Progetto Doc Area v2 - IrpiniaNet interventi progettuali per la gestione elettronica dei documenti...

IRPINIANET Società Consortile a r. l. c/o Comune di Avellino P.zza del Popolo, 83100 Avellino

P. IVA e N. Reg. Imp. 02496100641

Progetto Doc.Area

PROGETTO ESECUTIVO

Versione 1.0

Progetto Doc.Area – IRPINIANET Pag. 2 / 73

INDICE 1 Introduzione ____________________________________________________________4

1.1 Premessa ..................................................................................................................4 1.2 Obiettivi del progetto Doc.Area .............................................................................4 1.3 Organizzazione del documento...............................................................................5 1.4 Riferimenti Normativi ............................................................................................6 1.5 Definizioni ..............................................................................................................8

2 L’aggregazione dei comuni________________________________________________14

3 Descrizione del progetto _________________________________________________15

3.1 Analisi della domanda ...........................................................................................15 3.2 Architettura del sistema.........................................................................................15

3.2.1 Doc.Area Station__________________________________________________16

3.2.2 Configurazione per “Ente Locale Piccolo”_____________________________17

3.2.3 Architettura Sistema “Ente Locale Medio” _____________________________17

3.2.4 Architettura Sistema “Ente Locale Grande” ____________________________17

3.2.5 Piattaforma Informativa di e-goverment e moduli processi ________________17

3.2.6 Requisiti di connettività ____________________________________________18

3.2.7 Elenco delle apparecchiature e del software di base ______________________18

3.3 Descrizione dei principali servizi...........................................................................18 3.4 Servizi di Base, prioritari per i cittadini .................................................................21

3.4.1 Essere Cittadino __________________________________________________21

3.4.2 Studiare _________________________________________________________24

3.4.3 Lavorare_________________________________________________________28

3.4.4 Vivere il tempo libero e la cultura ____________________________________30

3.5 Servizi di Base, Prioritari per le imprese...............................................................33

3.5.1 Aprire una nuova attività ___________________________________________33

3.6 Servizi Avanzati.....................................................................................................35

3.6.1 E-Procurement ___________________________________________________35

3.6.2 Dematerializzazione _______________________________________________37

3.6.3 Procedimenti Amministrativi _______________________________________49

3.6.4 Sicurezza Ambientale e del territorio _________________________________57

3.7 Gestione degli accessi e sicurezza...........................................................................58


3.7.1 Interfacciamento con sistemi e basi dati esterne _________________________58

3.8 Interoperabilità – cooperazione applicativa...........................................................59 3.9 Benefici attesi.........................................................................................................68

4 Organizzazione del Progetto ______________________________________________69

4.1 Descrizione delle attività .......................................................................................69

4.1.1 Riorganizzazione dei processi _______________________________________69

4.1.2 Progettazione di dettaglio___________________________________________69

4.1.3 Realizzazione_____________________________________________________69

4.1.4 Collaudo ________________________________________________________70

4.1.5 Documentazione e Formazione ______________________________________70

4.1.6 Start-up sistema ___________________________________________________70

4.1.7 Project Management _______________________________________________70

4.2 Descrizione dei deliverables...................................................................................70 4.3 Cronoprogramma..................................................................................................71 4.4 Il modello di controllo e gestione..........................................................................71 4.5 Piano di monitoraggio ...........................................................................................71

5 Quadro economico del progetto ___________________________________________72

5.1 Costi / Ricavi ........................................................................................................72 5.2 Flussi di Cassa........................................................................................................72


1 INTRODUZIONE

1.1 Premessa

La Regione Campania è da tempo impegnata nel perseguire obiettivi di innovazione istituzionale e rafforzamento della governance locale che contribuiscano ad attuare la politica di avvicinamento del sistema della pubblica amministrazione del proprio territorio al mondo economico e sociale ed ai singoli cittadini, rimuovendo il carico burocratico che su loro pesa attraverso la realizzazione di processi di modernizzazione della macchina amministrativa.

Nella nuova fase di attuazione dei programmi regionali (PO FESR Campania 2007-2013, Obiettivo Operativo 5.1 “E-government ed e-inclusion”) l’ Ente Regionale ha stabilito, tra l’altro, l’attivazione di interventi progettuali per la gestione elettronica dei documenti (protocollo informatico, firma digitale, archiviazione e conservazione a norma, processi di dematerializzazione).

L’idea di archiviare e conservare tramite strumenti informatici e l’utilizzazione dei documenti digitali potrà avere come risultato quello di ridurre i tempi di latenza per il trasferimento dei documenti tra gli uffici e lo spazio richiesto per la loro conservazione. Ma obiettivo primario è anche agevolare la consultazione di documenti, pratiche e atti da parte dei cittadini e delle aziende che ne hanno diritto, secondo quanto previsto dalla normativa.

La dematerializzazione della documentazione all’interno della PA investe ambiti e competenze molto diversi tra loro e coinvolge molteplici soggetti; per questo un progetto di de materializzazione non implica solamente l’adozione di soluzioni tecnologiche adeguate, ma comporta, piuttosto, una riflessione generale sulle prassi amministrative, esigendo un approccio che individui, oltre alle soluzioni applicative, anche quelle organizzative, finalizzate a permettere agli enti di gestire tutta l’attività amministrativa in ambiente digitale.

A livello tecnico l’esigenza è quella di approntare soluzioni definitive sia per la dematerializzazione e conservazione della documentazione cartacea esistente, sia per la conservazione dei documenti che nascono in ambiente digitale. Si tratta di due aspetti distinti ma allo stesso tempo profondamente correlati ai fini della gestione amministrativa generale. I due principali elementi comuni possono individuarsi essenzialmente nella garanzia di preservare l’integrità del documento (e quindi la sua autenticità) e nella necessità di conservazione del documento nel tempo.

E’ per questi motivazioni che il raggruppamento tra gli Enti Locali rappresentato dai Comuni indicati al paragrafo 1.4 ha deciso di dotarsi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Il progetto ha lo scopo di:

• realizzare e gestire un centro intercomunale per l’archiviazione dei documenti cartacei degli Enti Locali aderenti;

• realizzare una infrastruttura informatica per la gestione elettronica dei documenti;

• assicurare la gestione in esercizio della infrastruttura informatica.

1.2 Obiettivi del progetto Doc.Area


Il Progetto ha lo scopo primario di realizzare una piattaforma tecnologica modulare per la gestione degli iter documentali dei comuni che possa erogare servizi di e-government, secondo il modello degli eventi della vita, a cittadini ed imprese ed in grado di consentire agli stessi un accesso semplice e trasparente alla Pubblica Amministrazione e per assicurare lo scambio di documenti digitali a norma ed in sicurezza.

Le attività di progettazione e sviluppo de sistema saranno condotte coniugando esigenze di innovazione tecnologica e di servizio con la indispensabile reingegnerizzazione dei processi di lavoro secondo i dettami del legislatore in materia di gestione documentale, trattamento del documento elettronico e conservazione delle memorie digitali.

Il progetto affronta con approccio sistemico il tema del flussi documentali, includendo tutto il ciclo di vita del documento elettronico, le differenti modalità di comunicazione digitale all’interno dell’Ente e fra Enti, offrendo gli strumenti tecnologici (piattaforma, sistemi di protocollo integrati, piattaforma di autenticazione, firma digitale, posta certificata, archiviazione ottica sostitutiva, etc.) e giuridico organizzativi (standard di riferimento, regolamenti archivistici, manuale di gestione, etc.) necessari alla corretta gestione e trasmissione del documento elettronico.

Obiettivo primario è quello di eliminare la carta dalle scrivanie e di condividere una piattaforma di gestione documentale unitaria, che consenta di gestire documenti digitali a norma, facilmente reperibili e condivisibili e sopratutto in grado di creare un front end di accesso ai fruitori finali quali cittadini ed imprese, che possono inoltrare richieste on line seguendo il successivo iter della loro richiesta.

Il patrimonio documentale viene trattato come un archivio centralizzato digitale, cui gli utenti possono accedere con politiche predefinite. Il sistema documentale è fortemente integrato con il sistema di protocollo dell’Ente e con il sistema di posta certificata e di firma digitale: ciò consente di aprire dal protocollo documenti inviati on line, riconoscendo la firma, se firmati digitalmente e salvarli direttamente sul sistema documentale, permette altresì di creare documenti e protocollarli, firmarli digitalmente ed eventualmente inviarli in forma elettronica.

1.3 Organizzazione del documento

Il documento è organizzato come segue:

• Il capitolo 2 descrive brevemente il soggetto proponente, con indicazione dei comuni aderenti all’iniziativa progettuale ed il bacino di utenza, espresso come somma della popolazione residente al 31/12/2007 nei comuni coinvolti nel progetto

• Nel capitolo 3 è illustrato il progetto in termini di:

Obiettivi proposti; Numero di servizi attivati (per tipologia e per bacino di utenza raggiunto) Qualità delle soluzioni tecnologiche e ricorso a tecnologie open source e di riuso di

applicativi Grado di innovazione e impatto delle soluzioni proposte nelle procedure oggetto di

intervento Coerenza e conformità con altre iniziative di e -government e capacità di

integrazione con altri progetti a livello locale;


Modalità di interazione con i servizi già in uso e con l’architettura regionale Rilevanza dell’intervento per gli EE.LL coinvolti e per altre strutture sovralocali e/o

intercomunali; Grado di trasferibilità del progetto e livello di riusabilità in altri contesti

• Il capitolo 4 è rivolto ad illustrare la fattibilità tecnico-amministrativa del progetto in termini di:

Pianificazione del progetto e cronogramma e relativa coerenza del piano di attività in relazione agli obiettivi di progetto

Piano di monitoraggio con la individuazione degli indicatori per la valutazione dell’avanzamento del progetto

Modalità organizzative adottate; Team di coordinamento del progetto e risorse poste in gioco;

Sostenibilità del modello di gestione ed efficacia dei meccanismi di controllo e partecipazione

• Il capitolo 4.4 descrive la sostenibilità economico-finanziaria in funzione di:

Congruità tecnico-economica delle soluzioni proposte Fattibilità economico-finanziaria, sia nella fase di realizzazione del progetto, sia

nella fase di messa in regime e conseguenti benefici economici attesi Previsione dei costi e dei ricavi nel primo triennio di funzionamento

1.4 Riferimenti Normativi

La riforma del sistema amministrativo del settore pubblico nazionale sta provocando una forte trasformazione nell’ambito della gestione documentale, sempre più affidata a sistemi informativi che, grazie alle tecnologie informatiche, consentono una completa automazione dell’organizzazione dei documenti (in particolare con i sistemi di protocollazione e classificazione), lo scambio dei dati per via telematica, la produzione di documenti informatici con pieno valore giuridico (soprattutto tramite i sistemi di firma digitale), la gestione dei processi amministrativi attraverso sistemi di workflow management.

Il processo normativo alla base di tale trasformazione ha considerato la tematica della conservazione dei documenti nell’ambito di una serie di provvedimenti che hanno contribuito a delineare il quadro di riferimento attualmente in atto, con particolare riguardo alle pratiche di conservazione della documentazione informatica ed ai processi di conservazione sostitutiva della documentazione cartacea.

Il quadro delle norme, complesso e articolato, si compone in realtà di alcuni testi normativi rivisti, corretti, abrogati e armonizzati con continue variazioni fino alla pubblicazione del Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005). Queste norme fanno riferimento a Regolamenti attuativi nonché a Regole tecniche e Documenti tecnici, emessi prima dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA) poi dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) che, pur non costituendo norma di legge, sono supporto essenziale e imprescindibile per l’attuazione del dettato normativo.


Il Codice dell’Amministrazione digitale, entrato in vigore con il gennaio 2006, tratta il tema della conservazione digitale agli artt. 40 e s egg., introduce il concetto di “Fascicolo informatico”, e si sofferma su alcuni punti fondamentali: “identificazione certa del soggetto che ha formato il documento”, “integrità del documento”, “leggibilità e agevole reperibilità dei documenti” etc.

Sintesi delle norme

• D. Lgs n. 82 del 07/03/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale

• Direttiva 18 novembre 2005 - Linee guida per la pubblica amministrazione digitale

• Direttiva MIT del 04/01/2005 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione

• D.M. 23/01/2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto per documenti rilevanti a fini fiscali

• DPCM del 13/01/2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

• Direttiva MIT del 27/11/2003 – Impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni

• DM del 14 ottobre 2003 – Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

• DPR n. 137 del 7/04/2003 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del D. Lgs . 10/2002

• DPR 445 del 28/12/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

• DPCM del 31/10/2000 - Regole tecniche per il Protocollo Informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998 n. 428

• Direttiva PCM del 28/10/1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nella P.A.

Atti dell’ AIPA / CNIPA:

• Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/02/2005 – Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico

• Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/20 04 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

• Circolare AIPA n. 31 del 21/06/2001 - Regole tecniche per il protocollo informatico

• Circolare AIPA n. 28 del 7/05/2001 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni e associate ai documenti protocollati

• Circolare AIPA n. 27 del 16/02/2001 - Utilizzo firma digitale nelle pubbliche amministrazioni

• Deliberazione AIPA n. 51 del 23/11/2000 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni


1.5 Definizioni

Accessibilità Usabilità costante: il documento deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo periodo.

Accesso Consultazione autorizzata, anche p er via telematica, degli archivi e dei documenti digitali, sia per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti da parte di chi ne abbia interesse, sia per le attività amministrative.

Affidabilità Capacità del documento di rappresentare i fatti cui si riferisce al momento della creazione. E’ determinata dalla Identificabilità certa del soggetto che ha formato il documento e della Amministrazione o della AOO di riferimento (D. Lgs. 82/2005 )

Aggregati Insiemi di documenti o di fascicoli che si vengono a co mporre nella fase di versamento all’archivio. Ogni aggregato costituisce lo spezzone di una serie che si ricompone virtualmente (Del. AIPA 51/2000 ).

Archivio Complesso di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto durante lo svolgimento della sua attività e strutturato sulla base delle relazioni tra i documenti.

Archivio corrente : parte di documentazione relativa ad attività in corso.

Archivio di deposito : parte di documentazione relativa ad affari esauriti.

Archivio storico: parte di documentazione rel ativa ad affari esauriti e destinata alla conservazione permanente.

