), de cada uno de los recursos, en cada uno de los das, semanas meses o trimestres de acuerdo a lo solicitado.

En este caso, vemos el grfico del recurso pen, donde observamos en la primera semana, que en los da lunes, martes y mircoles estamos usando 700% (7 peones) y los das jueves y viernes 1200% (12 peones).

Adems vemos una lnea negra que separa el grfico en dos, la parte inferior es la capacidad mxima designada al principio y lo que se encuentra en la parte superior de color rojo, es lo que faltara asignar (Estos cambios no afectan los costos).


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Si usamos la barra de desplazamiento que se encuentra en parte inferior izquierda, cambiamos el recurso y observamos sus caractersticas. Capataz: 100% todos los das. Operario: 200% los das lunes, martes y mircoles


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MODIFICAR LA DURACIN EN UNA TAREA

CAMBIO DE DURACION DE UNA TAREA

Si queremos modificar la duracin de una tarea, puede ser por que:

Nos equivocamos en calcular el tiempo para esa tarea, por lo tanto al modificar el tiempo cambian tambin las horas de trabajo y los recursos se mantienen.

Necesitamos realizar esa tarea en menos o ms tiempo, por lo tanto las horas de trabajo son las mismas, quienes varan en forma inversamente proporcional son los recursos de trabajo.

Cambiamos la duracin de la tarea 6, de 5 das a 10 das. Observemos que antes del cambio, la tarea tiene 200 horas de trabajo, un

costo de 1686 y en los recursos de trabajo 5 peones.

Luego del cambio, la tarea tiene 400 horas de trabajo, un costo de 3286 y los recursos siguen los mismos.

Adems podemos observar que en la celda de duracin de la tarea, aparece en una esquina un indicador de celda inteligente, que al ser activada muestra que se ha aumentado la duracin y se puede trabajar con dos alternativas:

o Ha aumentado el trabajo y, por tanto, el tiempo necesario para realizar esta tarea.

o Disminuir la capacidad mxima de los recursos


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Est predeterminada la primera opcin, el cambio de trabajo, pero podemos an seleccionar la otra alternativa. Veamos que al realizar este cambio, las horas de trabajo siguen en 200, el costo S/. 1686, pero en los recursos de trabajo ahora aparece 2.5 peones. Nota: Al modificar la duracin aparece el indicador de celda inteligente, esta seal desaparece en forma automtica, al realizar el segundo cambio en otra tarea.

CAMBIO DE RECURSOS EN UNA TAREA

Observemos que la tarea 7 tiene una duracin de 6 das, un costo de S/ 2,260, 240 horas y en recursos cinco peones.

Ahora modifiquemos la tarea 7 cambiando el pen a 1000 % (10).

Ahora la tarea 7 tiene una duracin de 3 das, pero mantiene las horas de trabajo por lo tanto el costo.


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Al haber una modificacin de duracin, el programa nos muestra un celda inteligente ahora en la celda trabajo, que al activarla nos da la alternativa de Cambiar la duracin Cambiar el trabajo.

Si cambiamos el trabajo.

La duracin continua en 6 das, pero las horas de trabajo se duplicaron a 480 y el costo aumenta a S/. 4,180.


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CAPITULO 5: DETERMINAR LA DURACION Y LA FECHA FINAL DE LA CONSTRUCCION DE UN PARQUE OBJETIVO: Trabajar con un proyecto en su primera etapa utilizando las

herramientas aprendidas en los captulos anteriores.

Utilizar las tablas de otro programa en Project. Determinar la fecha de inicio. Determinar el nuevo calendario de trabajo. Determinar la duracin de las tareas.


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CONSTRUCCION DE UN PARQUE Inicio: 10 de Septiembre del 2007 Horario: De lunes a Sbado

DETERMINAR CUANTOS DIAS DURA EL PROYECTO Y CUAL ES LA FECHA FINAL?

