Process Beställa - Betala
Transcript of Process Beställa - Betala
Vad är e-procurement? • Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet.
• Leverantör ofta genom ASP-lösning
• Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade.
Process Beställa - Betala
Leverantör
Beställning
&
Kontering
Godkännande
Attest
3-vägs-
match
Betalning
Faktura
Workflow
(e.Fact)Bekräfta
mottagen
leverans
Godkänd
ordereFakturaL
ev
ok
mismatch
Pappers-
faktura
Scanning
& Manuell
Registrering
fredag den 18 januari 2013
2
Application Service
Provider
Standardavtal
• NLM10 Allmänna bestämmelser för leverans med montage av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning
• ABM 07 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet
• Orgalime S2000 General conditions for the supply of Mechanical, Electrical and electronic products
Läs även standardavtal under • IT, transport, konsulter, underhåll och entreprenader eller allmänt om standardavtal.
•
• Allmänna bestämmelser Plast
• Allmänna leveransbestämmelser vid försäljning av papper, papp och förbrukningsartiklar
• AA VVS 05 Allmänna leveransbestämmelser avseende VVS- och VA-material för yrkesmässig verksamhet
• AIS-89, Allmänna handelsvillkor för statliga köp av handelsvaror, Norsk
• AKS 89 ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR
• ALBIF 2000 Allmänna bestämmelser för leverans av järn - och stålprodukter mm
• ALF 92 Allmänna leveransbestämmelser fabriksbetong
• ALG02 Allmänna leveransvillkor för grafiska presentationer
• ALGS 89 Allmänna leveransbestämmelser för grus- och stenmaterial
• ALG2007 Allmänna leveransbestämmelser för gaser
• ALH 2005 Allmänna leveransbestämmelser för försäljning till återförsäljare av elektriska hushållsapparater
• ALV93 Allmänna leveransvillkor fastställda av Grafiska Leverantörsföreningen
• ABM 07 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet
• ABM 92 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet
• ABM 92 Fabriksbetong Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för leverans av fabriksbetong
• ABM 92 Ballast Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för grus- och stenmaterial
• ABM 92 VA Branschspecifika tillägg till ABM 92 för VA material
• ABM 92 Asfalt Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för asfaltprodukter
• ABM 92 BR Tillägg till ABM 92 för leverans av betongelement och andra varor
• ABM BF 98 Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för balkongleveranser
• ABM 92 Tillägg för planglasleveranser
• AKS89, Allmänna kontraktsvillkor för statlig upphandling, engelsk
• ALEM 81 Allmänna leveransbestämmelser för elektrisk materiel
• ALEM95 Allmänna leveransbestämmelser avseende elektrisk materiel för leverans och användning
• ALOS81 Allmänna bestämmelser av år 1981 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn.
• ALOS05 Allmänna bestämmelser av år 2005 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn.
• BFS2003, Leveransvillkor Storköksleveranser
Marknadsundersökning
Teknisk utveckling
Ständiga förändringar
Valuta förändringar
Skatter och tullar
Marknadsundersökning Macro-economic research
Meso-economic research
Micro-economic
research
BASF
Shell
GM Bayer
Ford
Chrysle
r
US
Japan
US
Europe
e.g. Chemical
industry Chemical
industry
Automotive
industry
Steel
adapted from Faes
and de Weerd, 1983
7
Purchasing market research definition
Systematic gathering, classifying and analyzing data considering all relevant factors that influence the
procurement of goods and services for the purpose of meeting present and future company
requirements in such a way that they contribute to an optimal return.