Archiviazione elettronica Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione ( Del. CNIPA 11/2004 ).

Conservazione Attività di conservazione a lungo termine di documenti già selezionati che vanno a costituire la memoria storica dell’ente.

“Ordinata custodia di documenti informa tici in modo da assicurarne l’integrità, l’affidabilità e la consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di ricerca” ( Del. AIPA 51/2000).

Conservazione sostitutiva


Processo di conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, e eventualmente anche delle loro impronte, mediante memorizzazione su supporti ottici che termina con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (Del. CNIPA 11/2004 ).

Documento Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (Del. CNIPA 11/2004 ).

Rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo (D.M. 23.01.2004).

Documento amministrativo Ogni rappresentazione, comunque formata, memorizzata su un supporto, del contenuto di atti, anche interni, della Pubblica Amministrazione o utilizzati ai fini dell'attività amministrativa (DPR 445/2000 e DPR 137/2003 ).

Documento analogico Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartace i), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (Del. CNIPA 11/2004 ).

Si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro (D.M. 23.01.2004 ).

Documento analogico originale Documento analogico che può essere unico oppur e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (Del. CNIPA 11/2004 – D.M. 23.01.2004).

Documento archiviato Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al process o di archiviazione elettronica (Del. CNIPA 11/2004 ).

Documento archivistico Informazione affidata a un supporto fisico, prodotta o ricevuta da un soggetto durante la trattazione di pratiche/affari/p rocedimenti e conservata per l'adempimento di obblighi o per essere usata come materiale di prova o riferimento (atti ufficiali, documenti preparatori, corrispondenza, documenti a stampa, allegati etc.).

Documento conservato Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (Del. CNIPA 11/2004 )

Documento digitale


Un insieme di uno o più file digitali, anche di diverse tipologie che rappresenta l'unità minima di elaborazione nel senso che viene memorizzato ed erogato come un tutt’uno. Non è possibile consultare parti di un documento digitale. Costituisce la rappresentazione informatica di atti, dati o fatti relativi alla attività amministrativa nel suo complesso.

Documento informatico La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridica mente rilevanti (Del. CNIPA 11/2004 – D. lgs 82/2005 – D.M. 23.01.2004 ).

Documenti originali non unici Documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi ( D. lgs 82/2005).

Documento statico non modificabile Documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati ( D.M. 23.01.2004).

Esibizione Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (Del. CNIPA 11/2004).

Evidenza informatica Sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica ( Del. CNIPA 11/2004).

Fascicolo Insieme di documenti collegati allo stesso processo e/o procedimento amministrativo: costituisce l’unità di base indivisibile dell’archivio.

Formato Modalità di rappresentazione del contenuto di un documento informatico ( Del. AIPA 51/2000).

Formazione Processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Il processo reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (Del. AIPA 51/2000).

Firma digitale


Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità' di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (D. lgs 82/2005).

Firma elettronica L'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica ( D. lgs 82/2005).

Firma elettronica qualificata La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da conse ntire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (D. lgs 82/2005).

Funzione di hash Funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali (Del. CNIPA 11/2004).

Impronta Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash ( Del. CNIPA 11/2004 ).

Integrità Certezza di conservazione non corrotta, manipolata o contraffatta.

Marca temporale Evidenza informatica che consente la validazione temporale tram ite le seguenti informazioni:

- identificativo dell’emittente; - numero di serie della marca temporale; - algoritmo di sottoscrizione della marca temporale; - identificativo del certificato relativo alla chiave di verifica della marca; - data ed ora di generazione della marca; - identificatore dell’algoritmo di hash utilizzato per generare l’impronta dell’evidenza informatica

sottoposta a validazione temporale; - valore dell’impronta dell’evidenza informatica (DPCM 13/01/2004)

La data e l’ora contenute nella marca tempo rale sono specificate con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC).


Memorizzazione Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti (Del. CNIPA 11/2004).

Metadati Informazioni strutturate che descrivono i documenti e gli aggregati logicamente superiori.

Vengono utilizzati per l’individuazione dei documenti nelle fasi di creazione e gestione.

Pubblico Ufficiale Il notaio, salvo per le PP.AA. dove il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. Per l’autenticazione di copie il ruolo può essere svolto anche da un funzionario incaricato (Del. CNIPA 11/2004 art. 5 e DPR 445/2000 art. 18 ).

Riferimento temporale Informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (Del. CNIPA 11/2004 ).

Riversamento diretto Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità (Del. CNIPA 11/2004 ).

Riversamento sostitutivo Processo che trasferisce uno o più docu menti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell'art. 3, comma 2, e nell'art. 4, comma 4, della deliberazione 11/2004 (Del. CNIPA 11/2004).

Serie Raggruppamento logico di singoli documenti o di fascicoli, individuato sulla base dell’omogeneità della forma e del contenuto, in riferimento all’attività di cui sono il risultato.

Sistema/sottosistema di gestione di archivio Con il termine "Sistema /Sottosistema di Gestione di Archivio" (nel seguito SGA ) si intende, in questo documento, un generico strumento informatico che permette di operare sui documenti in maniera finalizzata al trattamento degli archivi e non alla conservazione sostitutiva.

Funzionalità base che dovrebbero essere fornite da un SGA sono la visualizzazione, l'indicizzazione /descrizione, l'archiviazione elettronica e lo scarto.

Supporto ottico di memorizzazione


Mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti inf ormatici mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto -ottici, DVD) (Del. CNIPA 11/2004).

Volume Insieme di documenti digitali, anche sottoscritti, raggruppati secondo un criterio di aggregazione ed aventi un file di indice, di cui si attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione con l’apposizione della firma del responsabile della conservazione e della marca temporale – un volume deve poter risiedere su un CD o un DVD .


2 L’AGGREGAZIONE DEI COMUNI

Questo paragrafo è da finalizzare, manca:

lista definitiva dei comuni

indicazione del capofila e suo ruolo

ruolo degli altri partecipanti.

Il soggetto attuatore dell’intervento progettuale è costituito da una associazione tra i seguenti comuni, per ogni comune è riportato il numero di abitanti al 31-12-2007, così come fornito dall’Istat all’indirizzo internet http://demo.istat.it/bil2007/index.html.

Comune Abitanti

(31-12-2007) Andretta 2.146 Ariano Irpino 23.184 Avellino 57.071 Bagnoli Irpino 3.314 Cassano Irpino 1.007 Castelfranci 2.172 Cervinara 10.060 Flumeri 3.269 Frigento 4.113 Grottaminarda 8.298 Grottolella 1.982 Lacedonia 2.909 Lioni 6.390 Luogosano 1.227 Mercogliano 12.422 Montemiletto 5.394 Morra De Sanctis 1.333 Nusco 4.399 Petruro Irpino 373 S. Angelo all'Esca 859 S. Angelo dei Lombardi 4.501 San Martino Valle Caudina 4.711 Torella dei Lombardi 2.243 Torrioni 575 Trevico 1.148 Tufo 925 Vallesaccarda 1.401 Venticano 2.615 Zungoli 1.300

Totale ---> 171.341


Comune capofila è …..

3 DESCRIZIONE DEL PROGETTO

3.1 Analisi della domanda

Va indicata l’analisi della domanda dei servizi richiesti dai Comuni e dalle loro forme associative; Si pensa di focalizzare la domanda sulle esigenze di documenti da de materializzare ed archiviare.

3.2 Architettura del sistema

L’architettura fa perno su un centro, diversamente configurato, per ogni Ente Locale I centri locali sono dotati di una installazione autonoma del sistema. La stessa installazione viene utilizzata sia per uso interno che per uso esterno.

Il Sistema, qualunque sia la sua installazione, si avvale di uno stesso sistema di Single Sign-on per l’autenticazione degli utenti.

Il Sistema presenta una architettura in grado di garantire l’erogazione di servizi di e-government assicurando caratteristiche di:

• Semplicità di accesso

• Ubiquità di accesso (dall’Ente locale piu’piccolo all’Ente Locale piu’ grosso, sono disponibili i servizi desiderati)

• Sicurezza dei dati e protezione delle informazioni

• Scalabilità

• Continuità di servizio

• Integrabilità orizzontale e verticale verso altri sistemi informativi già presenti o di futura acquisizione

Doc.Area si fonda su una infrastruttura che sia in grado di integrare, in maniera nativa, sia l’hardware che il software. Questo tipo di approccio permette di realizzare un sistema che riesce a garantire la massima sicurezza dei dati e delle informazioni, mantenendo una grande semplicità di utilizzo per l’utente.

L’infrastruttura deve consentire la piena integrazione con altri software ed applicazioni informatiche, nella logica innovativa che richiede l’apertura verso mondi esterni ed procedure a prova di “utente inesperto”.

La parte applicativa deve assicurare funzionalità tipiche dei sistemi di gestione documentale con moduli di dematerializzazione ed archiviazione sostitutiva pienamente rispondenti alle normative vigenti, e con un motore di supporto al workflow.


In particolare, il sistema consente di:

• Effettuare tutte le funzionalità di gestione pratiche, protocollazione, classificazione, iter, comunicazione multicanale, tracciamento di attività e di performance, ed interoperabilità nel pieno rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di accesso alle risorse informatiche per i disabili.

• Adattarsi facilmente alle procedure oggi in uso presso i Comuni, attraverso una architettura modulare, un software flessibile ed una semplice configurabilità di sistema

• Disporre di soluzioni di sicurezza in grado di garantire ridondanza, integrità e riservatezza dei dati unitamente a comunicazioni criptate sicure sia su rete locale che su rete geografica attraverso connettività a larga banda.

• Effettuare nel pieno rispetto della normativa vigente la dematerializzazione dei documenti cartacei e l’archiviazione sostitutiva.

• Integrare soluzioni di firma digitale massiva.

• Integrare con la massima efficacia quanto già disponibile presso i Comuni.

Il sistema proposto si configura quindi come un insieme di stazioni intelligenti (Doc.Area Station) che formano una rete integrata ad alto livello in grado di fornire servizi distribuiti di e-government, in particolare quelli connessi con la gestione documentale.

3.2.1 Doc.Area Station

La Doc.Area Station integra in un’unica soluzione le tecnologie necessarie per garantire l’erogazione dei servizi in sicurezza, resistenza ai failure e con componenti che consentono la trasmissione e la condivisione sicura di tutte le informazioni. Lo schema sottostante riporta la visualizzazione logica dei moduli della stazione.

La Doc.Area Station presenta un’architettura scalabile e modulare che raggruppa al proprio interno tre sezioni principali:

• Piattaforma HW orientata alla protezione e alla securizzazione delle informazioni. La piattaforma consente di effettuare operazioni critiche ( protocollazione, dematerializzazione ed archiviazione sostititutiva) con il massimo grado di sicurezza e di velocità.

• Piattaforma di e-government che costituisce il motore software su cui sono sviluppati i processi di e-government, e-procurement etc.

• Moduli Processi che costituiscono le personalizzazioni della piattaforma generica di e-government e che consentono la informatizzazione delle procedure e delle prassi in uso negli EE. LL.

La flessibilità della piattaforma consente di distribuire le varie componenti Sw su più sistemi Hw (per esempio i Data Base o le Storage Area) mantenendo nel contempo la sicurezza e l’affidabilità dell’intero sistema. Ciò rende la soluzione facilmente “scalabile” da sistemi di piccole dimensioni a


sistemi ad alte performance e capacità. Questo permette di configurare soluzioni diverse in funzione delle dimensioni e delle esigenze dei diversi EE.LL.

Per le esigenze specifiche degli enti aderenti al progetto saranno realizzate tre configurazioni in funzione dei volumi di documenti da gestire e che sono dimensionate rispetto al numero di abitanti degli enti stessi.

3.2.2 Configurazione per “Ente Locale Piccolo”

Il sistema ipotizzato è valido per gli Enti locali con un numero di abitanti inferiore a 3.000. In tale scenario il sistema è composto da due Server (Front-end e Back-office) da cui sono erogati tutti i servizi e-government necessari e su cui sono anche memorizzati i documenti e le procedure.

La soluzione permette di lavorare in locale anche in assenza temporanea di collegamento alla rete.

3.2.3 Architettura Sistema “Ente Locale Medio”

La configurazione è applicata ad Enti locali con un numero di abitanti inferiore a 15.000. In tale scenario il sistema è composto da due Server (Front-end e Back-office) coadiuvati da un Database e Storage Server esterno. Dai Server sono erogati tutti i servizi e-government necessari; ne usufruiscono il personale dell’amministrazione attraverso la lan dell’ente locale o la wan oppure i cittadini e le imprese attraverso la connessione ad Internet.

La soluzione permette di lavorare in locale anche in assenza temporanea di collegamento alla rete.

3.2.4 Architettura Sistema “Ente Locale Grande”

La configurazione proposta è applicabile ad Enti locali con un numero di abitanti superiore ai 15.000 abitanti. In tale scenario il sistema è composto da due Server (Front-end e Back-office) più performanti operanti in modalità di Fault Tolerance e Load Balancing, coadiuvati da un Database Server e Storage Server esterni. Dalle station sono erogati tutti i servizi e-government necessari; ne usufruiscono il personale dell’amministrazione attraverso la lan dell’ente locale o la wan oppure i cittadini e le imprese attraverso la connessione ad Internet.

Ulteriore caratteristica è che i servizi erogati possono essere acceduti in remoto anche dagli EE LL che non hanno ancora implementato i sistemi precedentemente descritti.

In tal caso sarà possibile avviare i servizi di e-goverment molto più velocemente.

3.2.5 Piattaforma Informativa di e-goverment e moduli processi

La piattaforma Doc.Area è costituita da una serie di Sottosistemi e moduli che consentono l’erogazione delle funzionalità richieste.


I moduli di cui si compone la piattaforma sono (partendo dal basso):

• RDBMS: Data base relazionale su cui sono implementate le strutture dati. Di tale modulo non è riportata nel documento la descrizione tecnica, essendo un componente standard di mercato (COTS).

• Modulo di Storage dei documenti in grado di memorizzare i template, i moduli scansionati, i documenti elettronici ed i documenti digitali sostitutivi con alto livello di protezione.

