PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ANE

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 1

FECHA DE APROBACIÓN: 06 03 15

VIGENCIA: 06 03 17

APROBADO POR COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE LA

AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO – ANE

Elaborado por:

Karley Dalini Lamk Orozco – Profesional Especializado Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas ANE

Enrique Ballesteros – Siscorp de Colombia S.A.S

Outsourcing de Gestión Documental

2015

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Oscar Giovanni León Suárez Director José Guillermo Calderón Navarro Asesor Dirección General Agencia Nacional del Espectro – ANE Calle 93 No. 17-45 pisos 4, 5 y 6 Teléfono 6 000030 Fax 6 000090 www.ane.gov.co


CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES

1. Introducción

2. Aspectos Generales de la entidad 2.1 Naturaleza Jurídica 2.2 Misión 2.3 Visión 2.4 Principios 2.5 Valores

2.5.1 Valores diferenciadores 2.5.2 Valores intrínsecos 2.6 Objetivo específico de la entidad 2.6.1 Objetivos estratégicos 2.7 Funciones 2.8 Mapa de Procesos 2.9 Estructura Orgánica 2.10 Normas Orgánicas 2.11 Glosario 3. Alcance

4. Púbico a quien va dirigido 5. Requerimientos

5.1 Normativos 5.1.1 Constitucionales 5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos 5.2 Económicos 5.3 Administrativos 5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE: 5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE. 5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE. 5.3.4 Plan de Capacitación – PGD de la ANE. 5.3.5 Instalaciones de Archivo 5.4 Tecnológicos

5.4.2 Software 5.4.2 Hardware II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUEMENTAL 1. Planeación 2. Gestión y trámite (distribución) 3. Producción y creación


4. Organización 5. Transferencia 6. Disposición de documentos 7. Preservación a largo plazo 8. Valoración 9. Consulta III.FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

1. A corto plazo (2015) 2. A mediano plazo (2016) 3. A largo plazo (2017) IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. 2. Programa de documentos vitales o esenciales. 3. Programa de gestión de documentos electrónicos. 4. Programa de reprografía. 5. Programa de documentos especiales. 6. Plan Institucional de Capacitación. 7. Programa de auditoría y control. V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE

CALIDAD DE LA ANE

ANEXOS

1. Diagnóstico de Gestión Documental. 2. Cronograma de implementación del PGD.


I. ASPECTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento al artículo 21 de la ley 594 de 20001, ley general de archivos y al

decreto 2609 de 2012, la Agencia Nacional del Espectro diseña la primera versión del

Programa de Gestión Documental, entendido como el instrumento archivístico que abarca

la gestión de los documentos en todas sus fases o ciclos de vida: planeación, producción,

gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a

largo plazo y valoración; el cual requiere de varios instrumentos archivísticos tales como los

cuadros de clasificación documental, las tablas de retención documental, los inventarios

documentales, los sistemas de gestión documental, los manuales de procesos y

procedimientos; así como los manuales de organización, conservación y regulaciones

externas e internas que se refieran al adecuado manejo documental para su correcta

implementación.

El acelerado avance de las telecomunicaciones ha obligado al estado colombiano a definir

políticas públicas en el sector de las TIC, dictando directrices que generan calidad en el

servicio, protección del usuario, uso adecuado de la redes y del espectro radioeléctrico.

Todos estos cambios van de la mano con la modernización de la gestión documental al

interior de cada una de las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en

atención a lo normado en la Ley 1712 de 2014, articulo 15, Ley de Transparencia y del

Derecho al acceso de la información pública nacional.

En observancia de los lineamientos para la elaboración del Programa de Gestión

Documental emitidos por el Archivo General de la Nación se elabora el PGD de la Agencia

Nacional del Espectro – ANE, en procura de disponer de la documentación para el acceso

a la información de sus servidores, ciudadanos y entidades públicas y privadas, permitiendo

así una gestión transparente y coadyuvando a la conservación de la memoria histórica

institucional.

2. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD

2.1 NATURALEZA JURÍDICA

Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, autonomía

técnica, administrativa, financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones.

1 Ley 594 de 2000. [ en línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/leyes [en línea]. [Consulta 01-01-2015]


2.2 MISIÓN

Realizar la planeación, atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y fomentar su conocimiento.

2.3 VISIÓN

En el 2018, la ANE será reconocida como una entidad especializada e innovadora para la

consecución de espectro en banda ancha, la aplicación de nuevas tecnologías para un

sistema moderno de gestión, vigilancia y control y la formación de la comunidad en temas

de espectro.

2.4 PRINCIPIOS

Los principios que rigen nuestra organización son:

Transparencia: Actuamos con rectitud, honestidad, comunicamos lo que hacemos y

facilitamos el acceso a la información. Hacemos uso adecuado y óptimo de los recursos.

Autocontrol: Controlamos nuestro trabajo, detectando desviaciones y efectuando

correctivos, lo que evidencia que el autocontrol es inherente a nuestras actuaciones,

decisiones y a las tareas de todos.

Calidad: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes; promovemos

el mejoramiento continuo a través del trabajo basado en procesos y el cumplimiento de las

normas.

2.5 VALORES

2.5.1 VALORES DIFERENCIADORES

La ANE promueve en sus colaboradores los siguientes valores:

Liderazgo: Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa, convocar, promover, incentivar,

inspirar, influir y motivar a los grupos involucrados en nuestras actividades, ejecutando los

proyectos de forma eficaz y eficiente, para así alcanzar los objetivos planteados.

Experticia: nuestros colaboradores conocen, entienden y tienen experiencia los temas de

competencia de la ANE, lo que contribuye a generar valor en el desarrollo de proyectos y

actividades continuas.

Innovación: Nos esforzamos por mantener una mentalidad crítica y abierta al cambio,

estando atentos a todo lo que ocurre a nuestro alrededor y dispuestos al cambio, con el fin


de convertir las ideas y el conocimiento en procesos nuevos o mejorados para satisfacer a

nuestros clientes internos y externos de manera eficiente.

Compromiso y responsabilidad: Cada uno de los colaboradores de la ANE, cumple de

manera efectiva con sus obligaciones, poniendo su conocimiento, interés y energías en ello.

Actuamos en pos de alcanzar objetivos por encima de lo que se espera. Cada funcionario

siente como propios los objetivos y resultados esperados por la entidad.

2.5.2 VALORES INTRÍNSECOS

Honestidad: Trabajamos con la verdad y la justicia, somos auténticos en lo que hacemos,

demostrado a través de la actitud, comportamientos y decisiones de nuestro diario vivir.

Comunicación Efectiva: Somos claros y explícitos cuando entregamos información,

enfocamos el dialogo en doble dirección lo que nos permite validar la comprensión del

mensaje.

Integridad: Enfocamos nuestro trabajo en la ética, moralidad y rectitud; generamos

confianza en nuestras acciones diarias a través de la convicción y el ejemplo.

