PROCESO DOCUMENTAL

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ACTA DE ELIMINACIN DOCUMENTAL

FGRAC16

Acta No. PARTICIPANTES :

FECHA (dd-mm-aaaa): CIUDAD: LUGAR: DURACIN:

19-09-2005 FONADE PISO 1 - CRIF 3 HORAS

Tipo: Prepar: Tema:

Ordinario

Extraordinario

Temas Tratados: ORDEN DEL DA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DESARROLLO 1. XXXXXXXXXXXXXX

FECHA PRXIMA REUNION (aaaa-mm-dd): HORA: LUGAR: ASISTENTES: INT. 1 INT. 2

TEMTICA A TRATAR:

PRESIDENTE COMIT

SECRETARIO COMIT

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 Vigencia a partir de: 26-09-2005 INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.2. 7. 7.1 8. 9. 10.

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OBJETO ALCANCE REFERENCIAS TERMINOLOGIA CONDICIONES GENERALES DOCUMENTOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ARCHIVO RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS CORRESPONDENCIA

2 2 2 3 6 7 7 9 9 11 11 13 14

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Fecha de Elaboracin 31-08-2005

Fecha de Vigencia 26-09-2005

Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin

Solicitada por No aplica

Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Hctor Manuel Ayala Coordinador Centro de Documentacin

Acta No. 006 de 2005 - Comit de Acta No. 006 de 2005 - Comit de Calidad Calidad

Julio Martn Lozano Grupo de Tecnologa y Procesos

Nelson Javier Pulido Grupo de Servicios Administrativos

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 0. OBJETO Vigencia a partir de: 26-09-2005

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FONADE elabora el presente Manual para establecer las tcnicas y prcticas tiles para el manejo de los documentos de sus grupos de trabajo incluyendo la identificacin, organizacin, custodia, archivo, prstamo, consulta y transferencias. As mismo, el Manual propende: Fijar las polticas que permitan normalizar y racionalizar la produccin y el manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos. Establecer los procedimientos administrativos y tcnicos que garanticen la conservacin y uso del patrimonio documental de FONADE. Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestin de la documentacin producida y recibida por FONADE en desarrollo de sus funciones. Sensibilizar a los Servidores Pblicos de FONADE sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos. 0. ALCANCE Este manual aplica para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad y de su Sistema de Gestin de Calidad relacionados en las Tablas de Retencin Documental (TRD).

GESTION DOCUMENTALCORRESPONDENCIAExterna Enviada

ARCHIVO

Valores Primarios

Valores Secundarios

FONADE

PARTES INTERESADAS

TRD FONADEInterna ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

Ecterna Recibida

TRANSFERENCIAS

0.

REFERENCIAS Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 (Versin 2004). Normatividad legal vigente. Resoluciones y circulares de FONADE vigentes. Procedimiento PGRAC23 Organizacin Fsica de los documentos en Archivos de Gestin.

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Procedimiento PGRAC24 Eliminacin Documental. Procedimiento PGRAC25 Prstamo Documental. Procedimiento PGRAC26 Transferencia Documental. Procedimiento PGRAC27 Recibo y envo de correspondencia

TERMINOLOGIA Gestin Documental: Conjunto de actividades tcnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y oportuno manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, con el propsito de garantizar su consulta, conservacin y utilizacin desde el momento de la produccin documental hasta su destino final. Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos, en los trminos consagrados por la Ley. Administracin de archivos: Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. Almacenamiento de documentos: Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Archivo central:. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Archivo General de la Nacin: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica en el mbito nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos. Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Clasificacin: Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo. Clasificacin documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la Entidad. Comit de archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

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Conservacin de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Consulta de documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Deposito de archivo: Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin. Disposicin final de documentos: Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin. Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Eliminacin: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Estante: Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. Funcin archivstica: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin de documentos: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). Instrumento de control: Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. Relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.


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Inventario: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar. Legajo: En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Microfilme: Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en reproduccin de documentos. Ordenacin: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organizacin de archivos. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. Organizacin de documentos: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Produccin documental: Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Reglamento de archivos: Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. Retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Servicios de archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin. Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.


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Tipologa documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. Transferencias documentales: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas. Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor jurdico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valoracin documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. 5. CONDICIONES GENERALES FONADE cuenta con un sistema de archivo enmarcado en la poltica de archivo total emanada por el Archivo General de la Nacin AGN, y por ello define las tres edades de los documentos en un esquema de administracin del documento: a. a. La primera edad inicia como Archivo de Gestin en el puesto de trabajo de cada colaborador de FONADE o servidor pblico con los documentos generados por ellos en el desarrollo de sus funciones o del objeto del contrato con la Entidad. La segunda edad de los documentos se configura cuando cada uno de los Grupos de Trabajo realiza la transferencia documental al Archivo Central y es en ste donde se aplican los distintos criterios de administracin del documento para que finalmente, el Comit de Archivo determine su disposicin final, en conformidad con la normatividad vigente. La tercera edad est constituida por los documentos que poseen un valor histrico para la Entidad y que hacen parte del patrimonio documental de Colombia.

c.

Para contribuir con el mejoramiento de la eficiencia de FONADE, se requiere la implementacin de archivos tiles, centralizados y bien conservados, la erradicacin de archivos personales y su sustitucin por otros institucionales que cumplan la funcin para la cual estn concebidos, o sea brindar informacin. Los archivos son un componente bsico del proceso de modernizacin de FONADE y desde el punto de vista de la informacin son una herramienta para el logro de los objetivos. De aqu se desprende la necesidad de establecer normas que regulen la elaboracin y manejo de los documentos como algo intrnseco a la administracin pblica, velando por su mantenimiento, clasificacin y ordenamiento que permita hacer seguimiento a la actividad de FONADE. Por lo tanto es de vital importancia que en la Entidad, la Gestin Documental se realice mediante la observancia de las siguientes polticas:

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 a. Vigencia a partir de: 26-09-2005

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Cada Grupo de Trabajo debe elaborar, al menos una vez al ao, el inventario de los documentos que respaldan la gestin de la misma y de acuerdo al plan de transferencias realizar el envo de sus documentos al archivo central. Los Colaboradores de FONADE al desvincularse de la Entidad o a la terminacin del contrato o al ser trasladados de Grupo de Trabajo, debern hacer entrega con el lleno de los requisitos establecidos en el presente Manual de los documentos producidos y recibidos, relacionados en las TRD en el desarrollo de sus labores. Cada Grupo de Trabajo debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de Retencin Documental TRD; al requerir ajustes, deben presentar en conjunto con el CRIF una propuesta de ajustes para ser aprobada por el Comit de Archivo. De acuerdo al Plan de Transferencias definido por el CRIF y aprobado por el Comit de Archivo, cada Grupo de Trabajo, debe transferir sus documentos al archivo central de FONADE. El Comit de Archivo de FONADE, es el nico rgano competente para autorizar la eliminacin de documentos. Todas las comunicaciones producidas por la Entidad y que tengan el carcter de oficial deben cumplir con lo establecido en el presente Manual. El CRIF realizar seguimiento y prestar asesora a los diferentes Grupos de Trabajo en lo relacionado con la Gestin Documental. El Comit de Archivo de FONADE se reunir con la periodicidad establecida en el correspondiente reglamento. Los diferentes Grupos de FONADE deben cumplir el cronograma establecido por el CRIF para la realizacin de la Transferencia Documental al archivo central. Los documentos recibidos en el CRIF, para todos los casos deben cumplirse las TRD vigentes en FONADE.

b.

c.

d. e. f. g. h. i. j.

0.

DOCUMENTOS Para establecer qu es un documento y cul de ellos es de archivo, es necesario basarse en los conceptos otorgados por el Reglamento emitido por el Archivo General de la Nacin que dice: DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. 5.0. VALORES DE LOS DOCUMENTOS Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administracin y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional. (Ver figura No. 1). Adicionalmente segn su especialidad tienen los siguientes valores:


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Valor Primario Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora, al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin y Archivo Central). Dentro del valor primario existen los siguientes valores: Administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origina o para complementar aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Legal: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de prueba o testimonio ante la Ley. Fiscal: El que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el Fisco. Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad publica o privada. Tcnico: Aquel documento que contiene informacin especifica para la ejecucin de una actividad. Jurdico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn.

