programa de gestion documental
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manual de correspondencia
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARISOL NARANJO HERNÁNDEZ
YENCY CAROLINA CÁRDENAS
DAHIANA SALAZAR
EMILSEN ROJAS
TATIANA VILLA
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SENA REGIONAL QUINDÍO
ARMENIA
21 DE JUNIO DE 2012
TABLA DE CONTENIDO
Manual de correspondencia
Mini manual de transferencias documentales
Mini manual de conservación documental
Anexos
- Planilla de correspondencia recibida
- Planilla de correspondencia despachada
- Tabla de retención documental
INTRODUCCIÓN
Este programa se creó para dar cumplimiento al conocimiento adquirido en formación
durante esta etapa lectiva.
El programa de gestión documental es una especie de manual de funciones, donde se
estipula los procedimientos a desarrollar en la organización del archivo. Es una guía para
el funcionario encargado de la preservación y conservación de los documentos, el cual
establece los lineamientos a seguir paso a paso en un archivo.
OBJETIVO
Este programa se creó con el fin de implementar los conocimientos a los funcionarios
encargados del archivo, se hizo como seguimiento de los pasos que hay que tener en
cuenta a la hora de realizar procesos archivísticos.
TABLA DE CONTENIDO
PAG
1. INTRODUCCIÓN……………………………………………….… 5
2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………… 6
2. VALORES CORPORATIVOS…………………………………… 6
4. ORGANIGRAMA…………………………………………………… 7
5. OBJETIVOS………………………………………………………... 8
5.1 GENERAL…………………………………………………………. 8
5.2 ESPECÍFICOS…………………………………………………….. 8
6. TIPO DE COMUNICACIONES…………………………………..... 11
6.1 ARCHIVO ELECTRÓNICO……………………………………… 11
6.2 COMUNICACIONES OFICIALES……………………………….. 11
6.3 CORRESPONDENCIA…………………………………………... 11
6.4 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO……………….. 11
6.4.1 DOCUMENTO ORIGINAL……………………………………… 11
6.4.2 DOCUMENTO PÚBLICO……………………………………….. 11
6.5 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES………….. 11
6.5.1 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES…………… 11
6.5.2 SERIE DOCUMENTAL…………………………………………. 11
6.6 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA………………………… 12
6.6.1 RECEPCIÓN……………………………………………………… 12
6.6.2 DISTRIBUCIÓN………………………………………………….. 12
6.6.3 RADICACIÓN…………………………………………………….. 12
6.6.4 TRÁMITE…………………………………………………………. 12
6.6.5 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL…………………………….. 12
6.6.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS……………………………….. 13
6.6.7 TIEMPO DE RESPUESTA PARA LAS COMUNICACIONES
ENVIADAS………………………………………………………………… 13
6.6.8 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL…………………………….. 13
6.7 RESPONSABLE DE LAS FIRMAS……………………………….. 13
6.7.1PROFESIONAL FINANCIERA……………………………………. 13
6.7.2 LA PROFESIONAL DE RECURSOS HUMANO………………. 13
6.7.3 LA PROFESIONAL ARCHIVÍSTICA……………………………. 13
6.8 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES……………………………………………………………….. 14
6.8.1 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS…................. 14
6.8.2 COMUNICACIONES INTERNAS……………………………….. 14
6.8.3 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS……………….. 14
6.8.4 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS………………… 14
6.9 IMAGEN CORPORATIVA…………………………………………. 14
6.9.1CIRCULAR…………………………………………………………. 14
6.9.2 MEMORANDO…………………………………………………….. 14
6.9.3 LA CARTA………………………………………………………… 14
7. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO………………………….. 15
7.1. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO……………………… 15
7.1.2. HORARIOS DE RECIBO Y DESPACHO……………………… 15
7.1.3. HORARIOS DE COMUNICACIONES INTERNAS…………… 15
8. ANEXOS 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL………………………. 16
8.1 FORMATOS DE LAS CARTAS COMERCIALES………………… 16
8.1.2 CIRCULAR………………………………………………………… 16
8.1.3 MEMORANDO……………………………………………………. 16
8.1.4 CARTA…………………………………………………………….. 16
9. ANEXOS 2: PLANILLAS DE COMUNICACIONES………………… 22
9.1 PLANILLA DE COMUNICACIONES RECIBIDAS……………… 22
9.1.2 PLANILLA DE COMUNICACIONES DESPACHADAS……….. 22
1. INTRODUCCIÓN
Se empleará un manual de correspondencia para la creación de una empresa de salud,
donde se maneje la adecuada documentación de las unidades de correspondencia llevar
un control adecuado en la organización de archivo de acuerdo con lo establecido en la
ley.
