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COVID19 – Key Legal Issues For Your Charity or Non-Profit Organization to Consider.

Tuesday, May 12, 2020

Recording

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Please note all information provided during this session is not intended to, constitute legal advice; instead, all information, content, and materials available are for general informational purposes only.

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COVID19 Relents - Returning to WorkSeann McAleese

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• Administering Recalls / Reintegration

• Mitigating Constructive Dismissal Risks

• Meeting OHSA Obligations

• Managing Employees Refusing to Report

• All of these are interdependent measures

Agenda

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• Ensure you avoid the deemed termination trigger under provincial

rules for temporary layoff.

• 13 / 35 in Ontario.

• Employee has a contractual obligation to return to work as directed

(subject to OHSA/Public Health Orders).

• Valid source of resistance: work refusal or Human Rights accommodation

(childcare and disability).

• Fear of using public transit to get to work?

Recalls / Reintegration

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• Ensure recall properly administered.

• In Alberta, recall notice must be served on employee, in writing

and stating employee must return to work within 7 days from date

notice served.

• No prescribed format of recall notice in Ontario, employers

should ensure employee actually receives notice of recall and

given reasonable period to return.

• Forfeit termination and severance pay if do not return in

reasonable time.

• Recall letter should detail healthy, safety and wellness procedures

and benefits in place.

Recalls / Reintegration

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• Ensure recall / return properly administered.

• Caution if using as a culling exercise.

• Human Rights Code (e.g., age, disability etc.).

• Ensure objective criteria (e.g., seniority, qualifications,

performance, point system).

• Follow up before assuming abandonment.

• Willingness to reconsider employment cessation on new information.

Recalls / Reintegration

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• Graduated and/or staggered return to work to allow time for

confidence to take root.

• Modified schedules, gradual increase in days/hours.

• Caution on 50% reduction = layoff week.

• Gradual change in split between work from home and days in the

office.

• Risk employee may treat changes in compensation and other key

terms of employment as a Constructive Dismissal .

Recalls / Reintegration

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• Vacation scheduling needs to be mapped out.

• Generally employer right to unilaterally schedule vacation.

• Subject to existing policy although unprecedented circumstances

may allow immediate revisions.

• Plan for ongoing protected leaves.

• Contingency planning if 2nd wave of pandemic.

• Anticipate more cautious self-quarantine.

Recalls / Reintegration

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Respond to constructive dismissal claims, or complaints just short of

that:

• If gradual increase in work and pay, provide assurances with a

timeline.

• Consider Work Share for income support or CEWS.

• Consider retention bonus.

• Allow for mixed work from home and workplace attendance,

gradual increase in time at workplace.

• Robust compliance with OHSA obligations accompanied by

detailed communiques to employees.

Managing Constructive Dismissal

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• Anticipate outright refusals based on fear.

• Demands for continued work from home.

• Response with leave requests for childcare and/or immuno-

compromised employees or those with co-morbidity factors.

• Provide details around safety protocols in place and commitment to

employee health, safety and wellness.

• Rely on public health materials for comfort.

Managing Refusals to Report

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• Ensure always managing case-by case.

• Is there a protected ground underlying refusal.

• Seek more information, including medical.

• Are there personal circumstances that can be accommodated

even if not legally required.

Managing Refusals to Report

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• For outright refusals, attempt to address concerns, failing which:

• Progress through the steps in work refusal process, including

contacting the MOL.

• Respond to refusals with escalating discipline, but case by case

considerations.

• Exercise caution as court/tribunal sympathies will heavily favour

employees in the COVID19 return to work environment.

Managing Refusals to Report

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• Appoint a team for COVID19 accountability.

• Consult with experts for OHSA due diligence:

• Medical professional, occupational health and safety specialist

and/or industrial hygiene specialist.

• Revaluate office or production floor layout.

• One way routes around the premises.

• Single occupancy washrooms.

• Shielding between desks and staggered seating.

• Maintain 6 feet of separation as much as possible.

OHSA Obligations

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• Supply relevant PPE and provide training.

• Remote conferencing for meetings.

• Establish system for proactive screening before appointments are

even scheduled.

• Passive screening by signage at points of entry to inform people

about specific protocols.

• Robust cleaning schedule around touch points.

• HVAC systems filter/purge air on a nightly basis.

OHSA Obligations

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• Reciprocal duty on employees to report COVID19 symptoms or

potential exposure.

• Cooperate with workplace COVID19 protocols:

• Personal hygiene.