Al ingresar a Microsoft Project, el programa nos muestra el rea de trabajo con fechas y horarios predeterminados. La fecha de inicio en este caso es el 1ro. de enero y el horario de trabajo, es de lunes a viernes, con un jornal de 8 horas.

Nosotros debemos personalizar el proyecto de acuerdo a lo solicitado, primero modificar la fecha de inicio en el cuadro de dilogo INFORMACION DEL PROYECTO y luego modificar el calendario laboral.


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INFORMACION DEL PROYECTO

1. Ingresamos al men Proyecto y la opcin Informacin del proyecto. 2. En fecha de comienzo usamos la flecha para desplegar el cuadro de

calendario y seleccionamos 10 septiembre 2007.

3. Ahora al digitar las tareas y observamos que todas inician el 10 septiembre del 2007.

CREAR Y CAMBIAR CALENDARIO LABORAL

Para cambiar el horario de trabajo podemos modificar el calendario estndar o crear un nuevo calendario.

1. Ingresamos al men

Herramientas, opcin Cambiar calendario laboral.

2. En este cuadro de dilogo podemos modificar el calendario estndar o sealar excepciones.


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Crear un Calendario

3. Para crear un nuevo calendario presionamos el botn Crear Calendario.

4. En esta ventana digitamos el nombre PARQUE.

5. Verificamos que estamos haciendo una copia del Estndar.

6. y presionamos el botn aceptar

7. En esta ventana seleccionamos Semanas laborales 8. y presionamos el botn Detalles


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9. En este cuadro seleccionamos de Lunes a Sbado y la opcin Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos:

10. y presionamos el botn Aceptar.

11. Veamos ahora que el calendario ha cambiado, ahora aparece slo domingo como da no laborable (aparece de color gris).

12. Ahora si escribimos todas las tareas o las agregamos de una lista adicional.


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CREAR LISTA DE TAREAS Y DURACION

En el siguiente cuadro observamos la lista de tareas o partidas de la obra construccin de un parque.

En este cuadro observamos la tarea, su unidad y el metrado de cada una de las partidas.

Con ayuda de esta tabla, digitamos las tareas, en el rea de informacin de tareas.

INICIO: 10 de Setiembre del 2007 Horario: de Lunes a Sabado

ID NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS

1.00.00 OBRAS PROVISIONALES

1.01.00 CARTEL DE OBRA UND 1

1.02.00 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE

EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1

2.00.00 OBRAS PRELIMINARES

2.01.00 TRAZO Y REPLANTEO M2 1786

2.02.00 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786

3.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS

3.01.00 EXCAVACION M3 120

3.02.00 RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85

3.03.00 ELIMINACION CON TRANSPORTE

(CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45

4.00.00 CONCRETO SIMPLE

4.01.00 VEREDAS

4.01.01 VEREDAS DE CONCRETO DE 4" M2 1000

4.01.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M2 33

4.02.00 GRADAS

4.02.01 CONCRETO F c=175 kg/cm2 P/Grada y/o piso M3 35

4.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M2 98.44

4.03.00 SARDINELES

4.03.01 CONCRETO F c=175 kg/cm2 para sardineles M3 35


5.00.00 CONCRETO ARMADO

5.01.00 PILETA

5.01.01 CONCRETO F c=210 kg/cm2 M3 6


5.01.03 ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200 KG 680

5.02.00 MUROS DE CONTENCION




5.03.00 COLUMNAS




CONTRUCCION DE UN PARQUE


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DURACION DE LAS TAREAS

La duracin de las tareas dependen del rendimiento de los trabajadores y/o el

equipo que trabaja en ella.

Los rendimientos se encuentran en la siguiente tabla de costos unitarios.