Equidad: Generamos igualdad en condiciones y oportunidades para nuestro personal,

promovemos la objetividad y justicia en el actuar, lo que nos consolida como una entidad

abierta a nuevas ideas y alternativas.

Coherencia: Actuamos de acuerdo con una línea personal que guía lo que pensamos,

hablamos y actuamos. Este valor nos hace ser personas de una sola pieza, actuando

siempre de acuerdo con nuestros principios.

Disciplina: Todos los colaboradores de la entidad hacen lo que se debe hacer, en el

momento indicado, cumpliendo siempre la palabra para lograr un objetivo. Desarrollan la

capacidad de ejercer control sobre sus deseos, carácter, emociones, lenguaje y actitudes,

para conseguir las metas que se trazado, convencidos del objetivo final.

Actitud de servicio: Todos los colaboradores realizan las tareas asignadas con disposición

e interés, valorando, aceptando y respetando las ideas propias y las de los demás. De esta

forma, servimos y atendemos a nuestros clientes internos y externos con amabilidad,

agilidad, escuchándolos y brindándoles información exacta para satisfacer sus necesidades

de forma eficaz.

2.6 OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA ENTIDAD

Realizar la planeación atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en

Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y

fomentar su conocimiento.


2.6.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Promover la disponibilidad del espectro necesario para la masificación de banda

ancha inalámbrica, buscando la ampliación de la cobertura y el mejoramiento de los

servicios por parte de los proveedores de redes y servicios.

Diseñar y proponer políticas, lineamientos y estrategias para el uso eficiente del

espectro en el mediano y largo plazo en pro del interés general.

Formar a la comunidad para incentivar el conocimiento y la investigación en temas

de espectro, directamente o a través de alianzas estratégicas.

Realizar la vigilancia y control buscando el uso eficiente del espectro, a través de un

sistema dinámico y moderno.

2.7 FUNCIONES

La Agencia Nacional del Espectro tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el

diseño y formulación de políticas, planes y programas relacionados con el espectro

radioeléctrico.

2. Diseñar y formular políticas, planes y programas relacionados con la vigilancia y control

del Espectro, en concordancia con las políticas na¬cionales y sectoriales y las propuestas

por los organismos internacionales competentes, cuando sea del caso.

3. Estudiar y proponer, acorde con las tendencias del sector y las evoluciones tecnológicas,

esquemas óptimos de vigilancia y control del espectro radioeléctrico, incluyendo los

satelitales.

4. Ejercer la vigilancia y control del espectro radioeléctrico.

5. Realizar la gestión técnica del espectro radioeléctrico.

6. Investigar e identificar las nuevas tendencias nacionales e internacionales en cuanto a la

administración, vigilancia y control del espectro.

7. Estudiar y proponer los parámetros de valoración por el derecho al uso del espectro

radioeléctrico y la estructura de contraprestaciones.

8. Notificar ante los organismos internacionales las interferencias detectadas por señales

originadas en otros países, previa coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones.

9. Apoyar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el

establecimiento de estrategias para la participación en las diversas conferencias y grupos


de estudio especializados de la Unión Internacional de Telecomunicaciones y otros

organismos internacionales.

10. Adelantar las investigaciones a que haya lugar, por posibles infracciones al régimen del

espectro definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

así como imponer las sanciones.

11. Ordenar el cese de operaciones no autorizadas de redes, el decomiso provisional y

definitivo de equipos y demás bienes utilizados para el efecto, y disponer su destino con

arreglo a lo dispuesto en la ley, sin perjuicio de las competencias que tienen las autoridades

Militares y de Policía para el decomiso de equipos.

12. Actualizar, mantener y garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que se

genere de los actos administrativos de su competencia.

13. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico, el establecimiento y mantenimiento

actualizado del Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de frecuencias (CNABF) y la

elaboración de los cuadros de características técnicas de la red (CCTR), para la asignación

de frecuencias.

14. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico con sujeción a las políticas y lineamientos

que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para

lo cual establecerá y mantendrá actualizado el Cuadro Nacional de Atribución de Bandas

de Frecuencias (CNABF), con base en las necesidades del país, en el interés público, así

como en los planes técnicos de radiodifusión sonora que establezca el Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

15. Preparar y proponer al Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones los Cuadros de Características Técnicas de la Red -CCTR, junto con los

estudios técnicos y documentos de soporte, con excepción de los planes técnicos de

radiodifusión sonora,

16. Formular y ejecutar programas de investigación, conocimiento y divulgación del

espectro radioeléctrico.

17. Establecer su plan estratégico en concordancia con el marco estratégico del sector,

fijado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y dictar su

reglamento interno,

18. Las demás que por su naturaleza le sean asignadas o le correspondan por ley.

Parágrafo 1°. La atribución y asignación de frecuencias del espectro radioeléctrico seguirá

siendo potestad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.


Parágrafo 2°. Para el ejercicio de las funciones de vigilancia y control, la Agencia Nacional

del Espectro podrá contar con Estaciones Monitoras fijas y móviles para la medición de

parámetros técnicos; la verificación de la ocupación del espectro radioeléctrico; y la

realización de visitas técnicas a efectos de establecer el uso indebido o clandestino del

espectro, en coordinación y con apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

2.8 MAPA DE PROCESOS

2.9 ESTRUCTURA ORGÁNICA


2.10 NORMAS ORGÁNICAS

LEY 1341 de 2009 (Julio 30)

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la

organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, se crea la

Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.

Decreto 93 de 2010 (Enero 19)

Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan

otras disposiciones

Decreto 4169 de 2011 (Noviembre 3)

Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se

reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

Ley 1507 de 2012 (Enero 10)

Por la cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del estado en

materia de televisión y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2453 de 2013 (07 de Noviembre).

Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. Precisa el alcance y las funciones entre el

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional

del Espectro ANE.

2.11 GLOSARIO

Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Administración. Todo departamento o Servicio gubernamental responsable del

cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Constitución de la Unión Internacional de

Telecomunicaciones, del Convenio de la Unión Internacional de Telecomunicaciones y de

los Reglamentos Administrativos (CS 1002).

En el caso de Colombia, la administración le compete al Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones.


Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos

que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Autenticidad. Característica técnica para preservar la seguridad de la información que

busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen

de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identificación.

Cadena de trámites. Asociación que se establece entre trámites -sectoriales e intra-

sectoriales- comunes y/o complementarios, en función de facilitar a los usuarios la

adquisición de derechos o el cumplimiento de obligaciones.

Correspondencia pública. Toda telecomunicación que deban aceptar para su transmisión

las oficinas y estaciones por el simple hecho de hallarse a disposición del público (CS).

