CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL – “RECONHECIMENTOEXTENSIONISTA – GESTÃO PARA RESULTADOS”.

CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS

CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF

MIRANDA

PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREAADMINISTRATIVA DO

INSTITUTO EMATER - REGIÃO DE CORNÉLIOPROCÓPIO

CORNÉLIO PROCÓPIO 2014

CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL – “RECONHECIMENTO

EXTENSIONISTA – GESTÃO PARA RESULTADOS”.

CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

PROJETO: PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA DO

INSTITUTO EMATER – REGIÃO DE CORNÉLIO PROCÓPIO

AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS

CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF MIRANDA

LOTAÇÃO: Unidade Regional de Cornélio Procópio

LOCAL DE APLICAÇÃO: 23 Unidades Municipais e 01 Unidade Regional de Cornélio

Procópio.

INÍCIO E CONCLUSÃO DO TRABALHO: Agosto/2012 a Julho/2014

1- SITUAÇÃO ANTERIOR:

-Processos Administrativos de uma forma geral apresentavam um baixo nível de organização e

sem um padrão estabelecido em todas as unidades municipais da região;

-Ineficiência nos procedimentos adotados na maioria das Unidades Municipais;

-Ausência de servidores administrativos efetivos em 62,5% das unidades municipais, ou seja, 15

unidades da região de Cornélio Procópio, não possuíam servidores administrativos efetivos em

seu quadro de funções, sendo composto por estagiários, cedidos de Prefeituras, e alguns casos

sem composição alguma de colaboradores administrativos;

-Quadro de funções administrativas composta com servidores efetivos, somente em 08 unidades

municipais, de um total de 23 unidades municipais da região de Cornélio Procópio. A região é

composta por um total geral de 27 colaboradores administrativos, envolvendo as 23 unidades

municipais e 01 unidade regional, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de

Prefeituras;

-A frota de veículos da região utilizada nos atendimentos técnicos, é constituída por um total 60

veículos, em condições regular de conservação.

2

-Comprometimento significativo na qualidade do atendimento preliminar do nosso cliente

principal, envolvido diretamente na atividade fim da empresa.

2- JUSTIFICATIVA:

-Diante do atual cenário, com baixas perspectivas em termos de reposição de pessoal, e da

desestruturação quase total da área administrativa do Instituto EMATER, sofrida ao longo dos

últimos 15 anos, a região de Cornélio Procópio, impulsionada pelo atual modelo de gestão e

numa proposta integrada da gerência e coordenação administrativa regional estabeleceu-se uma

nova estratégia de ação, objetivando resgatar processos e otimizar os recursos humanos

disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários), nas funções administrativas existentes de cada

unidade municipal e unidade regional de Cornélio Procópio, e assim poder contribuir

efetivamente no desenvolvimento e otimização das atividades da área fim da empresa.

3- OBJETIVOS DO PROJETO:

3.1- OBJETIVO GERAL:

-Melhorar a eficiência administrativa do Instituto Emater da região de Cornélio Procópio, através

de uma qualificação contínua dos recursos humanos disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários),

de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, e consequentemente proporcionar uma

maior efetividade das ações nos processos da empresa.

3.2- OBJETIVO ESPECÍFICO:

-Levantar informações da situação, através de diagnóstico realizado em todas as 23 unidades

municipais da região e unidade regional de Cornélio Procópio;

-Implementar treinamento de capacitação de todos os colaboradores administrativos (efetivos,

cedidos e estagiários), de todas as 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio

Procópio, num processo continuo e integrado entre as unidades municipais e unidade regional;

-Otimizar e implementar novos processos administrativos na região, através de um padrão pré-

estabelecido, que possa agregar maior agilidade, eficiência e segurança aos processos e

consequentemente à atividade fim da empresa.

-Monitorar e Avaliar os resultados de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, em

relação a resgatar e otimizar os processos administrativos envolvidos.

