Procedura lucru achizitie directadasib.ro/documente/achizitii/pd2019.doc · Web viewAna / CC din...

1

CONSILIUL JUDEȚEAN SIBIUDIRECȚIA GENERALĂ DE ASISTENȚĂ SOCIALĂ ȘI PROTECȚIA COPILULUI

PROCEDURA DOCUMENTATA PRIVIND ORGANIZAREA și DESFĂȘURAREA

ACTIVITĂȚII DE ACHIZIȚII PUBLICE PRIN PROCEDURA SIMPLIFICATA PROPRIE

Ediția: 1Nr. de ex.: 2Revizia: 0Nr. de ex. : 2

Cod: PO 18-02. Compartimentul de Achizitii Publice si Contractare

Servicii SocialePagina 1 din 63

Exemplar nr.: 2

PROCEDURA DOCUMENTATA :

PRIVIND ORGANIZAREA ŞI DESFĂȘURAREA ACTIVITĂȚII DE ACHIZIȚII PUBLICE PRIN PROCEDURA SIMPLIFICATA PROPRIE

Cod: PO 18-02.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii formalizate

Elemente privind responsabilii/operațiunea

Numele siprenumele Funcția Data Semnătura

1 2 3 4 51.1. Elaborat Bacria Bianca

Candea Cristina

Sef Birou

Consilier superior1.2. Verificat Albinaru Maria Dir. general adj.

1.3 Avizat Codruta Codau Preşedinte SCIM

1.4. Aprobat Laura Camelia Vîlsan Director general

2







Exemplar nr.: 2

1. Scopul Procedurii Documentate

2.1. Modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate

Stabileste modul de realizare a activitatii privind procedura simplificata proprie, numita in continuare „norma interna”, compartimentele si persoanele implicate.

Stabilirea modalității de lucru pentru procedura simplificata proprie în cadrul DGASPC Sibiu, conform Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice care au ca obiect prestarea de servicii din categoria celor prevazute in Anexa nr. 2 din Legea nr. 98/2016, pentru care există prevederi bugetare in acest sens, a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare decat 135.060 lei si mai mica decat 3.376.500,00, valori precizate la art. 7 alin (1) lit.d) si alin.(5) din Legea 98/2016, cat si modul de solutionare a contestatiilor, potrivit Legii nr.101/2016.Potrivit prevederilor art. 68 alin. 1 din Legea nr. 98/2016, procedurile de atribuire aplicabile pentru atribuirea contractelor de achizitie publica/acordurilor cadru cu o valoare estimata egala sau mai mare decat valorile prevazute la art. 7 alin. 5 sunt urmatoarele:h) procedura de atribuire aplicabila in cazul serviciilor sociale si al altor servicii specificeLa alin. 2 al aceluiasi articol se precizeaza faptul ca procedura de atribuire aplicabila in cazul serviciilor sociale si al altor servicii specifice mentionaate la alin. 1 lit. h) este:

a) una din procedurile prevazute la alin. 1 lit. a-g, in cazul in care valoarea estimata este egala sau mai mare decat pragul prevazut la art. 7 alin. 1 lit. d)

b) procedura proprie, in cazul in care valoarea estimata este mai mica decat pragul prevazut la art. 7 alin. 1 lit. d) .

Procedura descrie activităţile desfăşurate si da asigurare cu privire la documentatia adecvata privind derularea activitatii.

Asigura continuitatea activitatii inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului.Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/control, iar pe manager, in luarea deciziilor în vederea administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace pentru îndeplinirea obiectivelor generale si specifice ale institutiei .

2.2 Documentatia existenta pentru derularea activitatiiProcedura da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii privind stabilirea responsabilitatilor cu privire la intocmirea, avizarea si aprobarea documentelor

2. Domeniul de aplicare a procedurii documentate3.1. Precizarea activitatii la care se refera procedura operationala Dispozițiile Legii nr. 98/2016 cu modificările și completările ulterioare sunt obligatorii pentru atribuirea și realizarea de catre DGASPC Sibiu, în calitate de autoritate contractantă, a contractelor de achiziție publică ce au ca obiect prestarea de servicii din categoria celor prevazute in Anexa nr. 2 din Legea nr. 98/2016.Prezenta procedură va asigura existența unei documentații adecvate derulării activității de achiziție publică la nivelul DGASPC Sibiu.3.1.1 In cazul in care contractul de achizitie publica are ca obiect, alaturi de prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2 si prestarea altor tipuri de servicii, prevederile prezentei proceduri

3







Exemplar nr.: 2

sunt aplicabile numai daca valoarea estimata a serviciilor incluse in anexa nr. 2 este mai mare sau reprezinta obiectul principal.

3.2. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi / sau care depind de activitatea procedurată astfel:Procedura simplificata proprie prevede, in principal, aspecte precum:

întocmirea strategiei anuale de achiziții publice si a PAAP, cu evidențierea procedurilor de atribuire (inclusiv achiziţiile ce se vor derula prin propria procedura simplificată) şi achizițiilor directe cuprinse în anexa la PAAP;

întocmirea referatelor de necesitate şi estimare a valorii contractului / acordului cadru; întocmirea strategiei de contractare / notelor justificative privind alegerea procedurii, stabilirea

criteriilor de calificare, criteriului de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi; întocmirea documentatie de atribuire: caiet de sarcini, model de contract, a documentelor suport:

note justificative, formulare, alte documente; stabilirea cerintelor minime de calificare – cuprinse în caietul de sarcini şi /sau anunţ de

participare / anunţ publicitar; stabilirea criteriului de atribuire ce urmează a fi utilizat care poate fi "pretul cel mai scazut”, “cos-

tul cel mai scazut”, “cel mai bun raport calitate-preţ" sau "cel mai bun raport calitate-cost", apli-carea unui sistem de factori de evaluare pentru care se stabilesc ponderi relative sau un algoritm specific de calcul,

stabilirea garanţiei de participare şi a garanţiei de bună execuţie, după caz, numirea comisiei de evaluare publicarea anunţului publicitar /anunţ de participare publicată pe site-ul instituţiei descrierea regulilor de participare la procedura, inclusiv cu privire la dreptul de a solicita

clarificari şi răspunsuri la clarificări stabilirea perioadei de elaborare și de primire a ofertelor; stabilirea perioadei de examinare și evaluare a ofertelor întocmirea raportului procedurii transmis pentru propria procedură simplificată comunicarea privind rezultatul propriei proceduri simplificate de atribuire; semnarea contractului de achiziţie publică şi / sau acordului cadru derularea și urmărirea execuției contractului de achiziție publică / contractelor subsecvente şi

acordului cadru reguli privind anularea procedurii –daca este cazul reguli privind modul de solutionare a contestatiilor Întocmirea şi arhivarea dosarului de achizitie

3.3. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii: Are scopul de a repartiza sarcinile servicilor nominalizate pentru participarea la derularea achizitiilor publice.Procedura se aplică de către RU / BAP / BAPTA / Compartimentul Juridic / Serviciul Contabilitate / SSPP / CPRU Sf. Ana / CC si se respecta de catre toate persoanele implicate in procesul activitatii din cadrul Serviciilor / Compartimentelor / Birourilor din cadrul DGASPC Sibiu.

Având în vedere adoptarea Hotărârii nr. 190/2017 a Consiliului Judeţean Sibiu privind reorganizarea centrelor rezidențiale pentru copii în structura Direcției Generale de Asistență Socială şi Protecția Copilului Sibiu în regim de componente fără personalitate juridică urmatoarele centre îşi vor derula achiziţiile prin intermediul Compartimentului de Achiziţii

4







Exemplar nr.: 2

Publice şi Contractare Servicii Sociale din structura DGASPC Sibiu: Complexul de Servicii „Prichindelul” Sibiu, Centrul de Plasament „Gulliver” Sibiu, Centrul de Plasament pentru Copilul cu Dizabilități ,,Tavi Bucur” Cisnădie, Centrul de Plasament Orlat, Centrul de Plasament Agârbiciu, Centrul de Plasament pentru Copilul cu Dizabilităţi „Speranţa” Sibiu, Centrul de Plasament pentru Copilul cu Dizabilităţi Turnu Roşu.

Se urmăreşte a se stabili un set unitar de reguli în vederea atribuirii acestor contracte de achiziție publică de către DGASPC Sibiu, în calitate de autoritate contractantă.

Se stabileşte modalitatea de colaborare şi comunicare între persoanele implicate în desfăşurarea activității de achiziții publice. De asemenea, are ca finalitate stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi, cu respectarea normelor legale în vigoare în domeniul achizițiilor publice.

Prin prezenta procedură internă se urmăreşte şi respectarea principiilor stabilite prin Legea nr. 98/2016 și anume:

a) nediscriminarea;b) tratamentul egal;c) recunoașterea reciprocă;d) transparența;e) proporționalitatea;f) asumarea răspunderii.

Nr.Crt.

Serviciul / compartimentele / birourile implicate in procesul activitatii / identificarea si descrierea necesitatilor

1. Biroul achizitii publice si contractare servicii sociale din structura DGASPC Sibiu, 2. Biroul administrativ , patrimoniu, tehnic si aprovizionare din structura DGASPC Sibiu3. Serviciul Resurse Umane din structura DGASPC Sibiu4. Serviciul Contabilitate din structura DGASPC Sibiu5. Compartimentul Juridic din structura DGASPC Sibiu6. Serviciului strategii programe şi proiecte in domeniul asistentei sociale si relatia cu

organizatiile neguvernamentale din structura DGASPC Sibiu7. Compartimente / birouri / servicii functionale din structura DGASPC Sibiu, care identifica

necesitatile / participa la elaborarea caietului de sarcini / participa in calitate de membri in comisia de evaluare, dupa caz

8. Complexul / centrele rezidențiale pentru copii din subordinea DGASPC Sibiu, ce au regim de componente fără personalitate / CPRU Sf. Ana, care prin persoană desemnată în acest sens identifica necesitatile / participa la elaborarea caietului de sarcini / participa in calitate de membri in comisia de evaluare, dupa caz

S-au identificat toate actiunile care au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilitătile si/sau, după caz, răspunderile fata de acestea;

- Serviciile, birourile, compartimentele din structura proprie / persoanele desemnate din cadrul CPRU Sf. Ana / CC întocmesc referate de necesitate si estimare a valorii conform regulilor stabilite anterior

- Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale centralizeaza referatele de necesitate si estimare a valorii pentru întocmirea şi actualizarea PAAP

5







Exemplar nr.: 2

- Biroul Administrativ, Tehnic, Patrimoniu, Aprovizionare estimeaza valoarea achizitiilor publice cu caracter general şi întocmeşte caiete de sarcini conform regulilor stabilite anterior

- Comisiile de evaluare – indeplinesc toate atributiile privind analiza si evaluarea ofertelor- Conducerea institutiei avizeaza si aproba raportul de analiza si evaluare a ofertelor / raportul

procedurii şi celelalte documente ce stau la baza achiziţiei- Serviciul Juridic intocmeste si vizeaza din punct de vedere juridic contractul ce urmeaza a fi

incheiat- Responsabilul financiar acorda viza CFP - Biroul Achizitii (sau SSPP pentru achizitii in cadrul proiectelor) – aplică- Biroul Achizitii (sau SSPP pentru achizitii in cadrul proiectelor) – arhivează

4. Documente de referință aplicabile4.1. Reglementări internaționale

- Regulamentele (CE) privind Vocabularul comun al achizițiilor publice, respective Regulamentul (CE) nr. 213/2008 al Comisiei din 28 noiembrie 2007 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului Comunităților Europene privind Vocabularul comun privind achizițiile publice (CPV) și a Directivelor 2004/17/CE i 2004/18/CE ale Parlamentului European și ale Consiliului în ceea ce privește procedurile de achiziții publice, în ceea ce privește revizuirea CPV (Text cu relevanță pentru SEE).

- Directiva 89/665/CEE a Consiliului Comunităților Europene - Directiva Consiliului din 21 decembrie 1989 privind coordonarea actelor cu putere de lege și actelor administrative privind aplicarea procedurilor privind căile de atac față de atribuirea contractelor de achiziții publice de produse și a contractelor publice de lucrări.

- Directiva 2007/66/CE a Parlamentului European și A Consiliului din 11 decembrie 2007 de modificare a Directivelor 89/665/CEE și 92/13/CEE ale Consiliului în ceea ce privește ameliorarea eficacității căilor de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziții publice (Text cu relevanță pentru SEE)

- Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE (Text cu relevanță pentru SEE)- Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/1986 al Comisiei din 11 noiembrie 2015 de stabilire a formularelor standard pentru publicarea anunțurilor în domeniul achizițiilor publice și de abrogare a Regulamentului de punere în aplicare (UE) nr. 842/2011 (Text cu relevanță pentru SEE)

- Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7 al Comisiei din 5 ianuarie 2016 de stabilire a formularului standard pentru documentul european de achiziție unic (Text cu relevanță pentru SEE)

4.2. Legislație primarăActivitatea de atribuire a contractelor de achiziție publică este reglementată de :

- Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare;

- Ordin nr. 183 din 3 noiembrie 2006 privind aplicarea dispozițiilor referitoare la contractul de publicitate media

- Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune

6







Exemplar nr.: 2

de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor;

- Legea 20/2016 privind obligatia utilizarii mijloacelor electronice in derularea procedurilor de atribuire;

- Ordinul nr. 281/2016 privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achiziţiilor publice şi Programului anual al achiziţiilor sectoriale;

4.3. Legislație secundară- Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice,

- Hotărârea nr. 190/2017 a Consiliului Judeţean Sibiu privind reorganizarea centrelor rezidențiale pentru copii în subordinea Direcției Generale de Asistență Socială şi Protecția Copilului Sibiu în regim de componente fără personalitate juridică;

- Ordinul nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice

4.4. Alte documente inclusiv reglementari interne ale entitatii publice

Instrucțiuni ANAP Regulamentul de organizare si functionare al DGASPC Sibiu Dispozitia de numire a comisiei de evaluare si anexa cuprinzand persoanele responsabile cu evaluarea ofertelor

5. Definiții și abrevieri 5.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.

Termenul Definiţia şi/sau dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura Prezentarea în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuțiilor și sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităților

2. Procedura documentată

Modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi de sistem sau proceduri operaţionale.

3. Procedura operaţională – procedura de lucru

Procedură care descrie un proces sa u o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fă aplicabilitate la nivelul întregii entităţi publice

4. Ediție a unei proceduri documentată

Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaționale/sistem aprobată și difuzată

5. Procedură de sistem – procedura generală

Descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entităţii publice aplicabil/aplicabilă majorităţii sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică

7







Exemplar nr.: 2

6. Revizie procedură Acţiunea de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a unor informaţii, date, componente ale unei ediţii a unei proceduri, modificări ce implică, de reguă, sub 50% din conţinutul procedurii

7. Servicii sociale Ansamblu complex de acțiuni realizate și măsuri pentru a răspunde nevoilor sociale individuale, familiale sau de grup, în vederea prevenirii și depășirii unor situații de dificultate, vulnerabilitate sau dependență.

8 Compartiment Serviciu / Birou din cadrul Direcției generale / CPRU Sf. Ana / complex sau centre rezidenţiale de copii fara personalitate juridică

9 Conducătorul compartimentului

Director general / director general adjunct / șef serviciu/ șef birou / şef compartiment / șef centru

10 Ediție a unei proceduri formalizate

Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri formalizate, aprobată și difuzată

11 Revizia în cadrul unei ediții

Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau alte asemenea, după caz, a uneia sau mai multor componente ale unei ediții a procedurii formalizate, acțiuni care au fost aprobate și difuzate

12 CBSF Compartiment/Birou/Serviciu functional din structura proprie a DGASPC Sibiu,

13 CCPersoana desemnată din cadrul CPRU Sf. Ana / Complexului / centrelor rezidențiale pentru copii, ce au regim de componente fără personalitate în cadrul DGASPC Sibiu,

14 Achizitor/Beneficiar Calitatea de autoritate contractanta a DGASPC Sibiu in cazul contractelor de achizitii publice având ca obiect produse/servicii/lucrari;

15 DUAE documentul unic de achiziţii european furnizat în format electronic prin utilizarea formatului standard stabilit de C.E.

16e-Certis sistemul electronic implementat şi administrat de C.E. cuprinzând

informaţii privind certificate şi alte documente justificative solicitate în mod obişnuit de autorităţile contractante în cadrul procedurilor de atribuire

17Contract de achizitie publica

contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori mai multe autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sauprestarea de servicii

5.2. Abrevieri ale termenilorNr. crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PS / PO /PD Procedura de sistem / Procedura operaţională/ Procedura documentata2. E Elaborare3. V Verificare4. A Aprobare5. Av Avizare6. Ap. Aplicare7. Ah. Arhivare (păstrarea documentelor)8. M Monitorizare 9. DGASPC Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

8







Exemplar nr.: 2

10. MOF Metodologia de Organizare și Funcționare11. O.U.G. Ordonanță de urgență a Guvernului12. ROF Regulamentul de Organizare şi Funcţionare13 NIF Norme Interne de Funcţionare14 HCJ Hotărâre de Consiliu Județean15 SEAP (SICAP) Sistemul electronic de achizitie

16 CBSF Compartiment/Birou/Serviciu Functional din structura proprie a DGASPC Sibiu

17 CC Persoana desemnată din cadrul CPRU Sf. Ana / Complexului / centrelor rezidențiale pentru copii ce au regim de componente fără personalitate in cadrul DGASPC Sibiu

18 BAPTA Biroul Administrativ, Tehnic, Patrimoniu, Aprovizionare

19 RU Serviciul Resurse Umane

20 CPV Vocabular comun de achizitii publice

21 BAP Biroul Achiziţii Publice şi Contractare Servicii Sociale

22 SSPP Serviciul Strategii Programe Proiecte in domeniul Asistentei Sociale si relatia cu ONG-urile

23 BVC Bugetul de venituri si cheltuieli

6. Descrierea procedurii: activităţii sau procesului - cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul în succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz), respectiv termenele de realizare; această componentă reprezintă esenţa procedurii.

6.1. GeneralitatiLa data de 26 mai 2016 a intrat în vigoarea Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu

aceeaşi dată fiind abrogat vechiul act normativ care a reglementat achiziţiile publice, respectiv OUG nr.34/2006. Dupa intrarea in vigoare a legii 98/2016, aceasta a suferit o serie de modificari, dintre care mentionam O.U.G. nr. 107/2017 care stabileste o serie de prevederi aplicabile achizitiilor avand ca obiect serviciile sociale si alte servicii specifice si OG NR.45/24.05.2018 .

