Procesadores de texto (I) 06 - McGraw-Hill Education6. Procesadores de texto (I) 6.1 Introducción a...

06Procesadores de texto (I)

En esta unidad aprenderás:

• Todas las novedades que incorporaMicrosoft Word 2002.

• A abrir y cerrar documentos en Microsoft Word 2002.

• Operaciones necesarias para editar textos.

• Las operaciones necesarias para dar formato a documentos.

• El establecimiento y manejo de columnas de estilo periodístico.

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• Mejoras en las herramientas Web. • En la vista Diseño de impresión se pueden ocultar los espacios en blanco

para aprovechar espacio.• La Barra de herramientas Revisión se ha mejorado para facilitar la cre-

ación colaborativa de documentos.

B. Ejecutar Word 2002

Con la instalación de Microsoft Office XP Professional (véase Unidad 13),se puede disponer de la aplicación que se va a desarrollar en esta unidadpara el aprendizaje del procesador de textos. También se puede consultaren la parte correspondiente del manual cómo instalar y desinstalar loscomponentes de Microsoft Word.

Una vez que se ha instalado, para ejecutar la aplicación hacemos clicen el menú Inicio y después llevamos el cursor del ratón a la opciónTodos los programas; se desplegará un submenú, como el que apareceen la Figura 6.1, en el que se encuentra el icono de Word (es el quetiene por título Microsoft Word). Para ejecutar el programa se hace cliccon el ratón sobre ese icono o se pulsa la tecla Enter, una vez selec-cionado.

A. Novedades

Con Word 2002 se da un nuevo paso adelante en la automatización de laelaboración de documentos por ordenador, ya que incluye característicasque hacen muy fácil su aprendizaje y uso, aprovechándose al máximo losrecursos hardware del equipo informático.

Word 2002 incluye novedades respecto a la versión 2000. Ente ellas destacan:• El nuevo aspecto de Word: paneles de tareas, menús y barras de

herramientas personalizadas.• Acceso más cómodo a la Ayuda mediante el cuadro Escriba una pre-

gunta, situado en la Barra de menús.• Un amplio conjunto de funciones mejoradas que facilitan las tareas

diarias: autocompletar, marcas de agua, viñetas de imagen, etique-tas inteligentes, Galería multimedia actualizada, etcétera.

• En la Barra de herramientas Dibujo aparecen las herramientas para lacreación de diagramas.

• La combinación de correspondencia se ha mejorado haciéndola mássencilla de utilizar.

• Mejoras en los correctores ortográfico y gramatical, y en el formatopara tablas y listas (Word 2002 ofrece la posibilidad de copiar tablascon arrastrar y colocar).

6. Procesadores de texto (I)Introducción

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Introducción

Un procesador de textos es una aplicación que permite la realización,modificación, almacenamiento e impresión de cualquier tipo de escrito deforma rápida y sencilla. Es una de las aplicaciones más utilizadas cuandose maneja un ordenador, ya sea en el hogar o en el trabajo.

En el mundo laboral, el procesador de textos es muy práctico para la rea-lización y diseño de todo tipo de documentos.

Un procesador de textos ejerce las siguientes funciones:• Funciones de creación. El procesador de textos posibilita la creación

de un texto de manera sencilla, introducirlo con el teclado y, después,guardarlo en un dispositivo de memoria.

• Funciones de edición. Un texto o documento ya creado puede modi-ficarse de muy diversas formas.

• Funciones de impresión. Permiten dar al texto un formato adecuadopara salir por la impresora, delimitando los parámetros (longitud,palabras por línea, tipo de letra, etc.) que conformarán el escrito.

• Funciones complementarias. Incrementan, en buena medida, lapotencia de un procesador típico. Ejemplos de ellas son:a) Uso de archivos de datos. d) Funciones aritméticasb) Utilización de un diccionario. e) Macros.c) Realización de gráficos. f) Manejo de grandes docu-

mentos.Para trabajar con un procesador de textos es suficiente un equipo infor-mático típico: monitor, teclado, unidad central y una impresora que per-mita imprimir el texto en papel.

Respecto a las funciones vistas anteriormente, los numerosos procesadoresde texto existentes en la actualidad presentan una serie de característicascomunes.

Los más conocidos son: Microsoft Word, WordPad, Lotus WordPro, Word-Perfect 8.0, entre otros.

De los citados, elegimos para este estudio MICROSOFT WORD 2002 versiónProfessional, ya que es un procesador de textos de los más completos y elmás utilizado en el entorno Microsoft Windows.

Introducción a Microsoft Word 20026.1

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6. Procesadores de texto (I)6.1 Introducción a Microsoft Word 2002

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• Barra de menús. Contiene todos los menús desplegables, que sonlos siguientes: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramien-tas, Tabla, Ventana y Ayuda. Al hacer clic sobre ellos, se despliegan,mostrando sólo algunas de sus opciones, para ahorrar espacio. Sino tuviéramos visibles todos y quisiéramos ver el resto, acercaría-mos el puntero del ratón a la opción Más opciones de menú.Cuando las opciones no están activas (aparecen en color gris), alhacer clic sobre ellas, no se abren; esto significa que no se puedenutilizar en ese momento. Generalmente, para estar activas necesitande un requisito u operación previa, que suele consistir en una selec-ción del elemento con el cual estamos trabajando, ya sea texto, grá-ficos, cuadro de texto, etcétera.

Las opciones seguidas de tres puntos harán que aparezca un cuadrode diálogo al hacer clic sobre ellas. Las que van seguidas de una fle-cha contienen un submenú en el que se puede seleccionar otras opcio-nes o funciones. Muchas de las órdenes del menú Edición y Archivo pre-sentan a su derecha una combinación de teclas para activarlas.

• Barra de herramientas. Ayuda a realizar las operaciones más habitualescon sólo hacer clic sobre alguno de sus botones. Podemos decir que unabarra de herramientas es una especie de colección de accesos directos. Word presenta hasta veintinueve barras de herramientas que se acti-varán o desactivarán según las necesitemos o no.

La Barra de herramientas Estándar contiene botones comunes a todoslos programas. En la Figura 6.3 se puede ver el nombre de cada unode ellos.

C. Entorno de trabajo

Cuando iniciamos Word, éste muestra la pantalla de trabajo. Previamente,puede aparecer algún tipo de pantalla meramente informativa o con elnombre del procesador. Si es la primera vez que se abre Word después dela instalación, aparece un pequeño cuadro de diálogo denominado Nom-bre de usuario; en él escribiremos nuestro nombre e iniciales para utili-zarlo después en las funciones de trabajo en grupo.

La pantalla de trabajo (véase Figura 6.2) consta de dos ventanas, la deaplicación y la del documento; esta última está incluida dentro de la pri-mera. Antes de comenzar a trabajar es necesario que conozcamos perfec-tamente sus partes.

Observando la Figura 6.2, podemos distinguir:• Barra de título. Muestra el nombre del programa y del documento en

el que se está trabajando. En el extremo izquierdo de esta barra apa-rece el icono de Word; si hacemos clic sobre él con el botón derechose muestra el llamado Menú de control.

Fig. 6.1. Ejecucion de Word.

Fig. 6.2. Ventana de Word.

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La Barra de herramientas Formato posee, a su vez, botones específicos delprograma que se encuentre activado. Estos botones se explicarán con másdetalle en el Epígrafe 6.3 de esta unidad.

Por su parte, las pistas son rótulos informativos que nos indican la fun-ción del botón correspondiente y que aparecen al detenernos un momento,con el ratón, sobre un botón. Son botones de tipo interruptor, es decir, seactivan y desactivan con un clic.

Se puede acceder a la barras de herramientas a través del menú Ver. Así,haciendo clic en la orden Barras de herramientas del menú Ver, podemoscontemplar el nombre de las distintas barras. Para activarlas o desacti-varlas tan sólo debemos hacer un clic sobre ellas quedando marcada dichaacción. Las barras de herramientas presentan la opción de Agregar o qui-tar botones.

Si se pulsa en Opciones de barra de herramientas , aparecen las opcio-nes Mostrar botones en una fila y Agregar o quitar botones; al hacer clicsobre la primera, todas las filas de botones se convierten en una sola; alseleccionar la segunda, aparece el nombre de la barra de herramientas encuestión y la opción Personalizar. Al hacer clic sobre el nombre, apareceuna lista de botones, algunos con una marca en su lado izquierdo, que sonlos que están visibles en la barra de herramientas. Si deseamos que estédisponible algún otro botón haremos clic sobre su marca. Para desacti-varlos, realizaremos la misma operación.

Word posibilita crear una barra de herramientas propia mediante la opciónPersonalizar.

• Regla. Se usa para controlar los márgenes, sangrados, tabulaciones,anchura de las columnas, de las celdas o de las tablas, etc. La Reglase puede visualizar con el menú Ver, activando el comando Regla.Para que no sea visible, se desactivará con otro clic.

• Área del documento. Es donde se encuentra el documento que esta-mos escribiendo o editando.

• Panel de tareas. Zona situada a la derecha del área de trabajo cuyafunción es proporcionar accesos directos para facilitar la labor quese esté realizando.

• Barras de desplazamiento. Permiten moverse rápida y cómodamentepor el documento. Podemos utilizar el ratón para desplazarnos a lolargo del documento cuando éste es demasiado grande, pinchandosobre la barra de desplazamiento y arrastrando. Las Barras de despla-zamiento cuentan con un Botón de desplazamiento en cada extremo,para moverse por el texto cuando no sea muy extenso. Al lado izquierdode la Barra de desplazamiento horizontal se encuentran los Botones devista, cuya utilidad es modificar la forma en que vemos el documento.

• Barra de estado. Nos proporciona más información sobre el docu-mento, el estado de las teclas especiales y el modo de trabajo que seestá llevando a cabo. En el extremo izquierdo de la Barra de estado,aparecen tres datos importantes, que indican la posición actual delpunto de inserción dentro del documento. Estos datos son: Página,Sección y Número de páginas totales del documento. Los datossiguientes indican: Distancia desde el comienzo de la página, Líneade la página, Posición del carácter dentro de la línea. En la parte dere-cha existen botones que nos informan de: Grabación de una macro,Modo sobrescritura, Indicación de idioma, etcétera.

• Punto de inserción. Es una pequeña barra vertical parpadeante quenos indica el lugar donde aparecerá el texto que se escribe.

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Fig. 6.3. Botones de la Barra de herramientas estándar.

Visualiza las Barras de herramientas Dibujo, Autotexto y Tablasy bordes y sigue los pasos que se detallan a continuación:1. Ejecuta Inicio, Todos los programas, Microsoft Word.2. Haz clic en el menú Ver y, al colocar el puntero del ratón

encima de la opción Barras de herramientas, se desple-gará la lista de éstas.

3. Haz clic en Dibujo y aparecerá la barra correspondiente.4. Utiliza el mismo procedimiento para visualizar las barras

Autotexto y Tablas y bordes.

Nota: la barra de Dibujo también se muestra si se hace clic enel botón Dibujo: de la Barra de herramientas Estándar.

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Caso práctico

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D. Cómo salir de Word

Para cerrar Word podemos seguir uno de estos procedimientos:• Pulsar la combinación de teclas Alt-F4.• Hacer doble clic en el menú de Control de la ventana de Word.• Seleccionar la opción Salir del menú Archivo.• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la esquina superior derecha

de la ventana. No se debe confundir este botón con el mismo botónque aparece debajo y que sirve para cerrar el documento.

Si teníamos algún documento abierto y éste ha experimentado algún cam-bio desde la última vez que se guardó, Word pregunta si deseamos guar-dar las modificaciones mediante un cuadro como el de la Figura 6.4. Si eneste cuadro hacemos clic en No, cerraremos Word de forma inmediata. Sinembargo, si pulsamos en Sí aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como,en el que se asignará un nombre al documento y se indicará la carpetadonde se guardará. También podemos anular el proceso y seguir trabajandoen Word si pulsamos el botón Cancelar.

Fig. 6.4. Salir de Word.

E. La Ayuda en Word

Cuando necesitemos indicaciones para realizar una tarea, podemoshacer uso de la Ayuda que el Asistente nos proporciona. A la Ayuda seaccede por cuatro caminos: pulsando la tecla F1, haciendo clic sobreel menú Ayuda , pulsando sobre el icono Ayuda de Microsoft Wordde la Barra de herramientas Estándar o escribiendo una pregunta enel cuadro de texto que aparece en el extremo derecho de la Barra demenús.

Si abrimos el menú Ayuda, aparece el Ayudante de Office junto a uncuadro de texto encabezado por la frase ¿Qué desea hacer?, que nosofrece la posibilidad de escribir una pregunta. Al hacer clic sobre elbotón Buscar, el Ayudante nos muestra una lista de posibles accionesrelacionadas con la pregunta. Si hacemos un clic sobre cualquiera deellas, se mostrará el contenido de la Ayuda correspondiente a la acciónque deseamos realizar en la ventana Ayuda de Microsoft Word. Al hacerclic en el botón Mostrar , se observará una ventana adicional contres pestañas: Contenido, Asistente para ayuda e Índice. Si observamosla Figura 6.5 vemos las dos áreas bien diferenciadas, a la izquierda, la

ficha Contenido abierta, que presenta una relación de temas, y, a laderecha, el contenido del tema que se ha seleccionado en la parteizquierda. Las palabras o frases resaltadas en azul esconden más con-tenido que se puede mostrar pulsando la opción Mostrar todo. Podemosbuscar un determinado tema haciendo clic sobre los iconos outilizando la ficha Índice y escribiendo la palabra a consultar. Tambiénpodemos usar la ficha Asistente para ayuda y escribir la pregunta quedeseemos realizar.

Fig. 6.5. Ventana de Ayuda de Word.

Al pulsar sobre la ficha Indice aparece un pequeño cuadro de texto en elque escribiremos la palabra clave; al hacer clic sobre el botón Buscar sur-girán los temas relacionados con esa palabra. Después, ejecutando un clicsobre uno de los temas, aparecerá su contenido.

Dentro del menú Ayuda, se encuentra la opción . Al hacerclic sobre ella, el puntero del ratón se ve acompañado de un signo de inte-rrogación. Si se sitúa este signo sobre el elemento del cual deseamosinformación y hacemos clic, aparece la ayuda dentro de un recuadro. Paradesactivar esta opción, abrimos el menú Ayuda y pulsamos en ella denuevo.

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Otra forma de acceder a la ayuda es utilizando el Ayudante de Office, quese activa pulsando la tecla F1 o haciendo clic en el botón . El Ayu-dante de Office es un icono animado con un menú similar al de la Figura6.6. En esta pantalla podemos formular una pregunta y hacer clic en elbotón Buscar, o bien acceder directamente al tema de ayuda haciendo clicsobre uno de los temas mostrados. Para ocultar el icono animado hare-mos clic con el botón derecho del ratón y seleccionaremos Ocultar en elmenú contextual.Al pulsar el botón Opciones del menú del Ayudante aparece un cuadro dediálogo con dos pestañas: Galería y Opciones. Si se activa Galería, se mues-tran el icono animado actual representativo del Ayudante y su nombre; alpulsar sobre los botones Atrás y Siguiente podemos ver el resto de los ico-nos que representan al Ayudante. Si se abre la ficha Opciones podemosconfigurar diversos aspectos del Ayudante activando o desactivando lascasillas de verificación correspondientes.