2. JUSTIFICACIÓN
Se vio la necesidad de crear este manual para conocer y aplicar más a fondo el
reglamento que lleva la empresa en cuanto a su archivo, comunicaciones enviadas y
recibidas, su control de registro, almacenamiento y conservación documental.
Para que la comunidad conozca el horario de atención y sea participe de este, tanto en su
comodidad como su disponibilidad.
3. VALORESCORPORATIVOS
LEALTAD: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen
institucional.
RESPONSABILIDAD: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.
HONESTIDAD: Emprender actuaciones bajo criterios de discernimiento ético en la
gestión institucional.
RESPETO: Comprender y valorar la libertad de pensamiento y los derechos inherentes a
cada persona.
EFICIENCIA: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional
COMPROMISO: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la
Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la
organización, respetando el medio ambiente.
COMPETITIVIDAD: Aplicar la cultura de calidad en el servicio, ofreciendo una amplia
cobertura, que permita responder efectivamente frente a las exigencias del mercado
dentro de un mundo globalizado.
SOLIDARIDAD: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de
la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.
4. ORGANIGRAMA
GERENTE
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
TALENTO
HUMANO CONTABILIDAD
Y PRESUPUESTO
GESTION
DOCUMENTAL
MEDICO
GENERAL
ENFERMERA
PROFESIONAL
ODONTOLOGO
AUXILIAR DE
ENFERMERIA
AUXILIAR DE
FARMACIA
PROMOTORA
5. OBJETIVOS DEL MANUAL
5.1 Objetivo General
Diseñar un manual donde se garantice la seguridad y disponibilidad para el manejo de
documentos recibidos y despachados según la norma técnica.
Implementar el control de estos documentos para su debida conservación y cuidado de
la información.
5.2 Objetivos Específicos
-Llevar un control de hora, fecha, numero de radicado consecutivo de cada documento
despachado y recibido para la confiabilidad del archivo y conservar una copia de
seguridad.
-Manejar un archivo de gestión bien organizado con sus respectivas normas (carpeta
legajada con sus rótulos ordenadas en series y subseries).
-Contar con personal debidamente capacitado para llevar una óptima organización en el
área de archivo según como rige la ley.
-Brindar una buena unidad tecnológica para poder acceder a la información requerida por
los usuarios.
-Contar con un área específica para la organización de los documentos (buena
iluminación, lugar fresco donde no haya humedad y plantas que deterioren los
documentos, ventilación) para la conservación de estos en su ciclo vital.
- Para facilitar la búsqueda de documentos elaboraremos una planilla
Misión
Sana IPS se crea con el fin de bridar una nueva opción a la comunidad del municipio de
armenia, que piensa en su salud y bienestar.
Ofrecemos las mejores soluciones y tales como: citología, odontología y medicina
general contando con servicios de calidad y tecnología de punta.
Visión
Sana IPS pretende estar posicionado a nivel departamental y nacional, contando con los
mejores estándares de calidad mejorando continuamente los procesos y equipos
tecnológicos contando con personal calificado.
6. Tipo de Comunicaciones a manejar en la Entidad “SANA IPS”
6.1 Archivo electrónico: la empresa contara con una red, donde se recibirán y
enviaran todos aquellos documentos producidos por dicha entidad, para comunicar
información importante que requiere de una pronta respuesta en un tiempo determinado
de dos a tres días hábiles.
6.2 Comunicaciones oficiales: de esta se encargara el funcionario de cada
dependencia generado como soporte una serie de documentos, tanto en el ámbito
interno como externo, todas las dependencias de SANA IPS SALUD son fuente de
información por tanto su presentación, su distribución la correcta utilización de técnicas
mecanográficas, garantiza que el mensaje llegue al destinatario.
6.3 Correspondencia: adoptar programas para administrar la conservación de
documentos con un orden de planilla de radicación distribuyendo así la información
recibida por la entidad a cada funcionario con su respectivo asunto.
6.4 Documento electrónico de archivo: manejaremos un programa sistematizado
en el cual se llevara el control de los documentos recibidos generados y almacenado
organizados por carpetas el cual facilite su búsqueda automáticamente.
6.4.1 Documento original: es la información primaria que garantiza su originalidad y
autenticidad la cual no sufrirá modificaciones ni alteraciones.
6.4.2 Documento público: la empresa, tramitara documentos del cual se encargara
el funcionario correspondiente para comunicar información de carácter público
(circulares y memorandos externos)
6.5 Radicación de comunicaciones oficiales: procedimiento por el cual la
empresa asignara un número consecutivo, a todas las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la hora y fecha de recibido o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite.
6.5.1 Registro de comunicaciones oficiales: la empresa empleara un
procedimiento por medio del cual ingresaremos en nuestros sistemas todas las
comunicaciones recibidas o producidas, para dejar constancia de todos los datos de la
correspondencia y así llevar un control permanente establecido por la ley.