Valor Secundario Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Este valor se encuentra en los documentos que estn en la tercera fase del Archivo (Archivo Histrico) y tienen carcter cultural, histrico o cientfico. VALORES DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Administrativo

ContableCIENTIFICO

Legal

VALORES PRIMARIOSFiscal

Tcnico

HISTORICO CULTURAL

VALORES SECUNDARIOS

Jurdico

FIGURA No. 1


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5.0. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en el Grupo de Trabajo y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. (Vase Figura 2). CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Produccion Recepcin

Trmite

Distribuccin

Consulta

Retencin

ELIMINACION

Almacenamiento

DISPOSICION FINAL

Recuperacin

CONSERVACION PERMANENTE

Proteccin

Preservacin Temporal

FIGURA No. 2 0. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Las Tablas de Retencin Documental son un listado codificado de series, sus correspondientes subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada Grupo de Trabajo; a cada serie o subserie se le asignan tiempos de retencin en las distintas fases del ciclo vital de los documentos y se explica el procedimiento a seguir para la disposicin final de los mismos. Las Tablas de Retencin Documental (TRD) es el principal instrumento del Programa de Gestin Documental. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 y la reglamentacin generada por el Archivo General de la Nacin (AGN), FONADE pretende agilizar y racionalizar su gestin administrativa documental con las Tablas de Retencin Documental (TRD). Serie Documental Conjunto de unidades documentales del mismo tipo, que son producidas o recibidas por un mismo Grupo de Trabajo en cumplimiento de sus funciones especficas. Ejemplo: Historias laborales, actas, resoluciones, informes, contratos, conceptos, entre otros.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 Subserie Documental Vigencia a partir de: 26-09-2005

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Son todas las subdivisiones que se desprenden de las series y que renen documentos de estructura y contenido homogneos conformando los expedientes. Ejemplo: De la serie Informes, podran desprenderse las subseries: Informes a Comit de Gerencia, Informes a Entes de Control e Informes a la Gerencia General. Tipo Documental Son todas aquellas piezas o unidades documentales que produce o recibe una persona en un Grupo de Trabajo, estos conforman los expedientes; a su vez integran la respectiva serie Documental. Ejemplo: Serie: Estudios Subserie: Estudios de Viabilidad de Proyectos Tipos Documentales: - Propuesta de Negocios. - Actas de Reunin. Contenido de las Tablas de Retencin Documental (TRD) Las Tablas de Retencin Documental debern contener la siguiente informacin cuyo formato se ilustra a continuacin: 0. Cdigo: Sistema de nmeros a travs de los cuales se identifica cada uno de los Grupos de Trabajo, de manera secuencial siguiendo estructura orgnica de la Entidad; a continuacin y separado por un guin, se indica el correspondiente nmero que identifica a las series y subseries respectivamente. Series y tipos documentales: Debe anotarse el nombre asignado a la respectiva serie, las subseries (Si existen) y a una relacin de los tipos documentales que van a conformar cada uno de los expedientes que integran la respectiva serie subserie. Retencin: Plazo en el cual deben permanecer los documentos en el Archivo de Gestin o en el Archivo Central una vez finalizado el trmite. Disposicin final: Se le determina a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de retencin en el Archivo de Gestin o en el Central, de acuerdo con la valoracin documental. CT (Conservacin Total): Decisin de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores histricos, como: Actas, resoluciones orgnicas y ordinarias, manuales entre otros. E (Eliminacin): Decisin de eliminar en su totalidad, las series documentales que carecen de valor histrico. S (Seleccin): Decisin de conservar parcialmente una serie documental como muestra representativa de documentos que carecen de valor histrico. D (Digitalizacin): Proceso mediante el cual un documento fsico es transformado a una imagen electrnica. M (Microfilmacin): Proceso tcnico de duplicacin para preservar la informacin en otro soporte.

0.

0. 0.


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CDIGO D S SB

SERIE DOCUMENTAL Tipo Documental

RETENCIN EN AOS AG AC

DISPOSICIN FINAL CT E S M/D

PROCEDIMIENTO

CDIGO: D= Grupo de Trabajo S= Serie SB= Subserie

DISPOSICIN FINAL: CT= Conservacin Total E= Eliminacin; S= Seleccin M= Microfilmacin; D= Digitalizacin

RETENCIN EN AOS: AG = Archivo de gestin AC = Archivo Central

0.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000). Nota: En el caso de eliminacin documental se debe proceder de acuerdo con el Procedimiento PGRAC24 Eliminacin Documental.

6.0 ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL En el caso de que se establezcan nuevas funciones a un Grupo de Trabajo, se entiende que ste genera documentos, por lo tanto, deber cumplirse con la metodologa ejecutada para la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental, siendo competencia del Coordinador del CRIF liderar dicha labor en coordinacin con los productores de la documentacin y finalmente con la aprobacin del Comit de Archivo. La metodologa para elaboracin y actualizacin de las TRD est definida en el Acuerdo 039 de 2002, expedido por el Archivo General de la Nacin. 0. ARCHIVO Un archivo es un conjunto orgnico de documentos producidos y/ recibidos en el ejercicio de las funciones de una persona natural o jurdica, pblica o privada sea cual fuese su forma, fecha soporte material. Estos documentos son conservados respetando el orden establecido en las Tablas de Retencin Documental (TRD), para servir como testimonio informacin de quienes los producen como fuentes de historia. El Archivo de FONADE est considerado Archivo Pblico, por cuanto sus documentos pertenecen a una Entidad Estatal. Los Usuarios del Archivo son: Usuarios Externos: Entidades Estatales. Entidades Privadas. Ciudadana en General. Usuarios Internos: Todos los Grupos de Trabajo de FONADE. Contratistas. Todos los Servidores Pblicos de FONADE. FASES DE FORMACION DEL ARCHIVO


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De acuerdo con el Artculo 4 del acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nacin, los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, se forman en las siguientes fases: Archivos de Gestin o de los Grupos de Trabajo productores de documentos; Archivos Centrales o Intermedios y Archivos Permanentes o Histricos.

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO DE GESTIN Es el de los Grupos de Trabajo productores de documentos, en donde se encuentra y rene la documentacin en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por los mismos Grupos de Trabajo u otros que la soliciten. La organizacin custodia y cuidado de la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebida de los archivos y documentos, segn el Artculo 34 numeral 5 de la Ley 734 de 2002, es responsabilidad del Coordinador de cada Grupo de Trabajo, aunque su manejo sea competencia del funcionario delegado para tal fin. Los Archivos de Gestin estn constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes, que son unidades archivsticas en las que se rene el conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, que sirven como antecedente y fundamento de la actuacin administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente en el orden que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su produccin. La administracin de los documentos de los archivos de Gestin que estn bajo la custodia del CRIF, se realiza de acuerdo con los Procedimientos PGRAC23 Organizacin fsica de los documentos en Archivos de Gestin, y el PGRAC25 Prstamo Documental. ARCHIVO CENTRAL Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de Gestin de la Entidad, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los propios Grupos de Trabajo y particulares en general. Dichas transferencias deben ser organizadas en coordinacin con el CRIF de FONADE.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 ARCHIVO HISTRICO Vigencia a partir de: 26-09-2005

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Es aquel al que se transfiere la documentacin del Archivo Central, que por decisin del correspondiente Comit de Archivos y de acuerdo a las tablas de retencin debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Se entiende por transferencia, la remisin de los documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central, y de ste al Archivo Histrico, de conformidad con las Tablas de Retencin Documental adoptadas. Las transferencias documentales de los Archivos de Gestin al Archivo Central, se deben realizar de acuerdo con lo establecido en el periodo de retencin de las Tablas de Retencin Documental. Para la realizacin de stas transferencias se debe utilizar la metodologa descrita en el Procedimiento PGRAC26 Transferencia Documental. Transferencias Primarias Remisin de documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central para su conservacin precautelativa cuando se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites. Transferencias Secundarias Remisin de documentos del Archivo Central al Histrico para conservacin permanente teniendo en cuenta su valor histrico, cultural o cientfico. COMITE DE ARCHIVO DE FONADE Es responsable de definir las polticas, programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. En FONADE Existe el Comit de Archivo, el cual se encuentra reglamentado por resolucin de la Gerencia General de FONADE.