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Facsímil. Forma de telegrafía que permite la transmisión de imágenes fijas, con o sin

medios tonos, con miras a su reproducción en forma permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Manual de Gestión Nacional del Espectro Radioeléctrico. Es un instrumento uniforme,

público y objetivo en el cual se definen además de las directrices generales, los aspectos

institucionales, jurídicos, técnicos y económicos, así como las normas y procedimientos

administrativos necesarios para ejecutar la intervención, gestión y control integral del

espectro radioeléctrico en todo el territorio nacional y para proyectar a corto, mediano y

largo plazo el uso racional y eficiente de este bien.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Radiotelegrama. Telegrama cuyo origen o destino es una estación móvil o una estación terrena móvil, transmitido, en todo o en parte de su recorrido, por las vías de radiocomunicación del Servicio Móvil o del Servicio Móvil por satélite.

Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo

vital de los documentos.


Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales

se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Telecomunicación. Toda transmisión, emisión o recepción de signos, señales, escritos, imágenes, sonidos o informaciones de cualquier naturaleza por hilo, radioelectricidad, medios ópticos u otros sistemas electromagnéticos (CS).

Telefonía. Forma de telecomunicación destinada principalmente al intercambio de información por medio de la palabra (CS 1017).

Telegrafía. Forma de telecomunicación en la cual las informaciones transmitidas están destinadas a ser registradas a la llegada en forma de documento gráfico; estas informaciones pueden representarse en ciertos casos de otra forma o almacenarse para una utilización ulterior (CS 1016).

Telegrama. Escrito destinado a ser transmitido por telegrafía, para su entrega al destinatario. Este término comprende también el radiotelegrama, salvo especificación en contrario (CS).

TIC. “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el

conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes

y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de

información como: voz, datos, texto, vídeo e imágenes"

Trámite en línea. Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del

portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total,

hasta obtener completamente el resultado requerido.

Ventanilla Única Virtual. Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la

realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la

solución completa al interesado.

3. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental para la Agencia Nacional de Espectro contiene las

diferentes actividades administrativas y tecnológicas que se deben cumplir, teniendo en

cuenta los procesos de la gestión documental, así como los tipos de información que se

producen y/o reciben por la entidad diariamente en el marco de sus funciones.

Por lo anterior, el PGD inicia desde la planeación hasta la valoración, es decir teniendo en

cuenta la producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de

documentos, preservación a largo plazo y valoración.


Para poder desarrollar el Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del

Espectro – ANE, es fundamental enmarcarlo dentro del Plan de Acción y el Plan Estratégico

Sectorial 2015-2019.

4. A QUIÉN VA DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, va dirigido

a usuarios externos e internos.

Los usuarios externos corresponden a proveedores de redes y servicios, interesados y

expertos en espectro, entidades relacionadas, instituciones académicas, entes de control y

ciudadanos en general.

Los usuarios internos son los funcionarios y contratistas de la entidad.

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

5.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS:

Se sustenta fundamentalmente en todas las normas constitucionales y de procedimiento

relacionadas con la gestión documental para la formulación, aprobación y aplicación del

PGD de la Agencia Nacional del Espectro.

5.1.1. Constitucionales

Art. 8 Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales

de la Nación.

Art. 15 Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen

nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a

conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en

bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Art. 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios

masivos de comunicación.

Art. 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades

por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá

reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

fundamentales.


Art. 27 El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y

cátedra.

Art. 63 Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos

étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás

bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Art. 70 El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los

colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la

enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de

creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es

fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que

conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la

difusión de los valores culturales de la Nación.

Art. 71 La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de

desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la

ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos

especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.

Art. 72 El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio

arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a

la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los

mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y

reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en

territorios de riqueza arqueológica.

Art. 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los

casos que establezca la ley.

5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos.

Ley 43 de 1913:

Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Ley 23 de 1982:

Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).


Ley 57 de 1985:

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13,

14, 15, 16 al 27)

Ley 80 de 1989:

Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993:

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

(Artículos 39 y 55).

Ley 190 de 1995:

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración

Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos

27 y 79).

Ley 489 de 1998:

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del

orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio

de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución

Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).

Ley 527 de 1999:

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del

comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación

y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).

Ley 594 de 2000:

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002:

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35

Núm. 8, 13 y 21).


Ley 951 de 2005:

Por la cual se crea el acta de informe de gestión

Ley 962 de 2005:

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen

funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y

archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las

Leyes), y art. 28

Ley 1150 de 2007:

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley

80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos

Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993

y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

(Artículos 3 y 8).

Ley 1273 de 2009:

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado -

denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan

integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las

comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009:

Por medio de la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información

y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, se crea la

Agencia Nacional del espectro y se dictan otras disposiciones, y en el decreto 093 de 2010,

Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro –ANE y se dictan

otras disposiciones.

Ley 1507 de 2012:

Por la cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del estado en

materia de televisión y se dictan otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012:

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.


Ley 1712 de 2014:

Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la

información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 93 de 2010

Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan

otras disposiciones.

Decreto 4169 de 2011

Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se

reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

Decreto 2453 de 2013

Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. Precisa el alcance y las funciones entre el

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional

del Espectro ANE.

Decreto 2609 de 2012.

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y

59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

Documental para todas las Entidades del Estado.

Acuerdo 60 de 2001.

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en

las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 05 de 2013.

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción

de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se

dictan otras disposiciones.

Acuerdo 02 de 2014.

Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,

organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras

disposiciones.


Acuerdo 006 de 2014.

“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de

Documentos” de la Ley 594 de 2000.

5.2. REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS

“Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de

documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos

innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.”

(Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13)

La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso

de las TIC´s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y

seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:

El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Cero Papel en la Administración

Pública.

El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL.

Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas

en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos internos basados

en papel por procedimientos electrónicos. Igualmente, se tendrán en cuenta los

requerimientos económicos determinados por el monto de los bienes y servicios destinados

directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental de la ANE, el que a su vez,

deberá responder y apuntar al Plan de Acción Anual.

En el 2014 se destinó un presupuesto de 180 millones de pesos para los temas de Gestión

Documental, en el 2015 este valor asciende a 188 millones de pesos para desarrollar todas

las actividades programadas.

5.3. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

“Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia

de la administración.” (Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp.

Cit., p. 13)

Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes

situaciones:


5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE: El Grupo de

Soporte Tecnológico y Sistemas de la Agencia Nacional del Espectro, será el responsable

de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando

de las diferentes dependencias la participación pertinente. Este requerimiento

administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias de la ANE, busca

hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental,

definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:

k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa

correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la

entidad.

l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al

acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de

acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en

la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos

de la institución.

n) Modernización. La dirección general de la ANE, junto con el Grupo de Soporte

Tecnológico y Sistemas propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la

entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al

interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las

comunicaciones.