Fearon (1976)
Effective Sourcing • www.effso.com
Anbudsförfrågan
Antal leverantörer som får ta emot förfrågan
Fåtal Flertal
Intresse- förfrågan
Komplett avtal Detaljerad omfattning
Anbudsinstruktioner Avgränsning av omfattningen
Frågeformulär Kvalifikationskriterier
Begäran om affärsförslag
Anbudsbegäran Prisförfrågan
Låg
Hö
g
Tyd
ligh
et i kra
v o
ch
vill
ko
r
Effective Sourcing • www.effso.com
Anglosaxisk terminologi
Antal leverantörer som får ta emot förfrågan
Fåtal Flertal
RFI
RFP
RFQ, RFO, RFT
Låg
H
ög
Tyd
ligh
et i kra
v o
ch
vill
ko
r
Request for Quotation
Request for Offer
Request for Proposal
Request for Information
Request for Tender
Effective Sourcing • www.effso.com
Prekvalificeringsprocessen
Leverantörer att gå
vidare med till förfrågan (RFQ)
Leverantörer som mottagit RFI
RFI -
svar
Leverantör
’short’-
listade
för RFQ
RFI = Intresseförfrågan
med syfte att
prekvalificera
RFQ = Förfrågan med
syfte att handla upp
Effective Sourcing • www.effso.com
Kvalificering under upphandlingsprocessen
Leverantörer som blir inbjudna
till förhandling
Leverantörer som mottagit RFQ
Anbud
Leverantör
’short’-
listade
till
förhandling
RFQ = Förfrågan med
syfte att handla upp
Effective Sourcing • www.effso.com
Skillnader i kvalificering för standardiserade versus komplexa
leveranser
Leverantörer som mottagit RFQ
Budgivning
Leverantörer som mottagit RFQ
Anbud
Leverantör
’short’-
listade
till
förhandling
Standardiserade produkter
eller hyllvaror Komplexa eller
kundanpassade produkter
Anbud
(RFI) Förfrågan – Innehåll
Non Disclosure Agreement (NDA)
Syfte med förfrågan
Omfattning
Information om företaget
Information om produkter
Hur svaret skall se ut
Kontaktpersoner
Tidsplan
Villkor vid en eventuell RFQ
Request For Information (RFI)
Purchasing Managers Index
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
jan-00 jan-01 jan-02 jan-03 jan-04 jan-05 jan-06 jan-07 jan-08 jan-09 jan-10 jan-11
PMI
fredag den 18 januari 2013
www.logistikprogrammet.org
Leverantörs faktorer
Historik
Företagsprofil
Företagsledning
Affärsstrategi
Ekonomisk ställning
Projekt/Program
Leveransprecision
Personal - Tillgång
Personal - Kompetens
Kompetens i organisationen
Lev bas
Lokalisering
Kapacitet
Utveckling affärer
Teknisk utveckling
Produktivitet
Miljö
Kvalitetssystem
IT mognad
Val av leverantör - Arbetsgång
Befintliga leverantörer
Latenta leverantörer
Presumtiva lev – Leverantörs marknad
Arbetsgång, forts
Geografiskt val
1. Lokal marknad
2. Regional marknad
3. Global marknad
Använda eller förändra marknaden?
Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi
Arbetsgång, forts
Preliminärt val
”Fall back” val
Kolla referenser
Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv
Näringsliv – svarta listor, facket, etc.)
Inhämta (vid behov) godkännande internt
fredag den 18 januari 2013
Som man frågar får man svar.
• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.
• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.
• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.
fredag den 18 januari 2013
Som man frågar får man svar 2.
• Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet.
• Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde).
• Sena ändringar är ofta dyra ändringar.
Olika typer av produkter
Måste hanteras olika
Har olika datastöd
Har olika sakägare
Har olika beslutsprocesser
Har olika leverantörsmarknadstyper
Har olika betydelse
Har påverkan på olika ställen på DuPont
fredag den 18 januari 2013
Request For Quotation (RFQ)
(RFQ) Förfrågan – Innehåll
Produktbeskrivning med specifikation
Kvantitet / Volymer
Ritningar eller beskrivningar
Kvalitets nivåer
Leverans instruktioner
Kontraktsinformation
Villkor och konditioner
Andra krav eller villkor
Kontraktsförslag
fredag den 18 januari 2013
Beskrivning av vad som skall köpas in
Funktionell specifikation (inkl kvalitet)
Teknisk specifikation (inkl kvalitet)
Logistisk specifikation
Ekonomisk specifikation
”Politisk” specifikation (informell spec)
26
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items (Competitive
procurement)
Strategic items (Partnership)
Standard items (System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items (Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial
impact
High Low Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
Agreement process
Needs analysis process
Market analysis process
Supply process
Payment & Follow-up process
Generic Purchasing process
Supplier Market “as is”
Information means
Supplier
evaluation
Develop Supplier market
Navigate in the global market:
- Open door for information
- Fairs, exhibitions, invitation on home page
- Advertising
- Catalogues
- Supplier catalogues
- Colleges in purchasing
Supplier Market analysis
Supplier
evaluation
Develop Supplier market
Agreement Process covers:
- Request for information
- Prequalification of suppliers (optional)
- Dialogue with suppliers and Negotiations
- Set up and Decision re Supplier(s)
- Conditions
- Supply plan
- Quality assurance process
- Documentation requirement
RFI &
Pre- Q
RFQ Offer Evaluation
Supplier
choice Negotiation Agreement
Agreement process
Supplier
evaluation
Develop Supplier market
Supply Process covers:
- Call offs /Order
- Order acknowledgement
- Supply plan and re-planning
- Logistics, incl. Transport, storage and documentation
- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)
- Check vs. conditions
Supply process
Call of & Order- Acknowledge- ment
Supply &
Reciving Replanning
Changes
Quality-
check
Supplier
evaluation
Develop Supplier market
Payment & follow up Process covers:
- Payment against conditions
- Statistics on process efficiency
- Statistics on supplier performance
- Feed back to supplier
- Information internally
- Improvement plans
Payment & follow up process
Payment Supplier
performance Process
efficiency
Development
plans
Mätning & Uppföljning av Inköps- processen
fredag den 18 januari 2013
Upphandlingsprocess
6.