0.

RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS El Congreso de Colombia y por iniciativa del Archivo General de la Nacin, como ente rector de la poltica archivstica, expidi la Ley 594 del 14 de julio de 2000, o Ley General de Archivos, donde se definen claramente las obligaciones de los servidores pblicos en orden a garantizar la salvaguarda del patrimonio documental de las instituciones pblicas y privadas. Adems de establecer en la Ley 594 del 14 de julio de 2000 una responsabilidad general para todos los servidores pblicos dentro de los principios generales (Artculo 4) orientadores de la funcin archivstica, enuncia igualmente obligaciones de observancia ms restringida: Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.


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Art. 16. Obligaciones de los Colaboradores a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o Colaboradores Administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. Art. 17. Responsabilidad general de los Colaboradores del archivo. Los Colaboradores de Archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su Artculo 15, a las Leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio Documental de la Nacin. Es bueno resaltar que el Art. 35 de la norma establece medidas tendientes a prevenir y sancionar su inobservancia que van desde la emisin de rdenes cuyo incumplimiento acarrea multas pasando por faltas gravsimas de conformidad con el Art. 44 de la Ley 734 de 2002, hasta la constitucin de hecho punible si a ello hubiere lugar y su correspondiente denuncia con sujecin al ordenamiento penal. 0. CORRESPONDENCIA FONADE en cumplimiento de sus funciones, recibe y genera una serie de documentos que es necesario normalizar para optimizar los procesos y agilizar la gestin administrativa; de este captulo se determinan los tipos documentales, estructura, diseo, formatos de los mismos y nmero de copias. El CRIF es el filtro para los documentos que tienen relacin directa con las actividades de la Entidad. Las funciones de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la Entidad, su distribucin interna y la administracin del sistema de correo que se utiliza para la entrega de correspondencia hacia el medio externo.

DEFINICIN DE CORRESPONDENCIA Correspondencia es la comunicacin escrita entre dos o ms personas, en diferentes presentaciones como: Cartas, memorandos, circulares, informes, entre otros, bien producidas por la Entidad o que lleguen a sta procedentes de otras entidades o particulares. Todos los documentos que se tramiten a travs del CRIF sern considerados como confidenciales, por lo cual los Servidores Pblicos de este Grupo de Trabajo no podrn divulgar ni comentar la informacin que conozcan con motivo de su trabajo. Consecutivo de Correspondencia Los servidores pblicos al contestar la correspondencia surgida de sus funciones, deben radicar las cartas salientes de FONADE en el CRIF y para ello deben llevar el original de su comunicacin y los anexos si existen, copia exacta al original ms los anexos para constituir el consecutivo, adicionando las copias necesarias para cuantas personas requieran conocer de la comunicacin.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 Clasificacin de la Correspondencia Vigencia a partir de: 26-09-2005

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Para efectos del presente manual, la correspondencia se clasifica en Interna y Externa: Correspondencia Interna Es toda aquella que se produce en los distintos Grupos de Trabajo de FONADE. Para el trmite de la correspondencia entre Grupos de Trabajo de FONADE, se llevan registros de salida de el Grupo de Trabajo productor o remitente y de recepcin en la destinataria donde se indiquen claramente datos como: Destinatario, remitente, fecha, hora y asunto. Entre las diferentes formas de correspondencia interna se pueden citar: Cartas, memorandos, circulares reglamentarias o informativas, actas, informes, entre otros. Correspondencia Externa Es la que se cursa entre los Servidores Pblicos de FONADE y otras entidades o personas naturales externas, por cualquier va, como correo areo, fax , correo electrnico, entre otros. La correspondencia externa de carcter personal no se tramita a travs del CRIF de FONADE, por tal razn los Servidores Pblicos de FONADE no deben suministrar la direccin del Grupo de Trabajo para tal fin. Identificacin de la correspondencia Toda la correspondencia de FONADE debe tener una codificacin que permita hacer fcil referencia a ella. CORRESPONDENCIA DE TRMITE INTERNO Carta Segn la norma ICONTEC Norma Tcnica Colombia NTC 3393 se define la carta como: Comunicacin escrita que lleva un mensaje. Se utiliza en las relaciones comerciales externas entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones laborales entre las entidades y sus Servidores Pblicos. Se destacan en una carta los siguientes aspectos: Datos del remitente: Informacin relacionada con la direccin, nmero del apartado, telfono, fax, Nit, ciudad y departamento. Destinatario: Persona, a quien va dirigida la comunicacin. Estilo: Orden de la distribucin de las diferentes lneas que conforman una carta. Lugar y Fecha: Nombre de la ciudad de origen del documento y fecha de envo. Lneas especiales: Copia, anexos e identificacin del transcriptor o mecangrafo. Logotipo: Emblema que identifica a FONADE. Membrete: Es el diagrama que permite la identificacin de la entidad. Nmero de referencia: Identificacin numrica del documento; debe estar precedido del cdigo de la Grupo de Trabajo. Razn social: Nombre que identifica a FONADE. Remitente: Nombres, apellidos y cargo del firmante. Saludo o vocativo: Lnea opcional de cortesa, que introduce la comunicacin. Texto: Cuerpo del mensaje.


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Memorando Se define como una comunicacin de carcter interno, destinada a transmitir informacin, orientaciones, pautas, y recordatorios que agilicen la gestin empresarial de FONADE. ICONTEC Clasifica al memorando en: Memorando en tamao carta, memorando en tamao medio oficio, memorando con solicitud de respuesta y memorando en tamao media carta. Condiciones Generales del Memorando La denominacin del documento la constituye la palabra MEMORANDO, impresa o escrita en mayscula sostenida. Nmero o referencia esta constituido por las letras IE (Interna Enviada) y el cdigo asignado por el sistema. En la fecha se coloca la ciudad de origen y la fecha del envo por ejemplo: Bogot, 14 de mayo de 2005. Encabezamiento consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto. Las palabras PARA, DE y ASUNTO se imprimen o escriben en maysculas sostenida, seguidas de dos puntos. Texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y corts. Se debe tratar un solo tema por memorando. Se recomienda un tratamiento de usted. Es importante que no contenga errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin tanto de originales como de copias debe ser impecable, sin borrones, ni repisados.

Circulares La circular informativa se define como una comunicacin de carcter general o normativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido. De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en: Circular externa o carta circular y circular interna. Circular Externa o Carta Circular El texto se redacta en primera persona del singular o del plural, en forma clara, breve, sencilla y corts. El tratamiento de usted hacia el destinatario. No debe contener errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales, y de puntuacin. La presentacin debe ser impecable, sin borrones, ni repisados.

Circular Interna Para identificar una circular interna, se escribe la expresin CIRCULAR, en mayscula sostenida, en el centro, seguida por el nmero correspondiente. La numeracin es asignada por el Grupo de Asesora Jurdica. La circular debe contener en su encabezado la siguiente informacin: De: Grupo de Trabajo o persona que emite la circular. Para: A quien va dirigida la comunicacin. Asunto: Identifica la causa que genera la circular y Fecha: Fecha de emisin de la misma.