Partida 01.01.00 CARTEL DE OBRA

Rendimiento 1.00 UND/DIA Costo unitario directo por : 450.00

Cdigo Descripcin Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial

Materiales

300201 CARTEL DE OBRA GLB 1.00 450.00 450.00

Partida 01.02.00 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS

Rendimiento 1.00 GLB/DIA Costo unitario directo por : 500.00Cdigo Descripcin Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial

Materiales

300201 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION GLB 1.00 500.00 500.00

Partida 02.01.00 TRAZO, NIVELACION Y REPLANTEO

Rendimiento 400.00 M/DIA Costo unitario directo por : 0.99


Mano de Obra

470032 TOPOGRAFO HH 1.00 0.0200 15.00 0.30

470103 OFICIAL HH 1.00 0.0200 12.00 0.24

470104 PEON HH 2.00 0.0400 6.00 0.24

Materiales

300201 YESO DE 28 Kg BOL 0.0050 10.00 0.05

440100 ESTACA DE MADERA P2 0.0200 2.50 0.05

WINCHA UND 0.0003 30.00 0.01

Equipos

370101 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.0000 0.78 0.02

375401 MIRAS Y JALONES HM 0.50 0.0100 1.25 0.01

491901 TEODOLITO HM 0.50 0.0100 6.25 0.06

Partida 02.02.00 LIMPIEZA DE TERRENO

Rendimiento 40.00 M2/DIA Costo unitario directo por : 1.40


Mano de Obra

470102 OPERARIO HH 0.10 0.02 8.00 0.16

470104 PEON HH 1.00 0.20 6.00 1.20

Materiales

Equipos

370101 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.0000 1.36 0.04

COSTOS UNITARIOSCONTRUCCION DE UN PARQUE

En la segunda lnea de cada una de las partidas se encuentra el rendimiento, la

duracin resultar al dividir el metrado entre el rendimiento.


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NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACIONOBRAS PROVISIONALESCARTEL DE OBRA UND 1 1 1.00MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1 1 1.00OBRAS PRELIMINARESTRAZO Y REPLANTEO M2 1786 400 4.47LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786 40 44.65MOVIMIENTO DE TIERRASEXCAVACION M3 120 2.8 42.86RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85 151 0.56ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45 25 1.80

La duracin de las tareas, como es natural se muestra con decimales, para este ejemplo redondearemos la duracin a das enteros.

NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACION DURACIONOBRAS PROVISIONALESCARTEL DE OBRA UND 1 1 1.00 1.00MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1 1 1.00 1.00OBRAS PRELIMINARES 0.00TRAZO Y REPLANTEO M2 1786 400 4.47 4.00LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786 40 44.65 45.00MOVIMIENTO DE TIERRAS 0.00EXCAVACION M3 120 2.8 42.86 43.00RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85 151 0.56 1.00ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45 25 1.80 2.00

Ahora copiamos la duracin redondeada de la hoja de clculo de Excel al diagrama Gantt de Project.

Observemos que ahora quedan determinadas las tareas y la duracin. Ahora debemos de vincularlas


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VINCULACION SIMPLE DE TAREAS

Para vincular las tareas entre ellas solo debemos de dar doble clic sobre cada una de ellas y luego seleccionar la tarea que precede a ella.

Seleccionamos movilizacin y desmovilizacin de equipos y maquinarias y damos doble clic.

En el siguiente cuadro de dilogo en la celda de nombre de tarea, seleccionamos Cartel de obra. (tarea que debe terminarse antes de iniciar la desmovilizacin.

Y luego presionamos el botn Aceptar.

Observemos que las dos tareas quedan vinculadas.

De la misma forma vinculamos las otras tareas, como limpieza de terreno manual, trazo y replanteo.


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CREAR LAS FASES

Para crear fases debemos de digitar o determinar cuales son las tareas que contienen los ttulos y luego seleccionar las tareas que comprenden este proceso y utilizamos el icono aplicar sangra que se encuentra en la barra formato. Seleccionar las tareas

Aplicamos sangras En el nuevo cuadro de datos se determina la duracin de la fase Obras provisionales y en el diagrama Gantt quedan superpuestas por una barra resumen de color negra.

