Programación y Gestión por Metas y Resultados

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo América Latina y el CaribeAmérica Latina y el Caribe

P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 / P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 / 001001““G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a d”d”

SIGOB

Enfoque

2. Función y responsabilidad

3. Estrategia y táctica

4. Objetivos-Resultados-Metas-Tareas

5. Programación y gestión

6. Lo oficioso y no oficioso

7. Responsabilidad de los funcionarios

1. Características sustantivas



SIGOB

1. Características Sustantivas

¿Qué es el Sistema de Programación y Gestión por Metas y Resultados?

El objetivo del sistema de “Programación y Gestión de Metas Presidenciales” es

dar soporte metodológico e instrumental a la Presidencia de la República y a los

Gerentes de Metas, para acompañar e incidir en el logro de los objetivos y

resultados definidos para los programas de acción gubernamental.

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P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 / 001/ 001““G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a d”a d”

Limites

ALGUNOS DE LOS LIMITES CON LOS CUALES EL SISTEMA TIENE QUE CONVIVIR:

• La legitimidad electoral no significa una aceptación del PAG, esto

dependerá del grado de conflictividad que tenga.

• Limites, ineficacias operacionales

• Restricciones estructurales

• Inelasticidades del sistema institucional.

• Mal planteado el propio proyecto



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2. Función y responsabilidad

La virtud del funcionario es la responsabilidad , y la responsabilidad se aprecia en el cabal cumplimiento de sus tareas. No existe funcionario sin función, ni función que no deba ser cumplida de manera responsable. La responsabilidad es condición necesaria de la función y corresponde al funcionario. En el Sistema de programación y gestión por metas y resultados del Programa de Acción Gubernamental, en adelante el Sistema PAG , tiene base en una red de las personas que se unen a partir de sus trabajos y competencias. Es, por ello, indispensable que esos miembros sean cuidadosamente seleccionados, en el caso de los Gerentes de las metas o del PAG, deben tener un acabadas conocimiento sobre los temas del PAG, y un alto sentido de responsabilidad. Así mismo, los encargados de la coordinación ministerial debe tener oficio y delegación de competencias para resolver o realizar las sinergias de los diversos PAG de la institución.



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Si la estrategia responde a la pregunta «¿qué hacer [para alcanzar un objetivo]?», la táctica responde a la pregunta «¿cómo hacer [para alcanzar un objetivo]?». La táctica es, por ello, complemento de la estrategia, ya que la estrategia es una concepción puramente intelectual, no fáctica, en tanto que la táctica se resuelve en hechos y es, en consecuencia, de naturaleza fáctica. Por ello, una estrategia sin táctica que la acompañe es inútil, de igual modo que una táctica sin una estrategia en la que pueda enmarcarse puede llegar a ser fatal para quien la ejecute. En el PAG, la estrategia y la tácticas tiene un lugar privilegiado, en tanto y cuanto se entienda el mismo programa y la programación de las metas intermedias que se requieran, como un mapa de ruta orientado a lograr los objetivos y resultados planteados inicialmente.




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No cabe la menor duda de que en el desarrollo fáctico de la estrategia son muchos los factores a tomar en cuenta y que intervienen algunos elementos que pueden aparecer en el horizonte espacio-temporal en el que se desarrollan los hechos sin que hayan podido ser considerados (azar, hechos o factores aleatorios). Los factores a tomar en cuenta a la hora de concretar en los hechos la estrategia pensada constituyen la táctica. Estos factores responden a la pregunta «¿cómo hacer para que la estrategia se concrete?; esto es, se convierta en acciones puntuales que permitan alcanzar el objetivo, mediante un sistema previamente conocido por el ejecutor. En el Sistema PAG hay diversas maneras de ejecutar la táctica . Por ejemplo, se planea, previamente, como enfrentar los problemas previsibles, como aprovechar las oportunidades que se presentan, como atender las peripecias de manera pro-activa y proto-activa, cómo establecer mecanismos de control para ir midiendo y evaluando la estrategia, etc. En este sentido el Sistema PAG pretende ser un activo táctico, por ser un sistema que se retroalimenta constantemente y que da clara cuenta del “como hacer”.


