PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTADARIZADOS

(POE - SOP)

Materia de Especialización CEBI_E14:ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Docente a cargo: Matías Barrionuevo

Recapitulando un poco…

Las buenas prácticas buscan imponer un estadar de calidad y

seguridad en las actividades industriales.

Suelen formar parte de las normativas de los organismos de

control en cada sector.

Incluyen entre sus directrices el manejo de información escrita

para asegurar el cumplimiento de las mismas…

POEs

Para poder garantizar la uniformidad, reproducibilidad y

consistencia de las características de los productos o procesos

realizados en una empresa es necesario el adecuado

ordenamiento del personal mediante PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS ESTANDARIZADOS (POE), en inglés “Standard

Operation Procedures” (SOPs).

POEs

Los procedimientos operativos estandarizados (POE) detallan

funciones y responsabilidades. Estos son procedimientos

escritos que describen y explican cómo realizar una tarea para

lograr un fin específico de la mejor manera posible.

Objetivos al redactar un POE

Asegurar la estandarización de métodos y procedimientos en orden de prevenir errores sistemáticos en la ejecución de tareas específicas.

Además, los POE sirven como recordatorio para el personal, en caso de necesitar una guía sobre la correcta forma de llevar a cabo una tarea determinada.

VENTAJAS

Los POE escritos garantizan lo siguiente:

Uniformidad: todo el personal debe realizar los análisis

exactamente de la misma forma para esperar el mismo

resultado de parte de todo el personal. La uniformidad permite

a las personas que utilizan los resultados analíticos observar los

cambios que se producen a lo largo del tiempo en los resultados

de un mismo proceso.

VENTAJAS

Los POE escritos garantizan lo siguiente:

Exactitud: seguir los procedimientos por escrito ayuda al

personal a producir resultados más exactos que si únicamente

confiasen en la memoria, porque de esta manera los

trabajadores no olvidarán pasos del proceso.

Calidad: conseguir unos resultados uniformes (fiables) y

exactos son las principales metas de la empresa y podrían

considerarse la definición de calidad.

BENEFICIOS

La implementación de los P.O.E. permite:

Al autor de un procedimiento rever paso a paso su desarrollo,

pudiendo modificar ciertos detalles que crea convenientes para

su correcta ejecución.

Al personal tener una política común de trabajo, pudiendo así

disminuir los errores (universalidad de criterios).

Aseguran que la producción sea conforme a mantener la

calidad de los procesos y los productos.

La sistematización de las tareas, para el aprovechamiento del

tiempo y evitar la dispersión del personal.

Sirven como lista de chequeo para los encargados de observar

el desempeño de determinado trabajo.

BENEFICIOS

La implementación de los P.O.E. permite:

La obtención de los mismos resultados, mediante la

efectivización de las tareas.

Cuando las personas cambian de trabajo, se pierden

conocimientos no escritos. Los P.O.E. sirven para educar nuevos

empleados cuando los antiguos son trasladados.

Mantener el orden.

ayuda a asegurar que las regulaciones sean cumplidas, y

demuestra la buena fe de la compañía de operar correctamente.

Sirven como lista de chequeo para los auditores.

BENEFICIOS

Cuando nuevo personal se incorpora, se utilizan los POEs

como herramientas de entrenamiento, y tienen varias funciones:

Entrenar e informar al personal nuevo sobre qué

procedimientos deben tenerse en cuenta para la ejecución

de las distintas tareas, asegurándose así el correcto

entendimiento de las mismas.

Así mismo, permite también calificar al personal nuevo

como competente o no en dichas tareas que estén a su

alcance.

Criterios al redactar un POE

Los POEs se escriben antes de comenzar un trabajo, y deben probarse antes de ponerlos en vigencia.

Se deben escribir cuando un nuevo equipo o nuevos procesos creen nuevas situaciones de trabajo.

También se deberán escribir o reescribir cuando nueva información sugiera beneficios si se modifican los hábitos de trabajo para mejorar la actuación.

Necesitan permanecer actualizados, por lo tanto, siempre que los procedimientos cambien el POE debe ser actualizado y reaprobado.

Caracteristicas de un POE

Los POEs se escriben:

En tercera persona, en forma clara, precisa y sencilla.

Sistemáticos y metódicos.

Determinando que los materiales usados sean específicos e invariables.

Adecuándose a las instalaciones y al personal.

Redacción de un POE

Responsables de escribir los POEs:

Son escritos por una sola persona y revisados por una ovarias.

Es importante que los revisores sean personas calificadaspara evaluar los POEs en términos de su integridad y claridadde sus componentes ambientales, operacionales y deseguridad.

Los POEs deben ser aprobados y validados por un comitéevaluador.

Responsables de escribir los POEs

Lo ideal sería que los POEs fuesen escritos por grupos que incluyeran algunas o todas de las siguientes personas:

El individuo que realizará el trabajo.

El individuo que realizará la mantención del equipo involucrado en el POE.

El ingeniero y otros que diseñaron el equipo y sus procesos.

Escritores técnicos.

