produccion documental

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PRODUCCION DOCUMENTAL

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

HERLY JOHANA TORRES

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA

2012

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

PRODUCCION DOCUMENTAL

HERLY JOHANA TORRESCENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA2012

PUBLICADO POR:TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

INSTRUCTOR: ALBERTO GAVIRIA DAVILA

TABLA DE CONTENIDO

CUBIERTA PORTADAINTRODUCCIONPRODUCCION DOCUMENTAL1. CARTA COMERCIAL1.1 PARTES DE UNA CARTA1.2 MARGENES DE UNA CARTA1.3 EJEMPLO DE UNA CARTA

2. MEMORANDO2.2 PARTES DE UN MEMORANDO2.3 EJEMPLO DE UN MEMORANDO

3. CIRCULAR3.1 PARTES DE UNA CIRCULA 3.2 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA 3.3 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA

4. CERTIFICADOS 4.1 MARGENES DE CERTIFICADOS4.2 EJEMPLO DE CERTIFICADOS

5. CONSTANCIAS5.1 EJEMPLO DE CONSTANCIAS

6. HOJA DE VIDA6.1 EJEMPLO DE HOJA DE VIDA

7. RESOLUCION8. DECRETO9. ACUERDO10. INFORME11. CONFORMACION DE LA EMPRESA11.1 NOMBRE DE LA EMPRESA11.2 MISION11.3 VISION11.4 LOGOTIPO11.5 ORGANIGRAMA

12. MANUALES DE FUNCIONES DE ARCHIVO13. ACTAS13.1 MARGENES DE UN ACTA13.2 PARTES DE UN ACTA13.3 EJEMPLO DE UN ACTA

14. QUE DEBO TENER EN UN PUESTO DE TRABAJO14.1 CONCEPTO DE TRABAJO

14.2 PAPELERIA14.3 SOBRES Y CLASIFICACION14.4 ELEMENTOS Y UTILES PARA EL PROCESO DE DIGITACION14.5 LEGAJO14.6 PROCESADORES DE TEXTO14.7 IMPRESORAS14.8 TUTORIALES14.9 SOPORTES DOCUMENTALES

15. INTERNET16. INTRANET17. SOFWARE DE VOZ 18. AUDIFONO Y GRABADORA19. VIDEO BEAM20. TELEPRONTER21. POSTURA ERGONOMICA22. ORTOGRAFIA23. GRAMATICA24. FONDO EMPRENDER25. DIGITACION

BIBLIOGRAFIAGLOSARIOCONCLUSIONINTRODUCCION

Mi objetivo principal como aprendiz del SENA en el tecnlogo de Gestin Administrativa, es adquirir esta competencia produciendo los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente.

Como son: la carta comercial, el memorando, Circular interna, Circular externa (que lleva membrete), Acta, certificado y constancia, etc.PRODUCCION DOCUMENTAL

A las 7:00 am del da 26 enero 2012 se llev a cabo la primera reunin de LOS APRENDICES de GESTIN ADMINISTRATIVA con su instructor ALBERTO GAVIRIA DAVILA en el ambiente de aprendizaje N11dando inicio a la primera competencia que es producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente.

Donde elaboramos la carta comercial, memorando, circular interna, circular externa, certificados, constancias, actas, informes, etc.

CARTA COMERCIAL

Es una comunicacin que utilizan las empresas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc.

La importancia de una carta es que nos permite crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

MARGENES: superior 4cm Inferior 3cm Izquierdo 4cm Derecho 3cm

PARTES DE UNA CARTA:

CdigoCiudad y fecha DestinarioAsunto TextoDespedidaFirma

MEMORANDOEs un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de informacin de manera breve y resumida.

MARGENES superior 4cm Inferior 3cm Izquierdo 4cm Derecho 3cm

PARTES DE UN MEMORANDOCdigoFecha y ciudadDestinarioRemitenteAsunto TextoDespedidaFirma Datos del transcriptor

CIRCULARHay dos tipos de circulares:circular internacircular externa

CIRCULAR INTERNAEs una orden o conjunto de instrucciones de carcter interna reglamentarias, aclaratorias o recordatorias sobre una materia.

23CIRCULAR EXTERNA

Es un documento escrito, por medio del cual, se hace del conocimiento pblico una orden o informacin de inters para un grupo especfico de personas. Y a diferencia de la interna lleva logotipo o membrete.

MARGENES: superior 5cm Inferior 3cm Izquierdo 4cm Derecho 3cmPARTES DE UNA CIRCULARrazn social cdigofecha destinarioasuntotextodespedidafirma

CERTIFICADOSEl certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.

los certificados son fundamentales para demostrar la formacin y la experiencia.

