Progettazione e Gestione di Basi di dati Aziendali

Sistemi di vendita e produzione

Introduzione Ci occuperemo di modellizzare, in modo

graduale, un sistema per gestire vendite e produzione di una azienda industriale (alimentare, edile, tessile, …)

Come sempre, l’aspetto più critico è l’analisi dei requisiti, cioè: A cosa e chi serve l’applicazione Quale è il perimetro (delle funzioni e dei

dati)

Alcune entità - I Prodotti

Sono i prodotti che l’azienda vende, realizzati con mix opportuno di materie prime, caratterizzati da codice, descrizione, prezzo di vendita, ….

E’ necessario Potere calcolare il costo di produzione Calcolare il margine Pianificare la produzione …

Alcune entità - II Materie prime

Sono i componenti del processo di produzione, caratterizzati da codice, descrizione, costo, quantità disponibile in magazzino, …

E’ necessario Conoscere il costo Calcolare il fabbisogno Pianificare il loro acquisto …

Alcune entità - III Clienti

Sono i soggetti che generano ricavi ordinari per l’azienda

E’ necessario Conoscere dati anagrafici e fiscali Conoscere le condizioni di consegna (tempi,

vettore, ..) Determinare le quantità vendute Strutturare il budget Controllare la regolarità degli incassi

Alcune entità - IV Fornitori

Sono i soggetti che dai quali l’azienda esegue gli approvigionamenti

E’ necessario Conoscere dati anagrafici e bancari Conoscere le condizioni di consegna (tempi,

vettore, ..) Determinare le quantità vendute Strutturare il budget Pianificare i pagamenti

Alcune entità - V Ordini di vendita

Sono gli eventi con cui i clienti ordinano i prodotti. Tecnicamente mail, fax, …

Si caratterizzano per Il cliente Una n-upla di prodotti / quantità Tempi di consegna Condizioni di pagamento …….

Alcune entità - VI Budget

Il termine è generico, e racchiude un articolazione anche molto ampia, di cui è importante definire fasi e struttura:

Fasi (budget delle vendite budget produzione budget consumi budget acquisti …)

Struttura e segmentazione. Il budget delle vendite si può classificare per secondo diverse dimensioni:

Prodotto Cliente Area Tempo ………

Alcune entità - VII Produzione

La produzione è schedulata raggruppando opportumanente gli ordini di produzione per prodotto/data, in modo da pianificare opportunamente le linee di produzione, ed evitare troppi set-up delle macchine. Si può caratterizzare per

Cosa produrre Quanto Quando Quale linea/postazione

Alcune entità - VII

I listini Una azienda può mettere a punto dei

listini, che consistono in prezzi di vendita dei prodotti (o condizioni di sconto)

Tali prezzi/sconti possono riguardare segmenti di clienti, aree geografiche, …

Analisi dei requisiti: quali strumenti

L’analisi dei requisiti serve a delimitare e descrivere i processi che devono essere garantiti dal software. In relazione alla dimensione del progetto, si compone di documenti “liberi” (promemoria, verbali di riunione) o maggirmente strutturati, come:

Diagrammi entità relazioni Data flow diagram (DFD) Specifiche di processo (o mini specifiche)

Il DFD serve a descrivere quali sono i processi, quali dati servono, quali sono gli output. E’ incentrato sul “cosa”, non sul “come”

Analisi dei requisiti: quali strumenti?

DFD “gestione biblioteca”

Gestione iscritti

Gestione Prestiti

Gestione acquisti

Libri …Soci..

Il DFD per il VaR-misura del rischio: solo algoritmi ?

tVzVaR PP

Valore PTF VpQuantità Qj

Covarianzeij

Pesi wj

Prezzi Pjt

Rendimenti Rjt

Vol PTF

Prezzi Pjt

Dati anagrafici prodotti

zh

Dati di mercato

Cominciamo a disegnare il DB.. Entità Prodotti

Chiave: cod_prodotto Variabili base: des_prodotto, prezzo_unitario,

cod_unità_misura, cat_prodotto, perc_IVA, … Note:

diversi prodotti potrebbero essere venduti (tipici nell’industria tessile) in diverse unità di misura (kg, metro, ..) quindi l’informazione cod_unità_misura è necessaria

Cat_prodotto è la categoria: una azienda ha un catalogo prodotti molto ampio (anche migliaia di voci) ma per motivi di budget, controllo gestione, reporting direzionale, ecc. serve una classificazione più sisntetica: esempio: 1000 prodotti sono classificati in 10 categorie (si pensi alle infinite versioni di una VW“GOLF” raggruppate nel macro prodotto “GOLF”, a sua volta appartenente al segmento “C”, auto medie

In generale, importante utilizzare nomenclatura standard per campi: per esempio “cod…” o “id…” per i campi chiave, “Des…” per i campi descrittivi, ecc.

