Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş...

58
Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders Şantiye Organizasyonu Taşeron Tedariki ve İşin İhale Edilmesi Taşeron Yönetimi Planlama ve İş Programı Maliyet Yönetimi Maliyeti Yükselten Kritik Noktalar Satınalma Yönetimi Şantiyede Zaman Yönetimi Bir Proje Müdüründe Olması Gerekenler Şantiyede Korku Kültürünün Getirdikleri

Transcript of Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş...

Page 1: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders

• Şantiye Organizasyonu

• Taşeron Tedariki ve İşin İhale Edilmesi

• Taşeron Yönetimi

• Planlama ve İş Programı

• Maliyet Yönetimi

• Maliyeti Yükselten Kritik Noktalar

• Satınalma Yönetimi

• Şantiyede Zaman Yönetimi

• Bir Proje Müdüründe Olması Gerekenler

• Şantiyede Korku Kültürünün Getirdikleri

Page 2: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Projenin Yapım Yöntem Metodolojisi Organizasyondan Önce Netleşmelidir • Organizasyon yapısı,

projenin kapsadığı iş için öngörülen planlama, uygulama ve kontrol sistemleri ile uyumlu olmalı, bu nedenle öncelikle projenin Yapım Yöntemleri oluşturulmalıdır.

Page 3: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Şantiye Organizasyonu Organizasyonda;

•Ortak hedef (zaman, bütçe, kalite, İSG/Çevre) ve misyon

•İş ve işlevlerin belirlenmesi

•Takımın belirlenmesi (olumlu, sorumlu, yapabilir),

•İş ve işlevlerin benzer niteliklerine göre çalışanlara dağıtılması

•Bireylerin iş ve işlevlerini yerine getirmesi için yetkilendirilmesi

•Bireyler, iş ve işlevler arasında koordinasyon belirlenmelidir.

•Performans sistemi adil olmalı ve uygulanmalıdır.

•İletişim modelleri belirlenmeli ve iletişim olabildiğince şeffaf olmalıdır

•Organizasyon korku kültürü üzerine değil sevgi kültürü üzerine oturtulmamalıdır

Page 4: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Organizasyonda Hiyerarşik Yapı

• Organizasyonlarda yatay hiyerarşik yapı dikey hiyerarşik yapıdan daha verimli sonuçlar getirir.

• Katmanları arttırdıkça iletişimi yok edersiniz statüler oluşur ve insanlar statü gurur makam peşinde koşmaktan iş yapamaz duruma gelirler

• Yatay hiyerarşik yapılanma şirketin hızını arttıran karar verme mekanizmalarını hızlandıran yaratıcılığı ve verimi arttıran bir yapılanmadır katmanları dördün üzerine çıkardığınız anda işleri yavaşlatır kurumsal verimliliği ve motivasyonu düşürürsünüz.

Page 5: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Çalışanlar, İş ve İşlevler Arasındaki Koordinasyon

• Şantiyede koordinasyon için kullanılacak iletişimin şekli ve niteliği belirlenmelidir

• Çalışanların zamanı nasıl yönettikleri gözlenmeli, işin başında tüm şantiye personelinin katılacağı bir “Zaman Yönetimi” eğitimi verilmelidir.

• Tüm şantiye çalışanlarını bilgilendiren “Planlama Sapma Toplantıları” ortak bilinç oluşturur.

• Acil ve hızlı iletişim için ilgili birim yöneticilerinin dahil olduğu whatsapp grubu/grupları kurulmalıdır

Page 6: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Doküman Yönetimi – Dijital Arşiv

• Şantiyede yapılan/yaşanan her şey olabildiğince kayıt altında tutulmalıdır. – Gerektiğinde ulaşabilmesi için

– Yaşananlardan doğru dersleri çıkarabilmek ve bu doğrultuda “iş bitim raporları”nı hazırlayabilmek için

Page 7: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Hedef Yönetimi

• Yönetimin şantiye için belirlediği hedeflerin düzenli bir şekilde dökümante edilerek tüm çalışanlara iletilmesi sağlanmalıdır.