• Modulo di gestione del Workflow, degli Utenti e degli Oggetti: modulo che sovrintende alla generazione degli Iter, alla gestione e profilazione degli Utenti, alla gestione dei tipi di documenti nonche’ alla armonizzazione ed alla comunicazione tra i vari moduli specialistici.

• Moduli specialistici raggruppati i tre sottosistemi: o Sottosistema di gestione documentale e firma digitale o Sottosistema di archiviazione sostitutiva o Modulo di Integrazione con ambienti esterni

• Modulo Interfaccia: presiede alla generazione della interfaccia web-based • Moduli di Flusso e Processo: sono le specializzazioni verticali che implementano i flussi ed i

procedimenti amministrativi richiesti

Per una migliore comprensione, l’architettura è descritta scomponendo il sistema nei due sottosistemi:

• Sottosistema di gestione documentale e firma digitale

• Sottosistema di archiviazione sostitutiva

3.2.6 Requisiti di connettività

La rete del sistema Doc.Area prevede l’esistenza di infrastrutture di telecomunicazioni in grado di assicurare collegamenti in banda larga (ADSL) ove questi collegamenti non fossero disponibili si procedere alla realizzazione di soluzioni ad-hoc wireless.

Questo paragrafo può essere contestualizzato una volta nota la lista dei comuni.

3.2.7 Elenco delle apparecchiature e del software di base

3.2.7.1 Comune di Avellino

Per il comune di Avellino si prevede la configurazione di grande ente con l’installazione di 4 Doc.Area Station.

Completare a valle della lista comune ed eventualmente di quanto emerge dal precedente paragrafo.

3.3 Descrizione dei principali servizi


Il portale costituirà la porta di accesso principale alle informazioni ed ai servizi, attraverso sezioni ad

accesso pubblico ed aree riservate. In particolare, ogni servizio dovrà poter prevedere accessi riservati

e profilati in modo da fornire funzionalità diverse in base ai livelli di accesso definiti.

La soluzione tecnologica che si realizzerà sarà conforme alle direttive del CNIPA e aderire

integralmente agli orientamenti espressi dal WAI del W3C, al fine di garantire il miglior livello di

accessibilità al sistema e quindi ai servizi ed alle informazioni. Resta inteso che la soluzione dovrà

quindi prevedere l’utilizzazione da parte di soggetti diversamente abili, oltre ad essere implementato

con l’utilizzo di tecnologie standard e diffuse.

Nella progettazione e realizzazione dei portali si terrà conto delle seguenti esigenze, minimali:

l’interfaccia utente dovrà utilizzare una struttura di navigazione ergonomica (usabile), favorendo

un approccio immediato ed intuitivo;

La piattaforma sarà totalmente integrata, pertanto gli applicativi e le web application saranno

eseguite in un unico grande ambiente con garanzie di scalabilità, usabilità e corrispondente alla

normativa vigente.;

i portali dovranno essere in grado di integrare in maniera trasparente nuove funzionalità e nuovi

servizi , anche con un alto livello di interattività, con la possibilità di inserimento di ulteriori

moduli software, rendendo il sistema “aperto”, e dovranno essere basati sugli standard attualmente

riconosciuti (XML, SOAP, WSDL, UDDI).

I servizi erogati e le pagine informative dovranno confluire in una architettura dell’informazione,

relativamente al macro-portale ed ai portali verticali, che rispetti le direttive date dal CNIPA in

merito alla realizzazione dei portali di servizi di egovernment, con particolare riguardo

all’aderenza del modello delle “metafore della vita”.

Il sistema presenta una sezione di Front Office che mette a disposizione dell’utente l’interfaccia verso

le diverse modalità di accesso al servizio di portale attraverso i differenti canali (Web, SMS, Wap,

ecc.) garantito da un apposito subsistema di switching.

Il sistema comune per la gestione dell’accesso al servizio si presenta come orizzontale rispetto ai

rimanenti servizi ed effettua la duplice funzione di identificazione/autenticazione e di profilazione

utente con l’abilitazione di servizi per i quali si ha autorizzazione all’uso.


Il sistema di autenticazione garantisce la gestione dell’accesso attraverso CIE per i cittadini che già

dispongono dello strumento quali quelli che hanno partecipato alla fase sperimentale del precedente

progetto, mentre mette a disposizione dei rimanenti l’autenticazione a mezzo di CNS o di semplice

coppia Login/PIN-password.

Sulla base del canale di provenienza della richiesta e della tipologia di strumento adoperato per la

identificazione, oltre che del profilo utente, il sistema abiliterà un set più o meno ampio di servizi.

Una volta effettuata la identificazione, l’utente avrà accesso sicuro a tutte e sole le informazioni che lo

riguardano. Per l’identificazione utente il sistema potrà accederà, quindi, ad LDAP esterni o interni e,

attraverso matrice di autorizzazioni ACL, provvederà alla identificazione dei servizi attivabili per

l’utente connesso.

L’interfaccia servizi, invece, rappresenta lo strato necessario per la interazione con l’Ente. Essa è

costituita da due sezioni separate destinate ai servizi di Back Office di gestione e di interazione

manuale con il portale ed ai servizi di interfacciamento applicativo con i sistemi informativi degli enti.


3.4 Servizi di Base, prioritari per i cittadini

I servizi verranno organizzati e descritti secondo la metafora della vita, suddividendoli per cittadini ed imprese,identificando l’evento ed i servizi che si andranno a realizzare.

3.4.1 Essere Cittadino

3.4.1.1 Assistenza Anziani

Nome: Assistenza Anziani Data: 11/09/09

Descrizione: L’utente previa autenticazione potrà richiedere il servizio di assistenza per i quali è necessario un intervento della componente sociale e sanitaria

Funzioni Igiene e pulizia ambientale e personale

Accompagnamento ai servizi

Disbrigo pratiche varie (medico, farmacie, posta…)

Preparazione pasti

Socializzazione

Sostegno e ascolto

Gestione del menage quotidiano

Utente Portale

Richiesta accesso tramite codice fiscale oppure altro tipo di accesso sicuro

Verifica credenziali

Accesso al portale

Richiesta dati al db che risiede nel CS

Visualizzazione dei servizi accessibili all’utente

Analisi

Flusso dati

Scelta del servizio per il quale si richiede l’assistenza

Ricezione della richiesta


Ricezione dell’avvenuta presa in carico con invio del numero della pratica

Avvio della pratica integrando la richiesta al sistema di workflow interno

Lavorazione della pratica secondo il flusso disegnato ad hoc per tale iter

Visualizzazione dello stato di avanzamento della pratica

Completamento della pratico ed avvio dell’assistenza richiesta

Modalità per interazione portale con DB comunale

C’è interazione con il DB comunale interfacciandosi con il workflow oggetto della fornitura.

Fornitura dei dati comunali

Non viene fornito alcun dato da parte del DB comunale.

Frequenza aggiornam. Batch

Giornaliera / on line

Localizzazione banche dati

Ente Comunale

Il servizio ha come obiettivo principale l’erogazione di assistenza a domicilio a favore di persone di età superiore ai 65 anni allo scopo di consentire la permanenza nel proprio ambiente quotidiano di vita anche in caso di patologie temporanee o croniche evitandone laddove possibile l’ospedalizzazione ed erogando, di concerto con l’ASL di competenza, interventi di natura sociale ed in particolare di assistenza materiale.

DESTINATARI

I destinatari sono persone di età compresa tra i 0 e 65 ed anziani ultra sessantacinquenni che presentano un bisogno complesso per il quale è necessario un intervento della componente sociale e sanitaria.


3.4.1.2 Concorsi della PA

Nome: Capitolati di Gara e Appalti Data: 11/09/09

Descrizione: Il servizio offre ai fruitori la possibilità di poter consultare informazioni su bandi, concorsi e atti della PA.

Funzioni

Utente Portale Comune

Accesso al portale come utente registrato


Selezione Bando di gara e appalti

Inserimento di un nuovo bando di gara e appalto

Download allegati del bando di gara e appalti

Flusso dati


Non c’è nessuna interazione con il DB comunale.



Frequenza agg. DB

Il DB viene aggiornato dall’ente.

Analisi


Centro servizi dell’Ente

3.4.2 Studiare

3.4.2.1 Iscrizione scolastiche e pagamento tasse

Nome: Tasse scolastiche

Data: 11/09/09

Descrizione: Verrà gestito il servizio di pagamento tasse scolastiche, consentendo la selezione dell’anno scolastico da pagare, gestendo il pagamento del servizio on line

Funzioni



Prepara la richiesta dei dati anagrafici, indicando il codice fiscale del cittadino loggato, e la inoltra al db.

Selezione del figlio relativo al quale effettuare il pagamento della tassa

Richiesta anno scolastico tassa da pagare

Visualizza l’Importo da pagare, in funzione della fascia di reddito e numero di bollettini richiesti / o la tassa relativo all’anno scolastic

Prenotazione nel carrello virtuale (con possibilità di interrogazione, sospensione, ripristino ed eliminazione dell’operazione)

Scelta della forma di pagamento

Sottosistema di pagamento elettronico

Analisi

Flusso dati

Esito addebito

Progetto Doc.Area


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Conferma pagamento

Transazione bancaria

Ricezione pagamento


Il DB comunale viene interrogato per esporre le informazioni relative al pagamento da effettuare.


Il comune potrà fornire i dati relativi alle modalità di pagamento.

Frequenza agg. DB

Il DB viene aggiornato dall’utente.



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3.4.2.2 Mense on line

Nome: Mense On-Line Data: 11/09/09

Descrizione: Verrà gestito il servizio di mensa scolastica, consentendo la selezione dei numeri di bollettini da acquistare, gestendo il pagamento del servizio on line

Funzioni




Richiesta numero dei bollettini

Indica il numero di bollettini richiesti / conferma della tassa da pagare

Visualizza l’Importo da pagare, in funzione della fascia di reddito e numero di bollettini richiesti / o la tassa relativo all’anno scolastico

Prenotazione nel carrello virtuale (con possibilità di interrogazione, sospensione, ripristino ed eliminazione dell’operazione)

Analisi

Flusso dati

Scelta della forma di pagamento

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Sottosistema di pagamento elettronico

Esito addebito

Conferma pagamento

Transazione bancaria

Ricezione pagamento

Acquisizione pagamento della procedura di back-office


Il DB comunale viene interrogato per esporre le informazioni relative al pagamento da effettuare.


Il comune potrà fornire i dati relativi alle modalità di pagamento.

Frequenza agg. DB

Il DB viene aggiornato dall’utente.



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3.4.3 Lavorare

3.4.3.1 Incontro domanda ed offerta di lavoro

Nome: Incontro domanda ed offerta lavoro Data: 11/09/09

Descrizione: Permette l’incontro tra la domanda e l’offerta di lavoro.

Funzioni Inserimento curriculum multimediali, ricerca profili, ricerca opportunità di lavoro, fornisce informazioni riguardanti agevolazioni e finanziamenti.

Cittadino Portale Comune

Accesso al portale come utente non registrato

E’ possibile visualizzare le opportunità di lavoro e le informazioni riguardanti il mondo del lavoro.

Accesso alle funzioni avanzate

Se l’utente non si è già autenticato viene richiesta la registrazione

Inserimento del proprio curriculum

Vengono proposte delle form che permettono di completare il profilo professionale dell’utente.

Modifica del proprio curriculum

Il curriculum del cittadino viene visualizzato sullo schermo ed è possibile modificare i dati precedentemente inseriti.

Impresa Portale Comune

Analisi

Flusso dati


Si accede all’area relativa alle imprese.

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Visualizza elenco CV

Vengono fornite delle maschere in base al tipo di professionalità ricercata.

Aggiorna le offerte di lavoro

Vengono visualizzate tutte le offerte di lavoro inserite dall’impresa, permettendo di modificarle, cancellarle o aggiungerne altre.





Frequenza agg. DB

Il DB viene aggiornato dall’utente Cittadino e Impresa.


Centro servizi Ente comunale

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3.4.4 Vivere il tempo libero e la cultura

3.4.4.1 Prenotazione mostre,musei,teatri

Nome: Prenotazione mostre,musei, teatri

Data: 11/09/09

Descrizione: Il servizio consente ai cittadini di effettuare prenotazioni di mostre,musei,teatri...

Funzioni Fornisce le informazioni riguardanti tutti i palinsesti relativi a mostre,musei,teatri e ne consente la prenotazione di visite guidate e non oltre a gestirne il pagamento on line

Amministratore di CMS

Portale Comune


E’ possibile creare un nuovo palinsesto relativo a mostra, musei e teatri : appare una form di input dati

Inserimento dati del nuovo evento

Registrazione dell’evento nel sistema. che andrà ad aggiornare la pagina pubblica di front office

Cittadino Portale Comune Accesso al portale come utente registrato o non registrato

Viene visualizzata la lista degli eventi

Selezione dell’evento di cui si richiede la prenotazione

Viene visualizzato il dettaglio dell’evento con i possibili parametri opzionali di prenotazione (orario, guida, lingua, posto etc.) con la possibilità di prenotazione.

Prenotazione La prenotazione viene memorizzato nel sistema.

Analisi

Flusso dati

Amministratore di CMS

Portale Comune

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E’ possibile visualizzare gli eventi dei palinsesti ed i loro dettagli, e monitorare le prenotazioni

Registrare un nuovo amministratore di cms





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On-line



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3.4.4.2 Consultazione cataloghi biblioteche e prenotazione testi

Nome: Consultazione cataloghi biblioteche e prenotazione testi Data: 11/09/09

Descrizione: Il servizio consente ai cittadini di effettuare prenotazioni di testi nelle biblioteche comunali..

Funzioni Fornisce le informazioni riguardanti i cataloghi delle biblioteche pubbliche e ne consente la prenotazione di testi mediante opportuni campi di ricerca



Visualizza catalogo della biblioteca comunale

Selezione del testo Ricerca del volume mediante opportuni campi chiave

Prenotazione La prenotazione viene memorizzato nel sistema.

Amministratore Portale Comune

Flusso dati


Visualizzazione dei testi prenotati, possibilità di inserire / modificare informazioni relativi ai testi presenti nella biblioteca

Registrare un nuovo amministratore





Frequenza agg. DB

On-line

Analisi



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3.5 Servizi di Base, Prioritari per le imprese

3.5.1 Aprire una nuova attività

3.5.1.1 Dichiarazione inizio attività

Nome:Dichiarazione inizio attivita D.I.A.