Por último, escribiendo una pregunta en el cuadro de texto situado en laparte derecha de la Barra de menús, también se accede a la Ayuda de unaforma rápida y fácil.

Obtener ayuda sobre Buscar un archivo.Para ello, sigue estos pasos:1. Haz clic en el botón Ayuda de la Barra de herramientas

Estándar.2. Escribe Buscar un archivo en el cuadro de texto del Ayu-

dante (véase Figura 6.6) y pulsa el botón Buscar. 3. En la zona ¿qué desea hacer? aparecerá el tema buscado.

Haz clic sobre él y se mostrará la ventana de Ayuda conel contenido del tema.

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Caso práctico

Fig. 6.6.Preguntandoal Ayudante.

Para acceder a un temapulsamos aquí

Escribimos una pregunta aquí

Contesta a las siguientes preguntas.a) ¿Qué es un procesador de textos?b) Nombra las funciones de un procesador de textos.c) ¿En qué consisten las funciones de impresión?d) ¿Qué diferencia ves entre las funciones de creación y las

de edición?e) Señala algunas funciones complementarias.f) Nombra los procesadores de texto más habituales.g) ¿Qué utilidad tiene la Barra de título?h) ¿Cuáles son los menús de la Barra de menús?i) ¿Por qué se dice que la Barra de menús es desplegable?j) ¿Qué color presenta una opción inactiva?k) Las opciones de los menús pueden venir seguidas por tres

puntos o por una flecha. ¿Qué significado tienen en cadacaso?

Contesta a las siguientes preguntas:a) ¿Cuál es la función de las Barras de herramientas? b) ¿Qué diferencia existe entre los botones de la Barra de

herramientas Estándar y los de la Barra de herramientasFormato?

c) Define qué son las pistas.d) ¿Qué significa que un botón sea de tipo interruptor?e) Si queremos activar una nueva barra de herramientas,

¿cómo se procedería?f) ¿Cuál es la función de la Regla?g) ¿Qué es al área del documento?h) ¿Cuál es la función de las Barras de desplazamiento?i) ¿Qué barra del área de trabajo nos da información sobre

la página del documento en el que nos encontramosescribiendo?

j) ¿Qué es el punto de inserción?

Realiza las siguientes operaciones:1. Desde el menú Inicio ejecuta Word y una vez en la ven-

tana de Word, sal del programa por uno de los cuatrométodos señalados.

2. Visualiza una barra de herramientas de Word y vuelve aocultarla después.

3. Siguiendo las indicaciones de esta unidad y utilizandouno de los caminos descritos busca ayuda sobre el tema«formas de obtener ayuda al trabajar». Lee con atenciónel contenido de la Ayuda.

4. Cierra la ventana de Ayuda y oculta el Ayudante.

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Ejercicios

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A. Introducir un texto

Al iniciar Word aparece un documento nuevo en blanco, con el nombreDocumento 1, en el que se puede empezar a escribir.

Si se introduce el texto a través del teclado, al escribir los caracteres seirán situando uno tras otro, de izquierda a derecha, en el lugar dondeestaba colocado el punto de inserción. Este punto de inserción avanza ala vez que se van introduciendo los caracteres. Cuando se llega al final dela línea no es necesario pulsar la tecla Enter para cambiar de línea porqueel procesador lo hará automáticamente. En cambio, sí se pulsará esta teclasi deseamos crear un nuevo párrafo.

En el momento en que nos encontramos al término de la hoja, el pro-grama se encarga de preparar una nueva página para continuar escri-biendo. Al comenzar un escrito, Word utiliza las opciones predetermina-das para el tamaño de la página, orientación, márgenes, tipo de fuente,etcétera. Estos valores pueden variarse en cualquier momento.

B. Abrir y cerrar documentos

Al terminar un escrito, el documento se cierra haciendo clic sobre el menúArchivo, Cerrar. Word nos avisará con esta pregunta: ¿Desea guardar loscambios efectuados en (nombre del documento)? Si contestamos afirma-tivamente, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, ya explicado en launidad relativa a Windows. Si contestamos negativamente, volvemos a laventana de Word. En este momento, si deseamos abrir un nuevo docu-mento pulsaremos sobre el menú Archivo y haremos clic en la opciónNuevo. Aparecerá en la parte derecha de la ventana el panel Nuevo docu-mento. A continuación haremos clic en la opción Documento en blancopara que se abra el nuevo documento.

C. Insertar y reemplazar texto

Al introducir texto, si el punto de inserción se sitúa entre letras o pala-bras ya escritas, las letras colocadas a la derecha se irán desplazando ydejarán sitio al nuevo texto. Si en lugar de moverse el texto va desapa-reciendo a medida que escribimos, significa que estamos en el modoSobreescritura.

Los modos de escritura son: Inserción y Sobreescritura. Se cambia de unoa otro, pulsando la tecla Insert.

Si tenemos ubicado el punto de inserción entre dos caracteres, la teclaRetroceso borra el carácter situado a la izquierda y Suprimir hace lomismo con el carácter que se encuentra a la derecha.

6. Procesadores de texto (I)6.2 Edición de textos

Edición de textos6.2

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Vamos a utilizar ahora los dos modos de escritura que Wordposee. Para ello, escribe la frase que aparece a continuacióny pulsa la tecla Insert.

EN WORD PODEMOS TENER VARIOS DOCUMENTOS ABIERTOS

Al pulsar la tecla Insert aparece en la Barra de estado SOB, queindica que está activado el modo Sobreescritura: .Utilizando el ratón, sitúa el punto de inserción a la izquierdade TENER.Escribe las palabras TRABAJAR CON y teclea un espacio.Observa que, a medida que vas insertando letras, van desa-pareciendo las situadas a la derecha del punto de inserción.Pulsa de nuevo la tecla Insert para desactivar el modoSobreescritura. Escribe ahora VARIOS y teclea otro espacio.

La frase debe quedar así:

EN WORD PODEMOS TRABAJAR CON VARIOS DOCUMENTOSABIERTOS

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Caso práctico

D. Movimientos del punto de inserción

Cuando elaboramos un documento, una de las operaciones más habitua-les que se realizan es la de mover el punto de inserción de un lugar a otrodel mismo. El movimiento del punto de inserción se puede realizarmediante los cursores, el ratón o mediante las teclas especiales.

Así, el lugar de localización del punto de inserción se puede modificar deeste modo:

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• Situando el ratón en el punto exacto donde queremos que aparezcael punto de inserción y pulsando el botón izquierdo.

Además de las teclas y las combinaciones de ellas que aparecen en la Tabla6.1 están los llamados cursores, cuya función es trasladar el punto deinserción a través del texto escrito o del área de trabajo ya utilizada, aun-que dichas zonas se encuentren en blanco. Los cursores están representa-dos en el teclado con flechas (Flecha arriba, Flecha abajo, Flecha izquierday Flecha derecha).

TECLAS DESPLAZAMIENTO TECLAS DESPLAZAMIENTO

Ctrl + A la izquierda de una palabra Ctrl + Re Pag Parte superior de la pantalla

Ctrl + A la derecha de una palabra Ctrl + Av Pag Parte inferior de la pantalla

Fin Final de línea Ctrl + Fin Final del documento

Inicio Principio de línea Ctrl + Inicio Principio del documento

Re Pag Página anterior F5 Ir a página especificada

Av Pag Página siguiente Mayús + F5 Anterior punto de inserción

• Pulsando las teclas que indica la Tabla 6.1.

Tabla 6.1. Teclas de desplazamiento del punto de inserción.

En este caso, llevamos el punto de inserción a una página, en concreto,a un gráfico, etc. Para ello, bastará con indicarlo en el cuadro de diálogoBuscar y reemplazar, visible en la Figura 6.7.

Si se desea ir a una página en concreto se seguirán las indicaciones quese detallan a continuación:1. Haz clic en el menú Edición y en la opción Ir a, con lo cual apa-

rece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir aabierta.

2. Selecciona la opción Página en caso de que no esté activada.3. Escribe el número de la página a la cual queremos trasladar el punto

de inserción en el cuadro de texto Número de la página.4. Haz clic en el botón Ir a y en el botón Cerrar.5. Como resultado, el punto de inserción aparece al principio de la

página especificada.

Abre el archivo «Comunicaciones en la empresa» del CD-ROMy sitúa el punto de inserción en los puntos que se señalanmediante el elemento que aparece entre paréntesis:a) Al principio del documento (el teclado).b) Al final del título (el ratón).c) Al final del primer párrafo (el ratón).d) Al comienzo del la última línea del primer párrafo (el

teclado).e) Al final de la última línea del primer párrafo (el teclado).f) Al principio del segundo párrafo (el ratón).g) Al final del documento (el teclado).h) Al comienzo del tercer párrafo (los cursores del teclado).i) Desplazamiento a la derecha de una palabra (el teclado).j) Desplazamiento a la izquierda de una palabra (el teclado).

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Caso práctico

E. Buscar, Reemplazar, Ir a

Otra forma de desplazar el punto de inserción es utilizando el comando Ira del menú Edición.

Fig. 6.7. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a abierta.

La ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar nos ofrecela posibilidad de encontrar una palabra o conjunto de ellas dentro deun documento para cambiarlas de formato, editarlas de nuevo, susti-tuirlas, etcétera.

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Para iniciar la búsqueda es necesario:1. Seleccionar un bloque de texto, si la búsqueda se quiere limitar al

mismo. En otro caso, Word rastreará todo el documento.2. Visualizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar abriendo el menú

Edición y haciendo clic sobre el comando Buscar, con lo cual apareceel cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar abierta.

3. Escribir la palabra o texto a buscar en el cuadro de texto Buscar.4. Si se desea dar a Word más indicaciones para la búsqueda, se pulsará

el botón Más. Aparecerán opciones como las siguientes: • Diferenciar entre mayúsculas y minúsculas, pulsando sobre la

casilla Coincidir mayúsculas minúsculas.• Buscar el texto tal como se ha escrito pulsando sobre Sólo Pala-

bras completas.• Indicar una dirección de búsqueda pulsando sobre la lista desple-

gable Buscar y seleccionando Todo, Hacia delante o Hacia atrás, sila búsqueda se realiza en todo el documento, desde la posición delpunto de inserción hacia delante o hacia atrás, respectivamente.

• Buscar caracteres especiales, pulsando el botón Especial.

5. Pulsar sobre el botón Buscar siguiente para que Word encuentre lo quele hemos indicado.

La ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar nos per-mite sustituir todas las apariciones de una palabra o conjunto de ellas porotra u otras (véase Figura 6.8).

Fig. 6.8. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar abierta.

Las pautas para cambiar una palabra por otra quedan explicadas en el Casopráctico 5 de esta misma unidad.

Abre el archivo Segmentacion del mercado del CD-ROM. Reemplazala palabra «división» por «segmentación» siguiendo estas indi-caciones:1. Situa el punto de inserción en cualquier lugar del texto, ya

que la revisión se va a realizar en todo él. En otro caso, cabríaseleccionar solamente la parte correspondiente.

2. Haz clic sobre la orden Reemplazar del menú Edición. Apareceel cuadro de diálogo que se puede ver en la Figura 6.8.

3. Escribe la palabra «división» que deseamos buscar en el cua-dro de texto Buscar.

4. Inserta la nueva palabra «segmentación» en el cuadro detexto Reemplazar con.

5. Haz clic en el botón Buscar siguiente para que comience labúsqueda.

Si Word encuentra la palabra, se detiene y podremos entoncesreemplazarla pulsando el botón Reemplazar. A continuación, sepulsa el botón Buscar siguiente para continuar el proceso. Sideseamos reemplazar todas las apariciones de la palabra, se haráclic en el botón Reemplazar todos. Para salir del cuadro de diá-logo pulsamos el botón Cancelar.

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Caso práctico

F. Seleccionar texto

Si el texto ya está escrito, debemos seleccionar las palabras o párrafosque nos interesan para después realizar alguna operación sobre él. Paraseleccionar una o más letras seguidas, se sitúa el puntero del ratón a laizquierda de la letra y se hace clic con el botón izquierdo del ratón man-teniéndolo pulsado. Se arrastra el ratón suavemente hacia la derecha ylas letras quedarán marcadas en vídeo inverso, es decir, se seleccionan.Si lo que deseamos seleccionar es una palabra completa, haremos dobleclic sobre ella.

Para seleccionar una línea completa, situamos el puntero del ratón a laizquierda de la línea y hacemos un clic cuando éste adopta forma de flecha.

Si lo que queremos seleccionar es el documento completo, se elegirá laopción Seleccionar todo del menú Edición, aunque también podemos hacerlo siguiente:• Con el punto de inserción colocado al inicio del escrito, pulsamos

Ctrl+5 (5 del teclado numérico de la derecha).• Mediante el ratón, dejando pulsado el botón izquierdo y arrastrando

desde el principio al final del texto.• Pulsando Ctrl+E.

Además de los procedimientos de selección de los textos descritos, tam-bién se puede seleccionar texto mediante las teclas y combinaciones deteclas de desplazamiento del punto de inserción vistas en la Tabla 6.1,manteniendo pulsada la tecla Mayús.

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G. El menú Edición

Como se puede deducir por su nombre, el menú Edición cuenta con opcionescuya finalidad es facilitar la edición de textos. Las operaciones que se pue-den realizar con el menú Edición son: borrar texto, seleccionar, buscar textoy reemplazarlo, deshacer y rehacer escritura, copiar, cortar, pegar, etcétera.

Algunas de estas opciones, como son Buscar, Ir a, Reemplazar y Seleccio-nar todo, ya se han tratado en las secciones anteriores. Las demás se vana desarrollar a continuación.

La opción Deshacer elimina la última operación realizada. Esta opcióntoma el nombre de la última operación que se ha ejecutado y lo añade ala palabra Deshacer. Ejemplo: si la última operación ha sido escribir, laopción tomará el nombre de Deshacer escritura. Hay operaciones que no sepueden deshacer, por ejemplo, Guardar. El comando Rehacer anula laacción Deshacer.

Estas opciones tienen botones de acceso directo en la Barra de herra-mientas Estándar. Se trata de los botones Deshacer y Rehacer. Las flechasde estos dos botones, esconden una gran lista desplegable de acciones.Mediante esta lista podemos indicar la acción que deseamos rehacer o des-hacer haciendo un clic sobre ella.

Las opciones Cortar, Copiar, Pegar y Pegado especial realizan operacionesde mover y copiar texto.

Para mover texto se seguirán estos pasos:1. Selecciona el texto que vas a mover.2. Haz clic sobre la opción Cortar del menú Edición.3. Situa el punto de inserción en el lugar donde quieras que aparezca

el texto.4. Haz clic en la opción Pegar del menú Edición.

El mismo procedimiento se utilizará para copiar texto, pero utilizando laorden Copiar en lugar de Cortar. Por su parte, la orden Pegado especialpega el texto con un formato específico.

Para copiar y mover texto, se suelen utilizar también los botones de laBarra de herramientas Estándar. Los pasos indicados para ello son los quese detallan a continuación:1. Selecciona, el texto a copiar o mover.2. Pulsa el botón Copiar: , si la operación a realizar es de copia.

Cuando se copia, el texto permanece en su lugar de origen.3. Pulsa el botón Cortar , si lo que quieres hacer es moverlo. Cuando

se mueve, el texto deja de estar en su posición inicial.4. Situa el punto de inserción en el sitio donde se pegará el texto selec-

cionado.5. Pulsar el botón Pegar: .

