Procedimiento de Control de Registros
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Química Orquino S.A. de C.V. Tecnología en el Lavado http://www.elsel.com.mx Procedimiento de Control de Registros N° de procedimiento EL-AG-007 Revisión 01 Página 1 de 2 Edición 16/05/2012 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Registros de Calidad 2. OBJETO: Asegurar la rastreabilidad, control, actualización, difusión, disponibilidad, resguardo, almacenamiento, protección, recuperación, consulta, conservación y mantenimiento de todos los Registros de Calidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad y su Estructura Documental. 3. ALCANCE: Aplica a todos los registros generados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 4. DESARROLLO: Actividad Descripción de la actividad 1. Legibilidad Para asegurar que los registros son legibles (claros, completos y entendibles para la lectura) los registros (formatos) se imprimen en papel o se generan en medios electrónicos. 2. Identificación El personal responsable de la elaboración de procedimientos o manuales, al generar o modificar un registro asociado a los mismos, lo identifica mediante las siguientes opciones: A) Nombre y Código (de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Documentación). B) Nombre. El Coordinador de Calidad de cada División concentra en la Lista de Formatos (LF) el total de los registros generados. Cuando un formato sufra alguna modificación, el responsable comunicará el cambio al Director General quien registrará la modificación en el Control de Revisiones dentro del Manual de Calidad (MC) en la sección 0.4, el responsable pasará copia del formato actualizado a los usuarios correspondientes y al Director General para actualizar el Manual Operativo. 3. Almacenamiento Los registros son contenidos en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, CD´s, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la tecnología utilizada. Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como gavetas, archiveros, cajones, etc. debidamente identificados, y organizados en consecutivo, orden alfabético, cronológico o como mejor convenga al usuario. 4. Protección Los jefes de departamento son los responsables de la integridad de los registros generados por el personal a su cargo, por lo que designan el lugar adecuado para la ubicación de los mismos vitando que puedan ser dañados, perdidos o deteriorados. 5. Recuperación Todos los registros de calidad en papel o electrónicos son clasificados físicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de información u otra forma conveniente para el usuario (s), y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo permitiendo su fácil y oportuna recuperación. Los responsables de área analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarán; tanto en la oficina como en el archivo central, considerando lo estipulado en la ley y
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Química Orquino S.A. de C.V.
Tecnología en el Lavado http://www.elsel.com.mx
Procedimiento de Control de Registros
N° de procedimiento
EL-AG-007
Revisión 01
Página 1 de 2
Edición 16/05/2012
1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Registros de Calidad 2. OBJETO: Asegurar la rastreabilidad, control, actualización, difusión, disponibilidad, resguardo, almacenamiento, protección, recuperación, consulta, conservación y mantenimiento de todos los Registros de Calidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad y su Estructura Documental. 3. ALCANCE: Aplica a todos los registros generados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 4. DESARROLLO:
Actividad Descripción de la actividad
1. Legibilidad
Para asegurar que los registros son legibles (claros, completos y entendibles para la lectura) los registros (formatos) se imprimen en papel o se generan en medios electrónicos.
2. Identificación
El personal responsable de la elaboración de procedimientos o manuales, al generar o modificar un registro asociado a los mismos, lo identifica mediante las siguientes opciones: A) Nombre y Código (de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Documentación). B) Nombre. El Coordinador de Calidad de cada División concentra en la Lista de Formatos (LF) el total de los registros generados. Cuando un formato sufra alguna modificación, el responsable comunicará el cambio al Director General quien registrará la modificación en el Control de Revisiones dentro del Manual de Calidad (MC) en la sección 0.4, el responsable pasará copia del formato actualizado a los usuarios correspondientes y al Director General para actualizar el Manual Operativo.
3. Almacenamiento
Los registros son contenidos en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, CD´s, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la tecnología utilizada. Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como gavetas, archiveros, cajones, etc. debidamente identificados, y organizados en consecutivo, orden alfabético, cronológico o como mejor convenga al usuario.
4. Protección
Los jefes de departamento son los responsables de la integridad de los registros generados por el personal a su cargo, por lo que designan el lugar adecuado para la ubicación de los mismos vitando que puedan ser dañados, perdidos o deteriorados.
5. Recuperación
Todos los registros de calidad en papel o electrónicos son clasificados físicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de información u otra forma conveniente para el usuario (s), y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo permitiendo su fácil y oportuna recuperación. Los responsables de área analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarán; tanto en la oficina como en el archivo central, considerando lo estipulado en la ley y
Química Orquino S.A. de C.V.
Tecnología en el Lavado http://www.elsel.com.mx
Procedimiento de Control de Registros
N° de procedimiento
EL-AG-007
Revisión 01
Página 2 de 2
Edición 16/05/2012
5. RESPONSABILIDADES:
Responsables de las áreas. Controlar y conservar los registros de calidad del Sistema de Gestión de Calidad, así como vigilar que su resguardo sea en forma ordenada, evitar tachaduras o enmendaduras y garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento.
Representante de la Dirección general: Asegurar los registros de calidad generados por el Sistema de Gestión de Calidad.
6. DOCUMENTACIÓN:
Lista de Formatos (LF)
Manual de Calidad (MC)
las necesidades propias de la empresa, este tiempo de retención se registra en cada procedimiento y en el control de registros de calidad. Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro su tiempo de retención se define como “vigente”.
7. Disposición
El destino final, guarda permanente o eliminación de los registros, lo determinan los líderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el tiempo de retención.
8. Revisión de Registros
Los responsables de procedimientos depuran al menos una vez al año sus archivos de registros para dar disposición final a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retención.