Los datos a registrar son:
- nombre de la persona y entidad remitente o destinataria
- nombre o código de las dependencias competentes
- número de radicación
- nombre del funcionario responsable del trámite.
-anexos y tiempo de respuestas.
6.5.2 Serie documental: la empresa se encargara de darle un nombre a cada
conjunto de documentos homogéneos y emanados de un mismo órgano, para así facilitar
su búsqueda y el control de todos los documentos que entran a la empresa.
6.6 Unidades de correspondencia: nuestra empresa contara con un personal
debidamente capacitado para el desarrollo de sus funciones lo cual le facilite enviar,
recibir y controlar oportunamente los trámites de cada comunicación.
Nuestra unidad de correspondencia manejara los siguientes procesos de gestión
documental:
6.6.1 Recepción: esta se encargara de verificar las firmas, los folios, copias, anexos,
observar el estado de conservación del documento. Si el documento está incompleto se
determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolverlo a la dependencia
correspondiente. Esto se aplicara tanto en las comunicaciones internas como externas.
6.6.2 Distribución: para los documentos recibidos se creará una planilla para
distribuirlos a las dependencias correspondientes, luego la unidad de correspondencia se
encargara de hacer entrega de los documentos a cada dependencia y esta dejará una
constancia de recibo de los documentos en la planilla elaborada, para los documentos
internos estos se entregaran con sus respectivos anexos (si los hay) a cada dependencia
en el horario establecido.
6.6.3 Radicación: nuestra empresa manejara un formato digitalizado donde se
manejara un registro de correspondencia que entra y sale de la empresa llevando control
de fecha, hora, N° de radicación, empresa que lo remite, asunto y firma del destinatario.
6.6.4 Trámite: la dependencia recibirá documentos de otra dependencia si no amerita
trámite se colocara en una carpeta en la serie documental correspondiente, si lo amerita
el jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente y este se
encarga de darle el manejo respectivo proyectando así la pronta respuesta.
6.6.5 Organización Documental: la persona responsable del manejo de archivo se
encargara de archivar los documentos en la diferente carpetas legajadas (cada carpeta
debe contener máximo 200 folios) organizando en orden cronológico del más antiguo al
más reciente, divididas en series y subseries (si lo amerita) debidamente marcadas con su
respectivo rotulo, (formato indicando el contenido de la carpeta).
6.6.6 Consulta de documentos: la persona encargada del archivo es responsable
de manejar las consultas tanto del usuario interno como externo sobre un asunto o
documento.
6.6.7 Tiempo de respuesta para las comunicaciones enviadas: para
documentos como derechos de petición se debe dar una respuesta de 9 a 10 días
hábiles, para cartas comerciales de información de carácter urgente se debe de dar
respuesta inmediatamente después de haber leído el contenido y enviarlo
electrónicamente por correo electrónico o vía fax mientras llega en medio físico (el
documento original), igualmente para actas, circulares y memorandos.
6.6.8 Conservación Documental: nuestra entidad será responsable por la
adecuada conservación de los documentos, pautas que se aseguren de la integridad de
los documentos, desde el momento de su producción utilizando normas aplicables,
conservándose así en un lugar fresco y seco que tenga buena iluminación y ventilación.
6.7 Responsable de las Firmas: responsabilidad de los jefes de las áreas. El
encargado en nuestra empresa será el gerente departamental, este velara por todos los
documentos comerciales y la información de suma importancia.
6.7.1Profesional Financiera: que se encarga de firmar todos los acuerdos de pagos,
mesas, conciliaciones.
6.7.2 La Profesional de Recursos Humano: firma permisos y todo aquello que
requiere control laboral y personal.
6.7.3 La Profesional Archivística: se encargara de firmar todo aquello relacionado
con las planillas de envió y recibo de correspondencia, firmar constancia de entrada y
salida de documentos.
6.8 Procedimientos para la Radicación de Comunicaciones Oficiales
Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le
entregará de inmediato su copia debidamente radicada, velaremos por la transparencia de
la administración, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación.
6.8.1 Numeración de Actos Administrativos: la numeración de los actos administrativos
será consecutiva y las oficinas que se encargaran será la gerencia; llevará los controles,
las consultas y los reportes necesarios de la empresa.
6.8.2 Comunicaciones Internas: se manejaran los documentos generados y enviados
entre miembros y oficinas dentro de la empresa ejemplo:
Documento con número de correspondencia interna 342 generado en SANA IPS fecha:
04/ 07/ 2011
6.8.3 Comunicaciones Oficiales Recibidas: son todas aquellas recibidas o producidas
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente
del medio utilizado. Se encargara el funcionario al que le llegue la comunicación.
