Proceso para la identificación, análisis y respuesta del ...
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Proceso para la
identificación, análisis y
respuesta del riesgo a la
imparcialidad en las
actividades verificación P-16-V-07
Modificado por: Gestoría de Calidad 27-02-2018
Revisado por: Director 27-02-2018
Aprobado por: Director
27-02-2018
Descripción del cambio Aprobado Responsable
Se incluyen nuevos riesgos (por competencia y capacitaciones), además se incluye que se solicitará al equipo verificador la retroalimentación sobre nuevos riesgos a la imparcialidad que se puedan presentar. Varias de las salvaguardas mencionadas han sido ampliadas. Los tipos de riesgos y la probabilidad de ocurrencia se modifican, haciendo un estudio de los tipos de riesgos que se han presentado en las verificaciones que se han desarrollado a la fecha. Cambio de versión 04 a 05.
Dirección Gestoría de Calidad
Se eliminó categorización de riesgos dejando solamente la probabilidad de ocurrencia. La probabilidad de ocurrencia se clasificó en alta, media o baja según el registro de conflictos encontrados en el periodo del 2016. Se alineó el procedimiento según los riesgos más frecuentes, sin dejar de lado aquellos riesgos potenciales que aun no se han presentado. Además se mejoran las medidas de salvaguardas en los riegos de Familiaridad/amistad y Participación continua de verificadores, esto en el cuadro #2. Cambio de versión 05 a 06.
Dirección Gestoría de Calidad
Se elimina todo lo referente a validación y proyectos de remoción con la norma 14064-2. Cambio de versión 06 a 07.
Dirección Gestoría de Calidad
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1. OBJETIVO
Minimizar los riesgos a la imparcialidad que puedan surgir en las actividades de verificación.
2. ALCANCE:
Aplica al proceso de las actividades de verificación de GEI que solicitan los clientes.
3. DEFINICIONES
Cliente: Organización que solicita la verificación.
EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono
Neutro.
Usuario Previsto: Individuo u organización definido por quienes informan de lo relacionado
con los GEI, como aquel que utiliza dicha información para la toma de decisiones.
Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización
implementados sean correctos.
Equipo de verificación: uno o más verificadores que llevan a cabo una verificación con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Verificador (V): persona competente e independiente con la responsabilidad de llevar a cabo
la verificación e informar sobre el proceso de verificación.
Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
de verificación.
Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de verificación
a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.
Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
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Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1. Documentos Internos
F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad
F-55 Matriz para determinar el tamaño de muestra, tiempo de la verificación y costo
F-10 Solicitud de actividad de Verificación.
F-35 Lista de Organizaciones Verificadas.
P-03 Proceso de Planificación de Actividades de Verificación.
P-04 Ejecución de Actividades de Verificación.
P-20 Procedimiento para la determinación del tamaño de muestra, tiempo y estimación
costos en actividades de Verificación
4.2. Documentos Externos
E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con
orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las
emociones y remociones de GEI.
E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con
orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto
invernadero.
E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.
E-18 INTE B5: 2016 Norma para demostrar la Carbono Neutralidad. Requisitos
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5. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.
La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente:
Dirección: [DU]
Gestoría de Calidad: [GC]
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6.1. Proceso de identificación y clasificación de riesgos a la imparcialidad.
El proceso inicia cuando un cliente efectúa el contacto inicial con la EARTH-UCN
manifestando su interés de verificar por tercera parte la declaración de emisiones de su
inventario, reducciones, o bien del nivel de neutralidad de GEI. La Dirección de la Unidad
evalúa el riesgo de posibles conflictos de interés para asegurar mecanismos independientes
que logren minimizar la imparcialidad en el proceso de verificación de GEI de la organización
haciendo uso del F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad.
Los riesgos a la imparcialidad del verificador son fuentes de sesgos potenciales que podrían
comprometer la capacidad del verificador de tomar una decisión sesgada.
Gestoría de Calidad solicitará una vez al año, realimentación a los equipos de verificación
para determinar si han identificado nuevos riesgos a la imparcialidad, que no hayan sido
detectados en este procedimiento. Además con este insumo convoca al Comité de
Imparcialidad (una vez al año) para revisar este procedimiento, los riegos identificados, su
clasificación y su gestión, analizando nuevos riegos para ser incluidos.
La evaluación de los riesgos a la imparcialidad se rige por siguientes componentes como se
muestra en el cuadro 1.