• Şantiye çalışanlarının da bu hedefler doğrultusunda düşüncelerini açıklayabilecek ortam oluşturulmalı

Page 8: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Teklifte Düşünülen Organizasyon Yapısı

• Şantiye organizasyonu yapılırken, teklifte düşünülen organizasyon yapısı ve personel sayısı da dikkate alınmalı, farklı bir yapılaşma oluyorsa gerekçeleri açıklanmalı ve teklif grubuna geribildirim yapılmalıdır.

Page 9: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Tedarik Programında Öncelikle Nelere Dikkat Edilmeli?

• UE Tedarik Programında Olması

Gerekenler

– İş ne zaman ihaleye çıkacak?

– Ne zaman sonuçlanacak?

– İhale edilen iş hangi işleri etkiliyor?

• UE Programı, Ana İş Programı ile bağlantılı olmalı

• Taşeron Tedarik Programındaki tarihler iş programında milestone olarak gösterilmeli ve diğer aktivitelerle mutlaka bağlanmalı

• Birbiri ile ilgili işler olabildiğince aynı paket altında toplanarak aynı UE’e ihale edilmelidir

• Çok UE her zaman için iş koordinasyonunu zorlaştırır.

Page 10: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekipten Teklif İsterken Dikkat Edilecek Hususlar

• Sağlıklı teklif değerlendirmesi için birim fiyat analizleri önceden yapılmalı ve UE’lerden de istenmelidir.

• Bu şekilde UE’in işi iyi anlayıp anlayamadığı ve analiz edebilme becerisi de bir ölçüde anlaşılmış olacaktır.

• UE’in işin başına koyacağı yönetici ile teklif aşamasında tanışılmalı, o kişinin o işin altından kalkıp kalkamayacağı değerlendirilmelidir.

• Kilit personelin CV’leri istenmelidir.

Page 11: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Teklif İsteme ve Değerlendirme • Teklif istenen iş iyi tarif

edilmeli, iş miktarları doğru verilmeli, metrajlar hassasiyetle yapılmalı – Proje ve teknik şartnameler

geç hazırlandığı için işi iyi tarif edemiyoruz

– İş iyi tarif edilmeyince fiyat da yanlış oluyor

– UE iş devam ederken ya işi yarım bırakıyor ya da sürekli fiyat artışı istiyor

• UE’ler maliyet ve piyasa fiyatlarının altına inme konusunda zorlanmamalıdır

Page 12: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Teklif İsteme ve Değerlendirme

• İhale edilen işin maliyeti bütçe fiyatlarına göre mukayese edilmelidir

• Buradaki sıkıntı, bütçenin, projelerin ve teknik şartnamelerin netleşmediği aşamada yapılması, bu nedenle fiyatların sağlıklı mukayese edilememesi

Page 13: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İdari Sözleşme – Uzman Ekip Sözleşmeleri

• UE Sözleşmeleri hazırlanmadan önce işveren ile yapılan sözleşme iyice analiz edilmelidir.

• İşveren ile yapılan sözleşmenin sorumlulukları UE sözleşmelerine de yansıtılmalıdır.

• Bu mukayese iyi yapılamadığı için UE’e eksik iş ihale edilir ve çoğunlukla ilave maliyetle bu ek iş yaptırılır

Page 14: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Sözleşmeleri - İş Programı

• Bir UE’in diğer UE’e iş teslimi milestone olarak iş programında tanımlanmalıdır.

• Bu milestone’lar bir çok işe (FS) veya (SS + Lag) olarak bağlanmalıdır.

• Genelde biz iş programlarını işlerin birbirine bağlanması olarak algılar, önemli tarihleri milestone olarak diğer aktivitelere bağlamayı sevmeyiz.