De esta misma forma crearemos las fases de todo el proyecto.

Tambin observamos que existen ttulos y subttulos, que debe ser ordenados, para ello:

Seleccionamos todas las tareas y subttulos de esta fase y aplicamos sangra.

Luego seleccionamos las tareas de cada subttulo y tambin aplicamos sangra.

Fase Concreto simple y subfases (veredas, gradas y sardineles).


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Fase concreto armado y subfases (pileta, muros de contencin).

Ahora vinculemos las fases


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VINCULACION COMIENZO COMIENZO

Las vinculaciones predeterminadas son Fin Comienzo, pero cuando queremos indicar como en este caso, que las tareas columnas y muros de contencin comiencen en la misma fecha, solo debemos de cambiar el tipo de vinculacin que se encuentra en la ventana Informacin de tareas en la pestaa predecesoras por Comienzo a Comienzo (CC)

Quedando la vinculacin como se muestra ahora.


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Ahora vinculamos las dos fases muros de contencin y columnas con la fase pileta.

CREAR HITOS

Ahora insertamos tareas con duracin cero y las vinculamos para determinar las fechas de inicio o final de cada una de las fases. Insertar las tareas.

Escribir sus nombres y su duracin cero


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Las vinculamos y quedan determinados los tiempos de las fases.

Del mismo modo, determinamos para el resto de fases.

Faltara adicionar un ttulo general para determinar la duracin de todo el proyecto y mostrar solo los ttulos y subttulos.

.


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Duracin del proyecto 151 das y fecha final 3 de marzo del 2008.


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CAPITULO 6: ADMINISTRAR LAS TAREAS Y RECURSOS DE UN PROYECTO. OBJETIVO: Trabajar la administracin de los diferentes tipos de tareas

de acuerdo al trabajo y los cambios que se realizan. Adems asignar o crear los tipos de calendarios que usaremos en el proyecto, tareas y recursos.

Tipos de tareas. Cmo corregir los recursos de las tareas? Calendario laboral.


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TIPOS DE TAREAS Como hemos podido ver hasta la fecha al modificar el contenido de duracin, recursos y trabajo las tareas pueden comportarse de diferentes formas producindose errores involuntarios. Solucionamos estos inconvenientes al seleccionar la tarea o tareas, activamos el cuadro de dilogo informacin de la tarea y fijar la duracin, el trabajo o las unidades (recursos).

UNIDADES FIJAS Es la forma predetermina que el programa nos muestra esta opcin, por eso cuando modificamos la duracin en forma automtica se modifica las horas de trabajo o cuando se modifica las horas de trabajo se modifica la duracin.

TRABAJO FIJO Al cambiar a esta opcin, si modificamos la duracin en forma automtica se modifica en forma inversa los recursos y viceversa.

DURACIN FIJA Con esta opcin, si se modificar el trabajo se modifica directamente los recursos.

CMO CORREGIR LOS RECURSOS DE LAS TAREAS? Cuando modificamos la duracin de las tareas en forma desordenada y a veces en lugar de querer hacer el cambio de trabajo era de recursos o viceversa, o simplemente observamos que existen errores de ingreso de valores debemos de corregir el contenido utilizando una ventana de adicin. Para activar un ventana adicional usamos el men contextual sobre el diagrama Gantt y activamos la opcin dividir,


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En este caso previamente nos ubicamos en la tarea 7 y dividimos la pantalla.

La pantalla queda dividida en dos, donde hacemos los cambios y verificamos los datos existentes.

Tenemos 240 horas de trabajo 3 das x 8 horas/da x 10 peones= 240 horas Modificamos la duracin de la tarea 7 a 6 das


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Observamos que la duracin cambia pero las horas de trabajo se mantienen en 240 horas. 6 das x 8 horas/da x 5 peones/da = 240 horas Entonces lo que se ha modificado fue el nmero de peones de 5 a 10. Ahora cambiamos a 12 das Al cambiar hemos cambiado el costo a 4180 y las horas de trabajo a 480 horas. 2 das x 8 horas/da x 5 peones/da = 480 horas


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CALENDARIOS

Si observamos en el diagrama Gantt, veremos que existe predeterminado un calendario estndar para el proyecto y las tareas, este cuenta con das laborables de lunes a viernes y das no laborables sbado y domingo.