La opción Borrar elimina caracteres, palabras o texto. Si el punto de inser-ción está situado entre un carácter y otro, al hacer clic sobre la opciónBorrar se elimina el que está situado a la derecha del punto de inserción.

Para eliminar palabras o texto, el proceso es:1. Seleccionar la palabra o el texto.2. Hacer clic sobre la opción Borrar del menú Edición o pulsar la tecla

Supr.

H. Operaciones con el Portapapeles de Office

El Portapapeles es una herramienta de Office que nos permite reunir varioselementos para después pegarlos. El Portapapeles es de gran ayuda en lalabor de creación y edición de documentos ya que con él se pueden copiaro mover gráficos, hojas de cálculo, esquemas o listas de PowerPoint, blo-ques de texto, etc., y, posteriormente, reunirlos en un documento de Word.

El Portapapeles aparece en el área del Panel de tareas ejecutando la opciónPortapapeles de Office del menú Edición. Aparece, en la zona derecha delárea de trabajo, información sobre los elementos que contiene el Porta-papeles (véase Figura 6.9).

Fig. 6.9. Panel de tareas con el Portapapeles.

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En la Figura 6.9 están representados los elementos de ejemplo que se hancopiado al Portapapeles.Para copiar texto de una parte del documento a otra del mismo documentoo de otro diferente debemos:1. Abrir el Portapapeles.2. Seleccionar el texto que se va a copiar y pulsar el botón Copiar de la

Barra de herramientas Estándar. El texto aparece en el Panel detareas. Si fuesen varios textos, se repetirá la operación.

3. Situar el punto de inserción en la posición donde se desea copiar eltexto.

4. Si fuesen varios los elementos a copiar, se pulsará el botón Pegartodo: .

5. Si fuese sólo uno, en el panel de tareas Portapapeles se hará clic sobreel icono correspondiente al elemento que se desea pegar. En Word XPaparecen junto al icono las primeras palabras, si se trata de un texto.

6. Repetir el paso 5 si desean pegarse más elementos individuales.7. Para borrar todo el contenido del Portapapeles, hacer clic en el botón

Borrar todo: .

Todos los elementos acumulados en el Portapapeles disponen de dos opcio-nes: Pegar y Eliminar.

I. Modos de ver un documento

No siempre nos interesará tener a la vista todo el documento; a veces esconveniente que se visualice sólo el espacio reservado al texto, sin encabe-zados ni pies de página, o que sólo se muestre un esquema del documento.

Si abrimos el menú Ver podemos observar las opciones que permiten verel documento de distintas maneras:• Normal. Muestra una página simplificada en la que no se verán las

cabeceras, pies de página, límites de página, fondos, determinadosobjetos de dibujo e imágenes, o columnas. Es la opción predetermi-nada y el modo más cómodo de escribir un documento.

• Diseño de impresión. En él aparece la página en pantalla tal y comova a quedar impresa, incluidos los pies de página y los encabezados.También se muestran las columnas, los límites de página, los objetosde dibujo e imágenes, para poder realizar modificaciones.

• Esquema. Permite observar fácilmente la estructura del documentoy se puede mover, copiar y reorganizar el texto arrastrando los títu-los. Así mismo, es posible contraer un documento para ver sólo lostítulos principales o expandirlo para verlo completo.

• Mapa del documento. Muestra un panel con una lista de títulos deldocumento que se pueden utilizar para desplazarse rápidamente porél y conocer en todo momento su posición dentro del documento.

• Diseño Web. Nos muestra el aspecto que tendrá el documento en elExplorador Web predeterminado.

• Pantalla completa. Modo de ver en el que desaparecen todas la barrasy los menús, quedando más espacio para el documento. Si acercamos elcursor al borde superior de la pantalla o pulsamos la tecla Alt. Apare-ceran los menús. En la pantalla también aparece una pequeña ventanacon el botón Cerrar pantalla completa. Este botón nos permite volver almodo de visualización anterior.

Al seleccionar esta opción del menú Archivo aparece una ventana en laque se nos muestran varias páginas de un documento en tamaño reducidopara revisar su diseño y hacer los cambios necesarios antes de imprimir.

Esta modalidad de visualización posee una barra de herramientas propiacomo la que se puede ver en la Figura 6.10.

Abre el archivo Nociones de perspectiva del CD-ROM y da for-mato al documento utilizando lo aprendido en este epígrafe.Éstas son las indicaciones que debes seguir:1. Selecciona el primer párrafo y pulsa el botón Cortar de la

Barra de herramientas Estándar. 2. Sitúa el punto de inserción debajo del título: «Nociones

de perspectiva» y pulsa el botón Pegar.3. En la barra de herramientas del panel Portapapeles pulsa

el botón Borrar Portapapeles.El documento debe quedar así:

6

Caso práctico

NOCIONES DE PERSPECTIVA

Una mañana de 1909, Pablo Picasso pintaba el retrato de AmbroiseVollard, célebre vendedor de cuadros y amigo de la mayoría de los pin-tores famosos de la época.Picasso entornaba los ojos, buscando ángulos, cuadriláteros y cubos enel rostro de monsieur Vollard. Transcurría la época cubista del genialmalagueño. Descansemos un poco– dijo el artista, viendo el aspecto fatigado delmarchand.Vollard se levantó, caminó hacia la ventana y, mientras observaba elbullicio ciudadano, comentó: -Me estaba acordando del pobre Cézanne.

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Fig. 6.10. Barra de herramientas Vista preliminar.

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Pero cuando nos enfrentamos a la creación de un documento más extensoes habitual que éste se encuentre compuesto de varias partes con unascaracterísticas diferentes en cuanto a márgenes, estilos de letra, formasde párrafo, etcétera.

Para poder crear divisiones con distintos tipos de formatos en un docu-mento, Word nos proporciona una serie de herramientas a partir de laopción Salto del menú Insertar.

En la Figura 6.11 aparecen las opciones de saltos que se pueden incluir enun texto. Así, para insertar un salto de página es imprescindible:1. Situarse en la parte del texto donde queremos insertarlo.2. Abrir el cuadro de diálogo Salto.3. Hacer clic en el botón de opción Salto de página y pulsar el botón

Aceptar.

Un salto de página también puede hacerse situando el cursor en el puntocorrespondiente y pulsando la combinación de teclas Ctrl + Enter.

Estos saltos de página se ven en el modo Normal como una línea de pun-tos que ocupa la página de izquierda a derecha.

Para eliminar un salto de página se coloca el punto de inserción sobre lalínea Salto de página y se pulsa la tecla Enter.

En el cuadro de diálogo de la Figura 6.11, se marcará la opción Salto decolumna, si deseamos que el texto comience en la columna siguiente, o laopción Salto de ajuste de texto, si el propósito es que el texto termine lalínea actual y continúe en la primera línea en blanco que no contenga unaimagen, una tabla, etcétera.

Fig. 6.11. Cuadro de diálogo Salto.

Es posible crear un documento dividido en secciones con unas característicasdiferentes en cuanto a márgenes, estilos de letra, formas de párrafo, etcétera.

Para salir de la Vista preliminar se pulsará el botón Cerrar de la Barra deherramientas.

Si se desea aumentar la visión de una zona determinada del documento,se hace clic en el botón Aumentar con lo que el puntero del ratón adoptaforma de lupa y, a continuación, se hace clic en el lugar del documentoque deseamos cambiar de tamaño. Para volver a la vista anterior del docu-mento se vuelve a hacer clic sobre el documento.

Para visualizar sólo una página del documento se debe hacer clic en elbotón Una página.

Si se pulsa el botón Pantalla completa, desaparecen todos los elementosy aparece una barra llamada Pantalla completa con la opción Cerrar pan-talla completa, que utilizaremos para cerrar este modo de ver.

Pulsando el botón Reducir hasta ajustar, se reduce el número de páginasdel documento para evitar que una pequeña parte del mismo pase a otrapágina. Esto sólo es útil para documentos que tengan una página ymedia.

Por último, si se desea obtener ayuda de cualquier elemento de la ventanaVista preliminar, se pulsará el botón Ayuda sensible al contexto y se arras-trará hasta el lugar correspondiente, haciendo clic sobre el elementocorrespondiente.

Además de los modos de Ver anteriores, la opción Zoom nos va a permitirampliar o reducir la imagen que tenemos en la pantalla. En el cuadro dediálogo Zoom podemos ajustar el tamaño de la página pulsando sobre losdiferentes porcentajes.

Para cambiar el modo de Ver podemos utilizar también los siguientes botones:• Vista preliminar de la Barra de herramientas Estándar .• Zoom de la Barra de herramientas Estándar .• Vista normal , Diseño de impresión: , Vista esquema , y Vista

Web , todos ellos situados a la izquierda de la Barra de desplaza-miento horizontal.

Si se desea modificar la manera de visualizar un documento:• Con el documento abierto, abrimos el menú Ver y pulsamos sobre uno

de los modos que aparecen.• El procedimiento más rápido es pulsar en uno de los botones ante-

riores.

J. Saltos de página y de sección

Hasta ahora sabemos que Word establece de forma automática el paso deuna página a otra y el estilo que se aplica a todo el documento.

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Insertar secciones en un documento es dividir el documento en partes,cambiando en cada una de ellas el formato.

Las secciones están separadas por saltos de sección. Los tipos de secciónque podemos establecer con el cuadro de diálogo Salto son:• Página siguiente. Si deseamos que el texto de la nueva sección apa-

rezca en la página siguiente.• Continuo. En el caso de que la nueva sección comience en la página

actual, es decir, al término de la sección anterior.• Página par o Página impar. Si el texto de la nueva sección se mues-

tra en la siguiente página par o en la siguiente página impar.

Si se quiere insertar un salto de sección se puede efectuar esta secuenciade acción:1. Situa el punto de inserción.2. Haz clic en la opción Salto del menú Insertar.3. Marca uno de los tipos de sección.4. Pulsa el botón Aceptar.

Para trasladarnos de una sección a otra servirá la opción Ir a del menúEdición.

Los saltos de sección se ven en el modo Normal con una doble línea depuntos que aparece a lo largo de la pantalla, de izquierda a derecha.

En el caso de que fuera necesario eliminar la línea de salto de sección, sepulsará la tecla Supr una vez situados sobre ella. Cuando se borra una sec-ción también se elimina su formato; el texto contenido en la secciónborrada pasa a formar parte de la sección anterior, por tanto, toma su for-mato.

K. Configurar la página

Configurar una página es una de las operaciones más importantes den-tro de la edición. Consiste en establecer márgenes para el documento, ele-gir el tamaño del papel, indicar la orientación del texto en el papel, etcé-tera. Para ello, Word nos proporciona todas las herramientas necesarias apartir del menú Archivo, opción Configurar página.

Los márgenes son áreas que bordean la página y que el texto no ocupa. Sesuelen establecer antes de escribir el documento para poder ir viendocómo queda.

En la ficha Márgenes de la opción Configurar página del menú Archivo,podemos establecer la medida de cada uno de los márgenes: izquierdo,derecho, superior e inferior y, además, indicar un margen adicional paratrabajos que después serán encuadernados e indicar si este margen internose situará en la parte izquierda o superior de la página (véase Figura 6.12).


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Fig. 6.12. Cuadro de diálogo Configurar página.

Con el fin de establecer las medidas de los márgenes aparecen cuadros detexto en los que se pueden escribir los valores en centímetros para cadauno de ellos, o bien utilizar los botones de aumento y disminución. Amedida que vamos dando valores a los márgenes se pueden observar losresultados en la zona Vista previa. Los cambios introducidos se pueden apli-car a: Esta sección, Todo el documento o De aquí en adelante, seleccionandola opción que corresponda en la lista desplegable de la opción Aplicar a.

A la hora de establecer los márgenes superior e inferior hay que tener laprecaución de que sus medidas sean lo suficientemente grandes como paraque den cabida a los encabezados y pies de página, si los hay, y para elmargen de impresión. Por ejemplo, si el margen superior es de 2,5 cm,éstos estarán compartidos: 1,25 cm para el encabezado estándar y elresto, para el margen superior. Si al imprimir la página el encabezado apa-rece cortado es que hay que establecer un margen superior mayor.

Es posible establecer una orientación vertical u horizontal para las pági-nas, eligiendo la opción correspondiente en la zona Orientación, o elegirla forma en que se imprimirán dichas páginas abriendo la lista desplega-ble de la opción Varias páginas y haciendo clic en una de ellas.

Para colocar los márgenes a un documento habrá que:1. Abrir el cuadro de diálogo Configurar página y hacer clic sobre la ficha

Márgenes.2. Escribir o seleccionar los valores de los márgenes izquierdo, derecho,

superior e inferior.3. Especificar, si procede, un margen para la encuadernación, escri-

biendo o seleccionando su valor y estableciendo la posición del mar-gen interno.

4. Si se desea, también se puede cambiar la orientación de la página.5. Si la configuración va a afectar a varias páginas, se puede elegir el

modo en que se van a imprimir. Las opciones son: Normal, Márgenessimétricos, que permite modificar los márgenes cuando en una hoja

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de papel se imprime el texto por las dos caras; Dos páginas por hojay Libro plegado siendo posible, en este último caso, indicar el númerode hojas del folleto.

6. Tras estas operaciones, indicar si los márgenes especificados se hande aplicar a esta sección, a todo el documento o de aquí en adelante.

7. Por último, se pulsará el botón Aceptar.

También se pueden establecer márgenes utilizando las Reglas horizontal yvertical. Si los queremos establecer con una Regla, situamos el punterodel ratón sobre ella, en sus extremos, hasta que aparece una flecha dedoble punta y una pista con el nombre del margen (véase Figuras 6.13y 6.14); arrastramos vertical u horizontalmente la flecha según se tratede la regla vertical u horizontal, hasta que los márgenes se ajusten anuestras necesidades. Veremos que el texto va reflejando las modifica-ciones. Las medidas exactas de estos márgenes las podemos comprobaren Configurar página.

En la ficha Papel podemos elegir uno de los tamaños de papel normaliza-dos, dentro de la lista desplegable Tamaño del papel, y decidir el origendel papel, ya se trate de la primera página o de las demás, si la impresoradispone de varias bandejas.

Por último, cabe señalar que en la ficha Diseño existen opciones paraespecificar el lugar de comienzo de una nueva sección, establecer enca-bezados y pies de página diferentes en páginas pares o impares, indi-car si la alineación vertical estará centrada, superior o justificada, etc.Respecto a los encabezados y pies de página, se dedicará un epígrafemás adelante al hablar del Formato de documentos en esta misma uni-dad. Una vez elegidas las opciones correspondientes, se pulsará el botónAceptar.

Escribe en el área de trabajo de Word el documento siguientemediante las indicaciones que se proporcionan:1. Abre el menú Archivo.2. Selecciona la opción Configurar página y haz clic en la

ficha Márgenes.3. Establece los márgenes siguientes:

Izquierdo: 4 cm; Superior: 5 cmDerecho: 2 cm; Inferior: 3 cm

4. Pulsa el botón Aceptar.5. Escribe el texto siguiente y guárdalo con el nombre de

«Condiciones externas».