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4- PROCEDIMENTOS PRECONIZADOS:

-Elaboração de um Plano de Ação da área administrativa regional, com previsão das ações e

estabelecimento de prazos para a sua execução;

-Definição e formação de uma equipe regional de apoio administrativo, composta por 04

servidores efetivos municipais e 04 servidores efetivos regional, incluindo o coordenador

administrativo regional;

-Treinamento de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos

cedidos e estagiários, e numa 2ª Etapa, os demais servidores efetivos da região, buscando

estabelecer a padronização de todos os processos e procedimentos administrativos, a serem

adotados pelas 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio Procópio;

-Recuperação do processo de organização 5S de documentos e arquivos, conforme modelos e

nomenclatura de organização de Arquivos Físicos e Arquivos Mortos já preconizados;

-Implementação de novos processos, tais como: Organização de Documentos Eletrônicos, através

do sistema de Arquivo Digital, e adoção sistemática de backup de dados, com modelo de

padronização em todas as unidades municipais e unidade regional;

-Organização e padronização das Estruturas Físicas internas e externas, e outras melhorias

complementares na rede interna, disponibilizando o acesso a Internet fibra óptica, em todas as 23

unidades municipais e unidade regional;

-Organização e distribuição de mobiliário novo, objetivando a renovação das estações de trabalho

das funções ativas, em todas as unidades municipais e unidade regional, e conseqüentemente

melhorar a qualidade das condições de trabalho dos nossos colaboradores;

-Melhoria do atendimento preliminar do nosso cliente interno e externo, através do

estabelecimento de uma rotina básica de encaminhamentos das demandas do cliente interno e

cliente externo prioritariamente, dentro da atividade fim da empresa;

-Monitoramento das ações implementadas em cada unidade municipal, priorizando inicialmente

as unidades municipais com funções ocupadas por cedidos e estagiários;

-Estabelecer processo de avaliação dos resultados atingidos em cada unidade, através de laudos

de acompanhamento da área administrativa municipal e regional.

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5- DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA DESENVOLVIDA:

Inicialmente foi estabelecido no ano de 2011, um Plano Regional Administrativo, para o

exercício de 2011 a 2014, para a região de Cornélio Procópio. Durante a implementação prática

do mesmo, a partir de março de 2011, observou-se que certas ações para que pudessem de fato

ser implementadas e surtisse o efeito desejado, haveria necessidade de se ter um retrato mais

aprofundado da realidade de cada unidade municipal, e não apenas um diagnóstico parcial de

realidade. Nessa ocasião, foram analisados os dados de realidade já existentes da região,

juntamente com o mapa de risco das condições de trabalho de todas as unidades municipais,

levantados pela CIPA Regional no mês de maio de 2010. Esses dados analisados demonstraram

inúmeros gargalos tanto no desempenho das funções e processos administrativos, quanto nas

condições de trabalho das unidades, exigindo uma necessidade de aprofundamento maior de

realidade nos municípios da região. Objetivando dar maior consistência a proposta, em Outubro

de 2011, a coordenação administrativa em consenso com a Gerência regional, contou com a

participação ativa da CIPA Regional, que foi envolvida através dos seus 02 representantes

regional, Wander Adriano Maluf Miranda e Maristela Gobo da Silva, unidades municipais de

Andirá e Itambaracá, respectivamente, o que possibilitou a elaboração de uma proposta inicial

para revitalização da área administrativa regional. Durante o período de Março a Setembro/2012,

foi realizado pela coordenação administrativa regional um levantamento complementar de

diagnóstico mais abrangente, realizado em visitas pontuais às unidades municipais, sendo

avaliados os principais gargalos e pontos de estrangulamento da área administrativa de cada

unidade municipal da região. Nesse diagnóstico, os principais gargalos identificados na região

foram: ausência de servidores administrativos efetivos na maioria das unidades municipais, em

alguns casos sem nenhum colaborador administrativo cedido e/ou estagiário, infra-estrutura

defasada, tanto de mobiliário, quanto de equipamentos de informática, unidades com estruturas

físicas comprometidas e com necessidade urgente de manutenção, processos de organização e

rotinas administrativas bastante comprometidas, sem padrão estabelecido de organização e

atendimento ao cliente. Com base na análise desses dados obtidos durante todo esse período, foi

estabelecido no mês de Fevereiro/2013 um plano de ação para a região de Cornélio Procópio, que

contou com a participação efetiva de uma equipe de apóio, constituída por 07 servidores

administrativos efetivos da região. De posse das informações de diagnóstico e ações previstas no

plano regional administrativo, a equipe de apóio e coordenação administrativa regional se reuniu