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Actas Es la comunicacin escrita cuyo principal objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y se acuerda en una reunin. Condiciones generales de las actas Las actas deben llevar un ttulo especfico que indique el nombre del Grupo que se refiere. Adems, se debe aclarar cuando el carcter sea extraordinario. Se debe indicar el nombre de la ciudad donde se celebra la reunin y la fecha expresada en forma completa. Se especifica el sitio de la reunin. Se relacionan las personas que asisten. Se detallan en forma completa los nombres y apellidos de las personas invitadas. Se anota el orden del da. El desarrollo del acta sigue el mismo orden de los temas propuestos, con su nmero y nombre correspondientes. A continuacin del desarrollo del acta, se indica la nueva convocatoria, si la hay. Se consignan los nombres, apellidos y cargos de las personas autorizadas para firmar.

Pautas aplicables El CRIF se encargar de controlar la emisin, recibo y distribucin de las comunicaciones oficiales, mediante la radicacin de las mismas asignando un nmero consecutivo de acuerdo con el orden de recibo y despacho. Este Grupo de Trabajo tramitar solamente la documentacin que cumpla con las normas que se definen en el presente manual. Todas las comunicaciones internas y externas, recibidas por cualquier medio de correo, con las que se exprese formal y oficialmente la administracin, se debern distribuir a travs del rea de correspondencia del CRIF. De cada documento se emitir un original y dos copias, se buscar que la primera copia de la comunicacin emitida en la que aparezca el registro de recibo, sea devuelta al Grupo de Trabajo responsable para su incorporacin en el expediente correspondiente al Archivo de Gestin y la otra copia para el consecutivo. Los sobres deben estar debidamente diligenciados, determinando nombre del destinatario, Grupo de Trabajo, direccin y ciudad para que esta no sea objeto de devolucin. La correspondencia debe ser retirada diariamente para evitar su represamiento y por el responsable de cada Grupo de Trabajo, presentando el carn que lo identifica como Colaborador de FONADE. Para atender las consultas sobre recibo o entrega de correspondencia, es necesario hacer la solicitud por escrito suministrando el nmero del radicado asignado por el CRIF, el cual aparece registrado en el respectivo sobre y en la copia del oficio de envo, dato indispensable para facilitar la informacin. Los colaboradores de los diferentes Grupos de Trabajo de FONADE deben comunicar a todas las entidades particulares, que en la correspondencia remitida a esta Entidad debe determinarse: ) El nombre del destinatario.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin 31-08-2005 ) ) Vigencia a partir de: 26-09-2005

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El Grupo de Trabajo especifico al que va dirigido o al que pertenece. Enunciar en el asunto o referencia, el numero de contrato o convenio o de lo contrario deber hacer claridad exacta del asunto a tratar

La numeracin o radicacin de despacho ser nica, independiente, inalterable y centralizada en el CRIF, grupo responsable de esta funcin. Todo documento dirigido a FONADE debe ser registrado en el sistema Los documentos recibidos con el rtulo de urgente, entrega inmediata se deben radicar, registrar y entregar inmediatamente. No podr omitirse por ningn motivo el nmero de radicacin de salida de correspondencia. Siempre y sin excepcin deber aparecer el cdigo del Grupo de Trabajo productora del documento. La correspondencia a enviar debe contener las copias completas y correctas y se deben encontrar firmadas por el funcionario autorizado. Los documentos que deben ser remitidos no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros. Los documentos que no cumplan con los requisitos mnimos, establecidos por este manual para su envo, sern devueltos al Grupo de Trabajo origen por el CRIF. Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de los diferentes Grupos de Trabajo y las que sean autorizadas para ello en forma expresa por el funcionario competente.

ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA Con el fin de agilizar y optimizar el envo, y entrega a su destinatario final de la correspondencia se debe tener en cuenta los siguientes criterios: Los sobres o paquetes, deben estar correctamente empacados, sellados y contener la siguiente informacin: Remitente: Nombres y apellidos completos. Grupo de Trabajo y/o entidad remitente, direccin, ciudad, departamento, telfono. Cdigo del Grupo de Trabajo. Destinatario: Nombres y apellidos completos Grupo de Trabajo y/o entidad destinataria Direccin, ciudad, departamento, telfono. Para el correo internacional se deben consignar los mismos datos descritos y debe llevar el visto bueno del Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos para su envo. Es necesario que se adjunte a cada sobre que se remite, dos (2) copias visibles del documento, una para radicacin y la otra para el remitente. Por ningn motivo dentro de la correspondencia se deben enviar valores tales como: dinero en efectivo, cheques, pasajes, entre otros. Al responder las cartas, en el asunto o referencia, debe citarse el nmero de contrato o convenio o de lo contrario deber hacer claridad exacta del asunto a tratar.

ORGANIZACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Fecha de Elaboracin: Vigencia a partir de: 13-09-2007 20-12-2007 INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OBJETO ALCANCE CONDICIONES GENERALES TERMINOLOGIA REFERENCIAS PROCEDIMIENTO REGISTROS

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CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 Fecha de Elaboracin 29-08-2005 Fecha de Vigencia 26-09-2005 Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin Se modificaron las condiciones generales. Se incluyeron definiciones en terminologa. Se modificaron las actividades 04 y 06 y el responsable de la actividad 06. Solicitada por No aplica Coordinador Grupo de Servicios Administrativos

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13-09-2007

20-12-2007

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nubia Esperanza Forero Bejarano Responsable (CRIF)

ngela Maria Rico Posada Coordinador Grupo de Servicios Administrativos

Omar Cardona Gutirrez Subgerente Administrativo

ORGANIZACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Fecha de Elaboracin: Vigencia a partir de: 13-09-2007 20-12-2007

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1.

OBJETO Establecer la metodologa para la Organizacin y el Archivo de los documentos fsicos en los Archivos de Gestin de los Grupos de Trabajo, definidos en la Tabla de Retencin Documental de FONADE.

2.

ALCANCE Aplica para todos los documentos definidos en las Tablas de Retencin Documental de FONADE. Inicia con la validacin de la existencia de la Serie, Subserie y tipologas documentales en las TRD y termina con Guardar la carpeta en el Archivo de Gestin.

3.

CONDICIONES GENERALES El Archivo de Gestin est conformado por cada uno de los documentos que se encuentra en trmite en cada puesto de trabajo de los servidores pblicos y estos documentos deben ser organizados conforme a los parmetros establecidos por la ley, antes de ser transferidos al CRIF. Las unidades de conservacin o carpetas deben ser conformadas de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental (TRD) de FONADE. Los servidores pblicos de FONADE, son responsables de la organizacin, uso, manejo de los documentos y tienen la obligacin de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la informacin. Cualquier novedad que se genere en las Tablas de Retencin Documental debe ser informada al Responsable del CRIF o en su defecto al Comit de Archivo de FONADE. La unidad de conservacin documental es la carpeta definida por el Responsables del CRIF y de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nacin. No se debe utilizar AZ, Pastas de argolla, o unidades de almacenamiento diferentes a las establecidas. La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar nicamente las Series y Subseries correspondientes a las especificadas en las TRD de cada Grupo de Trabajo y que hayan sido aprobadas. Los tipos documentales se deben ordenar de tal manera que evidencien el desarrollo de los trmites contenidos en la carpeta o expediente. El documento con la fecha ms antigua de produccin debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el de la fecha ms reciente se debe encontrar al final de la misma, para ello debe usar las tapas yute definidas por el Coordinador del CRIF. Un expediente debe contener como mximo 250 folios (Respetando la integridad del ultimo documento a archivarse). Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las Series y Subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia. Esta foliacin se debe hacer en la parte superior derecha a lpiz, con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

4.

TERMINOLOGIA Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin. Comit de archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Foliacin: Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

ORGANIZACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Fecha de Elaboracin: Vigencia a partir de: 13-09-2007 20-12-2007

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Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. Tipologa documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. 5. REFERENCIAS Normatividad vigente. Resoluciones y Circulares Internas vigentes. Manual MGSOR01 Manual de Gestin Documental. Tablas de Retencin Documental de FONADE.

ORGANIZACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Fecha de Elaboracin: Vigencia a partir de: 13-09-2007 20-12-2007 6. PROCEDIMIENTO DIAGRAMAINICIO

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Cualquier Grupo

Valida la existencia de la Serie, Subserie y tipologas documentales en las TRD. Nota: La apertura de unidades de conservacin debe hacerse en forma de expediente o tipo libro, la documentacin ms vieja o antigua debe estar en la parte inicial de la carpeta y los ms recientes en la parte posterior. Abre una carpeta en la cual va a archivar la documentacin y la marca con la siguiente informacin: Cdigo de la carpeta. Nombre de la serie documental. Nombre de la subserie documental. Fecha inicial y Final. Numero de carpeta cuando exceda de 1. Ej.: 1 de 3.

1

Usuario

Cualquier Grupo

2

Usuario

Nota: La fecha inicial y final y el nmero de carpeta se colocan cuando la carpeta ha llegado a su mximo tope de almacenamiento o cuando culmina la informacin a almacenar en la carpeta. Numera (folia) las hojas en la parte superior derecha de cada hoja, con lpiz negro, comenzando en el 1 hasta el 250. Nota: S el numero de folios es superior a 250, se debe conformar una nueva carpeta y marcarla dependiendo de la cantidad final. Ej.: 1 de 2, 2 de 2.

Cualquier Grupo

3Usuario

SI4

Se transfiere la carpeta al CRIF? NOCualquier Grupo

Guarda la carpeta en el Archivo de Gestin de su Grupo de Trabajo.

5Usuario

6A Tcnico de Archivo

Se realiza la transferencia documental al CRIF, se digitalizan los documentos del expediente y guarda la carpeta en el Archivo de Gestin del CRIF y se encarga de incorporar los documentos digitalizados a la misma.

ORGANIZACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Fecha de Elaboracin: Vigencia a partir de: 13-09-2007 20-12-2007 DIAGRAMAA

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PGRAC23 5 DE 5 REGISTRO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FIN

7.

REGISTROS No aplica.

ELIMINACION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007 INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OBJETO ALCANCE CONDICIONES GENERALES TERMINOLOGA REFERENCIAS PROCEDIMIENTO REGISTROS

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CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 Fecha de Elaboracin 31-08-2005 Fecha de Vigencia 26-09-2005 Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin Solicitada por No aplica

02

13-09-2007

20-12-2007

Se incluyeron significados en terminologa, se modificaron las Coordinador actividades 01, 03, 04, 05,08 y Grupo 09, los responsables 01, 02, 05, Servicios 07, 08 y 10 y se incluy la Administrativos columna de Tabla de Retencin Documental en los Registros.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:




ELIMINACION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 1. OBJETO Vigencia a partir de: 20-12-2007

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Establecer la metodologa para la seleccin, descarte y eliminacin de los documentos relacionados en las Tablas de Retencin Documental de FONADE que hayan cumplido su tiempo total de retencin y no sean relevantes en el desarrollo institucional a nivel histrico. 2. ALCANCE Aplica para todos los documentos definidos en las Tablas de Retencin Documental de FONADE. Inicia con la realizacin de la valoracin documental por grupo de trabajo y concluye con el archivo de los registros generados en el proceso de eliminacin documental. 3. CONDICIONES GENERALES 4. La seleccin, descarte y eliminacin es un proceso tcnico mediante el cual se destruyen los documentos que hayan cumplido con su tiempo de retencin y no son relevantes a nivel histrico de la Entidad, de acuerdo a la disposicin final establecida en las Tablas de Retencin Documental (TRD). No se podr efectuar ninguna eliminacin sin la autorizacin previa del Comit de Archivo de FONADE.

TERMINOLOGA Retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. Valoracin documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Comit de archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

5.

REFERENCIAS Normatividad vigente. Resoluciones y Circulares Internas vigentes. Manual MGSOR01 Manual de Gestin Documental. Tablas de Retencin Documental de FONADE.

ELIMINACION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 6. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD Vigencia a partir de: 20-12-2007

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DIAGRAMA

REGISTRO

1

Realiza valoracin documental con el responsable de cada grupo de trabajo y se seleccionan los documentos a destruir, tomando como base las TRD. Diligencia el formato de eliminacin documental (FGRAC15), relacionando la lista de los documentos seleccionados y lo enva al Coordinador de Grupo al que pertenecen los documentos, para visto bueno. Revisa la informacin del formato de eliminacin documental (FGRAC15) y determina cuales de estos documentos se pueden eliminar y cuales no, le informa mediante comunicado al Responsable del CRIF. Nota: Se deben argumentar los motivos por los cuales no se pueden eliminar algunos documentos. Coloca visto bueno en el formato de eliminacin documental (FGRAC15) y lo devuelve al Responsable del CRIF.

2

FGRAC15

3Coordinador Grupo

Comunicado Interno

FGRAC15

4Coordinador Grupo

Nota: Se debe otorgar una prorroga de tiempo a la documentacin que no se puede eliminar con base a los argumentos especificados por el Coordinador de Grupo. Genera acta de destruccin documental (FGRAC16) en la cual lista los documentos a eliminar y cita al Comit de Archivo.

FGRAC16

5

Aprueba el acta de destruccin documental (FGRAC16) mediante firma de los integrantes del Comit. 6Comit de Archivo

FGRAC16

Nota: En caso de no aprobar la eliminacin de alguno de los documentos relacionados en el acta, se debe modificar el acta y otorgar una prorroga de tiempo a esa documentacin.

ELIMINACION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 DIAGRAMA RESPONSABLE Vigencia a partir de: 20-12-2007 ACTIVIDAD

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REGISTRO

7

Realiza el proceso de contratacin de una empresa especializada en la eliminacin documental, especificando en los trminos de referencia, la necesidad de dejar registro (evidencia) de los documentos destruidos. El Responsable del CRIF, entrega a la Empresa Especializada los documentos aprobados para ser eliminados.

Trminos de Referencia

8

FGRAC16

9Empresa Especializada en Eliminacin Documental

Elimina los documentos entregados por FONADE en presencia de un Colaborador designado por parte de la Entidad y entrega al Responsable del CRIF el registro o constancia de la destruccin de los documentos. Archiva los registros generados en el proceso de eliminacin documental.

Registro de Destruccin

10

FIN

7.

REGISTROS TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Servicios Administrativos Servicios Administrativos Servicios Administrativos

NOMBRE Formato de eliminacin documental Acta de destruccin documental Trminos de referencia

CODIGO FGRAC15 FGRAC16 NA

ELIMINACION DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Comunicado interno Registro de destruccin documental Vigencia a partir de: 20-12-2007 NA NA Servicios Administrativos Servicios Administrativos

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PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007 INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 7.

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OBJETO ALCANCE CONDICIONES GENERALES TERMINOLOGA REFERENCIAS PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO QUE SE ENCUENTRAN EN CUSTODIA EXTERNA REGISTROS

2 2 2 2 2 3 5 6

CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 Fecha de Elaboracin 02-09-2005 Fecha de Vigencia 26-09-2005 Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin Solicitada por No aplica

02

14-12-2006

18-12-2006

03

13-09-2007

20-12-2007

Modificacin del objeto y el alcance del procedimiento e inclusin del numeral Coordinador 6.1. Solicitud de documentos del CRIF archivo que se encuentran en custodia externa. Se elimin el formato FGRAC12-1 Solicitud de Documentos y se uni con el formato FGRAC12 Solicitud prstamo de documentos. Se Coordinador modificaron las condiciones generales. Se adicionaron las actividades 02 y 03 Grupo de para los numerales 6 y 6.1, se Servicios modificaron las actividades 6: 01- 03, Administrativos 06, 11 y 12; 6.1: 01, 02, 03, 08 y 09 y se modificaron los responsables 6:02 06, 08, 10, 12; 6.1:02- 05, 07,08 y 10. Se adiciono columna en registros.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:




PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 1. OBJETO Vigencia a partir de: 20-12-2007