6.8.4 Comunicaciones Oficiales Enviadas: es la correspondencia que se despacha,
para ello se debe llevar un numero de CITE solicitado al sistema el cual lleva un
correlativo diferente por oficina y por año ejemplo: documento con número de cite 25
generado en la paz 27/10/2011.
6.9 Imagen Corporativa: con el propósito de que nuestra entidad lleve siempre una
buena imagen, estableceremos los formatos en que se presentaran las cartas comerciales
(circulares, memorandos y cartas), teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
6.9.1CIRCULAR: Es una comunicación interna de carácter informativo, dirigida a varios
destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, así como las normas
generales y asuntos de interés común.
6.9.2 Memorando: Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el
fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna
situación, en particular.
6.9.3 La carta: Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para
informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.
7. HORARIOS DE RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Y DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Nuestra unidad de correspondencia manejara los respectivos horarios en un lugar visible
y de fácil acceso para los usuarios y para el personal encargado del manejo de las
comunicaciones, de la siguiente manera:
7.1. Horarios de atención al público: de lunes a viernes de 7:30 a 11:00 Am y de
2:00 a 6:00 Pm.
7.1.2. Horarios de recibo y despacho de comunicaciones: martes y jueves de
11:00 a 12:00 m.
7.1.3. Horarios de comunicaciones internas: martes y jueves de 3:00 a 4:00 Pm.
8. Anexos 1: Producción Documental
8.1 Formatos de las cartas comerciales: estas se manejarán en bloque sencillo.
8.1.2 Circular
8.1.3 Memorando
8.1.4 Carta
Espacio
Para
Logotipo
EMAC SALUD
………………..
……………….. (3 interlíneas)
…………………
CIRCULAR N°...…………….
………………..
………………. (3 interlíneas)
……………….
CODIGO DEPENDENCIA- número de serie y subseries
Ciudad-fecha
………………..
……………….. (2 interlíneas)
DESTINATARIOS
……………………
…………………… (2 interlíneas)
Asunto:
………………… (3 interlíneas)
…………………
………………….
Texto…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………...
………………… (2 interlíneas)
Despedida
………………
……………… (3 interlíneas)
……………….
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
Anexos (opcional)
………….. (1 interlínea)
Datos del transcriptor
Márgenes: superior – izquierdo 4 y derecha - inferior 3
EMAC SALUD
……………………………………..
…………………………………….. (3 interlíneas)
……………………………………..
MEMORANDO
……………………………………
…………………………………… (3 interlíneas)
…………………………………….
Código: XXXXX-XXXXX
…………………………….. (1 interlínea)
Ciudad, fecha
…………………………………………..
………………………………………….. (3 interlíneas)
…………………………………………..
PARA: NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
…………………………………………. (1 interlínea)
DE: DEPENDENCIA QUE EMITE LE MEMORANDO
……………………………………….. (1 interlínea)
ASUNTO: …………………………………………………………………………….
………………………………………..
……………………………………….. (3 interlíneas)
………………………………………..
TEXTO………………………..………………………………..
…………………………………………………………………… …………………………………
……………………………
………………………………………
………………………………………. (2 interlíneas)
DESPEDIDA
……………………………….
……………………………….. (4 interlineas)
………………………………
………………………………
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
Anexos (si los hay)
………….. (1 interlínea)
Datos del transcriptor
MÁRGENES: superior e izquierdo 3 cm, inferior y derecho 2.5 cm
(Cód. Dependencia) (cód. serie y subseries) Radicado N° xxxx -xxxx
…………….. (1 interlínea)
Cuidad
……………..
.................... (3 interlíneas)
……………
Señor, Doctora, Ingeniero
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación – Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio
………………..
……………….. (2 interlíneas)
Asunto
………………
……………… (2 interlíneas)
Saludo
……………… (1 interlínea)
Texto…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………
………………
……………… (2 interlíneas)
Despedida
…………………
…………………
…………………. (4 interlíneas)
………………….
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
………………..
……………….. (2 interlíneas)
Anexos (opcional)
……………….. (1 interlínea)
Datos del transcriptor.
Márgenes: superior – izquierdo 4 cm y derecho – inferior 3 cm
001
Armenia, 9 de abril de 2012
Doctora
Carolina Cárdenas
Gerente administrativa
Sana
Cra 14 calle 13 norte
Armenia
Asunto: Renuncia
Cordial saludo:
Me permito informarle que por motivos de viaje me es necesario retirarme de esta
prestigiosa empresa desde la fecha 19 de abril de 2012.
Le agradezco inmensamente por la oportunidad que me brindó de prestar mis servicios
como archivista en la parte interna de esta empresa.
Agradezco su comprensión al respecto.
Tatiana Villa
Archivista
Marisol N.
CIRCULAR
1-6003
Armenia, 2 de mayo de 2012
PARA TODO EL PERSONAL DE SANA
Asunto: Porte obligatorio del uniforme
A fin de informarle a todo el personal el porte obligatorio y adecuado del uniforme, para
lograr así la buena imagen de la empresa.