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Caso práctico

La mayor parte de las actividades que se desarrollan en el seno delas oficinas son tareas de tipo intelectual y requieren unas condicio-nes que favorezcan la concentración y el rendimiento, lo que habráque tener en cuenta en el momento de su acondicionamiento.En esta línea, deben favorecerse condiciones externas tales comoILUMINACIÓN, TEMPERATURA ADECUADA Y AMBIENTE APACIBLE.En cuanto a la distribución de los espacios lo habitual es que en lasoficinas haya ciertos despachos o dependencias aisladas.

L. Numeración de páginas

Si abrimos el menú Insertar y hacemos clic sobre Números de página pode-mos numerar las páginas de todo el documento. Si observamos la Figura6.16, en el cuadro de diálogo Números de página se eligen la posición dela numeración dentro de la página (parte superior o inferior) y la alinea-ción correspondiente (izquierda, centrada o derecha). También se puedeseleccionar, si la numeración comienza en la primera página, activando lacasilla Número en la primera página. El botón Formato, nos permite abrirotro cuadro de diálogo en el que es posible dar formato a los números,incluir un número de capítulo o empezar la numeración en un número depágina determinado.

Fig. 6.16. Cuadro de diálogo Números de página.

En el siguiente Caso práctico se describe el proceso necesario para la con-figuración de las páginas de un documento, su división en secciones y lanumeración de sus páginas.

Fig. 6.14. Fijando el margen derecho.Fig. 6.13. Fijando el margen izquierdo.

Fig. 6.15. FichaDiseño.

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En este ejercicio se va a establecer una determinada configura-ción de página, se practicarán los modos de ver y se insertaránnúmeros de página. Tendrás que seguir estas indicaciones:1. Abre el archivo Dirigirse a los clientes del CD-ROM.2. En el menú Archivo, selecciona la opción Configurar página y

establece estos márgenes: márgenes superior e inferior: 2,5cm; margen izquierdo: 3 cm; margen derecho: 2,3 cm. Pulsael botón Aceptar.

3. Sitúa el punto de inserción al principio de la segunda páginay establece nuevos márgenes: izquierdo, derecho, superior einferior a 2,5 cm.

4. Haz clic en Horizontal para dar una nueva orientación a lapágina. En Aplicar a, despliega la lista y elige De aquí en ade-lante.

5. Pulsa el botón Aceptar. Observa que las páginas que quedanpor debajo de la primera quedan apaisadas; mira la Barra deestado y observa que se ha agregado un salto de sección; yano estamos en la sección primera (a ésta pertenece sola-mente la primera página), sino que todo el texto apaisadocorresponde a la sección segunda.

6. Sitúa ahora el punto de inserción en la cuarta página, inme-diatamente antes del título «El proceso de venta». En el menú

Insertar, selecciona la opción Salto; haz clic sobre el botónPágina siguiente y clic en el botón Aceptar. Selecciona denuevo en el menú Archivo la opción Configurar página y esta-blece los márgenes superior e inferior: 3 cm; izquierdo y dere-cho: 2,7 cm.

7. Haz clic en Vertical para dar una nueva orientación a lapágina. En Aplicar a, despliega la lista y elige De aquí en ade-lante.

8. Pulsa el botón Aceptar. Observa que las páginas que quedanpor debajo de la cuarta quedan verticales; mira la Barra deestado y observa que ahora estamos en la sección 3.

9. Pulsa sobre el botón Vista preliminar de la Barra de herra-mientas Estándar. Selecciona el botón Varias páginas. Haz clicen el botón Cerrar.

10. Abre el menú Ver y pulsa sobre los restantes modos de verque conoces, o bien utiliza los botones del extremo izquierdode la Barra de desplazamiento horizontal.

11. Despliega el menú Insertar y selecciona opción Números depágina. Establece una alineación centrada en la zona inferiorde la página, numerada desde la primera página y con for-mato de números romanos. Pulsa sobre el botón Aceptar decada uno de los cuadros de diálogo.

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Caso práctico

M. Insertar fecha en un documento

Word dispone de un cuadro de diálogo que nos permite insertar la fechaen un documento, en la posición del punto de inserción. Si abrimos elmenú Insertar y hacemos clic sobre la opción Fecha y hora aparece el cua-dro de diálogo de la Figura 6.17.

Fig. 6.17. Cuadro de diálogo Fecha y hora.

La opción Formatos disponibles del cuadro de diálogo contiene una listade formatos de fecha y hora. Podemos optar por insertar la fecha como sifuera un texto normal o insertarla para que se actualice automáticamentecada vez que se abra el documento. Las operaciones que se deben realizar para insertar la fecha en un docu-mento son:1. Situar el punto de inserción en la posición donde se desea insertar

la fecha.2. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Fecha y hora.3. Dentro del cuadro de diálogo seleccionar un formato de fecha.4. Si se desea que la fecha cambie al abrir el documento activar la casi-

lla de verificación Actualizar automáticamente.5. En la lista desplegable Idioma seleccionar el idioma en el que se

insertará la fecha.6. Pulsar el botón Aceptar.

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N. Cambiar mayúsculas y minúsculas

Sobre un documento podemos cambiar parte del texto que está en mayús-culas por minúsculas, o viceversa, sin tener que escribirlo de nuevo. Paraello, el menú Formato incluye el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas.

Con el fin de pasar una frase escrita en minúsculas a mayúsculas debes:1. Localizar en el texto la frase que se desea cambiar y seleccionarla.2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Cambiar mayúsculas y

minúsculas.3. Aparece el cuadro de diálogo. Haz clic sobre la opción Mayúsculas.4. Pulsa el botón Aceptar.

En dicho cuadro de diálogo, además de las opciones Mayúsculas y Minús-culas están:• Tipo oración, que convierte en mayúsculas la primera letra de la pri-

mera palabra de cada frase.• Tipo título, cuyo efecto es dejar la primera letra en mayúsculas y el

resto en minúsculas.

Ñ. Trabajar con más de un documento

Con Word se puede trabajar con varios documentos a la vez, porque esposible tenerlos abiertos simultáneamente, aunque sólo uno de ellosestará activo. Para visualizar la ventana del documento en el cual estamostrabajando debemos:• Hacer clic sobre su icono en la Barra de tareas.• O bien pulsar clic en el menú Ventana y otro sobre el nombre del

documento que deseamos activar.

A veces se necesita tener visibles dos zonas diferentes de un documento;en este caso el proceso a seguir es el siguiente:1. Una vez abierto el documento haz clic en el menú Ventana.2. Selecciona la opción Dividir del menú Ventana. Aparecerá una línea

de división de izquierda a derecha de la pantalla con una doble fle-cha para arrastrar.

3. Al mover el puntero del ratón se desplazará la línea.4. Las dos zonas en que aparece dividida la pantalla se denominan

Paneles. En cada panel se muestra una parte distinta del documento. 5. Pulsa Enter. En cada panel de la ventana aparecerá una vista del

documento activo.

Contesta a las siguientes cuestiones:a) ¿Qué menú utilizamos para cerrar un documento existente

y abrir uno nuevo?b) ¿Podemos desplazarnos con los cursores del teclado sobre una

página en blanco de un documento? c) ¿Cuáles son los modos de escritura en Word?d) ¿En qué consiste el modo Sobreescritura? e) ¿Cómo se cambia del modo Sobreescritura al modo inserción?f) ¿Qué tecla usarías para suprimir una línea de texto ya

seleccionada?g) ¿Qué opción se usa para ir rápidamente a una determinada

página de un documento?h) ¿Cómo se pueden añadir botones a la Barra de herramientas

Estándar?i) En la edición de textos ¿qué utilidad tienen los botones

de la Barra de herramientas Estándar, Deshacer y Rehacer?

Abre un documento nuevo de Word y configura la página con lassiguientes condiciones:a) Establece un tamaño de papel de A4 (210 x 297 mm).b) Fija los márgenes con estas medidas:

• Superior: 3 cm.• Inferior: 2,5 cm.

• Izquierdo: 2 cm.• Derecho: 1,5 cm.• Encuadernación: 1 cm.

c) Establece una orientación vertical del papel.

Abre el archivo Dirigirse a los clientes del CD-ROM y realiza sobreél estas operaciones:1. Visualiza dos zonas diferentes del mismo documento simul-

táneamente. Divide la ventana del documento en dos partesiguales. A continuación, elimina la división.

2. Selecciona la opción Mapa del documento del menú Ver. Loca-liza el epígrafe Imagen personal del documento en el panelizquierdo y haz clic sobre él para que se muestre el contenidoen la zona derecha de la ventana de Word.

3. En una de las páginas del documento sitúate al final de unpárrafo. Inserta un salto de página.

4. Elige otra de las páginas del documento y sitúate al final deun párrafo. Inserta un salto de sección continuo.

5. Elimina el salto de página y el de sección establecidos ante-riormente.

6. Al final del documento inserta la fecha actual.7. Resalta en él las palabras que creas más importantes cam-

biándolas a mayúsculas.

6

5

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Ejercicios

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B. Fuentes

Denominamos Fuente, al tipo de letra con la que se escribe un documento.

En el cuadro de diálogo Fuente (véase Figura 6.19), que se abre al hacerclic sobre la opción Fuente del menú Formato, Word nos permite elegir eltipo de fuente, su estilo, su tamaño, color, estilo de subrayado, efectosdiversos, etc. A medida que elegimos opciones, podemos ver los resulta-dos en la zona Vista previa.

Fig. 6.19. Cuadro de diálogo Fuente.

El cuadro de diálogo Fuente tiene tres pestañas: Fuente, Espacio entrecaracteres y Efectos de texto. Al abrir el cuadro aparece seleccionada laficha Fuente.

En la opción Fuente existe una lista desplegable, donde se muestran todaslas fuentes disponibles. Para cambiar de tipo de fuente se hará clic sobreuna de las que aparece en la lista.

Así mismo, en las opciones Tamaño y Estilo de fuente, se muestran cua-dros de listas desplegables que presentan, respectivamente, los diferen-tes números relativos al tamaño de la fuente, y las opciones Normal, Cur-siva, Negrita, Negrita y Cursiva, relativas a los estilos de fuente. Paraseleccionar un tamaño o un estilo de fuente se hará clic sobre la opciónelegida.

En la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo se encuentra la opciónEfectos. Se utiliza para aplicar varios efectos al texto. Si se desea activaruno de ellos, se hace clic sobre su casilla de verificación. De igual manerase procederá para desactivarlo.

6. Procesadores de texto (I)6.3 Formato de documentos

Formato de documentos6.3

06155

A. El menú y la Barra de herramientas Formato

Para dar formato a un documento se suele escribir antes el texto. Elsiguiente paso es asignarle un determinado aspecto para que sea algo másque una simple consecución de palabras. Para ello, contamos con lasopciones del menú Formato y con la Barra de herramientas Formato.

El menú Formato presenta opciones que aportan herramientas para dar for-mato a los documentos, entre las que están: Fuente, Párrafo, Numeracióny viñetas, Bordes y sombreado, Columnas, Tabulaciones, Letra capital,Fondo, Estilo, etc. Todas ellas se examinarán en las secciones siguientes.

Algunas de las opciones del menú Formato también disponen de botonesde acceso directo en la Barra de herramientas Formato, como se puede veren la Figura 6.18. Además, con las combinaciones de teclas de la Tabla6.2, se pueden aplicar distintas opciones de formato.

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lo

Tam

año

Negr

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Alin

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quie

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Fig. 6.18. Botones de la Barra de herramientas Formato.

OPERACIÓN COMBINACIÓN DE TECLASNegrita Ctrl + N

Cursiva Ctrl + K

Subrayado Ctrl + S

Alinear a la izquierda Ctrl + Q

Centrar Ctrl + T

Alinear a la derecha Ctrl + D

Justificar Ctrl + J

Espacio simple Ctrl + 1

Espacio 1,5 Ctrl + 5

Espacio doble Ctrl + 2

Superíndice Ctrl + +

Subíndice Ctrl + =

Tabla 6.2. Combinaciones de teclas para aplicar formato al texto.

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Si se quiere aplicar un subrayado, se hará clic en la lista desplegable eti-quetada como Estilo de subrayado y, cuando aparezcan los distintos esti-los, se hará un clic sobre alguno de ellos.

Si hacemos clic en la ficha Espacio entre caracteres, podemos establecerla distancia de un carácter a otro; para ello, existen estas tres opciones:Normal, Expandido y Comprimido. Éstas se pueden combinar con la opciónPosición que hace referencia a la alineación horizontal del texto, siendoposible elegir entre posición Normal, Elevado y Disminuido. En todas ellas,la escala puede variar entre el 33 % y el 200 %.

Por otra parte, si hacemos clic en la ficha Efectos de texto, aparece unalista con animaciones para aplicarlas al texto, como en la Figura 6.20.

Fig. 6.20. Lista de animaciones.

En la Barra de herramientas Formato existen botones de acceso directo aalgunas de las opciones del menú Formato. Por ejemplo, para elegir un

tipo de fuente, cuando el texto aún no se ha escrito, hacemos clic en lalista desplegable situada a la derecha del botón Fuente y seleccionamosuna de ellas haciendo clic. Si el texto ya está escrito, se selecciona antesde elegir la fuente siguiendo el procedimiento anterior.

El botón Tamaño de fuente funciona de la misma forma. Si se desea elegirun estilo de fuente se hace un clic en los botones correspondientes:Negrita, Cursiva y Subrayado, teniendo en cuenta que no son excluyentes.El botón Color de fuente esconde diversas opciones bajo su lista desple-gable. Para cambiar estas opciones cuando el texto ya está escrito, se debeseleccionar éste antes de pulsar los botones correspondientes de la Barrade herramientas Formato .

En el caso de que se quiera quitar un formato aplicado con los botones dela Barra de herramientas Formato, se selecciona el párrafo o la palabra y se aplica otro formato, o bien, se hace clic sobre el botón Deshacer .

Cuando a la izquierda de los nombres de las fuentes aparece una doble Tmayúscula, esto significa que se trata de una fuente TrueType. La singula-ridad que presentan estas fuentes es que se imprimen exactamente igualque se ven en pantalla en cualquier tipo de impresora.

Un botón de la Barra de herramientas Estándar muy útil es el de Copiar for-mato . Con este botón, podemos copiar, por ejemplo, un estilo defuente que apliquemos con frecuencia, en vez de crearlo cada vez que senecesite.

Un ejemplo de la utilización del cuadro de diálogo Fuente es elejercicio siguiente. Se trata de escribir el nombre de los tipos deletra con un tamaño y unos efectos determinados, según seindica en cada línea. • Escribe sin formato alguno el texto, es decir, con el tamaño

y tipo de fuente predeterminados.• A continuación selecciona la primera línea y haz clic en el

comando Fuente del menú Formato.• En la lista Fuente busca con la Barra de desplazamiento Arial

y haz clic sobre ella.• En la lista correspondiente al Tamaño haz clic sobre el

tamaño 12.• En Estilo de fuente haz clic sobre Negrita y Cursiva.• Finalmente, en la opción de Efectos, activa la casilla Mayús-

culas.• Haz un último clic sobre el botón Aceptar.

Sigue este mismo procedimiento para el resto de las líneas delejercicio. El resultado es el siguiente:

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Caso práctico

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C. Párrafos

Un párrafo es un conjunto de líneas que constituyen unidades de infor-mación y que, además, pueden tener sus propias características de formato.

Los párrafos se separan de las demás líneas del texto mediante un saltode línea manual que se introduce cuando se pulsa la tecla Enter.