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Cdigo PGRAC25

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Establecer la metodologa para el prstamo, trmite y devolucin de documentos solicitados en los Archivos Histrico, Central, Satlites de Gestin (Que estn bajo custodia del CRIF) de FONADE y los documentos que estn en custodia externa. 2. ALCANCE Aplica para los documentos que reposan en los archivos de FONADE que estn bajo la custodia del Coordinador del Archivo (CRIF) y los documentos que estn en custodia externa. Inicia con el Diligenciamiento del formato de Solicitud de Consultas Documentales (FGRAC12) y termina con la descarga de la devolucin en la base de datos. 3. CONDICIONES GENERALES Una vez sean entregados los documentos al CRIF, la responsabilidad y manejo de los documentos esta a cargo del personal del archivo y solamente a travs de ellos se efectan las consultas. Para la consulta y prstamo de los documentos que se conservan en el CRIF en el Archivo Central se debe cumplir con las siguientes normas: Los documentos se prestan a los funcionarios y contratistas, solo cuando no se encuentran en el aplicativo de archivo disponible para consulta. Las consultas solamente se realizaran dentro de las instalaciones de FONADE. No se permite el retiro parcial o total de documentos de las unidades de conservacin (carpetas). Los Usuarios podrn solicitar fotocopias de uno o varios folios de una unidad de conservacin, dependiendo del nivel de autorizacin para dicho tramite. La salida de documentos originales del CRIF est restringida. En caso de ser autorizado el prstamo de un documento el plazo mximo de devolucin es de (5) das.

4.

TERMINOLOGA No aplica.

5.


PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 6. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 03

Cdigo PGRAC25

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DIAGRAMAINICIO

REGISTRO

Cualquier Grupo

Diligencia la solicitud de prstamo y devolucin de documentos (FGRAC12) y la entrega al Tcnico de Archivo.FGRAC12

1Usuario

2Tcnico de Archivo

Nota: Si se solicita ms de un documento, en el formato FGRAC12 Solicitud de prstamo y devolucin de documentos, debe colocar en la casilla nombre del documento: Lista Anexa, la cual debe adjuntar a este formato. Entrega la solicitud de prstamo y devolucin de documentos al Responsable del CRIF para su aprobacin.

3

Registra VoBo, en la solicitud de prstamo y devolucin de documentos y se la entrega al Tcnico de Archivo.Responsable CRIF

SI

Revisa si el(los) documento(s) se encuentra(n) disponible(s) en el Archivo. 4 NOTcnico de Archivo

Se encuentra disponible el documento? Informa al Usuario que el(los) documento(s) no se encuentra(n) disponible(s).

5

Tcnico de Archivo

6

1 Tcnico de Archivo

Localiza el(los) documento(s) solicitado(s), extrae la(s) Tarjeta(s) AFUERA de los documentos y las entrega al usuario para que ste la(s) diligencie y la(s) firme como soporte de recibido. Verifica que el(los) documento(s) corresponde(n) a el(los) que solicit, diligencia, firma la(s) Tarjeta(s) AFUERA y las entrega al Tcnico de Archivo.

7A

Cualquier Grupo

Tarjeta AFUERA

Usuario

PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 DIAGRAMAA

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Cdigo PGRAC25 REGISTRO

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Vigencia a partir de: 20-12-2007

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Verifica la(s) Tarjeta(s), registra los datos de la(s) Tarjeta(s) en la base de datos y entrega la documentacin al usuario.

Base de Datos

8

Tcnico de Archivo

Recibe la documentacin para consulta.Cualquier Grupo

9Usuario

Nota: Los documentos se pueden regresar en ese momento o antes del vencimiento del plazo, el cual no es superior a 5 das ordinarios. Toma la(s) Tarjeta(s) AFUERA y la(s) coloca en el lugar fsico donde se ubica(n) el(los) documento(s) original(es).

10Tcnico de Archivo

DEVOLUCIN DE LA DOCUMENTACIN Devuelve la documentacin al Tcnico de Archivo y verifica que le sea descargado el prstamo. Nota: El Tcnico de Archivo, revisar a diario los vencimientos y realizar seguimiento para la devolucin de los documentos (carpetas /expedientes) Descarga la devolucin en la base de datos, ubica la(s) Tarjeta(s) AFUERA en la carpeta de control de prestamo y lleva la documentacin al mobiliario del Archivo. Nota: El Tcnico de Archivo, enviar un reporte semanalmente al Responsable del CRIF sobre los documentos No devueltos.

Cualquier Grupo

11Usuario

12Tcnico de Archivo

Base de Datos

FIN

PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 03

Cdigo PGRAC25

Pgina 5 DE 6

6.1.

SOLICITUD DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO QUE SE ENCUENTRAN EN CUSTODIA EXTERNA RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

DIAGRAMAINICIO

Cualquier Grupo

Diligencia la solicitud prstamo y devolucin de documentos (FGRAC12) y la entrega en el CRIF al Tcnico de Archivo del Outsourcing. Nota: Si se solicita ms de un documento, en el formato FGRAC12 Solicitud de prstamo y devolucin de documentos, debe colocar en la casilla nombre del documento: Lista Anexa, la cual debe adjuntar a este formato. Entrega la solicitud de prstamo y devolucin de documentos al Responsable del CRIF para su aprobacin.FGRAC12

1Usuario

2Tcnico de Archivo

3Responsable CRIF

Registra VoBo, en la solicitud de prstamo y devolucin de documentos y se la entrega al Tcnico de Archivo.

SI1

4 NOTcnico de Archivo

Revisa si el(los) documento(s) se encuentra(n) disponible(s) en el Archivo del CRIF. Se encuentra(n) disponible el(los) documento(s) en el archivo del CRIF? Relaciona el (los) cdigo (s) asignado (s) por el Outsourcing de custodia al (los) documento (s) solicitado (s) y enva e-mail al Outsourcing solicitando el prstamo. Reciben la solicitud, dan respuesta de la solicitud con el numero de radicado a travs de e-mail y realizan la recuperacin del (los) documento (s), lo(s) relacionan en la remesa de archivos y lo(s) hacen llegar al CRIF de FONADE. Recepciona los documentos, verifica que estos correspondan con los documentos solicitados y firma la remesa de archivos en seal de recibido.Tcnico de Archivo

e-mail

5

Tcnico de Archivo

e-mail

6

Remesa Otusourcing

7

Remesa Otusourcing

B

Nota: En caso de presentarse inconsistencias el Responsable del CRIF notifica a la empresa del outsourcing la novedad y gestiona la solucin de la misma.

PRESTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 DIAGRAMAB

Versin 03

Cdigo PGRAC25 REGISTRO

Pgina 6 DE 6


RESPONSABLE

ACTIVIDAD Comunica al Usuario la disponibilidad de los documentos para su prstamo la demora en trmite (tiempo de prstamo).

8

Tcnico de Archivo

Cualquier Grupo

9Usuario

10Tcnico de Archivo

Verifica que el(los) documento(s) corresponda(n) con los que solicit, diligencia, firma la(s) Tarjeta(s) AFUERA y las entrega al Tcnico de Archivo. Una vez consultados los documentos los retorna al archivo. Recibe los documentos, los descarga del prstamo al Usuario y realiza el trmite de devolucin de los documentos a la empresa de Outsourcing a travs de e-mail relacionando los mismos.

Tarjeta AFUERA

e-mail

11Empresa de custodia y almacenamiento

Recoge los documentos en el CRIF y los relaciona en la planilla de recibo de informacin y los lleva nuevamente para custodia.

Planilla de recibo de Outsourcing

FIN

7.