Esta nueva directriz empezará a regir a partir del 7 de mayo de 2012, quién aún no tenga
el uniforme por favor acercarse en brevedad posible a la oficina de recursos humanos.
Atentamente,
Marisol Naranjo
Administración
Marisol N.
MEMORANDO
02117
Armenia, 9 de mayo de 2012
PARA: Señora Carolina Cárdenas, Gerente
DE: Jefe de archivo
ASUNTO: Informe de inventario
Con el debido respeto me permito informarle que el viernes pasado 4 de mayo del
presente año realicé un inventario detallado de toda la documentación que se maneja en
el archivo de gestión.
Esto, con el fin de verificar que documentos se encuentran activos y en permanente
consulta, también para saber que procesos se le debe hacer a los demás documentos
que ya no tienen valor para la empresa.
Cordialmente,
Dahiana Salazar
Anexo: Informe escrito
Copia: Señora Marisol Naranjo, Asistente de Gerencia
Marisol N.
9. Anexos 2: planillas de comunicaciones
9.1 Planilla de comunicaciones recibidas
9.1.2 Planilla de comunicaciones despachadas
OO13O7 OO13O7 O8/feb/2O12 javier ramires torres comunicación interna diana marcela cruz O
FIRMA Y FECHA
EMAC SALUD FORMATO DE RADICACION
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CONSECUTIVO C RELOJ FECHA RECIBIDO REMITENTE TIPO DE DOCUMENTO Y ASUNTO DESTINATARIO N°DE FOLIOS OBSERVACIONES
FIRMA RECIBIDO OBSERVACIONES
07/02/2012 00761-01 MARIA ELENA GARCIA GOMEZ VARIOS ORDEN PAGO
EMAC SALUD DEL QUINDIO
PLANILLA DE RADICACION Y CORRESPONDENCIA DESPACHADA
FECHA RADICACION DE. PARA ASUNTO EMPRESA
TRAMITE
MINIMANUAL DE
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
MINIMANUAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DAHIANA SALAZAR MOLINA
EMILSEN ROJAS
LEIDY TATIANA VILLA
MARISOL NARANJO
YENCY CAROLINA CÁRDENAS
INSTRUCTORA:
ANDREA CAROLINA VALBUENA
SENA QUINDIO
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
ARCHIVO
16 de mayo de 2012
10. INTRODUCCIÓN
El siguiente manual está basado de acuerdo a la reglamentación generada por el
Archivo General de la Nación en el acuerdo No. 039 de 2002 la cual regulan los procesos
de aplicación en las Tablas de Retención Documental según el artículo 24 de la ley 594
de 2000.
Este manual se crea con el fin de llevar un control y manejo en los archivos a través de
las Transferencias Documentales de acuerdo con el tiempo y la disposición final
estipulados en las Tablas de Retención Documental evitando así la acumulación de
documentos asignándoles un valor archivístico.
10.1 OBJETIVOS GENERALES
Este manual tiene como objetivo facilitar el acceso y consulta de documentos a los
funcionarios de archivo de la administración, con esto se requiere dar apoyo facilitando
labores de organización, garantizando una mejor seguridad mediante las trasferencias
documentales brindando una adecuada conservación durante su ciclo vital y su
disposición final.
Las transferencias Documentales nos permiten remitir los documentos del archivo de
gestión al archivo central y de este al archivo histórico pasando a ser un valor secundario
de acuerdo al tiempo fijado en las Tablas de Retención Documental.
10.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Garantizar a los funcionarios el acceso a la información
Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
Solucionar el problema de la acumulación de documentos de la dependencia.
Guardar la documentación en las mejores condiciones de conservación
11. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
11.1 DEFINICION E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
En nuestra empresa se manejará con el fin de promover un mejor manejo y control de los
documentos en cada fase, para que así los funcionarios y encargados de los documentos
puedan tener fácil acceso a estos.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya
que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
En el área archivística las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo y el control integral de los documentos en cada fase.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa
y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Estipula el tiempo para los documentos en cada fase del archivo.
11.2CONCEPTOS
Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación
Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
11.2.1 Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de la
Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos y con la evaluación de las TRD.
11.2.2 Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una
Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un
mismo asunto.
11.2.3 Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo.
11.2.4 Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales
representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la
selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,
temáticos, entre otros.
11.2.5Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser
generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas.
11.2.6 Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier
institución y que cumple funciones de apoyo.
12. PROCESOS TÉCNICOS DE LA DOCUMENTACIÓN
El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos
que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación,
Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las
Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se
detalla cada uno.
13. IDENTIFICACIÓN
La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la
documentación motivo de análisis.
Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un
fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de
la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en
el nivel que se quiere caracterizar y describir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera
como se realiza la descripción, así:
FONDO SECCION SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la
entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones
documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
13.1 VALORACIÓN
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental de nuestra entidad, ya
que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia
en cada una de las fases de archivo.
13.2SELECCIÓN
La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:
- Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administración o por el usuario externo.
- Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad
productora.
- Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
- Garantizar la conservación documental.
Para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta los siguientes elementos
indispensables:
- La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
- La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
- La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
- Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a
través de muestreo.
13.3 Eliminación
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnología.
- La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es
responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.
- Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que
han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se
cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.
- Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y
este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su
respectivo inventario.
MINIMANUAL
DE
CONSERVACIÒN
DOCUMENTAL
PROGRAMA DE CONSERVACIÒN DOCUMENTAL
MARISOL NARANJO HERNÀNDEZ
LEIDY TATIANA VILLA
DAHIANA SALAZAR
CAROLINA CÀRDENAS
EMILSEN ROJAS
INSTRUCTORA
ANDREA CAROLINA VALBUENA
TÈCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÒN DE ARCHIVOS
SENA REGIONAL QUINDÌO
ARMENIA
13 DE junio de 2012
14. INTRODUCCIÒN
Implementar un manual de conservación documental para la ejecución de procedimientos
en sus diferentes niveles de conservación física o sistemáticamente en cualquiera de las
fases por las que atraviesa el documento en su ciclo vital, las cuales se deben establecer
unos criterios para el manejo de dicha documentación.
15 OBJETIVOS
15.1GENERALES:
Esta guía documental tiene como objetivo conservar los documentos utilizando diferentes
métodos de limpieza y su debido almacenamiento con material adecuado que evite el
deterioro del documento.
Se pretende contratar en nuestra empresa personal capacitado, encargado de conservar
y custodiar los documentos, implementando estrategias de conservación como el control
de las condiciones ambientales y de depósito de almacenamiento, manipulación y
mantenimiento.
15.1.2 ESPECIFICOS:
- Preservar y conservar el patrimonio documental
- Procesar la limpieza para la eliminación de los hongos, material particulado como
restos producidos por la oxidación de tintas escolantes y partículas resultantes del
desempaste.
- Desarrollar la actividad de limpieza documental y los requerimientos técnicos e
insumos de seguridad.
- Organizar los documentos por fechas, expedientes o numéricamente, respetando
el orden en que se originan los documentos facilitando su fácil acceso de consulta.
- Almacenar la documentación en cajas o legajos debidamente clasificadas y
ordenadas.
- Manejar un inventario documental de todos los documentos que genera la entidad.
- Conservar la documentación ya almacenada en estantería.
16. Programa de conservación documental
Nuestra empresa SANA IPS este programa se manejará llevando un orden en los
procesos archivísticos que antes de pasar a organizar y conservar los documentos en sus
diferentes soportes, es necesario hacer una clasificación del documento para tener un
claro conocimiento de la información que este contenga.
Para una mejor organización se recomienda respetar el orden originario del documento,
después de clasificados en series, sub series, expedientes o asuntos, se pasan a la
instalación ya sea en cajas, legajos o atados.
Antes de confeccionar un plan de preservación debemos tener en cuenta lo siguiente:
16.1 Ubicación: donde y como estará situado el archivo. Obtener información sobre el
suelo de este si hay aguas subterráneas, si cerca hay alguna industria contaminante o de
productos inflamables.
16.1.2 Aspectos Estructurales.
- utilizaremos estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberán estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra
que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor
tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.
16.2. Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.
16.2.1Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera
de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y
tratamiento de los documentos.
16.2.2 Instalación: se comprobara lo siguiente: que los sistemas de alarma, tanto de robo
como de incendio, estén en perfectas condiciones; al igual que los sistemas de extinción
de incendios.
Que los deshumidificadores y el sistema de climatización y/o refrigeración funciones
perfectamente y sin interrupción las 24 horas del día y que no tengan ningún tipo de
perdida.
También debe comprobarse el mobiliario: este debe ser adecuado a los documentos que
albergan.
Si las estanterías están separadas de las paredes, si hay algún tipo de condensación
encima de ellas, si se hallan en buen estado, si están oxidadas (en
el caso de que sean de madera, si tienen agujeros producidos por la salida de insectos)…
También se controlará con especial cuidado la atmósfera interna: temperatura, humedad,
grado de contaminación, ventilación, acumulación de polvo, etc.
• 16.3Personal y manipulación:
Contaremos con un personal capacitado para trabajar en el archivo y realizar sus
funciones y que sepa lo que debe y no debe hacer en caso de emergencia
Si está informado de cómo debe tratar los documentos y cómo tienen que ser
manipulados para ser servidos al público, cómo se les debe quitar el polvo, cómo actuar
en caso de que se le rompa una hoja o en caso de que haya que encuadernarlo.