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Cuadro 1: Gestión de riesgos a la imparcialidad
Planifica la Gestión
del Riesgo según
tipo de relación
Identifica
Riesgos
Realiza análisis de
Riesgo
Planifica
Respuesta
Estratégica
(Salvaguarda)
Seguimiento y
controles
Para gestionar el
riesgo, la EARTH-UCN
efectúa una
identificación de
posibles riesgos que
podrían derivarse de
las relaciones que
mantiene EARTH con
personas y
organizaciones a lo
interno y externo de la
organización con el fin
de analizarlos y
determinar estrategias
de salvaguarda,
seguimiento y control,
basándose en la
normativa INTE/ISO
14065 puntos 5.4.1 y
5.4.2
Se identifican los
mayores riesgos a
los que
potencialmente
podría estar
amenazada la
imparcialidad en el
proceso de
verificación.
Se analiza el riesgo
según el tipo de
relación reportada por
el cliente en el
Formulario F-10
Para cada riesgo
identificado se ha
creado una
estrategia de
respuesta para
minimizarla.
Se evalúa
posteriormente la
efectividad de la
estrategia (post
verificación) y se
recomienda
cambios cuando
requiere.
6.2 Tipos de relaciones entre EARTH y otras organizaciones y/o personas
La EARTH mantiene diferentes tipos de relaciones para su sostenibilidad operativa con
diferentes organizaciones como se muestra en el Anexo 1. Es decir, posee donantes de
dineros, organizaciones generadoras de becas, relaciones comerciales, graduados,
relaciones con centros educativos y financieros, así como relaciones de amistad con
graduados y con miembros de los concejos directivos, ofrece capacitación y subcontrata
servicios de verificación a verificadores externos, entre otros. Esas relaciones podrían
influenciar la imparcialidad del proceso de Verificación de GEI del cliente.
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El cuadro 2 muestra los tipos de riesgos a la imparcialidad y la estrategia de salvaguarda
Cuadro 2. Riesgos y estrategia de salvaguarda
Tipo de relación con
la organización
Conflicto de interés
Salvaguarda
Relaciones
comerciales/donante
Personas y/o organizaciones que aportan dinero/becas
para financiamiento a la Universidad y solicitan servicios
de verificación de GEI
Aportes de donantes, de personas y organizaciones que
aportan becas a estudiantes de escasos recursos
podría representar un riesgo a la imparcialidad cuando
además solicitan actividades de verificación a la Unidad
de Carbono.
Podrían asumir que el aporte que ofrecen a la
Universidad se compensaría con una verificación menos
rigurosa o bien con un costo menor
Aplicar los procedimientos de gestión a todas
las organizaciones cuando solicitan Servicios
de verificación de GEI por igual, de manera
que no se genere ninguna preferencia durante
la actividad de verificación.
El uso de procedimientos establecidos para
conducir el proceso de verificación, permite el
cumplimiento de todas las fases y asegura la
relación directa del verificador con los
procedimientos y formularios requeridos.
Se selecciona el equipo verificador, quien
implementa una revisión preliminar y luego la
verificación in situ según los procedimientos
establecidos. Utilizando el P-03 y el P-04 el
equipo verificador planifica y ejecuta la
Actividad de verificación. Los resultados de la
actividad de verificación no se verán por lo
tanto afectada por la relación que exista con
donantes o con quienes la EARTH mantiene
relaciones comerciales.
El PAC es revisado y aprobado por el equipo
verificador.
Se realiza una revisión independiente que
evidencia que todas las etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron.
Se efectúa un contrato y a la vez se
confecciona la cotización según expectativa del
cliente, cantidad de datos, emisiones de GEI,
complejidad de fuentes y sector al que
pertenece lo que permite el equipo verificador
utilizando el F-55.
Intimidación Altas autoridades de la organización (gobernanza
interna) podrían influir/intimidar para incidir en los
resultados de la AV de un tercero. También se podría
dar el riesgo de intimidación de las altas jerarquías de la
EARTH ante intereses de relaciones institucionales e
Las altas autoridades de la organización han
recibido una presentación de la operación de
la Unidad de Carbono, han firmado un
compromiso de imparcialidad para evitar el
riesgo por gobernanza/intimidación. Se
asegura la independencia del verificador con
un entorno profesional y cultura con valores
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inclusive de la dirección de la EARTH-UCN hacia los
verificadores
éticos y morales en la institución.
Las altas autoridades de EARTH no toman
decisión en relación a los procesos de
verificación ni participan en ninguna etapa de
verificación.
En caso de presentarse un riesgo por
intimidación, el mismo no tendrá
repercusiones en la AV ya que el proceso
como tal no permite que ese riesgo afecte la
calidad de la declaración que emita el LE.