Leverantörsv
al och avtal
4.
Välj
leverantörer
för
offertförfråg
an
3.
Bestäm
Inköpsstrate
gi
1.
Projekt-
mobilisering
2.
Definiera
värde och
omfattning
7.
Operationell
implementeri
ng
5.
Besluta
specifikation
er och
urvalskriteri
er
•Etablera
projektteam
•Övergripande
planering
•Planera kick-
off möte
•Samla intern
och extern data
på nuvarande
volymer,
specifikationer,
leverantörer,
kontrakt etc
•Detaljplanera
projektet
•Justera mål
och omfattning
•Analysera
marknads-
konkurrens
och påverkan
på bolagets
affärer
•Beslut om att
fortsätta i
upphandling
eller att
utveckla
nuvarnade
relation
•Beslut om
gruppering
map geografi
och
varugrupper
•Ta fram
kandidatlista
•Samla in
interna krav
•Skicka ut
leverantörs-
marknads-
undersökning
•Välj
leverantörer
för
offertförfråga
n
•Samla in,
sammanställ,
förenkla och
standardisera
specifikatione
r
•Samla in
krav och
besluta om
standardiserad
e
urvalskriterier
och viktning
•Ta fram, skicka
ut och utvärdera
offertförfrågan
•Besluta om
manuell eller
elektronisk
förhandling
•Utveckla
förhandlings-
strategi och
förhandla
•Genomför
lverantörsbedöm
ning enl. ISO
•Välj leverantör
och teckna avtal
•Ta fram
organisation
och plan för
implementerin
g
•Besluta om
organisation,
källor,
periodicitet
och metod för
kontinuerlig
uppföljning av
leverantörerna
och
leverantörs-
marknaderna
•Säkra
implementerin
g av avtal
•Kontinuerlig
mätning på
avtalstrohet
och
besparingar
•Kontinuerlig
uppföljning av
leverantörsmar
knaden
•Åtgärder för
bättre
avtalstrohet
och
konkurrenskra
ftiga villkor
•Leverantörsut
veckling
8.
Kontinuerlig
uppföljning
fredag den 18 januari 2013
Upphandlingsprocess
6.
Leverantörsv
al och avtal
4.
Välj
leverantörer
för
offertförfråg
an
3.
Bestäm
Inköpsstrate
gi
1.
Projekt-
mobilisering
2.
Definiera
värde och
omfattning
7.
Operationell
implementeri
ng
5.
Besluta
specifikation
er och
urvalskriteri
er
•Etablera
projektteam
•Övergripande
planering
•Planera kick-
off möte
•Samla intern
och extern data
på nuvarande
volymer,
specifikationer,
leverantörer,
kontrakt etc
•Detaljplanera
projektet
•Justera mål
och omfattning
•Analysera
marknads-
konkurrens
och påverkan
på bolagets
affärer
•Beslut om att
fortsätta i
upphandling
eller att
utveckla
nuvarnade
relation
•Beslut om
gruppering
map geografi
och
varugrupper
•Ta fram
kandidatlista
•Samla in
interna krav
•Skicka ut
leverantörs-
marknads-
undersökning
•Välj
leverantörer
för
offertförfråga
n
•Samla in,
sammanställ,
förenkla och
standardisera
specifikatione
r
•Samla in
krav och
besluta om
standardiserad
e
urvalskriterier
och viktning
•Ta fram, skicka
ut och utvärdera
offertförfrågan
•Besluta om
manuell eller
elektronisk
förhandling
•Utveckla
förhandlings-
strategi och
förhandla
•Genomför
lverantörsbedöm
ning enl. ISO
•Välj leverantör
och teckna avtal
•Ta fram
organisation
och plan för
implementerin
g
•Besluta om
organisation,
källor,
periodicitet
och metod för
kontinuerlig
uppföljning av
leverantörerna
och
leverantörs-
marknaderna
•Säkra
implementerin
g av avtal
•Kontinuerlig
mätning på
avtalstrohet
och
besparingar
•Kontinuerlig
uppföljning av
leverantörsmar
knaden
•Åtgärder för
bättre
avtalstrohet
och
konkurrenskra
ftiga villkor
•Leverantörsut
veckling
8.
Kontinuerlig
uppföljning
34
Total Cost of Ownership- TCO
• Sum of all cost connected with the procurement
• Including logistics, capital, warehousing
• Including maintaining, training
• One time cost and annual cost
• Scraping or waste cost
Three levels of analysis with focus on Total Cost. Who does what?
Objectives
Strategic
Proces improvement
•Consider fundamental proces.
•Proces re-engineering
•Major outsourcing issues.
Tactical
Focus on improvement suppliers
and contracts portfolio.
•Identification of major internal and
external cost drivers.
Operational
Managing of supplies and performance
measurement of suppliers.
• Suppliers feedback.
• Monitor performance.
• Supplier selection
• Volume allocation.
• Cost to product allocation.