• Physical distancing.

• Temperature monitoring.

• Symptom inquiries/screening.

• Wear any PPE supplied.

• Training (yes, handwashing and how to don a mask).

OHSA Obligations

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MT COVID-19 Hub

https://www.millerthomson.com/en/covid-19-resources/

Also good resources at:

https://covid-19.ontario.ca/

https://www.canada.ca/en/public-health/services/diseases/2019-novel-coronavirus-infection/guidance-documents/risk-informed-decision-making-workplaces-businesses-covid-19-pandemic.html

Conclusion

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Seann McAleese

Bio

Partner | Toronto

1 416.597.4346

smcaleese@millerthomson.com

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Program Related InvestingLes investissements liés à un programme

Susan Manwaring Troy McEachren

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• Les placements sociaux n’ont rien de nouveau pour un grand nombre d’organismes de bienfaisance et de fondations – ils peuvent être intéressants pour soutenir les organismes de bienfaisance dans le contexte de la COVID-19.

• Nombreux concepts ou termes connexes :

• « Placements liés à la mission »

• « Investissement d’impact »

• « Placements socialement responsables »

• « Investissements liés à un programme »

• Caractéristique commune : il s’agit de placements qui ciblent non seulement un rendement financier, mais aussi une adéquation avec des fins de bienfaisance ou l’avancement de fins de bienfaisance.

• Le rendement d’un placement social se situe quelque part entre rendement financier et rendement social.

Introduction

• Social Investing is nothing new for many charities and foundations – could be useful to support charities in COVID 19 times.

• Many associated concepts/terms:

• “Mission investing”

• “Impact investing”

• “Socially responsible investing”

• “Program-related investments”

• Common feature: not just thinking about financial returns; also thinking about alignment with charitable purposes or furthering the purposes directly.

• Financial/Social returns run on a spectrum.

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Mission Investments would be those investments with a social purpose that would otherwise fit within a portfolio that meets the ‘prudent investor’ test.

Program related investments are similar but they are investments that are closer on the investment spectrum to grants rather than investments.

Un placement lié à la mission est un placement ayant une fin sociale qui s’intègre tout de même à un portefeuille satisfaisant au critère de l’« investisseur prudent ».

Un investissement lié à un programme est similaire, mais s’apparente davantage à un don qu’à un placement sur le plan du rendement financier.

Trends Orientations

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• Charities/foundations are generally subject to the prudent investor standard in relevant legislation that governs Trust property – i.e.. Trustee Act (Ontario), rules of full administration in Quebec (CCQ).

• Requires that a charity exercise the “care, skill, diligence and judgment that a prudent investor would exercise in making investments”.

• Often the language Provides scope for social investments.

Requires consideration of financial factors but allows charity to consider “an asset’s special relationship or special value … to the purposes of the trust”.

• Some charities have been uncertain whether they can do social investing, and how much they can do.

• Les organismes de bienfaisance (incluant les fondations) sont généralement assujettis à la norme de l’investisseur prudent par la loi pertinente qui régit les biens en fiducie (par exemple, la Loi sur les fiduciaires de l’Ontario ou les dispositions sur la pleine administration du Code civil du Québec).

• Cette norme exige qu’un organisme de bienfaisance agisse « avec le soin, la compétence, la diligence et le jugement dont un investisseur prudent ferait preuve en faisant des placements ».

• Le libellé indique souvent le rayon d’action en matière de placements sociaux.

Exige que l’organisme de bienfaisance tienne compte de facteurs financiers, mais l’autorise à prendre en compte « le lien particulier qui existe entre un élément d’actif et les objets de la fiducie […] ou l’intérêt particulier qu’il présente pour ces objets […] ».

• Certains organismes de bienfaisance ne sont pas certains de la légalité des placements sociaux ou de l’étendue autorisée.

Prudent Investor Standard Norme de l’investisseur prudent

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Program Related InvestingLes investissements liés à un programme

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1. General economic conditions.

2. Inflation or deflation.

3. Tax consequences.

4. Role of each investment within the overall portfolio.

5. Expected total return from income, appreciation of capital.

6. Needs for liquidity, income and preservation or appreciation of capital.

7. An asset’s special relationship or special value, if any, to the purposes of the charities or its beneficiaries.

1. La situation économique générale.

2. Les effets possibles de l’inflation ou de la déflation.

3. Les conséquences fiscales.

4. Le rôle que joue chaque placement dans l’ensemble du portefeuille.

5. Le rendement total escompté du revenu et de la plus-value du capital.

6. Les besoins en matière de liquidités, de régularité du revenu et de préservation ou de plus-value du capital.

7. Le lien particulier qui existe entre un élément d’actif et les objets de l’organisme ou de ses bénéficiaires, ou l’intérêt particulier qu’il présente pour ces objets ou ces bénéficiaires.