La Dirección de la Unidad participa en la
revisión independiente en los sectores con
competencia para asegurar que el proceso de
Verificación se ha cumplido y se cuenta con la
evidencia sin influir en las decisiones del
equipo verificador. Se evidencia en el F- 28 si
la persona que condujo la revisión
independiente tiene algún conflicto de interés.
También se registra en el F-38.
Auto revisión Algunos verificadores externos de la Unidad de Carbono
también actúan como consultores, asesores, auditores
internos y personal de planta de organizaciones clientes.
Esos verificadores podrían participar como miembros
verificadores de EARTH UCN a la organización con la
cual mantiene una relación laboral o un conflicto de
interés.
Eso podría ser una amenaza en la que ellos mismos
podrían auto-revisar su trabajo.
Con la información solicitada al cliente en el F-
10 y con la información solicitada a cada
verificador cada vez que se le solicita
participar en un equipo verificador, se logra
determinar si hay ese conflicto por auto
revisión.
Cuando eso ocurre no se permite la
participación de ese verificador en el equipo.
La información queda registrada en la carta
de participación del verificador en el equipo la
cual es emitida por el verificador y luego en el
expediente del cliente.
También queda registrado en el F-10 y en el
F-38 que se elabora previo a la selección del
equipo verificador.
Interés propio Representa una amenaza a la imparcialidad cuando una
persona verificadora también tiene algún interés
particular con la organización cliente. Por ejemplo,
interés de laborar a futuro, de desarrollar relaciones
comerciales y de otro tipo que resulte en un conflicto de
interés personal con la organización que solicita la
actividad de verificación y por ende podría tratar de
saltar procedimientos o realizar una verificación menos
profunda para lograr la declaración de C neutralidad.
Este caso podría presentarse cuando una persona que
Para evitar este conflicto, se aplican los
procedimientos de verificación de igual forma
a todas las organizaciones, asegurando que se
selecciona el equipo verificador quien
implementa una revisión preliminar y luego la
verificación in situ según los procedimientos
establecidos P-03 y P-04.
El PAC presentado por el cliente es revisado y
aprobado por el equipo verificador.
Se realiza una revisión independiente que
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realiza capacitaciones de EARTH UCN también le
desarrolla servicios de asesoría personalizada
posteriormente a la organización cliente, o servicios de
auditoría internas y o revisiones técnicas periódicas.
Podría también presentarse este caso, cuando un
verificador(a) del cuerpo de verificadores de EARTH le
ofrece posteriormente servicios de auditoría interna la
misma organización.
evidencia que todas la etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron
Si él LE percibe que en alguno de los
miembros de su equipo está posible el riesgo,
o bien si alguno de los miembros del equipo lo
informara al LE, éste lo minimizará
reemplazando a la persona que muestra el
riesgo.
Pasados tres años, la persona que presentó 3l
riesgo podría ejercer servicios como verificador
externo de EARTH siempre y cuando no haya
estado involucrado con el clientes en otras
actividades de asesoría y o cualquier otro tipo
de relación laboral como se muestra en el F-
10.
Los conflictos de interés se declaran por los
verificadores cuando se seleccionan las
personas para conformar los equipos, ya que
se les solicita una carta indicando si tienen
algún conflicto de interés con el cliente. Esa
carta se mantiene en el expediente del cliente.
Familiaridad/amistad En situaciones donde es posible encontrar relaciones de
amistad cercana y/o familiaridad entre los miembros del
equipo verificador y las personas de la organización a
verificar, se podría poner en riesgo la imparcialidad del
proceso de verificación.
Cuando se da el riesgo de familiaridad de
primera generación (padres, hermanos,
relaciones de pareja) cercana entre
verificadores y personal responsable en la
elaboración de información de las
organizaciones, no se permitirá la presencia en
el equipo verificador de la persona que
muestra el conflicto.
Esta información se evidencia en la carta de
solicitud de participación en el equipo
verificador donde la persona seleccionada para
participar en la verificación indica el tipo de
relación que tiene con la organización cliente o
con las personas encargadas de manejo de la
información del cliente.
Además en el formulario F-10 Solicitud de
actividad de verificación se le consulta a la
organización sí contrató a consultores externos
para el desarrollo de la información, lo que nos
permite identificar si algún miembro del
equipo brindó servicios profesionales a la
organización y a la vez mantiene lazos de
familiaridad. Se toma la decisión de
descartarlo como miembro del equipo
verificador de la organización en cuestión.