MARGENES: superior 4cm Inferior 3cm Izquierdo 4cm Derecho 3cm

CONSTANCIAS

Es un documento en el que se hace constar algn hecho.

HOJA DE VIDA

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional y de su experiencia laboral.

RESOLUCION

Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente.

DECRETO

Acto administrativo dado del poder ejecutivo que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.

ACUERDO

Una decisin tomada en comn por dos o ms personas, por una junta, asamblea o tribunal.

INFORME

Hay dos clases de informes administrativos:

Informes cortos: menos de 10 hojas

Informe extenso: ms de 10 de hojas.

NOTA: se nos realiz una evaluacin de conceptos de produccin documental que an no se nos ha sido entregada.Al comenzar a digitar los documentos nace la idea de crear una empresa didctica donde nosotros iramos a laborar como empleados de la misma.pero para eso tenamos que saber trminos como, que es empresa, como est constituida una empresa, que clases de empresas hay, cuales son las funciones, cuales son las normas o los trmites legales.Despus de haber consultado todos estos trminos pasamos a definir qu servicios iba a ofrecer nuestra empresa, la misin de la empresa, visin, slogan o logotipo y a organizar la estructura orgnico-funcional.De lo cual acordamos que:

NOMBRE DE LA EMPRESA:

AGESAD S.A.S (asesores de gestin administrativa)

MISION: brindar asesoras administrativas y servicios a pequeas y medianas empresas promoviendo el desarrollo empresarial del departamento.VISION:ser una empresa lder promoviendo el avance empresarial, productivo y econmico de pequeas y medianas empresas a nivel nacional.LOGOTIPO:

ASAMBLEAJUNTA DIRECTIVAGERENCIAASISTENTE DE GERENCIAJURIDICATALENTO HUMANOADMINISTRACIN Y FINANZASDIRECCION DE PROYECTOSSERVICIO AL CLIENTEARCHIVOCONTROL INTERNOCONTABILIDADMY PIMESTESORERIASECTOR COMERCIALREVISORA FISCAL

ORGANIGRAMA

Despus de ya haber conformado la empresa nos dividimos por dependencias y cada dependencia consulto lo que les corresponda a cada una. A m me designaron la dependencia de archivo y con mis compaeras realizamos la consulta y realizamos el siguiente trabajo.

ACTASSon documentos que reflejan el desarrollo de una reunin; puntos tratados y acuerdos adoptados

MARGENES: superior 3cm Inferior 2.5cm Izquierdo 3cm Derecho 2.5cm

PARTES DE UN ACTATtulo y carcter de la reuninFecha: Hora:Lugar: Asistentes: Invitados: Ausentes: Orden del da:DesarrolloConvocatoriaFirma

Algo que no debo olvidar son las exposiciones que realizamos por grupos sobre la estructura curricular que aunque el instructor ya nos haba dado la gua no la habamos ledo, entonces para que no se nos olvidara de que se trataba el instructor nos puso a exponerla.

En compaa de Henrry arroyo preparamos los siguientes temas: QUE DEBO TENER EN UN PUESTO DE TRABAJO?Segn el trabajo que la empresa desempee.En este caso si hablamos de AGESAD S.A.S. necesitaramos:

- Escritorio - Silla - Estabilizador - Computador - Impresora - Papel - Cinta - Tinta - Ganchos cosedora - Ganchos clips - Programa office - Programa WindowsCONCEPTO DE TRABAJO

Se trata de obtener informacin referente a qu trabajo especfico tiene signado el puesto y al esfuerzo fsico y/o mental requerido para realizar el trabajo. PAPELERA

Es todo lo que incluye con el manejo de Ordenes de Trabajo, de Pedido, formatos p/ cartas, hojas membretadas, manuales, etc. Es la Funcin de cada iniciativa de estas, que se maneja dentro de una empresa.

SOBRES Y CLASIFICACION

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envan por correo.

SOBRES ENGOMADOS. Hay que humedecer la solapa para pegarla Por su diseo, se pueden distinguir: SOBRES SIN VENTANILLA en los que hay que escribir la direccin del destinatario SOBRES CON VENTANILLA. Llevan una ventana plstica en la parte inferior izquierda que deja ver la direccin escrita ELEMENTOS Y UTILES PARA EL PROCESO DE DIGITACION

Computador

Realizar juegos didcticos donde me permitan aprender a digitar

LEGAJO

Conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia.

PROCESADORES DE TEXTOWINDOWS XP: Es un sistema operativo o programa que controla las tareas que se realizan en la computadora.

EXCEL: Microsoft Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

WORD: es un software destinado al procesamiento de textos.

TUTORI