P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 / 0010 / 001““G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a d”d”

TAREASTAREASTAREAS

OBJETIVO RESULTADO

TAREASMETA INTERMEDIA

META(PAG)META

CUANDO SE HABLA DE OBJETIVOS SE DEBE OBSERVAR LOS RESULTADO

NECESIDAD DE ACLARAR CONCEPTOS ANTES DE EMBARCARSE CON ELLOS

LAS TAREAS O ACTIVIDADES MIRAN A LAS METAS

LAS METAS UNA VEZ LOGRADAS TIENEN PRODUCEN LOS RESULTADOS.

Y SI LAS METAS NO CAUSAN ESOS RESULTADOS ??

LA RELACION ENTRE OBJETIVOS CON RESULTADOS FUE BUENA ??LAS METAS SELECCIONADAS PARA IMPACTAR EN ESOS RESULTADOS FUERON LAS PERTINENTES ??

LA SECUENCIA DE TAREAS HA SIDO LA CORRECTA PARA CONSTRUIR LA META ??

4. Objetivos, Resultados, Metas y Tareas



TAREASTAREASTAREAS

OBJETIVO RESULTADO

TAREASMETA INTERMEDIA

META(PAG)META

CUANDO SE HABLA DE OBJETIVOS SE DEBE OBSERVAR LOS RESULTADO

NECESIDAD DE ACLARAR CONCEPTOS ANTES DE EMBARCARSE CON ELLOS

LAS TAREAS O ACTIVIDADES MIRAN A LAS METAS

LAS METAS UNA VEZ LOGRADAS TIENEN PRODUCEN LOS RESULTADOS.

Las restricciones

Las alertas

Las oportunidades

Las sinergias

Normativas

Técnico-Administrativas

Político Directo

ComunicacionalesPOLICY MAKERPOLICY MAKER

4. Objetivos, Resultados, Metas y Tareas



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5. Programación y Gestión - MI y Acciones

Un «programa» es un «conjunto de relaciones causales (acciones) encadenadas y secuenciadas que conducen a un fin, que es el objetivo que el proyecto pensado persigue». La programación sería, por tanto, la «acción destinada a procurar una secuencia de acciones encadenadas entre sí mediante relaciones causales que conduzcan a un fin previsto con anticipación». Sin visión anticipada, sin previsión, no existe posibilidad alguna de elaborar un proyecto. Todo proyecto se construye en el presente hacia el futuro y, en consecuencia, persigue un futurible. Un PAG es un Programa de Acción Gubernamental en el que, a partir de la programación de las metas intermedias, se establecen relaciones causales encadenadas y secuenciadas que conducen a un fin. Esta programación en el tiempo da consistencia a todo el programa y es la única garantía de la efectividad de la gestión.

Gestionar eficientemente algo que no esta debidamente programado es una pérdida de tiempo, y un ejercicio inútil. Por esa razón, la selección del gerente del PAG es de vital importancia, pues debe ser la persona que más conozca de las relaciones causa-efecto de lo que está programando.



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5. Programación y Gestión - Condicionales

Aun cuando en la programación deben ser consideradas, sobre todo, aquellas acciones enlazadas entre sí por relaciones causales, deben tenerse en cuenta también las condiciones necesarias y las condiciones suficientes así como las condiciones necesarias y suficientes que hacen a las causas. En otras palabras, la programación debe ser pensada como una secuencia lógica de acciones condicionales.Ya se dijo que el PAG requiere consistencia de las metas intermedias programadas. Cuando aquí se habla de condiciones necesarias y suficientes, por lo menos vamos a mencionar 4: a) un gerente que conozca bien el tema del PAG, b) que el mismo esté programado presupuestalmente, c) que se eviten los previsibles problema legales, y d) finalmente, que tenga una organización que en cadena y en tiempo real vaya atendiendo y superando los problemas que se presenten.



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6. Lo Oficioso y lo No Oficioso

Lo que interesa al programa es el cumplimiento de las metas intermedias y el seguimiento del impacto en los resultados, que son los que, en última instancia, definen el proceso y lo conducen a su objetivo. Esto significa que la mensura de resultados ex post es inoficioso para la Presidencia y que lo que es realmente oficioso es el seguimiento de los procesos, a fin de incidir en los resultados, atendiendo en oportunidad los problemas y las oportunidades que da la dinámica. Si bien es importante que el Presidente conozca los resultados en relación a sus objetivos, es más importante que coparticipe haciendo lo que por función constitucional y atribución de cargo le corresponde; esto es: a) su acción normativa, b) su jerarquía técnico-administrativa en el Poder Ejecutivo, c ) su presencia vinculada a los acontecimientos de los PAG que él priorice y d) finalmente, la acción comunicacional de la casa Presidencial.