Data: 11/09/09

Descrizione: L’utente può effettuare on line la richiesta di inizio attività (DIA).

Funzioni Dichiarazione D.I.A.



Visualizza un form da compilare, già valorizzato per la parte anagrafica del cittadino

Inserimento delle informazioni necessarie ad avviare la richiesta di inizio attività

Analisi

Flusso dati

Invio delle informazioni inserite ed autenticate mediante firma digitale che ne garantisce la richiesta del tecnico

Verifica delle informazioni e dell’autenticità del tecnico richiedente mediante la validità della firma digitale.

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Aggiornamento della base dati

Conferma di presa in visone della richiesta

Ricezione della ricevuta della richiesta per il monitoraggio dello stato di avanzamento della pratica

Il processo andrà ad attivare il servizio di SUAP descritto dettagliatamente nel presente documento

La procedura SUAP di back office andrà ad aggiornare lo stato di avanzamento della pratica per la trasparenza verso il cittadino


Visualizza le richieste effettuate e ne verifica lo stato di avanzamento fino al suo completamento con relativa attestazione.


Richiesta delle informazioni direttamente al db


Il DB viene aggiornato dall’utente Cittadino e Comune.

Frequenza agg. DB

Tempo reale


Centro di Servizi dell’ Ente

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3.6 Servizi Avanzati

3.6.1 E-Procurement

3.6.1.1 Visure atti, bandi,concorsi e progetti della PA

Nome: Gare on line Data: 11/09/09

Descrizione:

Il servizio offre ai fruitori la possibilità di poter consultare informazioni su bandi, concorsi e atti della PA ed a parteciparvi in modalità telematica, tale servizio consente lo sfruttamento delle opportunità informative offerte dai servizi di acquisto di beni e servizi da parte degli Comuni coinvolti nell’aggregazione.

Funzioni Pubblicazione Gare, e partecipazione diretta on-line anche mediante invio dei documenti firmati digitalmente



Inserimento di un nuovo bando di gara e appalto

Accesso al portale come utente registrato, anche mediante firma digitale

Ricerca dei bandi a cui intende partecipare

Analisi

Flusso dati

Download allegati del bando di gara e appalti

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Richiesta di partecipazione telematica

Invio di user e password se non è ancora registrato.

Accesso al bando autorizzato

Invio telematico dell’offerta, con firma digitale dei documenti di gara.

Visibilità delle offerte pervenute

Valutazione delle offerte con apposita commissione

Aggiudicazione bando

Inserimento della graduatoria di gara, ed eventuale invio di SMS alle ditte partecipanti

Visibilità dei punteggi tecnico-amministrativi

Presa visione dei punteggi e delle eventuali offerte economiche


Repository per l’invio delle offerte delle aziende



Frequenza agg. DB

Il DB viene aggiornato dall’utente e dal comune



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3.6.2 Dematerializzazione

Il progetto oltre ai servizi prioritari per i cittadini descritti in precedenza, secondo le metafore della

vita, intende realizzare anche progetti altamente innovativi e di grande sensibilità all’interno delle

pubbliche amministrazioni quali: archiviazione digitale dei documenti e archiviazione sostitutiva.

Nel sistema che si andrà a realizzare sono definite le linee guida per la conservazione di un archivio

digitale e per la successiva dematerializzazione, dando per ciascuno dei seguenti aspetti, le regole

da seguire per la formazione e gestione di un archivio digitale ai fini della conservazione e della

dematerializzazione:

regesto archivistico

il contesto documentario e archivistico

i contesti amministrativi,

i contesti tecnologici,

il contesto giuridico

Le modalità standard di definizione dell’archivio digitale utilizzando XML, XLS, XML Schema

…

I formati standard

Firma digitale del singolo documento

Sicurezza e riservatezza di dati sensibili

Gestione di archivi misti: il concetto di “associazione univoca” tra originale digitale e

corrispondente documento cartaceo

Modalità di interazione con l’esterno (cittadini, utenti …)

Modalità di interscambio con altri archivi digitali

La dematerializzazione è l’insieme delle azioni miranti a risolvere gli inconvenienti derivanti

dalla materialità della carta: difficoltà di accesso e trasmissione, ed elevati oneri per lo spostamento,

la ricerca e la conservazione. Questo termine viene però correntemente usato con diversi significati:

• Dematerializzazione come semplificazione dei processi amministrativi.

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Questa azione consiste nell’eliminazione della produzione di certe tipologie di documenti, ottenuta

mediante la semplificazione e la reingegnerizzazione delle procedure amministrative, all’atto della

loro informatizzazione. In questa prima accezione la dematerializzazione porta alla eliminazione di

documenti, siano essi cartacei o digitali.

• Dematerializzazione come digitalizzazione di documenti originali cartacei.

Questa azione consiste nella generazione, tramite scannerizzazione, di copie digitali di originali

cartacei. In questa seconda accezione la dematerializzazione introduce la semplificazione di poter

lavorare su copie digitali, ma comporta, in genere, il mantenimento degli originali cartacei.

• Dematerializzazione come introduzione del documento informatico.

Questa azione consiste nella sostituzione di documenti originali cartacei con documenti originali

informatici. In questa accezione la dematerializzazione porta all’effettiva eliminazione dei

documenti cartacei.

Si noti come solo nel primo e nel terzo approccio si ha come risultato sicuro del processo di

dematerializzazione l’effettiva eliminazione della carta.

3.6.2.1 Obiettivi

La condizione che abilita la semplificazione è la possibilità di passare dalla gestione dei documenti

alla gestione dei dati, che rappresentano le informazioni in essi contenute. Ciò ha due obiettivi

rilevanti:

1) L’adozione della trasmissione telematica di dati al posto della trasmissione di un documento che

funge sostanzialmente da supporto per la trasmissione di dati.

2) la sostituzione degli archivi documentali con le basi di dati, collezioni strutturate di dati gestite

con particolari procedure che ne garantiscono l’integrità e la persistenza nel tempo. Si tratta in

effetti di un radicale cambiamento di prospettiva, con consistenti riflessi sul piano legale. Infatti,

nelle procedure in questione, il documento, tradizionale perno del nostro impianto giuridico, non

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solo perde la sua materialità, ma cessa addirittura di esistere. Inoltre si pone tutta una serie di

problemi tecnico-giuridici, in gran parte legati al fatto che in una base di dati il singolo dato subisce

nel tempo aggiornamenti di cui non resta traccia diretta, diversamente da quanto avviene in un

archivio, dove la stratificazione dei documenti nel fascicolo consente di ricostruire l’evoluzione nel

tempo di una determinata situazione.

Occorre infine osservare come questo approccio, anche se rappresenta una tendenza evolutiva forte

e consistente, non possa comunque essere esteso ad una generalità di situazioni, in quanto in molti

contesti non appare né possibile né ragionevole sostituire i documenti con la rappresentazione

informatica delle informazioni in essi contenute.

Il progetto prevede una serie di azioni che porteranno, in maniera graduale, al processo di de

materializzazione dei documenti.

Le attività di coordimento delle attività riguarderanno:

Digitalizzazione di originali cartacei;

Produzione di documenti informatici;

Trascodifica dei documenti informatici mediante strandard XML al fine di garantire la

cooperazione applicativa;

Realizzazione di un sistema web, che consenta la firma e verifica del documento informatico.

Realizzazione di una infrastruttura Hardware che consenta la conservazione sostitutiva del

documento.

3.6.2.2 Macrofasi

Il progetto prevede sostanzialmente due macrofasi, la prima relativa alla digitalizzazione di originali

cartacei e la seconda relativa alla produzione ‘in originale’ del documento informatico in

sostituzione del documento cartaceo tradizionale:

3.6.2.3 Archiviazione Ottica e sostitutiva - digitalizzazione di originali cartacei

Questa fase, è quella che interessa i maggiori volumi di documenti, se ne aggiungono moltissime

altre, in sostanza tutte quelle riconducibili alla pratica, ormai diffusissima, di scannerizzare

documenti cartacei per ottenerne riproduzioni informatiche.

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L’archiviazione sostitutiva consiste in procedure, che prevedono l’uso della firma digitale, per

archiviare differenti versioni di documenti originali. L’impiego tipico della procedura di

archiviazione sostitutiva è quello di consentire l’ eliminazione dei documenti ricevuti in forma

cartacea ed acquisiti nel sistema in forma elettronica attraverso l’uso di dispositivi che ne

riproducono la relativa immagine.

Inoltre, grazie alle particolari caratteristiche della piattaforma Hw e Sw, il Sistema e’ in grado di

effettuare la sostitutività immediata del documento, ovverosia effettuare l’operazione di sostitutività

automaticamente dopo aver protocollato e timbrato il documento digitalmente.

Il Sistema opera secondo le disposizioni Ministeriali e le leggi dello Stato riguardo alla sostitutività

dei documenti digitali, sinteticamente, il documento subisce il seguente trattamento:

Vengono estratti dall’archivio i documenti da riversare nell’archivio sostituivo

il documento viene firmato e classificato (ad esempio protocollato);

il documento viene scannerizzato ed il risultato di questa operazione è un file;

il file viene anch’esso classificato e memorizzato nell’archivio digitale, e vengono prodotti i

supporti ottici

A questo punto il documento cartaceo viene archiviato e si tenta di ridurne al minimo i movimenti e

le copie. La sua rappresentazione informatica è usata per velocizzarne l’accesso e le operazioni di

gestione all’interno dell’organizzazione che lo ha prodotto. Purtroppo, però, nella grande

maggioranza dei casi, la trasmissione del documento tra Amministrazioni o verso terzi deve essere

fatta in modalità cartacea. Inoltre, il processo di certificazione conformità all’originale della copia

digitale è molto complesso nella PA, dove comunque una molteplicità di soggetti può ricoprire la

funzione di pubblico ufficiale, e di fatto impraticabile nel settore di privato, dove occorre un

intervento notarile. Si registrano dubbi e perplessità sulla possibilità di eliminare l’originale

cartaceo una volta realizzata la sua copia digitale. Ciò si verifica soprattutto nel caso di documenti

sottoscritti, in quanto si sostiene da alcune parti che la periziabilità della firma sulla copia digitale

risulta significativamente compromessa. Il risultato di questo approccio è quindi, quasi sempre, la

creazione di una doppia gestione, cartacea e digitale. E comunque, nel rapporto con terzi, potrebbe

valere solo l’originale cartaceo, che dunque raramente viene distrutto. Inoltre il processo di

digitalizzazione può essere alquanto costoso, e quindi la creazione di copie digitali è giustificata in

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termini economici per le sole categorie di documenti per le quali la probabilità di accesso, e la

distribuzione dei soggetti interessati, siano sufficientemente elevate da far recuperare

l’investimento. La creazione e la gestione di copie digitali non può essere considerata come

soluzione definitiva, ma solo come fase di transizione verso la costituzione di archivi

completamente digitali. Del resto il passaggio da archivi cartacei ad archivi informatici richiede

nella sua evoluzione tappe intermedie costituite da archivi ibridi, in cui, per ragioni di omogeneità, i

documenti cartacei sono rappresentati dalle loro copie digitali.

In questa fase verrà anche definita un azione atta alla scannerizzazione di vecchi documenti cartacei

molto spesso dimenticati o introvabili all’interno di vecchi archivi, od anche di vecchi libri di

interesse storico per il comune stesso, per tale progetto si prevede un quantitativo sufficiente a

garantire l’ingegnerizzazione dei processi tipo con la creazione del modello prototipale, si può

pensare ad esempio di utilizzare a modo di test la gestione delle determine/delibere di un

determinato anno.

Un’applicazione per l’identificazione, il tracciamento e la gestione degli archivi cartacei, può essere

rappresentata, in via di sperimentale, seguendo degli standard e linee guida suggerite del CNIPA.

Particolare attenzione è stata rivolta alla usabilità del sistema e alla sua integrazione con le

procedure ed i sistemi per la de materializzazione dei documenti. Il sistema consente innanzitutto di

mappare la struttura degli uffici (stanze, scrivanie, armadi, scaffalature etc.) una volta effettuata la

mappatura il sistema consente di definire una gerarchia di figure che possono accedere alla gestione

documentale con vari livelli di permessi, di visibilità e di possibilità. Questa gerarchia rispetta a

pieno l’organigramma della struttura amministrativa (Capo Area, Capo Settore, Capo Ufficio,

Responsabile del Procedi-mento etc.). Ciascuno avrà accesso ai dati di propria competenza e potrà

agire su di essi secondo le proprie responsabilità. L’architettura del sistema prevede un ufficio che

si occupa di acquisire il documento, di registrarlo sul sistema digitale(sistema di de

materializzazione) associandovi le informazioni generali (mittente, destinatario, data ed ora di

arrivo, etc.), e di inoltrarlo all’ufficio o all’area di competenza. Successivamente la documentazione

cartacea giunge all’ufficio o all’area di competenza ed è in questa fase che il documento viene

classificato in maniera più specifica assegnando alla pratica un workflow definito dal responsabile

dell’area.

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Sempre in questa fase può essere definito un responsabile del documento che sarà informato,

attraverso un servizio di messaggistica interno al sistema, di tutti i movimenti che la pratica compirà

nel suo iter. In abbinamento al sistema di identificazione e tracciamento dei documenti è stato

realizzato un sistema per la loro gestione dal momento in cui vengono archiviati, sistema che

consente di regolamentare, controllare e registrare il prelievo o l’immissione dei documenti negli

archivi da parte del personale per avere, in tempo reale, la localizzazione di ciascun documento. I

principali benefici del sistema sono legati al minore impatto di problematiche come lo smarrimento

o la difficile reperibilità dei documenti all’interno della struttura di competenza con una

conseguente riduzione dei tempi dedicati alla ricerca di fascicoli (faldoni). Altro vantaggio è la

riduzione drastica di errori nel workflow che possono generare, all’interno di una Pubblica

Amministrazione, ritardo nei tempi di gestione e impossibilità di stabilire il tempo di disbrigo delle

pratiche. Il sistema consente in particolare di fornire servizi quali:

tracciabilità fino al livello di scrivania o scaffale;

visualizzazione dello stato di lavorazione del documento;

sistema di messaggistica integrato fra gli utenti coinvolti nella gestione di ciascuna pratica;

avvisi multicanale (e-mail, messaggistica, sms, vocale) di eventi quali errore o anomalia nel

percorso o rimozione non autorizzata;

gestione dei tempi di lavorazione e delle priorità delle pratiche;

localizzazione in tempo reale dei documenti archiviati in appositi armadi.

