PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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MANUAL DE CORRESPONDENCIA
LAURA JULIANA MEDINA LULIGO
EDITH HINCAPIE ZAPATA
KARINE LIZTEH ARENAS MORALES
VIVIANA ARIZA VASQUEZ
SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
ARMENIA QUINDIO
16-03-2012
Carrera 17 # 16-00 [email protected]
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
LAURA JULIANA MEDINA LULIGO
EDITH HINCAPIE ZAPATA
KARINE LIZETH ARENAS MORALES
VIVIANA ARIZA VASQUEZ
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ANDREA CAROLINA BALBUENA
INSTRUCTORA DE ARCHIVO
SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
ARMENIA QUINDIO
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Contenido
Pagina
Justificación………………………………………………………………………1 Objetivo general………………………………………………………………….2 Objetivo especifico……………………………………………………………...3 Misión………………………………………………………………………………4 Visión………………………………………………………………………………5 Alcance…………………………………………………………………………….6 Manual de correspondencia…………………………………………………...7 Responsabilidades……………………………………………………………...8 Correspondencia recibida……………………………………………………..9 Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida……………..10 Digitalización de correspondencia recibida……………………………….11 Correspondencia despachada……………………………………………….12 Comunicación interna………………………………………………………….13 Archivo……………………………………………………………………………14 Glosario…………………………………………………………………………...15 Definición de la tabla de retención documental…………………………...16 Definición de las transferencias……………………………………………...17 Importancia de las transferencias documentales………………………..18 Transferencias documentales………………………………………………..19 Segunda transferencia…………………………………………………………20 Tercera transferencia…………………………………………………………..21 Conservación de los documentos…………………………………………..22 Conclusiones……………………………………………………………………23 Definición de conservación documental…………………………………...24 Importancia de la conservación documental……………………………..25 Criterios para la intervención y conservación de los documentos……26 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos……………...27 Conclusiones…………………………………………………………………….28
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INTRODUCCION
Para satisfacer una necesidad que todos tenemos de poseer de una vivienda
cómoda y económica, ha surgido en el mercado de la construcción una
alternativa que ofrece una excelente oportunidad encaminada a brindar una
posibilidad real y concreta. Para la construcción de esta vivienda se utiliza un
innovador sistema de tecnología avanzada.
Además se debe tener en cuenta los siguientes procedimientos:
La correspondencia documental es necesaria para recibir y despachar la
documentación a las demás entes.
La cual es la encargada de gestionar de forma centralizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestion
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
llevaran en los archivos de gestion, centrales e históricos.
.
También nos habla de la importancia de las trasferencias ya que nos permite
establecer las normas y plazo de permanencia fijado en una de las etapas del
ciclo vital de los documentos. También nos ayuda asegurar y facilitar el manejo
de la documentación, garantiza a los ciudadanos el acceso a la documentación.
Por último está la conservación documental, el cual nos permite tener un buen
manejo sobre los documentos.
Este consiste en realizar los procedimientos de intervención documental en los
niveles de conservación preventiva, conservación y restauración. Además, en
la conservación se debe tener en cuenta las condiciones de edificios y locales
destinados a archivo que garanticen la adecuada conservación.
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JUSTIFICACION
El presente proyecto “vega construcciones” tiene que ver con el desarrollo
microempresarial en todo el país, enfocándola desde la doble perspectiva de su
misma dinámica y potencialidad tanto a nivel comercial como productivo.
Permanentemente observamos la diversidad de la empresa como un fenómeno
complejo desde la perspectiva económica y social, lo cual hace digno de
análisis y de ser tenido en cuenta en cualquier plan de desarrollo, vega
construcciones vendría a ser el complemento ideal, es decir una vivienda como
motor de desarrollo económico.
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OBJETIVO GENERAL
Comprender el sistema de control a través de la unidad de correspondencia,
estableciendo las normas y procedimientos para el recibo, elaboración,
distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna
como externa. También tener en cuenta la importancia de las trasferencias
documentales de nuestra empresa e identificar los valores primarios y
secundarios de la documentación, para así poder lograr una buena
clasificación, ordenación y conservación de los documentos. Además tener
claro los criterios para ejecutar los procedimientos de conservación preventiva,
conservación y restauración. Para así, lograr una buena preservación
documental.
