Procedure, strumenti e suggerimenti per una buona

gestione economica dei progetti finanziati

GROW YOUNG

Matteo BusnelliPrato 5 luglio 2012

e dopo la presentazione del progetto?

Non approvazione

Approvazione senza condizioni

Approvazione con erogazione parziale o

condizionata

Si conclude l’iter Contratto, convenzione,

adesione

Rimodulazione

Contratto, convenzione, adesione

Approvazione parziale o condizionata

Contributo erogato inferiore a quanto richiesto

L’ente erogatore richiede di rimodulare il progetto (ridefinizione di obiettivi, azioni ,risorse e budget) per poi approvare definitivamente

Anche se l’ente non fa questa richiesta, in seguito ad una

approvazione parziale è necessario che internamente si provveda alla

rimodulazione

…dopo la firma del contratto

I passi per una buona gestione amministrativa del progetto

1. Individuare il responsabile amministrativo2. Effettuare la programmazione finanziaria3. Assegnare le risorse4. Organizzare la tenuta della documentazione5. Monitorare in itinere l’andamento delle spese del

progetto6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

1. Individuare il responsabile amministrativo di progetto

Dal momento della sottoscrizione del contratto occorre individuare chi sarà il responsabile della gestione economica del progetto.

Nel caso in cui non sia la stessa persona che ha predisposto il budget o la rimodulazione occorre un immediato passaggio di consegna in cui si illustrano nel dettaglio le voci di costo previste.

2. Effettuare la programmazione finanziaria

Gli enti finanziatori in genere erogano un acconto iniziale ed un saldo finale a seguito di verifica della corretta rendicontazione.

Ciò significa che prima di ricevere il saldo dobbiamo dimostrare di aver speso l’intero contributo.

Programmare significa trovare modalità per evitare di essere troppo esposti finanziariamente

Un esempio di scansione temporale entrate- uscite

€

t

70 €

- 10 €

30 €

In questo caso l’Ente eroga un acconto del 70% e il saldo al termine del progetto

Perché la programmazione finanziaria

Conoscere la previsione di entrate e uscite può consentire di evitare tensioni di liquidità ad esempio prendendo accordi con fornitori e prestatori sui tempi di pagamento

Uno strumento per la programmazione finanziaria

Un semplice file excel , da compilare assolutamente prima dell’avvio del progetto, può essere estremamente utile per una buona programmazione finanziaria

Cosa si prevede per GROW YOUNG

L’erogazione dei finanziamenti è prevista con le seguenti modalità: 20% dietro comunicazione dell’avvio del progetto; 40% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che

certifichino un importo pari al 20% del contributo assegnato al progetto;

20% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che certifichino un importo pari al 60% del contributo assegnato al progetto;

20% a saldo, a conclusione dell’attività, su presentazione della seguente documentazione:

rendicontazione complessiva delle spese sostenute; relazione di valutazione progettuale illustrativa dei risultati conseguiti

dall’iniziativa, in particolare, rispetto alle finalità di informazione e/o comunicazione, al grado di partecipazione, disseminazione pubblica dei risultati ottenuti e del raggiungimento dell’obiettivo, evidenziando le eventuali criticità

materiale pubblicitario prodotto.

3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young?

Le voci di spesa eleggibili sono quelle previste nel piano finanziario del progetto approvato.

Spese relative a costi indiretti dell’Ente costi di funzionamento della struttura imputati pro quota al progetto sulla base di criteri omogenei e trasparenti definiti dallo stesso Beneficiario. Esempio: spese di condominio, pulizie; energia elettrica, telefono, posta, riscaldamento e condizionamento; assicurazioni, servizi finanziari, legali, ecc.; acquisti di cancelleria e stampati; personale interno. Tali costi possono incidere per una quota parte non superiore al 5% del contributo assegnato al progetto;

3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young?

L’IVA può costituire un costo ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal Beneficiario

L’IVA che può essere in qualche modo recuperata non può essere considerata ammissibile anche se non è effettivamente recuperata dal Beneficiario

NON sono eleggibili le spese per: acquisti o ristrutturazioni immobiliari; attività lucrative.

3. Assegnare le risorse

A questo punto occorre individuare coloro i quali forniranno servizi o prodotti.

Occorre provvedere in sostanza a: Predisporre ordini di servizio (per dipendenti o

assimilati) Predisporre lettere di incarico (per prestatori

professionali o occasionali) Richiedere preventivi ed effettuare gli ordini per

eventuali materiali e/o attrezzature

3. Assegnare le risorse

Prestare particolare attenzione a: Indicazione, per prestatori e fornitori, dei

tempi di pagamento; Iva, per quanto riguarda gli acquisti; Indicazione corretta della retribuzione

lorda per prestatori, sulla base di quanto indicato nel budget

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Consigliamo di creare un dossier/faldone in cui inserire copia della documentazione contabile, organizzata così come da piano economico o da schemi di rendicontazione (per macrovoci, per azioni, ecc)

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Potrebbe essere utile, prima dell’avvio del progetto, elaborare una sorta di check-list per monitorare la presenza di tutta la documentazione richiesta

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Ma quale documentazione deve essere tenuta? e come?