Considérations d’un investisseur prudent

Prudent Investor Considerations

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• Requirement to diversify

• May obtain investment advice

• May authorize an agent

• Exigence de diversification

• Possibilité d’obtenir des conseils en matière de placement

• Possibilité d’autoriser un mandataire

Trustee Act Loi sur les fiduciaires -Ontario

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• Requirement to diversify.

• May obtain investment advice.

• May authorize an agent within the limits of art. 1337

CCQ.

• Exigence de diversification.

• Possibilité d’obtenir des conseils en matière de

placement.

• Possibilité d’autoriser un mandataire dans les limites de

l’article 1337 CCQ.

Civil Code of Québec Code civil du Québec

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• Related business.

• Excess Business Holding Rules 2%, 20% limits on private foundations.

• Own Activities.

• Direction and Control.

• Activité commerciale complémentaire.

• Règles applicables aux participations excédentaires des fondations privées : limites de 2 % et de 20 %.

• Activités que l’organisme mène lui-même.

• Direction et contrôle.

Income Tax Act Loi de l’impôt sur le revenu

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• PRI’s are “investments” that are more mission directed then investment directed.

• PRI’s are not grants but they may be closer to grants than investments.

• A PRI in a qualified donee is easy – Foundations can make grant to qualified donees.

• Un ILP est un « investissement » qui est davantage axé sur la mission que sur le rendement financier.

• Un ILP n’est pas un don, mais s’apparente parfois davantage à un don qu’à un placement.

• Effectuer un ILP dans un donataire reconnu est simple, les fondations étant autorisées à accorder des dons à des donataires reconnus.

Program Related Investments

Investissements liés à un programme (ILP)

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Program Related Investments

Investissements liés à un programme (ILP)

• PRI’s that are “investments” in non-qualified donees are more complex – similar to wanting to working with a non-qualified donee – if the PRI is made in a non-qualified donee the investor charity must maintain ongoing direction and control.

• Must also ensure that any private benefit is incidental to the public benefit.

• Effectuer un ILP qui constitue un « investissement » dans un donataire non reconnu est plus complexe; similaire au travail avec un donataire non reconnu : si l’ILP est fait dans un donataire non reconnu, l’organisme de bienfaisance investisseur doit conserver la direction et le contrôle.

• L’organisme investisseur doit aussi s’assurer que tout bénéfice privé est accessoire au bienfait d’intérêt public.

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Program Related Investments

Investissements liés à un programme (ILP)

• PRI’s generally are intended to further a recognized charitable purpose. They are not generally investments in the conventional financial sense - Why?

• A PRI would typically involve more than a financial return – would likely not meet the prudent investment standard. The return of capital is contemplated as is isthe possibility of revenue although revenue is likely at below market rates.

• It is a way of supporting on the ground organizations without making an outright grant. The funder can participate in a PRI when it furthers one of its charitable purposes and it can make the investment primarily for the social returns rather than the investment returns.

• Les ILP ont généralement pour but de contribuer à l’avancement d’une fin de bienfaisance reconnue. En règle générale, ils ne sont pas des investissements au sens financier traditionnel. Pour quelles raisons?

• Un ILP vise normalement plus qu’un rendement financier – ne respectera probablement pas la norme de l’investisseur prudent. Le remboursement du capital est envisagé, tout comme la possibilité de générer un rendement, mais qui sera généralement inférieur aux taux du marché.

• Un ILP est une façon de soutenir les organismes de première ligne sans leur faire un don pur et simple. Une fondation peut participer à un ILP lorsque celui-ci contribue à l’avancement d’une de ses fins de bienfaisance. Elle peut faire l’ILP principalement en raison de son rendement social plutôt que son rendement financier.

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Program Related Investments

Investissements liés à un programme (ILP)

• Investor charity must ensure therefore it has appropriate agreements.

• The agreements must ensure there is monitoring, reporting and appropriate exit mechanisms to permit the investor charity to withdraw if the public benefit is no longer achieved or turn it into a regular prudent investment.