Page 15: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Malzeme Temini – Fire Oranları

• Malzeme tarafımızca temin ediliyorsa, sözleşmelerde fire oranları konmuş ve fireli malzeme tanımı yapılmış olmalıdır.

• Hakedişte malzeme miktarı fireli miktarın üzerinde ise hakedişten zayi edilen malzeme değeri düşülmelidir.

Page 16: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Performans Formları

• UE’ler işlerini tamamladığında Uzman Ekip Performans Formları doldurulmalı ve bu formlar en kısa sürede ilgili merkez birimlere iletilmelidir.

Page 17: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Yönetiminde Nerelerde Sorunlar Yaşıyoruz?

• Sözleşme belirsizlikleri

• Yapım Yöntem Metodu ile ilgili belirsizlikler

• İşe geç başlama

• Personel, malzeme, ekipman, kaynak yetersizlikleri

• Hakedişlerin şişirilmesi

• Fiyat artış talepleri

• İmalatın kalitesi

• İSG kurallarına uymama

• Malzeme zaiyatları

• Malzeme ve ekipmanlara verdiği zararlar

Page 18: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Yönetiminde Yaşanan Sorunların Bizi Götürdüğü 3 Önemli Sonuç

• Açıkları olmayan net bir

sözleşme

• İyi bir takip sistematiği

• Uzman Ekip ilişki yönetimi

Page 19: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Yönetiminde Sorun Yaşamamak İçin…

• Sözleşme ve eki teknik şartnamelerde

her şey net tanımlanmalı

• Sözleşme teminatlar ve yaptırımlar açışından sıkı tutulmalı, açık noktalar olmamalı

• İşin yapımı sırasında karşılaşılacak olumsuzluklar için yaptırımlar sözleşmede iyi tanımlanmalı

• İşin takibine yönelik raporlama ve periyodik toplantı sistematiği işin başında iyi kurgulanmalı

• UE’lerden iş takibine yönelik isteyeceklerimiz net olarak belirlenmeli

Page 20: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekibi iyi yönetmek onu öldürmek demek değildir

• Hiç bir taşeron sorun yaşamayı, işinin

yarım kalmasını istemez. Böyle bir durum ortaya çıktığında çoğunlukla UE’nin doğru seçilememesinden veya UE’nin iyi yönetilmemesinden kaynaklanır.

• Yönetmek ifadesi biz de genelde baskı ile işi yaptırmak, olabildiğince UE’i ezip firmaya kazandırmak olarak algılanır

• Oysa UE’i mahvedip onun öldürürseniz, o da sizin kaybetmenize neden olur.

• Burada önemli olan dengeleri iyi yönetebilmektir.

Page 21: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Neden Fiyat Artışı İster?

• Neden fiyat farkı istedikleri irdelenmeli

• UE’lerin fiyat farkı, fiyat artışı gibi isteklerinde; – hak etmedikleri parayı mı almayı

düşündükleri,

– işi bilmemekten mi zarar ettikleri,

– gerçekten fiyatlarının o günkü koşullara göre düşük olmasından ya da düşük kalmasından mı zarar etmekte oldukları iyi etüd edilmelidir.

• Çözüm: İşin başında doğru bir birim fiyat analizi yapılmalıdır

Page 22: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Kusurlu İmalatlarda Kesinti Yapmaktan Çekinilmemeli

• Kesinti yapmak genelde çok sevilmeyen bir iştir. Taşeron da bunu bildiği için nasılsa hatalar kesilmiyor diye daha rahat çalışır. Kusurlu işlerle ilgili kesintinin nasıl yapılacağı sözleşmede net tanımlanmalı ve bu doğrultuda kesintiler taviz verilmeden yapılmalıdır.

• Hatanın kesin kabule kalmadan fark edilmesi önemli, hiçbir iş için biz bunu geçici/kesin kabulde eksik listesine koydurur, yaptırırız diye düşünülmemeli

Page 23: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İşin Yarım Bırakılabilme Riski Öngörülmeli

• Nasılsa sözleşmesel yükümlülüğü var, işi yarım bırakamaz diye düşünülmemeli, olabildiğince UE’nin işi tamamlaması sağlanmalıdır.