Disegniamo il DB …. Entità Clienti

Chiave: cliente Variabili BASE: PIVA, dati anagrafici (cap,

indirizzo, comune) Altri dati necessari:

Condizioni di pagamento (in che modo, in quanto tempo, in che banca)

Condizioni di prezzo (sconti, ..) Condizioni di consegna standard (presso di noi,

presso il cliente) Le sedi del cliente …..

Disegniamo il DB ….

Entità Materiali (materie prime) Chiave: cod_materia Variabili BASE: des_materia, aliquota

IVA, cod_unità misura Altri dati necessari:

Cod_gruppo_materia, per dividere i materiali in più gruppi omogenei,

….

Disegniamo il DB ….

Entità Composizioni (prodotti) Tabella molto importante, serve per

sapere quanto materiale serve per ogni unità di prodotto. E’ detta anche nel gergo “distinta base”

Chiave: (cod_prodotto,cod_materia) Variabili: quantità (è il dato

fondamentale!!) Cod_unità_misura

Disegniamo il DB ….

Entità Ordini(prodotti) Questa entità ha alcune informazioni

generali e alcune di dettaglio, quindi: Tabella “ordini”:

Chiave: Cod_ordine o (Cod_ordine,anno) Variabili: Cod_cliente, data_ordine,

data_evasione, cod_ordine_cliente, cod_matricola, …

Tabella “dettaglio ordini”: Chiave: (Cod_ordine,cod_prodotto) o

(Cod_ordine,Prg) Variabili: Quantità, …

Disegniamo il DB ….

Entità Fatture(prodotti) Questa entità ha alcune informazioni

generali e alcune di dettaglio, quindi: Tabella “fatture”:

Chiave: Cod_fattura o (Cod_fattura,anno) Variabili: Cod_cliente, data_fattura, data_scadenza,

cod_matricola, totale fattura, totale IVA, tipo pagamento, % sconto…

Tabella “dettaglio fatture”: Chiave: (Cod_fattura,cod_prodotto) o

(Cod_fattura,Prg) Variabili: Prezzo unitario, Quantità, % sconto…

Disegniamo il DB ….

Entità per la Produzione Questa entità ha alcune informazioni

generali e alcune di dettaglio, quindi: Tabella “linee produzione”:

Chiave: Cod_Linea o (Cod_ordine,anno) Variabili: Des_linea, matr_responsabile,

cod_ditta_ass, cod_tipo_linea Tabella “linee_prodotti”:

Chiave: (Cod_Linea, Cod_prodotto) Variabili: Quantità, Cod_setup, …

Disegniamo il DB ….

Entità per i Listini Questa entità serve a gestire le condizioni di

prezzo applicate per gruppi di clienti / aree geografiche

Tabella “listini”: Chiave: Cod_Listino Variabili: Des_listino, …

Tabella “Dettaglio listini”: Chiave: (Cod_Listino, Cod_prodotto) Variabili: Prezzo, …

Il “Cod_listino” sarà poi attribuito ad ogni cliente …

Un passo avanti …

Budget e analisi delle vendite Budget e analisi delle vendite sono attività

strategiche per l’azienda, sia in ottica previsionale che consuntiva. Servono e prendere decisioni riguardanti:

Le linee produttive I sistemi di stoccaggio / logistica Finanziamenti con il sistema bancario Il sistema incentivante con la rete commerciale Lo sviluppo / dismissione di nuovi prodotti Il controllo dei margini

Budget: il percorso logico

Budget delle vendite Budget della produzione Budget dei consumi Budget degli acquisti Budget finanziario Budget conto economico

Produzione =

Budget vendite + Stock finale richiesto – Stock iniziale

Consumi (m.prima) =

Budget produzione incrociato con distinta baseAcquisti (m.prima) =

Budget consumi + Stock finale richiesto – Stock acquistiBudget finanziario =

Confronto tra piano di liquidità e ricerca di situazioni criticheBudget economico =

Applicazione al budget vendite e acquisti di condizioni previste di prezzo e di pagamento/incasso (tempi medi)

Budget Vendite =

Analisi dati storici, modelli di previsione, valutazioni direzione commerciale

Il budget delle vendite Budget a quantità o a valore ?