3.6.2.4 Sottosistema di gestione documentale, firma digitale ed iter procedurale

Il sottosistema di gestione documentale e firma digitale consente l’acquisizione e l’archiviazione di documenti digitali eventualmente firmati digitalmente, la loro classificazione in base al titolario adottato per la gestione del protocollo informatico e la gestione di tutto l’iter documentale.

Il sottosistema è caratterizzato dalle seguenti funzionalità:

• Acquisizione e trattamento del singolo documento:

Acquisizione del documento Trasformazione del documento in formato non modificabile Apposizione della firma digitale Protocollazione

• Gestione e realizzazione dell’iter documentale

• Servizi di ricerca, verifica, archiviazione, etc.) legati al ciclo documentale:

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Gestione degli indici associati al documento Strumenti di ricerca Verifica della firma digitale Trasferimento documenti su supporti esterni Gestione degli accessi concorrenti

In particolare per il ruolo centrale che negli ultimi anni le PA sono chiamate a svolgere e per la

quantità di informazioni e di servizi che si trovano a gestire esse devono dotarsi di sistemi di

gestione di dati che consentano la circolazione delle stesse in modo rapido ed efficace.

Gli obiettivi che si intendono conseguire con la presente azione sono mirati a:

Migliorare l'efficienza operativa interna delle singole amministrazioni anche alla luce dei rapidi

mutamenti istituzionali indotti dalla normativa sul decentramento amministrativo e dalla

rapidissima evoluzione tecnologica ed organizzativa di sistemi ed apparati basati sulle ICT;

Favorire l'integrazione tra i servizi di diverse amministrazioni in modo da ottimizzare la

produzione di atti amministrativi nonché la prestazione progettuale ed operativa complessiva del

sistema delle autonomie locali;

Agevolare l'accesso telematico degli utilizzatori finali ai servizi della PA nonché riorganizzare i

flussi documentali ed applicativi tra impresa digitale, sportelli alle imprese ed enti terzi coinvolti

nei procedimenti, nella fattispecie si vuole incentivare e favorire la dematerializzazione;

Ottimizzare l'efficienza, l'efficacia e l'economicità della spesa sostenuta dagli enti locali per

acquisire prodotti/servizi basati sulle ICT.

Dall’analisi ex ante dell’informatizzazione dei Comuni interessati all’aggregazione è emerso una

sostanziale conferma di quanto già rilevato dall’analisi effettuata dalla Regione, in particolare:

Diffusione irregolare ed eterogenea di apparati/sistemi/applicazioni;

Modesto utilizzo delle opportunità offerte dall’informatica;

Basso livello di integrazione delle applicazioni sia all’interno delle singole Amministrazioni, sia

tra le diverse amministrazioni locali e quelle centrali;

Concentrazione delle applicazioni prevalentemente sul funzionamento degli apparati

amministrativi e sulla razionalizzazione dei processi interni;

Modeste applicazioni rivolte all’utente finale;

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Livello modesto di cultura tecnico-professionale degli addetti anche in relazione all’utilizzo dei

servizi di rete.

Le azioni previste mirano pertanto a superare queste difficoltà per raggiungere gli obiettivi

specificati in premessa.

Si procederà ad introdurre sistemi di protocollo telematico basato su workflow management, da

sperimentare in uno o più Comuni che dispongano della sufficiente capacità organizzativa e tecnica,

in modo tale da gestire il flusso documentale, sia all’interno che tra le varie amministrazioni. Tutto

ciò, insieme alla firma digitale ed alla posta elettronica certificata, consentirà la totale fruibilità

dei servizi resi da ogni Amministrazione Comunale per via telematica.

Inoltre nell’ottica di avvicinare la P.A. alle aziende, il workflow management dovrà essere

implementato con il S.U.A.P. ed il S.U.E. e con l’eventuale reingegnerizzazione delle metodologie

di lavoro dell’ente. Tali attività contribuiranno a potenziare l’intera rete degli Sportelli alle imprese

riorganizzando il workflow interno alla pubblica amministrazione relativo allo scambio di

informazioni, pareri e atti ufficiali con gli enti terzi coinvolti, e a

incentivare la produzione di istanze digitali attraverso gli strumenti previsti dalla

normativa e resi disponibili (firma digitale, posta elettronica certificata, servizi

interamente online, sistemi di conservazione sostitutiva a norma dei documenti digitali, etc.)

Da un punto di vista funzionale il software applicativo risponderà ai requisiti generali di seguito

descritti:

Essere orientato alla gestione dei procedimenti autorizzativi gestiti nell’ambito dello Sportello

Unico Attività Produttive e dello Sportello Unico Edilizia;

Consentire la storicizzazione delle informazioni;

Implementare funzionalità di ricerca parametrica sui principali dati gestiti;

Implementare funzionalità di pianificazione delle attività da eseguirsi nell’ambito della gestione

dei procedimenti (Workflow). Il workflow deve permettere la configurazione dell’iter

procedimentale per adeguare il sistema alle modifiche derivate da riorganizzazione interna ai

comuni o da cambi normativi;

Consentire l’esecuzione di elaborazioni di tipo statistico con possibilità di rappresentare i dati

sotto forma di elenchi, o sotto forma di grafici;

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Gestione ed interrogazione dei dati a supporto delle decisioni dell'Amministrazione tramite

funzionalità statistiche che consentano l’aggregazione dei dati in base a differenti parametri;

Consentire l’accesso a dati logicamente correlati in maniera semplice e rapida;

Consentire il logging delle operazioni effettuate sul sistema in maniera da tracciare le operazioni

effettuate da differenti utenti;

Possibilità di esportare i dati sintetici e riassuntivi e altre informazioni opportunamente

elaborate nei formati standard più diffusi;

Rispondenza alla normativa vigente di settore;

Garantire l’integrazione con i principali strumenti di “office automation” utilizzati presso le

amministrazioni;

Garantire prestazioni sufficienti (compresi i tempi di risposta) in relazione ai programmi ed alle

apparecchiature capaci di supportare la normale operatività degli uffici;

Essere provvisto di guida in linea contestuale;

E’ necessario che il software applicativo gestisca, attraverso un’unica interfaccia, omogenea ed

integrata i moduli SUAP e SUE prevedendo un unico login.

I moduli dovranno condividere le informazioni di interesse comune (esempio: anagrafiche dei

richiedenti e dei professionisti, stradario, ecc.), in modo che le modifiche e/o aggiunte effettuate in

un modulo siano immediatamente disponibili negli altri, e pertanto ci sarà anche interoperabiliità

con gli attuali sistemi di back-office interni all’amministrazione quali anagrafe, tributaria,

catastale..etc.

Il software applicativo garantisce la possibilità di gestire i diversi Sportelli Unici del territorio

organizzati secondo un modello di gestione associata. Posto che da un punto di vista operativo, vari

possono essere i livelli di gestione associata, il software consentirà di ottenere nell’ambito di tale

gestione associata, ad esempio definendo quali funzioni potranno essere gestite da un singolo utente

per tutti i differenti enti associati.

L’interfaccia utente sarà di tipo web e deve essere progettata e realizzata secondo standard che

garantiscano la massima chiarezza nella rappresentazione delle informazioni e la massima

semplicità nell’accesso alle funzioni.

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Ogni dato introdotto nel sistema, ove necessario, sarà sottoposto a validazione, in modo da evitare il

più possibile l'introduzione di dati erronei o duplicati. E’ prevista la presenza di messaggi o alert ad

indicazione di errori o eventi particolari inerenti le funzioni del sistema.

Funzionalità del software applicativo

Vengono illustrate le funzionalità che il software applicativo assicurerà per una gestione efficiente

dei procedimenti da parte del personale delle amministrazioni, per tutte le aree procedurali previste

(SUAP, SUE e Commercio):

Configurazione e personalizzazione delle funzionalità dell’ambiente Back Office.

Gestione degli utenti e loro profilatura.

Inserimento, consultazione e modifica dei dati informativi di front office.

Gestione dei dati delle istanze.

Gestione delle istanze, della tempistica e del flusso documentale

Configurazione e gestione del workflow (iter) per i vari procedimenti

Gestione delle autorizzazioni

Controlli formali sui dati e controlli automatici

Gestione delle anagrafiche dei richiedenti e dei professionisti

Presenza del sottosistema di comunicazione tramite servizi di posta elettronica

Gestione e configurazione dei procedimenti e degli endoprocedimenti.

Produzione automatica e dinamica di documenti autorizzatori e stampe varie. I documenti

devono essere prodotti in formato tale da permetterne la modifica.

La procedura deve consentire di associare documenti elettronici in ogni fase dell’istruttoria.

Ricerche negli archivi.

Gestione e produzione di report statistici.

Esportazione di dati.

Registrazione, gestione e scadenzario degli oneri.

Gestione della zonizzazione del territorio comunale per gli interventi sottoposti a

contingentamento.

Organizzazione e gestione delle conferenze di servizi.

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Creazione di informazioni che andranno ad estendere quelle presenti di default nella gestione

del procedimento. Tali informazioni potranno essere utilizzate a fini istruttori e per effettuare

stampe e statistiche.

Help on-line contestuale.

Scadenzario delle attività.

Di seguito vengono descritti i requisiti funzionali che il software soddisferà, suddivisi per ambito

tematico.

SUAP

Oltre il procedimento unico, saranno gestiti e monitorati i vari endoprocedimenti di competenza

degli enti terzi, compreso il monitoraggio dei tempi di risposta. Il sistema dovrà gestire tutte le fasi

relative alla Conferenza di Servizi relativa ad una singola istanza o la Conferenza di Servizi

permanente che raggruppi più pratiche; questa dovrà comprendere la convocazione, le sedute, gli

atti finali e il verbale della commissione.

Tutte le fasi devono prevedere la generazione automatica dei documenti.

Il sistema dovrà gestire:

Le informazioni complete relative all’istanza (dati anagrafici del richiedente, cointestatari,

progettista, procedimento, etc.)

Le informazioni relative alla localizzazione comprensive dei dati catastali

L’iter procedimentale finalizzato al rilascio o al diniego dell’autorizzazione

I pareri e i nulla-osta di uffici o enti esterni

I vincoli e le autorizzazioni necessarie all’espletamento della pratica

Il calcolo e la rendicontazione degli oneri (diritti di istruttoria e oneri verso enti terzi )

SUE

Il sistema gestirà in modo completo le pratiche in materia edilizia in linea con quanto previsto dal

Testo Unico per l’Edilizia (DPR 380/01). Gli aspetti di maggiore rilievo sono il Permesso di

Costruire, la DIA (Denuncia Inizio attività), il certificato di agibilità, le autorizzazioni ambientali, il

condono edilizio, etc.

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Il sistema deve comunque permettere di configurare e gestire ogni altro atto di assenso denominato

in materia di attività edilizia. Il sistema deve poter gestire:

Le informazioni complete relative all’istanza (dati anagrafici del richiedente, cointestatari,

progettista, direttore dei lavori, progettista, impresa esecutrice dei lavori, procedimento, etc.).

La storia della pratica (permessi, inizio e fine lavori, collegamento con altre istanza, etc.).

Le informazioni relative alla localizzazione comprensive dei dati catastali.

I pareri e i nulla-osta di uffici o enti esterni.

I vincoli e le autorizzazioni necessarie all’espletamento della pratica.

Il calcolo e la rendicontazione degli oneri (scadenze, rateizzazioni, fidejussioni)

La stampa dei documenti autorizzatori e di qualsiasi altro documento prodotto dagli uffici

Le commissioni edilizie (convocazione, sedute, votazioni, verbali).

Export dati nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate (anagrafe tributaria).

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3.6.3 Procedimenti Amministrativi

3.6.3.1 Finalità

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente di governare in maniera agevole e unitaria il ciclo di vita di una pratica a partire dalla fase di presentazione dell’istanza fino alla fase di rilascio del provvedimento di autorizzazione o di diniego.

I benefici attesi e che saranno perseguiti dall’amministrazione con il passaggio da una gestione “cartacea” a quella “digitale” riguardano una serie di elementi , alcuni dei quali facimente misurabili, che coinvolgono e favoriscono l’attività sia del cittadino/impresa e sia delle proprie strutture interne .

L’intervento di innovazione è orientato, pertanto, a perseguire i seguenti obiettivi :

1) facilità di accesso on-line da parte dell’utenza, tramite profilazione, alle informazioni relative ai procedimenti amministrativi individuati

2) aumento della visibilità all’interno del processo, lungo l’intera catena e attraverso tutta l’organizzazione: sapere realmente quale attore sta facendo che cosa, come, quando;

3) maggiore automazione e integrazione operativa con la possibilità di ricondurre le attività manuali non controllate o ancora fortemente cartacee (telefono, e-mail, fax, comunicazioni verbali, etc.) in un contesto gestito; coinvolgimento nell’attività dell’utente giusto, con le competenze giuste e al momento giusto;

4) maggiore cooperazione tra gli attori in modo del tutto trasparente e trasversalmente alla organizzazione gerarchica, in modo funzionale al processo;

5) costante miglioramento dei tempi di esecuzione dei processi ed individuazione ed eliminazione dei ‘colli di bottiglia’;

6) integrazione delle operazioni manuali e degli automatismi secondo il modello operativo del processo e/o secondo regole definite 'a priori' o definibili mentre il processo è in esecuzione;

7) sicurezza e ufficialità dei procedimenti, grazie all’utilizzo degli strumenti di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata.

3.6.3.2 Sintesi del progetto

L’intervento prevede una fase di front office ed una di back office integrate tra loro.

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Il Front-Office si realizzerà tramite un portale accessibile al cittadino/impresa mediante il quale possono essere instanziati, utilizzando modulistica già preconfezionata ( e che può essere analoga a quella in uso ) quei procedimenti amministrativi gestiti digitalmente dagli uffici dell’ente.

L’ufficialità e sicurezza dei procedimenti avviati sarà garantita dagli strumenti di firma digitale e posta elettronica certificata. Potranno essere, pertanto, inviati dal cittadino/impresa anche documenti allegati firmati digitalmente.