• İşin yarım bırakılma riski olabildiğince önceden farkedilmeli ve bu doğrultuda alternatif önlemler öngörülmelidir.

Page 24: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip ile Aynı Gemidesiniz

• UE’nin çıkarını gözettiğinizi ona hep hissettirin. Sizin haklı olduğu durumlarda onun yanında olacağınız konusunda size güvenmeli

• Aynı gemide olduğunuzu, masanın farklı taraflarında da olsanız benzer duyguları yaşadığınızı, oluşabilecek bir olumsuzlukta birlikte kaybedeceğinizi anlatmalısınız

Page 25: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekibin çok kazandığı algısı

• UE’in çok kazandığı, onun için ondan her şeyin istenebileceği, onun da bu isteklere cevap vermesi gerektigi konusunda hatalı bir algı vardır.

• UE’in amiri, üstü değiliz, sadece o proje içinde bir rol paylaşımımız vardır.

Page 26: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Uzman Ekip Ezerek Yönetilmez

• Maalesef bir çok şantiyede UE’e gerekli gereksiz her istediğimizi yaptırma mantığı ile yaklaşıp, her durumda ezmeye çalışırız.

• UE’lere hiçbir zaman bir köle mantığı ile yaklaşılmamalıdır. Yanlışlar yapıyor, işe zararlar veriyorsa sözleşmesi fesh edilmeli ama ezerek sonuç almaya çalışılmamalıdır. Bu yaklaşım şekli kısa vadede kazanç getirir gibi gözükse de uzun vadede ciddi zararlar verir.

Page 27: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Bir Projede Planlamayı Neler Mahveder?

• Günlük Bilgi Girişlerinin aksaması

• Yönetimin planlamaya inanmaması, ağırlıkla imalata odaklanması (plansız da olsa)

• Planlama Departmanının yeterince yetkin olmaması

• Planlamada gereğinden fazla ayrıntıya girilmesi

• Yöneticilerin planlama raporlarını doğru okuyamaması ve doğru sonuçlar çıkaramaması

• Belirsizliklerin çok olması (işin kapsamı, projeler-detaylar, teknik şartnamelerİşin başında iyi bir metraj çalışmasının yapılmamış olması – Metrajsız Planlama Olmaz

Page 28: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Bir Projede Planlama ile Neleri Yönetebiliriz?

• İdari ve taşeron sözleşmeleri

• Taşeron imalatları

• Malzeme tedariği ve kullanımı

• İşçilik tedariği ve kullanımı

• Ekipman tedariği ve kullanımı

• Teknik eleman tedariği

• Gelir yönetimi

• Bütçe, Maliyet Yönetimi

• Dizayn Yönetimi

• Sonuç olarak projenin bütününü yönetebiliriz

Page 29: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Planlamanın Doğru İşleyebilmesinin Olmaz İse Olmazı…

• Teknik Ofisten sahaya doğru bilgi akışı, sahadan teknik ofise doğru bilgi akışı sağlanmalıdır.

Page 30: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Planlama ve Sözleşme Yönetimi

• İş programı idari ve uzman ekiplerin sözleşme yönetimi için bir araç olarak kullanılmalı,

• İdarenin ve UE’lerin sözleşmesel terminsel yükümlülükleri ve bu yükümlülüklerin gerçekleşme takibi iş programı ile yapılabilmeli,

• İdare ve UE yükümlülüklerinin imalat programı ile ilişkisi kurularak imalat programına olan etkileri değerlendirilmelidir.