În considerarea prevederilor art.1 alin.1 coroborat cu alin.4 din Norme potrivit cărora în procesul de realizare a achiziţiilor publice orice situaţie pentru care nu există reglementare explicită se interpretează prin prisma principiilor prevăzute la art.2 alin.2 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă fiind responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică, inclusiv prin achiziţia directă, pentru asigurarea unui proces transparent în domeniul achiziţiilor publice directe, procedurii simplificate şi licitaţiei deschise şi pentru buna desfăşurare a activităţii instituţiei în ceea ce priveşte modalitatea de efectuare a achiziţiilor publice, prin prezenta se stabilesc etapele ce trebuie parcurse pentru realizarea acestora.

Potrivit art.7 alin.1 lit.c din Legea nr. 98/2016: „Autoritatea contractantă are obligaţia publicării unui anunţ de participare şi/sau de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât următoarele praguri valorice:

9







Exemplar nr.: 2

c) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică / acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa 2.”Avand in vedere:- prevederile art. 68 alin. 2 din Legea nr. 98/2016 conform carora procedura de atribuire aplicabila in cazul serviciilor sociale si al altor servicii specifice mentionate la alin. 1 lit. h) este:

b)procedura proprie, in cazul in care valoarea estimata este mai mica decat pragul prevazut la art. 7 alin. 1 lit. d ).

- prevederile art. 111 alin. 1 din Legea nr. 98/2016 in cadrul carora se mentioneaza obligatia autoritatii contractante de a-si face cunoscuta intentia de a achizitiona serviciile sociale si alte servicii specifice prevazute in anexa 2 cu o valoare estimata egala sau mai mare decat pragul prevazut la art. 7 alin. 1 lit. d ) fie prin publicarea unui anunt de participare, fie prin intermediul unui anunt de intentie valabil in mod continuu, precum si a unui anunt de atribuire,- prevederile art. 111 alin. 4 din Legea nr. 98/2016 conform carora criteriile de atribuire utilizate pentru atribuirea contractelor de achizitie publica/ acrodurilor-cadru avand ca obiect servicii sociale si alte servicii specifice, prevazute in anexa 2, a caror valoarea estimata este egala sau mai mare decat pragul prevazut la art. 7 alin. 1 lit. d ) sunt cel mai buna raport calitate-pret sau cel mai bun raport calitate-cost, tinandu-se seama de criteriile de calitate si sustenabilitate ale serviciilor sociale. Autoritatea contractanta nu este obligata sa publice in SEAP anuntul de participare / anuntul de intentie valabil in mod continuu / anuntul de atribuire in cazul propriilor proceduri simplificate, nu este obligata sa utilizeze criteriile calitate – pret, criteriile calitate – cost, putand sa utilizeze si criteriul pretul cel mai scazut sau costul cel mai scazut, insa va avea in vedere respectarea principiilor prevazute la art. 2 alin. 2 si prevederile art.187 alin.3˄1 din Legea nr. 98/2016 . Condiţiile şi modalităţile de aplicare a propriei proceduri simplificate presupun cel puţin termene mai scurte decât cele prevăzute în cuprinsul Legii nr. 98/2016 şi formalităţi procedurale reduse faţă de cele prevăzute în cuprinsul acesteia pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică, acordurilor-cadru a căror valoare estimată este mai mare decât pragurile corespunzătoare prevăzute la art. 7 alin. (1) din lege. Din interpretarea prevederilor legale reiese faptul că autoritatea contractantă are posibilitatea de a atribui si acorduri cadru având ca obiect prestarea unor servicii din categoria celor prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016. Durata unui acord-cadru nu poate depăşi 4 ani, cu excepţia cazurilor excepţionale care trebuie justificate temeinic, în special prin obiectul acordului-cadru respectiv. În cadrul procedurii de atribuire a acordului-cadru, se va stabili prin documentele achiziţiei dacă acordul-cadru se încheie în una dintre următoarele modalităţi: a) cu un singur operator economic; b) cu mai mulţi operatori economici.

În cazul în care acordul cadru este încheiat cu mai mulţi operatori economici, acesta se execută în unul dintre următoarele moduri: a) fără reluarea competiţiei, în conformitate cu termenii şi condiţiile prevăzute în cuprinsul său, în cazul în care acordul-cadru stabileşte toţi termenii şi condiţiile care reglementează prestarea serviciilor care constituie obiectul său, precum şi condiţiile obiective în funcţie de care se stabileşte care dintre operatorii economici parte la acordul-cadru va presta serviciile sociale sau alte servicii specifice prevăzute în din anexa 2 ; b) cu reluarea competiţiei între operatorii economici care sunt parte la acordul-cadru, în cazul în care acordul-cadru nu stabileşte toţi termenii şi condiţiile care reglementează prestarea serviciilor din anexa 2, care constituie obiectul său;

10







Exemplar nr.: 2

c) parţial fără reluarea competiţiei între operatorii economici, în conformitate cu lit. a), şi parţial cu reluarea competiţiei, în conformitate cu lit. b), numai dacă această posibilitate a fost prevăzută în documentaţia de atribuire elaborată în cadrul procedurii de atribuire a acordului-cadru, în cazul în care acordul-cadru stabileşte toţi termenii şi condiţiile care reglementează prestarea serviciilor prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016, care constituie obiectul său.

Contractele care se atribuie în executarea unui acord-cadru nu pot fi încheiate decât între DGASPC Sibiu şi operatorul economic/operatorii economici care sunt parte a acordului respectiv. Clauzele unui contract atribuit în executarea unui acord-cadru nu pot în niciun caz să aducă modificări substanţiale termenilor şi condiţiilor stabilite iniţial prin acordul-cadru respectiv.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:1.compartimente furnizoare de date:- serviciile / birourile / compartimentele functionale din cadrul aparatului propriu al DGASPC

Sibiu, precum şi persoanele desemnate din cadrul CPRU Sf. Ana / Complexului / Centrelor rezidenţiale pentru copii din subordinea D.G.A.S.P.C. Sibiu devenite componente funcţionale fără personalitate juridică ale instituţiei,

2.compartimente beneficiare ale activității procedurate:- toate compartimentele / birourile / serviciile din structura proprie a DGASPC Sibiu / CPRU Sf.

Ana / complexul / centrele rezidenţiale pentru copii, ce funcţionează în regim de componente funcţionale fără personalitate juridică ale instituţiei.

3.compartimente implicate în derularea procedurii de achiziție publică:- persoanele desemnate de către conducerea DGASPC Sibiu, din cadrul serviciilor /

compartimentelor / birourilor din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / din partea complexului / centrelor rezidenţiale pentru copii, ce vor funcţiona în regim de componente fără personalitate juridică ale instituţiei, numiti să facă parte din comisia de evaluare a ofertelor si / sau sa participe la elaborarea caietului de sarcini / documentatie tehnica, dupa caz.

- persoanele desemnate din cadrul BAPTA / RU / Serviciul Contabilitate / Compartiment Juridic / SSPP / BAP

6.2. Documente utilizate 6.2.1. Lista si provenienta documentelor utilizate:

- Strategia anuală de achiziții publice – Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale- Programul anual al achizițiilor publice - Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale- Referat de necesitate si estimare a valorii/– servicii / birouri / compartimente beneficiare din structura proprie / CPRU Sf. Ana sau din centrele / complexul de copii, devenite componente fără personalitate juridică ale DGASPC Sibiu-Caietul de sarcini / documentaţia tehnică - Biroul Administrativ, Tehnic, Patrimoniu, Aprovizionare /

Responsabilul tehnic in colaborarea cu RU / persoana desemnata din cadrul CBSF / CPRU Sf. Ana / Complex /Centre rezidentiale de copii, dupa caz.

- Anunţul de participare publicat pe site-ul instituţiei/ publicarea în SEAP/SICAP a anunţului publicitar – Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat pentru achiziţia publică respectivă, numit prin Dispoziţia Directorului General,

11







Exemplar nr.: 2

- Proiectul de contract / contract subsecvent / acord cadru conţinând clauzele contractuale obligatorii – Compartimentul Juridic,

- Documentele suport: strategia de contractare / note justificative, formulare şi modele de documente - Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat pentru achiziţia publică respectivă, prin Dispoziţia Directorului General, - Raportul procedurii – comisia de evaluare, - Comunicarea rezultatelor catre ofertanti - comisia de evaluare / Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat pentru achiziţia publică respectivă, prin Dispoziţia Directorului General, - Iniţierea în SEAP/SICAP a achiziţiei din catalogul electronic (după caz) – Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat pentru achiziţia publică respectivă, prin Dispoziţia Directorului General - Semnarea contractului de achiziţie publică şi/sau acordului cadru, respectiv contract subsecvent – Compartimentul Juridic, Personalul responsabil cu viza CFP, Director general adjunct economic, Director general - Document constatator, dupa caz- CBSF /CC / BAPTA beneficiar - Formularele ofertei – Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat pentru achiziţia publică respectivă, prin Dispoziţia Directorului General -ofertanţi – comisia de evaluare - Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Documentele utilizate sunt urmatoarele:6.2.2. Continutul si rolul documentelor:

Strategia anuală de achiziții publice

Reprezintă totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate pe parcursul unui an bugetar la nivelul autorității contractante, atât pentru structura proprie cât şi pentru centrele rezidenţiale de copii, ce funcţionează în regim de componente funcţionale fără personalitate juridică.

Autoritatea contractantă utilizează ca informații pentru elaborarea strategiei anuale de achiziții cel puțin următoarele elemente estimative:

- nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziție, așa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate compartimentele / serviciile / birourile din structura proprie, precum şi cele transmise de centrele rezidenţiale de copii, ce funcţionează în regim de componente funcţionale fără personalitate juridică în cadrul autorității contractante;

- valoarea estimată a achiziției corespunzătoare fiecărei nevoi;

- capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;

- resursele existente la nivel de autoritate contractantă și, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziții publice.

Programul anual al achizițiilor publice

În cadrul strategiei anuale de achiziție publică, autoritatea contractantă are obligația de a elabora programul anual al achizițiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziție la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor și pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din

12







Exemplar nr.: 2

strategia locală/regională/națională de dezvoltare, acolo unde este aplicabil la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităților din etapele procesului de achiziție publică, pe de altă parte.

Programul anual al achizițiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate şi estimare a valorii transmise de compartimentele / serviciile / birourile din structura DGASPC Sibiu sau din centrele / complexul de copii, având calitatea de componente fără personalitate ale instituţiei si cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică / acordurilor-cadru pe care DGASPC Sibiu intenționează să le atribuie în decursul anului următor.

La stabilirea programul anual al achizițiilor publice, autoritatea contractantă are obligația de a tine cont şi de necesitățile obiective de servicii prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016, gradul de prioritate a necesităților şi anticipările cu privire la sursele de finanțare, ce urmează a fi identificate.

După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligația de a-și actualiza programul anual al achizițiilor publice în funcție de fondurile aprobate.

Programul anual al achizițiilor publice trebuie să cuprindă cel puțin informații referitoare la obiectul contractului de achiziție publică, codul vocabularului comun al achizițiilor publice (CPV), valoarea estimată a contractului ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziție, exprimată în lei, fără TVA, sursa de finanțare, procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziție, data estimată pentru inițierea procedurii, data estimată pentru atribuirea contractului, modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

Conform prevederilor Ordinului nr. 281/2016 privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achizițiilor publice si Programului anual al achizitiilor sectoriale, achizitiile directe vor fi cuprinse in anexa la PAAP .Biroul de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale din cadrul DGASPC Sibiu alege modalitatea de achizitie in functie de urmatoarele aspecte:

a) Valoarea estimata a tuturor achizitiilor de servicii din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 cu acelasi obiect sau destinate utilizarii identice ori similare, ori care se adreseaza operatorilor economic ce desfasoara constant activitati intr-o piata de profil relevant, pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie in cursul unui an bugetar;

b) Complexitatea contractului ce urmeaza a fi atribuit;

c) Indeplinirea conditiilor specifice de aplicare a anumitor modalitati de atribuire.

Biroul de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale din cadrul DGASPC Sibiu are obligatia ca, la alegerea modalitatii in care se va derula achizitia sa se raporteze la valoarea estimata cumulata a serviciilor din anexa 2 care sunt considerate similare.

Biroul de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale din cadrul DGASPC Sibiu va analiza referatul de necesitate şi estimare a valorii întocmit pentru achizitia respectivă prin prisma pragului valoric, va verifica PAAP, încadrarea serviciului în categoria celor cuprinse în anexa 2 a Legii nr. 98/2016, stabilind daca pentru serviciul necesar a fi achizitionat de DGASPC Sibiu se poate aplica propria procedură simplificată.

In vederea initierii propriei proceduri simplificate, CBSF / CC / BAPTA din cadrul DGASPC Sibiu, care solicita achizitionarea au obligatia de a transmite Biroului de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale urmatoarele documente:

a) Referatul de necesitate şi estimare a valorii pentru achizitia respectivă cu anexele ce justifică modul de estimare a valorilorb) Propunerea de modificare a PAAP, daca este cazul

c) Caietul de Sarcini / documentaţia tehnică, dupa caz.

13







Exemplar nr.: 2

1. Referat de necesitate si de estimare a valorii achizitiilor – formular nr.1

Referatul de necesitate şi de estimarea a valorii achiziţiilor reprezintă un document prin care se solicită demararea propriei proceduri simplificate, ce va fi transmis Compartimentului Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale / Serviciului Strategii Programe şi Proiecte in domeniul asistentei sociale si relatia cu organizatiile neguvernamentale din structura DGASPC Sibiu (pentru achiziţiile derulate prin intermediul acestui serviciu) şi va cuprinde cel putin următoarele informații:

a) obiectul achiziției publice, respectiv denumirea serviciilor prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016, care urmează a fi achiziționate – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;

b) cantitatea de servicii din anexa 2 necesare desfăşurării activităţii şi unitatea de măsură - se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;

c) estimarea valorii serviciilor din anexa 2 (cu anexarea documentelor care au stat la baza estimării acestora) –se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;d) stabilirea specificațiilor tehnice, funcţionale ale serviciilor din anexa 2 solicitate - descriere detaliata a serviciilor necesare – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;e) durata sau graficul de timp pentru îndeplinirea sarcinilor (anexa la referat), după caz – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;f) principalele cerinţe ce trebuie impuse de către autoritatea contractantă (anexă la referat) – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;g) solicitarea introducerii serviciilor suplimentare ulterior aprobării PAAP – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;h) motivarea solicitării introducerii serviciilor suplimentare ulterior aprobării PAAP – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC;i) poziţia achiziţiei în PAAP iniţial pentru prima formă a PAAP – se completează de către BAP, doar dupa aprobarea bugetului si actualizarea referatelor,j) poziţia achiziţiei în PAAP după modificare - se completează de către BAP pentru produse/servicii/lucrari suplimentare,k)fonduri alocate pentru fiecare destinaţie – se completează de către Serviciul Contabilitate şi Serviciul Finanţe Buget, Salarizare, doar dupa aprobare buget si actualizarea referatelor,l) articol bugetar – se completează de către Serviciul Contabilitate şi Serviciul Finanţe Buget, Salarizare, doar dupa aprobare buget si actualizarea referatelor,m) codul CPV - obiectul achiziţiei se pune în corespondenţă cu codul/codurile CPV care îl descriu cât mai exact, relevant în acest context fiind activitatea ce caracterizează scopul principal al contractului - se completează de către BAP,n) precum și alte informații adaptate, în mod corespunzător, la obiectul achiziției publice (anexă la referat) – se completează de către CBSF din aparatul propriu / CPRU Sf. Ana / CC.

Referatul de necesitate si estimare a valorii reprezintă un document intern emis de fiecare compartiment / birou / serviciu din structura proprie / CPRU Sf. Ana / CC din cadrul autorităţii contractante în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesităţile de servicii identificate (cuprinse în anexa 2 din Legea nr. 98/2016), precum şi preţul unitar/total al necesităţilor.

Referatul de necesitate şi de estimare a valorii cuprinde următoarele informaţii: ce anume este nevoie, când este nevoie, pentru ce anume este nevoie, si costul estimat al serviciului din anexa 2, ce

14







Exemplar nr.: 2

urmează a se achizitiona. Este documentul intern prin care conducătorii compartimentelor/birourilor/serviciilor din structura proprie sau din cadrul centrelor/complexului de copii ce funcţionează în regim de componente fără personalitate juridică, solicită introducerea în programul anual al achizitiilor publice.

Pentru achizitiile din cadrul proiectelor finantate din fonduri europene, referatul de necesitate şi estimare a valorii se face în baza bugetului aprobat al proiectului, parte integrantă din contractul de finantare si a planului de achizitii aferent proiectului, întocmit în baza aceluiasi buget.

CBSF din cadrul aparatului propriu / CPRU Sf. Ana / CC din cadrul DGASPC Sibiu au obligatia de a transmite in ultimul trimestru al anului in curs pentru anul viitor catre Compartimentul Achizitii Publice, necesarul de servicii din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 identificate in vederea intocmirii PAAP pentru anul următor. Documentul va fi datat, înregistrat şi semnat de persoana care l-a intocmit, de seful serviciului / biroului / compartimentului care solicită achiziţia din cadrul CBSF din aparatul propriu / persoana ce l-a intocmit si seful CRPU Sf. Ana / persoana ce l-a intocmit si seful CC şi de către Director general şi Director general adjunct ec..

Referatul de necesitate si estimare a valorii achizitiilor va conţine descrierea modalităţii de estimare a serviciilor din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 ce urmează a fi prestate şi va avea anexate următoarele documente (cu titlu de exemplu):

- Oferte orientative rezultate din studiul pieţei - Oferte publicate pe internet - Estimare pe baza istoricului achizitiilor, conform datelor obtinute de la Compartimentul

Contabilitate si avand in vedere indicii de crestere publicati de Directia de Statistica. - Alte documente din care să rezulta valoare estimată - Caietul de sarcini / documentatie tehnică, după caz

Preţul estimat din cuprinsul referatului este fără TVA, fapt care se menţionează expres în cuprinsul acestuia.

