GESTION DOCUMENTAL II

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS PROGRAMA DE GESTION DOCUMETNAL VISITA REALIZADA AL ARCHIVO DE GESTION DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERAIONES

HUILA TOLIMA - ECOPETROL S.A.

REALIZADO POR

JOSE DAVID LOZANO CARVAJAL

DOCENTE

MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIDBAGRUPO 3

SEPTIEMBRE DE 2011

INTRODUCCION

En el presente informe, encontraran los resultados obtenidos en la Visita realizada al Archivo de la Superintendencia de Operaciones Huila – Tolima (SOH) perteneciente a Ecopetrol S.A.

El objetivo de esta visita se centra en consultar, conocer y obtener información sobre El Programa de Gestión Documental con cada uno de los procedimientos y procesos implícitos que ayudan y facilitan el manejo de la documentación y que permite adquirir una buena administración documental.

Espero que luego de haber visto la información del presente informe, pueda ayudar a aclarar o informar los procesos que se deben llevar a cabo para que toda la información que se administra en el Archivo de la Superintendencia de Operaciones Huila, siempre se encuentre a disposición rápida y concisa cada vez que sea necesaria por los funcionarios.

OBJETIVO GENERAL

Conocer los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación en la Superintendencia de Operaciones Huila - Tolima

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES HUILA TOLIMA

Programa de Gestión Documental

La Gestión de Documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.

Un Programas de Gestión Documental, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa.

Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

OBJETIVOS PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL

Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior de la empresa.

Normalizar y racionalizar la producción documental.

Optimizar los recursos disponibles.

Agilizar los procesos.

Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz.

Racionalización y normalización de la documentación.

Manejo integral de la información.

Evaluación y valoración de documentación.

Simplificación de trámites.

Normalización de tareas archivísticas.

Modernización administrativa

Universalización de la información.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

COMPONANETE DE UN PGD

Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.

Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

La adopción e implementación de las tablas de retención documental.

La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información.

La implementación y seguimiento.

FASES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, desde su origen hasta su destino final, con la finalidad de facilitar su utilización y conservación.

PROCESOS DEL PGD

PRODUCCION

Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia de la empresa.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCION

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción, mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, recibo de documentos oficiales, verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas, constancia de recibo (sello, reloj radicador).

En este conjunto de actividades se buscan verificar y controlar la recepción de documentos en la entidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.

RADICACION

Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, (ejemplo 1-2011-007-1) a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Es un procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

La radicación de las comunicaciones oficiales se realiza bajo la operación del aplicativo CARTERO el cual es utilizado a nivel nacional en los diferentes Centros Gestores de Radicación (CGC). Este aplicativo después de tramitar el proceso de captura de los campos establecidos se debe digitalizar la comunicación hasta la pagina donde se encuentre la firma del remitente, si los documentos radicados obtienen anexos estos anexos son traslado para realizar otro procedimiento de digitalización y publicación.

Distribución

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

Este proceso se realiza a nivel interno y externo; las comunicaciones cuyos destinatarios son funcionarios internos de la compañía, dichas comunicaciones son distribuidas mediante un patinador o mensajero interno. Las comunicaciones cuyos destinatarios son personas o entidades externas a la compañía; estas comunicaciones se remiten mediante un currier nacional.

Antes de que los documentos sean entregados a destinatario físicamente, se realiza un proceso de digitalización y publicación mediante el aplicativo llamado P8. Aplicativo medinate el cual las información se publica para que sea consultada en línea y en tiempo real.

Es de aclara que toda la información o documentos recibidos mediante la etapa de recepción es digitalizada y publicada en el aplicativo P8

TRAMITE

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de Recepción de solicitud o trámite como:

Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Análisis de antecedentes y compilación de información.

Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

ORGANIZACIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, identificación de unidades administrativas funcionales.

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

Conformación de series y subseries documentales ordenación Conformación y apertura de expedientes.

Determinación de los sistemas de ordenación.

Organización de series documentales.

Foliación y descripción, análisis de información y extracción de contenidos.

Alimentación base datos inventarios documentales llamada SIDRA; mediante el cual se registran todos y cada uno de los expedientes existente y administrados en el archivo de gestión y archivo Central

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

CONSULTA

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta.

Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución.

Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

CONSERVACION

Conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido.

Estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad como: ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento, distribución, estantería, distribución de la estantería y mobiliario.

Identificación de las condiciones ambientales necesarias para las instalaciones dedicadas a los archivos; Control de plagas, Almacenamiento, re almacenamiento y empaste, Primeros auxilios y reparaciones menores, Prevención de desastres, Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados), Ventilación, Iluminación, Mantenimiento.

CARACTERISTICAS DE ALMACENAMIENTO

La información se almacena en cajas de referencia X200, bajo las siguientes indicaciones:

Estructura:

Estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacto de mayor tamaño al señalado

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

La balda inferior de la estantería debe estar por lo menos a 10 cm del piso. Espacio mínimo de 20 cm entre los muros y la estantería El espacio de circulación entre cada modulo de estantes tiene 70 cm y

corredor central de 120 cm.

Seguridad

Sistemas de detección de incendios, extintores, acceso restringido, control de humedad relativa, y temperatura sin luminosidad.

Programa de fumigaciones periódicas contra insectos, roedores y hongos.Los equipos para atención de desastres deben estar instalados técnicamente al interior de los centros de custodia y deben corresponder a Extintores de CO2, Solkaflam o Multipropósito y extractores de agua dependiendo del material.

Los depósitos no deben tener ventanas. La luz de losde pósitos debe ser fluorescente, utilizando filtros ultravioleta.

DISPOSICION FINAL

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

La eliminación de documentos es la actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

CONCLUSION

La importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad, radica en el hecho, que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente.

La Calidad es un proceso integrativo de los procedimientos de las áreas funcionales que implica a todos los directivos y trabajadores que componen la organización y que requiere de la ayuda y apoyo necesario por parte de aquellos organismos e instituciones implicados en la consecución de los objetivos trazados por la entidad.

La Gestión Documental, es el sistema más importante que debemos tener en cuenta en la organización de nuestra empresa sea grande, mediana o pequeña. Porque esta misma es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la organización.

El Programa de Gestión Documental (PGD) implementado en la Superintendencia de Operaciones Huila – Tolima, contribuye eficientemente en el control y administración de documentos que recibe y emite la organización; esto es posible con el apoyo y participación de todas las autoridades y personal de la empresa, quienes influyen directamente en la eficiente y efectiva implementación de este PGD.