• Idarenin gecikmelerinde hızla claimler (hak talepleri) yapılmalıdır

Page 31: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İş Programının çalışanlar tarafından içselleştirilmesi

• İş programı ilgili tüm birimlerin

katılımı ile hazırlanmalıdır

• İş programının kısa ve uzun vadeli hedefleri konusunda tüm birimler bilgilendirilmelidir. İş Programı ancak bu şekilde tüm şantiye tarafından içselleştirilmelidir.

• İşin başında ve belirli dönemlerinde tüm çalışanların katıldığı iş programı/maliyet kontrol bilgilendirme sunumları yapılmalıdır

Page 32: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Sapmaların ve Kritik Hattın Analizi

• İş programında kritik hat analizi yapılmalı, kritik imalatların planlandığı terminlerde gerçekleşme durumu haftalık toplantılarda irdelenmelidir.

• Miktar ve fiyat sapmaları, gelir sapmaları her ay incelenip değerlendirilmeli, değerlendirme sonuçları ve alınacak önlemlere raporlarda yer verilmelidir.

• Ay sonlarında sapmalar doğru analiz ediliyorsa iş sonunda korkulan bir gecikme ya da zarar olmaz. Çünkü gerekli önlemler zamanında alınmıştır.

• Zarar edilen projelerin ortak paydası iş işten geçtikten sonra önlem alınmasıdır. Bu önlemler hiçbir zaman yeterli olmaz

Page 33: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İş Programı Hazırlanırken Yapılan Kabüller

• İş programı hazırlanırken belirsizlikler nedeni ile yapılan tüm kabuller not alınmalıdır.

• Belirsizlikler netleştikçe program gözden geçirilmelidir.

• Örnek: Kabul edilen vinç yeri değişir, tüm program değişir

Page 34: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İş Programı Bolluklar İçermeli – Beklenmedik Gecikmelerde O Bolluklardan Yararlanılır

• İş programları hep optimum şartlar gözönüne alınarak hazırlanır ama işler hiç bir zaman planlandığı gibi gitmez. Bu açıdan planlamacı programın bazı noktalarını gevşek, bolluklu tutmalıdır.

• Yönetim planlamayı işi sıkıştıracak bir argüman olarak kabul ettiğinden bir çok program gerçekçi hazırlanamaz, ölü doğarlar

Page 35: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Raporlama, Rapor Değerlendirme ve Maliyet Kontrolü

• Raporlama, mevcut ve potansiyel

maliyet artışlarına dikkat çekebilmelidir.

• Raporlama, tüm proje sorumlularını kendi sorumluluk alanlarının bütçesi ve bütçe fiili durumu konusunda bilgilendirmelidir.

• Raporlama, şantiyede maliyete duyarlı bir atmosfer yaratabilmelidir.

Page 36: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İş sonunu öngören fiili + bakiye projeksiyon raporlamaları

• İş sonunu öngören fiili +

bakiye projeksiyon raporlamaları, şantiyenin tüm birimlerinin katılımı ile yapılan ve mutabık kalınan bir çalışmanın ürünü olmalıdır.

Page 37: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Planlama masa başından yapılmaz

• Planlama çalışanlarınca belirli zamanlarda sahadaki imalatın iş programı ile olan uyumu sahaya çıkılarak kontrol edilmelidir. Planlama masa başından yapılmaz.

• Planlama ile hakediş bilgileri mukayese edilmeli, varsa çelişkiler açıklanabilmelidir.

Page 38: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Ne Yapalım da Maliyeti Düşük Tutalım?

• Maliyet Yönetimi = Kaynakların Yönetimi

• Zaman İş Programı

• Maliyet Bütçe

• Kalite Sözleşme

• Yaptığımız her şey maliyeti bir şekilde etkiler

• Bu derste maliyeti arttırabilecek noktaları ve bunları önceden öngörüp neler yapabileceğimizi konuşacağız

Page 39: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Maliyeti Arttırabilecek Noktalar Neler?