Pentru achiziţiile de servicii din anexa 2 a Legii nr. 98/2016, toate estimarile valorice, descrierile aferente (caracteristici tehnice) precum şi celelalte informaţii solicitate conform modelului de referat vor fi realizate, cu exceptia serviciilor privind medicina muncii, de catre fiecare compartiment / serviciu / birou din structura proprie / persoana desemnată din cadrul CPRU Sf. Ana / CC, conform prevederilor legale in vigoare: respectiv „ se calculează valoarea estimată a unei achiziţii având în vedere valoarea totală de plată, fără TVA, ... luând în considerare orice eventuale forme de opţiuni şi prelungiri ale contractului menţionate în mod explicit în documentele achiziţiei” (pe baza de cercetări ale pieţei sau pe bază istorică). Servicii privind medicina muncii vor fi estimate, descrise de catre Serviciul Resurse Umane atat pentru compartimentele/ serviciile / birourile din structura proprie cat si pentru CPRU Sf. Ana / centrele / complexul rezidenţial de copii având calitatea de componente funcţionale fără personalitate juridică. In cazul contractelor de achiziție publică de servicii cu caracter de regularitate ori care se intenționează să fie reînnoite în cursul unei anumite perioade, valoarea estimată a achiziției se calculează pe baza următoarelor:- art.20 din Legea nr.98/2016

a) fie valoarea reală globală a tuturor contractelor similare succesive atribuite in ultimele 12 luni sau in anul bugetar anterior, ajustata, acolo unde este posibil, pentru a lua in considerare modificările cantitative şi valorice care pot surveni într-un interval de 12 luni de la data contractului inițial;

b) fie valoarea estimată globală a tuturor contractelor succesive atribuite intr-un interval de 12 luni de la prima livrare;

15







Exemplar nr.: 2

După definitivarea PAAP-ului in urma aprobarii BVC anual, CBSF din structura proprie, inclusiv CPRU Sf. ANA / persoana desemnată din cadrul CC au obligatia de a actualiza referatul de necesitate si estimare a valorii achiziilor raportat la bugetul aprobat si sa inainteze catre Serviciul Contabilitate şi Serviciul Finanţe, Buget, Salarizare în vederea completării datelor privind articolul bugetar şi fondurile aplicate pentru fiecare destinaţie, iar ulterior va fi transmis Compartimentului Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale cate un exemplar datat, înregistrat şi semnat de persoana care l-a intocmit, de seful serviciului / biroului / compartimentului care solicită achiziţia din cadrul CBSF / persoana ce l-a intocmit si seful CPRU Sf. ANA / CC şi de către Director general şi Director general adjunct ec..

ATENŢIE!!! În cazul în care achiziţia nu e prevăzută în PAAP si a aparut in cursul anului necesitatea

achizitionarii de SERVICII SUPLIMENTARE prevăzute în anexa 2 , CBSF/ CPRU / CC din cadrul DGASPC Sibiu, va înainta referatul de necesitate şi estimare a valorii către Biroul Administrativ, Patrimoniu, Tehnic, Aprovizionare care va verifica dacă este încheiat un contract având acelaşi obiect, daca serviciile au fost prestate cu atingerea valorii totale / cantităţii totale contractate.

În cazul în care nu se pot asigura serviciile din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 în baza achiziţiilor finalizate până în acel moment şi nu au fost cuprinse în PAAP, acelaşi referat va fi înaintat Serviciului Contabilitate şi Serviciul Finanţe, Buget, Salarizare care va verifica dacă se identifică sume ce pot fi alocate pentru achiziţia respectivă şi care va semna referatul făcând menţiune cu privire existenţa sau nu a fondurilor necesare achiziţionării, completând datele privind articolul bugetar şi fondurile aplicate pentru fiecare destinaţie.

În acest caz referatul va cuprinde doar necesitatea neprevazuta initial, pe care o va descrie si justifica corespunzator cu respectarea prevederilor anterioare, mentionand in cadrul acestuia ca se solicita Compartimentului de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale introducerea in PAAP si actualizarea acestuia raportat la nevoia identificata cu motivarea corespunzătoare a situaţiei care a făcut imposibilă identificarea / prevederea anterioară a necesităţii.

Coloanele privind codurile CPV, poziţia PAAP iniţială, poziţia PAAP modificat vor fi completate doar de către Compartimentul Achiziţii Publice şi Contractare Servicii Sociale.

Referatul având cele trei semnături din partea Biroul Administrativ, Patrimoniu, Tehnic, Aprovizionare, Serviciului Contabiliate şi Serviciul Finanţe, Buget, Salarizare (cu menţiunea că există posibilitatea de alocare de fonduri pentru achiziţia respectivă) va fi înaintat spre avizare, respectiv aprobare Directorului General adjunct economic şi Directorului general, iar ulterior va fi transmis Compartimentului Achiziţii Publice şi Contractare Servicii Sociale care va completa coloana privind poziţia modificată din PAAP şi va opera modificările care se impun în PAAP. În cazul în care nu se identifică sursele financiare necesare pentru achiziţia respectivă, referatul de necesitate nu va fi înaintat Compartimentului Achiziţii Publice şi Contractare Servicii Sociale, Directorului General adjunct economic şi Directorului general.

Modificarea referatului prin introducerea serviciilor suplimentare prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016 trebuie să se realizeze înainte de iniţierea propriei proceduri simplificate, cu luarea în considerare a timpului necesar modificării PAAP şi aprobării acestuia, respectiv întreprinderea tuturor diligenţelor necesare realizării achiziţiilor respective.

2. Caietul de sarcini / Documentaţia tehnică, documente suport

16







Exemplar nr.: 2

Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice care reprezintă cerințe, prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui serviciu social sau alt serviciu specific prevăzut în anexa 2 să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesității autorității contractante.

Caietul de sarcini conţine orice informaţii sau cerințe necesare întocmirii de către ofertanți a propunerilor tehnice și calculării valorilor propunerilor financiare.

CAIETUL DE SARCINI / documentaţia tehnică pentru serviciile din anexa 2 necesare desfasurarii activitatii la nivelul aparatului propriu, va fi datat, înregistrat şi semnat de persoana care îl întocmeşte din cadrul BAPTA şi seful acestui birou, având la bază descrierea necesităţii şi celelalte informaţii cuprinse în referatele de necesitate, informaţii furnizate de către CBSF din aparatul propriu / persoane desemnate din cadrul CPRU Sf. Ana / CC care au identificat necesitatea, va fi avizat de directorul adjunct economic şi aprobat de directorul general al DGASPC Sibiu si trebuie sa contina obligatoriu:

- descrierea serviciilor din anexa 2 la Legea nr. 98/2016, ce urmează a se achiziţiona; - specificaţii tehnice precise, care să conducă la achiziţionarea serviciilor din anexa 2 la Legea nr.

98/2016 care să răspundă cel mai bine necesităţii autorităţii contractante;- necesitatea acreditării/autorizării specifice personalului/societăţii comerciale în vederea

prestării serviciilor, dacă este cazul;- criterii de calificare şi selecţie- criteriul de atribuire care va sta la baza selecţiei ofertelor şi detalierea factorilor de evaluare, a

ponderilor sau algoritmului de calcul, după caz. - o descriere succintă a clauzelor contractuale specifice fiecărei achiziţii în parte:- termenul de executare a contractului (perioada/durata)

- obiectul contractului- modalitate de plata a preţului: eşalonat/într-o singura tranşă

- termen de plată - alte clauze specifice: cuantumul garanţiei de bună execuţie, garanţie acordată serviciilor ş.a. - condiţii de recepţie a serviciilor prestate.In cazul in care caietul de sarcini se intocmeste in colaborare cu RU / CPRU Sf. Ana/ CC /

persoana desemnata din cadrul CBSF pentru produse /lucrari/servicii cu caracter special, documentul va fi semnat si de catre acesta din urma. Pentru achiziţiile publice necesare desfăşurării activităţii compartimentelor / serviciilor / birourilor din structura proprie a DGASPC Sibiu (inclusiv pentru CPRU Sf. Ana şi complexul / centrele rezidenţiale de copii) având ca obiect: servicii le privind formare a profesionala, medicina muncii caietele de sarcini vor fi întocmite de BAPTA in colaborare cu Serviciul Resurse Umane, organizandu-se in acest sens sedinte de lucru ori de cate ori se impune.

Pentru achiziţii având ca obiect servicii din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 necesare desfasurarii activitatii aparatului propriu al DGASPC Sibiu care presupun cerinţe speciale şi necesită descrieri amănunţite, au caracter specific, caietele de sarcini vor fi întocmite de BAPTA in colaborare cu o persoană desemnată din cadrul CBSF .

Pentru celelalte achiziţii avand ca obiect servicii din anexa 2 necesare desfasurarii activitatii aparatului propriu al DGASPC Sibiu, caietele de sarcini vor fi intocmite de catre BAPTA. Pentru toate achizitiile avand ca obiect servicii din anexa 2 (cu exceptia serviciilor de formare profesionala si medicina muncii ) necesare activitatii CPRU Sf. Ana / CC, caietele de sarcini vor fi intocmite de catre BAPTA impreuna cu o persoana desemnata din cadrul CPRU Sf. Ana / CC.

17







Exemplar nr.: 2

Specificaţiile tehnice nu trebuie să precizeze un anumit producător, o anumita origine sau un anumit procedeu care caracterizează serviciile din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 prestate de un anumit operator economic si nici nu se refera la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție specifică, care ar avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici.

In situatii excepționale, in cazul in care nu este posibila o descriere suficient de precisa si de inteligibila a obiectului contractului, precizarea elementelor prevăzute în alineatul precedent este permisă, doar cu menţionarea sintagmei "sau echivalent".

Specificatiile tehnice definesc caracteristicile solicitate privind serviciile din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 care fac obiectul achizitiei. Caracteristicile solicitate pot de asemenea să vizeze procesul sau metoda specifică de prestare a serviciilor solicitate sau un proces specific pentru un alt stadiu al ciclului de viată al acestora, chiar dacă aceste elemente nu fac parte din continutul serviciilor care urmează să fie achizitionate, dar cu conditia ca aceste caracteristici să aibă legătură cu obiectul contractului de achizitie publică.

Specificatiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire si nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate fată de asigurarea unei concurente efective între operatorii economici. Specificatiile tehnice se stabilesc prin raportare la cerinte de performantă sau cerinte functionale, inclusiv caracteristici de mediu, cu conditia ca parametrii să fie suficient de precisi pentru a permite ofertantilor să determine obiectul contractului

Biroul Administrativ, Tehnic, Patrimoniu, Aprovizionare si dupa caz RU / persoana desemnata din cadrul CBSF din structura proprie pentru achizitii cu caracter special / persoana desemnata din cadrul CPRU Sf. Ana / CC cu care se întocmesc in colaborare caietele de sarcini îşi asumă responsabilitatea cu privire la specificaţiile tehnice / descriptive din cuprinsul caietului de sarcini.

Dacă se impune elaborarea unui proiect de contract / contract subsecvent / acord cadru, acesta va fi întocmit şi vizat de către Compartimentul Juridic, va fi supus vizei CFP, aprobat de către Director General adjunct economic şi Director General.

Autoritatea contractantă poate iniţia aplicarea procedurilor de atribuire numai după ce au fost elaborate şi aprobate caietul de sarcini / documentaţia tehnică, modelul de contract şi documente suport: modele de formulare, strategia de contractare / notele justificative, alte documente.

3. Strategia de contractare / Note justificative privind alegerea procedurii, stabilirea criteriilor de calificare, criteriului de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi

Sunt documentele prin care Responsabilul cu aplicarea procedurii numit prin dispoziţia Directorului general justifică alegerea propriei proceduri simplificate, prin prisma încadrării achiziţiei în categoria situaţiilor de excepţie prevăzute la art. 69 alin. 6 din Legea nr. 98/2016 şi a valorii estimate cumulate a tuturor achiziţiilor având ca obiect servicii similare, prevăzute în anexa 2 .

Raportat la criteriile de calificare ce urmează a fi justificate se va avea în vedere solicitarea cerinţelor privind:a) motive de excludere, în conformitate cu capitolul IV, secţiunea a 6-a, paragaraful 2 din Legea nr. 98/2016;b) capacitatea de execitare a activităţii profesionale, în conformitate cu prevederile art. 173 din Legea nr. 98/2016;c) experienţa similară, în conformitate cu prevederile art. 179 lit. a) şi b) din Legea nr. 98/2016

Referitor la stabilirea criteriilor de atribuire se pot utiliza criteriile: pretul cel mai scazut, costul cel mai scazut, cel mai bun raport calitate -preţ sau cel mai bun raport calitate-cost.

18







Exemplar nr.: 2

Criteriile de atribuire: cel mai bun raport calitate -preţ sau cel mai bun raport calitate-cost se vor determina pe baza unor factori de evaluare care includ aspecte calitative, de sustenabilitate ale serviciilor sociale.

4. Anunţ de participare la propria procedură simplificată – formular nr.2

Contine informatiile referitoare la propria procedură simplificată, ce urmează a fi derulată si cuprinde principalele cerinţe formale, tehnice care permit descrierea obiectivă a obiectului contractului de achizitie publică pe baza căruia operatorii economici îsi vor elabora ofertele. Obligatoriu trebuie să cuprindă data si ora-limită stabilite pentru transmiterea ofertelor.

Este anuntul prin care institutia aduce la cunostinta persoanelor interesate faptul că se urmăreşte atribuirea unui contract de achiziţie prin propria procedură simplificată.

În cadrul acestui anunţ se solicită transmiterea ofertelor prin intermediul adresei de e-mail/fax/ alte mijloace electronice, iar ofertantului stabilit ca fiind castigator i se va solicita publicarea ofertei in catalogul de produse din SEAP in vederea finalizarii achizitiei directe online, dupa caz.

Pentru atribuirea serviciilor prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016, DGASPC Sibiu, în calitate de autoritatea contractantă are obligatia de a publica în SEAP anunţul publicitar la sectiunea Anunturi şi/sau anunţ de participare pe site-ul propriu (prin colaborare cu persoana responsabila sa posteze pe siteul institutiei), care va cuprinde urmatoarele:

Denumirea, adresa, numarul de telefon si de fax, adresa de e-mail ale autoritatii contractante Modalitatea de atribuire prin: comanda si factura/contract si daca este cazul, se precizeaza daca

urmeaza sa fie incheiat un acord cadru Denumirea serviciilor care urmeaza sa fie prestate si codul/ codurile CPV Valoarea estimata a serviciilor prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 Cantitatea de servicii care trebuie prestata, daca este cazul Sursa de finantare Termenul limita de solicitare clarificari Termenul limita de depunere oferte Adresa la care se transmit ofertele Limba in care trebuie redactate ofertele Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila Criterii de calificare şi formulare ce trebuie completate de ofertanţi sau alte documente solicitate Criteriul de atribuire, inclusiv cu descrierea factorilor de evaluare, respectiv ponderea relativă pe

care o acordă fiecărui factor de evaluare ce va fi aplicat pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic unde este cazul

Cuantumul garanţiei de participare şi a garanţiei de bună execuţie, după caz Adresa de internet la care sunt disponibile documentele procedurii simplificate proprii

5. Declaratie de confidentialitate si impartialitate – formular 3

Se completează si se semnează de către membrii comisiei de evaluare a ofertelor. Trebuie semnată de membrii comisiei de evaluare înainte de preluarea atributiilor specifice, după data si ora-limită pentru depunerea ofertelor.

Declaratiile contin următoarele date de identificare: numele si prenumele, functia detinuta in cadrul institutiei.

19







Exemplar nr.: 2

Este documentul prin care membrii comisiei de evaluare declară pe propria răspundere că nu se află într-una dintre situatiile de incompatibilitate prevăzute de lege, precum si prin care se angajează să respecte confidentialitatea informatiilor pe care le află cu ocazia desfăsurării procedurii de achizitie publică.

Pentru achiziile publice având ca obiect serviciile prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016 se accepta si mentionarea respectarii prevederilor legale privind neîncadrarea în situaţiile de incompatibilitate prevăzute de lege, in cadrul documentelor (partea finală) ce urmeaza a fi semnate de membrii comisiei, caz in care nu se vor completa declaratiile de confidentialitate si impartialitate ca documente separate, ci se va avea în vedere că prin semnarea decumentelor achiziţiei au luat cunoştinţă de prevederile legale în vigoare privind situaţiile de incompatibilitate, pe care se obligă să le respecte.

6. Raport procedurii pentru propria procedură simplificată– formular nr.4

Ca urmare a publicării în SEAP a anunţului publicitar şi / sau publicării pe site-ul instituţiei a anunţului de participare, în cadrul raportului procedurii se consemnează ca fiind conforme / inacceptabile / neconforme ofertele primite pentru achiziţia publică organizată de DGASPC Sibiu având ca obiect servicii din anexa 2 la Legea nr. 98/2016.

Acest document contine istoricul tuturor sedintelor de analiza si evaluare a ofertelor, aspecte sesizate legate de:

verificările privind îndeplinirea cerinţelor de calificare,

verificarea conformităţii propunerilor tehnice ale ofertanţilor cu prevederile caietului de sarcini,

verificarea conformităţii propunerilor tehnice ale ofertanţilor în conformitate cu criteriile de atribuire, dacă este cazul,

verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, inclusiv verificarea conformităţii cu propunerile tehnice, verificarea aritmetică,

verificarea încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică, verificarea încadrării acestora în categoria preţurilor / costurilor neobişnuit de scăzute conform prevederilor art. 210 din Legea nr. 98/2016,

consemnarea solicitarilor de clarificari şi răspunsurilor la solicitările de clarificări, dupa caz

stabilirea ofertelor admisibile, a ofertelor inacceptabile şi/sau neconforme,

aplicarea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare, dupa caz

stabilirea ofertei castigatoare, sau după caz, formularea propunerii de anulare a procedurii.

Modelul de raport va fi adaptat corespunzator in functie de situatie.

7. Comunicarea privind acceptarea ofertei câstigătoare pentru propria procedură simplificată – formular nr. 5 :

Conţine informatiile cu privire la finalizarea propriei proceduri simplificate având ca obiect servicii din anexa 2 la Legea nr. 98/2016 adresate ofertantului câstigător. Este notificarea prin care ofertantul câstigător este anuntat cu privire la acceptarea ofertei sale si prin care este invitat să încheie contractul de achizitie publică.

20







Exemplar nr.: 2

Această comunicare se va transmite prin mijloace electronice de catre responsabilul cu achizitiile publice nominalizat pentru fiecare procedură în parte, prin dispoziţia Directorului General.