Attraverso il suddetto portale ogni fruitore del servizio potrà consultare lo stato di avanzamento della pratica e verificherà la tempistica di evasione, accedendovi mediane l’identificativo rilasciato al momento dell’istanza.

La pratica sarà presa in carico (Back-Office) dagli uffici preposti, protocollata ( in modo automatico mediante il Protocollo Informatico in uso presso l’Ente) ed istruita in modalità digitale.

In sintesi, le principali fasi della gestione dei procedimenti sono le seguenti:

3.6.3.3 Gestione della pratica

• l’attività viene svolta dagli operatori incaricati della presa in carico della domanda presentata dal cittadino/impresa.

• I principali stadi sono i seguenti: classificazione dell’iter con l’individuazione degli elementi caratteristici gestione delle persone fisiche e giuridiche a qualunque titolo collegate alla proposta gestione della documentazione, sia cartacea che in formato elettronico, da allegare alla

proposta gestione dell’Oggetto Territoriale gestione dei pareri di Enti terzi coinvolti nel procedimento amministrativo:

richiesta di parere registrazione dell’esito del parere richiesto

3.6.3.4 Assegnazione all’Organo Deliberante competente

Questa fase si riferisce alla gestione della Conferenza dei Servizi e, qualora previsto, di altre tipologie di Organi Deliberanti.

3.6.3.5 Provvedimento

Questa fase consiste nell’emissione del provvedimento autorizzatorio da parte dell’Ente, con l’attribuzione di una numerazione formale alla pratica, definita per tipologia di pratica e anno di riferimento.

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3.6.3.6 Gestione diritti di segreteria

Questa fase permette, a seguito dell’emissione del provvedimento autorizzatorio, all’Ente di definire tipologia ed ammontare degli oneri da addebitare al cittadino/impresa. Consente inoltre di gestire i pagamenti attraverso la registrazione ed emissione di una ricevuta di quietanza

3.6.3.7 Front Office dei Procedimenti Amministrativi

Tramite il Front-Office il cittadino/impresa a cui è stata rilasciata l’abilitazione ad accedere al sistema (tramite user e password ) acquisisce una serie di informazioni, alcune a carattere generale, altre specifiche, per la pratica presentata o da presentare.

Tutte le informazioni e i dati visualizzati e/o gestiti dal Front-Office vanno aggiornati, in modo dinamico, dalla componente Back_Office .

Le principali funzioni sono le seguenti :

Informazioni generali su istanze : l’utente può estrapolare informazioni di carattere generale, sulle istanze e sui procedimenti amministrativi attivabili presso la struttura

Scelta del procedimento : l’utente individua il procedimento che intende attivare ed essere quindi guidato lungo tutto l’iter

Consultazione modulistica : l’utente visiona e stampa la modulistica standard relativa ai procedimenti attivabili. E’ fornito supporto all’autocompilazione on-line della modulistica.

Notifica via E-Mail : notifica al richiedente, via e-mail, del passaggio di avanzamento (iter) di una pratica

In pratica si avrà :

3.6.3.8 Consultazione provvedimenti

Ricerca per i seguenti elementi:

• Tipologia di Provvedimento • Ufficio Proponente • Data Provvedimento (ricerca puntuale o per range di date) • Numero del Provvedimento (ricerca puntuale o dal al) • Oggetto della pratica

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3.6.3.9 Stato delle pratiche

Ogni cittadino/impresa verifica direttamente dal portale lo stato della propria pratica attraverso l’accesso al portale con login e password.

3.6.3.10 Inserimento pratiche dal portale

l’utente carica direttamente dal portale i dati relativi alla pratica da istruire attraverso i seguenti passaggi:

• caricamento dati via Web: tutte le informazioni caricate via web non vengono caricate direttamente negli archivi definitivi dell’Ente, ma sono depositate in tabelle temporanee nella struttura Web. Al termine delle operazioni di inserimento il sistema invia una email all’utente ed all’Ente dove sono riepilogate le informazioni inserite;

• inserimento dati caricati via web nell’archivio dell’Ente: l’operazione di popolamento delle tabelle dell’archivio dell’Ente viene effettuata dagli operatori dell’Ufficio attraverso una funzione specifica che permette di scaricare i dati dalle tabelle Web temporanee, importarli in tabelle di appoggio per la fase di conferma e validazione e, solo allora, trascrivere i dati nell’archivio definitivo;

• riallineamento delle tabelle di codifica delle informazioni mediante esportazione dall’archivio dell’Ente di tutte le tabelle contenenti le informazioni codificate verso le tabelle sul web.

Un obiettivo di questa componente è offrire al cittadino o all’impresa la possibilità di istanziare i

processi per avviarne la fase istruttoria attraverso un unico punto di accesso e attraverso il quale presentare eventuale documentazione a corredo delle istanze.

Il portale ufficiale dell’Amministrazione costituisce, pertanto, l’interfaccia comune che favorisce la collaborazione fra i soggetti esterni e le strutture dell’Organizzazione interna, aumentandone la produttività.

La metodologia di integrazione potrà variare a seconda delle caratteristiche tecnologiche del portale del portale stesso.

Nel caso di un portale JSR 168 compliant, l’integrazione viene realizzata tramite l’uso di Portlet Java, da utilizzare come componenti di interfaccia utente per fornire un livello di presentazione ai sistemi di gestione degli atti amministrativi e dei flussi istruttori in generale.

Laddove non fosse possibile l’uso di portlet Java, l’integrazione potrà essere realizzata tramite un approccio di più basso livello, ovvero attraverso la creazione di specifici link che richiamino i rispettivi ambienti di lavoro dei sistemi di gestione degli atti e delle procedure amministrative.

3.6.3.11 Piattaforma di Work Flow

La piattaforma di Work Flow è in grado di definire in modo visuale il processo amministrativo il flusso e gli step operativi che lo compongono

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l’esecutore dello step (un utente predefinito o da assegnare dinamicamente al momento dell’esecuzione del processo secondo regole di appartenenza a gruppi e ruoli, un sistema esterno preesistente, etc)

i controlli l’automazione degli step operativi gli eventi scatenanti eventuali azioni preventive e/o correttive le regole per correlare il verificarsi di eventi interni/esterni al processo alle azioni da

intraprendere gli eventuali sottoprocessi.

Prevede funzioni specifiche per consentire la modifica/aggiunta delle regole di funzionamento anche mentre il processo è in esecuzione, senza variare quindi il disegno originario che continua ad essere valido.

In tal modo, in qualunque momento, è possibile gestire le eccezioni e, più in generale, è possibile aggiungere logica al processo per governare dinamicamente il mutare delle condizioni e degli eventi interni/esterni al processo stesso.

In pratica vi sono due modalità di gestione delle pratiche:

una gestione verticale (sulla base di quanto definito nel disegno del workflow). Ciò avviene tramite una comoda To Do List che propone agli utenti abilitati le fasi di lavorazione della pratica definite nell’iter amministrativo al momento esatto in cui devono essere espletate.

gestione orizzontale (indipendentemente dal workflow). Permette di gestire la proposta in modalità non conforme all’ordine cronologico delle fasi di lavorazione previste dall’iter amministrativo.

Troppo spesso si è dovuto rinunciare all’utilizzo di applicazioni sviluppate su piattaforme “ rigide “ se nell’analisi del procedimento non erano stati previsti percorsi che all’atto pratico, anche se eccezioni, necessitavano di essere gestiti.

La piattaforma di work flow consentirà lo sviluppo in ambiente grafico. In tal modo l’implementazione di un procedimento potrà avvenire in modo facilitato ed immediato, permettendo di implementare on line, sul Web, i processi realizzati trasformandoli così in applicazioni Web Based, flessibili, distribuite e aperte.

Tali applicazioni sono utilizzate dagli utenti tramite Intranets, Extranets e Internet usando PC Browser. Le applicazioni/processi sono eseguite secondo il flusso disegnato sulla base di informazioni e regole definite.

Ogni processo, può coinvolgere un numero illimitato di utenti che sono chiamati ad intervenire solo quando il flusso lo richiede e per l’attività di loro competenza prevista nello stesso .

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3.6.3.12 Back Office dei Procedimenti Amministrativi

Il Back-Office provvede alla gestione dei procedimenti amministrativi integrando il lavoro dei diversi operatori, dei responsabili e degli enti esterni coinvolti.

La gestione delle pratiche si basa su un workflow personalizzabile: ad ogni pratica viene automaticamente agganciato l’Iter procedurale corrispondente che definisce tutte le fasi necessarie alla trattazione del procedimento amministrativo. Viene realizzata la massima flessibilità nella progettazione degli Iter che si vogliono adottare nonchè la progettazione di singoli elementi procedurali (workstep) per successivamente aggregarli a piacere in un Iter. Ciascun workstep rappresenta un passo che la pratica compie all’interno del suo iter, tutti i worksteps sono monitorati e ordinati in base al flusso generato dal motore di workflow.

Gli iter necessari alla gestione delle pratiche sono realizzati e suddivisi in fasi, eventi ed azioni aderenti al modus operandi degli operatori.

Su alcuni procedimenti più complessi si opererà una reingegnerizzazione degli stessi al fine di poterne conseguire la velocizzazione e semplificazione dell’iter procedurale

Ciascun iter sarà completamente descritto: riferirà chi ha in carico la pratica, da quando a quando, riporterà i pareri espressi, illusterà le azioni da compiere parallelamente e successivamente.

La componente back office prevede :

Modelizzazione dei processi : la definizione grafica del percorso autorizzatorio dei procedimenti intesi come macroprocedimenti, endoprocedimenti o sottoprocedimenti.

Comunicazione : ad ogni fase di workflow, l’ invio di una comunicazione a mezzo e-mail, parametrizzandola secondo le esigenze dell’Ufficio, indirizzata sia ad utenti interni che a cittadini/utenti esterni.

Monitoraggio dei tempi : controllo dei tempi di ogni attività, con produzione automatica di preavvisi, allarmi e solleciti

Protocollazione : acquisizione automatica del numero di protocollo e ricerca di documenti generati e protocollati

Profili utente : abilitazione/disabilitazione/controllo dei i diversi livelli di accesso alle funzionalità

Multiformato : gestione di documenti in formato elettronico quali .xls, .pdf, .doc, .txt, .rtf e così via

Allegati : visualizzazione dell’elenco degli allegati abbinati al procedimento

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Visualizzazione stato dell’iter : situazione dello stato di avanzamento della pratica.

Chiusura della pratica : chiusura del procedimento e resa delle fasi e dei dati abbinati al procedimento non più modificabili ma solamente consultabili.

3.6.3.13 Caratteristiche tecniche

Il Sistema si baserà su una componente software applicativa realizzata in “tecnologia web nativa”,

in linea con le attuali linee strategiche del CNIPA descritte nel Piano Triennale per l’Informatica

2008-2010.

Il sistema deve poggiare su una base dati relazionale che garantisca una elevate affidabilità, solidità,

sicurezza e prestazioni.

La soluzione dovrà essere basata su una piattaforma tecnologica evoluta ed altamente performante.

Essa deve implementare una serie di caratteristiche tecnologiche che consentano una gestione

evoluta dei servizi, in riferimento agli ambiti di competenza del progetto, al personale dei differenti

Enti coinvolti. Il sistema dovrà essere tale da rendere minima la dipendenza del software dalle

caratteristiche peculiari dell'hardware e del sistema operativo in cui verrà installato.

Da un punto di vista tecnologico ed architetturale il sistema deve rispondere ai requisiti generali di

seguito descritti:

Essere sviluppato su piattaforma web nativa;

Utilizzare funzionalità transazionali in tempo reale poggiando su una base dati relazionale che dia

effettive garanzie in termini di robustezza e prestazioni;

Gestire in modo parametrico e tabellare i dati variabili;

Garantire un elevato livello di configurabilità che sia in grado di adattarsi alle differenti

esigenze esistenti tra le varie amministrazioni;

Modularità;

Scalabilità;

Robustezza;

Usabilità ed accessibilità;

Manutenibilità;

Affidabilità;

Architettura informatica improntata a criteri di elevata sicurezza.

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3.6.3.14 Architettura software

L’architettura si dovrà basare su un modello architetturale a tre livelli logici (implementati

rispettivamente su un web server, un application-server, un data server), così caratterizzati:

3.6.3.15 Livello Presentazione

Gestisce l’interazione con gli utenti di Back Office e Front Office e incapsula il livello di

presentazione dei contenuti informativi e dei servizi erogati nel front end; è responsabile della

visualizzazione dinamica delle pagine

web a fronte delle scelte di navigazione dell’utente, attraverso l’attivazione dei servizi/funzionalità

del livello sottostante dell’architettura.

3.6.3.16 Livello Applicativo

E' il livello in cui risiedono l’insieme delle componenti software che costituiscono la logica

applicativa.

In particolare questo livello acquisisce dal livello di Presentazione le richieste degli utenti, le

elabora applicandone la specifica logica di controllo di ciascun servizio e sfruttando l’interazione

con il livello Dati, confeziona per il livello di presentazione le risposte alle stesse richieste.

3.6.3.17 Livello Dati

Il Livello Dati realizza il data-model del Sistema attraverso la gestione dell’interazione con le basi

di dati del sistema informativo previsto dal progetto.

Si ricorda che il software applicativo da realizzare deve esere implementato con tecnologia open

source. A questo proposito tra gli standard di mercato, si adotta la tecnologia java che offre la

maggiore flessibilità in termini di

indipendenza dalla piattaforma (hardware e sistema operativo) e di supporto multi vendor.

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E’ previsto la modalità di conduzione mediante un tavolo tecnico di lavoro, cui parteciperanno, oltre

al Responsabile del progetto (designato dal fornitore in sede di stipula del contratto) ed al team

tecnico dello stesso aggiudicatario, anche un responsabile per ciascun ente dell’aggregazione. Tra i

punti prioritari che dovranno essere condotti a discussione dal tavolo così composto ci dovrà essere

la definizione di un modello di gestione dei flussi documentali, modellando il dominio, i requisiti e

le specifiche funzionali sulle richieste dei Comuni.