Si agrandamos el diagrama Gantt, veremos que tambin existen horas laborables y horas no laborables, en este caso de 0 a 9 horas son no laborables, de 9:00 a 13:00 son laborables, de 13 a 15 no laborable, de 15 a 19 laborables y de 19 a 24 horas no laborables.

TIPOS DE CALENDARIO

En el proceso de la programacin de los proyectos, podemos utilizar hasta cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas:

CALENDARIO BASE

Se utiliza como el calendario del proyecto, donde se encuentran especificados los periodos laborales y no laborables. Los calendarios base que nos proporciona el programa son:

Estndar 24 horas Turno de noche

Estos calendarios, podemos encontrarlos en el men herramientas en la opcin cambiar calendario laboral o en el men proyecto, en la opcin informacin del proyecto.


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En esta ventana podemos seleccionar o crear un nuevo calendario base.

Observemos que al seleccionar el tipo de calendario estndar tiene entre parntesis Calendario del proyecto.

CALENDARIO DEL PROYECTO

Es el calendario base que utiliza el proyecto, es el que se esta ejecutando. El calendario predeterminado es el estndar, para cambiar este usamos el men proyecto y la opcin informacin del proyecto.

En la opcin calendario, podemos seleccionar el tipo de calendario a utilizar en el proyecto, en este caso seleccionaremos Turno noche.


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Al modificar el calendario del proyecto, este cambio queda registrado no slo en esta ventana de dilogo, si no tambin en el cuadro de dilogo de cambiar calendario laboral.

Note ahora que en turno de noche aparece entre signos de parntesis el texto Calendario del proyecto.

CALENDARIO DE TAREAS

En forma predeterminada cada tarea conserva el calendario del proyecto, pero en casos particulares podemos cambiar este calendario. Este cambio lo realizaremos, en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa Avanzado.


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CALENDARIO DE RECURSOS

Esta es otra particularidad para poder trabajar los horarios del personal, donde muchas veces existen tareas y recursos que tienen un horario diferente al general. Para seleccionar un calendario a un recurso, debemos de crear el calendario especial o utilizar uno predefinido y luego definirlo simplemente en la hoja de recursos.

En la hoja de recursos cambiamos el calendario a turno noche al recurso 1

CREAR UN NUEVO CALENDARIO

Para crear un calendario nuevo debemos de dar los siguientes pasos:

1. Ingresar al men herramientas y activamos la opcin cambiar calendario laboral.


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2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, damos un clic sobre el botn crear calendario.

3. En esta nueva ventana escribimos el nombre del nuevo calendario, en este

caso digitamos Movilidad y nos aseguramos que este activada la opcin Hacer una copia del

4. Al presionar el botn aceptar, regresamos al cuadro de dilogo anterior, quedando activo en para calendario Movilidad.

5. Ahora modificaremos el horario.


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CAMBIAR LAS HORAS LABORALES

6. Dentro de este cuadro de dilogo, seleccionamos la opcin Semanas

laborales.

7. Ahora activamos el botn detalles.

8. En esta nueva ventana, seleccionamos los das de lunes a sbado y marcamos como perodo laboral de 16 horas a 22 horas

9. Para ello seleccionamos establecer das en estos periodos laborales especficos, seleccionamos los das y digitamos las horas de la siguiente forma.


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10. Luego presionamos el botn aceptar.

De esta forma hemos creado un nuevo calendario Movilidad, observemos que en el calendario, aparece como das laborables de lunes a sbado y con horario de 4 a 10 p.m.