• CRA suggests the charity adopt a written policy establishing a framework for its PRI activity and cautions that the activity must meet all other legal, trust , corporate and regulatory requirements.

• Par conséquent, l’organisme de bienfaisance investisseur doit s’assurer de conclure les accords appropriés.

• Ces accords doivent prévoir des mécanismes adéquats de surveillance, de rapport et de sortie pour que l’organisme investisseur puisse se retirer ou convertir l’ILP en placement prudent traditionnel si le bienfait d’intérêt public n’est plus réalisé.

• L’ARC recommande que les organismes de bienfaisance adoptent une politique écrite établissant un cadre pour leurs activités d’ILP et souligne que ces activités doivent satisfaire à toutes les exigences applicables relativement aux fiducies ou aux sociétés, ainsi qu’aux exigences législatives et réglementaires.

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Program Related Investments Examples

Investissements liés à un programme Exemples

Investment in Shares in a for profit corporation

• Non qualified donee that operates an apartment complex. The investment is supported by a written agreement whereby the company guarantees a number of apartment units will be rented to individuals who satisfy the investor charity’s criteria. The agreement provides for direction and control

Low Interest Loans

• Loan made to a non qualified donee at a less than market rate of interest and with little security. Loan agreement provides funds are to be used for training individuals as part of a job skills training program –terms provide for monitoring and reporting to ensure direction and control

Achat d’actions dans une société à but lucratif

• Un donataire non reconnu exploite un ensemble d’immeubles d’habitation. L’investissement est fondé sur un accord écrit dans lequel l’entreprise garantit qu’un certain nombre de logements seront loués à des personnes répondant aux critères établis par l’organisme de bienfaisance investisseur. L’accord contient des dispositions relatives à la direction et au contrôle.

Prêt à faible taux d’intérêt

• Un prêt sans sûreté est accordé à un donataire non reconnu à un taux d’intérêt inférieur au taux du marché. Le contrat de prêt prévoit que les fonds doivent servir à offrir une formation à certaines personnes dans le cadre d’un programme de formation professionnelle. Les modalités du contrat comprennent des dispositions sur la surveillance et l’établissement de rapports afin de veiller à ce que l’organisme de bienfaisance conserve la direction et le contrôle nécessaires.

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Program Related Investments Examples

Investissements liés à un programme Exemples

Rental Arrangement

• Lease of property by a charity to a non qualified donee who operates to further the same charitable purpose – (education). The lease payments are set at less than market but the terms of the lease agreement provide that the non qualified donee is to permit individuals who meet the charities criteria to participate in the tenant’s education programs. The agreement contemplates ongoing monitoring and reporting to provide direction and control.

Bail

• Un organisme de bienfaisance loue un immeuble à un donataire non reconnu dont les activités visent les fins de bienfaisance de l’organisme (l’éducation). Le loyer est fixé à un montant inférieur aux loyers du marché, mais le bail prévoit que le donataire non reconnu (le locataire) doit permettre à des personnes répondant aux critères de l’organisme de bienfaisance (le locateur) de participer à ses programmes d’éducation. Le bail comprend des dispositions sur la surveillance et sur l’établissement de rapports à des fins de direction et de contrôle.

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Program Related Investment Resource

• CRA commentary on PRI’s is found in Guidance CG-014, Community Economic Development Activities and Charitable Registration most recently revised on August 9, 2017.

Document de référence sur les ILP

• Les observations de l’ARC sur les ILP sont présentées dans les lignes directrices CG-014, Activités de développement économique communautaire et enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance dont la dernière révision date du 9 août 2017.

Développement économique communautaire

Community Economic Development

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• Charities Accounting Act revised to clarify rules around social investing

• Provides that a “social investment” is made when a charity uses its property in order to

a) directly further the purposes of the charity; and

b) achieve a “financial return” for the charity.

• “Financial return” = better for the charity than if it spent all the funds (i.e., any return of capital or income to the charity)

• La Loi sur la compatibilité des œuvres de bienfaisance (LCOB) a été modifiée pour clarifier les règles en matière de placements sociaux.

• Elle prévoit qu’un « placement social » est fait lorsqu’un organisme de bienfaisance utilise ses biens dans le but de faire ce qui suit :

a) directement réaliser ses objets;

b) atteindre une « rentabilité financière ».

• « Rentabilité financière » = meilleur pour l’organisme de bienfaisance que s’il dépensait tous les fonds (par exemple, tout remboursement du capital ou revenu pour l’organisme de bienfaisance).