Cuando tengamos los datos sobre el estado de conservación de los fondos
estableceremos un plan de conservación que deberá tener en cuenta:
• estado de conservación.
• unicidad de las piezas o colecciones.
• valor histórico, administrativo o artístico.
• uso y consulta.
• 17. Objetivos de este plan:
• establecer un orden de prioridades sobre cuáles son las piezas que deben ser
restauradas.
• determinar que tipo de protección individualizada necesitan los fondos (carpetas,
fundas, bolsas, etc.).
• establecer un plan de reproducción de los fondos para evitar la consulta directa de los
originales.
17.1Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de
20 cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de
70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.
17.2Material Documental: Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 grados centígrados con una fluctuación diaria de 4 grados
centígrados.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
17.2.1 Material documental: Fotografía.
- Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 grados centígrados.
Humedad relativa de 40% a 50%
- Color: Temperatura menor a 10 grados centígrados.
Humedad relativa de 25% a 35%
17.2.2 Ventilación.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a
dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
17.2.3 Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas
como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio
de emplazamiento de la edificación.
17.2.4 Mantenimiento.
- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y
para el efecto se deben emplear aspiradoras.
18. LIMPIEZA PARA LOS ARCHIVOS
La conservación de todos los documentos en nuestra empresa de sana IPS se realizará
por medio de uno de los programas más importantes, el constituye la limpieza puntual de
unidades de los fondos documentales. Esta limpieza se hace con el fin de evitar que se
propague los insectos, hongos, levaduras o bacterias también para buscar, eliminar las
esporas de los hongos y en general, el material particulado como restos producidos por la
oxidación de tintas, residuos de encolantes y partículas resultantes del desempaste esto
es con el fin de reducir los procesos de deterioro de los soportes en papel. Ya que puede
llegar a producir deterioro de tipo químico
Quien realice esta labor, deberá tener cierta sensibilidad y habilidad manual para la
correcta manipulación de los documentos, pero sobre todo, una conciencia
fundamentada sobre la importancia que se debe tener para la conservación de todos los
documentos del archivo teniéndolos en las mejores condiciones midiéndole la
temperatura, los niveles de la luz y la humedad para garantizar la durabilidad física y
Todo se realizara mediante el acuerdo 048 del 2000 que habla de la conservación de los
documentos
18.1 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DE ARCHIVO
19. CRITERIOS GENERALES DE INTERVENCIÓN
Para la limpieza y desinfección de nuestros documentos no debemos aplicar productos
directamente sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodología y
de las reacciones químicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el
soporte, la tinta y otros materiales sustentados del documento.
20. CRONOGRAMA Y PERIODICIDAD
Para el programa de limpieza de documentos, áreas de trabajo y de depósito será
permanente y periódico. En las áreas de depósito, se debe procurar la realización de una
limpieza en seco y en húmedo y un control de eficiencia por lo menos una vez al mes. Las
áreas de trabajo y de limpieza documental deberán ser programadas diariamente. Tanto
la programación como los controles deberán quedar consignados en formatos
(cronogramas) diseñados con el propósito de
Ver la capacidad del personal de trabajo, la cantidad de metros lineales de la
documentación a la que se le ha hecho la limpieza
Antes de empezar a realizar cualquier tipo de limpieza se realizara primero un
cronograma para verificar el estado de conservación y las prioridades para a partir de esta
encuesta iniciar la limpieza con los documentos mas afectados teniendo en cuenta todos
los pasos a seguir mencionados anteriormente.
21. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS
Entre los aspectos que se nombran, están las medidas de protección personal que deben
seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si realizan acciones de
limpieza. estas personas llevan a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una
dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y
máscaras desechables, entre otros implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo,
como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos
22. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO
Como la Limpieza es uno de los programas más importantes para la conservación
preventiva del material documental. Una limpieza inadecuada o la falta de ella pueden
causar muchos daños costosos y algunas veces irreparables. Por lo que siempre hay que
hacerle la limpieza a los documentos ya que el polvo y la humedad generan los
microorganismos y la formación de manchas sobre el material documental
Limpieza y desinfección de los documentos para evitar hongos
23. MATERIALES QUE UTILIZAREMOS EN SANA IPS
- Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
- Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave
- Material plástico: clips - ganchos
- Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca)
- Hojas de papel periódico blanco
- Alcohol antiséptico al 70%
- Aplicadores o hisopos de algodón
- Papel absorbente o secante
- Detergente
-Causas de deterioro en los documentos:
La tinta metal ácida: es permanente porque es acida y destructiva
La humedad: los hongos crecen entre CD por las condiciones de humedad logrando la
misma reacción en los documentos
Bacterias: con colores morados y rosáceos atacan la estructura de las cadenas
moleculares del papel
24. HAY DOS TIPOS DE DETERIORO
24.1 Intrínsecos: Corresponden a los que se producen por los materiales que
Constituyen a los bienes culturales, la técnica de manufactura, los procedimientos
Constructivos que se emplearon para realizarlo. Esto indica que no importa en
Dónde se encuentre el bien cultural, los motivos de su deterioro están en su propia
Constitución y se acentúan o atenúan por el ambiente en el que se ubican
24.2 Extrínsecos. Son todos los agentes que derivan de fuentes externas al
Objeto y que no dependen del bien cultural. Incluyen todos los agentes naturales,
Físicos, mecánicos, químicos, biológicos y humanos. Los factores extrínsecos de
Deterioro se clasifican en:
Ambientales: luz, HR, temperatura y contaminantes atmosféricos
Biológicos: ataque de insectos y microorganismos.