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CAPITULO 7: CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS OBJETIVO: Determinar y comparar los costos de la programacin de un

proyecto al inicio, luego de modificar y durante el avance del proyecto.

Guardar lnea base. Avance y seguimiento de un proyecto. Costo Previsto, costo total, costo real. Costo fijo. Uso de vistas y tablas.


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CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS Esta es una de las etapas principales del proyecto, una vez que se tiene la primera programacin, debemos compararla con la programacin modificada y con la programacin real de avance del proyecto. Para comparar estas diferentes programaciones trabajaremos con las herramientas como lnea base y seguimiento.

GUARDAR LNEA BASE Cuando ya hemos terminado la programacin de un proyecto, es necesario guardar esta programacin para posteriormente compararla y determinar las diferencias de costos, recursos y tiempos. Microsoft Project me da la alternativa de guardar esta primera programacin como una LNEA BASE. Observemos el rea de informacin del diagrama Gantt en la tabla de costo.

1. Tenemos el costo total del proyecto en S/. 14,653. 2. El costo previsto es S/. 0.00. 3. El costo real de avance S/. 0.00. 4. La variacin = Costo total - previsto (costo). 5. El restante = Costo total - restante.

Quiere decir que no tenemos ninguna lnea base guardada, ni ningn avance de la obra. El costo previsto es el costo de nuestra primera programacin, este aparecer cuando guardamos una lnea base.


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CMO GUARDAR UNA LNEA BASE? Para guardar la programacin inicial de un proyecto, debemos de dar los siguientes pasos:

1. Men Herramientas / Seguimiento.

2. Y seleccionamos la opcin Establecer lnea de base.

3. En esta ventana activamos establecer lnea base, verifiquemos que est activado Proyecto completo y presionamos el botn aceptar.

4. Ahora observemos que las columnas de costo total y previsto son iguales (debido a que es el inicio).

5. Al modificar las tareas el costo previsto se mantendr.


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ALGUNOS CAMBIOS A LA DURACION DE LAS TAREAS Observemos la duracin (3, 5 y 6 das), el costo y las horas de trabajo de las tareas 1,4 y 7.

Al modificar la duracin en 4,8 y 5 das en forma respectiva en cada tarea, cambia el costo de ella y sus horas de trabajo. Ahora ingresamos al diagrama Gantt en tabla de costo y observamos que el costo previsto se mantiene, cambiando el costo total y la variacin en el total del proyecto y en cada una de las tareas modificadas.


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AVANCE DE OBRA Una vez determinado una lnea base y haber realizado algunos cambios, vamos a simular el avance de un proyecto.

Para activar la barra de seguimiento, bastara con ingresar al men ver opcin barras de herramientas y seleccionar seguimiento.

Con esta barra podemos activar el cuadro de estadstica del proyecto, actualizar la programacin, la reprogramacin de trabajo, agregar lneas de progreso y porcentajes de avance. En el presente cuadro hemos determinado un avance de proyecto al 100% de las tareas 1, 2, 3, 4, 6, 7 y al 50% la tarea 5.

Si activamos la tabla de seguimiento de en diagrama Gantt, obtenemos los datos con mayor precisin, en los cuales podemos inclusive dar un avance de obra a todo el proyecto.


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CAMBIAMOS EL AVANCE DE LA FASE DE 88% AL 70 % Como observamos con solo digitar 70 en la columna % completado de la fase 1, en forma automtica las tareas se reprograman, la tareas 1, 2, 3 y 6 al 100%, la tarea 6 al 80% y la tarea 7 al 83%.

COSTO REAL Y RESTANTE Los costos reales del avance del proyecto los determinamos luego de guardar una lnea base (costo previsto), hacer unos cambios en las tareas (costo total) y asignar un avance a la obra (seguimiento). Para observar los datos ingresamos a: La tabla costos de las tareas (Diagrama Gantt), que muestra los costos previsto, total y real de cada tarea.