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Anteriormente se podía presentar el riesgo de
amistad cercana entre verificadores y personal
responsable en la elaboración de información
de las organizaciones, debido a que estas
personas también son parte del equipo, por tal
razón se han tomado dos decisiones como
medidas de salvaguardas para eliminar este
conflicto:
1) A partir de enero 2017 se procederá a
separar del equipo verificador de la
EARTH-UCN los miembros que trabajan
con empresas que están verificadas por la
EARTH-UCN, y no serán contemplados
para más actividades de verificación.
2) No se permitirá como miembros del
equipo verificador a personas que
trabajen en empresas que sean
verificadas por la EARTH-UCN.
Por defensa Situación que podría presentarse cuando la EARTH-
UCN o su personal actúen en apoyo ó en oposición a
una empresa que a su vez es su cliente en la solución
de una situación de disputa o de litigio.
Cuando se presenta una situación de litigio o
disputa donde se involucra un verificador(a)
no se permite la persona involucrada en el
equipo verificador
Participación
continua de
verificadores
Podría darse el caso de que mismos verificadores
participen continuamente verificando la misma
organización, lo cual representa un riesgo a la
imparcialidad. Los verificadores que participaron
anteriormente podrían no detectar vacíos de información
y/o riesgos no detectados en verificaciones anteriores, o
podrían desarrollar relaciones de amistad con el cliente
que podrían resultar en conflictos de interés.
Después de tres procesos continuos de actuar
como verificador en una misma organización,
el verificador no podrá participar en el equipo
verificador de esa organización para el periodo
siguiente, pudiendo ser considerado en el
equipo verificador del periodo posterior. Es
decir, cada verificador puede participar tres
veces seguidas, no así en la próxima
verificación, pero podría en la siguiente y así
sucesivamente. En el F-35 quedan registradas
las personas que han conformados los equipos
verificadores lo que permitirá minimiza el
riesgo cuando se conforme el equipo.
Competencia entre
OV/Vs
Competencia por las relaciones OV-OV (caso EARTH-
UCN/INTECO). Puede existir conflicto de interés al tener
que competir con otro OV, pudiendo hacer procesos
sencillos o menos costosos para ganar más clientes.
El costo y tiempo de verificación, se calcula
con el uso del F-55 a partir del cual se elabora
la cotización para cada organización. Cada
cotización se mantiene en el expediente de
cada cliente
Se debe respetar el P-20 Procedimiento para la
determinación del tamaño de muestra, tiempo
y estimación costos en actividades de
Verificación justifica de forma clara el tiempo y
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costos de los procesos de verificación. No
obstante según el margen de utilidad de
EARTH UCN se podrá reducir el margen a
favor de una organización cuando ésta lo
solicite, quedando la evidencia en el F-69.
Consultoría durante
capacitaciones
Los riegos de que las capacitaciones lleguen al nivel de
brindar soluciones específicas y por ende a la asesoría.
Pueden a llegar a darse soluciones específicas o resolver
aspectos específicos en organizaciones cuando se
realizan capacitaciones.
Las capacitaciones brindadas se enfocan en
temas genéricos y con ejemplos que no son
reales ni específicos de ninguna organización,
esto se evidencia con los programas de cada
capacitación y con contenidos de las
presentaciones que se dieron así como los
ejercicios realizados.
En caso de capacitaciones solicitadas por
empresas, se utiliza un programa de
contenidos generales que evita la asesoría.
No se permite que capacitadores también sean
asesores de la empresa que han capacitado. Si
el riesgo se presenta, el involucrado no podrá
participar en el equipo verificador de esa
organización.
Otras contribuciones Hay organizaciones que forman parte de Redes
educativas, mantienen acuerdos, apoyan por medio de
patrocinios
Muchas organizaciones que mantienen convenios con
EARTH, podrían confundir la relación y asumir que la
declaración podría lograrse con menos profundización en
los muestreos, menor tiempo y menor costo.
La EARTH-UCN se asegurará que el equipo
verificador y el personal de apoyo implemente
la actividad de verificación apegándose en los
procedimientos P-03 Proceso de Planificación
de Actividades de Verificación y P-04 Ejecución
de Actividades de Verificación, de manera que
la relación no interfiera en el proceso de
Verificación ni en la Declaratoria de
Verificación. Eso se evidencia en el expediente
de cada cliente y en el cumplimiento de fechas
entre procesos sucesivos.
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6.3 Análisis de Riesgo
Para el análisis de riesgo se relaciona la probabilidad de ocurrencia con el tipo de riesgo, lo
que permite alertar acerca de los riesgos más frecuentes a la imparcialidad, como se muestra
en el Cuadro 3.
Cuadro 3. Tipos de riesgo y probabilidad de ocurrencia
Nota: la probabilidad de ocurrencia se ha modificado utilizando el resultado de las evaluaciones realizadas en el F-38 al mes de Nov para el 2016 (Ver Anexo #2).