5

em diversas ocasiões, e deferiu-se sobre as principais estratégias de ações a serem adotadas pela

equipe e implementadas na região. As ações foram previstas e programadas numa ordem de

prioridade, estabelecendo o início das ações pelas unidades compostas por estagiários e cedidos

de prefeituras. O critério utilizado na priorização das ações e por quais unidades iniciar, foi

levado em consideração fatores como a alta rotatividade presente nessas funções administrativas

ocupadas por colaboradores cedidos de prefeituras e estagiários, que somavam em torno de

62,5% do total das funções administrativas das unidades municipais da região. Com base nessa

realidade, definiu-se, que as ações deveriam iniciar pela capacitação desses colaboradores, e num

segundo momento se daria a uniformização das informações com os demais servidores efetivos.

A partir de então, foram programadas as primeiras ações, com a implementação do Treinamento

de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos cedidos e

estagiários, ocorrido no mês de Agosto/2013, em 02 etapas, sendo a 1ª etapa realizada no dia

06/08/2013 na Unidade Regional de Cornélio Procópio e a 2ª etapa realizada no dia 12/08/2013,

com visitação aos municípios de referência de Andirá e Itambaracá, respectivamente. Os demais

servidores efetivos, foram reciclados na seqüência, com realização de reunião do grupo no dia

20/09/2013, na Unidade Regional de Cornélio Procópio. Devido à alta rotatividade nas funções

ocupadas com colaboradores cedidos e estagiários, esse processo de qualificação foi

implementado como uma proposta contínua, sendo realizado no ano de 2014, um novo

seguimento do processo de capacitação, nos mesmos moldes do anterior, ocorrido no mês de

Julho de 2014, sendo a 1ª etapa realizada no dia 18/07/2014, na Unidade Regional de Cornélio

Procópio, e a 2ª etapa realizada no dia 17/10/2014, nas Unidades Municipais de Andirá e

Itambaracá, respectivamente. Durante a capacitação foram abordadas todas as rotinas e processos

envolvidos na área, assim como, foi estabelecido a padronização dos processos e procedimentos

administrativos para todas as unidades municipais. Foi formatado e repassado material de

consulta permanente aos treinandos, com descrição detalhada de todos os processos e rotinas da

área administrativa municipal e regional. O treinamento de capacitação teve a duração de 1,5 dia,

distribuído em 02 etapas, sendo 01 etapa teórica de 01 dia, na sede da unidade regional de

Cornélio Procópio, e 0,5 dia de visitação prática às 02 unidades municipais da região, Andirá e

Itambaracá, respectivamente. Essas duas unidades municipais foram selecionadas

estrategicamente como unidades piloto da região, sendo, portanto, utilizadas como modelo

padrão de organização de todos os processos administrativos. Na unidade municipal de Andirá,

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foi apresentado o modelo padrão de Arquivo Digital de documentos, com toda a sua

nomenclatura de distribuição de arquivos, assim como também, os procedimentos de

armazenamento seguro dos Documentos Eletrônicos, para realização do processo de Backup,

estabelecendo uma periodicidade mensal de freqüência. Na unidade municipal de Itambaracá,

foram apresentados todos os processos, rotinas e nomenclatura de distribuição de pastas e

organização dos Arquivos Físicos, assim como também, todo o processo de identificação de

documentos e organização de caixas de Arquivos Mortos. Após realizada essa etapa de

capacitação, envolvendo todas as unidades da região e seus colaboradores administrativos, foi

definido junto à equipe de apoio e coordenação administrativa regional, um cronograma de ações

de acompanhamento e suporte a todas as unidades municipais da região, priorizando o início

pelas unidades com colaboradores cedidos e estagiários. As visitas de acompanhamento após

treinamento, foram realizadas sistematicamente nos anos de 2013 e 2014 pelo coordenador

administrativo regional, com a verificação do andamento das ações implementadas ou em

processo de implementação. Com base na análise de observação e percepção do grau de

dificuldade de cada unidade municipal, definiu-se a necessidade e o grau de demanda de apoio

aos municípios. Na prática, esse apoio ocorreu de forma pontual e conforme a necessidade e

demanda das unidades, entre os membros da equipe de apoio, que ocorreu tanto de forma

presencial, quanto através de apoio via e-mail e telefone, ocorrido com maior freqüência.