Spesso gli enti erogatori predispongono delle linee guida di rendicontazione in cui vengono illustrati i criteri.

Qui di seguito diamo regole generali che, in caso di mancanza di precise istruzioni, possono ritenersi complete

4. Organizzare la tenuta della documentazione

La documentazione deve essere intestata all’Associazione e fiscalmente valida: fatture, scontrini parlanti, cedolini paghe, notule prestatori, rimborsi spese.

Nel caso in cui gli scontrini non siano parlanti (cioè non riportino il C.F. dell’Associazione) inserirli come rimborsi spese

4. Organizzare la tenuta della documentazione

La documentazione deve: essere in copia conforme all’originale (con

autocertificazione); riportare la denominazione del progetto; essere riferita al periodo progettuale (in

alcuni casi anche emessa e quietanzata nel periodo del finanziamento)

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Infine la documentazione deve essere quietanzata. Ciò significa che

fatture, scontrini, cedolini paghe, ecc. devono essere stati regolarmente pagati

ci deve essere copia di valida documentazione attestante il pagamento: bonifici bancari, assegni con estratti conto, dichiarazione dei fornitori,ecc.

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Attenzione!!! I diversi enti erogatori possono considerare in

modo differente la validità delle diverse forme di pagamento

(non tutti ad esempio accettano dichiarazione di fornitori o pagamenti per cassa)

4. …per Grow Young

Le fatture e le ricevute fiscali emesse da fornitori terzi devono:

essere debitamente quietanziate dal fornitore stesso, con indicazione della data e della modalità dell’avvenuto pagamento (contanti, assegno, bonifico)

riportare analiticamente la descrizione della spesa sostenuta.

È ammesso lo scontrino cosiddetto “parlante” Salvo eccezioni motivate e di norma per importi di

modesta entità non sono ammessi a rimborso gli scontrini fiscali.

4. Organizzare la tenuta della documentazione

Oltre alla documentazione fiscale è opportuno produrre e archiviare documentazione che attesti l’effettiva realizzazione delle attività:

registri presenze; copia di volantini; foto e video di eventi; eventuale materiale prodotto in laboratori; …..

Voce di spesa Documentazione di spesa

Personale dipendente o

assimilato

Ordine di servizio o lettera di incaricoCedolino paga (con indicazione costo a carico progetto o dichiarazione separata)Prospetto di calcolo costo aziendale dipendentiProspetto di calcolo costo aziendale coll prog Time reportQuietanza;Modello F24

Consulentiprofessionisti

Lettera di incaricoFattura con indicazione del progettoQuietanzaModello F24

Voce di spesa Documentazione di spesa

Prestatori d’opera occasionali

Lettera d’incaricoRichiesta erogazione compensi con indicazione progettoQuietanzaModello F24

Acquisti vari da fornitori di materiali

e/o attrezzature

Eventuali preventiviFattura con indicazione del progettoEventuale dichiarazione quota parteQuietanza

Spese di funzionamento e/o

gestione

Fatture, bollette, eccEventuale dichiarazione quota parte con indicazione del criterio utilizzatoQuietanza

5. Monitorare in itinere l’andamento economico del progetto

Occorre dotarsi di strumenti che consentono in qualsiasi momento di conoscere l’andamento delle spese rispetto al piano economico presentato.Ciò consente di:

gestire l’impegno delle spese ancora residue fare richiesta all’ente erogatore di eventuali

modifiche da apportare al piano economico

5. Monitorare in itinere l’andamento economico del progetto

Anche in questo caso un semplice file excel può essere di grande utilità.

Questo strumento, debitamente compilato, dovrebbe essere oggetto dell’ordine del giorno di periodiche riunioni tra responsabile amministrativo di progetto e coordinatore o referente dello stesso

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

In genere gli enti erogatori predispongono schede riassuntive in cui, suddivise per macrovoci o azioni, si riportano:

le spese previste nel piano economico di progetto; le spese effettuate a consuntivo; l’eventuale motivazione degli scostamenti con

indicazione dell’autorizzazione ricevuta; l’elenco della documentazione che si allega.

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

Nel caso in cui non sia invece previsto alcun modello preciso si consiglia di predisporlo secondo lo schema visto

Occorre organizzare la documentazione in modo tale che, per chi la riceve e la valuta, sia immediato il collegamento con quanto indicato nella scheda riassuntiva ( ad esempio numerando i diversi allegati ed indicando i numeri assegnati nella scheda riassuntiva)

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

Ricordarsi infine di archiviare copia di tutto quanto inviato ed organizzato secondo le stesse modalità unitamente alla ricevuta di invio e ricezione della documentazione (R.R., ricevuta di un protocollo, ecc.)