REGISTROS NOMBRE CODIGO FGRAC12 NA NA NA NA NA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Servicios Administrativos Servicios Administrativos Servicios Administrativos Servicios Administrativos Servicios Administrativos Servicios Administrativos

Solicitud Prstamo y Devolucin de Documentos. Tarjetas AFUERA Base de Datos. e-mail Remesa outsourcing Planilla de recibo de outsourcing

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC26

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INDICE 1. OBJETO 2 2. ALCANCE 2 3. CONDICIONES GENERALES 2 4. TERMINOLOGA 2 5. REFERENCIAS 2 6. PROCEDIMIENTO 3 6.1. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE ARCHIVOS DE GESTIN Y SATLITES HACIA EL ARCHIVO CENTRAL 3 6.2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL HACIA EL ARCHIVO HISTRICO 4 7. REGISTROS 5 CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 02 Fecha de Elaboracin 06-09-2005 14-09-2007 Fecha de Vigencia 26-09-2005 20-12-2007 Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin Se modificaron las actividades del procedimiento numeral 6.1: 01 y 03, los responsables de los numerales 6.1: 02 al 05 y 6.2: 01, 02, 04, 05 y los registros. Solicitada por No aplica. Coordinador de Servicios Administrativos

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:




TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 1. OBJETO Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC26

Pgina 2 DE 5

Establecer la metodologa necesaria para realizar las Transferencias Documentales de los Archivos de Gestin (oficina) y Archivos Satlites hacia el Archivo Central y del Archivo Central hacia el Archivo Histrico. 2. ALCANCE Aplica para los documentos que cumplan los tiempos establecidos en las Tablas de Retencin Documental de FONADE. Inicia con la Identificacin de los documentos a transferir de acuerdo con la informacin de las TRD y termina con el registro de la informacin en la base de datos. 3. CONDICIONES GENERALES No aplica. 4. TERMINOLOGA No aplica. 5. REFERENCIAS Normatividad vigente. Resoluciones y Circulares Internas vigentes. Manual MGSOR01 Manual de Gestin Documental. Tablas de Retencin Documental de FONADE.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 6. PROCEDIMIENTO Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC26

Pgina 3 DE 5

6.1. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE ARCHIVOS DE GESTIN Y SATLITES HACIA EL ARCHIVO CENTRAL DIAGRAMAINICIO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Cualquier Grupo

1Usuario

Servicios Administrativos

2

Tcnico de Archivo / Responsable CRIF

Identifica los documentos carpeta nueva a transferir de acuerdo con la informacin de las TRD, diligencia el Formato de Transferencia Documental (FGRAC14) y hace entrega de la transferencia documental al Tcnico de archivo en el CRIF. Se verifica que los documentos estn acorde con los listados en el formato de Transferencia Documental (FGRAC14) y que la documentacin est de acuerdo con el procedimiento Organizacin Fsica de los Documentos en Archivo de Gestin (PGRAC23) y firma el formato. Nota: Si los documentos no se encuentran en el orden estipulado por el procedimiento PGRAC23, se deben ordenar correctamente y solicitar de nuevo la transferencia. Se confirma con el responsable de la custodia del archivo de FONADE, para el envo y almacenaje de los documentos transferidos.

FGRAC14

FGRAC14

Contratistas


3Tcnico de Archivo / Responsable CRIF

Contratistas

4

Responsable de Archivo

Recoge la documentacin a transferir, la lleva al Archivo Central, cambia la unidad de conservacin (si se requiere), ubica la documentacin y diligencia el formato de Transferencia Documental (FGRAC14) con la ubicacin definitiva. Registra la informacin en la base de datos e informa al Usuario la ubicacin definitiva de sus documentos.

FGRAC14


Base de Datos

5A Tcnico de Archivo / Responsable CRIF

Contratistas

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 DIAGRAMAA

Versin 02

Cdigo PGRAC26

Pgina 4 DE 5

Vigencia a partir de: 20-12-2007 ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

FIN 6.2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL HACIA EL ARCHIVO HISTRICO DIAGRAMAINICIO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

1Responsable de Archivo

Solicita al Coordinador del CRIF la autorizacin para trasladar al Archivo Histrico los documentos que cumplen los plazos establecidos en las TRD y los que no tienen consulta frecuente, identificando mediante inventario la documentacin que se requiere trasladar, relacionndola en el formato de Transferencia Documental (FGRAC14). Nota: esta labor tambin la puede hacer directamente el coordinador del CRIF.

FGRAC14

SI


1

2Tcnico de Archivo / Responsable CRIF

Estima el espacio que se requiere para la documentacin y verifica si hay espacio fsico en el Archivo Histrico. Hay espacio fsico en el Archivo histrico?

NO

Contratistas

3

No se realiza la transferencia documental hasta tener seguridad del espacio requerido.

1

4BResponsable de Archivo

Recoge la documentacin a transferir, la lleva al Archivo Histrico, cambia la unidad de conservacin (si se requiere), ubica la diligencia el formato documentacin y FGRAC14 con la ubicacin definitiva.

FGRAC14

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 DIAGRAMAB

Versin 02

Cdigo PGRAC26 REGISTROBase de Datos

Pgina 5 DE 5


RESPONSABLEServicios Administrativos

ACTIVIDAD Registra la informacin en la base de datos. Nota: Informa al generador de la informacin (coordinador de Grupo, responsable de la documentacin) la ubicacin definitiva de la documentacin de ser necesario.

5

Tcnico de Archivo / Responsable CRIF

Contratistas

FIN

7.

REGISTROS NOMBRE CODIGO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Formato de Transferencia Documental. Base de Datos.

FGRAC14 NA

RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC27

Pgina 1 DE 7

INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.2. 7. OBJETO ALCANCE CONDICIONES GENERALES TERMINOLOGA REFERENCIAS PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHO Y RADICACIN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA REGISTROS 2 2 2 2 2 3 3 4 7

CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 Fecha de Elaboracin 08-09-2005 Fecha de Vigencia 26-09-2005 Modificacin Realizada Ajuste y actualizacin Se modific el alcance, las condiciones generales, la terminologa y los registros. Se modifican las actividades del 6.1: 01 y 02, del 6.2: 01, 04, 07, 10,11 13-15 y los responsables 6.1:01 y 02; 6.2: 04, 06, 08, 10,11, 13, 15, 16 y 19. Solicitada por No aplica.

02

14-09-2007

20-12-2007

Coordinador de Servicios Administrativos y Asesora Jurdica

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nubia Esperanza Forero Bejarano ngela Maria Rico Posada Coordinador Grupo de Servicios Responsable (CRIF) Administrativos



Versin 02

Cdigo PGRAC27

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1.

OBJETO Establecer la metodologa para el envo y la recepcin de la correspondencia interna y externa de la Entidad.

2.

ALCANCE Aplica para todos los documentos recibidos y enviados que se radiquen como correspondencia y/o desembolsos en los aplicativos de la Entidad a travs del CRIF. Inicia con la recepcin de la correspondencia que llega por los diferentes medios (Courrier, personal y fax) y termina con el Ingreso al sistema la fecha de recibido, descarga la gua del sistema de correspondencia con base en el nmero de radicado y archiva la correspondencia despachada de acuerdo al nmero de radicacin y entrega al destinatario.

3.

CONDICIONES GENERALES Toda correspondencia que llega a los diferentes Grupos es recibida por el CRIF, ningn otro Grupo o persona puede recibir la correspondencia. Toda la correspondencia ser revisada por El CRIF antes de su radicacin, verificando que el medio de embalaje no se encuentre abierto y la documentacin no se encuentre en mal estado, si es as se dejar constancia antes de distribuirla. Revisar tambin que los anexos sean los enunciados Todo documento a enviar requiere una carta indicando los siguientes requisitos: o Destinatario. o Referencia. o Nombre de quien elabora la carta. o Firma de la persona autorizada. o Relacin de anexos (si aplica). o Copias (si aplica). o Direccin. o Telfonos de contacto / fax y correo electrnico. La carta debe contener original y dos (2) copias. Ningn colaborador de la Entidad puede usar el sistema de correspondencia para uso personal. Para el envo de correspondencia externa a las diferentes entidades y clientes, debe estar firmada UNICAMENTE por los funcionarios de planta autorizados de acuerdo con los grupos internos de trabajo establecidos en el organigrama actual de la Entidad. Los documentos que sean recibidos en el CRIF para envo externo, deben estar ingresados en el aplicativo de correspondencia, de lo contrario se devolvern al remitente.

4.

