Procedimientos Corregidos

VICE RECTORIA ACADEMICA

CENTRO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

PROCESOS DE ADMISION

ADMISIONES , REGISTRO Y CONTROL

El Centro de Admisiones , Registro y Control de La Corporación Politécnico de la Costa Atlántica, es el departamento encargado de los diferentes procesos relacionados con el ingreso , certificación y registro de estudiantes que se inscriban y matriculen en los diferentes programas ofrecidos por la Institución.


ORGANIZACION

DIRECTOR

ADMINISTRADORRED ACADEMICA

RECEPCIONMONITOR

SECRETARIA

COMITECOMITE


PROCESOS1.ADMISIONES

INSCRIPCION2.REGISTRO

MATRICULA TIPOS DE INGRESO HORARIOS NOTAS EXPEDICION DOCUMENTOS PLANES DE ESTUDIO EGRESADOS Y GRADUADOS.

3.CONTROL SITUACIÓN ACADÉMICA ESTUDIANTE VERACIDAD INFORMACIÓN HISTORIA ACADEMICA GRADOS PLANES DE ESTUDIO ESPACIOS FISICOS Y RECURSOS EDUCATIVOS

5. INFORMACION LISTA DE ESTUDIANTES ASISTENTES POR PROGRAMA A INDUCCION LISTA DE ESTUDIANTES NUEVOS MATRICULADOS POR PROGRAMA LISTA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS PROYECTADO POR PROGRAMA LISTA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS MATRICULADOS POR PROGRAMA


CENTRO DE ADMISIONES,

REGISTRO Y CONTROL

ADMISIONES CONTROL

INSCRIPCION

FINANCIERA

TIPO DE INGRESO

REINGRESO

TRANSFERENCIA EXTERNA

TRANSFERENCIA INTERNA

HORARIOS NOTASEXPEDICION

DOCUMENTOS

CERTIFICACIONES CONSTANCIAS

SITUACION ACADÉMICA

ESTUDIANTE

VERACIDAD DE LA

INFORMACIÓNACADÉMICA

HISTORIA ACADEMICA ESTUDIANTE

PLANES DE

ESTUDIO

ESPACIOS FISICOS Y

Y RECURSOS EDUCATIVOS

REGISTRO

MATRICULAPLANES

DE ESTUDIO

EGRESADOS Y GRADUADOS

COMITE PLANES DE

ESTUDIOPROPEDEUTICOS

COMITÉ HOMOLOGACION Y

EQUIVALENCIAS

NUEVOS

GRADOS

ACADEMICA

NUEVOS EGRESADO

ADMISIONES

Es el conjunto de normas y métodos que con base en criterios cualitativos y cuantitativos permite seleccionar de manera objetiva los aspirantes a ingresar a la Institución, y le otorga el derecho a matricularse en un programa académico determinado


INSCRIPCION

Es el acto mediante el cual el aspirante solicita admisión por primera vez a un programa académico ofrecido por la Corporación.


PASOS

Diligenciar formulario de Inscripción. Cancelar los derechos de Inscripción. Recolectar documentos requeridos para

Inscripción: Fotocopia de documento de identidad

autenticado. 2 fotos

Dirigirse al Centro de Admisiones, registro y control , con documentación.

Programación de entrevista.


REGISTRO

Acción mediante la cual la Corporación utiliza normas , procedimientos e instrumentos, con el propósito de mantener actualizada la información académica de los estudiantes.


MATRICULA FINANCIERA

Acto mediante el cual el estudiante cancela los derechos de matricula en los plazos previstos en el calendario Académico.


PASOS

Dirigirse a Crédito y Cartera Reclamar recibo de matricula financiera. Realizar el pago de acuerdo al banco asignado. Notificación del pago por parte del Banco a la

Institución. Emisión de la matricula Académica por parte de

Admisiones. Entrega de matricula académica a Dirección de

Programa


MATRICULA

MATRICULA ACADEMICAActo mediante el cual el estudiante, dentro de

un plazo fijado por el calendario Académico inscribe las asignaturas y/o créditos que ha de cursar en dicho periodo.


PASOS

Realizar matricula financiera Dirigirse a la dirección de programa Verificar las asignaturas proyectadas en la

matricula académica. Señalar las asignaturas a matricular en el

semestre a cursar. Realizar verificación por parte del estudiante de

las asignaturas matriculadas. Firma por parte del estudiante de la matricula. Entrega a admisiones de las matriculas.


TIPOS DE INGRESO

ESTUDIANTE NUEVO

Es aquel que cumpliendo los requisitos legales y reglamentarios desea ingresar por primera vez, a un programa ofrecido por la institución.


Inscribirse en un programa Académico. Presentar la siguiente documentación:

Copia del Diploma de Bachiller autenticada Copia de acta de Grado de Bachiller autenticada. Pruebas ICFES Registro Civil de Nacimiento Copia de libreta militar autenticada ( hombres) Certificado medico.

