PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME SGC · prevenir la entrega no intencionada de...

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

SGC.CPNC

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaborado por Macarena Guzmán Cornejo

Analista de Planificación y Control de Gestión

10.09.2010

Revisado por Paulina Fernández Pérez

Analista de Planificación y Control de Gestión

10.09.2010

Aprobado por Jimena Moreno Hernández

Representante de la Dirección

10.09.2010

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001-2008

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Código: SGC.CPNC Versión: 6.0 Página: 2 de 13 Fecha: 10.09.10

HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS

2.0 25.07.07 Cambio de flujo de proceso

2.0 25.07.07 Cambio de descripción de actividades en consecuencia con el cambio de flujo

2.0 25.07.07 Se incluyo el punto 5 disposiciones generales

3.0 22.09.08 Se modifica flujograma y la descripción de actividades

3.0 22.09.08 Se modifica tabla de historial de cambios, integrándose columna de Item.

3.0 3 22.09.08 Se modifican Responsables.

3.0 4 22.09.08 Se elimina punto de definiciones, los cuales se encuentran en documento “Conceptos y Terminología”

3.0 5 22.09.08 Se modifican las disposiciones generales

3.0 6 22.09.08 Se cambia herramienta de control por matriz de Acciones Correctivas y Preventivas

3.0 7 22.09.08 Se modifica Norma ISO 9001:2008 y se agrega documento “Conceptos y Terminología”

3.0 8 22.09.08 Se modifica tabla de registro eliminándose registros antiguos e integrando otros, acorde a la modificación del flujograma

3.0 9 Anexos 22.09.08 Se eliminan anexos

4.0 3 20.08.10 Se especifican las funciones de los actores que forman parte del Sistema.

4.0 5 20.08.10 Se genera un indicador para medir la gestión del procedimiento.

4.0 6 20.08.10

Se eliminan de las referencias los procedimientos de Control de Documentos, Auditoría Interna de la Calidad y Revisión por la Dirección, y se agregan el Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo, y los Requisitos técnicos y Medios de Verificación, Programa Mejoramiento de la Gestión año vigente.


PROCEDIMIENTO


Código: SGC.CPNC Versión: 6.0 Página: 3 de 13 Fecha: 10.09.10

4.0 7 20.08.10 Se modifican los registros, debido a cambios en el flujograma.

4.0 8 20.08.10 Se genera un nuevo flujograma que explica el desarrollo de este proceso.

4.0 9 20.08.10 Se incluye en los anexos la planilla de tratamiento de producto no conforme.

5.0 5 10.09.10 Se modifican los signos declarados en las metas de los indicadores de gestión.


PROCEDIMIENTO


Código: SGC.ACP Versión: 6.0 Página: 4 de 13 Fecha: 10.09.10

1.0 OBJETIVO El objetivo del presente documento es establecer una metodología para identificar, controlar y

prevenir la entrega no intencionada de productos que no cumplan con los requisitos establecidos por

los clientes, identificar la naturaleza de la no conformidad y dar un tratamiento al producto no

conforme.

2.0 ALCANCE El procedimiento del Control del Producto no Conforme es aplicable al SGC implementado para todos

los procesos que se encuentran definidos en el alcance del Manual de la Calidad de la Subsecretaría

del Trabajo.

3.0 RESPONSABLES -Encargado/a de Sistema donde se detecta el producto no conforme, es responsable de

elaborar, y actualizar la planilla de producto no conforme dispuesta en este procedimiento. Además

de recepcionar, y dar tratamiento a aquellos que pudiesen surgir durante la gestión de sus procesos,

detectados ya sea interna como externamente.

-Coordinador de la Calidad, es responsable de dar cumplimiento a todas las disposiciones

señaladas en este procedimiento.

-Encargado/a de Procedimiento: es el encargado de apoyar en la elaboración y actualización

periódica de las planillas de productos no conformes, y de proporcionar los partes de no conformidad

a los encargados de sistemas, en caso que algún proceso obtuviese productos no conformes para

sus clientes. Además, es el responsable de velar por la eficacia en la implementación de las acciones

correctivas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad ante la ocurrencia de algún producto no

conforme, e informar al Coordinador/a de la Calidad el estado de las acciones implementadas para

subsanar estos hallazgos.