TERMINOLOGA Patinador de Archivo: Persona encargada de llevar la correspondencia que llega al CRIF a los diferentes colaboradores de la Entidad y de traer la correspondencia a enviar de los diferentes Grupos de Trabajo de la Entidad al CRIF. CRIF: Centro de Recursos de Informacin de FONADE.

5.


RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 6. PROCEDIMIENTO Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC27

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6.1. RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DIAGRAMAINICIO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

1Responsable de Correspondencia

Recibe la correspondencia que llega por los diferentes medios (Courrier, personal y fax), verifica los documentos, ingresa los datos en el aplicativo de correspondencia de acuerdo con la informacin del destinatario, imprime los stickers con el nmero de radicado y lo pega en cada correspondencia recibida. Imprime el reporte de radicado por cada uno de los recorridos, le entrega el (los) documento(s),y el(los) reporte(s) al patinador para que realice la entrega a los Grupos internos de trabajo. Nota: Para el direccionamiento de los documentos, el responsable de correspondencia ejercer tal actividad con orientacin o apoyo de un Abogado de la Asesora Jurdica de la Entidad, quien en caso de que se trate de un derecho de peticin, deber llevar un registros del mismo, haciendo seguimiento para que su respuesta sea completa y oportuna. Ubica la correspondencia radicada en el casillero de cada piso (ubicado en el CRIF).

Base de datos aplicativo Correspondencia

2

Reporte de Radicado

Responsable de Correspondencia

3Patinador CRIF

4

Lleva la correspondencia a cada piso y entrega al destinatario en los puestos de trabajo.Patinador CRIFCualquier Grupo

Verifica el nmero de radicado, revisa que los documentos a recibir estn relacionados en la planilla y firma recibido en la planilla de reporte.

5Usuario

Reporte de Radicado

6Patinador CRIF

Archiva el reporte impreso con las firmas de recibido.

FIN


Versin 02

Cdigo PGRAC27

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6.2. RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA INTERNA, RADICACIN Y ENVO DIAGRAMAINICIO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Cualquier Grupo

1Usuario

Elabora el documento que se va a enviar de acuerdo con lo establecido en el manual de gestin documental (MGSORG01), Ingresa los datos del documento en el aplicativo de correspondencia, toma el nmero de registro que emite el aplicativo y lo anota en una esquina de la carta, lleva la correspondencia al CRIF o la deja en el lugar destinado para la correspondencia del piso respectivo. Nota: Para cada documento se debe repetir el mismo procedimiento. Cmo llega la documentacin al CRIF?

Carta

1

b

2

aCualquier Grupo

a. b.

La baja el Usuario. La baja el Patinador del CRIF.

3Usuario

Lleva la documentacin al CRIF, y solicita verificar que el nmero asignado que anot, coincida con el nmero de radicacin que asign el sistema, para cada documento que vaya a enviar. Verifica que el nmero de radicacin anotado en la carta que corresponda con el nmero que asign el sistema, revisa los anexos y la documentacin.


Nota: Si el nmero es equivocado o la documentacin est incompleta, se devuelve la documentacin al usuario para que la complemente e inicie el proceso nuevamente. Cmo se va a enviar la documentacin?

2

b

5

a. b. a

El usuario la lleva directamente. Se utiliza una empresa de correo.


Ingresa al sistema la observacin sobre la entrega de la documentacin por parte del usuario.


A

RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 DIAGRAMAA

Versin 02

Cdigo PGRAC27

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RESPONSABLECualquier Grupo

7

ACTIVIDAD El usuario lleva la correspondencia al destinatario, hace firmar un recibido y se hace responsable de la entrega del documento y recibido del mismo. Descarga del sistema la correspondencia que se entreg.

REGISTRORecibido del destinatario

Usuario



1

9Patinador CRIF

Recoge la documentacin de cada piso y la lleva al CRIF.

Recibe la correspondencia, verifica que el nmero de radicacin anotado en la carta que corresponda con el nmero que asign el sistema, revisa los anexos y la documentacin. 10Responsable de Correspondencia

Nota: Si el nmero es equivocado o la documentacin est incompleta, se diligencia el formato de devolucin de correspondencia externa (FGRAC17) y se enva junto con los documentos al dueo de la documentacin, para que la complemente e inicie el proceso nuevamente. Clasifica la correspondencia y determina el medio de envo. Nota: En caso de respuestas a derechos de peticin, en cualquiera de sus modalidades, se dejar constancia de su fecha de egreso y posterior notificacin a travs del correspondiente Abogado de la Asesora Jurdica. Cul es el medio de envo?

FGRAC17

2


b3 12

a

a. b.

Motorizado (correspondencia local). Empresa de correo (correspondencia nacional e internacional).


B

Imprime los stickers, lo pega en el documento, empaca en un sobre la documentacin que se va a enviar y la entrega al motorizado junto con la planilla entrega de correspondencia (FGRAC18).

RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA Fecha de Elaboracin: 14-09-2007 DIAGRAMAB

Versin 02

Cdigo PGRAC27

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RESPONSABLE

14

Motorizado Empresa de correo

ACTIVIDAD Recibe la documentacin, genera un enrutamiento, lleva la correspondencia, hace colocar firma de recibido en la planilla entrega de correspondencia (FGRAC18), por parte de los destinatarios y devuelve las copias con las firmas. Recibe las copias de recibido con la planilla entrega de correspondencia (FGRAC18), descarga del sistema la correspondencia que se entreg, organiza las copias y enva una al grupo que elabor la comunicacin. Se debe dejar una copia para el consecutivo del CRIF.

REGISTRO

FGRAC18



3


Nota: Si hubo correspondencia que no se pudo entregar a su destinatario, se diligencia el formato de devolucin de correspondencia (FGRAC17) y se entrega junto con la documentacin al Grupo emisor de los documentos. Diligencia las guas del Courrier que sean necesarias, registra las guas en el aplicativo de correspondencia, entrega en una planilla la relacin de la cantidad de despachos, y la documentacin con las guas respectivas a la empresa de correo. Recibe la planilla las guas y la documentacin, verifica que se encuentren en orden y realiza la entrega de la correspondencia a los destinatarios. Devuelve paquete de guas cumplidas al CRIF y la documentacin que no pudo entregar con una relacin de los causales de devolucin.

FGRAC17

Planilla


17Empresa de Correo

18Empresa de Correo


Ingresa al sistema la fecha de recibido, descarga la gua del sistema de correspondencia con base en el nmero de radicado y archiva la correspondencia despachada de acuerdo al nmero de radicacin. Nota: Si hubo documentacin devuelta, se diligencia el formato de devolucin de correspondencia (FGRAC17) y se enva junto con los documentos al dueo de la documentacin, para que la complemente e inicie el proceso nuevamente.


FGRAC17

FIN


Versin 02

Cdigo PGRAC27

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7.

REGISTROS NOMBRE CODIGO FGRAC18 FGRAC17 NA NA NA NA NA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Servicios administrativos Servicios administrativos Servicios administrativos NA Servicios administrativos Servicios administrativos Servicios administrativos

Planilla entrega de correspondencia Formato de devolucin de correspondencia externa Carta Base de datos aplicativo correspondencia Recibido del destinatario Reporte de radicado Planilla.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007 INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1 7. OBJETO ALCANCE CONDICIONES GENERALES TERMINOLOGA REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES REGISTROS

Versin 02

Cdigo PGRAC28

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2 2 2 2 2 3 3 9

CONTROL DE MODIFICACIONES Versin 01 02 Fecha de Elaboracin 18-12-2006 13-09-2007 Fecha de Vigencia 19-12-2006 20-12-2007 Modificacin Realizada Elaboracin Solicitada por

Coordinador Grupo de Servicios Administrativos Se modific el objeto del Coordinador Grupo de procedimiento y las Servicios actividades 17 y 21. Administrativos

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:




DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Fecha de Elaboracin: 13-09-2007 Vigencia a partir de: 20-12-2007

Versin 02

Cdigo PGRAC28

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1.

OBJETO Establecer e

PROCESO DOCUMENTAL

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