Durante essas visitas de acompanhamento e monitoramento, foram realizados os ajustes

necessários em cada processo, com a verificação do andamento das ações propostas, além do

suporte na implementação do processo de controle de Documentos Eletrônicos, conforme padrão

estabelecido de Arquivo Digital, assim como, também foram realizados nas unidades que

ofereciam estrutura de informática adequada e compatível, o sistema de disponibilidade de dados

em rede, elegendo uma máquina principal como servidor. Durante esse acompanhamento foram

levantadas junto às unidades municipais, as necessidades de ajustes e melhorias das Estruturas

Físicas/Reformas, Mobiliário e de ajustes de Infra-estrutura de rede de acesso à internet e

telefone. Essas necessidades levantadas, foram solucionadas com a implementação de ações

programadas e realizadas no período de Novembro 2012 a Fevereiro 2014, tais como, as ações de

melhoria e reformas das Estruturas Físicas de 21 unidades municipais e unidade regional,

distribuição de mobiliário novo em todas as unidades municipais e unidade regional com funções

ativas, melhoria de estrutura de rede lógica, com instalação de novos equipamentos de suporte -

7

Kit Rede, para melhor distribuição dos pontos de acesso e funcionalidade dos equipamentos de

informática das unidades. Priorização inicial, com realização de instalação e acesso de internet

Fibra Óptica Copel, nas 18 unidades municipais já com estrutura física de acesso, e as demais

unidades restantes, no decorrer da instalação de infra-estrutura de rede e suplementação do

contrato entre o Instituto EMATER e Copel.

O monitoramento das ações de melhorias programadas e implementadas na área

administrativa, foram realizadas sistematicamente através de visitas e laudos de acompanhamento

administrativo.

Os resultados alcançados através do projeto, foram medidos por meio do monitoramento

sistemático das ações realizadas pelas unidades municipais e unidade regional.

6- CONEXÃO DO TEMA COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO PROJETO “EMATER

DO FUTURO”:

-É um processo qualificador dos recursos humanos disponíveis nas funções administrativas;

-Tem como objetivos principais, resgatar, otimizar e implementar novos processos nas unidades

municipais e unidade regional;

-Busca uma maior eficiência dos processos e avalia os resultados obtidos, com base no

monitoramento das ações realizadas;

-O monitoramento das ações e os resultados obtidos, são medidos através de laudos de

acompanhamentos sistemáticos realizados junto às unidades municipais da região de Cornélio

Procópio.

-A melhoria da eficiência administrativa, proporcionará uma maior eficácia no desempenho das

atividades técnicas das unidades municipais, e consequentemente trará uma maior otimização na

quantidade e qualidade dos atendimentos realizados junto aos produtores da região de Cornélio

Procópio.

7- ABRANGÊNCIA:

A presente proposta tem como abrangência principal num primeiro momento as 23 unidades

municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, envolvendo um total de 27 colaboradores

administrativos, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de Prefeituras;

entretanto, poderá ser aplicada a outras unidades municipais e regionais do Instituto EMATER,

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distribuídas geograficamente em outras partes do estado do Paraná, levando-se em consideração o

fato das atividades desenvolvidas nas funções administrativas da região de Cornélio Procópio, se

apresentarem com características comuns e/ou em condições muito próximas em termos de

composição das atividades envolvidas nas funções administrativas; assim como, possui uma

realidade comum e bastante peculiar de ocupação dessas funções nas demais regiões do estado,

com colaboradores administrativos cedidos de prefeituras e estagiários.

8- RESULTADOS DO PROJETO:

-Capacitação de 100% dos colaboradores administrativos da região, através da realização de 02

módulos de Treinamentos Administrativos seqüencial, com 12 horas de duração cada módulo,

sendo 1ª etapa 08 horas - teórico e 2ª etapa 04 horas - prático, envolvendo todos os colaboradores

efetivos, cedidos e estagiários, durante os anos de 2013 e 2014.