Riesgo
Grado de
probabilidad
Relaciones
comerciales/
donantes
Intimidación
(Gobernanza
interna)
Auto revisión
Interés propio
Familiaridad/
amistad
Por Defensa*
Participación
continua de
Verificadores*
Competencia
entre OVV*
Consultoría/ capacitaciones*
Otras:
Al ta
10
9 X
8 X
M
e
d
i
a
7
6 X
5 X X
4
B
a
j
a
3 X
2 X
1 X X x
1: Menor
probabilidad
de ocurrencia
10: Mayor
probabilidad
de ocurrencia
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6.4 Controles
Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un
registro de cada organización donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad. Esto se revisa posterior a la
verificación registrándose en el F-38.
6.4.1 Seguimiento y Controles
Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un
registro de cada organización donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad.
7. ANEXOS
Anexo #1
Tipo de relación con la organización Registro de organizaciones
Donante de Dinero y de becas:
Master Card foundation, Coca Cola, Volcafe,
Forticus, Americana Foundation, Interra
international,BAC San José, Union Europea, Centro
Fox, Kalsec Inc, The Margaret A. Cargill
Foundation, AID Nicaragua, AYCO Charitable
Foundation, Coopeguanacaste, Grupo Olefinas,
Kathleen and Douglas Colson, Gobierno del Estado
de San Luis Potosi, Allegro Coffee, World, food
program USA, Banacol, Scotiabank, PINDECO,
BANDECO,AID USA, Gobierno de Costa Rica, The
foundation of St.Louis, José Zaglul, Henry Lambert,
Portico S.A, Regina Aguirre de Rojas, Gobierno
República de China, Open society foundation,
Secretaria de desarrollo del gobierno del Estado de
Campeche, Alunasa, New Hamshire Cheritable
foundation, Universidad Autonoma de Yucatan,
Gobierno de Ecuador, The BOMA Project, Globan
Giving UK, Starr Gilbert Living Trust. Panasonic
Cooporation of Nort America, james Starr Moore
Memorial Foundation entre otras
Esta lista está sujeta a cambios y modificaciones
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por la Oficina de desarrollo de la EARTH quien
mantiene la base de información.
Relaciones comerciales Whole Foods USA, Automercados Costa Rica, Fresh market Costa Rica, Colono Costa Rica. Alimentos Bermúdez AQUIARES ARENA BAC - Credomatic Banco Central de Costa Rica Banco de Costa Rica Brumas del Zurquí Busetas Heredianas ByC Exportadores Caramba Farms Carnes don Fernando CATURGUA Cielo Azul CITI Group Climatisa S.A. Club Hotel Punta Leona Colchones Selther Colegio de Agrónomos Coonaprosal Coopeagropal Coopeliberia Coopesantos Corfoga Cuestamoras Defensoría de los Habitantes DEMASA Dirección General de Migración y Extranjería DOLE Durman Esquivel EATON El Colono ESPH Eventos del Sol FARMAGRO y MARUCO Finca Iza Finca Ojo de Agua FRIONET - MAYCA Fundación Adopta un Arbol Ganadera Santa Fé Green Plants Green Time Technology Grúas Rago Grúas y Montacargas Nantón Grupo Agroindustrial 3Js Grupo CMA Grupo Nación Grupo Rivera Hacienda Las Delicias Horizontes Hotel Belmar
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Hotel Buena Vista Lodge IICA INA Infocoop INOLASA INPREFA Jorcel Ferretería y Pinturas Junta de Protección Social Kativo Mundimar Municipalidad de Aserrí Municipalidad de Dota Pacheco Coto PALMA TICA PROCOMER Proquinal Purdy Motor RECOPE Scotiabank Diamantes Hospital Clínica Bíblica.
(Intimidación) gobernanza interna Rector, Preboste, Decanatura,
Directores de programas, Coordinadores.
Auto revisión Equipo de Verificadores
Interés propio Equipo de verificadores
Familiaridad/amistad Graduados y familiares de equipos verificadores
Participación continua Ver lista de verificadores de la EARTH-UCN y
registros en F-35
Consultoría/capacitación Contenidos de capacitaciones
Otras contribuciones REDIES.
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Anexo #2
Tipo de riesgo encontrado Riesgos encontrados 2016
Familiaridad/amistad 4
Interés propio No hay
Auto revisión 3
Intimidación (Gobernanza Interna) 2
Intereses comerciales No hay
Apoyo ad honoren No hay
Sin riesgo 11
Competencia entre OVVS No hay
Participación continua de
verificadores
No hay (riesgo para 2017)