La tabla costos de los recursos (Hoja de recursos), nos muestra los costos: previsto, total y real de cada recurso.


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La tabla seguimiento del diagrama Gantt, nos muestra la programacin prevista, la nueva programacin y el avance del proyecto.

COSTO FIJO Es el costo que no tiene que ver con el esfuerzo realizado por los recursos de trabajo ni por la duracin de las tareas (es un costo individual fijo que no depende de los recursos ni del trabajo). Al activar la tabla costo del diagrama Gantt, tenemos la columna costo fijo, donde digitamos simplemente los montos, en este caso en la tarea 1 (S/ 2000), en la tarea 4 (S/. 4000) y en la tarea 7 (S/. 1,500). Estos montos se suman al costo de las tareas y al costo total del proyecto.


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USO DE TABLAS Cada una de las reas de trabajo o vistas, ya sea diagrama Gantt, uso de recursos, hoja de recursos, Gantt de seguimiento y otras, por defecto trabajan en la opcin de ingreso de datos (tabla de entrada), nosotros podemos modificar esta tabla de costo, resumen, programacin, etc. El cambio lo realizamos usando el men ver y la opcin tabla, en la cual seleccionamos el formato a utilizar. Estos cambios son individuales para cada vista (cuando cambiemos de vista tenemos que seleccionar la tabla).

DIAGRAMA GANTT- TABLA ENTRADA

En esta ventana ingresamos principalmente las tareas, la duracin y los recursos de ella (Datos iniciales de las tareas).

DIAGRAMA GANTT- TABLA COSTO

Cambiamos a la tabla de costos, para determinar los costos de la programacin inicial (prevista), el costo total, el costo fijo y costo real (Datos de las tareas).


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DIAGRAMA GANTT- TABLA SEGUIMIENTO

En la tabla seguimiento determinamos el avance de la obra en porcentaje y duracin por das (Datos de las tareas).

HOJA DE COSTOS TABLA DE ENTRADA

Esta es el rea de trabajo para ingresar los datos iniciales de los recursos: nombre de los recursos, tipo, tasa estndar, etc.

HOJA DE COSTOS TABLA DE COSTO

Con esta presentacin determinamos los costos previstos, reales y reales de los recursos.


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HOJA DE COSTOS TABLA RESUMEN

Este cuadro nos muestra los datos principales de los recursos: el mximo recurso, la tasa estndar, el costo total y las horas de trabajo de los recursos.

DETERMINAR UNA RUTA CRITICA La ruta crtica nos muestra las tareas que influyen directamente en la duracin total del proyecto. Estas tareas no son necesariamente las ms importantes en un proyecto, son crticas en relacin al tiempo y no a su funcin.

Al ingresar al Men formato y usar la opcin asistente para diagramas Gantt


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El programa nos muestra la primera ventana para modificar el formato de las barras del diagrama Gantt.

En la segunda ventana, debemos elegir la informacin que necesitamos, en este caso marcamos Ruta crtica

En la tercera ventana, debemos seleccionar la informacin que queremos que aparezca al costado de la barra, elegimos recursos y flechas.

En la cuarta ventana definimos si queremos o no las lneas de vinculacin entre las tareas.

En la quinta ventana el programa nos da la alternativa de poder revisar antes de finalizar (antes de dar formato).

Y en la sexta ventana de dilogo del asistente es para salir de l.


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Finalmente el programa nos muestra las tareas de ruta crtica del proyecto, en color rojo,

Las tareas 5,6 y 7 son las criticas es decir que si modificamos su duracin este cambia la duracin total del proyecto.


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CAPITULO 8: ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO OBJETIVO: Determinar como mostrar las tareas de acuerdo a criterios

como fechas, utilizando filtros, esquemas, etc.

Ordenar. Filtros y autofiltros. Agrupar por. Esquemas.


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ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO Para administrar los datos digitados y calculados por el programa podemos usar el men proyecto y las opciones de: Ordenar, filtros, agrupar y esquemas. Cada una de estas opciones, se usa de acuerdo a lo que el programador de actividades necesite.