Catastróficos: inundaciones, robos, incendios, etc.
25. INSECTOS COMEDORES DE CELULOSAS DEL PAPEL:
Larva
Piojo
Termita obrera
Pescadito de plata
Evitaremos estos factores para el incremento de la temperatura en los papeles
• Fisuras
• Agrietamiento
• Encogimiento
• Decoloración de tintas
• Debilitamiento
• Desecación
La temperatura adecuada para materiales celulósicos es de no más de 20º C. Sin
Embargo, la temperatura no es un fenómeno aislado, a su vez depende directamente
De la humedad
26. Luz:
Como es bien conocido el papel tiende a decolorarse rápidamente cuando es expuesto
Continuamente a la luz, debido a que la luz y la radiación ultravioleta son absorbidas
Por los enlaces dentro de las moléculas de celulosa, nuestra empresa contara con las
debidas normas establecidas para la conservación de documentos.
El daño se manifiesta de dos maneras: en primer lugar, por el deterioro más conocido
El amarilla miento del papel; pero el daño no se limita al soporte también los elementos
como los lomos de los libros
En segundo lugar el envejecimiento prematuro del papel: que hace que se vuelva
Quebradizo, produciendo el debilitamiento de su estructura debido a la ruptura de las
cadenas moleculares de la celulosa.
27. CONCLUSIONES
Con este programa de conservación documental se pretende mejorar la conservación de
los documentos de gestión que reposa en nuestra empresa, teniendo en cuenta el
cuidado y trato que se le debe dar a la documentación ya que es de vital importancia, ya
que hay documentación más delicada que otra.
Este programa de gestión documental nos ha dado a conocer y a implementar normas
para el manejo del archivo de nuestra empresa, para dar a conocer como se deben
almacenar los documentos producidos, estipular tablas de retención para la conservación
que se debe tener en el archivo y hacer unas trasferencias documentales seleccionando
los archivos más importantes, para su disposición final sea cual fuere su proceso.
28. ANEXOS
. Hojas de Vida
. Cedulas
.Pasado Judicial
.Certificados de Estudio
. Examenes Medicos
CONVENCIONES:
CT Conservacion total Firma Responsable: Yency Carolina Cárdenas
E eliminación Jefe de Archivo
M Microfilmación
S Selección
Fecha: 04 de mayo de 2012
se microfilman y luego se elimina el
soporte fisico por que no se considera
de ningun valor en la empresa.x x
5.3Tabla de Retención tafifa general
15 18 x x
5.2Tablas para el personal de planta
15 18
5.1 Tablas de Retención Salarial 15 18 x x
se microfilman y luego se elimina el
soporte original para que quede en
evidencia en el archivo electrónico.
5Tabla de Retención salarial para
empleados
x
4.3Movimientos Aplicados en Nomina
10 15 x x
x x
4.2Reportes quincenales de la Nómina
10 15 x
4.1 Nóminas de Empleados 10 15
4 Nominas
se microfilman y luego se elimina el
soporte original para que quede
evidencia hasta su dispocisión final
se microfilman y se elimina el soporte
original, para que quede evidencia
electronicamente.5 80 x x
x
x x
3 Historias Laborales
x x
2.3 Contratos Manos de Obra 20 15 x
2.2 Contratos Fijos 20 15
2.1 Contratos por cooperativa 20 15
Contratos2
seleccionar un porcentaje de
documentos de cada subserie por su
valor administrativo y el otro porcentaje
se elimina, por que no cuentan con un
valor importante.
x
x x
x x
xCursos Complementarios de
sistemas1.1
Primeros auxilios1.2
1.3 Servicio al Cliente
3 2
3 2
3 1
Capacitaciones
OFICINA PRODUCTORA: Talento Humano
SERIES SUBSERIES
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: sana IPS
M PROCEDIMIENTOCT E S
DISPOCISIÓN
FINALCODIGO
DEPENDENCIA
(CODIGO)SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
ARCHIVO
DE GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
15