Il modello dei flussi documentali sarà un documento che descriverà per ogni servizio l'iter

procedurale e il relativo flusso documentale che l'utente dovrà seguire per l'ottenimento del servizio,

gli enti coinvolti, i responsabili dei vari enti e le modalità di interazione. Verrà individuato e

proposto un "Modello di gestione dei flussi documentali" con gli endoprocedimenti. Tale attività

verrà fatta con gli enti sopra individuati.

I livelli di responsabilità ed i permessi di pubblicazione, con i relativi stati, saranno definiti da una

procedura di workflow management. Le persone coinvolte in questo processo vengono avvertite

delle attività da svolgere tramite notifiche via mail o, in alternativa, tramite liste generate in

automatico.

L’architettura della intranet dovrà prevedere un centro stella cui faccia capo un centro servizi ed una

server farm, dalla quale saranno distribuite le applicazioni software, e le applicazioni dovranno

essere rese operative presso il centro servizi per essere verificata secondo il piano di test e collaudo

previsto. Potranno essere fruite in modalità ASP o potranno essere installata in locale presso ciascun

ente. Sarà cura dell’aggiudicatario fornire la documentazione, formazione e modalità operative per

un eventuale messa in esercizio autonoma da parte della stazione appaltante.

3.6.4 Sicurezza Ambientale e del territorio

3.6.4.1 Finalità

Progettazione di strumenti per la protezione dell’ambiente e per la gestione ed il controllo, anche in

tempo reale, del territorio per la valutazione del rischio e la gestione delle emergenze.

ALFONSO

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3.7 Gestione degli accessi e sicurezza

Il sistema di sicurezza per l'accesso ai programmi applicativi ed alla base dati dovrà garantire

almeno le seguenti funzionalità:

A) controllo degli accessi a livello applicativo attraverso l’utilizzo di password di accesso;

B) definizione dei livelli di accesso alle risorse (profilazione degli utenti);

C) login degli accessi alle informazioni di sistema;

II sistema dovrà permettere di associare ad ogni procedura un determinato livello di accesso.

Il proponente è tenuto ad indicare quali misure intende adottare per garantire la sicurezza a livello

applicativo e le modalità con cui questa si realizza. La Ditta aggiudicataria deve adottare tutte le

misure idonee e necessarie atte al rispetto della normativa vigente in materia di dati personali,

sensibili e giudiziari (D. Lgs.196/2003).

3.7.1 Interfacciamento con sistemi e basi dati esterne

3.7.1.1 Sistemi di protocollazione informatica

Nei casi in cui nelle amministrazioni siano già utilizzati sistemi di protocollo a norma CNIPA (o a

norma AIPA), il sistema dovrà garantire l’interfacciamento con tali sistemi in maniera da consentire

lo scambio di dati.

Questo significa che nel sistema deve essere implementata un’interfaccia applicativa standard per

l’interazione con i sistemi locali di protocollo. L’interazione dovrà permettere l’acquisizione dei

dati di protocollazione delle istanze direttamente dall’interfaccia web dell’applicativo in maniera

trasparente per l’utente e senza necessità di aprire applicazioni esterne. Nel dettaglio l’integrazione

dovrà consentire:

La protocollazione in entrata La protocollazione in uscita La attribuzione a specifici uffici, P.O., o settori di appartenenza degli utenti L’attribuzione a specifici fascicoli La catalogazione del tipo di elemento (lettera, istanza, ecc.) La consultazione e la prenotazione di protocolli

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3.7.1.2 Anagrafe residenti

Il sistema dovrà permettere la connessione con il sistema anagrafico dei residenti consentendo di

ottenere in maniera automatizzata un aggiornamento periodico delle anagrafiche presenti nel

sistema, a partire dalle informazioni contenute in sistemi esterni. Le informazioni minime di

interscambio sono:

Nome Cognome Codice Fiscale Residenza Stato dell’anagrafica (attiva non attiva) Data disattivazione e motivo

Verrà positivamente valutata la soluzione che permetterà l’aggiornamento delle anagrafiche in caso

di inoltro della domanda on-line attraverso il front-end dei progetti di e-government sopraccitati,

ovvero l’aggiunta delle anagrafiche nel sistema in base ai dati inviati dal front end.

3.8 Interoperabilità – cooperazione applicativa

Il modello di cooperazione applicativa deve essere conforme alle norme CNIPA e deve tener conto

dei seguenti principi organizzativi:

Il modello di cooperazione deve essere indipendente dagli assetti organizzativi e dai sistemi

informatici interni dei soggetti cooperanti.

Ciascuna amministrazione cooperante deve mantenere la responsabilità dei propri servizi e

dei propri dati;

La cooperazione applicativa si attua sulla base degli accordi tra le parti ed ha un fondamento

normativo o istituzionale.

Al fine di soddisfare tali principi, l’architettura tecnica ed organizzativa del modello proposto si

basa sui seguenti elementi fondamentali:

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La cooperazione applicativa avviene attraverso lo scambio di “messaggi applicativi” e sulla

base di accordi di servizio che esplicitano l’accordo stipulato sull’erogazione/fruizione delle

prestazioni del servizio in questione.

Ogni amministrazione gestisce i flussi di cooperazione applicativa con le altre

amministrazioni per il tramite di un unico punto (logico) del proprio sistema informativo

denominato Porta di Dominio dei Servizi Applicativi (PDSA);

Le amministrazioni che cooperano fra loro possono dar luogo a Domini di Cooperazione in

cui siano stabiliti i servizi erogati, i relativi livelli di servizio e le responsabilità nel

mantenimento di tali livelli;

E’ definita una infrastruttura unitaria di servizi di interoperabilità e di cooperazione e

accesso che garantisce l’erogazione di servizi tecnologici di base, comuni a tutti i Domini di

Cooperazione.

3.8.1.1 Sottosistema di Servizi per l’Interoperabilità Applicativa

La necessità di riutilizzare il patrimonio informativo e le funzionalità applicative presenti nelle singole realtà comunali viene soddisfatta attraverso l’utilizzo dei servizi di Interoperabilità (o Cooperazione) Applicativa descritti in questo paragrafo.

Questi servizi saranno sviluppati prendendo come base le indicazioni contenute nel documento “Allegato n.2 Rete Nazionale: caratteristiche e principi di cooperazione applicativa”, che propone le principali linee guida per realizzare servizi on-line per cittadini e imprese, interagendo anche con i sistemi di altre amministrazioni.

L’elemento base che permette la Cooperazione Applicativa tra enti diversi è la Porta di Dominio che può essere considerato come il confine che interfaccia il Centro Servizi e le realtà comunali.

3.8.1.2 Il dominio

Facendo riferimento all’allegato 2 (Rete Nazionale – Caratteristiche e principi di cooperazione applicativa) del Bando nazionale per l’E-Government, si definisce dominio come “l’insieme delle risorse (in particolare le procedure, i dati e i servizi) e delle politiche di una determinata organizzazione”. Il dominio è anche il confine di responsabilità di un’organizzazione, in particolare per quanto riguarda le politiche che definiscono il suo sistema informativo. La Rete Nazionale è concepita come federazione di domini.

Secondo questo modello, la comunicazione avviene tra entità omogenee (i domini appunto) e lo scopo dell’architettura cooperativa è abilitare l’integrazione degli oggetti informativi (procedure e dati) e delle politiche di domini diversi. L’elemento fondamentale è rappresentato dalla definizione

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delle modalità in base alle quali un dominio servente esporta i propri servizi a un dominio cliente che vi accede.

3.8.1.3 La porta di dominio

L’elemento tecnologico che realizza la cooperazione è la porta di dominio, che ha la funzione di proxy per l’accesso alle risorse applicative. Dal punto di vista dell’architettura applicativa, le porte di dominio possono essere viste come degli adattatori, che consentono a sistemi informatici esistenti, o comunque progettati e realizzati in base alle esigenze del dominio specifico, di affacciarsi sulla Rete Nazionale e partecipare all’interscambio telematico delle informazioni.

SistemaInformatico

SistemaInformatico

PortaApplicativa

PortaDelegata

Servizidi Rete

Portale

SistemaInformatico

SistemaInformatico

SistemaInformatico

PortaApplicativa

Porta diDominio

PortaDelegata

Servizidi ReteServizidi Rete

PortaleRete

Nazionale Porta diDominio

Amministrazione BAmministrazione A

SistemaInformatico

SistemaInformatico

PortaApplicativa

PortaDelegata

Servizidi Rete

Portale

SistemaInformatico

SistemaInformatico

SistemaInformatico

PortaApplicativa

Porta diDominio

PortaDelegata

Servizidi ReteServizidi Rete

PortaleRete

Nazionale Porta diDominio

Amministrazione BAmministrazione A

Modello di riferimento per l’integrazione delle porte di dominio

3.8.1.4 Busta di E-Government

L’elemento fondamentale che caratterizza i messaggi per la cooperazione applicativa è la completa e preliminare definizione del contenuto e del formato di codifica. I messaggi tra le porte di dominio sono infatti parte integrante di uno scambio tra applicazioni e non tra operatori umani. Di conseguenza, il contenuto di questi messaggi deve essere totalmente interpretabile in modo automatico.

La distinzione tra componenti delle porta di dominio che realizzano funzioni generiche e funzioni di integrazione applicativa specifica si riflette, in linea di principio, nella organizzazione della struttura generale di ciascun messaggio in due parti principali:

1) una parte di busta, che contiene le indicazioni relative al mittente, il destinatario (intese come porte di dominio), al servizio richiesto ed al profilo di collaborazione utilizzato; tale busta viene in generale gestita dalle componenti di collaborazione delle porte di dominio e deve quindi essere il più generale possibile;

2) una parte di contenuto applicativo, rappresentato dalle informazioni effettive previste per quel tipo di servizio e di scambio (p. es. i dati identificativi personali di una richiesta di informazioni anagrafica).

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3.8.1.5 Modelli di Comunicazione

Il paradigma di cooperazione applicativa che viene ora descritta è di tipo richiesta di servizio: la tipologia comunicazione d’evento può essere facilmente ricondotta a questo modello di cooperazione.

Relativamente al paradigma richiesta di servizio possiamo individuare tre profili di comunicazione tra due domini indicati come dominio esportante e dominio richiedente:

COOPERAZIONE SINCRONA Il dominio richiedente (Dominio A) invia una busta di e-gov al dominio esportante (Dominio B). La porta applicativa del dominio esportante riceve la richiesta, esegue la procedura amministrativa e ritorna al dominio A il risultato della procedura oppure una eccezione. La porta delegata del dominio A resta nel frattempo in attesa della risposta.

I vantaggi di questo tipo di comunicazione risiedono nella sua semplicità (su questo paradigma si è sviluppato il web così come lo vediamo oggi). Lo svantaggio di questo approccio è che il dominio richiedente, o meglio l’applicazione che ha richiesto un servizio in cooperazione applicativa, deve restare bloccata in attesa della risposta da parte del dominio B. Per ovviare a questo inconveniente, è necessario impostare una avanzata politica di gestione dei thread, con tutte le conseguenze e le precauzioni che questo deve comportare.

COOPERAZIONE ASINCRONA ASIMMETRICA

Il dominio richiedente (Dominio A) invia una busta di e-gov al dominio esportante (Dominio B). La porta applicativa del dominio esportante invia una ricevuta al dominio A dell’avvenuta ricezione del messaggio di richiesta ed avvia la procedura amministrativa. A questo punto è il dominio richiedente che si fa carico di contattare periodicamente (polling scheme) il dominio esportante per ottenere il risultato dell’elaborazione oppure un’indicazione sullo stato della procedura.

Applicazione Porta dominio

Delegata

Dominio B

Porta dominio

Applicazione

Applicativa

richiesta

risposta

Dominio A

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Il primo vantaggio di questo modello è che la porta di dominio viene parzialmente svincolata dall’attesa della risposta da parte del dominio esportante, in quanto tra un polling e l’altro può dedicarsi ad altre attività. Il secondo vantaggio sarà più chiaro esaminando il prossimo modello e consiste nel fatto che è stata realizzata una cooperazione asimmetrica utilizzando una configurazione simmetrica (minore complessità).

Gli svantaggi riguardano l’overhead di traffico che viene inviato sulla rete a fronte del completamento di una singola sequenza request/response. Inoltre si devono affrontare problemi come il tuning della porta di dominio. Ad esempio sarà necessario definire l’intervallo di polling verso la porta applicativa: un polling troppo frequente incrementa l’overhead sulla rete, mentre un polling troppo basso potrebbe ritardare la consegna della risposta al dominio A che nel frattempo si è resa disponibile all’interno del dominio B.

Dominio A

Applicazione Porta

Delegata

Dominio B

Porta Applicazione

Applicativa

richiesta

ricevuta

Verifica stato

Risposta negativa

Verifica stato

Risposta positiva con dati

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COOPERAZIONE ASINCRONA SIMMETRICA (ONE-WAY)

Il dominio richiedente (Dominio A) invia una busta di e-gov al dominio esportante (Dominio B). La porta applicativa del dominio esportante invia una ricevuta al dominio A dell’avvenuta ricezione del messaggio di richiesta ed avvia la procedura amministrativa. La porta delegata del dominio A si sgancia completamente dal collegamento con la porta del dominio B e sarà compito di quest’ultima contattare il dominio richiedente non appena i dati saranno pronti.

Il vantaggio principale di questo approccio è nel completo disaccoppiamento tra le due porte di dominio. Il dominio richiedente potrà quindi dedicarsi ad altre attività come ad esempio inviare altre richieste di servizio ad altri domini esportanti.

Lo svantaggio principale consiste nel fatto che è indubbiamente la tipologia di comunicazione più complessa dal punto di vista dell’implementazione della porta (è richiesta una porta applicativa ed una delegata per entrambi i domini). Un altro problema da affrontare in questo caso è la sincronizzazione della client application, in quanto deve essere prevista una politica di ascolto continuo delle risposte da parte della porta di dominio A. Ad esempio, una situazione da curare con particolare attenzione riguarda la possibilità che, successivamente alla ricezione della richiesta di servizio da parte del dominio B, la porta del dominio A non sia più raggiungibile. Ovviamente in questo caso la risposta non può essere inviata alla porta applicativa del dominio richiedente ed è necessario prevedere una forma di annullamento della transazione.