ORDENAR

Las tareas pueden ser ordenadas de acuerdo a fechas, a prioridades, por costo o en forma personalizada.


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Ordenar por duracin de las tareas Usamos la opcin ordenar por

En este cuadro de dilogo digitamos duracin en el Primer criterio, marcamos ascendente y presionamos el botn ordenar.

El programa ordena las tareas de acuerdo a la duracin en forma ascendente, respetando cada uno de los niveles o grupos. Por ejemplo las tareas que son del mismo nivel: Obras provisionales 02 Concreto Simple 15 Concreto Armado 39 De igual forma dentro de: Concreto simple

Sardineles 12 Veredas 13 Gradas 15


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FILTROS

El uso de filtros es el que ms se utiliza para la administracin de datos. Podemos elegir uno de los filtros predeterminados o autofiltro.

Ejemplo Mostrar las tareas crticas Activamos men proyecto, la opcin Filtro y seleccionamos Tareas crticas.

El programa nos mostrar en este caso las tareas crticas que faltan completar.

Ejemplo 2 Mostrar las tareas completas

Activamos men proyecto, la opcin Filtro y seleccionamos Tareas completas.


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El programa nos mostrar las tareas que ya se completaron (avance al 100%)

Autofiltro El autofiltro lo encontramos en el men proyecto opcin filtro o en la barra de herramientas de formato. Al ser activado el autofiltro todos los campos nos muestran una flecha desplegable. Estas servirn para, seleccionar el tipo de dato que queremos que nos muestre el programa.

Ejemplo 3 Mostrar las tareas que tienen una duracin superior a una semana.

Activamos autofiltro.

Seleccionamos el campo duracin.


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y seleccionamos > 1 semana

El programa nos muestra todas las tareas que duran ms de una semana.

AGRUPAR POR

Esta es otra forma de administracin de datos de las tareas. En esta oportunidad agruparemos por las tareas crticas.

Activamos el men proyecto y la opcin Agrupar por

Ahora seleccionamos Crtica.

El programa nos muestra las tareas ordenadas en tareas crticas y no crticas.


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ESQUEMA

Tambin es una herramienta para ordenar o mostrar las tareas segn los niveles (tareas resumen o fases), de acuerdo a las sangras aplicadas. Ejemplo 1 Mostrar las tareas de segundo nivel

Activamos el men proyecto y la opcin Esquema

Seleccionamos Mostrar y Nivel de esquema 2.

El programa nos mostrar las tareas resumen de segundo orden


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CAPITULO 9: INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES OBJETIVO: Aprender a preparar los informes que se deben imprimir de

acuerdo a lo solicitado.

Informes Simples. Informes visuales.


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INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES

Es una herramienta que nos servir para imprimir formatos predeterminados o personalizados de acuerdo al avance del proyecto. Esta herramienta la encontramos en el men informe que nos muestra los informes visuales o los informes simples.

INFORMES VISUALES Con la ayuda de Microsoft Excel y/o Microsoft Visio, el programa puede darnos informes grficos.


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INFORMES SIMPLES Al activar la opcin Informes,

El programa nos muestra plantillas predeterminadas, al seleccionar una de ellas.

Nos muestra otra subplantilla con mayores detalles, seleccionamos TAREAS SIN COMENZAR.

Ahora aparece la presentacin preliminar antes de ser impresa.


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Esta presentacin puede ser modificada y personalizada si presionamos el botn configuracin de la pgina.

Donde podemos personalizar la presentacin, configurando la pgina, cambiando los mrgenes, creando encabezados y pie de pgina.


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Referencias bibliogrficas

Microsoft Project Carl Chatfield Edit. Mc Graw Hill. Mxico Microsoft Project Orlando Huatuco Edit Ritisa Graff Per Microsoft Project www.gestiopolis.com

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