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7. Responsabilidad del funcionamiento

El SIGOB no se implementa en un ambiente químicamente puro, sino en el medio de las relaciones humanas, en donde se encuentran talentos, destrezas, habilidades, responsabilidades políticas e interés profesionales, pero también contaminado por ambiciones personales y actitudes mezquinas moralmente reprobables, es decir por actitudes humanas.El asunto aquí considerado trasciende, en efecto, los rígidos límites de la tecnología para situarse en el de la ética y la deontología profesionales. De ahí que al funcionario deba exigírsele el cumplimiento cabal de sus funciones y la ejecución puntual de las acciones que definen tales funciones, pues solo en el cumplimiento cabal de sus funciones y la ejecución puntual de sus acciones a cuyo cumplimiento está obligado es posible determinar la responsabilidad de cada quien.



SIGOB

El PROBLEMA



ORG “A”

ORG “C”

SS.1 SS.2 SS.3

Dir.2 Dir.3

Dpto.1UE Met3 Dpto.2 Dpto.3

SEC.

COM. 1

ORG “B”

• Planificación estática.• No programación estratégica.•Falta de transparencia.•Débil control del proceso de gestión.•Incertidumbre de efectividad

CARACTERISTICAS

•Estructura poco permeable a las demanda de los actores.

•Conductas institucionales reactivas.

•Baja capacidad de anticipación y tratamiento de conflictos.

LIMITES

Estructura vertical

• Fija políticas• Da Instrucciones

• Coordina• Controla

•Transforma políticas en objetivos y metas

•Da Instrucciones.

•Coordina Inter institucionalmente

•Controla avance de resultados

•Reporta y coordina acciones técnicas con administrativas

• COORDINA• CONTROLA

• Programa Metas• Solicita recursos• Ejecuta Actividades

• Elabora Reportes de Gestión

SS.1 SS.2 SS.3

Dir.2 Dir.3

Dpto.1UE Met3 Dpto.2 Dpto.3



PAGSEG CIUDADANA

PRESIDENTE

PRIMER MINISTRO

COM. 1

SS.1 SS.2 SS.3

MIN 1

Estructura por Objetivos

MIN 2

SS.1 SS.2 SS.3

PODER EJECUTIVO

LEGISLATIVO

JUDICIALOTROS PODERES ESTADO

OTROS PODERES

LEGISLATIVO

JUDICIAL

ACTORES

SOCIETALES

PARTIDOS POLITICOSINTERNACIONALES

1. Interacciones internas entre instituciones del poder ejecutivo

2. Interacciones entre instituciones del poder ejecutivo con los otros poderes del estado 3. Interacciones entre actores sociales y agentes económicos con los otros poderes del estado

1.Transformación de políticas en objetivos y metas.

2.Programación y consistencia

a) De operaciones técnico-ejecutivas.b) De acciones jurídico normativas.c) De relaciones interinstitucionales de las acciones políticas directas.e) De acciones comunicacionales

3.Ejecución de acciones.

4.Elaboración de reportes.

5.Control de gestión del proceso de ejecución.

6.Evaluación de impactos.

7.Reprogramación de acciones ejecutivas, jurídicas, políticas,etc

TIPOS DE OPERACIONES DE LOS PARTICIPANTES DE UN PAG

PAGEMPLEO

PAGOBRAS CANALIZAC



ESTRUCTURA



ALARMAS

ENCARGADO METAS INTERMEDIAS

RESPONSABLE DE TAREAS

GERENTE DE LA META O DEL PAG

PROGRAMA1

PROGRAMA 2

PROGRAMA n

MINISTRO Y COORDINADOR INSTITUCIONAL

GRUPO DE ESTRATEGIA DE METAS - PRESIDENCIA-

RESTRICCIONES

SINERGIA AGENDAS INTEGRADORAS POR FECHA TEMA, LOCAL.INST.

OPORTUNIDADES

REPORTES

Acción Normativa

Acción Técnica-Adm.