Una vez delimitado nuestro párrafo podemos pasar a establecer una seriede características especiales bien mediante la opción Párrafo del menú For-mato (véase Figura 6.21), o bien mediante los botones de la Barra de

herramientas Formato. Básicamente es posible modificar las siguientescaracterísticas en la presentación de un párrafo: Alineación, Sangría, Espa-ciado e Interlineado.

Alineación

Tenemos cuatro tipos de Alineación de un párrafo: Izquierda, Derecha,Centrada y Justificada.

Por ejemplo, si queremos alinear un texto al margen derecho realizaremoslas siguientes operaciones:1. Seleccionar el párrafo.2. Acceder a la opción Párrafo del menú Formato.3. Hacer clic sobre la lista desplegable .4. Seleccionar la opción Derecha.5. Hacer clic en el botón Aceptar.

Podemos ejecutar esto mismo seleccionando el párrafo y haciendo clicsobre el botón .

Si antes de escribir deseamos establecer una alineación, se debe hacerclic sobre el botón correspondiente para activar la función y, a continua-ción, escribir el párrafo.

Los botones de la Barra de herramientas Formato relativos a la alineaciónson excluyentes, es decir, sólo puede estar activado uno de ellos.Fig. 6.21. Cuadro de diálogo Párrafo.

Escribe las direcciones de ejemplo dando un formato de fuentesimilar al que aparece, alineaciones distintas y utilizando alter-nativamente el menú Formato y los botones de la Barra de herra-mientas. Para ello, realiza en cada ejercicio las acciones que seindican:

• Alineación izquierda1. Abre el menú Formato y selecciona la opción Párrafo. 2. En la opción de Alineación, elige Izquierda de la lista

desplegable y haz clic en Aceptar.3. Escribe las cuatro líneas de la dirección sin aplicar for-

mato.4. Selecciona la primera línea y haz clic sobre la opción

Fuente del menú Formato. 5. Elige el tipo de fuente Arial, tamaño 12, estilo Negrita y

Cursiva, efecto Mayúsculas y haz un clic en Aceptar.

6. Selecciona las restantes líneas del texto de la direccióny, en el cuadro de diálogo Fuente, elige el tipo Times NewRoman, tamaño 12, estilo Cursiva y desactiva la casillaMayúsculas. Haz clic en el botón Aceptar.

El resultado es:

• Alineación derecha1. Haz clic sobre el botón Alinear a la derecha de la Barra

de herramientas Formato y escribe la dirección sin apli-carle formato.

10

Caso práctico

DISTRIBUCIONES COMERCIALES RUÍZ, S. L.A la atención de D. Mariano VegaAvda. de los Manantiales, 2429640 FUENGIROLA (Málaga)

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06158

Sangría

Una sangría es una reducción de los límites del texto dentro de los márge-nes establecidos. Podemos establecer los siguientes tipos de sangría: dere-cha, izquierda y especiales (de primera línea y francesa).• Sangría de primera línea. Desplaza el texto de la primera línea del

párrafo hacia la derecha. • Sangría francesa. Mantiene la primera línea pegada al margen

izquierdo del documento y las demás líneas del párrafo con una san-gría izquierda.

• Sangría izquierda. Es el espacio que hay entre el margen izquierdodel documento y la parte izquierda del párrafo.

• Sangría derecha. Espacio que hay entre la parte derecha del párrafoy el margen derecho del documento.

Dentro del cuadro de diálogo Párrafo existe una opción para el tratamientode las sangrías. En la lista desplegable de sangría Especial, se encuentran las

sangrías Primera línea y Francesa. Para cambiar los valores preestablecidosde estas sangrías, pulsamos sobre las flechas que aumentan o disminuyen elvalor en centímetros de las mismas y activamos después el botón Aceptar.

Las sangrías también pueden establecerse con la Regla. Si observas conatención la regla horizontal, verás en el extremo izquierdo estos iconos: y en el extremo derecho el icono . Son los marcadores de sangrado, quese pueden observar en la Figura 6.22. Si te posicionas sobre ellos con el cur-sor del ratón, verás el nombre de cada una de las sangrías.

Fig. 6.22. Regla con los marcadores de sangrado.

Una vez que hemos establecido las sangrías podemos modificar su margen,con los botones Disminuir sangría: y Aumentar sangría: de la Barrade herramientas Formato.

2. Selecciona la primera línea y, en el cuadro de diálogoFuente, elige el tipo de fuente Times New Roman,tamaño 14, estilo Negrita. Haz clic en Aceptar.

3. Después, selecciona las restantes líneas de la dirección y enla Barra de herramientas Formato, elige el tipo de fuenteArial Narrow, tamaño 12, estilo Cursiva. Haz clic en Aceptar.

El resultado es:

• Alineación centrada1. Escribe la dirección sin formato de fuente ni alineación.2. Selecciona todas las líneas y haz clic en el botón Centrar

de la Barra de herramientas Formato. 3. Ahora selecciona la primera línea y establece el tipo de

letra Times New Roman, tamaño 14 y estilo Negrita conla Barra de herramientas Formato.

4. Elige las tres últimas líneas de la dirección y establece eltipo de fuente Arial Narrow, tamaño 12 y estilo Cursiva.

El resultado es:

• Alineación justificada1. Haz clic en el botón Justificar de la Barra de herramien-

tas Formato y escribe el párrafo siguiente.2. Selecciona el párrafo y establece el tipo de fuente Ver-

dana, tamaño 12 y estilo Cursiva con la Barra de herra-mientas Formato.

El resultado es:

NOTA: en esta opción de alineación justificada todas las líneas delescrito están alineadas junto al margen derecho; para ello, Word dis-tribuye el texto y los espacios entre palabras de manera automática.

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En este caso, todos los detalles sobrela mercancía solicitada y las condicio-nes de compra, van detalladas en undocumento anexo (pedido u orden depedido) y en la carta sólo haremosmención a ese documento.

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06159

Escribe los párrafos siguientes con sangrías e interlineados dife-rentes utilizando tanto el cuadro de diálogo Párrafo, como laRegla y la Barra de herramientas Formato. Para ello, sigue en cadaejercicio los pasos que se describen:• Sangría derecha e interlineado 1,5

1. En el cuadro de diálogo Párrafo elige una sangría derechade 4 cm.

2. Combina lo anterior con una alineación justificada paraque el margen derecho del texto quede igualado.

3. Establece un interlineado de 1,5 líneas. 4. Pulsa el botón Aceptar y escribe el párrafo siguiente con

el tipo de letra Verdana, tamaño 10 y estilo Normal.

El resultado es:

• Sangría izquierda e interlineado sencillo1. Abre el menú Formato y selecciona el comando Párrafo.2. Dentro de la zona de sangrías, elige una sangría izquierda

y cambia el valor que aparezca por el de 3 cm.3. En la opción de Interlineado establece Sencillo (1).4. Haz clic en Aceptar.5. En el cuadro de diálogo Fuente elige el tipo de fuente

Arial Narrow, tamaño 12 y estilo Cursiva. 6. Sobre la Barra de herramientas Formato, haz clic en el

botón Justificar.7. Pulsa el botón Aceptar y escribe el texto que aparece a

continuación.

11

Caso práctico

Espaciado

Cuando hablamos de espaciado con relación a un párrafo, nos estamosrefiriendo a la distancia que existe entre el párrafo actual y los demás: losespacios anterior y posterior.

Para dar un espacio anterior o posterior a un párrafo, Word incluye unaopción dentro del cuadro de diálogo Párrafo denominada Espaciado.

Para establecer un espacio anterior y posterior, o modificar el espaciadode un párrafo ya escrito, se hará lo siguiente:1. Situa el punto de inserción dentro del párrafo en el que deseamos

establecer el espaciado.2. Abre el cuadro de diálogo Párrafo.3. En la opción Espaciado haz clic sobre los botones de aumento y dis-

minución para establecer la medida del espaciado.

Interlineado

El interlineado es la distancia existente entre las líneas de un párrafo.Word incorpora una opción de interlineado que se encuentra en la fichaSangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo.

En la opción Interlineado se hará clic para desplegar la lista que encierralas opciones de: Sencillo, 1,5 líneas, Doble, Mínimo, Exacto y Múltiple. Alseleccionar una de ellas y pulsar Aceptar, se puede empezar a escribir eltexto. Si el texto ya estaba escrito debe seleccionarse antes de seguir lospasos anteriores.

Con el botón Interlineado de la Barra de herramientas Formato también pode-mos establecer las opciones de interlineado que se indican colocando elpunto de inserción dentro del párrafo, pulsando el botón Interlineado y selec-cionado el interlineado que deseemos en la lista desplegable que aparece.

La figura del empresario haevolucionado en el tiempo.En un primer momento, coin-cidían las figuras del empre-sario con la del propietariodel capital. En esta etapa, elempresario-propietario teníaun interés muy directo en laempresa, ya que las pérdidaso ganancias conseguidas,eran para sí mismo.

Con los cambios socialesproducidos, los directivoshan asumido las máximasfunciones en la empresa, yel empresario se ha conver-tido en un profesional quetoma las decisiones, plani-fica y dirige, mientras lapropiedad del capital perte-nece a los accionistas.

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06160

• Sangría francesa con la Regla e interlineado mínimo1. Escribe el párrafo siguiente sin formato y selecciónalo.2. Haz clic sobre el marcador de sangrado correspondiente

a la sangría francesa y arrástralo hacia la derechahasta el número 3 de la Regla.

3. Abre el cuadro de diálogo Párrafo, establece un interli-neado Mínimo y pulsa el botón Aceptar.

4. Establece con la Barra de herramientas Formato el tipode fuente Arial Narrow, tamaño 14 y estilo Cursiva.

5. En la Barra de herramientas Formato, haz clic en el botónJustificar.

El resultado es:

En la ficha Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Formato, Wordincorpora un sistema de gestión automática de párrafos para evitar queen los saltos de página queden líneas huérfanas y viudas.

Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que queda impresasola al final de una página. Una línea viuda es la última línea de unpárrafo que queda impresa sola al principio de una página. Activando laopción Control de líneas viudas y huérfanas se logra dicho control de formaautomática.

Existen otras posibilidades que nos permiten mantener varias líneas jun-tas, como son:

• La opción Conservar líneas juntas logra que las líneas de unmismo párrafo no se corten por un salto de página.

• La opción Conservar con el siguiente consigue mantener en lamisma página una línea de título con la línea siguiente.

• Si se activa la casilla Salto de página anterior se insertará unsalto de página antes de un párrafo.

D. Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones invisibles que se pueden establecer den-tro de los márgenes de una página para colocar y alinear un fragmento detexto en una determinada zona.

Microsoft Word establece unas tabulaciones predeterminadas de 1,25 cmque se pueden activar directamente pulsando la tecla de tabulación(TAB).

Si queremos establecer nuestras propias tabulaciones hemos de indicar aWord en qué zona de la hoja se van a colocar y qué características quere-mos que tengan.

Para poder insertar las tabulaciones que necesitemos en un determinadodocumento, accedemos al cuadro de diálogo Tabulaciones del menú For-mato (véase Figura 6.23 en la siguiente página) donde nos encontramoslas siguientes opciones:• Posición. Para indicar la distancia en centímetros del texto de la

marca de tabulación al margen izquierdo.• Predeterminadas. Si se desea fijar la medida de las tabulaciones pre-

determinadas.• Alineación. En esta opción podemos elegir las distintas alineaciones

del texto dentro de cada tabulación. Se puede optar por: AlineaciónIzquierda, Centrada, Derecha, Decimal o Barra.

• Relleno. Para rellenar de puntos, guiones, etc., el espacio entre lasmarcas de tabulación.

• Botones de opción: Fijar, Eliminar y Eliminar todas.

Puede decirse, respecto a la definiciónde empresario queempresa y empresarioson conceptos diferen-tes, a pesar de que seconfundan con ciertafrecuencia. Puedenactuar como empresa-rios tanto las personasfísicas como las perso-nas jurídicas. El empre-sario es la persona quedirige la empresa.

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Si hacemos clic sobre la regla, en el punto donde se quiera establecer unatabulación, aparecerá la tabulación izquierda, que es la predeterminada.Para cambiarla hacemos clic en el botón situado en el extremo superiorde la Regla vertical. Por cada clic que pulsemos sobre este botón apare-cerá una señal diferente de tabulación como las que aparecen en la Tabla6.3. A continuación hacemos clic sobre la Regla para establecer el lugarde la marca de tabulación.

Cuando ha aparecido una marca de tabulación sobre la Regla, la podemosdesplazar sobre ella, según nos convenga, haciendo clic sobre ella y arras-trándola.Si arrastramos la marca de tabulación fuera de la regla, en cualquier direc-ción, desaparece la marca de tabulación y todo vuelve a su posición anterior.En el caso de que deseemos cambiar la medida predeterminada de lastabulaciones, se utilizará el cuadro de texto Tabulaciones predetermina-das y se escribirá un nuevo valor o se establecerá utilizando los botonesde aumento y disminución.


06161

Fig. 6.23. Cuadro de diálogo Tabulaciones.

Otra forma de establecer las tabulaciones es mediante la Regla horizontal.

Tabla 6.3. Las distintas señales de marcas de tabulación.

Tabulación izquierda: Tabulación centrada:

Tabulación derecha: Tabulación decimal:

Establece mediante la Regla las tabulaciones necesarias para rea-lizar el siguiente ejercicio. Debes seguir estas indicaciones:1. Pulsa sobre el botón que indica el tipo de tabulación hasta

que aparezca la señal de la tabulación derecha, que es la quese va a utilizar para la primera columna.

2. Haz clic sobre la Regla para fijarla.3. Realiza el mismo procedimiento para la segunda columna

pero ahora fijando una tabulación centrada.4. En la tercera y cuarta columnas se establecerán tabulaciones

de tipo Derecha.

El resultado es:

Realiza el siguiente ejercicio utilizando el cuadro de diálogo Tabu-laciones. Sigue las indicaciones que se exponen a continuación:1. Abre el menú Formato y haz clic en la opción Tabulaciones.2. Elimina las tabulaciones que puedan estar fijadas con ante-

rioridad, haciendo clic sobre el botón Eliminar todas. 3. Establece ahora tabulaciones cada 4 cm, teniendo en cuenta

que la primera está a 2 cm del margen izquierdo y la segunda,por tanto, estará a 6 cm del margen izquierdo, la tercera a los10 cm y la cuarta a los 14 cm. Tienen distintas alineaciones.

4. Fija las tabulaciones una a una haciendo clic en el botón Fijar.5. Para terminar haz clic en el botón Aceptar.

El ejercicio debe quedar así:

1312

Casos prácticos

UNIDADES ARTÍCULOPRECIO

UNITARIOIMPORTE

10 Cajas de CD–ROM 5,80 € 58,00 €

5 Impresoras láser 320,00 € 1 600,00 €

10 Agendas electrónicas 35,50 € 3550,5,00 €

UNIDADESTIPO DE

MÁQUINAPRECIO

UNITARIOPRECIOANUAL

5 Manual 1 500 7 500

12 Eléctrica 3 100 37 200

8 Electrónica 12 000 45 000

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E. Numeración y viñetas

Word pone a nuestra disposición una serie de órdenes que nos permitenmejorar la presentación de los documentos en los que aparecen listas oesquemas numerados. Estas órdenes las podemos encontrar en la opciónNumeración y viñetas del menú Formato (véase Figura 6.24).