5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE. Este

requisito de tipo requerimiento administrativo, está enfocado en la gestión del talento

humano con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión

documental. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo

en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 de 2012, será el Grupo de Soporte

Tecnológico y Sistemas, el responsable institucional de coordinar la gestión documental, el

cual deberá adelantar los procesos de selección pertinentes para contratar a la empresa

idónea encargada de brindar el servicio. Esta empresa deberá aportar un equipo de trabajo

con al menos los siguientes perfiles:

Un (1) Director del proyecto

Profesional en Bibliotecología o Ingeniería de Sistemas con especialización y

experiencia certificada como mínimo de 3 años en temas de Gestión documental y/o

Implementación de Sistemas de información. Adicionalmente, deberá certificar por

parte del Archivo General de la Nación, la asistencia y aprobación a mínimo tres (3)

cursos, dos de ellos relacionados con la elaboración e implementación de Tablas de


Retención Documental y uno relacionado con el Programa de Gestión Documental;

además de mostrar experiencia en al menos tres (3) proyectos archivísticos

utilizando la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.

Un (1) Profesional en archivo

Profesional en bibliotecología, ingeniería de sistemas y/o afines, con experiencia

certificada de dos (2) años en la elaboración y aplicación de tablas de retención,

valoración documental y archivo; además de contar con conocimientos certificados

en el diseño e implementación de programas de gestión documental.

Dos (2) Auxiliares

Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y

experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión

documental y archivo.

Un (1) asistente técnico administrativo

Técnico o profesional con experiencia laboral certificada de mínimo dos años, en

labores que contemplen la atención y servicio al público (en forma personal o

telefónica) y manejo de correspondencia, con conocimientos de ofimática (Microsoft

Office).

Un (1) Suplente

Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y

experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión

documental y archivo que esté en la capacidad y tenga el conocimiento necesario

para suplir a alguno de los perfiles mencionados en caso de ausencia justificada.

5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE.

Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial que dentro de la ANE,

será responsable del Programa de Gestión Documental.

Funcionarios Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas: Profesionales en ciencias de la

información – Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y

seguimiento del PGD.

Personal externo: Personal de outsourcing que actuará en coordinación con los

funcionarios del Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas, en las labores de

implementación y seguimiento del PGD.


5.3.4 Plan de Capacitación – PGD de la ANE. Requerimiento administrativo, orientado a

definir y ejecutar dentro de la ANE en el marco de los planes anuales de capacitación los

recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes

servidores de la entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los

conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además,

formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Adicionalmente;

se deben tener en cuenta los siguientes tipos de capacitación en relación al manejo de la

herramienta:

Capacitaciones grupales por áreas cada vez que se modifica o actualiza el aplicativo de

Gestión Documental.

Acompañamiento personalizado por parte del equipo de trabajo encargado de brindar el

servicio cuando los usuarios lo requieren o ingresa personal nuevo a la entidad.

Este requerimiento de tipo administrativo, se contemplará de manera integral en el Plan

Institucional de Capacitación de que trata el punto IV.

5.3.5 Instalaciones de Archivo

Requerimientos orientados a que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la

ANE, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, respondan a lo

solicitado en el Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Acuerdo AGN No. 007 de

199430 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 2000.

El contratista seleccionado por la entidad para brindar el servicio de Gestión Documental,

deberá proveer los siguientes suministros:

-Carpetas yute

-Carpetas 4 aletas blancas

-Cajas X300

-Sticker para marcar carpetas ref 60*30

-Ganchos legajadores

5.4. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS

Las líneas de acción del PGD estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el

componente tecnológico permita una gestión documental eficiente dentro de la ANE,

teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en variados medios

y formatos, y que está alojada en los diferentes sistemas de información de la ANE.

Así mismo se tienen en cuenta los siguientes aspectos:


5.4.1 SOFTWARE

Se debe contar con una herramienta informática que facilite y garantice la entrega oportuna

de la correspondencia de la entidad y que así mismo permita el seguimiento y control del

manejo de las comunicaciones enviadas y/o recibidas por la Agencia, siguiendo los

procedimientos definidos para el manejo de cada tipo de correspondencia en el Manual de

Correspondencia de la entidad y aquellos que se definan de común acuerdo con el

contratista.

La aplicación debe cumplir con los requisitos y exigencias de la ley 594 de 2000; las

generalidades y características descritas en los artículos 16 y 17 del Capítulo III “El Sistema

de Gestión Documental” contenido en el decreto 2609 de 2012 y las demás disposiciones

vigentes; además de contar con al menos las siguientes características:

1. Contar con acceso web multimodal y universal (Web based).

2. Debe ser entregada y adaptada a la imagen de la entidad y a las necesidades

específicas, funcionales y operativas de la misma.

3. Proveer el acceso a todos los funcionarios y terceros que la ANE solicite.

4. El sistema de información debe estar basado en arquitectura Web (webbased) o

modelo de tres capas, debe permitir conectarse con las bases de datos SQL Server. Debe

manejar estándares de comunicación e intercambio de información estándar como XML.

5. Debe ser completamente independiente de la plataforma de correo electrónico para

la operación y definición de los procesos.

6. Permitir la definición de diferentes tipos de usuarios con distintos niveles de acceso

y/o autorización.

7. Deberá contar con una interfaz gráfica amigable con el usuario final, fácil de usar.

8. En las consultas debe permitir la recuperación rápida y eficiente, por palabras clave

en los nombres de los documentos, nombres de las carpetas y dentro de la narrativa de los

documentos por sí mismos, mostrando las relaciones o vínculos con sus documentos

relacionados, garantizando así que se pueda acceder a la información, aunque se haya

catalogado erróneamente. También debe permitir búsquedas por radicados, fechas, tipo de

documento, asunto, estado, remitente, cédulas o Nit, etc. Los documentos electrónicos con

valor institucional, tales como e-mail institucionales que se reciben por buzones específicos

de áreas o procesos (Ej. [email protected], etc.) y fax, deben ser incluidos en la

base de datos como documento de radicación de correspondencia, en el caso del e-mail

sin impresión previa y sin ser escaneado.


9. El aplicativo debe permitir insertar en la base de datos información suministrada por

otros aplicativos (en formato digital: PDF, Word, Excel, etc.), como por ejemplo los

desprendibles de pago de la nómina.

10. Debe permitir el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y

formatos.

11. Debe permitir escanear e indexar por lotes de documentos y hacer la distribución

electrónica del documento

12. Para garantizar la adecuada catalogación de los documentos en las carpetas

virtuales, debe contar con un mecanismo que permita direccionar electrónicamente a una

carpeta dada, un cierto y determinado tipo de documento o serie documental, por sus

características o contenido.

13. El aplicativo debe estar en capacidad de consultar el estado de una variable en una

base de datos SQL Server y con base en el resultado de la consulta, estar en capacidad de

generar un radicado en forma automática o de generar una comunicación de salida.

14. Deberá permitir enlazar o vincular para efectos de las consultas dos o más

documentos relacionados, por ejemplo una carta recibida y su correspondiente respuesta,

una factura y su respectivo comprobante de pago, etc.

15. Contar con una funcionalidad que permita definir e implementar procesos

automáticos de flujo por tipo de documento, que cuente con asignación de tareas a los

funcionarios, controlando los pasos, las acciones y las fechas de ejecución de cada una de

las tareas definidas en el proceso, generando las alarmas del caso.