Alle aziende interessa come prima priorità il conto economico e la creazione di valore, però la variabile “prezzo” non è sempre sotto il controllo dell’azienda. Si distingue infatti tra:

Azienda “price maker” Azienda “price taker”

Conseguentemente, in alcuni casi il budget si costruisce a quantità, e il passaggio alla parte monetaria avviene applicando prezzi medi previsti che conferiscono al budget un ulteriore livello di incertezza

Il budget delle vendite

Quale dettaglio ? Non esiste un solo modo di fare il budget, ma

pressoché infiniti; può essere segmentato lungo una o più delle seguenti variabili:

Variabile “tempo” (scala mensile la più diffusa, ma possibile anche il trimestre o la settimana)

Variabile “prodotto” (o la categoria di prodotto, in base alla numerosità del catalogo)

Variabile “area geografica” Variabile “cliente” (o segmento di cliente, per

esempio A-clienti retail, B-piccole imprese, C-corporate)

Il budget delle vendite

Esempio Il dettaglio del budget ha un notevole impatto

sulla struttura delle tabelle collegate all’entità budget (quante tabelle, quali chiavi, quali campi)

Supponiamo che il budget venga costruito con le seguenti caratteristiche

Budget a quantità e a valore Scala mensile Per segmento di cliente Per famiglia di prodotto

Il budget delle vendite

Esempio - continuazione Con le scelte precedenti, la tabella

principale per il budget avrà queste caratteristiche:

Chiave multipla (anno,mese,seg_cliente, cat_prodotto)

Campi: Qta_budget, Importo_budget

Il budget delle vendite

Esempio - continuazione Il budget si può ribaltare al massimo

livello di dettaglio, applicando logiche proporzionali ai dati di massimo dettaglio (è un passaggio non obbligato, dipende dalle scelte del management)

L’analisi degli scostamenti tra budget e dati di vendita si potrà poi realizzare su dati con livelli di sintesi diversi

Il budget delle vendite Esempio – continuazione

Supponiamo che il segmento “small” abbia da 2 clienti, la categoria fritto da 3 prodotti. Infine, dai dati consuntivi del mese marzo 2004 ricaviamo:

Anno

Mese Seg_cliente

Cat_prod

Qta_budg

Imp_budg

2005 3 small Non fritto 9000 kg 100.000 €

COD_Cliente Prodotto Qta

1 A 1500

1 B 1000

1 C 2000

2 A 1000

2 B 700

2 C 1500

7700

Consuntivo dettaglio

Budget

Il budget delle vendite Esempio - continuazione

Si può pertanto applicare ai dati di budget le stesse proporzioni, ottenendo una tabella “budget dettaglio”

La tabella avrà dunque chiave (anno,mese,cod_cliente,cod_prodotto)

COD_Cliente Cod_Prodotto Qta1 A 1753,2468

1 B 1168,8312

1 C 2337,6623

2 A 1168,8312

2 B 818,18182

2 C 1753,2468

9000

Il budget delle vendite Aggiornamento del budget

Il budget non è un processo statico, ma deve essere aggiornato in base a:

Andamento effettivo vendite (analisi del fatturato da inizio anno)

Situazione degli ordini. Gli ordini ricevuti coprono un orizzonte di tempo anche molto ampio, quindi si deve fare attenzione a non “dimenticare” il portafoglio ordini nell’aggiornamento del budget

L’analisi degli scostamenti tra budget e dati di vendita andrà effettuata sulle quantità e sui valori, per ricavare informazioni di vario tipo sulla efficienza della rete commerciale

Per Sara …

Per dubbi chiamami… Se hai voglia, sviluppa qualcosa su altri

budget, tipo budget dei consumi, analisi dei margini (incrocio tra budget delle vendite e budget degli acquisti), ecc

Oppure, sulle cose dette, fai altri esempi Domani mattina ti do il filea ccess. Basta che

tu proietti le tabelle, commenti la chiave, gli altri campi, le relazioni. Ricorda il concetto di”integrità referenziale”