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OBJETIVO ESPECIFICO
1. construir e implantar los medios y mecanismos apropiados que permitan
un acertado control para archivar, localizar y consultar en forma fácil,
rápida y segura cualquier documento.
2. verificar en un momento dado la dependencia o empleo al cual se ha
entregado correspondencia recibida o interna.
3. dar información oportuna a los directivos y dependencias en general
sobre documentos trasmitidos.
4. asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de
documentos en cada una de las dependencias o archivo de la corporación.
5. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
6. Dar a conocer la producción y evitar la acumulación irracional de los
documentos.
7. Identificar los diferentes tipos de transferencias documentales.
8. identificar los criterios de intervención
9. tener en cuenta la conservación preventiva, conservación o
restauración de los documentos.
10. Adoptar la conservación preventiva de los documentos.
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MISION
Somos una organización estable y confiable enfocada en la realización de
viviendas, ser reconocidos regionalmente como la mejor cadena prestigiosa
que nos diferencia de las demás, y adicional a esto contamos con amplia
experiencia en la realización de construcciones.
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VISION
Ser la mejor constructora de viviendas a nivel nacional e internacional dentro
de 5 años y ser reconocidos por la calidad, superación, organización de
nuestros servicios en conjunto con la comunidad.
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ALCANCE
Constructora en el eje cafetero con personal encargado de recibir y
digitalizar la correspondencia o comunicaciones internas.
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Responsabilidades:
La ingeniera, su secretaria y todo el personal de las constructoras del eje
cafetero son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente
instructivo, vinculando a las áreas de recepción, despacho y archivo de
correspondencia.
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Correspondencia recibida:
Para el manejo de la correspondencia recibida se ha establecido el uso del
libro de control de correspondencia, en el cual se debe registrar toda la
documentación recibida tanto del cliente interno como el externo.
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Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida:
Logotipo de la empresa con fecha y hora.
Numeración correlativa, se debe asignar un numero a cada documento y
sellarlo dentro o al lado del logotipo.
Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.
Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el
servidor de documentos bajo el directorio que lleve el mismo nombre del
código de lugar.
Eje: documento con correlativo 5 recibidos en Armenia en fecha
27/02/2012
Si no existe un directorio es necesario crearlo.
Registrar en el sistema de control de correspondencia en la opción
cartas.
Enlace en el sistema de correspondencia del registro con archivo
digitalizado.
Registrar los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida
al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de
entrega en el libro de control de correspondencia.
Cuando la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del
destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una
copia a la persona que atiende la nota.
Para tener un mejor control de entrega el sistema cuenta con la opción
cartas, donde se registran las fechas y personas a quienes se
entregaron las notas.
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El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es
responsable de la devolución del documento al archivo una vez
aprendida.
Los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de
correspondencia y el sistema de control de correspondencia, el lugar
donde la nota se encuentra archivada.
Digitalización de correspondencia recibida: En la empresa la correspondencia debe ser digitalizada, considerando los siguientes criterios:
Digitalizar todo lo recibido. Correspondencia despachada: La correspondencia despachada debe llevar un número, el cual lleva un correlativo diferente por oficina. Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo.
OFICINA: CODIGO:
Armenia: Fundadores cerca al hotel estelar.
FCHE
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Pereira: CR. 11-47ª cerca al centro comercial victoria.
CCVP
Manizales: Por la 23 cerca al cable vía.
MNZLS
La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo o por otra persona que esta autorizada a la respuesta.
La empresa debe de contar con el logotipo de la entidad que recibe la correspondencia y debe ser archivada por la persona encargada de cada oficina.
Comunicación interna Las comunicaciones internas son documentos que se generan y se envían
entre miembros de la misma empresa.
Las comunicaciones internas digitalizadas con la firma del emisor, deben
ser enviadas mediante un correo electrónico a su destinatario, ya que
cualquier funcionario de vega construcciones es poseedor de una cuenta
de correo electrónico.
Estructura y forma:
Toda comunicación enviada debe escribirse en hoja tamaño carta y ser
redactada con letra Arial tamaño 1,4 en cursiva.
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ARCHIVO
Es importante mantener conservando y organizado un archivo que es
responsabilidad de la persona encargada del control de la
correspondencia de la oficina.
Toda documentación enviada o recibida debe estar archivada y tener un
orden correlativo.