16. Implementar los procesos para las PQR y para las solicitudes de asignación. Así

mismo debe contemplar la implementación de un máximo de 5 procesos documentales

adicionales.

17. Permitir la definición de árboles de decisión, prerrequisitos, procesos en serie,

procesos en paralelo, procesos anidados y subprocesos.

18. Realizar el enlace del Sistema de Gestión Documental con el aplicativo de

investigaciones y PQR de la entidad de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas

por el proveedor de la misma, con el fin de que la PQR interpuesta por el usuario a través

de este módulo embebido en la Página Web de la entidad, reciba el mismo número de

radicado que tendrá al interior de la entidad y pueda consultar su estado cuando lo requiera.


19. Proveer escalamiento de tareas a superiores cuando se excedan los tiempos de

gestión.

20. Proveer mecanismos de autorización jerárquicos para el trámite de los documentos.

21. Deberá proveer mensajes de verificación de operaciones.

22. Suministrar un número único de radicado para cada tipo de correspondencia

(recibida, enviada, interna) y suministrar un sticker o impresión que contenga al menos la

siguiente información: número de radicado, fecha, hora, número de folios, remitente, área

encargada dentro de la ANE, funcionario responsable del trámite.

23. Permitir el cruce de un documento original con múltiples documentos de respuesta,

tanto interna como externa.

24. Proveer integración entre la imagen y el número único de radicado. El visor de las

imágenes debe permitir que el usuario visualice e imprima la página que desea sin recorrer

todo el documento.

25. Asociar el correo electrónico de cada usuario para recibo de notificaciones.

26. Contar con un módulo que permita generar en forma autónoma los reportes

definidos por la ANE. Estos reportes deben poderse exportar a Excel y/o Word.

27. Registro de préstamos y devoluciones de documentos físicos.

28. Prevenir, detectar y reaccionar a acciones no autorizadas de usuarios.

29. Proveer un manual de ayuda en línea.

30. Deberá permitir el control de formatos, múltiples versiones y revisión de documentos

para el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001-2008

31. Disponer de un módulo que permita medir en períodos establecidos, el nivel de

satisfacción de los usuarios frente al servicio de Gestión Documental, la eficiencia y la

utilidad de la herramienta, reportando periódicamente los resultados.

5.4.2 HARDWARE La ANE requiere que sean provistos como mínimo los siguientes elementos de hardware

para la adecuada implementación y puesta en funcionamiento del sistema:

Dos (2) escáner, para radicación de correspondencia y para digitalizar los

documentos requeridos por la ANE (Características Mínimas)


Velocidad de 80 páginas por minuto en color, blanco y negro.

Resolución de 300 dpi o superior.

Alimentación automática de documentos de mínimo 50 páginas.

Salida en formato TIFF, PDF, JPG, entre otros

Software de digitalización de documentos e imágenes

Manejo formatos de papel desde A7 hasta A0.

Dos (2) impresoras láser de red (Características mínimas)(1)(2)

Impresión en blanco y negro.

Velocidad de 50 páginas por minuto.

Manejo de diferentes tamaños de papel (sobres, carta, oficio, etc.)

Bandejas de Papel: Mínimo tres (3), cada una mínimo de cien (100) hojas

Memoria mínima: 256 MB

Velocidad del procesador: 533 MHz o superior

Tecnología de impresión láser.

Impresión automática a doble cara.

Resolución de impresión: 600 x 600 ppp

Bandeja de salida de mínimo seiscientas (600) hojas.

Facilidad de contabilizar de forma automatizada y periódica el número de

impresiones realizadas por usuario

Una Impresora de Labels (Características mínimas)

Impresión sobre papel del label o sticker.

Puerto Paralelo – USB

Tecnología de impresión láser


Una Fotocopiadora (Características mínimas)(1)

Copias en blanco y negro

Velocidad de mínimo 45 páginas por minuto

Tiempo de precalentamiento de máximo13 segundos

Resolución de copiado mínimo de 600 x 600 ppp

Manejo de diferentes tamaños de papel (carta, oficio, etc.)

(1) Se permite el uso de máquinas multifuncionales mientras el proveedor garantice la

calidad del servicio.

(2) Una de las dos impresoras solicitadas debe imprimir a color.

II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUEMENTAL

El Programa de Gestión documental está definido como un instrumento archivístico que

formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los

procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El decreto 2609 de 2012, determina los procesos de la gestión documental de la siguiente

manera:

1. PLANEACIÓN

Definición. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,

funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,

análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

(COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

La planeación de los documentos nace en cada una de las dependencias de la entidad de

acuerdo al desarrollo de sus funciones diarias. Para tal fin, cada dependencia debe decidir

si el documento es electrónico o físico, si debe ingresarse a un sistema, enviarse por correo

electrónico, guardarse en alguna unidad de memoria, archivarse en una unidad documental

o publicarse en la Página Web y/o Intranet de la entidad; además de analizar su relación y

gestión dentro de alguno de los diferentes procesos del mapa de procesos ANE. Al realizar


la planeación, se deben tener en cuenta la utilización de los formatos definidos y

actualizados por medio del Sistema de Calidad y las diferentes técnicas de producción del

documento.

2. PRODUCCIÓN Y CREACIÓN

Definición. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción

o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que

actúa y los resultados esperados. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Una vez decidida la planeación del documento y teniendo como referente las funciones

propias de cada una de las dependencias, éste debe ser generado de acuerdo a los

procedimientos establecidos en cada uno de los procesos, determinando a qué tipo

documental pertenece, quien lo proyecta, quien lo firma, a quien va dirigido si es el caso,

cuantas copias se deben realizar del mismo, entre otros aspectos.

3. GESTIÓN Y TRÁMITE (DISTRIBUCIÓN)

Definición. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,

la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la

disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y

seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

(COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Para que haya legitimidad en el documento producido es indispensable tener claridad sobre

el funcionario responsable de su elaboración, el funcionario que lo firma, así como la

dependencia a la que pertenece, identificar si es un documento de gestión, interno y/o

externo, e ingresarlo a la herramienta de gestión documental según sea el caso para que

siga el procedimiento establecido por la entidad; hacer el seguimiento respectivo y

finalmente determinar si el documento fue recibido por el destinatario.

Documentos internos:

La radicación de documentos internos a través de la ventanilla de Gestión Documental por

parte de los funcionarios, implica el diligenciamiento de la carpeta correspondiente a

radicados de entrada; en la cual se verifica el asunto, destino, folios y/o anexos para

digitalizar el documento completo y enviarlo a través del sistema al destinatario.

Documentos externos (Oficios de entrada):

La radicación de documentos externos de entrada, implica la verificación del asunto,

destino, folios y/o anexos para digitalizar el documento completo, asignarle un número de

radicado de entrada y enviarlo a través del sistema al destinatario.


Las comunicaciones y documentos físicos son recibidos en la ventanilla única de radicación,

por su parte, los documentos virtuales se reciben por medio del correo electrónico

institucional [email protected] y/o a través del formulario de PQR de la Página Web

de la entidad.