Comunicările privind acceptarea ofertei câstigătoare pentru achiziţiile publice având ca obiect servicii din anexa 2 din Legea nr. 98/2016 nu necesită aprobarea conducerii, acestea având la bază deciziile cuprinse în raportul procedurii şi putând fi transmise de responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat în acest sens prin dispoziţia directorului general, în numele comisiei de evaluare sau de către comisia de evaluare.

8. Comunicarea privind rezultatul propriei proceduri simplificate– formular nr.6

Conţine informatiile cu privire la finalizarea propriei proceduri simplificate, adresate ofertantilor necâstigători.

Reprezintă notificarea prin care ofertantilor necâstigători care au prezentat oferta neconforma/inacceptabila li se aduc la cunostintă motivele care au stat la baza respingerii, iar pentru ofertantii necastigatori care au prezentat oferta conforma li se vor comunica avantajele ofertei declarate castigatoare raportat la oferta lor si numele ofertantului castigator.

Comunicările privind rezultatul propriei proceduri simplificate organizată pentru atribuirea achiziţiilor publice având ca obiect servicii din anexa 2 din Legea nr. 98/2016 nu necesită aprobarea conducerii, acestea având la bază deciziile cuprinse în raportul procedurii şi putând fi transmise de responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat în acest sens prin dispoziţia directorului general, în numele comisiei de evaluare sau de către comisia de evaluare.

9. Contractul de prestări servicii

Reprezintă contractul / contractul subsecvent / acordul cadru ce contine clauzele contractuale minime obligatorii stabilite între institutie si ofertantul declarat câstigător cu privire la modalitatea de prestare a serviciilor din anexa 2 la Legea nr. 98/2016.

Acesta va fi intocmit şi vizat de Compartimentul Juridic, va primi viza CFP si va fi aprobat de Directorul general adjunct economic şi Director general.

10. Documentul constatator – Formular 7

Contine informatii referitoare la îndeplinirea obligatiilor contractuale de către contractant.

Autoritatea contractantă prin CBSF din cadrul aparatului propriu, inclusiv din cadrul CPRU Sf. Ana / persoana desemnată din cadrul CC / Responsabil tehnic / BAPTA va elibera contractantului la solicitarea acestuia un exemplar al documentului constatator si un exemplar se va păstra la dosarul achizitiei publice.

11. Formularele ofertei - Scrisoarea de înaintare – formular 8, Declarație privind eligibilitatea – formular 9, Declarație privind evitarea conflictului de interese în conformitate cu prevederile art. 59 -60 din Legea nr. 98/2016 – formular 10, Declarația privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016 – formular 11, Formular de ofertă – formular 12,

Reprezintă documentele completate de ofertanţi, ca parte componentă a ofertelor transmise

12. Nota justificativa privind alegerea modalitatii de achizitionare / atribuire – formular 13

Nota reprezinta un document intern emis de Biroul de Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale / SSPP (pentru achizitiile derulate in cadrul proiectelor in cazul in care responsabilul cu derularea procedurii / procesului de achizitie directa este desemnat din cadrul acestui serviciu), in cadrul caruia se

21







Exemplar nr.: 2

prezinta oportunitatea derularii procesului de achizitie directa prin utilizarea catalogului electronic SEAP (SICAP) cu / fara anunt publicitar.

6.2.3. Circuitul documentelor

Referatul de necesitate si estimare a valorii, pentru centralizare în vederea întocmirii PAAP initial pentru anul viitor : CBSF / CPRU Sf. Ana /

CC – Director general adj. ec. - Director general - Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

pentru centralizare în vederea actualizării PAAP: CBSF / CPRU Sf. Ana / CC – Servicul Finanţe, Buget, Salarizare - Serviciul Contabilitate - Director general adj. ec. - Director general - Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

pentru servicii suplimentare prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016: CBSF / CPRU Sf. Ana / CC – Biroul Administrativ, Tehnic, Patrimoniu, Aprovizonare – Serviciul Finanţe, Buget, Salarizare - Serviciul Contabilitate - Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Nota justificativa privind alegerea modalitatii de achizitionare /atribuire - Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale – Serviciul juridic - Director general adj. ec. - Director general - Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Caiet de sarcini pentru serviciil e privind formare a profesionala, medicina muncii (inclusiv pentru CPRU Sf. Ana

si complexul / centrele rezidenţiale de copii) – BAPTA în colaborarea cu RU - Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

pentru celelalte achiziţiile publice necesare desfăşurării activităţii aparatului propriu având ca obiect alte servicii (diferite de cele mentionate anterior) prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 – BAPTA - Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

pentru celelalte achiziţiile publice a vând ca obiect alte servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 necesare desfăşurării activităţii aparatului propriu care presupun cerinţe şi descrieri speciale - BAPTA in colaborare cu CBSF care a identificat necesitatea - Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

pentru achiziţiile publice a vând ca obiect servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 (cu exceptia serviciilor de formare profesionala si medicina muncii) necesare desfăşurării activităţii CPRU Sf. Ana / CC - BAPTA in colaborare cu persoana desemnata din cadrul CPRU Sf. Ana / CC care a identificat necesitatea

Strategia de contractare: Note justificative privind alegerea procedurii, stabilirea criteriilor de calificare, criteriului de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi dupa caz – Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat în acest sens prin dispoziţia directorului general- Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Anunţ de participare la propria procedură simplificată - Responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire desemnat în acest sens prin dispoziţia directorului general- Director general adj. - Director general – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

22







Exemplar nr.: 2

Raportul procedurii - Comisia de evaluare - Director general adj. - Director general – Biroul Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Comunicarea rezultatului - Comisia de evaluare / Resposabilul cu aplicarea procedurii de atribuire numit prin Dispoziţia Directorului General - Operatori economici – Compartiment Achizitii Publice şi Contractare Servicii Sociale

Contractul de prestări servicii din anexa 2- Compartimentul juridic – Persoană desemnată pentru acordarea vizei CFP - Director general adj. - Director general - Compartiment Achizitii şi Contractare Servicii Sociale

Documentul constatator - CBSF / CPRU Sf. Ana / CC / BAPTA- ofertanti solicitanţi – Biroul Achizitii şi Contractare Servicii Sociale

Formularele ofertei – Resposabilul cu aplicarea procedurii de atribuire numit prin Dispoziţia Directorului General - ofertanţi – comisia de evaluare - Compartiment Achizitii şi Contractare Servicii Sociale

Notă:În cazul în care achizitia publică se face în cadrul unui proiect cu finantare din fonduri

nerambursabile, documentele vor fi elaborate de responsabilul cu achizitiile din cadrul proiectului respectiv. După aprobare documentele se vor întoarce în cadrul SSPP, serviciu responsabil de păstrarea documentelor de achizitii pentru proiectele mentionate.

Reguli de evitare a conflictului de interese:Pe parcursul aplicării procedurilor de atribuire prin propria procedură simplificată, DGASPC

Sibiu are obligatia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situatiile de natură să determine aparitia unui conflict de interese si / sau manifestarea concurentei neloiale, inclusiv pentru a asigura tratamentul egal pentru toţi operatorii economici.

În sensul art. 59 din Legea nr. 98/2016, prin conflict de interese se înţelege orice situaţie în care membrii personalului autorităţii contractante sau ai unui furnizor de servicii de achiziţie acţionează în numele autorităţii contractante, care sunt implicaţi în desfăşurarea propriei proceduri simplificate sau pot influenţa rezultatul acesteia au, în mod direct sau indirect, un interes financiar, economic sau un alt interes personal, care ar putea fi perceput ca element care compromite imparţialitatea ori independenţa lor în contextul procedurii de atribuire.

Nu au dreptul să fie implicaţi în procesul de verificare / evaluare a ofertelor următoarele persoane:a) persoane care detin părti sociale, părti de interes, actiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanti, terţi susţinători sau subcontractanti propuşi ori persoane care fac parte din consiliul de administratie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanti / candidati sau subcontractanti;b) sot / sotie, rudă sau afin, până la gradul al II-lea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administratie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanti, terţi susţinători ori subcontractanţi propuşi;

23







Exemplar nr.: 2

c) persoane despre care se constată sau cu privire la care există indicii rezonabile / informaţii concrete care pot avea, direct ori indirect, un interes personal, financiar, economic sau de altă natură, ori se află într-o altă situaţie de natură să îi afecteze independenţa şi imparţialitatea pe parcursul procesului de evaluare.

Pe parcursul desfăşurării întregii proceduri, membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către ofertanţi, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja intersele comerciale. În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare constată că se află în una sau mai multe situaţii prevăzute anterior, atunci acesta are obligaţia de a solicita înlocuirea sa din componenţa comisiei respective.

Contractantul nu are dreptul de a angaja, în scopul îndeplinirii contractului de achizitie publică, persoane fizice sau juridice care au fost implicate în procesul de verificare / evaluare a ofertelor depuse în cadrul aplicării propriei proceduri simplificate ori angajaţi / foşti angajaţi ai autorităţii contractante sau ai furnizorului de servicii de achiziţie, pe parcursul unei perioade de cel putin 12 luni de la încheierea contractului, sub sanctiunea rezoluţiunii ori rezilierii de drept a contractului respectiv.

6.3. Modul de lucru6.3.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii

Dispoziţiile prezentei proceduri se aplică pentru achiziţia de servicii sociale şi alte servicii specifice prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice cum ar fi (cu titlu de exemplu):

a) Servicii de medicina muncii, cod CPV 85147000-1b) Servicii de formare profesionala, cod CPV 8053000-8,c) Servicii de pază, cod CPV 79713000-5,d) servicii postale de distribuire a corespondenţei, cod CPV 64112000-4e) servicii de arhivare, cod CPV 79995100-6f) alte servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 necesare desfăşurării activităţii

DGASPC Sibiu (cu titlu de exemplu): Servicii de sănătate, servicii sociale şi servicii conexe, Servicii sociale administrative,servicii de învăţământ, servicii de sănătate şi servicii culturale, Servicii de asigurări sociale obligatorii, servicii de indemnizaţii, alte servicii comunitare sociale şi personale, inclusiv servicii prestate de organizaţii sindicale de organizaţii politice, de asociaţii de tineri şi servicii diverse prestate de organizaţii asociative, servicii religioase, servicii hoteliere şi restaurante, servicii juridice în măsura în care nu sunt excluse în temeiul art. 29 alin. 3, alte servicii administrative şi servicii guvernamentale etc

În funcţie de valoarea estimată a serviciilor cuprinse în anexa 2 la Legea nr. 98/2016 ce intenţionează a se achiziona se vor aplica următoarele proceduri interne:

1) În cazul în care valoarea estimată a contractului de servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 este mai mică decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016, respectiv 135.060 lei fără T.V.A., pentru atribuirea contractului / acordului cadru, achiziţia poate fi iniţiată şi efectuată prin cumpărare directă cu respectarea procedurii formalizate privind organizarea, desfășurarea achizițiilor publice si urmărirea derulării contractelor ce stabileşte regulile de derulare a achizitiilor directe / procedurilor de atribuire.

2) În cazul în care valoarea estimată a contractului de servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 este mai mare decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016, respectiv 135.060 lei fără T.V.A., dar mai mică decat cea prevăzută la art. 7 alin. 1, lit. d) din lege, respectiv

24







Exemplar nr.: 2

3.376.500 lei fără T.V.A., achiziţia se va realiza cu respectarea propriei proceduri simplificate, procedeu prin care se solicită oferte de preţ, iar orice prestator interesat are dreptul de a depune oferta.

3) În cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică care are ca obiect servicii din categoria celor incluse în anexa 2 la Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice este mai mare sau egală decât cea prevăzută la art. 7 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 98/2016, se vor aplica dispoziţiile art. 68 coroborate cu cele ale art. 111 din lege, inclusiv regulile stabilite în cadrul procedurii formalizate privind organizarea, desfășurarea achizițiilor publice si urmărirea derulării contractelor .

În baza propunerilor primite de la CBSF / CPRU Sf. Ana / CC din cadrul DGASPC Sibiu care au identificat necesitatea, ce face obiectul achizitiei de servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016, Compartimentul de Achizitii publice si Contractare Servicii Sociale, va intocmi Referatul de numire a Comisiei de evaluare pentru propria procedură simplificată, referat ce va fi aprobat de către Directorul general adjunct ec. şi va sta la baza dispoziţiei de numire emisă de Directorul general.

Presedintele comisiei de evaluare va fi nominalizat din cadrul CBSF / CPRU Sf. Ana / CC / BAPTA al DGASPC Sibiu care au identificat necesitatea ce are ca obiect servicii prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016 şi care urmează a se derula prin propria procedură simplificată, având drept de vot.

Comisia de evaluare va fi formată din minim 5 membrii permanenţi (preşedintele comisiei de evaluare se desemnează dintre membrii acesteia) şi minim doi membrii de rezervă.

Pe lângă comisia propriu-zisă, va fi nominalizată din cadrul Compartimentului Intern specializat in domeniul achizitiilor publice din cadrul DGASPC Sibiu, în limita posibilităţilor, si o persoana responsabila cu aplicarea achizitiei publice având ca obiect serviciile prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016.

Atributiile acestei persoane constau in asigurarea accesului si operarea in cadrul platformei SEAP (Catalog de produse/servicii/lucrari) in toate etapele achizitiei publice respective, pe baza deciziilor adoptate de comisie, precum si redactarea tuturor documentelor, ce urmeaza a fi emise de comisie pe parcursul activitatii acesteia.

Dupa aprobarea Dispoziţiei de numire a Comisiei, responsabilul cu derularea achiziţiei respective va pune la dispozitia Comisiei un exemplar al documentelor intocmite in vederea derulării achizitiei prin propria procedură simplificată.

6.3.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii privind desfăşurare şi organizare a propriei proceduri simplificate Pe baza referatelor de necesitate şi estimare a valorii serviciilor prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016, se va întocmi de către Biroul Administrativ, Patrimoniu, Tehnic, Aprovizionare caietul de sarcini / documentaţia tehnică in colaborare sau nu cu alte persoane desemnate, in conditiile prezentate anterior.

De asemenea se vor stabili criteriile de calificare, criteriul de atribuire, prevederile contractuale minime obligatorii necesare şi alte cerinţe ce se impun a fi incluse în documentaţia de atribuire.

În funcţie de aceste date furnizate, responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire pentru achiziţia respectivă desemnat prin dispoziţia Directorului general, va întocmi documentele suport: strategia de contractare / note justificative, formulare şi modele de documente.

Ulterior aprobării documentaţiei de atribuire şi a documentelor suport, responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire pentru achiziţia respectivă va publica în SEAP anunţul publicitar (documentaţia de atribuire şi procedura operationala de organizare a achiziţiilor urmând a fi pusă la dispoziţia

25







Exemplar nr.: 2

operatorilor economici interesaţi în urma unor solicitări transmise în acest sens) şi / sau a unui anunţ de participare publicat pe site-ul instituţiei DGASPC Sibiu (împreună cu documentaţia de atribuire şi procedura operationala de organizare a achiziţiilor in colaborare si cu ajutorul persoanei responsabile cu publicarea documentelor pe siteul institutiei).

DGASPC Sibiu, în calitate de autoritate contractantă, are obligaţia de a acorda operatorilor economici un tratament egal şi nediscriminatoriu şi să acţioneze într-o manieră transparentă şi proporţională.

De asemenea achizitorul nu va concepe sau structura achiziţiile ori elemente ale acestora cu scopul de a restrânge artificial concurenţa, de a favoriza sau dezavantaja în mod nejustificat anumiţi operatori economici.

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu documentaţia de atribuire / regulile stabilite pentru organizarea propriei proceduri simplificate.

În cazul în care operatorii economici interesaţi solicită clarificări privind eventuale neconformităţi / neclarităţi identificate la nivelul documentaţiei de atribuire, acestea pot fi transmise (prin modalităţile de comunicare menţionate în anunţ) autorităţii contractante DGASPC Sibiu cu cel puţin 5 zile înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor.

În acest caz, responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire pentru achiziţia respectivă, va înştiinţa persoana care a întocmit documentul / documentele respective cu privire la care sunt înaintate solicitările de clarificări.

În funcţie de datele primite de la aceasta, responsabilul cu aplicarea procedurii de atribuire pentru achiziţia respectivă va lua măsuri în vederea publicării atât a solicitărilor de clarificări cât şi a răspunsurilor la acestea pe site-ul instituţiei / prin intermediul adresei de e-mail (în cazul în care se publică doar anunţul publicitar în SEAP).

Solicitările de clarificări şi răspunsurile la acestea pot fi transmise după data depunerii ofertelor doar prin intermediul adreselor de e-mail, pe care ofertanţii şi autoritatea contractantă sunt obligate să le precizeze în cadrul documentelor publicate / transmise pentru procedura respectivă.

DGASPC Sibiu, în calitate de autoritate contractantă, are obligaţia de a răspunde în mod clar şi complet, cât mai repede posibil, la orice solicitare de clarificări sau informaţii suplimentare, într-o perioadă care să nu depăşească de regulă 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea unui operator economic. Răspunsurile la solicitările de clarificări vor fi însoţite de întrebările aferente, autoritatea contractantă având obligaţia de a nu dezvălui identitatea operatorilor economici.

În cazul în care operatorul economic nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitatea de a respecta termenul prevăzut mai sus, aceasta din urmă are totuși obligația de a răspunde la solicitarea de clarificare (cu excepţia cazului în care solicitările de clarificări au fost transmise cu 2 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor), în măsura în care perioada necesară pentru elaborarea și transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data-limită de depunere a ofertelor. Solicitările de clarificări transmise cu 2 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare.

După data limită de depunere a ofertelor, se consideră ca fiind acceptate condiţiile prevăzute în documentaţia de atribuire, precum şi în anunţul de participare / anunţul publicitar.

Autoritatea contractantă are dreptul de a prelungi, prin publicarea unui anunț de tip erată pe site-ul propriu / prin intermediul adresei de e-mail (în cazul în care se publică doar anunţul publicitar în SEAP), perioada limită de depunere a ofertei, în cazul în care răspunsul la solicitările de clarificări modifică documentația de atribuire.

26







Exemplar nr.: 2

Autoritatea contractanta are dreptul de a completa, din proprie initiativa, în vederea clarificării, documentaţia de atribuire, având după caz, obligaţia de a prelungi corespunzător termenul limită de depunere a ofertelor daca modificarile impun o astfel de prelungire.