Usar archivadores apropiados para cada documento.
La copia sellada puede mantenerse por carpetas u oficinas.
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GLOSARIO
implantar: establecer algo nuevo en un lugar.
Dependencia: es la capacidad funcional para el desarrollo de actividades
de la vida diaria y por requerir ayuda para su realización.
Tramitación: conjunto de trámites necesarios para llevar a adelante un
asunto o negocio.
Corporación: asociación que agrupa a personas que desempeñan la
misma actividad o profesión.
Factibilidad: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios
para llevar a cabo los objetivos o metas señalados.
Perspectiva: circunstancia que puede preverse en un asunto o negocio,
en especial si es beneficiosa
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Definición de la tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en la primera etapa del ciclo vital de los
documentos.
Facilita el manejo de la información, contribuye a la racionalización de la
documentación.
Garantiza la conservación y selección de los documentos que tienen carácter
permanente.
Permite a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.
Facilita el control y el acceso a los documentos.
Regula las trasferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
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Definición de las transferencias
Es un proceso habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a una
planeación ordenada y exacta que consiste en el traslado de los documentos
de un archivo a otro una vez que estos, hayan cumplido las normas
establecidas y el plazo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.
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Importancia de las trasferencias documentales
1. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
2. Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos.
3. Asegura y facilita el control y orden de los documentos
4. Da solución física y funcional a la acumulación de documentos en las
diferentes dependencias o instituciones productoras.
5. Recopila la información más importante ya sea de decisiones
administrativas o sean de valor histórico.
6. Guarda la documentación temporal o permanente, en una adecuada
conservación.
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Primeras transferencias:
Todos los documentos que hayan cumplido su tiempo determinado en la tabla
de retención documental y en el archivo de gestión serán enviados al archivo
central.
Deberán transferirse documentos previamente depurados extrayendo copias,
circulares, memorandos informativos que no impliquen valores secundarios.
Segunda transferencia:
Los documentos recibidos en el archivo central deberán ser verificados por el
administrador para darse cuenta si concuerda con la serie y subseries que
están registradas en el inventario, para así poder organizar las agrupaciones
documentales de acuerdo a su clasificación.
Tercera transferencia:
Esta documentación se conservara permanentemente de acuerdo a su valor
de la ciencia la investigación y la cultura, para así poder incorporarla al fondo
documental correspondiente.
Conservación de los documentos
La documentación se tendrá en un espacio adecuado con buena iluminación e
higiene para la conservación de los documentos, el personal dedicado a esta
labor debe permanecer con los elementos apropiados. Este proceso no se
debe realizar aisladamente y no se debe intercalar documentos que sean
afectados por la foliación. Todo documento que este afectado por agentes
biológicos deberá separarse del no contaminado, dicho material deberá
mantenerse aislado de la fuente de alta humedad y temperatura.
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Utilizar las cajas que cumplan con las especificaciones sugeridas por el archivo
general de la nación.
Las carpetas serán en cartulina neutra o cartulina blanca, el diseño será
adecuado al tamaño de la documentación.
Este proceso de amarre es importante para reforzar y facilitar su traslado.
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Conclusiones
Nosotras hicimos este mini manual de trasferencias con el fin de dar a
conocer la importancia de los trámites de documento.
Este mini manual de trasferencia es importante ya que nos permite
asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Los traslados de la documentación nos permiten solucionar, a nivel físico
y funcional, el problema de acumulación de documentos en las
unidades administrativas e instituciones productoras.
La tabla de retención en la transferencia documental es la que nos
permite concretar los resultados de los procesos de valoración y
selección.
El inventario de las series documentales es la que refleja la clasificación,
ordenación y descripción de la documentación administrativa.
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Definición de conservación documental
Es el conjunto de operaciones que tiene por objeto prolongar la vida de un ente
material, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una
vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y
restauración.
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Importancia de la conservación documental
La conservación documental nos da la facilidad de tener un documento en
buen estado y nos permite tener acceso a los documentos sin ningún
problema. También nos enseña que para tener una buena conservación de los
documentos es necesario tener criterios para la intervención, conservación de
ellos y las condiciones ambientales para así, tener un archivo con todos los
requisitos requeridos.
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Criterios para la intervención y conservación de los documentos
Para ejecutar la intervención documental es necesaria la conservación física y
funcional como función archivística el cual cuenta con los siguientes criterios .