Applicazione Porta dominio

Delegata

Porta dominio

Applicazione

Applicativa

richiesta

ricevuta

Delegatarisposta

ricevuta

Applicativa

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3.8.1.6 Caratteristiche della porta di dominio

La soluzione è conforme agli standard tecnologici indicati nell’allegato 2 (Rete Nazionale – Caratteristiche e principi di cooperazione applicativa) del Bando nazionale per l’E-Government, e presenta notevoli caratteristiche di flessibilità e adattabilità. In particolare, la porta di dominio presenterà i seguenti vantaggi:

Modularità. La porta di dominio fornita è indipendente dai servizi forniti. Sarà quindi possibile integrare facilmente in futuro nuovi servizi utilizzando la stessa infrastruttura.

Scalabilità. La porta di dominio fornita è in grado di garantire eccellenza di prestazioni sia in presenza di un elevato numero di transazioni/interrogazioni, sia in condizioni di carico inferiore.

Flessibilità. E’ possibile utilizzare tutti i profili di collaborazione e le modalità di interscambio necessari.

Trasparenza. Le problematiche di interscambio sono risolte all’interno della porta di dominio in maniera completamente trasparente all’applicazione che ne utilizza i servizi. La porta di dominio stessa presenta delle API di utilizzo estremamente user-friendly attraverso le quali lo sviluppatore delle applicazioni può interagire con essa.

Affidabilità. La porta di dominio prevede un efficace sistema di gestione messaggi per garantire la consegna dei messaggi stessi e evitare la possibilità di perdere un messaggio o inviare un duplicato del messaggio stesso.

Monitoraggio. Uno dei servizi della porta di dominio è la possibilità di monitorare il traffico di messaggi entranti e uscenti dalla porta stessa.

3.8.1.7 Integrazione della Porta di Dominio nei Centri Servizi

Il modulo “Porta di Dominio” ha il compito di garantire l’interoperabilità tra il Centro Servizi e i Comuni partecipanti al progetto. In particolare, attraverso questa interfaccia verranno inviati e ricevuti, in formato standard, richieste e risposte necessari all’esecuzione dei servizi verticali, tributari e non tributari.

I sistemi informatici comunali ed in particolare gli applicativi che devono esportare servizi verso il portale tramite la Porta di Dominio renderanno disponibili una serie di oggetti metodi e servizi che potranno essere adoperati non solo dal portale territoriale in esame, ma anche da qualunque amministrazione ne facesse richiesta previa autorizzazione ed abilitazione. In tal modo il patrimonio informativo verrà messo a disposizione dei restanti enti non solo attraverso le prestabilite interfacce browser, ma potrà costituire parte di nuovi sistemi e applicazioni realizzate delle restanti PA.

Al fine di garantire la corretta interazione verrà definito univocamente l’insieme di oggetti e servizi che dovranno essere resi disponibili alla Porta di Dominio lato portale per poter essere adoperati come strumenti elaborativi dei servizi che richiedono interazione con i sistemi informativi remoti degli enti.

Lato portale, quindi, si disporrà di una Porta di Dominio che ha il compito, adoperando i protocolli definiti per l’interoperabilità, di rendere trasparenti le chiamate verso i servizi di rete. In tal modo le

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risorse di rete vengono adoperate dagli applicativi componenti il portale, come qualunque altra risorsa o servizio locale alla infrastruttura componente il portale.

La realizzazione dell’interfaccia tra Porta di Dominio e Applicazione Comunale è strettamente legata alle caratteristiche degli specifici prodotti di terze parti costituenti il sistema informativo in carico all’Ente, e pertanto è a carico di ciascun Comune.

Viene in figura riportata l’architettura del sistema dal punto di vista della Cooperazione Applicativa.

Applicazione Servizio 1

Applicazione Servizio 2

Porta Dominio Centro Servizi

Delegata

Applicativa

Busta

Busta e-gov

Centro Servizi

Porta Dominio Comune

Applicativa

Delegata

Comune

Applicazione Comunale 1

Applicazione Comunale 2

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Le modalità di interazione tra il Centro Servizi e i Comuni sono dipendenti dell’implementazione dei singoli servizi nel sistema. Nella figura seguente viene mostrato un esempio del flusso informativo attualmente identificato.

Applicazione servizio

Porta Dominio Centro Servizi

Richiesta servizio (parametri)

Busta e-gov di richiesta(parametri rich.)

Determinazione del destinatario, sincronizzazione della risposta, preparazione della busta e-gov

Individuazione del servizio destinatario

Richiesta servizio (parametri )

Risposta (parametri risp.)

Determinazione del mittente, preparazione della busta e-gov

Busta e-gov di risposta(parametri risp.)

Risposta (parametri risp.)

Porta Dominio Comune

Applicazione Comunale

Esecuzione del servizio

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3.9 Benefici attesi

Una valutazione esatta dei benefici non può che essere tagliata suli dati legati all’analisi della domanda.

b) d) e) l’indicazione dei benefici attesi, per ciascun servizio, da parte di ciascuna amministrazione aderente, in termini di:

- riduzione degli oneri burocratico/amministrativi e dei costi relativi ai contratti per l’acquisizione e la fornitura di beni e servizi ICT

- riorganizzazione dei singoli Enti soci e conseguente riduzione di costi e/o incremento nella qualità e nella completezza dei servizi utilizzati

- disponibilità sopravvenuta di risorse umane, nei singoli Comuni, a seguito del conferimento di attività, funzioni e servizi al centro servizi

- disponibilità di nuovi servizi per l’amministrazione, i cittadini e le imprese;

k)

Il principale beneficio per le amministrazioni è quello di giovarsi di una infrastruttura documentale omogenea, sia di natura tecnica che organizzativa. Tale omogeneità (non uguaglianza) assicura e favorisce la circolarità dei documenti fra Enti diversi e, ovviamente, fra uffici appartenenti alla medesima organizzazione.

In questo passaggio è già rintracciabile il primo vantaggio del sistema Doc.Area proposta. La gestione documentale digitale va infatti ben oltre gli adempimenti previsti dalla normativa vigente (protocollo informatico e quant’altro) e rappresenta la base reale per una completa smaterializzazione della carta nell’attività di ufficio. Il documento digitale viene seguito fin dalla sua nascita, prima ancora quindi che divenga formale e inserito nel sistema di protocollo. Questo tipo di organizzazione permette con estrema semplicità e senza aggravio per gli operatori di acquisire il documento anche al protocollo, quando ne giunge il momento. Inoltre, anche in questo caso con estrema semplicità e senza aggravio per gli operatori, si ha la garanzia che tutta la documentazione in entrata da amministrazioni del network, già digitale in forma nativa, sia acquisita al protocollo.

Dall’analisi di studi effettuati negli ultimi anni è possibile ricavare alcuni parametri di riferimento su cui elaborare dei dati di valutazione dei benefici “reali” di una gestione documentale digitale.

DA COMPLETARE

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4 ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO

4.1 Descrizione delle attività

Il progetto prevede l’esecuzione delle Macro attività di seguito indicate, per ognuna di esse sono indicate le attività elementari minime da eseguire.

4.1.1 Riorganizzazione dei processi

L’introduzione di un sistema per la gestione documentale comporta un impatto significativo sui processi lavorativi e sulle tecnologie utilizzate, per questo motivo è necessario effettuare un’attività di Business Process Reengineering (BPR) che avrà lo scopo di realizzare un’analisi dei processi attualmente in corso presso i vari enti, delineare una nuova organizzazione dei processi presso i vari enti, definire i processi necessari per la gestione documentale a livello di CID e quelli specifici legti alla gestione del sistema Doc.Area.

L’attività di BPR terrà presente le potenzialità degli strumenti tecnologici di cui gli Enti già dispongono e di cui si stanno dotando (Worfklow, Protocollo, PEC, Gestione Documentale, altri strumenti di Cooperazione Applicativa e di System Integration).

L’obiettivo dell’attività è quindi riassumibile in:

• Effettuare un’ analisi dei processi attualmente in corso

• Realizzare un progetto di BPR

4.1.2 Progettazione di dettaglio

L’attività ha lo scopo di procedere con la specificazione di dettaglio del software e della piattaforma tecnologica per la realizzazione di Doc.Area, anche alla luce delle esigenze processive emerse nel corso dell’attività di BPR.

Nell’ambito della progettazione di dettaglio sarà eseguito anche l’analisi per determinare le condizioni minime necessarie all’integrazione di Doc.Area con altri sistemi.

4.1.3 Realizzazione

Nell’ambito della realizzazione saranno svolte le seguenti attività:

• Acquisizione del software. Installazione del software per la gestione documentale.

• Personalizzazione e configurazione. Il software acquisito sarà personalizzato e configurato secondo quanto specificato nel documento di progetto tecnico. Ove necessario saranno realizzati applicazioni sw ad hoc ad integrazione delle funzionalità richieste.

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• Sviluppo banca dati centrali. Realizzazione nel repository centrale per la gestione del repertorio dei documenti archiviati.

• Predisposizione CED. Saranno svolte, di concerto con l’Amministrazione, le attività necessarie per predisporre all’interno del CED l’infrastruttura Doc.Area. Si tratterà di configurare i server destinati all’esercizio di Doc.Area secondo le specifiche tecniche del sistema.

• Predisposizione stazioni client. Presso ogni ente saranno predisposte le stazioni client necessarie alla gestione documentale

4.1.4 Collaudo

Comprende l’esecuzione delle attività preparatorie del collaudo, il collaudo stesso ed il passaggio in esercizio di Doc.Area.

4.1.5 Documentazione e Formazione

Questa attività prevede:

• la redazione della documentazione d’uso del sistema e degli applicativi Doc.Area;

• la predisposizione del materiale formativo;

• l’erogazione della formazione per utenti ed operatori.

4.1.6 Start-up sistema

L’attività in oggetto prevede la gestione del sistema e l’affiancamento agli utenti per un periodo di 10 mesi dalla data di entrata in esercizio di Doc.Area. L’attività di gestione ed affiancamento dovrà assicurare il corretto funzionamento del sistema, la risoluzione immediata di problemi, la modifica del software per la soluzione di problemi funzionali che dovessero evidenziarsi nel corso dell’utilizzo.

4.1.7 Project Management

L’attività di project management assicura la corretta gestione del progetto attraverso una accurata attività di pianificazione, controllo e rendicontazione degli avanzamenti.

4.2 Descrizione dei deliverables

Nella seguente tabella si riportano deliverables (prodotto dell’attività) attesi del progetto.

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Deliverable Descrizione Attività

Progetto BPR Documento che descrive i risultati dell’analisi dei processi ed il progetto di revisione ed ingegnerizzazione a fronte dell’introduzione del sistema Doc.Area.

Riorganizzazione dei processi

Progetto Tecnico Documento di progettazione del sistema Doc.Area, con specificazione dettagliata del software e della piattaforma tecnologica.

Progettazione di dettaglio

Sistema Doc.Area Sw ed hw del sistema sviluppato, integrato con altri sistemi. Realizzazione, Integrazione con altri sistemi e Collaudo

Manuale d’Uso Documento rivolto agli utenti del sistema che ne descrive le modalità d’uso

Documentazione e Formazione

Manuale Operativo

Documento rivolto agli amministratori ed operatori del sistema che descrive le procedure di installazione, gestione ed amministrazione del sistema.

Documentazione e Formazione

Materiale formativo

Materiale per la formazione degli utenti e degli operatori Documentazione e Formazione

Piano di progetto Piano delle attività di progetto, inclusivo del piano di management del progetto e piano di gestione dei servizi.

Project Management

SAL Stato avanzamento lavori prodotto periodicamente per il controllo e monitoraggio del progetto sia nella fase realizzativa che di start-up

Project Management

4.3 Cronoprogramma

Il progetto è previsto durare 20 mesi dalla data di inizio lavori, inclusivi di un periodo di 10 mesi per le attività di start-up.

Il cronoprogramma con indicazione delle macro-attività, milestones di progetto e rilascio dei deliverables di cui al precedente paragrafo 4.2 è illustrato nel seguito.

4.4 Il modello di controllo e gestione

Potrebbe essere utile inserire qui qualcosa sul modello di gestione già utilizzato oggi per il cst

h) i meccanismi di partecipazione e controllo previsti per la gestione;

j) la determinazione delle modalità di gestione degli eventuali contenziosi, i meccanismi di recesso da parte degli Enti associati e di adesione da parte di Enti non associati;

4.5 Piano di monitoraggio

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Da finalizzare, sono stati inseriti pochi indicatori si recepiscono suggerimenti

Il piano di monitoraggio ha l’obiettivo di definire gli indicatori fisici per la verifica dell’andamento del progetto. Il piano, che sarà finalizzato in fase di esecuzione del progetto, prevede di monitorare l’andamento del progetto attraverso indicatori di realizzazione e di risultato.

Gli indicatori di realizzazione sono legati all’avanzamento progettuale e saranno misurati fondamentalmente nella fase di realizzazione del sistema Doc.Area.

Gli indicatori di risultato misureranno il grado di diffusione utilizzo del sistema da parte degli utenti e saranno misurati durante la fase di start-up.

Indicatori di realizzazione

La realizzazione del progetto sarà misurata attraverso Stati di Avanzamento Lavori che determineranno la puntualità del progetto mediante:

• La percentuale di avanzamento delle attività

• Il numero di deliverables rilasciati

Indicatori di risultato

• Tasso di documenti de materializzati …

5 QUADRO ECONOMICO DEL PROGETTO

C’è un problema da definire, il bando parla di ricavi dalla vendita di servizi tra i comuni bisogna qui capire se ci sono ricavi ed in che modo. Se l’ente gestore dell’infrastruttura sarà il CST questi fattura ai comuni? Su che base?

5.1 Costi / Ricavi

5.2 Flussi di Cassa

f) la previsione dei costi e dei ricavi nel primo triennio di funzionamento, con l’indicazione analitica dei costi del personale, delle consulenze, degli investimenti in tecnologie, della spesa corrente per l’acquisto di beni e servizi, dei costi generali. Il totale dei ricavi per anno deve essere analiticamente scomposto in:

- ricavi da Comuni e altri Enti partecipanti per corrispettivi di offerte di servizi;

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- ricavi da contributi finanziari (da Regione, Provincia, Comune etc.)

- altri ricavi;

g) la pianificazione triennale dei flussi di cassa;

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