Termenul limita pentru depunerea ofertelor se stabileste in functie de complexitatea serviciilor, ce urmeaza a fi prestate si de cerintele specifice, astfel incat operatorii economici interesati sa beneficieze de un interval de timp adecvat si suficient pentru elaborarea ofertelor si pentru pregatirea documentelor de calificare, daca sunt solicitate prin documentatia de atribuire.

Termenul limita pentru depunerea ofertelor, nu poate fi mai mic de 7 zile de la data publicării anunţului de participare pe site-ul propriu al instituţiei / anunţului publicitar în SEAP.

În cazul în care se decide prelungirea termenului-limită pentru depunerea ofertelor, autoritatea contractanta, responsabilul cu derularea procedurii are obligatia de a comunica noua data de depunere pe site-ul propriu / prin intermediul adresei de e-mail (în cazul în care se publică doar anunţul publicitar în SEAP), pe cât posibil cu cel putin 2 zile înainte de data-limită stabilită iniţial.

Orice operator care prestează serviciile solicitate are dreptul de a depune ofertă şi de a participa, printr-un reprezentant împuternicit, la şedinţa de deschidere a ofertelor. Numărul de prestatori care au dreptul de a depune oferta este nelimitat.

Ofertanţii nu au dreptul, în cadrul aceleiaşi proceduri, să depună două sau mai multe oferte individuale si/sau comune, să depună ofertă individuală/comună şi să fie nominalizat subcontractant în cadrul altei oferte. Ofertanţii au obligaţia de a întocmi oferta şi documentele care o însoţesc, în conformitate cu cerinţele din documentaţia de atribuire, anunţul de participare şi / sau anunţul simplificat.

Ofertele transmise autorităţii contractante vor fi obligatoriu datate şi semnate de către ofertanţi, sub sancţiunea respingerii acestora.

Ofertanţii elaborează oferta în conformitate cu prevederile documentației de atribuire și indică, motivat, în cuprinsul acesteia care informații din propunerea tehnică și/sau din propunerea financiară sunt confidențiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală, în baza legislației aplicabile.

Propunerea tehnică se elaborează în concordanță cu cerințele cuprinse în caietul de sarcini, în așa fel încât să asigure furnizarea tuturor informațiilor necesare evaluării tehnice.

Aceasta va fi întocmită astfel încât să asigure posibilitarea comisiei de evaluare de a verifica corespondenţa informaţiilor cuprinse în propunerea tehnică cu cele din caietul de sarcini / documentaţia tehnică.

Propunerea financiară se elaborează în așa fel încât să asigure furnizarea tuturor informațiilor necesare evaluării financiare şi să fie în corespondenţă cu propunerea tehnică. Oferta are caracter ferm și obligatoriu, din punctul de vedere al conținutului, pe toată perioada de valabilitate stabilită de către autoritatea contractantă și trebuie să fie semnată pe fiecare pagină, pe propria răspundere, de către ofertant sau de către o persoană împuternicită legal de acesta.

Prestatorul are obligația de a depune oferta în forma stabilită, respectând cerinţele din documentația de atribuire, la adresa și până la data și ora limită pentru depunere, stabilite în anunţul publicitar / anunțul de participare la procedura proprie simplificată, și își asumă riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forța majoră.

Oferta care este transmisă la o altă adresă a autorității contractante, decât cea stabilită de către acesta în anunţ sau după expirarea datei-limită pentru depunere, va fi respinsă.

Ofertantul are dreptul de a depune o singură ofertă, cu obligația ca aceasta să nu se abată de la cerințele prevăzute în documentația de atribuire.

27







Exemplar nr.: 2

Orice ofertant are dreptul de a-și modifica sau retrage oferta numai înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertei.

Ofertantul nu are dreptul de a retrage sau de a modifica oferta după expirarea datei-limită pentru depunerea ofertelor, sub sancțiunea excluderii acesteia de la procedura pentru atribuirea contractului de achiziție publică.

Ofertantul are obligația de a menține oferta valabilă pe toată perioada de valabilitate stabilită de autoritatea contractantă.

Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ofertanților, înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei, prelungirea acestei perioade.

Ofertantul are obligația de a comunica autorității contractante dacă este de acord sau nu cu prelungirea perioadei de valabilitate.

În cazul în care ofertantul nu este de acord cu prelungirea perioadei de valabilitate a ofertei, se consideră că și-a retras oferta.

Autoritatea contractantă are obligația de a păstra confidențialitatea asupra conţinutului ofertei, precum şi asupra oricărei informații suplimentare solicitate ofertantului și a cărei dezvăluire ar putea să aducă atingere dreptului ofertantului de a-și proteja proprietatea intelectuală sau secretele comerciale.

Autoritatea contractantă poate solicita ofertanților constituirea garanției de participare. Dacă se solicită constituirea garanției de participare, prevederile art. 35 – 38 din H.G. nr. 395 / 2016 se aplică în mod corespunzător.

Garanția de participare reprezintă un instrument aferent modului de prezentare a ofertei, care are drept scop protejarea autorității contractante față de riscul unui comportament necorespunzător al ofertantului pe toată perioada implicării sale în procedura de atribuire.

Garanția de bună execuție a contractului se constituie de către contractant în scopul asigurării autorității contractante de îndeplinirea cantitativă, calitativă și în perioada convenită a contractului de achiziție publică. Dacă se solicită constituirea garanției de bună execuție, prevederile art. 39 – 42 din H.G. nr. 395 / 2016 se aplică în mod corespunzător. Ajustarea prețului contractului este posibilă numai în cazul în care au loc modificări legislative sau au fost emise de către autoritățile locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunțarea la anumite taxe / impozite locale al căror efect se reflectă în creșterea / diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului. În orice situație, prețul contractului poate fi ajustat doar în măsura strict necesară pentru acoperirea costurilor de bază cărora s-a fundamentat prețul contractului.

6.3.3 Şedinţa/ şedinţele de analiza si evaluare a ofertelor pentru propria procedură simplificată:Preşedintele comisiei de evaluare prezintă modalitatea de realizare a procesului de achizitie publică a serviciilor din anexa 2, conform procedurii interne aprobate de către conducerea institutiei. Preşedintele comisiei de evaluare dă citire listei cu operatorii economici care au depus / transmis oferte, în termenul limită stabilit.

Nu este permisă depunerea de oferte alternative.Preşedintele procedează la deschiderea plicurilor (dacă sunt depuse la registratura institutiei) sau

la analiza ofertelor transmise prin intermediul adresei de e-mail/ alte mijloace electronice si anuntă următoarele informatii:

a)denumirea ofertantilor;b)modificările si retragerile de oferte;c) garanţiile de participare cu verificarea cuantumului şi a modalităţii de constituired) documentele prezentate de ofertanti;

28







Exemplar nr.: 2

e) elementele principale ale propunerilor tehnice si financiare (elementele principale ale ofertei, inclusiv preţul).

Şedinţa de deschidere se finalizează printr-un proces verbal semnat de membrii comisiei de evaluare şi de reprezentanţii legali / împuterniciţi ai operatorilor economici prezenţi la şedinţă, în care se consemnează modul de desfăşurare a şedinţei respective, aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte, inclusiv preţul, consemnându-se totodată lista documentelor depuse de fiecare operator economic în parte.

În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor nu este permisă respingerea vreunei oferte, cu excepţia celor pentru care nu a fost prezentată dovada constituirii garanţiei de participare (dacă a fost solicitată).

Ofertele depuse după data şi ora limită de depunere a ofertelor sau la o altă adresă decât cea precizată în anunţul de participare se returnează fără a fi deschisă operatorului economic care a depus-o (în cazul în care oferta a fost depusă la registratura autorităţii contractante).

Autoritatea contractantă va transmite un exemplar al procesului verbal operatorilor economici participanţi la procedura de atribuire în cel mult două zile lucrătoare de la deschiderea ofertelor prin publicare pe site-ul instituţiei / prin intermediul adreselor de e-mail comunicate în cadrul ofertelor.

Orice decizie cu privire la calificarea ofertanţilor sau după caz, cu privire la evaluarea ofertelor se adoptă de către comisia de evaluare în cadrul unor şedinţe ulterioare şedinţei de deschidere a ofertelor. Ofertele se examinează din punct de vedere al propunerii tehnice, prin confruntare cu specificatiile tehnice cuprinse în caietul de sarcini, precum si din punct de vedere al propunerii financiare, al aspectelor financiare, pe care le implică, inclusiv dacă se încadrează în fondurile alocate achizitiei respective sau prezintă preţuri/ costuri neobişnuit de scăzute.

Evaluarea ofertelor se va realiza în mai multe etape după cum urmează: etapa I – analiza şi verificarea îndeplinirii de către ofertanţi a cerintelor stabilite pentru

constituirea garantiei de participare, respectiv cu privire la forma de constituire, valabilitate, cuantum etc. Declararea ofertelor ca fiind admise sau respinse pentru etapa I.

etapa II - analiza şi evaluarea propunerilor tehnice. Declararea ofertelor ca fiind admise sau respinse pentru etapa II

etapa III – analiza şi evaluarea propunerilor financiare, stabilirea unui clasament intermediar prin aplicarea criteriului de atribuire stabilit in cadrul documentatiei de atribuire / anunt de participare, analiza / verificarea indeplinirii cerintelor de calificare si a documentelor justificative care fac dovada îndeplinirii criteriilor de calificare doar pentru ofertantul aflat pe locul I in clasamentul intermediar al ofertelor admisibile. In cazul in care ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar nu face dovada indeplinirii criteriilor de calificare se va verifica / analiza indeplinirea cerintelor de calificare si a documentelor justificative pentru ofertantii situati pe locurile urmatoare in clasament. Declararea ofertelor ca fiind admise sau respinse pentru etapa III, declararea ofertei castigatoare sau anularea procedurii dupa caz.

În urma finalizării fiecărei etape în parte, în cazul în care sunt declarate respinse anumite oferte, comisia de evaluare va întocmi rapoarte intermediare, aprobate de Directorul general, în baza cărora responsabilul cu aplicarea procedurii va comunica fiecărui ofertant respins în maxim 3 zile de la data la care se adoptă hotărârea, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale.

În cazul în care ofertantul a cărui ofertă a fost respinsă se consideră vătămat raportat la deciziile adoptate de comisie, acesta din urmă are dreptul de a contesta decizia autorităţii contractante, cu respectarea prevederilor Legii nr. 101/19.05.2016. La finalizarea întregii proceduri de atribuire, responsabilul cu aplicarea procedurii va comunica în maxim 3 zile de la data la care se adoptă hotărârea finală:

29







Exemplar nr.: 2

- ofertanţilor care a u depus o ofertă admisibilă, care însă nu a fost declarată câştigătoare , caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor desemnate câştigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică sau, după caz, ale ofertantului/ ofertanţilor cu care urmează să se încheie un acord-cadru, iar ofertantilor respin şi , motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertelor respective. Comisia de evaluare are obligaţia de a respinge ofertele inacceptabile, neconforme sau neadeacvate. Ofertele vor fi considerate inacceptabile dacă: oferta nu indeplineste conditiile de forma aferente elaborarii si prezentarii acestora, oferta a fost prezentata de catre un ofertant care nu are / nu face dovada calificarilor necesare ofertantul nu depune dovada constituirii garanţiei de participare la data-limită de depunere a ofertelor, comisia de evaluare sesizează o serie de neconformităţi cu privire la îndeplinirea condiţiilor de formă a garanţiei de participare, inclusiv cele privind cuantumul şi valabilitatea, solicitând clarificări în acest sens, însă prin răspunsul transmis ofertantul nu clarifică eventualele neconcordanţe; oferta a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte una sau mai multe dintre criteriile de calificare stabilite în documentaţia de atribuire; oferta constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativa care nu poate fi luată în considerare deoarece în anunţul de participare este precizat în mod explicit că nu se acceptă depunerea de oferte alternative; oferta nu asigură respectarea reglementărilor obligatorii referitoare la condiţiile specifice de muncă şi de protecţie a muncii, atunci când aceasta cerinţa este formulată în documentaţia de atribuire; preţul ofertat, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată comunicată prin anunţul de participare şi nu există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv; preţul ofertat, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată comunicată prin anunţul de participare şi, deşi există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, se constată că acceptarea unei astfel de oferte ar conduce la modificarea substanţială , respectiv afectează atât de mult elementele ce descriu contextul achiziţiei publice încât au ca efect schimbarea indicatorilor principali ce caracterizează rezultatul contractului ce urmează a fi atribuit, fapt ce afectează nivelul de competiţie sau schimbă piaţa de profil la care se adresează; oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor art. 60 alin. (1) lit. d) şi e) din Legea nr. 98/2016, raportat la data-limită stabilită pentru depunerea a ofertelor şi/sau oricând pe parcursul evaluării acestora; ofertantul refuză să prelungească perioada de valabilitate a ofertei şi a garanţiei de participare; în cazul în care unei oferte îi lipseşte una din componente: documente de calificare, propunere tehnică şi propunere financiară.

Ofertele vor fi considerate neconforme dacă: oferta nu respecta cerintele prezentate in documentele achizitiei, oferta a fost primita cu intarziere, oferta prezinta indicii de intelegeri anticoncurentiale sau de coruptie, comisia de evaluare solicită unui ofertant clarificări şi, după caz, completări ale documentelor prezentate de acesta în cadrul ofertei, iar ofertantul nu transmite în termenul precizat de comisia de evaluare clarificările/completările solicitate sau clarificările/completările transmise nu sunt concludente,

30







Exemplar nr.: 2

ofertantul nu prezintă comisiei de evaluare informaţiile şi/sau documentele solicitate în urma verificărilor realizate de comisia de evaluare conform prevederilor art. 210 din Lege se constată că oferta are un preţ/cost neobişnuit de scăzut pentru ceea ce urmează a fi prestat, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini sau ofertantul nu justifică în mod corespunzător nivelul scăzut al preţului sau al costurilor propuse. Verificarea preţurilor unei oferte ca fiind aparent neobişnuit de scăzute se face prin raportare la preţurile pieţei, utilizându-se ca referinţa în acest sens informaţii cum ar fi buletine statistice sau cotaţii ale burselor de mărfuri, comisia de evaluare solicitând ofertantului care a depus oferta în cauză explicaţii cu privire la posibilitate îndeplinirii contractului în condiţiile de calitate impuse prin documentaţia de atribuire. Explicaţiile aduse de ofertant pentru justificarea preţurilor neobişnuit de scăzute vor fi însoţite de dovezi concludente privind elementele prevăzute la art. 210 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, precum şi, după caz, documente privind preţurile ce pot fi obţinute de la furnizori, situaţia stocurilor de materii prime şi materiale, modul de organizare şi metodele utilizate în cadrul procesului de lucru, nivelul de salarizare al personalului ofertantului, performanţele şi costurile implicate de anumite utilaje sau echipamente de lucru. ofertantul modifică prin răspunsurile pe care le prezintă comisiei de evaluare conţinutul propunerii

tehnice sau propunerii financiare, Oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificări operate de ofertant în legătură cu propunerea sa tehnică se încadrează în una din categoriile de mai jos: a) pot fi încadrate în categoria viciilor de formă sau b) reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore, iar o eventuală modificare a preţului total al ofertei, indusă de aceste corectări, nu ar fi condus la modificarea clasamentului ofertanţilor participanţi la procedura de atribuire. Sunt considerate abateri tehnice minore acele omisiuni/abateri din propunerea tehnică care pot fi completate/corectate într-un mod care nu conduce la depunerea unei noi oferte. O modificare a propunerii tehnice nu poate fi considerată o abatere tehnică minoră a ofertei iniţiale în următoarele situaţii: a) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni depăşeşte 1% din preţul total al ofertei; b) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni conduce la eludarea aplicării acelor prevederi ale legii care instituie obligaţii ale autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice; c) în urma corectării respectivei abateri/omisiuni, se constată că s-ar schimba clasamentul ofertanţilor; d) modificarea ar presupune o diminuare calitativă în comparaţie cu oferta iniţială; e) modificarea vizează o parte din ofertă pentru care documentaţia de atribuire a exclus în mod clar posibilitatea ca ofertanţii să se abată de la cerinţele exacte ale respectivei documentaţii, iar oferta iniţială nu a fost în conformitate cu aceste cerinţe. Prin excepţie, oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificările operate de ofertant în legătură cu propunerea sa financiară reprezintă erori aritmetice, respectiv aspecte care pot fi clarificate cu ajutorul principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Legea nr.98/2016, elementele propunerii financiare urmând a fi corectate, implicit alături de preţul total al ofertei, prin refacerea calculelor aferente, pe baza datelor/informaţiilor care sunt cunoscute de către toţi participanţii, deoarece sunt prevăzute în legislaţia aplicabilă, documentaţia de atribuire, şi/sau în alte documente prezentate de ofertant.

În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea erorilor aritmetice oferta sa va fi considerată neconformă.

31







Exemplar nr.: 2

În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea viciilor de formă, oferta sa va fi considerată neconformă.

Viciile de formă reprezintă acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a căror corectare/completare este susţinută în mod neechivoc de sensul şi de conţinutul altor informaţii existente iniţial în alte documente prezentate de ofertant sau a căror corectare/completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a produce un avantaj incorect în raport cu ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.

oferta nu satisface în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini; oferta conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit autoritatea

contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire, care sunt în mod evident dezavantajoase pentru aceasta din urmă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective.

conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate;

propunerea financiară nu este corelată cu elementele propunerii tehnice ceea ce ar putea conduce la executarea defectuoasă a contractului, sau constituie o abatere de la legislaţia incidentă, alta decât cea în domeniul achiziţiilor publice;

în cadrul procedurii de atribuire pentru care s-a prevăzut defalcarea pe loturi, oferta este prezentată fără a se realiza distincţia pe loturile ofertate, din acest motiv devenind imposibilă aplicarea criteriului de atribuire pentru fiecare lot în parte.

Ofertele vor fi considerate neadecvate dacă: Sunt lipsite de relevanta fata de obiectul contractului, neputand in mod evident satisfice, fara

modificari substantiale, necesitatile si cerintele autoritatii contractante indicate in documentele achizitiei.

In situatia in care ofertantul se afla in una dintre situatiile de excludere prevazute la art. 164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016.

În cazul in care este necesara clarificarea anumitor aspecte identificate de comisie, se consemneaza aceste aspecte in procesele verbale de sedinta si in raportul procedurii solicitarile de clarificari ce sunt transmise ofertantilor prin intermediul adresei de e-mail de catre responsabilul cu achizitiile desemnat în acest sens.