Documentos externos (Oficios de salida):

La radicación de documentos externos de salida, implica la verificación del asunto, destino,

folios, anexos y firmas para digitalizar el documento completo, asignarle un número de

radicado de salida, asociarlo al radicado de entrada en el sistema y enviarlo al destinatario

por medio del servicio de correo postal contratado por la entidad o entregarlo a la persona

responsable de hacerlo llegar vía mail, según sea el caso.

Para lo anterior, ya sea correspondencia interna o externa; en el proceso de radicación se

asigna un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de

recibo o de entrega, se imprime un sticker adhesivo de radicación el cual se pega en el

original y las copias así como en los anexos en CD.

Para la salida del documento, es importante que éste se encuentre debidamente firmado

por el funcionario responsable de la dependencia a la que pertenece.

4. ORGANIZACIÓN

Definición. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlos

adecuadamente. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Además de ingresar el documento en la herramienta de gestión documental; se debe

asegurar que el documento producido se clasifique, es decir, se ubiqué en la serie y/o

subserie documental correspondiente, ordenarlo teniendo en cuenta el principio de orden

original. Así mismo, se debe identificar si la serie y/o subserie ya está creada o es necesario

crear una nueva. Estas actividades deben tenerse en cuenta tanto para los documentos

electrónicos como para los físicos, en lo referente a la organización de las diferentes

unidades documentales en la estantería.

5. TRANSFERENCIA

Definición. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato

de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos técnicos

de formato, los metadatos de preservación y metadatos descriptivos. (COLOMBIA.

MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).


Esta fase se establece de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental de

la Agencia, que es la herramienta que determina los tiempos de retención en el archivo de

gestión. Aquí es importante aclarar que el tiempo establecido se cuenta a partir de la

finalización del trámite.

Debe existir un cronograma de transferencias, de igual manera se debe diligenciar el

Formato Único de Inventario Documental FUID y firmar un Acta.

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Definición. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en

las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. (COLOMBIA.

MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

En este punto se debe aplicar lo indicado en los campos de tiempos de retención para la

fase de archivo central y se adoptará lo establecido en la Tabla de Retención Documental,

en lo referente a la disposición final, es decir conservación total, eliminación, selección o la

migración a otro soporte técnico.

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Definición. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su

gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y

forma de registro o almacenamiento. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de

2012).

En este punto se deben establecer políticas y directrices encaminadas a la preservación de

la información producida por la Agencia, en concordancia con el cumplimiento de sus

funciones.

8. VALORACIÓN

Definición: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con

el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su

destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (COLOMBIA. MINISTERIO DE

CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Para el correcto desarrollo de este proceso, es importante mantener actualizada la Tabla

de Retención Documental cuando ocurran cambios en las funciones, procesos y/o en la

estructura orgánico funcional de la entidad.


9. CONSULTA

Definición: Garantiza el derecho constitucional que tiene todo ciudadano colombiano,

entidad pública o privada de acceder a la información pública y de ser necesario obtener

copia de los documentos.

Para el cumplimiento de este propósito la Agencia Nacional del Espectro tiene a disposición

de los usuarios externos canales de contacto como los siguientes: formulario de PQR en

Página web, formulario de contacto en Página Web, formulario de consulta para los

investigados, servicio de chat, foros, redes sociales: Facebook, Twitter y Youtube, correo

electrónico de contacto, correo para notificaciones, línea telefónica, fax, ventanilla física; a

través de los cuales puede ejercer su derecho de consulta, solicitud de información o

interposición de una PQR; lo cual llega al aplicativo de Gestión Documental y surte el

proceso de gestión y trámite o distribución documental del punto 3.

Así mismo, la consulta de los documentos en los archivos de gestión por parte de los

funcionarios de ANE, se puede realizar de manera física y/o virtual; en la primera situación,

el usuario solicita el documento y debe diligenciar una planilla física de control de préstamos

de acuerdo a la tipología documental, firmando tanto en el momento que lo recibe como en

el momento de la devolución. En la consulta virtual, los funcionarios ingresan a la

herramienta tecnológica a través de la cual se gestiona el documento y pueden consultar

tanto por número de caso como por número de radicado.

III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

La implementación del Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del

Espectro – ANE, se desarrollará a mediano plazo durante 2015-2017.

Se establece como meta para los primeros años, la aplicación en un 100% de la Tabla de

Retención Documental y con el fin de asegurar el cumplimiento del Programa de Gestión

Documental se desarrollarán de manera continua las siguientes actividades:

1. A corto plazo (2015):

- Asesorar a las diferentes dependencias para la aplicación de la Tabla de Retención

Documental.

- Mantener actualizados todos los inventarios documentales en cada una de las

dependencias de la entidad. Para ello utilizar el Formato Único de Inventario

Documental, teniendo en cuenta los documentos vitales o esenciales.

- Conformar el banco terminológico de series, subseries y tipos documentales.

- Implementar la aplicación de la tabla de retención documental.

- Elaborar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

- Completar los flujos documentales existentes de acuerdo al mapa de procesos.


- Crear tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas

de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

- Actualizar las Tablas de Retención Documental.

2. A mediano plazo (2016):

- Sensibilizar a los funcionarios mediante jornadas de capacitación sobre los procesos

con miras a la disminución del consumo de papel.

- Crear el tesauro (diccionario) del espectro.

- Establecer un cronograma para jornadas de limpieza de las unidades de

conservación y del mobiliario de archivo.

- Sensibilizar a los servidores y contratistas en las buenas prácticas sobre

manipulación de documentos.

- Realizar jornadas de desinfección y revisión de las instalaciones eléctricas,

luminosidad y aireación.

- Establecer un cronograma de transferencias documentales.

- Organización de los archivos de gestión atendiendo lo estipulado en la Tabla de

Retención Documental.

- Diseñar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR.

3. A largo plazo (2017):

- Adelantar las transferencias documentales primarias de acuerdo a lo establecido

en la tabla de retención documental.

- Adelantar los procesos de eliminación documental, de acuerdo a lo establecido en

la tabla de retención documental.

- Implementación del Plan Institucional de Archivos –PINAR.

IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

Se adelantará con el apoyo del Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas de la Agencia

Nacional del Espectro para determinar qué documentos se diligencian y gestionan sin que

exista la necesidad de imprimir y/o digitalizar.

Contempla un desarrollo tecnológico, definido en una solución automatizada para la gestión

de la información y las comunicaciones; con infraestructura de software y hardware, para la

adopción del modelo de gestión documental aplicado al ciclo vital de los documentos.

Actualmente la entidad dispone de tres formularios para los usuarios externos: Formulario

de PQR, formulario de contacto y formulario de consulta del curso de las investigaciones

que se realizan a través de la Subdirección de Vigilancia y Control.