PROCEDIMIENTO



4.0 DISPOSICIONES GENERALES Métodos de Tratamiento de Productos no Conforme:

1. Concesión: corresponde a aquellos casos en que, estando de acuerdo el cliente, se libera o

se hace entrega del producto con algún grado aceptable de falla o brechas respecto de los requisitos

establecidos sin realizar ninguna actividad de disminución de estas brechas.

2. Corrección: corresponde a aquellos casos en que se realiza una corrección menor al

producto antes de su liberación o después de una devolución por parte del cliente, para hacer entrega

de un producto con fallas o brechas disminuidas o atenuadas.

3. Reproceso: Este tratamiento se realiza ante fallas mayores que impidan el correcto uso del

producto o desarrollo del servicio entregado. Se trata de cambios mayores en aspectos

fundamentales o en gran parte del producto o servicio entregado. 4. Reemplazo: Este tratamiento se aplica cuando no es factible realizar ninguno de los tres

tratamientos anteriores que implican un menor costo para la organización. Se trata de retirar por

completo el producto o servicio de circulación y liberar uno completamente nuevo al cliente.

5. Eliminación: Este tratamiento se tiene en casos de productos o servicios No Conformes que

no estén en condiciones de ser liberados y que además tienen carácter de irreemplazables.

5.0 HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO PERIODICIDAD

DE MEDICIÓN INDICADOR MALO REGULAR BUENO

1.

Porcentaje de planillas de

producto no conforme

actualizadas de acuerdo a los

requisitos técnicos, y gestión

de los procesos.

60% < IG 60% > IG <

89% IG = >90% Anual


PROCEDIMIENTO



6.0 REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos”

Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo

Requisitos técnicos y Medios de Verificación, Programa Mejoramiento de la Gestión año vigente.

Procedimiento documentado “SGC.PNC, Producto no Conforme”


PROCEDIMIENTO



7.0 REGISTROS

Identificación Responsable(s) Almacenamiento

DisposiciónTiempo Medio de Soporte Lugar y Responsable

Correo electrónico

Encargado/a Procedimiento

2 años Digital y/o papel

Papel: Archivador ubicado en Oficina Unidad de Planificación y Control de Gestión “Sistema Gestión de la Calidad” pestaña producto no conforme Digital: PC Encargado/a de Procedimiento Carpeta ISO, sub carpeta Producto no Conforme

Eliminación

Planilla de Producto no Conforme


2 años Digital y/o papel

Papel: Archivador ubicado en Oficina Unidad de Planificación y Control de Gestión “Sistema Gestión de la Calidad” pestaña producto no conforme Digital: PC Encargado/a de Procedimiento Carpeta ISO, sub carpeta Producto no Conforme

Eliminación

Parte de no conformidad


2 años Papel

Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.

Eliminación

Medio de verificación que demuestra la eficacia de la acción implementada


2 años Papel

Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.

Eliminación


PROCEDIMIENTO



8.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO


PROCEDIMIENTO




PROCEDIMIENTO



Descripción de las actividades Identificación Potenciales Productos no Conformes -Encargado/a de Procedimiento solicita actualización de la planilla de producto no conforme, a través

de correo electrónico a los Encargados/as de Sistemas.

-Encargado/a de Sistema es responsable de revisar los requisitos técnicos relativos a su Sistema,

donde se indican los potenciales productos no conforme de cada Sistema. Sin embargo, hay que

señalar que a estos productos, los Encargados/as de Sistema pueden incorporar aquellos que

consideren relevantes para la gestión de sus procesos.

-Una vez detectados los potenciales productos no conformes, el Encargado/a de Sistema realiza la

actualización de la planilla de producto no conforme.

-La planilla actualizada es enviada al Encargado/a del Procedimiento para su revisión y aprobación. En

caso de requerir modificaciones, el Encargado/a del Procedimiento solicita la corrección de la planilla, y

en caso de ser correcta se aprueba, y comunica al Coordinador de la Calidad.

Tratamiento de Productos no Conformes -Encargado/a de Sistema recepciona hallazgo detectado, a través de algún documento conductor que

puede ser correo electrónico, memorándum, etc.