În cazul în care ofertanţii au primit solicitări de clarificări din partea autorităţii contractante, aceştia au obligaţia de a respecta termenul de răspuns stabilit de comisia de evaluare, termen care nu poate fi mai mic de 3 zile lucrătoare.

Ofertele care nu au fost respinse de comisia de evaluare în urma verificării şi evaluării reprezintă oferte admisibile. Comisia de evaluare va stabili oferta câştigătoare dintre ofertele admisibile. In cazul in care criteriul de atribuire este „cel mai bun raport calitate - preţ”, „cel mai bun raport calitate - cost”, stabilirea ofertei câştigătoare se va realiza prin aplicarea sistemului de factori de evaluare pentru care au fost stabilite ponderi relative sau algoritme de calcul specifice.

Ponderile relative, care vor fi acordate fiecărui factor de evaluare în parte, vor fi precizate în documentele achiziţiei. Ele pot fi acordate şi prin raportare la intervale valorice.

În cazul în care stabilirea unei ponderi nu este posibilă din motive obiective, autoritatea contractantă va indica factorii de evaluare în ordinea crescătoare a importanţei.

Oferta stabilită ca fiind câştigătoare va fi oferta care întruneşte punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare.

32







Exemplar nr.: 2

Clasificarea ofertelor se face în ordinea descrescătoare a punctajelor combinate, tehnic şi financiar, având în vedere punctajele obtinute.

In cazul in care, pentru serviciile de formare profesională, criteriul de atribuire este cel mai bun raport calitate pret, sunt agreaţi următorii factori şi algoritm de calcul (prezentate cu titlu de exemplu):Criteriu de atribuire : cel mai bun raport calitate-pret PondereDenumire factor: Prețul ofertei 40%Denumire factor: Experiența profesională formatori cheie 30%Denumire factor:Experiența ofertantului în prestarea de servicii de formare profesională

30%

Descriere factor: Prețul Ofertei 40%Algoritm de calcul pentru cel mai scăzut dintre preţurile ofertelor (Preț min) se acordă punctajul maxim:Pfinanciar (max) = 40 puncte pentru alt preț decât cel prevăzut anterior, al ofertantului (n), se acordă punctaj astfel:Pfinanciar (n) = Pret min/ Pret (n) x 40 puncteDescriere factor: Experienţa profesională experţi cheie 30%Algoritm de calcul : Formator …………………….. - P expert (1) Se acordă câte 10 pct. pentru formatorul propus care demonstrează experiența specifică în formarea profesională într-un număr de 5 până la 7 cursuri de …………... Se acordă câte 20 pct. pentru formatorul propus care demonstrează experiența specifică în formarea profesională într-un număr de 8 până la 10 cursuri de ……………. Se acordă câte 30 pct. formatorul propus care demonstrează experiența specifică în formarea profesională în peste 11 cursuri de …………………….. Descriere factor: Experiența ofertantului în prestarea de servicii de formare profesională (organizarea de cursuri similare) pentru 5 – 10 cursuri de formare profesionala similare organizate de ofertant se acordă 10 puncte; pentru 11 – 20 cursuri de formare profesionala similare organizate de ofertant se acordă 20 puncte; pentru mai mult de 21 cursuri de formare profesionala similare organizate de ofertant se acordă 30 puncte;

30%

Punctajul final se calculează astfel: OFERTA (n): P final (n) = P financiar (n) + P experiența formator(n) +P experienta ofertant (n)

In cazul in care criteriul de atribuire al contractului este „cel mai bun raport calitate - pret”, pentru serviciile de formare profesională, se poate lua in considerare ca factor de evaluare experienta personalului cheie al prestatorului, intrucat aceasta poate avea un impact semnificativ asupra nivelului calitativ de executare a contractului. Pe cale de consecinta, se pot folosi, alaturi de pret, ca factori de evaluare experienta formatorilor cheie si experienta ofertantilor privind organizarea de cursuri similare. Factorii de evaluare stabiliti au legatura directa cu obiectul contractului referindu-se la serviciile care urmeaza a fi prestate. Modalitatea de alocare a punctajului pentru fiecare dintre expertii cheie a fost realizata intocmai prevederilor instituite prin Instructiunea nr. 1/2017 emisa de ANAP. Utilizandu-se

33







Exemplar nr.: 2

modalitatea de acordare a punctajului recomandata de ANAP prin Instructiunea nr. 1/2017, se puncteaza la personalul propus experienta relevanta in cursuri de formare profesională.

Prin utilizarea, acestor factori de evaluare in stricta corelare cu obiectul contractului si categoria serviciilor care vor fi prestate, autoritatea contractantă se asigură ca personalul propus de ofertantul castigator va avea experienta necesară pentru realizarea activităților contractului si va putea realiza activitățile in termenii calitativi și cantitativi solicitați.

Pentru aceleasi considerente se poate stabili ca factor de evaluare experienta ofertantului organizator al cursurilor de formare profesionala.

In cazul in care, pentru serviciile de paza, criteriul de atribuire este cel mai bun raport calitate pret, sunt agreaţi următorii factori şi algoritm de calcul după cum urmează:

Criteriu de atribuire : cel mai bun raport calitate-pret PunctajeDenumire factor: Prețul ofertei 50 puncteDenumire factor: Dotări 35 puncteDenumire factor:Timp de intervenţie 15 puncteDescriere factor: Prețul Ofertei 50 puncteAlgoritm de calcul pentru cel mai scăzut dintre preţurile ofertelor (Preț min) se acordă punctajul maxim:Pfinanciar (max) = 50 puncte pentru alt preț decât cel prevăzut anterior, al ofertantului (n), se acordă punctaj astfel:Pfinanciar (n) = Pret min/ Pret (n) x 50 puncteDescriere factor: Dotări 35 puncteAlgoritm de calcul Se acorda de catre comisia de evaluare pe baza aprecierii obiective, raportate la prevederile caietului de sarcini. Ofertantul care prezinta o lista cu cel mai mare numar de mijloace de transport, care fac parte din dotarea societatii si care vor fi utilizate in relatia contractuala cu autoritatea contractanta, primeste 35 de puncte, iar celelalte oferte primesc punctaj in ordine descrescatoare. pentru cel mai mare număr de mijloace de transport (Transport max) se acordă punctajul

maxim:Ptransport (max) = 35 puncte pentru alt număr de mijloace de transport decât cel prevăzut anterior, al ofertantului (n), se

acordă punctaj astfel:Ptransport (n) = Transport (n)/ Transport max x 35 puncte

Descriere factor: Timp de intervenţie

15 puncte

Algoritmul de calcul:Pentru cotarea acestui factor de evaluare ofertantii vor prezenta intr-un tabel, in propunerea tehnica, valoarea timpilor de interventie la fiecare unitate nominalizata prevazut in caietul de sarcini. Tabelul va fi insotit de fundamentarea fiecarui timp din tabel prin precizarea locului de stationare a echipei de interventie, lungimea traseului de parcurs pana la obiectiv. Ofertele care prin acest tabel prevad timpi de interventie mai mari de 10 minute vor fi respinsi fiind declarate ca neconforme:

pentru cel mai mic timp de interventie (Timp min ) se acorda punctajul maxim 15 puncte - Ptimp (max) = 15 puncte

34







Exemplar nr.: 2

pentru alt timp decât cel prevăzut la lit. a), al ofertantului (n), se acordă punctajul astfel:declarat mai mare punctajul se acorda astfel:

Ptimp (n) = Timp min/ Timp (n) x 15 punctePunctajul final se calculează astfel: OFERTA (n): P final (n) = P financiar (n) + P dotari(n) +P timp (n)

Pentru achiziţiile având ca obiect servicii de formare profesională, servicii de pază menţionate anterior cu titlu de exemplu, factorii de evaluare şi algoritmul de calcul aferent pot fi modificaţi înainte de publicarea anunţului de participare, dacă se va considera necesar, aceştia urmând a fi precizaţi în documentaţia de atribuire şi / sau anunţul de participare.

În situaţia în care există două sau mai multe oferte clasate pe primul loc cu punctaje totale egale, autoritatea contractanta beneficiara va atribui contractul ofertantului cu preţul cel mai scăzut / cu cel mai bun punctaj obtinut.

Daca criteriul de atribuire este cel mai bun raport calitate pret/ cel mai bun raport calitate-cost/ costul cel mai scazut, iar dupa reofertare, ofertele obtin punctaje egale, acestea vor fi departajate în funcție de punctajele obținute la factorul de evaluare – pentru care se acorda de catre autoritatea contractanta cel mai mare punctaj, autoritatea contractanta urmand a atribui contractul ofertantului care a obtinut punctajul cel mai mare pentru acest factor. In cazul in care ofertantii au obtinut punctaje egale la acest factor, ofertele se vor departaja in functie de punctajele obtinute la urmatorul factor de evaluare, conform regulii stabilite anterior.

Daca criteriul de atribuire este pretul cel mai scazut, iar dupa reofertare, preturile sunt identice, ofertele vor fi departajate in functie de facilitatile suplimentare oferite cu titlu gratuit de catre ofertanti sau in functie de alte criterii mentionate in anuntul de participare.

Daca este necesara intrunirea in mai multe sedinte a comisiei de evaluare, toate aspectele discutate si analizate vor fi consemnate in procese verbale de sedinta, respectiv in Raportul procedurii prin care se propune atribuirea contractului ofertantului câstigător, document ce va fi supus aprobării conducerii institutiei.

La şedinţele comisiei de evaluare, în scopul analizării în detaliu a ofertelor depuse, au dreptul de a participa numai membrii acesteia.

Comisia de evaluare are obligaţia de a analiza şi de a verifica fiecare ofertă atât din punct de vedere al îndeplinirii cerinţelor de calificare cât şi a elementelor tehnice propuse, respectiv din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică:

propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de sarcini / documentaţia tehnică

propunerile tehnice ale ofertanţilor să fie în conformitate cu criteriile de atribuire, dacă este cazul,

propunerile financiare prezentate de ofertanţi trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de sarcini / documentaţia tehnică / anunţ publicitar după caz,

propunerile financiare trebuie să fie în conformitate cu propunerile tehnice - verificarea aritmetică,

propunerile financiare trebuie să se încadreze în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică,

analiza propunerilor financiare din punct de vedere al încadrării acestora în categoria preţurilor / costurilor neobişnuit de scăzute conform prevederilor art. 210 din Legea nr. 98/2016,

Rapoartele intermediare şi raportul procedurii de atribuire se înaintează de către preşedintele comisiei de evaluare conducătorului autorităţii contractante spre aprobare.

35







Exemplar nr.: 2

În cazul în care nu aprobă raportul procedurii, conducătorul autorităţii contractante va motiva în scris decizia sa şi poate, după caz: a) returna raportul, o singură dată, comisiei de evaluare spre corectare sau reevaluare parţială; b) solicita o reevaluare completă, caz în care o nouă comisie de evaluare va fi numită.

Deciziile comisiei de evaluare se iau cu votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi cu drept de vot.Fiecare decizie a comisiei de evaluare este fundamentată prin identificarea elementelor concrete

ale ofertelor în raport cu cerinţele definite prin documentele achiziţiei şi prevederile legale.În cazul stabilirii ofertei câştigătoare pe bază de punctaj, votul membrilor comisiei de evaluare se

reflectă prin punctajul individual acordat fiecărei oferte în parte.În cazul în care există divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare sau când există o

diferenţă considerabilă între punctajele acordate de aceştia, preşedintele comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă, în scopul finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor şi de stabilire a ofertei câştigătoare.

Procesul de reanalizare a punctelor de divergenţă se consemnează într-un proces-verbal, justificându-se opiniile contrare.

În cazul în care, în situaţia menţionată anterior, comisia de evaluare nu ajunge la un acord după reanalizarea punctelor de divergenţă, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii membrilor săi.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care devine anexă la raportul procedurii de atribuire.

În cazul situaţiilor apărute în practică pentru care nu sunt menţionate în prezenţa procedură reguli de interpretare, acestea vor fi interpretate prin prisma prevederilor legislaţiei privind achiziţiile publice în vigoare.

Caile de atac:Contestațiile privind procedura de atribuire a contractelor de achiziție publică a serviciilor sociale

și alte servicii specifice, prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achizițiile publice, având valoarea estimată, fără TVA, mai mică decât pragurile prevăzute la art. 7, alin. (1), lit. d) din Lege, respectiv intervalul de la 135.060 lei până la 3.376.500 lei (exclusiv), se depun şi se soluționează potrivit Legii nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizare și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor. Dispozițiile Legii nr. 101/2016 se completează cu prevederile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările ulterioare, și cu cele ale Legii nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare, în măsura în care prevederile acestora din urmă nu sunt contrare.

Anularea procedurii: Circumstanţele in care autoritatea contractanta are dreptul de a anula procedura simplificata proprie sunt limitativ prevazute de prezenta Norma interna, astfel:- Nu a fost depusa nicio oferta sau daca nu a fost depusa nico oferta admisibila- Au fost depuse oferte admisibile care nu pot fi comparate din cauza modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/ori financiare Incalcari ale prezentei Norme proprii, care afecteaza procedura simplificata proprie sau daca este imposibila incheiere contractului de achiziţie publică / contractului subsecvent / acordului cadru

36







Exemplar nr.: 2

Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor sau instanta de judecata dispune modificarea / eliminarea oricăror specificaţii tehnice din caietul de sarcini ori din alte documente emise în legătură cu procedura de atribuire, iar autoritatea contractantă se află în imposibilitatea de a adopta măsuri de remediere, fără ca acestea să afecteze principiile achiziţiilor publice contractul/acordul-cadru nu poate fi incheiat/a cu ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare din cauza faptului ca ofertantul in cauza se află într-o situaţie de forţă majoră / în imposibilitatea fortuită de a executa contractul / refuza semnarea contractului in termenul stabilit de autoritatea contractanta şi nu există o ofertă clasată pe locul 2 admisibilă. În cazul în care se încheie acord cadru cu mai mulţi operatori economici, propria procedură simplificată se va anula doar dacă, niciunul dintre operatorii economici semnatari ai acordului cadru nu poate încheia contract subsecvent din motivele prezentate anterior. În sensul prevederilor legislaţiei în vigoare prin incalcari ale prezentei Norme interne, se intelege situatia in care pe parcursul procedurii simplificate proprii, se constata erori sau omisiuni, iar autoritatea contractanta se afla in imposibilitatea de a adopta masuri corective fara ca acestea sa conduca la incalcarea principiilor prevazute la art. 2 alin.(2) din Legea nr.98/2016. În situatia anularii procedurii de atribuire, autoritatea contractanta are obligatia de a comunica in scris tuturor participantilor la procedura de atribuire, in cel mult 2 zile lucratoare de la data anularii, motivul care a determinat decizia de anulare, precum si incetarea obligatiilor asumate de ofertanti prin depunerea ofertelor sau a solicitarilor de participare. În situatia in care ofertantul declarat castigator nu accepta/ nu semneaza comanda/acordul cadru va fi invitat in vederea contractarii ofertantul clasat pe locul al doilea, cu respectarea dispozitiilor art. 143 alin.(2) din HG nr. 395/2016 sau se va repeta procedura de atribuire a contractului/acordului-cadru de prestari servicii, daca nu exista al ofertanti parte a acordului cadru care sa aiba oferta admisibila. 6.3.3. Valorificarea rezultatelor activitatii6.3.3.1. Contractul de achizitie si urmarirea derularii acestuia

Valorificarea rezultatelor activitatii se evidentiaza in semnarea contractului de achizitie / contractelor subsecvente şi a acordului cadru si in realizarea achizitiei publice necesara pentru indeplinirea eficienta a obiectivelor urmarite.

Contractul de achiziţie publică se semnează, în ordine, de către:a) Compartimentul juridicc) Persoana responsabila cu acordarea vizei CFPb) Ofertantul castigatorc) Conducerea DGASPC Sibiu – Director general adjunct economic şi Director general

Biroul de Achiziţii Publice şi Contractare Servicii Sociale colaborează cu serviciile / birourile / compartimentele de specialitate din structura proprie / CPRU Sf. Ana/ CC pentru rezolvarea problemelor legate de procedura de atribuire / procesul de achiziţie directă. Urmarirea derularii contractelor de achizitie publica se realizeaza de catre Compartimentul Juridic in colaborarea cu Serviciul Contabilitate, acestea verificand si analizand situatiile privind achitarea sau neachitarea unor obligatii contractuale pentru a se proceda la aplicarea masurilor legale in vigoare.

6.3.3.2. Dosarul achizitiei publice

Dosarul achizitiei publice trebuie să cuprindă documentele întocmite/primite de autoritatea contractantă în cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fără a se limita la următoarele:

a. referatul de necesitate si estimare a valorii;

37







Exemplar nr.: 2

b. documentatia de atribuire şi documente suport:caiet de sarcini / documentaţie tehnică, formulare, alte documente solicitate, proiect de contract, note justificative, după caz;c. decizia de numire a comisiei de evaluare si, după caz, a expertilor cooptati;d.anunţul de participare /anunţul publicitar şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;e. erata, dacă este cazul;f. procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor;g. declaratiile de confidentialitate si impartialitate sau menţiunea în cadrul raportului procedurii;h. ofertele depuse ce conţin după caz: documente de calificare, propunerea financiară, propunerea tehnică;i. solicitările de clarificări, precum si clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă şi / sau ofertanţi;j. raportul procedurii precum si anexele la acesta;k. raportul intermediar, după caz;l. dovada comunicărilor privind rezultatele procedurii; m. dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de

deciziile motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;n. hotărâri ale instanţelor de judecată referitoare la procedura de atribuire;o. contractul de achizitie publică / contractele subsecvente şi acordul cadru semnat/e si, după caz, actele aditionale;p. documentul constatator care contine informatii referitoare la îndeplinirea obligatiilor contractuale de către contractant, dacă acesta a fost solicitat de operatorul economic;q. dacă este cazul, decizia de anulare a achizitiei.

6.3.3.3. Arhivare Dosarul achizitiei publice, precum si ofertele se păstrează de către autoritatea contractantă atât

timp cât contractul de achizitie publică produce efecte juridice, dar nu mai putin de 5 ani de la data finalizării contractului respectiv.

7. Responsabilităti si răspunderi în derularea activitătii: se urmăreşte identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu procesul /activitatea şi stabilirea acestora pe compartimentele cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea, prin nominalizarea personalului implicat în activitatea procedurală; se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor şi a compartimentelor sau responsabilităţilor, în ordinea intervenţiei în activitatea procedurală.Nr.Crt.