Acción Política-Directa

Acción Comunicacional



METODO DE IMPLEMENTACION



Método de Implementación

LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE METAS ESTA ORIENTADA A LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE METAS ESTA ORIENTADA A DESENCADENAR UN PROCESO DINAMICO DE FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DESENCADENAR UN PROCESO DINAMICO DE FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES INSTITUCIONALES PARA EL SOPORTE A LA GESTION DE LA ACCION POLITCA INSTITUCIONALES PARA EL SOPORTE A LA GESTION DE LA ACCION POLITCA GUBERNAMENTAL EN RELACION A LAS METAS PRESIDENCIALESGUBERNAMENTAL EN RELACION A LAS METAS PRESIDENCIALES

PARA ELLO EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACION SE DESARRTOLLAN LOS SIGUIENTES PARA ELLO EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACION SE DESARRTOLLAN LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:ELEMENTOS:

• RECURSOS HUMANOS: provisión de perfiles por puestos de trabajo y entrenamiento especializado por puestos en el sistema.

• RECURSOS MATERIALES: especificación de equipos básicos de soporte (computador, redes, ambientes mínimos, etc.)

• PROCESOS Y METODOS de trabajo claros que respondan a la dinámica institucional (mejores prácticas de procedimientos);

• TIC software y conectividad que permita agilizar y ejercitar el proceso de trabajo y el enfoque que traen los módulos del SIGOB. (software SIGOB que se recrean permanentemente en base a las sucesivas sugerencias y desarrollos conceptuales);

• NORMATIVAS: de los sistemas de trabajo (resoluciones, directivas presidenciales, decretos, etc.) • USO COMO SOPORTE DE LA ACCION POLITICA DEL : Presidente, autoridades y ciudadanos.



Las grandes fases y la documentación del proceso de Implementación

1. 1. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE TRABAJOESTRUCTURA DEL PROCESO DE TRABAJO• Ajustes del Proceso de trabajo descrito. • Definición de los parámetros del sistema, tipologías, plantillas de

documentos, todo esto para facilitar las comunicaciones. • Definición de los distintos roles y responsabilidades dentro del sistema.

Selección de los funcionarios de acuerdo a perfiles de referencia

2. 2. APLICACIÓN DE LA ESTRUCTURA AL SISTEMA DE TRABAJO APLICACIÓN DE LA ESTRUCTURA AL SISTEMA DE TRABAJO • Documentación de las guías de trabajo.• Software del SIGOB

3.3. IMPLEMENTACION DEL PROCESO DE TRABAJOIMPLEMENTACION DEL PROCESO DE TRABAJO• Verificación de condiciones necesarias para funcionamiento: metas priorizadas. Insumos

nacionales.• Talleres de inscripción de Metas y de capacitación a Gerentes, Coordinadores y

Estrategia.• Capacitación en enfoques, ética funcional, proceso e instrumentos informáticos por

Grupos de funcionarios.• Monitoreo de funcionamiento• Ajustes instrumentales.4.4. CONTROL DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓNCONTROL DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN• Luego de la puesta en marcha del sistema, se hace un análisis de las lecciones

aprendidas y los errores cometidos durante el proceso de implementación .

• DOC 2.DOC 2.

• DOC 1.DOC 1.

• DOC 3.DOC 3.• DOC 4.DOC 4.



Programación y Gestión

de una meta


P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 P r o y e c t o R e g i o n a l R L A – 0 0 / 0010 / 001““G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a G e s t i o n p a r a l a G o b e r n a b i l i d a d”d” Visualización del calendario

CALENDARIO DE METAS

INTERMEDIAS



Gestión de una meta intermedia

LA META INTERMEIA, UNA UNIDAD DE GESTION

(Ordenamiento de actividades)



Tareas vinculadas a una meta

LA TAREA DE LA META INTERMEDIA ES LA UNIDAD DE INTERACCION.



Restricciones de una meta

REPORTE DE PROBLEMAS:- PREDEFINICION.- TRATANTE- PROCESO SOLUCION(PROACTIVIDAD)



Relatorios de una meta

ESTADISTICAS DE LA META:-REPROGRAM.-RESTRICCIONES FRECUENTES



Visión general de una meta

PARA VARIAS METAS:-SINERGIA DE METAS INTERM.-PROBLEMAS DE TODOS-ALERTAS.



Relatorios a escala



Información al ciudadano



EL CIUDADANOOBSERVA Y PARTICIPADEJANDO SU OPINION ACERCA DE LA META

Consulta ciudadana de la meta

Colombia



Indice de metas

Colombia



Colombia

Acceso a la meta



Colombia

Tomando conocimiento sobre la meta



Colombia

Termómetro de la meta



Colombia

Registro de la opinión ydel tipo de opinante



Colombia



GERENTE DE LA META



Datos Generales de la meta

Brasil

Meta: BSC



Situación de la meta

Brasil

Meta: BSC

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