Charities Accounting Act (Ontario)

Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance (Ontario)

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• CAA confirms that charities can make social investments, subject to rules in the Act.

• Directors not liable for losses from social investments, provided the investment was made honestly and in good faith, and in accordance with the rules in the CAA and the charity’s governing documents.

• CAA provides that social investments are exempt from the prudent investor standard that applies generally under the Trustee Act.

• Charities can have certainly that social investments do not violate Trustee Act investment standards.

• Cannot make social investments with property that is subject to restrictions on spending out of capital UNLESS charity expects that the investment won’t contravene restrictions.

• La LCOB confirme que les organismes de bienfaisance peuvent faire des placements sociaux, sous réserve de respecter les règles énoncées dans la Loi.

• Les administrateurs ne sont pas responsables des pertes subies par suite d’un placement social à condition que le placement ait été fait avec intégrité et de bonne foi conformément aux dispositions de la LCOB et aux documents constitutifs de l’organisme de bienfaisance.

• La LCOB stipule que la norme de l’investisseur prudent généralement applicable en vertu de la Loi sur les fiduciaires ne s’applique pas aux placements sociaux.

• Les organismes de bienfaisance ont ainsi la certitude que les placements sociaux ne contreviennent pas aux normes de placement énoncées dans la Loi sur les fiduciaires.

• Un organisme de bienfaisance n’est pas autorisé à faire des placements sociaux avec des biens assujettis à des restrictions relatives à l’utilisation du capital SAUF si l’organisme s’attend à ce que le placement ne contrevienne pas à ces restrictions.

Social Investments Placements sociaux

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Board must determine (both initially and periodically) whether advice is needed in relation to social investment and, if so, obtain and consider advice

• What sort of advice is required? Legal? Financial?

• How does Board know when advice is needed?

• Decision-making process will be the focus

Board must be satisfied that social investment is in the best interests of the charity

• Consistent with general fiduciary duty of directors/trustees

• Is Board level review required for each social investment?

Cannot restrict or exclude these duties through governing documents.

Le conseil d’administration doit déterminer (initialement et périodiquement) s’il a besoin de conseils concernant un placement social et, le cas échéant, doit obtenir de tels conseils et en tenir compte.

• Quel genre de conseils sont nécessaires? Juridiques? Financiers?

• Comment un conseil d’administration détermine-t-il si des conseils sont nécessaires?

• Le processus décisionnel sera le point de mire

Le conseil d’administration doit être convaincu que le placement social est dans l’intérêt de l’organisme de bienfaisance.

• Cette obligation est conforme à l’obligation fiduciaire générale des administrateurs et des fiduciaires

• Chaque placement social doit-il faire l’objet d’un examen par le conseil d’administration?

Les documents constitutifs ne peuvent limiter ou exclure ces obligations.

Board Duties Obligations du conseil d’administration

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• Grants are on form of support that Foundations can provide to organizations they wish to support.

• Program Related Investments are another option and involve providing an “investment” for a social purpose.

• PRI’s in qualified donees are easier and a way to support another charity while retaining the right to a return of the capital with the possibility of income earned.

• PRI’s in non-qualified donees are similar but in this case CRA requires that the Funder retain elements of direction and control to make the investments their own activity.

• COVID -19 will likely be a time where there are needs which could be met with the use of PRI’s – and that will be on interest to all parties.

• Les dons ne sont qu’une des formes d’aide que les fondations peuvent offrir aux organismes qu’elles souhaitent soutenir.

• Les investissements liés à un programme sont une autre possibilité et impliquent la réalisation d’un « investissement » à une fin sociale.

• Effectuer un ILP dans un donataire reconnu est plus simple et permet de soutenir un autre organisme de bienfaisance tout en conservant le droit à un remboursement du capital ainsi que la possibilité de générer un revenu.

• Effectuer un ILP dans un donataire non reconnu est similaire, mais l’ARC exige alors que l’organisme investisseur conserve la direction et le contrôle, de sorte que l’investissement constitue son activité propre.

• En ces temps de COVID-19, il y aura certainement des besoins auxquels il sera possible de répondre au moyen d’un ILP qui sera dans l’intérêt de toutes les parties.

Takeaways Points à retenir

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Susan Manwaring

Bio

Partner | Toronto

1 416.595.8583

smanwaring@millerthomson.com

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Contact Information

Troy McEachren

Bio

Partner | Montreal

1 514.871.5422

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M I L L E R T H O M S O N . C O M

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