-El Encargado/a de Sistema debe revisar la planilla de potenciales productos no conformes, y verificar

si efectivamente este corresponde a un hallazgo de este tipo. En caso de no corresponder a lo

declarado en la planilla, debe tratar el hallazgo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de

Acciones Correctivas y Preventivas, y en caso de si corresponder a un producto no conforme debe

informar al Encargado/a del procedimiento sobre la detección de este producto no conforme.

- El Encargado/a del Procedimiento, una vez que conoce sobre la detección de algún producto no

conforme, genera el reporte de hallazgo, que dará curso al tratamiento de éste elemento detectado.

- Una vez generado el reporte de hallazgo, es enviado por parte del Encargado/a de Procedimiento al

Encargado/a de Sistema a fin de que comprometa la acción correctiva de acuerdo a lo declarado en la

planilla de producto no conforme, la que nuevamente es informada al Encargado/a de Procedimiento.

- El reporte de hallazgo con la acción comprometida es ingresado a la Matriz de Seguimiento, y de

acuerdo a la fecha comprometida de implementación, es el Encargado/a del Procedimiento quién

verifica el cumplimiento de la acción y la eficacia que esta logró. Esta eficacia la mide con un medio de

verificación que reporta el Encargado/a de Sistema, que permite no sólo la efectividad de la acción,


PROCEDIMIENTO



sino que también el cumplimiento de lo declarado en la planilla, y evitar que el producto no conforme

vuelva a suceder.

-Si la acción fue implementada de acuerdo a lo comprometida, la acción es cerrada y en caso de no ser

así, se debe comprometer una segunda revisión que compruebe que el hallazgo ha sido subsanado.

- Periódicamente, el Encargado/a de Procedimiento informa al Coordinador de la Calidad sobre el

estado de avance de los Productos no Conforme de los distintos Sistemas que se encuentran bajo el

Sistema de Gestión de la Calidad.


PROCEDIMIENTO



9.0 ANEXOS Planilla de Potenciales Productos no Conformes

Nº Área o Sistema

Categoría Descripción Potenciales Productos No Conformes

Responsable de asignar tratamiento Tratamientos Posibles

1 2 3 4 5 6 Nombre(s) Cargo(s) 1 2 3 4 5 6

Producto No Conforme

Categoría Descripción 1 El producto o servicio no satisface los requisitos de información, contenidos o características establecidos por el cliente. 2 El producto o servicio no satisface los requisitos para las actividades de entrega o prestación, tales como formato, plazo, ubicación, destinatario u otro establecido por el cliente. 3 El producto o servicio no satisface los requisitos posteriores a las actividades de entrega o prestación, establecidos por el cliente.

4 El producto o servicio no satisface los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o previsto para el mismo, cuando este sea conocido.

5 El producto o servicio no satisface requisitos normativos de tipo legal o técnico, relacionados con la prestación del mismo.

6 El producto o servicio no satisface algún requisito adicional determinado por la Institución.

Tratamiento

Categoría Descripción 1 Concesión: Este tipo de tratamiento corresponde a aquellos casos en que, estando de acuerdo el cliente, se libera o se hace entrega del producto con algún grado aceptable de

falla o brechas respecto de los requisitos establecidos sin realizar ninguna actividad de disminución de estas brechas.

2 Corrección: Este tipo de tratamiento corresponde a aquellos casos en que se realiza una corrección menor al producto antes de su liberación o después de una devolución por parte del cliente, para hacer entrega de un producto con fallas o brechas disminuidas o atenuadas.

3 Reproceso: Este tratamiento se realiza ante fallas mayores que impidan el correcto uso del producto o desarrollo del servicio entregado. Se trata de cambios mayores en aspectos fundamentales o en gran parte del producto o servicio entregado.

4 Reemplazo: Este tratamiento se aplica cuando no es factible realizar ninguno de los tres tratamientos anteriores que implican un menor costo para la organización. Se trata de retirar por completo el producto o servicio de circulación y liberar uno completamente nuevo al cliente.

5 Eliminación: Este tratamiento se tiene en casos de productos o servicios No Conformes que no estén en condiciones de ser liberados y que además tienen carácter de irreemplazables.

6 No aplica tratamiento: En estos casos no es posible aplicar ningún tratamiento al Producto No Conforme, pues no es posible mitigar los efectos del mismo.


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Anexo B: Matriz de Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

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