Entre las opciones que presenta dicho cuadro de diálogo se destacan lassiguientes fichas:• Viñetas. Lista en la que los apartados se indican con símbolos.• Números. Para elaborar el esquema según una lista numérica.• Esquema numerado. Es un esquema más complejo en el que los dis-

tintos niveles se marcan con números, letras o símbolos diferentes. • Estilos de lista. En este caso, es posible seleccionar uno de los esti-

los de lista existentes o agregar uno propio.

En el cuadro de diálogo Numeración y viñetas aparece preseleccionada laficha Viñetas, tal como puede verse en la Figura 6.24. Dentro de esta fichaaparece preseleccionada la opción Ninguno.

Para establecer una viñeta antes de escribir el texto:1. Situa el punto de inserción en la posición donde queremos que apa-

rezca la viñeta.2. Abre el cuadro de diálogo Numeración y viñetas.3. Haz clic en una de las viñetas y se pulsa el botón Aceptar.

Si el texto ya estaba escrito, debe seleccionarse antes de acudir al cuadrode diálogo.

Mediante este cuadro de diálogo Numeración y viñetas podemos estable-cer una viñeta personalizada para una lista, siguiendo estos pasos:1. Haz doble clic sobre una viñeta y se activará el botón Personalizar.2. Pulsa sobre el botón Personalizar y aparecerá el cuadro de diálogo

Personalizar lista con viñetas, que se puede ver en la Figura 6.25.3. Pulsa el botón Carácter y se mostrará el cuadro de diálogo Símbolo. 4. Selecciona un tipo de letra, haz clic en un símbolo y pulsa el botón

Aceptar.

5. En lugar de la viñeta seleccionada en el punto 1, aparecerá la viñetapersonalizada.

En las opciones Posición de la viñeta y Posición del texto podemos estable-cer la distancia de la viñeta y del texto al margen izquierdo pulsando sobrelas flechas de aumento y disminución. Los resultados se pueden ir com-probando en la parte de Vista previa; se pulsará el botón Aceptar, cuandologremos el efecto deseado.

Éstas son las operaciones que se llevan a cabo para realizar una lista conviñetas con las opciones predeterminadas:1. Coloca el punto de inserción en el lugar donde quieres que aparezca

la lista.2. Haz clic en el botón Viñetas de la Barra de herramientas Formato .3. Escribe la lista pulsando la tecla Enter cada vez que se termina una

línea. 4. Para desactivar el botón de la Barra de herramientas, haz clic sobre

él o pulsar dos veces Enter.

Si en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas seleccionamos la fichaNúmeros, podremos realizar una lista numerada aplicando uno de los for-matos que aparecen. Para ello, se sitúa correctamente el punto de inser-ción, se abre el cuadro de diálogo, se pulsa la ficha Números, haciendo clicsobre uno de los formatos y se pulsa el botón Aceptar o la tecla Enter.

Al igual que las viñetas, las listas numeradas se pueden personalizar.

Para hacer una lista numerada con las opciones predeterminadas, se siguenlos mismos pasos que si la lista fuese con viñetas, pero utilizando el botónNumeración de la Barra de herramientas Formato .

Si en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas seleccionamos la fichaEsquema numerado, podemos realizar una lista con varios niveles.

Si el texto ya estuviese escrito, como ya se ha mencionado anteriormente,se deberá seleccionar antes de aplicar el procedimiento anterior.

Fig. 6.24. Cuadro dediálogo Numeración yviñetas.

Fig. 6.25. Cuadro de diálogo Personalizar lista con viñetas.

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NOTA: Word reconoce el formato de viñetas y activa la opción automá-ticamente cuando, en ocasiones, comenzamos a escribir una lista pre-cedida de algún signo como por ejemplo, un «asterisco» o de un«guión».

También se activa automáticamente la opción Viñetas al terminar de escri-bir el primer elemento de la lista y pulsar Enter.

Para desactivar la opción se debe pulsar Enter de nuevo.

Realiza el siguiente esquema, utilizando las fichas Números y viñetas, del cuadro de diálogo Numeración y viñetas:1. Escribe la primera línea del texto que está sin numerar

y pulsa Enter dos veces.2. Abre el menú Formato, haz clic en Numeración y viñetas y haz

otro clic en la ficha Números. Selecciona el formato adecuadoy pulsa el botón Personalizar.

3. En la opción Estilo de número, elige 1, 2, 3…4. En la opción Posición del número, establece una alineación de

0 cm; en la opción Posición del texto, establece una sangríade 0,6 cm y tabulación después de 0,7 cm. En la opción Ini-ciar en, escribe un 1 si no aparece. Pulsa Aceptar.

5. Escribe los dos primeros puntos del esquema y pulsa Enter.6. Haz clic en el menú Formato, comando Numeración y viñetas

y cuando aparezca el cuadro de diálogo haz clic en la fichaViñetas.

7. Selecciona uno de los formatos de viñeta y pulsa el botón Per-sonalizar.

8. Haz clic sobre la viñeta , y, si no está visible, búscala conel botón Carácter. Al hacer clic sobre este botón, aparecerá elcuadro de diálogo Símbolo. Localiza el símbolo en la fuenteWingdings y pulsa Aceptar para volver al cuadro de diálogoPersonalizar lista con viñetas. En la opción Posición de laviñeta, establece una sangría de 2 cm; en la opción Posicióndel texto, establece otra sangría de 2,6 cm y tabulación des-pués de 2,7 cm. Pulsa Aceptar.

9. Escribe las tres líneas de la lista con viñetas y pulsa Enter.10. Abre de nuevo el cuadro de diálogo Numeración y viñetas

y haz clic en la ficha Números.11. Pulsa sobre el mismo formato que utilizamos anteriormente

y haz clic en el botón Personalizar.12. Establece las siguientes condiciones: escribe el número 3

en la opción Iniciar en; indica una alineación de 0 centíme-tros y Posición del texto con sangría de 0,6 centímetros y tabu-lación después de 0,7 centímetros. Pulsa en Aceptar.

13. Escribe los puntos tercero y cuarto de la lista numerada.


◊

14

Realiza el siguiente esquema con tres niveles diferentes con lasindicaciones que te proporcionamos. Después de seleccionar laficha Esquema numerado del cuadro de diálogo Numeración y viñe-tas, pulsa sobre el formato adecuado y escribe el primer nivel delesquema (la frase en mayúsculas).

1. Al pulsar Enter, aparece el segundo punto del primer nivel: (2.).Entonces pulsamos la tecla Tabulación y pasamos al primerpunto del segundo nivel (1.1).

15

Caso práctico

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2. Cuando pulsamos Enter, se muestra el segundo punto delsegundo nivel (1.2). Si ahora pulsamos Tab, nos situaremos en el primer punto del tercer nivel (1.1.1.). Lo completamosy, cuando aparezca 1.1.4., pulsamos la combinación de teclasMayúsculas + Tab para pasar al nivel dos.

3. Escribimos el segundo punto del segundo nivel y, en elmomento en que se muestre (1.3), pulsamos Tab para bajarde nuevo al nivel tres.

4. Termina el esquema pulsando Enter.


F. Bordes y sombreado

En múltiples ocasiones una vez formateado nuestro texto queremos darleun aspecto diferente, poniendo un determinado fondo o enmarcando sucontenido.

Para resaltar cuadros, ya contengan texto o no, haremos clic sobre laopción Bordes y sombreado del menú Formato. Se muestra entonces el cua-dro de diálogo Bordes y sombreado, como se puede ver en la Figura 6.26.Este cuadro dispone de tres fichas, Bordes, Borde de página y Sombreado.

Al abrir el cuadro de diálogo aparece seleccionada la ficha Bordes.• En la opción Valor, se elige el formato de borde que se prefiera: en

forma de cuadro, con sombra, en tres dimensiones, ninguno o perso-nalizado.

• En la opción Estilo, se puede escoger uno de los estilos de línea quese incluyen en la lista.

• Mediante la opción Color se puede seleccionar un color para el borde,de los que aparecen al desplegar la lista.

• Finalmente, en la opción Ancho, se puede establecer un ancho parala línea del borde, desplegando la lista y haciendo clic sobre uno delos formatos.

En Vista previa se muestran los resultados de las opciones que hemos ele-gido. Esta área dispone de cuatro botones. Al hacer clic sobre uno deellos, se activa la línea correspondiente: superior, inferior, izquierda oderecha. Estos botones no son excluyentes y se activan y desactivan conun clic.

La ficha Borde de página nos servirá para aplicar un marco a todo el docu-mento, a la sección actual, a la primera página o a toda la sección menosla primera página. Estas opciones están disponibles en la lista desplega-ble Aplicar a.

Para aplicar un borde a una página:1. Coloca el punto de inserción en la página correspondiente, ya tenga

texto escrito o no.2. Abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado y haz clic sobre la

ficha Borde de página. Fig. 6.26. Cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

NOTA: al igual que sucede con las listas de viñetas, las numeradastambién se activan automáticamente cuando escribimos el primer ele-mento de la lista precedido del número uno y pulsamos Enter. Wordactiva el botón Numeración de la Barra de herramientas Formato. Paradesactivarlo, se pulsa Enter de nuevo.

Para aumentar o disminuir el nivel, también se pueden utilizar losbotones Aumentar sangría y Disminuir sangría de la Barra de herra-mientas Formato.

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3. Elige un formato de borde, un estilo, color y ancho de línea o bienselecciona un borde artístico desplegando la lista de Arte y haciendoclic en uno de ellos.

4. Pulsa Aceptar.

La ficha Sombreado nos permite sombrear párrafos. Podemos poner bordesy sombreado a los párrafos, combinando las dos fichas.

También se pueden colocar un borde y un sombreado a un párrafo utili-zando los botones Borde exterior y Resaltar de la Barra de herramientas For-mato. Para ello, realizaremos las siguientes operaciones:• Para aplicar un borde:

1. Una vez escrito el párrafo se coloca el punto de inserción dentrodel mismo o se selecciona.

2. Se hace clic en la lista desplegable del botón Borde exterior dela Barra de herramientas Formato y se elige un formato de borde.

3. Para eliminar el borde y desactivar el botón, se abre de nuevo lalista desplegable del botón Borde exterior y se elige el formatoSin borde.

• Para aplicar un sombreado:1. Se hace clic en la lista desplegable del botón Resaltar de la

Barra de herramientas y se elige un color de sombreado. El pun-tero del ratón tomará la forma de una brocha.

2. Arrastrarla con el ratón sobre el párrafo que deseamos resaltar.3. Si se desea eliminar el sombreado, se seleccionará la zona afec-

tada, se hace un clic sobre la lista desplegable del botón Resal-tar y se indicará Ninguno.

Para desactivar el relleno,se hace clic aquí.

Para ver más colores,se hace clic aquí

Para elegir un estilo de trama, haz clic aquí

Fig. 6.27. Ficha Sombreado del cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

Al siguiente párrafo colócale un borde con estilo de tres líneas degrosor 3 puntos, con más grosor en la línea del centro y un som-breado en color gris al 15%. Para ello:1. Escribe el párrafo y coloca el punto de inserción en cualquier

lugar del mismo.2. Abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado.3. En la ficha Bordes, haz clic sobre el valor Cuadro.4. Utiliza la Barra de desplazamiento de la opción Estilo para

buscar el correspondiente estilo de tres líneas y, cuando loencuentres, haz clic sobre él.

5. Elige, si no lo están, el color automático y un grueso de líneade 3 puntos.

6. Abre ahora la ficha Sombreado y en la opción Tramas, haz clicsobre Gris 15 %.

7. Pulsa el botón Aceptar.


16

Caso práctico

G. Letra capital

En más de una ocasión hemos visto libros y trabajos cuya primera letra decada capítulo sobresale notablemente: es la letra capital. Si deseamos apli-car este formato a nuestro documento, podemos utilizar las herramientas queWord pone a nuestro alcance en la opción Letra capital del menú Formato.

Al hacer clic sobre esta opción aparece el cuadro de diálogo Letra capi-tal, con el que podemos establecer todas las opciones deseadas (véaseFigura 6.28 en la siguiente página).

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El procedimiento que hay que realizar se explica en el siguiente Casopráctico.

Para convertir una letra capital en letra normal se hace clic sobre la letracapital para seleccionarla, se abre el cuadro de diálogo Letra capital y seelige la posición Ninguna. Al pulsar el botón Aceptar o la tecla Enter, vol-vemos al texto y la letra capital se ha convertido en normal.

Para modificar las opciones de una letra capital ya escrita se seleccionaésta y se modifican los valores en el cuadro de diálogo Letra capital. Alpulsar la tecla Enter o el botón Aceptar, podemos ver que las modifica-ciones se han realizado correctamente.

H. Estilos

Un estilo es un conjunto de opciones de formato que son susceptibles deser aplicados al texto de un documento para cambiar su apariencia de unamanera rápida. Si aplicamos un estilo estamos aplicando de una sola vezun grupo completo de características de formato. Ejemplo: tipo de fuente,tamaño, alineación, etc.; de esta manera podemos estar seguros de quelas diversas partes de nuestro documento siempre tendrán el mismoaspecto.

Word tiene una serie de estilos prediseñados para las tareas más signifi-cativas, que podremos modificar, incluso podemos crear otros nuevos paratareas particulares.

Los estilos se identifican y quedan guardados con un nombre, de formaque luego se puedan aplicar sobre otros documentos.Al iniciar Microsoft Word, el nuevo documento en blanco utiliza el estiloNormal, que es el estilo base. Podemos ver los estilos creados por Wordejecutando la orden Estilos y formato del menú Formato. Si en el Panel detareas que aparece (véase Figura 6.29) seleccionamos en la opción Todoslos estilos en la lista desplegable Mostrar, podremos observar el conjuntode estilos que podemos aplicar al texto seleccionado.

Hay que distinguir entre:• Estilos de carácter: Se utili-

zan para formatear caracteresaislados, bloques de texto,etc. Estos estilos sólo afectanal texto seleccionado en unpárrafo, como la fuente, losformatos en negrita y cursiva,etc. Son apropiados pararesaltar nombres, frases, refe-rencias, etcétera.

• Estilos de párrafo: Controlantodos los aspectos de la apa-riencia global del párrafo,como la alineación del texto,las tabulaciones, el interline-ado, los bordes, etc. Al acti-varlos se da formato automá-ticamente al párrafo en el quetenemos situado el cursor. Elestilo abarcará todo el párrafoactual.

Escribe el párrafo que le presentamos a continuaciónsiguiendo estas pautas:1. Una vez escrito el párrafo sitúa el punto de inserción

dentro del mismo y abre el cuadro de diálogo Letra capi-tal ejecutando la orden Letra capital del menú Formato.Haz clic en la posición En texto. En la zona Líneas queocupa establece 3 pulsando sobre los botones deaumento y disminución.

2. Como distancia desde el texto, establece 0 cm. Pulsa elbotón Aceptar.

17

Caso práctico

Fig. 6.28. Cuadro de diálogo Letra capital.