Compartimentul (postul) / acțiunea (operațiunea)

I II III IV V VI ...

0 1 2 3 4 5 601 1.1 Sef Birou

1.2 Consilier superiorE

2 Director general adjunct ec. V3 Director General DGASPC Sibiu A4 Presedinte SCIM AV5 Consilieri RU / Serviciul juridic /

BAPTA / BAP / Serviciul Contabilitate / SSPP / CPRU Sf.

Ap.

38







Exemplar nr.: 2

Ana / Complex / Centre rezidentiale de copii

6 Consilier /secretariat SCIM Ah.

8.Formular de evidenţă a modificărilor – procedura este supusă permanent monitorizării şi după caz, actualizării, prin revizii sau prin elaborarea de noi ediţii. Pentru aceasta se utilizează un formular care include un set minimal de specificaţii, precum: numărul şi data ediţiei, numărul şi data reviziei, numărul paginii unde s-a efectuat modificarea, descrierea modificării şi avizul conducătorului compartimentului în cadrul căruia s-a elaborat procedura.

Nr. crt

Nr. şi data ediţiei

Nr. şi datareviziei

Nr. paginii unde s-a efectuat modificarea

Descrierea modificării

Data de la care se aplică prevederile ediției sau reviziei ediției

Avizul şefului de serviciu/centru

1 2 3 4 51 Ediția I2 Revizia

03 Revizia - - -

... ... Revizia ...

- - -

... Ediția a II-a

- - -

... Revizia - - -

9. Formular analiză procedurăNr crt. Compartiment Nume si prenume

/înlocuitorAviz favorabil

data şi semnatura

Nefavoribil / Observaţii

10. Formular distribuire procedură Nr crt.

Compartiment care primeste

procedura

Nume / prenume şi semnatura

Data primirii Data retargerii versiunii

procedurii înlocuite

Data intrării în vigoare a noii

proceduri

Biroul Achiziții Publice şi Contractare Servicii SocialeRU / Serviciul juridic / BAPTA / BAP / Serviciul

Conform anexei la dispozitie

39







Exemplar nr.: 2

Contabilitate / SSPP / CPRU Sf. Ana / Complex / Centre rezidentiale de copiiBiroul Achiziții Publice şi Contractare Servicii SocialeComisie SCIM

Biroul Achiziții Publice şi Contractare Servicii Sociale

11.Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. crt.

Denumirea anexei Elaborator Aprobă

Nr exem-plare

Difuzare Arhivare Alte

elementeLoc Perioadă

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1

Programul anual al achizitiilor publice si Strategia anuala

SSPP/ BAP

Director generalDirector general adjunct

1 SSPP /BAP

SSPP/BAP 5 ani

2

F.1Referat de necesitate si estimare a valorii

CBSF/ CPRU Sf. Ana / CC


1

CBSF/ CPRU Sf. Ana / CC /BAP

BAP /SSPPContabilitate

5 ani

3

F.2Anunţ de participare la propria procedură simplificată

BAP /SSPP

Responsabil achiziţii / Comisia de evaluare

1 BAP /SSPP

BAP /SSPP 5 ani

4

F.3Declaratie de confidentiali-tate si impartialitate

MembriiComisieide evaluare

1

Comisia de evaluare / Responsabil achizitii din cadrul BAP /SSPP

BAP /SSPP 5 ani

5 F.4Raportul procedurii

MembriiComisieide evaluare


1 Comisia de evaluare/Responsabil achizitii din cadrul

BAP /SSPP

5 ani

40







Exemplar nr.: 2

BAP /SSPP

6

F.5 Comunicare acceptarea ofertei castigatoare

Responsabilul cu achizitiile / Comisia de evaluare

1

Responsabilul cu achizitiile / Comisia de evaluare din cadrul BAP /SSPP

BAP /SSPP 5 ani

7F6 Comunicarearezultat procedură

Responsabilul cu achizitiile / Comisia de evaluare

1

Responsabilul cu achizitiile / Comisia de evaluare din cadrul BAP /SSPP

BAP /SSPP 5 ani

8 F7 Document constatator

CBSF / CPRU Sf. Ana / CC / BAPTA beneficiar


1

CBSF / CPRU Sf. Ana / CC / BAPTA beneficiar

BAP / SSPP 5 ani

9F.8-F12Formularele ofertei

BAP /SSPP


1 BAP /SSPP

BAP /SSPP 5 ani

10.

F.13 Nota justificativa privind alegerea procedurii

BAP / SSPP


1 BAP/SSPP BAP / SSPP 5 ani

Programul anual al achizitiilor publice elaborat conform Ordinul nr. 281/2016 privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achiziţiilor publice şi Programului anual al achiziţiilor sectoriale.

Nr. crt.

Tipul şi obiectul contractului de achiziţie publică/ acordului- cadru

CodCPV

Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/ acordului-cadru

Sursadefinan-tare

Procedura stabilită/ instrumente specifice pentru derularea procesului de achiziţie

Data (luna) estimată pentru iniţierea procedurii

Data (luna) estimată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică/ acordului-cadru

Modalitatea de derulare a procedu-rii de atribu-ireonline/

Persoana responsabilă cu aplicarea procedurii de atribuire

41







Exemplar nr.: 2

Lei, fără TVA

offline

...

Anexă privind achiziţiile directe

Nr.

crt.

Obiectulachiziţiei directe

Cod

CPV

Valoarea estimatăLei fara TVA

Sursa de finanţare

Data estimată pentru iniţiere

Data estimată pentru finalizare

42







Exemplar nr.: 2

F.1 Referat de necesitate si estimare a valorii

43







Exemplar nr.: 2

44







Exemplar nr.: 2

F.2. Anunţ de participare la propria procedură simplificatăAntet

Nr. / data Catre, ____________________________

ANUNŢ DE PARTICIPARE

ACHIZIŢIE PRODUSE/SERVICII/LUCRARI – cod CPV ________________ 1. Denumirea autorităţii contractante : Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Sibiu,

cod fiscal 9753096, cu sediul în Sibiu, strada Mitropoliei nr. 2, telefon 0269/232066, fax 0269/232575, e-mail : [email protected]

2. Procedura de atribuire aplicată este PROPRIA PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ 3. Locul de livrare: La DGASPC Sibiu 4. Natura şi calitatea serviciilor care trebuie prestate:

cod CPV ________, cantitatea ___________valoare estimată : __________ lei fără TVA, sursa de finanţare __________ conform prevederilor caietului de sarcini din documentaţia de atribuire;.

5. Modalitatea de atribuire:comanda / contract / contract subsecvent şi acord cadru6. Opţiunea de achiziţionare a unor cantităţi suplimentare: conform documentatiei tehnice7. Termenul de finalizare sau durata contractului __________ 8. Nu se acceptă oferte alternative.9. Documentaţia de atribuire se obţine de la sediul DGASPC Sibiu/ transmisa prin mijloace electronice.10. Orice operator economic poate participa individual sau în asociere / subcontractare la procedura de

atribuire.11. a. Termenul limită de transmitere a ofertelor _____________ ora ____________ b. Adresa la care se transmit ofertele: Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Sibiu, cod fiscal 9753096, cu sediul în Sibiu, strada Mitropoliei nr. 2 / mijloace electronice.c. Limba în care trebuie redactate ofertele este Limba Română.d. Termen limită de solicitare de clarificări: cu cel puţin 5 zile înainte de data limită de depunere a ofertelore. Termenul limita de deschidere a ofertelor ______ ora _____.12. Criterii de calificare dupa caz: -13. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să işi menţină oferta valabilă : min 90 zile / 120 de zile.14. Criteriul de atribuire a contractului : preţul cel mai scăzut /costul cel mai scazut/ cel mai bun raport calitate-cost, cel mai bun raport calitate-pret.15. Pentru criteriile cel mai bun raport calitate -cost/ cel mai bun raport calitate-pret, factorii de evaluare stabiliti au fost: -

Ponderile relative acordate factorilor de evaluare sunt: -Algoritmul de calcul este:

16. Cuantumul garanţiei de participare ________17. Cuantumul garanţiei de bună execuţie __________18. Alte informaţii

Director general Director general adjunct ec.

Intocmit, Comisia de evaluare

mailto:[email protected]

45







Exemplar nr.: 2

F.3 Declaratie de confidentialitate si impartialitate

SSPP / CAPDECLARAŢIE

de confidenţialitate şi imparţialitate

Subsemnatul(a) ______________________in calitate de presedinte/membru al comisiei de evaluare pentru achiziţia publica de ________________ cod CPV____________ la achizitia directa din data de _______________, organizată de DGASPC Sibiu ,

Declar pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii, următoarele:a) nu deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre

ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi; b) nu fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia

dintre ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi;c) nu am calitatea de soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care

fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/candidaţi;

d) nu am niciun interes de natură să afecteze imparţialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor.

e)in exercitarea functiei pe care o detin in cadrul DGASPC Sibiu nu ma aflu in situatia unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare.

În cazul în care pe parcursul derulării procedurii de achiziţie publică mă voi afla în una dintre situaţiile menţionate mai sus, mă oblig să anunţ această situaţie imediat ce a apărut.

Totodată, mă angajez că voi păstra confidenţialitatea asupra conţinutului documentelor/ofertelor/candidaturilor, precum şi asupra altor informaţii prezentate de către operatorii economici, a caror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja proprietatea intelectuală sau secretele comerciale, precum şi asupra lucrărilor comisiei de evaluare/juriului.

Înţeleg că în cazul în care voi divulga aceste informaţii voi suporta sancţiunile legii.

Data Presedinte/ Membru al comisiei de evaluare,______________________

javascript:OpenDocumentView(132632,%202403162);

46







Exemplar nr.: 2

F. 4 Raportul procedurii

Aprobat Avizat

Director general Director general adjunct ec.

RAPORTUL PROCEDURII

Denumirea şi sediul autorităţii contractante

Aprobat Conducătorul autorităţii contractante

OPINIA Ministerului Finanţelor Publice – Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice – Direcţia Generală de control Ex-Ante – Serviciul de Verificare - rezultată în urma activităţii de verificare procedurală, conform Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări ulterioare

Director general (numele şi prenumele, semnătura şi ştampila)

o Fără observaţii o Cu observaţii

*ST*

RAPORTUL PROCEDURII DE ATRIBUIRE

iniţiată prin anunţul de participare nr. __________, în vederea atribuirii contractului de achiziţie având ca obiect: _______________ Referinţe: - procedură organizată de ________________ - procedura aplicată; - obiectul contractului şi codul CPV; - nr. anunţ de participare / anunţ publicitar, erate; - sursa de finanţare, - documentaţia de atribuire a fost publicată integral pe site-ul instituţiei / pusă la dispoziţie prin intermediul adreselor de e-mail

Legislaţia aplicabilă:

47







Exemplar nr.: 2

a) Legea privind achiziţiile publice nr. 98/2016, Legea privind achiziţiile sectoriale nr. 99/2016, Legea privind concesiunilor de lucrări şi concesiunilor de servicii nr. 100/2016b)Legea privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor nr. 101/2016c) wwww.anap.gov.ro Calendarul procedurii de atribuire*T*Calendarul derulării procedurii de atribuire

Nr. şi data publicării Locul publicării

Anunţul de participare /anunţul publicitar

Publicarea documentaţiei

Termenul limită de depunere a ofertelor

Şedinţa de deschidere a ofertelor – Procesul verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, nr. _________

Şedinţa de evaluare nr. 1




Raportul procedurii de atribuire, semnat de comisia de evaluare

*ST*

Comisia de evaluare şi experţii cooptaţi, după caz: a) Decizia de desemnare a persoanelor responsabile pentru evaluarea ofertelor nr. .../....:*T*Nr. crt. Numele şi prenumele Calitatea

1.

2.

3.

*ST* b) Decizia de desemnare a experţilor cooptaţi nr. ........../............:*T*

48







Exemplar nr.: 2

Nr. crt. Numele şi prenumele Atribuţii şi responsabilităţi

Motivul necesităţii

Observatori ANAP Nr. crt. Numele şi prenumele Prezent la întâlnirile

comisiei de evaluare din zilele:

Structura MFP – ANAP – CV _______Nr. / data deciziei de verificare _______

Observatori Serviciul de Verificare – Compartimentul de verificare ______________________

Nr. crt. Numele şi prenumele Prezent la întâlnirile comisiei de evaluare din zilele:

Structura MFP – ANAP – CV _______Nr. / data deciziei de verificare _______

Modul de desfăşurare a procedurii de achiziţie publică

1. Solicitări/răspunsuri la clarificări până la termenul-limită de depunere a candidaturilor/ofertelor [ ] Nu s-au solicitat clarificări privind documentaţia de atribuireori, după caz, [ ] S-au solicitat clarificări privind documentaţia de atribuire, astfel: 1. S.C. ................. prin adresa nr. ............din ................ 2. S.C. ................. prin adresa nr. ........... din ................ 3. S.C. ................. prin adresa nr. ........... din ................ Contestaţii depuse la documentaţie/clarificări la documentaţie/răspunsul autorităţii la solicitările de clarificări primite de la operatorii economici: - Denumirea contestatarului: - Motive: - Decizie/Decizii:

2. Şedinţa de deschidere / vizualizare a ofertelor

Deschiderea ofertelor a avut loc la .....(se precizează locul deschiderii indicat în anunţul de participare/ anunţul publicitar)....., în ziua de ...................., ora ........, în prezenţa membrilor comisiei de

49







Exemplar nr.: 2

evaluare desemnaţi, a experului cooptat, a reprezentanţilor împuterniciţi ai ofertanţilor şi a observatorilor desemnaţi, după caz. : _________ Au depus ofertă următorii operatori economici:*T*Nr. crt. Denumire ofertantului,

subcontractant, respectiv terţ susţinător

Nr. de înregistrare / dată/oră

Lot nr. ___ Documente Observaţii

3. Referitor la cerinţa privind garanţia de participare, în urma verificării acestora, a răspunsurilor la solicitărilor de clarificări privind dovada constituirii garanţiei, comisia de evaluare a constatat că documentele au fost depuse de către ofertanţi în forma şi cuantumul solicitat prin Documentaţia de atribuire după cum urmează: ...............................

*) Dacă este cazul

Oferte respinse în cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor :*T*Denumire ofertant Lotul nr. ____ Motivul respingerii Observaţii

PROCESUL DE EVALUARE

REZULTATUL PROCESULUI DE E VALUAREA A PROPUNERILOR TEHNICE Pentru fiecare ofertant se va menţiona succint, dar precis modul concret de îndeplinire a

respectivelor cerinţe menţionate în documentaţia de atribuire, eventualele solicitări de clarificări, răspunsuri la solicitări de clarificări, puncte de vedere cuprinse în rapoartele de specialitate ale experţilor cooptaţi după caz.

Decizia comisiei de evaluare raportat la acestă etapă, cu declararea ofertelor ca fiind admise / respins cu motivarea corespunzătoare a deciziilor.

REZULTATUL PROCESULUI DE E VALUAREA A PROPUNERILOR FINANCIARE Pentru fiecare ofertant se va menţiona succint, dar precis modul concret de îndeplinire a

respectivelor cerinţe menţionate în documentaţia de atribuire, eventualele solicitări de clarificări, răspunsuri la solicitări de clarificări, puncte de vedere cuprinse în rapoartele de specialitate ale experţilor cooptaţi după caz.

Decizia comisiei de evaluare raportat la acestă etapă, cu declararea ofertelor ca fiind admise / respins, cu motivarea corespunzătoare a deciziilor.

EVALUARE INDEPLINIRE CRITERII DE CALIFICARE: Aplicarea criteriului de atribuire pentru intocmirea clasamentului intermediar al ofertelor admisibileIn cazul in care criteriul de atribuire este: pretul cel mai scazut

50







Exemplar nr.: 2

Elementul criteriului de atribuire

Denumire ofertanţi Clasament final intermediar

Preţ

....

În cazul criteriului de atribuire "cel mai bun raport calitate – preţ" sau "cel mai bun raport calitate – cost" s-a aplicat următorul sistem de factori de evaluare, pentru care s-au stabilit ponderi relative / algoritm de calcul după cum urmează:Elementele criteriului de atribuire

Denumire ofertanţi Ponderi relative / algoritm de calcul

Clasament final intermediar

Preţ

....

Clasamentul final intermediar are la bază Fişa centralizatoare a Comisiei de evaluare cuprinzând punctajele individuale ale membrilor acesteia anexat, însoţite de motivare.

Pentru ofertantul a carui oferta admisibila de situeaza pe locul I in clasamentul provizoriu şi după caz subcontractant/tert sustinator acestuia se va menţiona succint, dar precis modul concret de îndeplinire a respectivelor cerinţe menţionate în documentaţia de atribuire, eventualele solicitări de clarificări, răspunsuri la solicitări de clarificări, după caz. In cazul in care ofertantul situat pe locul I in clasamentul intermediar al ofertelor admisibile nu face dovada indeplinirii criteriilor de calificare, se consemneaza modul concret de îndeplinire a respectivelor cerinţe menţionate în documentaţia de atribuire a ofertantul /ofertantii situati pe locul urmator.

Decizia comisiei de evaluare raportat la acestă etapă, cu declararea ofertelor ca fiind admise / respinse, cu motivarea corespunzătoare a deciziilor.

Utilizarea licitaţiei electronice, dacă este cazul:

Elementele ofertei care fac obiectul procesului repetativ de ofertare

Denumire ofertanţi Clasament Clarificări solicitate / răspunsuri

Preţ

....

Aplicarea criteriului de atribuire Criteriul de atribuire s-a aplicat numai ofertelor admisibile.In cazul in care criteriul de atribuire este: pretul cel mai scazutElementul criteriului de atribuire

Denumire ofertanţi Clasament final

Preţ

....

51







Exemplar nr.: 2

În cazul criteriului de atribuire "cel mai bun raport calitate – preţ" sau "cel mai bun raport calitate – cost" s-a aplicat următorul sistem de factori de evaluare, pentru care s-au stabilit ponderi relative / algoritm de calcul după cum urmează:Elementele criteriului de atribuire

Denumire ofertanţi Ponderi relative / algoritm de calcul

Clasament final

Preţ

....

Clasamentul final are la bază Fişa centralizatoare a Comisiei de evaluare cuprinzând punctajele individuale ale membrilor acesteia anexat, însoţite de motivare.