Generación del código estudiantil. Programación entrevista Dirigirse a crédito y cartera para emisión de recibo matricula. Cancelación derechos de matricula. Notificación de pago de matricula. Activación del estudiante en el sistema. Generación de matricula académica. Firma de matricula académica. Emisión y entrega del carnet Legalización del estudiante

PASOS


ESTUDIANTE NUEVO EGRESADO

Es aquel que cumpliendo los requisitos legales y reglamentarios desea ingresar al Ciclo Universitario, una vez se ha graduado como Tecnólogo de un programa ofrecido por la institución


Dirigirse a Admisiones y Registro. Diligenciar el formulario de Inscripción. Anexar fotocopia del titulo de Tecnólogo. Generación del código del Ciclo profesional. Dirigirse a crédito y Cartera y obtener recibo de matricula

financiera. Realizar pago de acuerdo al banco asignado. Notificación por parte del banco del pago. Activación del estudiante en el sistema Generación de matricula académica por parte de Admisiones. Entrega a la dirección de programa de matricula. Firma de matricula académica. Emisión (Admisiones) y entrega del carnet ( Dirección de

Programa) Legalización del estudiante

PASOS


REINGRESO

Se entiende por Reingreso , la autorización otorgada al estudiante por la autoridad académica correspondiente para que continué regularmente sus estudios en la Corporación, después de su retiro o de haber cumplido con las sanciones que le hubiesen sido impuestas.


Diligenciar formulario para reingreso. Entregar una carta mediante la cual se solicita el reingreso. Haber cursado con notas aprobatorias por lo menos un ( 1) periodo

académico. Estudio de solicitud de reingreso por parte del Director de

Programa. Una vez aprobado, llevar documentos admisiones, y dos fotos. Generación de código. Obtener recibo de matricula crédito y Cartera. Cancelación de derechos de matricula. Notificación de pago de matricula. Activación del estudiante en el sistema Generación de matricula académica. Firma de matricula académica. Emisión y entrega del carnet Legalización del estudiante.

PASOS


TRANSFERENCIAS EXTERNA

Los estudiantes que habiendo adelantado estudios en otras Instituciones de Educación Superior y en un programa debidamente autorizado, desean ingresar a la Institución para continuar sus estudios.

TIPOS DE INGRESO


Diligenciar formulario Cancelar derechos de Inscripción. Anexar documentos para inscripción, como estudiantes nuevos. Adicional agregar los siguientes documentos:

Certificado de estudio original expedido por la Institución de donde procede el cual debe incluir la totalidad de las asignaturas cursadas, sus calificaciones e intensidad horaria o su equivalencia en créditos académicos..

Certificado de los contenidos programáticos de las asignaturas cursadas. Certificado de buena conducta. Titulo de Tecnólogo ( ciclo Universitario)

Programación entrevista Una vez aprobada la transferencia, se procede a realizar las homologaciones

correspondientes. Generación código estudiantil. Obtener recibo de matricula crédito y Cartera. Cancelación de derechos de matricula.. Notificación de pago de matricula. Activación del estudiante en el sistema Generación de matricula académica. Firma de matricula académica Emisión y entrega del carnet Legalización del estudiante.

PASOS


TRANSFERENCIA INTERNA

Son las que realizan los estudiantes de la Corporación entre programas académicos ofrecidos por ésta.

TIPOS DE INGRESO


Diligenciar formulario Estudio por parte de la Dirección de programa Una vez aprobada la transferencia, se procede a realizar las

homologaciones correspondientes. Generación código estudiantil. Obtener recibo de matricula en la oficina de Crédito y Cartera. Cancelación de derechos de matricula. Notificación de pago de matricula. Activación del estudiante en el sistema Generación de matricula académica. Firma de matricula académica. Emisión y entrega del carnet Legalización del estudiante.

PASOS


HOMOLOGACIONES

Es una acción mediante la cual se realiza una comparación de planes de estudio y de asignaturas que en sus contenidos programáticos y el número de créditos sean significativamente similares a los establecidos en la Corporación.


Estudio técnico por parte del programa. Revisión por parte del Comité de Homologación Notificación de resultados al Centro de Admisiones y al

Director de Programa. Registro en el sistema de la homologación y en la

historia académica del estudiante. Notificación al estudiante.

PASOS


NOTAS

Proceso mediante el cual se registra en el sistema el resultado de las evaluaciones, homologaciones, equivalencias y demás acciones relacionadas durante un periodo académico.


Emisión de planillas de estudiantes matriculados académicamente 3 días antes de exámenes parciales y finales, por parte de admisiones.

Entrega a las direcciones de programa. Verificación por parte de las direcciones de programa de los

listados. Entrega a los docentes. Diligenciamiento por parte de los docentes de las planillas de

notas. Entrega de planillas y adiciones de estudiantes a las

direcciones de programa con su correspondiente soporte, máximo los tres días hábiles siguientes a la evaluación.

Remisión al Centro de Admisiones y Registro, por parte de la dirección de programa máximo dos días hábiles después de la entrega de la planilla de notas por parte del docente con sus correspondientes adiciones , si fuere necesario.