2. Programa de documentos vitales o esenciales.

Este programa está orientado a identificar en conjunto con las dependencias de ANE, los

documentos vitales y esenciales para la agencia, con el propósito de salvaguardarlos ante

eventos naturales (terremotos, inundaciones) y ante eventos provocados (terrorismo) con

el preservar la información.

Se diligencia por cada una de las dependencias el inventario de aquellos documentos que

se consideren vitales o esenciales para el cumplimiento de la función, se hace en el FUID.

3. Programa de gestión de documentos electrónicos

Este programa se concibe teniendo en cuenta las políticas de cero papel y gobierno en

línea. Se debe diseñar un procedimiento para la conformación de expedientes electrónicos

que contribuyen a la simplificación de trámites y/o procedimientos administrativos.

Es necesario continuar digitalizando los expedientes de los vigilados, pues con esto se logra

además de la conservación de la información, la disminución del riesgo de pérdida de

documentos y la facilidad de consulta a través de la página web de ANE por parte de los

investigados.

Aunque actualmente la entidad digitaliza contratos, historias laborales y expedientes; se

debe elaborar a corto plazo un modelo de requisitos para la gestión de documentos

electrónicos que incluya entre otros, elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad,

Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos

electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes

mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de

tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA,

que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta

los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos

AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de

Gobierno en Línea –GEL.

Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema

Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de

Archivos.

4. Programa de reprografía

El programa de reprografía de la ANE debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión

y digitalización de documentos que forman parte del acervo documental de la entidad.

Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor

histórico que genera la ANE.


Atendiendo a lo anterior, se formularán estrategias para la reproducción de documentos en

lo relacionado con fotocopias, estas se harán cuando sea estrictamente necesario, con el

fin de preservar los documentos originales en perfecto estado de conservación.

En lo relacionado con la impresión, se tendrá en cuenta la recomendación dada en el

Acuerdo 060 de 2002, Archivo General de la Nación las políticas de cero papel de la entidad.

5. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales,

orales)

El Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de

comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.), de la ANE, estará orientado a definir

estándares de los documentos en diversos formatos que ha generado a lo largo de su

historia y viene generando actualmente, con el fin de garantizar la conservación y

preservación de sus contenidos. Para esto es necesario tener en cuenta que en los 5 años

de la entidad sólo se han generado documentos audiovisuales (fotografías y videos) y que

es necesario actualizar las tablas de retención documental al respecto.

6. Plan Institucional de Capacitación

Consiste en orientar la formación en gestión documental a todos y cada uno de los

servidores de ANE para que se actualice y/o perfeccione su conocimiento, adquiera las

habilidades y destrezas en la aplicación de la tabla de retención documental, así como

lograr la interpretación del programa de gestión documental, con el fin de asumir los

cambios en la entidad.

En cada jornada de capacitación se tratará cualquiera de las siguientes líneas temáticas:

Aplicación de la tabla de retención documental, actualización de la tabla de retención

documental, conservación documental, administración de las comunicaciones oficiales,

atención al usuario, transferencias documentales, conformación de expedientes

electrónicos, entre otros.

Estas temáticas deben ir incluidas y detalladas en el PIC de la entidad definido en cada

vigencia.

7. Programa auditoría y control

El Programa de auditoría y control de la ANE en materia de gestión documental, está

orientado a que el Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas en trabajo coordinado con la

empresa que brinde el servicio de gestión documental; capacite, mida y evalúe

periódicamente la consecución de las metas y objetivos del PGD. De igual forma, la Oficina

de Control Interno realiza auditorías por vigencia en este tema, las cuáles se organizan a


través del Programa Anual de Seguimientos, Asesoría y Auditorias Internas que se publica

al principio de cada año en la Página Web.

V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE

CALIDAD DE LA ANE

Esta parte del PGD, está orientada a cumplir con lo preceptuado en las siguientes Normas:

Decreto 2609 de 2012, Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos

y de gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros

sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se

establezcan en el futuro.

Teniendo en cuenta las recomendaciones del DAFP en el documento “Armonización

Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad

NTCGP:1000:2004 para las Entidades Públicas; al interior de la ANE el Sistema Integrado

de Gestión y Control de Calidad armoniza; complementa y hace operativos los requisitos

del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y los elementos de control del Modelo Estándar

de Control Interno (MECI); con el fin de garantizar eficiencia, eficacia, transparencia y

efectividad en la Gestión de la entidad y optimizar sus recursos y procesos, por lo que sólo

se hará la armonización del PGD con el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.

Las actividades desagregadas en cada una de los siete Programas Específicos señalados

en el Numeral IV y en el ANEXO del Decreto 2609 de 2012, estarán orientados al

Macroproceso de Apoyo, Proceso “Administración de la Información” del mapa de procesos

de la entidad, publicado en el numeral 2.8 del literal “ASPECTOS GENERALES DE LA

ENTIDAD” y las modificaciones a que haya lugar, se reflejarán en los documentos del

referido proceso.

.


ANEXOS

1. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 Instalaciones físicas:

-Ventilación del lugar donde se encuentra el archivo: El archivo cuenta con circulación

de aire a través de basculantes instalados en las ventanas.

-Iluminación: Se cuenta con luz natural (Solar) y artificial a través de luminarias iltelux

1x4 c r senv esp 12c 2t554

-Seguridad: El archivo y la oficina de gestión documental cuentan con un sistema de

agente limpio NOVEC de detención, alarma y extinción contra incendios.

-Tipo de piso: Porcelanato trafico 3.

-Metros lineales del lugar

Archivo: 12.48 Mt2 – Altura 2.70 Mts

Oficina Gestión documental: 13.95 Mt2 – Altura 2.70 Mts

-Temperatura promedio: 18 Grados C.

-Calidad y material de los estantes: El archivo consta de 5 trenes y 20 cuerpos de

estanterías.

Marcos: Fabricados en lámina de acero H.R calibre 12 calidad estructural, frente

columna 55 mm.

Vigas: Fabricadas en lámina H.R calibre 12 calidad estructural, fabricadas en una

sola pieza. Alto de la viga 60 mm.

Tendidos: Tendidos en lámina galvanizada calibre 22.

Terminado: Pintura en polvo electrostática horneable, Marcos color Azul y Vigas

color Amarillo, con garantía de 100 horas como mínimo en cámara salina

1.2 Equipos para brindar el servicio:

- 1 servidor dell poweredge 2850 (rack) 7b2dm81 - 3 cpu lenovo - 3 teclados lonovo - 3 mouses lenovo - 3 monitores lenovo


- 2 impresoras de stickers tsc ta200 - 1 impresora hp deskjet 3050 - 1 fotocopiadora ricoh aficio mp5000

1.3 Consumo mensual en el 2014 de suministros:

- 200 carpetas yute - 200 ganchos legajadores - 3 cajas X300 - 27 resmas tamaño carta - 5 resmas tamaño oficio

1.4 Aplicativo de Gestión Documental

Actualmente, al entidad cuenta con una herramienta BPM que permite gestionar los

procesos operativos de la empresa, así mismo, facilita la creación y manejo de todos los

documentos, permite la búsqueda avanzada e histórica de los mismos y da trámite interno

y/o externo de toda la correspondencia.