Unidad del Objeto documental
La originalidad del objeto y los diversos valores que poseen los documentos
deben ser respetados teniendo en cuenta el documento producido y el valor
documental.
. Unidad del soporte y de la imagen gráfica
No importa sea cual sea su material de elaboración, el hecho es que este
conformado por un soporte y por una serie de documentos gráficos que
transmite la información consignada.
Integridad física del documento
Hacer un análisis cuidadoso para garantizar la permanencia, perdurabilidad,
compatibilidad, legibilidad y tener una buena manipulación de los documentos.
Criterios de intervención
Es implementar una serie de principios que impliquen un buen manejo de los
documentos y deben ser estables en el tiempo y en las condiciones
ambientales.
Valor de uso de los documentos.
Los documentos de valores primarios y secundarios no deben tratarse como
un objeto cualquiera, pues son de gran importancia para todos. además nos
sirve para llevar un control de la empresa.
Los materiales de intervención, y los procedimientos metodológicos que se
aplican en cualquiera de las fases de conservación-preventiva, conservación y
restauración documental son abalados por el laboratorio de restauración del
archivo general de la nación, ya sea por acuerdos o normas técnicas.
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Edificios de archivo.
Nuestro archivo cumplirá con las condiciones de edificación, medio ambiental,
almacenamiento, seguridad y un buen mantenimiento para una adecuada
conservación.
Ubicación.
El terreno donde se va construir no tendrá riesgo de humedad ni de
inundaciones.
Se hará en un lugar lejano de la contaminación de las fábricas o de las fuerzas
armadas.
Tantear que tanto de espacio se necesita para instalar la documentación a
cumulada.
Aspectos estructurales
Se utilizara estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos
son dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2.
Los pisos, muros, techos y puertas estarán construidos con material ignífugos
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la fricción.
Las pinturas tendrán propiedades ignifugas, estas las protege de incendios, y
se dejara el tiempo necesario para que se seque la pintura y no haya
sustancias nocivas que afecte la documentación.
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Capacidad de almacenamiento.
En el depósito de almacenamiento se tendrá cuidado con la seguridad y la
manipulación de los documentos.
Se cumplirá con las normas de temperatura para tener una adecuada la
conservación de los documentos.
El lugar destinado para el cuidado de la documentación cuenta con todos los
elemento necesarios y estará aislado para asegurar la permanencia de los
documentos.
Los lugares de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
alejados de los depósitos para una mejor seguridad.
El diseño de la estantería estará acorde con la dimensiones para evitar bordes
o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes se construyen en láminas metálicas solidas, resistentes y
estables con anticorrosivos.
La estantería se ubicara a 20cm de la pared.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
La documentación que sea microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video,
rollos cinematográficos o fotografía, disquetes y CD tendremos sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes acordes con
las dimensiones y recubrimientos antioxidantes e antiestáticos.
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Los documentos estarán sueltos o encuadernados con los sistemas de
protección. Los disquetes y C.D tendrán una unidad de conservación plástica
en polipropileno
Condiciones ambientales
El soporte papel tendrá una temperatura de 15 a 20 grados centígrados
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
La fotografía estará en blanco y negro y su temperatura será la misma del
soporte papel y humedad relativa de 40% a 50%.
La microfilmación su temperatura 17 a 20 grados centígrados y humedad
relativa de 30% a 40%.
Ventilación:
El caudal garantiza la renovación continua y ´permanente del aire dos veces
por hora.los estantes tendrán una adecuada ventilación.
Filtrado de aire:
Nosotras contaremos con medios de filtración de aire de ingreso como
partículas solidas y contaminantes atmosféricos.
Iluminación en depósitos.se tendrá una radiación visible lumínica, menor o
igual a 100 lux, radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen y se tendrá
iluminación artificial.
Se tendrá en cuenta la señalización para ubicar con rapidez para la atención de
desastres y las de evacuación y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento: la limpieza de las instalaciones y estanterías se hará con un
producto que no incremente la humedad ambiental
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Conclusiones
Los criterios para la intervención y conservación de los documentos son muy
necesarios para tener en buen estado los documentos.
Es importante que los archivos cumplan condiciones de edificación, medio
ambiental, seguridad y un buen mantenimiento para una adecuada
conservación.