Fig. 6.29. Panel de tareas Estilos y formato.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 166


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Para establecer un estilo prediseñado a un texto ya escrito, utilizando elPanel de tareas Estilos y formato, serán útiles estas indicaciones:1. Situar el cursor en cualquier punto del párrafo, si hay uno solo, o se

seleccionan todos los párrafos, si son varios.2. Hacer clic en la opción Estilos y formato del menú Formato. Se mues-

tra entonces el Panel de tareas Estilos y formato.3. Seleccionar el estilo que deseamos aplicar de los que aparecen en el

Panel de tareas, en la zona Elija el formato que desea aplicar.4. El estilo se aplica automáticamente.

Para establecer un estilo con la lista desplegable Estilo de la Barra deherramientas Formato: , se hará lo siguiente: 1. Situar el cursor en cualquier punto del párrafo, si hay uno solo, o se

seleccionan todos los párrafos, si hay varios.2. Abrir la lista desplegable Estilo de la Barra de herramientas Formato.3. Hacer clic sobre uno de los estilos.

Una vez que se ha dado formato al documento, se puede modificar su aspectorápidamente utilizando la Galería de estilos. La Galería de estilos es un con-junto de plantillas de documentos de uso habitual con distintos formatos. Alcuadro de diálogo Galería de estilos (véase Figura 6.30), se accede a travésde la opción Tema del menú Formato y pulsando el botón Galería de estilos.

A la izquierda, aparece una lista de plantillas; a la derecha, la vista pre-via. En la parte inferior izquierda están las opciones de Vista previa. Si loque deseamos ver es el documento activo tal y como aparecerá con losestilos de la plantilla seleccionada, se activará la opción Documento de lazona Vista previa. Si el documento no tiene muchos estilos de Word inte-grados, puede que no se aprecien muchas diferencias de formato.

La opción Ejemplo presenta un documento de muestra, al que se ha apli-cado formato con los estilos de la plantilla seleccionada.

Con la opción Modelos, se muestra una lista de los estilos utilizados en laplantilla seleccionada y ejemplos de los formatos de estilo.

Para aplicar un estilo de la Galería de estilos a un documento ya escrito:1. Escribe el documento, selecciónalo y abre el cuadro de diálogo Gale-

ría de estilos.2. Elige una de las plantillas y hacer clic sobre ella.3. Pulsa el botón Aceptar.

Por nuestras necesidades particulares, a veces necesitaremos crear nues-tro propio estilo. La forma más rápida para crearlo es dar formato a unpárrafo, seleccionarlo y, a continuación, basar el nuevo estilo en el for-mato y en las demás propiedades aplicadas al texto seleccionado. Todo ellose realiza mediante estas operaciones:1. Selecciona el texto que contiene el formato que deseamos utilizar

para el estilo.2. Haz clic dentro de la lista desplegable Estilo de la Barra de herra-

mientas Formato.3. Escribe el nombre del nuevo estilo y pulsa Enter.

Como resultado, nuestro estilo se ha añadido a los existentes. Otra manerade crear nuestro propio estilo es utilizar el cuadro de diálogo Nuevo.

Aplica un estilo de párrafo siguiendo los pasos que se detallan:1. Abre el archivo Función comercial del CD-ROM.2. Selecciona todos los párrafos.3. En el Panel de tareas, busca con la Barra de desplazamiento

el estilo Sangría 3 de t. independiente y haz clic sobre él.4. Pulsa el botón Aplicar.

Crea un estilo nuevo y agrégalo a la plantilla para que estédisponible en cualquier momento. Sigue estas indicaciones:1. Haz clic en la opción Estilos y formato del menú Formato y

en el Panel de tareas Estilos y formato haz otro clic sobre elbotón Nuevo. Se muestra el cuadro de diálogo Nuevo.

2. Escribe como nombre al nuevo estilo Primavera1 y, comoTipo de estilo, elige Párrafo. Este nuevo estilo no estábasado en ninguno conocido, por tanto, selecciona (sinestilo) en la lista desplegable Estilo basado en.

3. Abre la lista desplegable correspondiente al tipo defuente y haz clic sobre Verdana. De igual manera, eligetamaño de fuente 12 y color Anaranjado.

4. Haz clic sobre el botón Formato y selecciona la opciónPárrafo. Establece una Alineación izquierda, sangríaizquierda de 1 cm, sangría derecha de 0,5 cm y un Inter-lineado de 1,5. Pulsa el botón Aceptar.

5. Activa la casilla de verificación Agregar a la plantilla ypulsa el botón Aceptar. Observa que el nuevo estilo creadoaparece en la lista de estilos disponibles.

19

18

Caso práctico

Fig. 6.31. Cuadro de diálogo Galería de estilos.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 167


06168

I. Inserción de símbolos y caracteres especiales

Se puede utilizar la orden Símbolo del menú Insertar para insertar en eltexto distintos símbolos y caracteres especiales que no se encuentren enel teclado. El carácter aparece en el lugar donde esté situado el punto deinserción dentro del documento, del mismo modo que si se hubiese escritocon el teclado. En Figura 6.32 se puede ver el cuadro de diálogo Símbolo.

En la lista desplegable Fuente se elige la fuente de la cual queremos obte-ner el símbolo o carácter especial. Así, en el botón Teclas, podemos per-sonalizar el teclado, es decir, asignar los símbolos y caracteres a determi-nadas teclas. Si se pulsa la ficha Caracteres especiales, Word mostrarácaracteres adicionales muy útiles, que se pueden emplear, por ejemplo, enla redacción de cartas, documentos, etcétera.

J. Encabezados y pies de página

El encabezado y el pie de página se repiten en la parte superior e inferiorde las páginas de un documento y su contenido se pueden formatear avoluntad. Se emplean para resaltar, orientar o dar información a cerca delcontenido del texto escrito. Los encabezados y pies están comprendidosentre los márgenes, se pueden colocar en todas las páginas del documentoo sólo en algunas. Pueden contener texto, gráficos, fechas, números depágina, etcétera.

Para trabajar con encabezados y pies de página se utiliza la opción Enca-bezado y pie de página del menú Ver. Al pulsar sobre esta opción aparecela Barra de herramientas Encabezado y pie de página (véase Figura 6.33).

Sigue estos pasos para insertar símbolos:1. Haz clic sobre el botón Tamaño de fuente de la Barra de herra-

mientas Formato y establece el tamaño 14.2. Abre el menú Insertar y haz un clic sobre la opción Símbolo.3. En la lista desplegable Fuente elige un tipo de fuente.4. Haz clic sobre uno de los símbolos y pulsa el botón Insertar.

Introduce los veinte símbolos o caracteres especiales que más

te gusten y que no puedas encontrar en el teclado; si es nece-sario utiliza varios tipos de fuente.

5. Ahora escribe las siguientes frases insertando los símboloscorrespondientes (tipo de fuente Wingdings, tamaño 14) ysiguiendo los pasos descritos anteriormente.

El ejercicio podría quedar así:

20

Caso práctico

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de pá

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texto

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Cambia

r ent

re

enca

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do y

pie

Fig. 6.33. Barra de herramientas Encabezado y pie de página.

Fig. 6.32. Cuadro de diálogo Símbolo.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 168


06169

La operación que realiza cada uno de los botones es la siguiente:• Insertar Autotexto permite insertar una de estas opciones, que se

visualizan al desplegar la lista que contiene el botón: Autor, Fechade creación, Fecha de impresión, Guardado por, Nombre de archivo,etcétera.

• Insertar número de página incluye el número de la página actual.• Insertar número de páginas introduce el número total de páginas que

hay en el documento.• Formato del número de página accede al cuadro de diálogo Formato

de los números de página.• Insertar fecha escribe la fecha actual.• Insertar hora escribe la hora actual.• Configurar página da paso al cuadro de diálogo Configurar página.• Mostrar u ocultar texto del documento permite mostrar u ocultar el

texto cuando se está editando la cabecera o pie de la página.• Igual que el anterior permite duplicar un encabezado o pie de página

anterior.• Cambiar entre cabecera y pie se utiliza cuando se quiere pasar del

encabezado al pie de página y viceversa.• Mostrar el anterior permite pasar al encabezado o pie de la página

anterior.• Mostrar el siguiente tiene la misma utilidad que Mostrar el anterior

pero lo hace con la página siguiente.• Cerrar se utiliza para volver al documento.

Si se desea crear encabezados y pies de página, el procedimiento que sedebe seguir es:1. Si el documento está abierto, hacer un clic en la opción Encabezado

y pie de página, dentro del menú Ver. Si estamos en modo de ver Nor-mal, se pasará automáticamente a Diseño de impresión.

2. Como se puede observar en la Figura 6.34, aparece, al comienzo de lapágina, una zona punteada de 1,25 cm de grosor, con el rótulo Enca-bezado y también la Barra de herramientas Encabezado y pie de página.

3. Escribir el texto en el encabezado.4. Por último, hacer clic en el botón Cerrar para volver al documento.

Fig. 6.34. Zona del encabezado.

Una filigrana es un texto o gráfico que suele aparecer en cada página deldocumento. En una factura, carta comercial o cualquier otro escrito comer-cial puede ser el logotipo de la empresa, por ejemplo.

Para utilizarla hay que almacenarla en el encabezado o en el pie de páginay después se imprimirá cuando se desee.

Inserta un encabezado en el que aparezca la palabra «confiden-cial» en la parte izquierda, el número de página en la parte cen-tral y la fecha en la parte derecha. En el pie de página, inserta elnombre del autor en la parte central. 1. Abre el menú Ver y selecciona la opción Encabezado y pie de

página.2. Aparece la zona del encabezado y la Barra de herramientas Enca-

bezado y pie de página. Abre la lista desplegable del botón Inser-tar Autotexto y pulsa sobre la opción Confidencial, Página, Fecha.

3. Pulsa el botón Cambiar entre encabezado y pie.4. Se muestra ahora la zona del pie con el punto de inserción en la

parte izquierda. Pulsa la tecla Tab para pasar a la zona central. 5. Abre de nuevo la lista desplegable del botón Insertar Auto-

texto y pulsa sobre la opción Autor.6. Escribe el nombre del autor.7. Pulsa el botón Cerrar para volver al documento.8. Utilizando la Barra de desplazamiento vertical, haz que se mues-

tre en la ventana de Word el encabezado y el pie de página. Eltexto aparece en color gris pero se imprime sin dificultad.

9. Para ver la posición del encabezado y el pie de página, pulsael botón Vista preliminar de la Barra de herramientas estándar.

El encabezado y el pie de página deben quedar tal como aparecen enla Figuras 6.35 y 6.36, respectivamente.

Fig. 6.35. Encabezado de un documento.

Fig. 6.36. Pie de página de un documento.

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Casos prácticos

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06170

En esta práctica, se creará un encabezado para las páginas pares yotro distinto para las impares. 1. Abre un documento que tenga más de una página. Si es un

documento nuevo, edita las páginas pulsando Enter.2. Abre el menú Ver y haz clic en la opción Encabezado y pie de

página.3. Haz un clic en el botón Configurar página de la Barra de herra-

mientas Encabezado y pie de página.4. En el cuadro de diálogo Configurar página, haz clic en la ficha

Diseño.5. Activa la casilla de verificación Pares e impares diferentes y haz

clic en Aceptar.6. Para el encabezado de la primera página (las impares) haz clic en

el botón Insertar Autotexto y elige la opción Fecha de creación.7. Haz clic en el botón Mostrar el siguiente de la Barra de herra-

mientas Encabezado y pie de página. 8. Para el encabezado de la segunda página, es decir, las pares,

haz clic en el botón Insertar Autotexto y pulsa sobre la opciónPágina X de Y.

9. Pulsa el botón Cerrar. Los encabezados deben quedar como semuestra en las Figuras 6.37 y 6.38:

Fig. 6.37. Encabezado de páginas impares.

Fig. 6.38. Encabezado de páginas pares.

22

K. Comentarios y notas al pie de página

A veces, necesitamos realizar una aclaración sobre cualquier palabra ofrase que aparece en un documento. Las opciones Comentario y Referen-cia del menú Insertar, nos facilitan esa labor.

Para introducir un comentario se deben seguir estos pasos:1. Situar el punto de inserción sobre la palabra de la cual queremos

realizarlo.2. Hacer clic sobre la opción Comentario del menú Insertar y apare-

cerá un espacio en forma de llamada donde se escribe el comen-tario.

Para eliminar un comentario, hacemos clic derecho sobre el mismo, yseleccionamos la opción Eliminar comentario.

Para introducir una nota al pie de página, los pasos son los siguientes:1. Situar el punto de inserción a la derecha de la palabra a la que se

desea añadir una nota al pie de página.2. Hacer clic sobre la opción Referencia del menú Insertar y elegir Nota

al pie. Aparece el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final(véase Figura 6.39).

3. Hacer clic sobre el botón de opción Nota al pie, si lo que se desea esque la nota aparezca al final de la página actual, o clic sobre elbotón de opción Nota al final, si deseamos que aparezca al final deldocumento.

4. Abre la lista desplegable y elige si la nota al pie aparecerá al finalde la página o debajo de la selección.

5. Indica el tipo de numeración: Autonumeración o Marca personal.6. Pulsa sobre el botón Símbolo para elegir, en el cuadro de diálogo

Símbolo, el que hará referencia a la nota.

Las notas al pie de página se van numerando automáticamente, si elegi-mos la numeración que Microsoft Word trae por defecto de manera prede-terminada. Para eliminar una nota al pie, debemos situarnos junto a lapalabra que la contiene, seleccionar el símbolo y pulsar la tecla Supr.

Fig. 6.39. Cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final.

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06171

Escribe el siguiente párrafo e inserta un comentario en la palabra«inobjetable» haciendo alusión al significado de la misma. Paraello, sigue estos pasos:1. Escribe el párrafo.2. Sitúa el punto de inserción encima de la palabra «inobjeta-

ble».3. Abre el menú Insertar y haz un clic sobre el comando Comen-

tario.4. Escribe en la zona correspondiente lo siguiente: «No es obje-

table, es decir, no se propone una razón contraria».5. Haz un clic sobre el botón Cerrar.

Para indicar, que en la palabra inobjetable existe un comentario,Word le coloca un sombreado amarillo.

23

Caso práctico

Contesta a las siguientes preguntas:a) ¿Qué opciones de formato se pueden establecer con el cua-

dro de diálogo Párrafo del menú Formato?b) ¿Qué son las tabulaciones o marcas de tabulación?c) ¿Cuántas tabulaciones distintas se pueden establecer con la

Regla?d) ¿Qué tipo de alineaciones se pueden establecer para las mar-

cas de tabulación?e) ¿Qué son las viñetas?f) ¿Con qué opción se pueden realizar esquemas numerados de

varios niveles?g) ¿Qué aparece bajo la opción Arte de la ficha Borde de página

del cuadro de diálogo Bordes y sombreado?h) ¿Cómo definirías la Letra capital?i) ¿Cuántas clases de letra capital se pueden establecer con el

cuadro de diálogo Letra capital?j) ¿Puedes definir qué son los estilos? ¿Qué contiene el cuadro

de diálogo Galería de estilos?k) ¿Y los estilos de párrafo?l) ¿Qué son los símbolos?

Realiza el siguiente documento aplicando las siguientes herra-mientas de formato: Alineación centrada, derecha, izquierda y jus-tificada además de los tipos de fuentes Verdana y Calisto MT endistintos tamaños.

Realiza el siguiente documento utilizando letras capitales, dis-tintas alineaciones y tabulaciones. Las fuentes utilizadas sonArial, Arial Narrow y Times New Roman.