*Flujo de correspondencia entrante: interna y extrema


*Flujo de correspondencia externa

1.5 Servicios y personal

Actualmente se cuenta con 4 personas encargadas de brindar el servicio de Gestión

Documental, cada una de ellas cumpliendo con los perfiles requeridos por la entidad en los

procesos de licitación y/o selección. Los servicios prestados son los siguientes:

-Radicación

-Fotocopiado

-Impresión

-Digitalización

-Fax – Recepción de llamadas externas.

-Foliación en algunos casos.

-Respuesta a las solicitudes de información presentadas por los funcionarios de la entidad

ya sea vía correo electrónico, chat, teléfono o personalmente.


-Recorridos y entrega de documentos: se realizan más de 5 recorridos diarios para la

entrega de correspondencia, lo cual se registra en una carpeta con firma de funcionario que

recibe el documento. Cuando los documentos son de vital importancia como las tutelas,

deben ser entregadas lo antes posible.

1.6 Horarios de atención.

El servicio se brinda de 7 a.m. a 7 p.m. de lunes a viernes para los funcionarios de la entidad, y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, para los usuarios externos.

1.7 Conformación del archivo.

El archivo de la entidad se encuentra actualmente organizado por dependencias, así:

-Dirección general: Los documentos están archivados por asunto, año y letra (Existen 30

archivos de gestión).

-Subdirección de Vigilancia y Control:

*Expedientes, los cuales se encuentran debidamente foliados, encarpetados y marcados,

su organización se realiza por número consecutivo Ej 1, 2, 1501, 1502, etc. (Existen 1800


*Actas; se encuentran archivadas en AZ por número consecutivo (Existen 77 AZ de

gestión).

*Carpetas varias: se encuentran archivadas debidamente foliadas y etiquetadas, su archivo

se realiza por orden alfabético. (Existen 20 carpetas de gestión).

-Subdirección de Gestión y Planeación:

Los documentos están archivados por asunto, año y orden alfabético. (Existen 65 archivos

de gestión).

-Subdirección de soporte institucional:

*Contratos: archivados por año y por número; debidamente foliados y encarpetados. (510


*Historias laborales de funcionarios activos: archivadas por orden alfabético, debidamente

foliadas y encarpetadas.


*Historias laborales de ex funcionarios: archivadas por orden alfabético, debidamente

foliadas y encarpetadas.

*Carpetas varias: archivadas debidamente foliadas y marcadas, su archivo se realiza por

orden alfabético.

*Archivos financieros: Documento que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran

por año, por asunto y en orden alfabético o consecutivo numérico (300 archivos de gestión).

-Control interno: Documentos que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran por

año, por asunto y en orden alfabético (50 archivos de gestión).

-Archivos históricos ANE: Desde su creación en el 2010 hasta la fecha, existen cerca de

20000 radicados de correspondencia interna (oficios internos y externos), los cuales están

organizados por consecutivo de menor a mayor y archivados en cajas X300. Cada uno de

ellos se encuentra digitalizado.

-Organización documental: se realiza cronológicamente, dentro de las carpetas va del

documento más antiguo al más reciente, en carpetas de yute y con ganchos legajadores.

Cada carpeta tendrá un máximo de 200 folios, si el número de folios excede, se abrirá otra

carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta (asunto) y No.2 de 2.

1.8 Planillas de control

El grupo de gestión documental maneja las siguientes planillas de control:

*Planilla de correspondencia (entrega documentos de entrada): esta planilla muestra

los documentos que han ingresado a la entidad como correspondencia de entrada, los

cuáles son digitalizados y posteriormente entregados a la persona encargada de cada área

para que esta lo distribuya según sea el caso. Existe correspondencia que no se entrega y

debe ser archivada por orden consecutivo. Los campos que componen la planilla son los

siguientes: número de radicado, fecha, remitente, destinatario, folios y firma de la persona

que recibe.

*Planilla de préstamos de expedientes: permite llevar un control de los préstamos de

expedientes que se realizan a los funcionarios de la Subdirección de Vigilancia y Control,

quienes son las únicas personas autorizadas para el retiro de los mismos. Los campos que

componen la planilla son los siguientes: abogado, número de expediente, fecha de retiro

firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

*Planilla de préstamos de contratos: permite llevar un control de los préstamos que se

realizan a los funcionarios del grupo de contratación, quienes son las únicas personas


autorizadas para el retiro de los contratos. Esta planilla de préstamo muestra el número de

carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

*Planillas de préstamos de historias laborales: permite llevar un control de préstamos

de historias laborales a los funcionarios de recursos humanos, quienes son los únicos

autorizados para el retiro de las mismas. Esta planilla de préstamo muestra el número de

carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

1.9 Inventarios y backup

El inventario del archivo físico se realiza en formato Excel por dependencia, año, nombre y

número de folios, además se realiza un backup de entrega de correspondencia, de

radicados de entrada (interna- externa) y radicados de salida, lo cual permite llevar un

control de lo que ingresa o sale de la entidad. De igual forma, se realiza un backup

automático de manera semanal al servidor que contiene las imágenes y registros

correspondientes a la información que se gestiona en el marco de las funciones diarias de

la ANE.

1.10 Cuidado y conservación de los documentos

Siendo la entidad tan nueva, todos los documentos se encuentran en perfecto estado y

están archivados ya sea en carpetas de yute, carpetas blancas de 4 aletas (para las

historias laborales), az y/o cajas X300; las cuales permiten protegerlos ante cualquier daño

o amenaza ambiental.

2. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD: La entidad incluirá para cada vigencia el cronograma de implementación

respectivo en el Plan de Acción Anual. A continuación se aprecia el cronograma correspondiente a las acciones de corto plazo

(vigencia 2015).

Versión: 1

1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5

1

Asesorar a las diferentes

dependencias para la

aplicación de la Tabla de


2

Mantener actualizados todos

los inventarios documentales

en cada una de las

dependencias de la entidad.

Para ello utilizar el Formato

Único de Inventario

Documental, teniendo en

cuenta los documentos

vitales o esenciales.

3

Conformar el banco

terminológico de series,

subseries y tipos

documentales.

4

Implementar la aplicación de

la tabla de retención

documental.

5

Elaborar un modelo de

requisitos para la gestión de

documentos electrónicos.

6

Completar los flujos

documentales existentes de

acuerdo al mapa de

procesos.

7

Crear tablas de control de

acceso para el

establecimiento de

categorías adecuadas de

derechos y restricciones de

acceso y seguridad

aplicables a los documentos.

8

Actualizar las Tablas de


Junio Agosto

No. Actividades

DiciembreAbril Mayo SeptiembreJulio

IMPLEMENTACIÓN PGD- ANE DURANTE EL AÑO 2015

Octubre Noviembre

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ANE

Documents

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