Concluzii şi semnături

Comisia de evaluare, având la bază procesul de evaluare desfăşurat şi relatat în prezentul Raport al procedurii, hotărăşte: Oferta declarată câştigătoare a contractului de achiziţie publică având ca obiect ................................ este cea depusă de ofertantul .................. (se specifică dacă este IMM), cu o propunere financiară, fără TVA, de ................... lei, respectiv .............. euro, după caz. Dacă este aplicabil, se va menţiona partea din contract pe care acesta/aceştia a/au declarat că o subcontractează împreună cu ........(denumirea/numele subcontractanţilor)......., partea din contract ........... ce urmează a fi subcontractată. Drept care s-a încheiat prezentul Raport al procedurii de atribuire astăzi,......................, la sediul autorităţii contractante. Dacă este aplicabil, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire: .......................................................................... (motive)Spaţiu destinat observatorilor Ministerului Finanţelor Publice Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice – Direcţia Generală de control Ex-Ante – Serviciul de Verificare - desemnaţi prin Decizia de verificare nr. ......../ (descrierea observaţiilor rezultate din activitatea de verificare)

Membrii comisiei de evaluare:

Observatorii desemnaţi:(numele, prenumele şi semnătură)

Preşedintele comisiei de evaluare (cu / fără drept de vot)

52







Exemplar nr.: 2

F.5 Comunicarea privind acceptarea ofertei castigatoare

C.A.P/SSPP Nr. / data

Catre, SC __________________________

( Adresa / telefon / fax / e-mail)

Referitor la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică de prestări servicii _______anunţ de participare / anunţ publicitar nr. ________ cod CPV ___________________ Prin prezenta vă aducem la cunostinţă că oferta dumneavoastră a fost admisibilă si a fost declarată câstigătoare cu pretul de _____ lei fara T.V.A. In acest sens va rugam sa publicati oferta dvs. in catalogul de produse din SEAP pentru a putea fi finalizata achizitia online.

Va invitam in data de ____________________ pentru semnarea contractului (dupa caz).

Responsabil achizitii / Comisia de evaluare

preşedinte membru membru

F.6.Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire

Catre, SC __________________________

( Adresa / telefon / fax / e-mail)Referitor la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică de prestări servicii _______anunţ de participare / anunţ publicitar nr. ________ cod CPV ___________________ Prin prezenta vă aducem la cunostinţă că oferta dumneavoastră a fost admisibilă dar nu a fost declarată câstigătoare, neavand pretul cel mai scazut / costul cel mai scazut/ cel mai bun raport calitate-cost / cel mai bun raport calitate-pret.

Oferta câstigătoare a fost desemnată , conform criteriului de atribuire aplicabil este cea transmisa de SC ____________________________ cu o propunere financiară de _____________ lei fără TVA (se vor prezenta caracteristicile şi avantajele relative al ofertei câştigătoare în raport cu oferta sa) .

53







Exemplar nr.: 2

SAUReferitor la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică de furnizare / servicii/ lucrari _______anunţ de participare / anunţ de participare simplificat nr. ________ cod CPV ___________________

Prin prezenta vă aducem la cunostinţă că oferta dumneavoastră nu a fost admisibilă / a fost declarată neconformă sau inacceptabilă din urmatoarele motive:-- Responsabil achizitii/Comisia de evaluare

preşedinte membru membru

F.7 Document constatator

CBSF/ CPRU Sf. Ana/ CC / BAPTANr. / data

DIRECTIA GENERALA DE ASISTENTA SOCIALA SI PROTECTIA COPILULUI Nr. ……./……….

Document constatator nr.__________emis în data___________referitor la îndeplinirea obligaţiilor contractuale

1. Contractant : SC ____________________, cu sediul in _________, str._______ nr.__ telefon ________ numar de inmatriculare ______________, cod fiscal RO ___________ cont (trezorerie, banca) _____________________________ reprezentata prin ________________ avand functia de _______________, in calitate de PRESTATOR, pe de alta parte:

2.Calitatea in care a participat la indeplinirea contractului: □ contractant □ contractant asociat

3. Procedura de achiziţie/data organizării: procedura de atribuire / data______________4. Refuzul ofertantului câştigător de a semna contractul:□ Da □NuDacă DA,Informaţii privind :- data la care ar fi trebuit încheiat contractului_______________________________- motivul refuzului semnării contractului ___________________________________

54







Exemplar nr.: 2

5. Numărul, data şi obiectul contractului: Contract nr. __________/data “PRESTARE SERVICII ________”, COD CPV ___________________6. Informaţii1 privind data:-terminării prestării serviciilor prevăzute în anexa 2 din Legea nr. 98/2016:__________-încheierii procesului verbal de recepţie:7. Informaţii2 privind data:-încheierii procesului-verbal de recepţie la terminarea prestării serviciilor:___________

1. Contractul a fost îndeplinit în mod corespunzător

□ Da □NuDacă NU, Motivaţie/motivaţii : a) abateri de la calitatea serviciilor contractate: ________________________________________________________b) nerespectarea termenelor contractuale de prestare serviciii: din culpă _____________________________________c) abateri de la respectarea normelor de securitate şi sănătatea muncii, PSI, legislaţia de protecţia mediului: _________________________________d) altele___________________________________________e) eventuale litigii şi modul lor de soluţionare____________________________f) rezilierea contractului : □Da □Nu9. Prejudicii care au fost sau care ar fi putut fi aduse autorităţii contractante pe perioada derulării contractului (daca este posibil cuantificarea valorica a acestora)_______________________________________________________________

Prezentul document constatator s-a eliberat în 2 (DOUA) exemplare în conformitate cu prevederile art.166 din HG 395/2016 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică / acordului cadru din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice.

Director general, Director general adj.,

Sef compartiment / Birou /Serviciu functional beneficiar / Sef Centru /Complex rezidential de copii fara personalitate beneficiar

1

2

55







Exemplar nr.: 2

FORMULARELE OFERTEI F8-F12

NR. FORMULAR DENUMIRE FORMULAR

FORMULAR 8 Scrisoarea de înaintare Solicitat

FORMULAR 8 Declarație privind eligibilitatea Solicitat

FORMULAR 10 Declarație privind evitarea conflictului de interese în conformitate cu prevederile art. 59 -60 din Legea nr. 98/2016

Solicitat

FORMULAR 11 Declarația privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016

Solicitat

Propunerea tehnică Solicitat

FORMULAR 12 Oferta financiară – formular de ofertă Solicitat

Oferta financiară detaliată Solicitat

56







Exemplar nr.: 2

FORMULARUL 8

Înregistrată la sediul autorității contractante (..................., România)Nr. ______/_____________________ OFERTANTUL ________________________________________ (denumirea/numele)Adresa:________________________________________________ Telefon: ______________________Fax: __________________________E-mail: ________________________

SCRISOARE DE ÎNAINTARE

Către: Direcția Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Sibiu - RegistraturăSibiu, str. Mitropoliei, nr. 2 , jud. SibiuTelefon: 0269/232066, int. 38, 0756102520

Ca urmare a anunţului de participare publicat în SEAP sub nr. _______/ publicat pe site-ul insitituţiei DGASPC Sibiu în data de _________ privind achiziția prin propria procedură simplificată având ca obiect _______________

Noi _____________________________________________________________________, vă transmitem, alăturat, următoarele documente care însoțesc oferta:

Coletul sigilat și marcat în mod vizibil, conținând, un (1) exemplar original, fiecare conținând:

- Documente de calificare ( Formulare, model de contract, alte documente solicitate);- Propunerea tehnică;- Propunerea financiară.Avem speranța că oferta noastră este corespunzătoare și va satisface cerințele dumneavoastră.

Data completării :[ZZ.LL.AAAA]

Cu stimă,[Nume ofertant],(numele, semnătura autorizată și ștampilă)

57







Exemplar nr.: 2

FORMULARUL 9 OPERATOR ECONOMIC ____________________ (denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA(art. 164 din Legea 98/2016)

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al _____________________________________________________________,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, că în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru comiterea uneia dintre infracţiunile prevazute la art. 164 din Legea 98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, respectiv:a) constituirea unui grup infracţional organizat, prevăzută de art. 367 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; b) infracţiuni de corupţie, prevăzute de art. 289-294 din Legea nr. 286/2009, cu modificările şi completările ulterioare, şi infracţiuni asimilate infracţiunilor de corupţie prevăzute de art. 10-13 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; c) infracţiuni împotriva intereselor financiare ale Uniunii Europene, prevăzute de art. 181 -185 din Legea nr. 78/2000, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; d) acte de terorism, prevăzute de art. 32-35 şi art. 37-38 din Legea nr. 535/2004 privind prevenirea şi combaterea terorismului, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; e) spălarea banilor, prevăzută de art. 29 din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare, sau finanţarea terorismului, prevăzută de art. 36 din Legea nr. 535/2004, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; f) traficul şi exploatarea persoanelor vulnerabile, prevăzute de art. 209-217 din Legea nr. 286/2009, cu modificările şi completările ulterioare, sau de dispoziţiile corespunzătoare ale legislaţiei penale a statului în care respectivul operator economic a fost condamnat; g) fraudă, în sensul articolului 1 din Convenţia privind protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Europene din 27 noiembrie 1995.

De asemenea, declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, ca niciun membru al organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al societatii sau cu putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acesteia nu face obiectul excluderii asa cum este acesta definit la art. 164 (1) din Legea 98/2016.

act:126692%2096797768

act:126692%2041994745

act:56971%2063697824

act:329918%2064061055

act:56971%200

act:56971%2063697832

act:56971%2063697829

act:56971%2063695762

act:56971%2063695715

act:26584%2065402602

act:26584%2065402587

act:26584%200

act:26584%200

act:26584%2023439113

act:26584%2065401735

act:126881%200

act:126692%2041995418

act:126692%2041995383

act:126692%200

act:126692%200

act:126881%200

act:126692%2041995922

58







Exemplar nr.: 2

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem.

Prezenta declaraţie este valabilă până la data de _____________________.

(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)

Data completării ......................

FORMULARUL 10

59







Exemplar nr.: 2

OPERATOR ECONOMIC ____________________ (denumirea/numele)

DECLARAŢIEprivind evitarea conflictului de interese

( art. 59 si 60 din Legea 98/2016)

1. Subsemnatul/a……………………, în calitate de …………………….(ofertant/candidat/ofertant asociat/subcontractant), la…………………………, în temeiul art. 59 și 60 din Legea nr.98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, declar pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii, următoarele:

a) niciuna dintre persoanele care deține părți sociale, părți de interes, acțiuni din capitalul subscris al ofertantului, al terților susținători sau al subcontractanților propuși și nicio persoană care face parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a ofertantului, a terților susținători ori subcontractanților propuși, nu participă în procesul de verificare/evaluare a ofertelor;

b) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţii propuşi nu sunt soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al doilea inclusiv, cu persoane care fac parte din organul de conducere sau de supervizare a Direcției Naționale de Probațiune;

c) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu avem, direct ori indirect, un interes personal, financiar, economic sau de altă natură și nu ne aflăm într-o altă situaţie de natură să afecteze independenţa şi imparţialitatea autoritătii contractante pe parcursul procesului de evaluare;

d) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu avem drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organul de conducere sau de supervizare şi/sau nu avem acţionari ori asociaţi semnificativi, persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relaţii comerciale cu persoane cu funcţii de decizie în cadrul Direcției Naționale de Probațiune, implicate în procedura de atribuire;

e) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu am nominalizat printre principalele persoane desemnate pentru executarea contractului persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relaţii comerciale cu persoane cu funcţii de decizie în cadrul Direcției Naționale de Probațiune și care sunt implicate în procedura de atribuire.

2. Subsemnatul/a………………………….…. declar că voi informa imediat autoritatea contractantă dacă vor interveni modificări în prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de achiziţie publică.

3. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare.

4. Subsemnatul/a autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai Directiei Naționale de Probațiune cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră.

Data completării ......................Operator economic, (semnatura autorizată)

FORMULARUL 11

60







Exemplar nr.: 2

OPERATOR ECONOMIC (denumirea/numele)

DECLARAŢIEprivind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 165 si 167

din Legea 98/2016

Subsemnatul(a)............................................................... [se inserează numele operatorului economic persoana juridică], în calitate de ofertant la procedura de ................................................................................................ pentru achiziția de ............................................................................................................................, cod CPV ..................................., la data de ............................., organizată de DGASPC Sibiu, declar pe proprie răspundere că:

1. Nu ne-am încălcat obligațiile privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat așa cum aceste obligații sunt definite de art. 165 alin. (1) si art. 166 alin. (2) din Legea nr. 98/2016.

2. Nu ne aflam în oricare dintre următoarele situații prevăzute de art. 167 (1) din Legea 98/2016, respectiv:

a) nu am încălcat obligațiile stabilite potrivit art. 51 din Legea nr. 98/2016;b) nu ne aflăm în procedura insolvenței sau în lichidare, în supraveghere judiciară sau în încetarea activității; c) nu am comis o abatere profesională gravă care ne pune în discuție integritatea;d) nu am încheiat cu alți operatori economici acorduri care vizează denaturarea concurenței în cadrul sau în legătură cu procedura în cauză; e) nu ne aflăm într-o situație de conflict de interese în cadrul sau în legătură cu procedura în cauză; f) nu am participat anterior la pregătirea procedurii de atribuire; g) nu ne-am încălcat în mod grav sau repetat obligațiile principale ce ne reveneau în cadrul unui contract de achiziții publice, al unui contract de achiziții sectoriale sau al unui contract de concesiune încheiate anterior, iar aceste încălcări au dus la încetarea anticipată a respectivului contract, plata de daune-interese sau alte sancțiuni comparabile; h) nu ne facem vinovați de declarații false în conținutul informațiilor transmise la solicitarea autorității contractante în scopul verificării absenței motivelor de excludere sau al îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecție; i) nu am încercat să influențăm în mod nelegal procesul decizional al autorității contractante, să obținem informații confidențiale care ne-ar putea conferi avantaje nejustificate în cadrul procedurii de atribuire și nu am furnizat din neglijență informații eronate care pot avea o influență semnificativă asupra deciziilor autorității contractante privind excluderea din procedura de atribuire.

Subsemnatul declar că informațiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înțeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declarațiilor orice documente doveditoare de care dispunem.

Înțeleg că în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.

Operator economic, (semnătura autorizată )

act:1114166%2096798275

61







Exemplar nr.: 2

PROPUNEREA TEHNICĂ

- Prezentat ca și document distinct (model propriu) -Se va întocmi de către ofertanţi cu respectarea cerinţelor stabilite în documentaţia de atribuire

62







Exemplar nr.: 2

FORMULARUL 12

.............................................(denumirea/numele ofertant)

OFERTA FINANCIARĂ – Formular de ofertăCătre DGASPC Sibiu

1. Examinând documentația de atribuire, subsemnații, reprezentanți ai ofertantului ................ ...... (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerințele cuprinse în documentația mai sus menționată, să prestăm serviciile ........................ ............................................................. pentru prețul de ........................................................... (cifre și litere) Ron la care se adaugă ..................... (cifre și litere) Ron, valoarea TVA. 2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câștigătoare, să prestăm serviciile.................................................................................................... în termenul de ......... zile/ore/luni (după caz) înscris în Propunerea tehnică și pe toată perioada contractului.

3. Ne angajăm să menținem această ofertă valabilă pentru o durată de ................................................... zile (durata în litere şi cifre) respectiv până la data de ....................... (ziua/luna/anul) şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.

4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziție publică, această ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este acceptată ca fiind câștigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.

5. Înțelegem că nu sunteți obligați să acceptați oferta cu cel mai scăzut preț sau orice ofertă primită, dacă acestea nu îndeplinesc toate condițiile menționate în documentația de atribuire.

Data _____/_____/_____

...................în calitate de ............................................ legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele

....................................... (denumirea/numele operatorului economic)

63







Exemplar nr.: 2

Biroul Achizitii Publice si Contractare Servicii Sociale FORMULAR 13Nr. ______ / ___.__.2018

Aprobat, Avizat,Director General, Director General Adjunct,

NOTA JUSTIFICATIVA PRIVIND ALEGEREA “PROCEDURII SIMPLIFICATE PROPRII”Categoria de servicii: …………………...Cod de clasificare CPV: 79713000-5(Rev.2) – Servicii de pazaValoarea totala estimata fara TVA a achizitiei: ….. lei, din care ….. lei fara T.V.A. pana in data de ………….. si ……………… lei fara T.V.A. pentru situatia in care se opteaza pentru suplimentare obiectului si prelungirea duratei contractului pana cel tarziu in data de ………………….La stabilirea valorii estimate s-au luat in considerare orice eventuale forme de optiuni si prelungiri ale contractului pe maxim ………… luni de zile.Procedura de achizitie: Procedura simplificata proprieJustificarea achizitiei: Achizitia are la baza referatul de necesitate emis de BAPTA. Conform art. 68 alin. 2 din Legea nr.98/2016: (2) Procedura de atribuire aplicată în cazul serviciilor sociale şi al altor servicii specifice menţionată la alin. (1) lit. h) este: a) una din procedurile prevăzute la alin. (1) lit. a) - g) în cazul în care valoarea estimată este egală sau mai mare decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d); b) procedura proprie, în cazul în care valoarea estimată este mai mică decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d).

Potrivit art.7 alin.1 lit.d) „Autoritatea contractantă are obligaţia publicării unui anunţ de participare şi/sau de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât următoarele praguri valorice:

c) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică / acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa 2.”În conformitate cu prevederile art.141 alin. (3) din Legea nr. 98/2016 si a art.9 alin. (3) lit. f) din H.G. nr. 395/2016 autoritatea contractantă a decis să nu atribuie contractul pe loturi deoarece obiectul contractului îl constituie servicii de .............., servicii care nu prezintă un grad de complexitate ridicat. Agenții economici din categoria IMM au posibilitatea asocierii și/sau subcontractării în condițiile legii, astfel că participarea acestora în procesul de ofertare nu este îngrădit. Pentru aceste considerente, apreciem că nu se justifică împărțirea pe loturi.Având în vedere cele anterior menţionate solicităm realizarea achiziției de “..................” prin procedură simplificată proprie.Vizat juridic

Semnatura

Întocmit Doc. emis în 1 ex.

1 ex. DGASPCSemnătura

Procedura lucru achizitie directadasib.ro/documente/achizitii/pd2019.doc · Web viewAna / CC din...

Documents

Transcript of Procedura lucru achizitie directadasib.ro/documente/achizitii/pd2019.doc · Web viewAna / CC din...