Revisión de planillas por parte de Admisiones y Registro. Registro de notas en el sistema.

PASOS


CERTIFICACIONES

CERTIFICACIONES DE NOTAS

Es el documento oficial* mediante el cual se certifica que el estudiante ha cursado un periodo académico y en él constan las asignaturas cursadas con sus correspondientes notas, promedio semestral y acumulado.

*Significa que debe llevar la firma de la persona autorizada que tiene la firma registrada, y el sello seco de la Institución.


Cancelar valor de la certificación Llenar formato de solicitud. Búsqueda en el sistema de historia académica Elaboración de la Certificación Firma por parte del Director del Centro. Entrega al estudiante dos días hábiles, después

de la solicitud.

PASOS


CONSTANCIA DE ESTUDIO

Documento emitido por Admisiones y Registro en el cual consta de acuerdo a la solicitud del estudiante, el programa que cursa, periodo académico, intensidad horaria y/o créditos; y demás condiciones académicas.


Cancelar valor de la constancia Llenar formato de solicitud. Búsqueda en el sistema de historia académica Elaboración de la Constancia. Firma por parte del Director del Centro. Entrega al estudiante 2 días después de la

solicitud

PASOS


HORARIOS

Organización académica mediante la cual se establece las horas, salones y grupos en los cuales se van a dictar las diferentes asignaturas de las que consta un plan de estudio


PASOS

Coordinación del Director de programa, según el numero de estudiantes y el plan de estudio los espacios disponibles.

Reunión directores de programa con el fin de optimizar espacios y coordinar asignaturas , grupos comunes y horarios disponibles.

Entrega a admisiones para registrar los horarios correspondientes.

Depuración por parte de admisiones de horarios.(3 días finalizado el plazo máximo de entrega)

Cambios de horarios de docentes fuera de las fechas correspondientes, necesitan visto bueno de la Vice – Rectoría Académica.


PLANES DE ESTUDIO

Es una estructura académica que posee un programa, organizada a través de asignaturas, que se encuentran distribuidas por semestre y por ciclo, y que conllevan a la obtención del título que se otorga.


PASOS

Coordinación del Director de Programa, con su comité académico con el fin de establecer la secuencia de asignaturas en el Plan.

Apoyo del Director de Programa del Comité de Planes de estudio.

Aprobación de planes de estudio en Consejo Académico.

Remisión de planes a Admisiones. Registro de planes de estudio en el Sistema.


EGRESADOS Y GRADUADOS

Egresados Son aquellas personas que han culminado

satisfactoriamente su plan de estudio y les queda pendiente cursar una opción de grado.

Graduados Son aquellos estudiantes que culminaron tanto su

plan de estudio como su opción de grado, cumpliendo con los requisitos indispensables para la entrega del titulo que les confiere la Institución.

CONTROL

Es la confirmación y verificación de la correcta realización de las actividades y procesos, con que cuenta el centro de admisiones, de acuerdo a las normas y políticas establecidas.


SITUACIÓN ACADÉMICA DEL ESTUDIANTE

Consulta realizada en el Sistema Académico Aries, en la cual se observa las asignaturas cursadas por parte del estudiante y asignaturas pendientes por cursar.


VERACIDAD INFORMACIÓN

Verificación de la información registrada y solicitada por los estudiantes.


HISTORIA ACADÉMICA

Es el documento que arroja el sistema académico Aries, mediante el cual se pueden observar las asignaturas cursadas por el estudiante, en los diferentes periodos durante los cuales estuvo matriculado ; el plan de estudio que cursa o cursó al momento de matricularse en la Institución y la forma como curso dichas asignaturas.


GRADOS

Ceremonia que se cumple con el objetivo de otorgar el título de Tecnólogo o Profesional a los estudiantes que hayan cumplido con todos los requisitos , académico y administrativos exigidos por la Institución, para tal efecto.


PASOS Solicitud de grado, diligenciada por parte del estudiante en las

diferentes Direcciones de programa. Entregar a Admisiones:

Fotocopia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía (ambas caras)

Fotocopia ampliada al 150% de la Libreta Militar (Únicamente). Para varones menores de 50 años.

Fotocopia del titulo de Tecnólogo. ( Graduandos profesionales) Documentación pendiente.

Verificación de la situación académica del estudiante por parte de admisiones.

Obtener: Paz y salvo de Admisiones y Registro. Paz y salvo de Biblioteca. Paz y salvo de la oficina de Créditos y Cartera

Consignación del valor correspondiente a los Derechos de Grado.

Reclamar tarjetas de invitación Alquilar toga y Birrete Asistir a ceremonia


PLANES DE ESTUDIO

Es una estructura académica que posee un programa, organizada a través de asignaturas, que se encuentran distribuidas por semestre y por ciclo, y que conllevan a la obtención del título que se otorga.


ESPACIOS FISICOS Y RECURSOS

Son todos los recursos y espacios destinados a la función académica, tales como:

Salones Laboratorios Salas de computo. Salones audiovisuales


GRACIAS

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