9

8

7

Ejercicios

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06172

Compón el esquema que ahora te proponemos utilizando la viñetaque se ve en el ejercicio. Si no está disponible, búscala en las per-sonalizadas. Tipo de fuente utilizado: Times New Roman. Tamañosde fuente utilizados: 18 y 12.

12

Abre un documento nuevo de Word y diseña un encabezado depágina con estas indicaciones:1. Zona izquierda del encabezado: inserta el logotipo de la

empresa. Para ello dispones del cuadro de diálogo Símbolos yel tipo de fuente Wingdings. El logotipo es el siguiente:

2. En la zona central del encabezado escribe el nombre de laempresa: COMERCIAL SÁNCHEZ, S. L.

3. En la parte derecha inserta la fecha actual.

Diseña el pie de página insertando en la parte central: Página Xde Y.

Abre un documento nuevo de Word y escribe este texto:11

�

10 Realiza las siguientes operaciones:1. Sitúa el punto de inserción a la derecha de la palabra «lucha»

e inserta la siguiente nota al pie: «Aquellas personas que selevantan cada día dispuestas a emprender la batalla consigomismas y con el resto de la humanidad, están atrapadas por laangustia».

2. Inserta la fecha y hora como un texto normal al término delmismo; es decir, para que no se actualice en posteriores aper-turas del documento.

3. Cambia a minúsculas las siguientes palabras escritas enmayúscula.• VIDA.• LUCHA.• VALENTÍA.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 172

6. Procesadores de texto (I)6.4 Columnas estilo periodístico

Columnas estilo periodístico6.4

06173

A. Insertar columnas

En las columnas estilo periodístico, el texto pasa del final de una columnaal principio de la siguiente, como en las columnas de las revistas y perió-dicos. Dicho texto fluye hasta concluir la primera columna, luego lasegunda, la tercera y así sucesivamente hasta completar la página.

Word muestra el texto en pantalla en una sola columna de manera prede-terminada, pero, si dividimos una página en varias columnas, se adapta eltexto al nuevo formato. Para ver las columnas estilo periodístico en pan-talla debemos activar el modo de ver Diseño de impresión o Vista prelimi-nar porque, en el modo de presentación Normal, el texto aparece siempreen una sola columna.

No se pueden usar columnas en encabezados y pies ni en los cuadros detexto.

Para insertar columnas periodísticas podemos utilizar los siguientes ele-mentos:

El cuadro de diálogo Columnas

Al seleccionar el menú Formato y hacer clic en la opción Columnas semuestra el cuadro de diálogo Columnas como se puede ver en la Figura6.38. Aparece seleccionado el formato de una columna, pero si queremosque nuestro texto se disponga en varias columnas, haremos clic en uno delos formatos que aparecen en la zona Preestablecidas. Si ninguno de losformatos preestablecidos nos satisface, indicaremos en el recuadro Númerode columnas, las que deseamos que tenga el documento.

El ancho de columnas es generalmente único, pero en la opción Ancho yespacio, podemos fijar las medidas en centímetros de cada columna. Siéstas son de diferente ancho, se desactivará la casilla de verificaciónColumnas de igual ancho.

A veces, cuando las columnas se encuentran demasiado cercanas, convieneque una línea vertical las separe; en ese caso, se activa la casilla de veri-ficación Línea entre columnas.

En la opción Vista previa, podemos ver los resultados de las opciones ele-gidas anteriormente.

Sólo queda indicar si el formato establecido se aplica a la Sección actual,De aquí en adelante o a Todo el documento. Para ello, abre la lista desple-gable de la opción Aplicar a y selecciona un elemento de la lista.

En el caso de que quieras insertar columnas antes de escribir el texto,debes:1. Colocar el punto de inserción en la posición a partir de la cual se

desea que el texto tenga formato de columnas.2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Columnas. Aparece el

cuadro de diálogo Columnas.3. Establecer el número de columnas que deseas insertar, el ancho y el

espacio entre ellas, escribiendo los valores o utilizando los botonesde aumento y disminución, en caso de que se trate de columnas dediferente ancho y espacio.

4. Seleccionar las casillas de verificación Columnas de igual ancho yLínea entre columnas, si procede.

5. Especificar el lugar de aplicación del nuevo formato de columnas.6. Pulsar el botón Aceptar y escribir el texto.

En el caso de que se necesitara desactivar las columnas se puede:1. Situar el punto de inserción en cualquier lugar del formato con

columnas.2. Abrir el cuadro de diálogo Columnas y elegir Una en los formatos pre-

establecidos.3. Pulsar, por último, el botón Aceptar.

Para pasar de una columna a otra, sin que la primera se complete, se sitúael cursor al final de la columna que hemos completado y se pulsará la com-binación de teclas: Ctrl+Mayúsculas+Enter. El mismo efecto se consigueinsertando un salto de columna. Para ello debes realizar las operacionessiguientes:1. Situar el punto de inserción en la posición donde se desea insertar

un salto de columna.2. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Salto de columna de la

orden Salto.3. Pulsar el botón Aceptar.

Fig. 6.40. Cuadro de diálogo Columnas.

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06174

El botón Columnas de la Barra de herramientasEstándar

Para insertar columnas con formato ya preestablecido de igual ancho yseparación de 1,25 cm, antes de escribir el texto, es necesario:1. Situar el punto de inserción en el lugar a partir del cual queremos

convertir el texto en columnas.2. Pulsar el botón Columnas .

3. Arrastrar el puntero del ratón para indicar el número de columnasy hacer un clic.

4. Escribir el texto. Si el texto ya estaba escrito, se debe seleccionarantes hacer clic en el botón Columnas.

Copia el siguiente documento en una página en blanco y despuésdale forma de dos columnas de igual ancho.1. Escribe el texto en una sola columna y sitúa el punto de

inserción en la línea inmediata siguiente.2. Haz clic en la opción Salto del menú Insertar. En el cuadro de

diálogo Salto, haz clic sobre la opción Continuo y pulsa elbotón Aceptar.

3. Selecciona el texto y pulsa en Columnas de la Barra de herra-mientas estándar.

4. Arrastra el puntero del ratón hasta que se seleccionen doscolumnas y haz clic.

El resultado es el siguiente:

24

Caso práctico

B. Cambiar el ancho y el espacio entrecolumnas

Una vez que en el menú Formato hemos seleccionado la opción Columnas,podemos utilizar la Regla para adaptar el ancho de éstas.

Si observas la Figura 6.41, sobre la Regla aparecen unos espacios en gris,correspondientes a los espacios entre las columnas. Si les acercamos elpuntero del ratón surgen unas líneas de doble flecha que, arrastrándolascon el ratón, nos sirven para ensanchar o estrechar la columna hasta queésta presente la anchura que nos convenga.

Si al hacerlo observamos que aumenta o disminuye el tamaño de todaslas columnas al mismo tiempo, es porque tenemos activada la casilla

Columnas de igual ancho en el cuadro de diálogo Columnas. El resultadode desactivar esta casilla es que en la Regla, aparecen unos cuadradosdentro de los espacios grises. Al hacer clic en estos cuadros y desplazar-los con el ratón vemos que al aumentar el ancho de la primera columna,disminuye el ancho de las otras dos pero el espacio entre ellas permaneceigual.

Fig. 6.41. Editar columnas con la Regla.

Para cambiar el ancho de las columnas, acerca el puntero aquíhasta que aparezca una flecha de doble punta y arrastra.

Para mover las columnas sin que se modifique el espacioentre ellas, acerca el puntero aquí y arrastra.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 174


06175

Para comprobar las medidas de cada columna que hemos editado con laRegla vamos al menú Formato, opción Columnas.

Las sangrías funcionan dentro de las columnas como lo hacen normal-mente. Los marcadores de sangrado aparecen sobre la columna en la cualtenemos situado el punto de inserción.

C. Equilibrar columnas

A veces, la última columna de un documento nos queda más vacía que lasanteriores y deseamos, por razones estéticas, que todas las columnas ten-gan la misma cantidad de líneas. Para conseguirlo, se hará lo siguiente:1. Situar el punto de inserción al final de la columna que queremos

equilibrar, que suele ser la última.2. Abrir el menú Insertar. Hacer clic sobre la opción Salto y elegir la

opción Continuo.3. Hacer clic en el botón Aceptar.

Abre el archivo Enseñar o educar que está ubicado en la carpetaArchivos del CD–ROM y dale el formato que se indica a continua-ción:• El primer párrafo ocupará una sola columna.• El segundo párrafo ocupará tres columnas separadas por una

raya.Éstas son las operaciones que tendrás que realizar:1. Selecciona el título y, con la opción Fuente del menú Formato,

establece un tipo de fuente Arial Narrow, tamaño 18, alinea-ción Centrada, Cursiva, Negrita y Subrayado. Pulsa Aceptar.

2. Pulsa la tecla Enter para dejar una línea en blanco.

3. Selecciona el primer párrafo y con el cuadro de diálogoFuente, establece un tamaño de fuente de 12. Pulsa Aceptar.

4. Inserta un salto continuo, con la opción Salto del menú Inser-tar al final del texto. Pulsa el botón Aceptar.

5. Selecciona el segundo párrafo y abre el cuadro de diálogoColumnas.

6. Elige el formato de tres columnas, activa las casillas Colum-nas de igual ancho y Línea entre columnas.

7. Pulsa el botón Aceptar.

El resultado es el siguiente:

25

Caso práctico

ENSEÑAR O EDUCAR

¿Apuesta la reforma por una educación moral? Las actitudes se inscriben actualmente dentro el ámbitode los contenidos. Si el enfoque de la anterior Ley General de Educación de 1970 se centraba en los obje-tivos formales, podemos afirmar que el eje de la LOGSE se centra en los contenidos, lo que supone elpaso de un formalismo a un cierto racionalismo culturalista.

De este modo, la Escuela recu-pera la función de la educa-ción moral, deseando y pres-cribiéndose que su tratamientosea en todas las áreas delcurrículo escolar. La escuelahoy debe preocuparse por for-mar ciudadanos críticos, contodas las competencias actitu-

dinales, normativas y valorati-vas propias de una conviven-cia democrática y un desarro-llo integral, respetando comoun bien común el pluralismoideológico característica deuna sociedad democrática. Deeste modo, se vuelve a consi-derar la adquisición de conte-

nidos como el fin mismo delaprendizaje escolar, en fun-ción del cual se formularán losfines educativos y se organiza-rán todas las actividades deenseñanza.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 175


06176

Contesta a estas cuestiones:1. ¿Qué particularidad tienen las columnas estilo periodístico?2. ¿Qué menú y opción se utilizan en Word para trabajar con

columnas de este tipo?3. ¿Cómo se puede pasar de una columna a la siguiente sin

haber completado la anterior?4. ¿Cuál es el botón que se utiliza para insertar columnas con

formato preestablecido? ¿De qué Barra de herramientas?5. ¿Con qué medios cuenta Word para cambiar el ancho y el

espacio entre columnas?6. ¿En qué consiste la operación de equilibrar columnas?7. ¿Qué utilidad tienen los saltos de sección cuando se está tra-

bajando con columnas?

Abre el documento Contacto físico del CD-ROM y realiza lossiguientes pasos:

1. Establece tres columnas de igual ancho y con línea de sepa-ración entre ellas.

2. A continuación, modifica con la Regla el ancho de las colum-nas de la siguiente manera: la primera columna será másestrecha que la segunda y la segunda, más estrecha que latercera.

3. Cambia después a dos columnas de igual ancho y con línea deseparación.

4. Modifica el tipo de fuente del título y del texto.5. Después del título y antes de las columnas, inserta el subtí-

tulo, a una columna, en negrita, mayúsculas y subrayado:«costumbres usuales en el protocolo empresarial».

Abre el archivo Explosión de color que está ubicado en la carpetaArchivos del CD–ROM y establece, dentro de las columnas, las san-grías, viñetas y demás opciones de formato para que su aspectosea el que se muestra:

15

14

13

Ejercicios

EXPLOSIÓN DE COLOR

Conocido como el país de la «eterna primavera», Guatemala es un crisol de intensos colores quese hace palpable tanto en la vestimenta de sus gentes como en sus bellos paisajes. Todo ello nos hace pensarque los dioses precolombinos siguen preservando este paraíso en la tierra.

Considerada el centro geográfico del conti-nente americano, la patria de los perfectos lagos,valles y volcanes, es una pequeña franja de terrenopoblada por cerca de 10 millones de habitantes.

LA HERENCIA MAYASi en algún lugar se aúna el espíritu de los

mayas que se respira por todo el país es en Tikal. En plena selva del Petén se erige la ciudad más

importante de la civilización maya, que ocupó buenaparte de la actual Guatemala y del sur de México.

El lugar, abandonado por cuestiones desco-nocidas, ha permanecido oculto durante casi unmilenio.

JOYA COLONIAL

A sólo 45 kilómetros de Ciudad de Guatemalanos espera una maravilla colonial, Antigua, la primi-tiva capital del país declarada por la UNESCOPatrimonio de la Humanidad.

Pese a haber sufrido grandes daños a causade varios terremotos el tiempo parece haberse dete-nido en Antigua. Sus paisajes guardan:Calles empedradas.Volcanes.Casas de adobe.Flores multicolores.

UNIDAD 06 11/2/05 13:30 Página 176

6. Procesadores de texto (I)Actividades

Actividades

Realiza las operaciones siguientes:1. Extrae de la Ayuda el tema siguiente: «Reglas de ordenación

de Word» y utiliza el Portapapeles para llevarlo a un docu-mento nuevo de Word.

2. Guarda el tema de ayuda en la carpeta Mis documentos, conel nombre de Reglas de ordenacion.

3. Abre el documento Reglas de ordenacion y dale el formatosiguiente:• Centra el título, aplica el tipo de fuente Times New

Roman, tamaño 12, en Cursiva.• Establece una viñeta personalizada para diferenciar los

distintos párrafos del texto.• Elimina las líneas en blanco entre párrafos.• Cambia el título a letras mayúsculas, color de fuente

rojo y efecto de texto fila de hormigas rojas.• Selecciona todos los párrafos, sin incluir el título y

coloca un borde con estilo de doble línea, ancho de 1/2

punto, valor Sombra. Establece un sombreado de colorturquesa claro.

4. Cierra el documento guardando los cambios realizados.

Ejecuta las operaciones que se indican a continuación:1. Abre el documento Reglas de ordenacion y visualízalo en

modo de ver Normal, Esquema, Vista preliminar y Diseño deimpresión.

2. Establece márgenes diferentes a los que tiene.3. Coloca un encabezado y un pie de página. Dales formato

cambiando el tipo y tamaño de la fuente, el color, y esta-bleciendo un sombreado.

4. Elimina el sombreado del texto y conviértelo en formato dedos columnas de igual anchura.

5. Convierte el texto en tres columnas con diferentes anchos ycon barra de separación entre ellas.

Realiza el siguiente documento utilizando un esquema numerado.El tipo de fuente utilizado es Times New Roman y Century Gothic.

Confecciona la siguiente carta comercial utilizando la sangríaizquierda, sangría de primera línea y diferentes alineados. Colocaun borde al membrete de la carta, para resaltarlo. Tipos de fuente:Arial, Times New Roman y Calisto MT.

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Procesadores de texto (I) 06 - McGraw-Hill Education6. Procesadores de texto (I) 6.1 Introducción a...

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