Redacción de un POE

Estructura del POE

Cada POE debe incluir:

“Encabezado o membrete” que identifique la institución oestablecimiento donde se efectuarán los procedimientos, elcual incluirá la dirección, el número telefónico y otros datosreferidos a su ubicación.

“Título” que defina el propósito del POE.

Área para la cual fue escrito y el establecimiento al cualpertenece.

“Código” que sirve para identificar a cada POE. y que seráestipulado por cada establecimiento. Éste puede estarcompuesto por números, letras, etc.

Estructura del POE

Cada POE debe incluir:

“Fecha y versión en uso”

“Lista de distribución”

“Objetivo”, el cual determinará por qué razones se escribiráel P.O.E.

“Observaciones”, que incluirán datos relevantes que nofiguren en el POE.

“glosario” para los términos y conceptos no familiares. Ladescripción de la maquinaria, el mecanismo, los procesos ylos componentes.

Estructura del POE

Cada POE debe incluir:

Avisos de “advertencia” antes del paso a ser descripto,nunca al final. Si existieran varias notas de precaución, éstaspueden ser listadas al comienzo del POE de manera que seanlo primero que se lee luego del título y antes de comenzar laprimera página.

“Materiales o herramientas” requeridas por el POE,siempre y cuando sean necesarias.

“Personas afectadas”, referido a los técnicos encargados derealizar el procedimiento.

Estructura del POE

Cada POE debe incluir:

“Duración”, determina el tiempo estimado para larealización del procedimiento.

“Frecuencia”, determina cada cuanto tiempo (días,semanas o meses) debe realizarse el procedimiento.

“Procedimiento”, describe en detalle la tarea a realizar,mediante una serie de pasos en orden secuencial. Se debeexplicar en forma clara cuando dos pasos deban serrealizados a la vez. Por ejemplo: Este paso tiene dos partesque deben realizarse al mismo tiempo: Mientras...se debe...

Estructura del POE

Cada POE debe incluir:

Utilizar “gráficos” o “diagramas” cuando se quieracomunicar claramente un mensaje.

“Autor”, aquel o aquellas personas que escribieron el POE.

“Sello y firma” del comité evaluador.

“firma de la autoridad máxima involucrada” generalmenteel gerente o el director técnico.

“Anexos”. Como por ejemplo los manuales de los equipos.

Estructura del POE

¿Cuánto detalle es suficiente en un POE?

No existe una norma que defina el nivel de detalle.

Tiene que ser lo suficientemente explicito para que unoperario que no este familiarizado con el procedimientopueda entenderlo…

¡¡¡Que pueda entenderlo no significa que pueda ejecutarlo sin más explicación!!!!!!

Estructura del POE

¿Cuán largo debe ser un POE?

LO SUFICIENTEMENTE LARGO PARA CUBRIR EL PROCESO.

¿Qué inconvenientes tienen los procedimientos largos?

Luce interminable, lo cual se convierte en tedioso paramuchas personas que no quieren desarrollar los pasos.

Es difícil de seguir con los ojos.

Asusta a las personas, los pone nerviosos y ansiosos paraterminar rápido con ella.

Puede esconder pasos que deben ser realizados conprecaución.

Es difícil de escribir logrando una secuencia clara.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y COPIAS

Debe existir un índice de POEs.

El sistema de control de calidad es un archivo de todos los POEs existentes en original firmados.

Cada sector de la empresa debe tener copia de los POEs que le incumben.

El departamento de control de calidad es el encargado usual de manejar los POEs y sus copias.

En algunos casos puede haber un departamento de documentación y archivo que los gestione.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y COPIAS

REDACCIÓN DEL POE

ENTRENAMIENTO DEL

PERSONAL

REVISION Y

APROBACIÓN

PUESTA EN VIGENCIA

COPIA

NO CONTRALADA

COPIA

CONTROLADA

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y COPIAS

Copias controladas de un POE:

Copias selladas. Dicho sello indica que es una copiacontrolada, el número de la misma, la fecha y la firma delemisor.

La validez de la copia controlada es la misma que tiene laversión original del POE.

Cuando la versión del POE que estamos usandoes reemplazada por una nueva, debemos retirar las copiasobsoletas y reemplazarlas (si aplica) por la nueva versión.

revisar muy bien la emisión de copias controladas, estasdeben estar dirigidas a los sectores que realmente lasnecesitan.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y COPIAS

Copias NO controladas de un POE:

se trata de copias que no deben ser seguidas, no esnecesario saber quien la tiene o la tuvo para reemplazarlapor la nueva versión.

Copias sin sello.

Vida útil o validez muy corta, en algunos casos 24 hs, enotros 3 días a partir de la fecha de emisión.

Se usan para entregar a inspectores y auditores. A veces aalguna visita que desee tener una copia de un procedimientopara evaluar.

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

Son una versión extendida de los POEs.

Describen el procedimiento detallado de manera tal que cualquiera pueda ejecutar un POE sin necesidad de entrenamiento previo.

La especificidad que poseen lo vuelve obsoletos rápidamente cuando cambia un equipo o instrumento.

No deben existir si no hay un POE que les haya dado origen.

Ejemplo

Muchas gracias!