• Bütçenin doğru hazırlanmaması ve sağlıklı takip edilmemesi (Kişisel Bütçe)

• Sapmaların zamanında tespit edilmemesi ve gerekli önlemlerin alınmaması

• Satınalma hataları

• İşlerin alt yüklenicilere ihalesinde yapılacak hatalar

• Alt yüklenci yönetiminde yapılacak hatalar

• İşin süresinin aşması (Sabit Maliyet Artışı)

• Işin geç başlaması

• Şantiye organizasyonunda yapılan hatalar

• Verimsiz çalışma

Page 40: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Maliyeti Arttırabilecek Noktalar Neler?

• Tasarımdan kaynaklanan hatalar

• Proje koordinasyonundan kaynaklanan hatalar

• Teklif aşamasında yapılan hatalar - Proje üzerine yeterli ön çalışmanın yapılmaması

• Malzeme kayıpları

• Finansman maliyetlerinin yüksek olması

• Sözleşme yönetinde yapılacak hatalar

• Personel, malzeme, ekipman kaynak yetersizlikleri ve pahalıya mal edilmesi

• Taşeron hakedişlerinde yapılan fazla ödemeler

• Hakedişlerin geç tahsil edilmesi

• Fiyat artış taleplerinin iyi yönetilememesi

Page 41: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Maliyeti Arttırabilecek Noktalar Neler? İşin Başındaki Belirsizlikler

• Sözleşme belirsizlikleri

• Proje belirsizlikleri

• Yapım Yöntem Metodu ile ilgili belirsizlikler

Page 42: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Düşük Fiyat Doğru Fiyat Değildir

• Taşeronlar maliyet ve piyasa fiyatlarının altına inme konusunda zorlanmamalıdır.

Page 43: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Projelendirmede gereksiz malzeme kullanımı ve detaylar

• Projelendirmede gereksiz

malzeme kullanımı ve detaylar, işin başında yapılan gereksiz maliyet artışıdır.

Page 44: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İşin Başında Projelerin Hazır Olmaması

• İşe başlamadan önce projelerin en ince detayına kadar hazırlanmış olması, uygulamada gereksiz maliyet oluşumlarını büyük ölçüde engeller. Bu nedenle projelerin tüm detayları ile uygulamaya yetişmesi temin edilmelidir.

Page 45: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Alt Yüklenicilerin Sözleşmesiz İşe Başlaması

• Şantiyelerde çok yapılan bir hatadır, iş başlar, sözleşme arkadan gelir. Sözleşmesiz süreçte bir sorun olduğunda da iş kitlenir.

• Alt yükleniciler sözleşmeleri yapılmadan işe başlatılmamalı, sözleşmesi yapılanların sözleşmelerinde belirtilen tarihlerde işe başlamaları temin edilmelidir.

Page 46: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Verimsiz Çalışma ve Maliyet Kontrolü – İmalat Üretim Hızı takip Edilmeli

• Üretimde programa göre azalma var ise, bunda – malzeme eksikliği,

– olumsuz hava şartları,

– kadro eksikliği veya

– alt yüklenicinin yetkin olmaması etkili olabilir bu nedenle imalat üretim hızı takip edilmelidir.

Page 47: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Yapılan Üretim Mevcut Kapasite İle Karşılaştırılmalı

• İyi koordine edilmezse kaynak fazlalığı verimsizlik oluşturabilir. Fazla kadro, malzeme, ekipman iyi yönetilmezse verimsizliğe yol açabilir

Page 48: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Malzeme Temini ve Satınalma

• İhzarat alma durumu analiz edilmelidir. (Avans alınamıyorsa mutlaka ihzarat fırsatları irdelenmelidir)

• Yerel olarak temin edilebilecek malzemeler ve imalat için uygunlukları araştırılmalıdır.

• Yerel satın alma veya ithal etme maliyetleri bulunmalı ve mukayese edilmelidir. Bazı projelerde yerel satın almada vergi olup, proje gümrük muafiyetine sahip olabilir

Page 49: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Malzeme Kullanım Planı ve Malzeme Satınalma Planı Uyumlu Olmalı

• Öncelikle malzeme kullanım planı

çıkartılmalı, malzeme kullanım planı ile uyumlu bir satın alma planı doğrultusunda alımlar yapılmalıdır.