-Qualificação de 100% dos colaboradores administrativos da região de Cornélio Procópio, numa

proposta contínua, levando-se em consideração a rotatividade presente entre os colaboradores

cedidos e estagiários das unidades;

-Realização de ajustes e Padronização dos processos e procedimentos administrativos em 87,5%

das unidades, envolvendo 20 unidades municipais e 01 unidade regional, com estabelecimento de

um padrão único adotado na região, com monitoramento periódico através de visitas e laudos de

acompanhamento administrativo às unidades municipais da região;

-Implementação de processo de Organização de Documentos Eletrônicos, através do padrão de

Arquivo Digital EMATER, implantado em 91,7% das unidades, sendo 21 unidades municipais e

01 unidade regional de Cornélio Procópio;

-Melhoria na qualidade das condições de trabalho e de Infra-estrutura Física das unidades, através

de Reformas executadas em 91,7% dos Escritórios, atendendo 21 unidades municipais e 01

unidade regional, durante os anos de 2012 e 2013, de um total de 24 unidades na região de

Cornélio Procópio;

-Melhoria nas condições interna de trabalho, através da renovação de Mobiliários, com

distribuição de novas Estações de Trabalho e móveis de suporte para a melhoria de arquivos, em

100% das funções ativas da região de Cornélio Procópio.

-Melhoria na Estrutura Interna de Rede para acesso a Internet Fibra Óptica, com ajustes e

adequações realizadas em 18 unidades da região, ou 75% do total, objetivando a fácil

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disponibilidade de acesso através de Fibra Óptica Copel, de um total de 23 unidades municipais e

01 unidade regional;

-Instalação e acesso de Internet Fibra Óptica Copel em 75% das unidades da região, envolvendo

17 unidades municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, realizada nos anos de 2013 e

2014.

-Aumento de 50% na eficiência do desempenho das atividades administrativas das unidades

municipais com colaboradores cedidos de Prefeituras e ou estagiários, e uma conseqüente

melhoria da eficiência na área técnica, quando comparado com dados de diagnóstico levantados

no ano de 2011 (Plano Administrativo Regional, 2011 – 2014). Foi utilizado como instrumento

de mensuração o uso de laudos de acompanhamento administrativo, para o monitoramento das

ações realizadas, em todas as unidades municipais da região;

-Potencial de difusão do projeto para outras unidades administrativas do Instituto EMATER, de

outras regiões do estado do Paraná.

9- AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus e a todos os colegas Assistentes Administrativos que participaram de

forma direta e indireta deste projeto, e em especial à Equipe de colaboradores Administrativos

Wander Adriano Maluf Miranda, Maria Angélica Paulino Carvalho, Maristela Gobo da Silva,

Luciene Fernandes Sachi, Zenir de Sá Cestaro Sala, Sandra Maria Pereira Rodrigues e Ana

Márcia Cassarotti Carvalho, pela sua atenção, apoio e dedicação despendidos durante toda a

implementação do Processo.

10- PARCEIROS PRINCIPAIS

-CIPA Regional Instituto EMATER - Cornélio Procópio;

-Unidade Regional e Unidades Municipais da Região de Cornélio Procópio.

11- REFERÊNCIAS

-CIPA Regional Instituto EMATER, Mapa de Riscos, Mês Maio, Ano 2010;

-Unidade Regional Instituto EMATER, Plano Administrativo Regional, Cornélio Procópio,

Anos 2011- 2014.

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12- Anexos Laudo de Acompanhamento da Área Administrativa - Região Cornélio Procópio

FOTOS:

11

FOTOS:

Treinamento - Uniformização de Procedimentos Administrativos 2ª Etapa 2013 UnidadeRegional de Cornélio Procópio

12

Treinamento Administrativo 1ª Etapa 2013 - Unidade Regional Cornélio Procópio

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Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade municipal de Andirá

Treinamento Administrativo 1ª Etapa 2014 - Unidade Regional Cornélio Procópio

Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade Municipal Itambaracá

Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade Municipal Itambaracá

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REPORTAGENS:

15

Boletim de comunicação do Instituto Emater Edição 188 - 15 de agosto de 2013

16

E Boletim de comunicação do Instituto Emater Edição 194 - 26 de setembro de 2013

_____________________ Cornélio Procópio, 03 de outubro de 2014. Autor: Valdimir de Jesus Passos

17

BoleBoletim de comunicação semanal do Instituto Emater • Edição 235 • 21 de agosto de 2014 comunicação