Page 50: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Acil Alım Gerektirmeyecek Bir Satınalma Planı

• Acil alımlar genelde fiyat

düşünülmeden en yakın yerden yapılır. Bu nedenle acil alım gerektirmeyecek şekilde satın alma planlaması yapılmalı.

• Pazar Alışverişi Mantığı

Page 51: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Asgari Stok Seviyeleri Belirlenmeli

• Asgari stok seviyeleri belirlenmelidir.

• Stok seviyesinin çok üstünde kalmak da paranın malzemeye erken harcanmasına, finansal bir giderin oluşmasına neden olabilir.

• Asgari Stok Seviyesi

• Stok seviyesinin altındaki malzeme gereksiz satınalmaları ya da malzeme sıkıntısından dolayı işi geciktirebilir.

Page 52: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Depolama Kayıpları ve Maliyet Kontrolü

• Gelen malzemeler, özelliklerine göre hava etkilerinden, çarpma, üzerine parça düşme vb. hasarlardan korunmalıdır.

• Gelen malzemeler mümkünse şantiye içi 2. taşımayı gerektirmeyecek yerlere, kolayca sayılabilecek ve alınabilecek şekilde depolanmalıdır.

Page 53: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Çalışanların ve departmanların zamanlarını çalan buglar

• Gereksiz uzayan toplantılar

• Kullanılmayan okunmayan raporlar

• İlgisiz kişilere de gönderilen toplu mailler (özellikle üst yönetim tarafından)

• Bir dökümanı ararken kaybedilen zaman – Çözüm: Sağlıklı bir Doküman Yönetimi

• Gereksiz whatsapp mesajları

Page 54: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Bir Proje Müdüründe olması gereken en önemli özellik

• Sorumluluk + İnanırlık + Tutarlılık = Güven

• Eğer proje müdürünüz/yöneticiniz için bu adam yarın beni rahatlıkla satar düşünceniz varsa her şey başlamadan bitmiş demektir

Page 55: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Şantiyede Korku Kültürü Oluşturulmamalı

• Çalışanlar, özgürce fikirlerini ifade edebilmeli, bu şekilde işi daha iyi içselleştirebilirler

• Hata yapmaktan korkmayacakları bir atmosfer yaratılmalı

• Kasıtlı olmayan ve süreklilik göstermeyen hatalarından dolayı bir çalışan cezalandırılmamalı yoksa hatalarını söylemezler, risk almazlar

Page 56: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Korku Kültürü Yok Etme Üzerine Kuruludur

• Düşünün ki insanlara emrediyorsunuz.

• Emrettiğiniz kişiyi dinlemezsiniz.

• Dinlemediğiniz kişiyi anlamazsınız.

• Anlamadığınız kişiyi sevemezsiniz.

• Sevemediğiniz kişiden korkarsınız.

• Korktuğunuz kişiden nefret edersiniz.

• Nefret ettiğinizi de yok edersiniz.

Page 57: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

İyi insan olmak iyi mühendis olmaktan daha önemlidir

• Mühendislik eksikleri zamanla kapanabilir ama insani eksikliklerin düzeltilmesi her zaman mümkün olmamaktadır.

Page 58: Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda · 2017-05-17 · Proje Yönetimi ve İş Yaşamına Yönelik Okullarda Anlatılmayan 45 Kısa Ders • Şantiye Organizasyonu

Teşekkürler…

Cem Kafadar

Insaat Muhendisi (ITU 1982-87)

1insaat danışmanlık Kurucu Ortak

[email protected]

http://cemkafadar.net/

http://cemkafadar.wordpress.com

www.1insaat.biz

http://www.facebook.com/ckafadar2

http://twitter.com/ckafadar2