Procedimento to - PSI
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SEIVA-PRO AGRO 001/09
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10/2009
Procedimento para Carregamento de Container
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ELABORAÇÃO
Gestão Operacional APROVAÇÃO
Direção de Negócios REVISÃO
Gestão da Qualidade 1. Objetivo Definir o procedimento a ser aplicada para estabelecer um padrão de qualidade referente a toda tarefa relacionada a operações de vistoria de containers. 2. Aplicação É aplicado a todas as pessoas que atuam nas operações de Vistoria de Containers. 3. Documentos Complementares - Relatório de inspeção – Cotecna em 3 vias (Branca, amarela, azul) com numeração padrão único - Relatório Anexo Obrigatório – Quando não for permitido fotografar 4. Responsabilidades Equipe operacional – PSI da Seiva; Inspetores 5 – Procedimentos 5.1 – Definição O PSI é a inspeção física das mercadorias à serem exportadas. 5.2 – Responsabilidades de um inspetor de campo As tarefas e deveres fundamentais de um inspetor de campo são:
a. Quando marcada a inspeção, o inspetor deve estar disponível durante a inspeção no lugar e na hora combinada.
b. Avaliar a conformidade das mercadorias consignadas com as informações providas em suas instruções de inspeção;
c. Prover dados precisos e confiáveis das descrições, a identificação, a qualidade e a quantidade das mercadorias, e containers quando aplicado.
d. Quando aplicadas, tenha a precisão inquestionável de que as mercadorias que foram inspecionadas são as mesmas que as mercadorias estufadas dentro do container foi lacrado.
e. Requisitar quando possível, a fatura comercial que deve ser apresentada no momento da inspeção.
f. Pedir permissão para tirar fotos no momento da inspeção. Caso não seja permitido, contatar imediatamente o responsável operacional do PSI da Seiva e preencher o Relatório “Anexo Obrigatório – Quando não for permitido fotografar”.
g. Ao coordenar a inspeção, se o exportador/fabricante ou despachante informar ao inspetor que está impossibilitado de realizar a inspeção, o Inspetor deve entrar em contato imediatamente com o responsável operacional do PSI da Seiva, antes de deixar o local.
h. Caso o inspetor estiver impossibilitado de fazer a inspeção, o inspetor deve informar ao responsável operacional do PSI da Seiva, no período de 24 horas.
Requisitos da PSI normalmente pedidas para o inspetor no relatório: a. Qualidade b. Quantidade c. Identificação precisa e descrição da mercadoria d. Condições de armazenagem e. Embalagem de exportação e marcas de embarque f. Container estufado e lacrado.
5.3 Chegada no local da inspeção: - Aparente arrumado e asseado no local de inspeção. - Nunca se coloque em perigo quando realizar a inspeção - Esteja acompanhado por um responsável no local de inspeção quando for realizá-la. - As pessoas do local de inspeção são responsáveis em abrir as caixas a ser inspecionadas e pelo fechamento delas depois de completada a inspeção.
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Leve os seguintes itens para acompanhar a inspeção: - As instruções de inspeções; - Os relatórios de preenchimento; - Um bloco de anotações; - Uma Calculadora de bolso; - Uma câmara fotográfica digital (Todas as fotos devem ser coloridas) - Lacres de container; - Use, se requisitada, roupas/ equipamento de proteções adicionais no local de inspeção (As roupas de proteção são normalmente fornecidas). 5.4 Atrasos – inspeções abortadas Depois de chegar ao local da inspeção de acordo com a hora estipulada, e, se por algum motivo, não for possível a realização da inspeção, entrar em contato imediatamente com responsável operacional da PSI da Seiva. Caso confirmado a não realização da inspeção por parte da Seiva, o inspetor deverá emitir o relatório de inspeção, descrevendo o motivo da não realização e deve indicar que será necessária uma nova inspeção. Observação: Não se deixar o local sem prévio consentimento do responsável operacional da PSI da Seiva. 5.5 Realizar as Inspeções 5.5.1 – Informações Confidenciais Todos os documentos utilizados na inspeção são confidenciais e não devem ser expostos a uma terceira parte ou deixado abandonado. 5.5.2 – Mercadorias
a) Mercadorias Novas – Todas as mercadorias são supostamente novas e não usadas, a menos que declarado diferente nas instruções da inspeção.
b) Mercadorias que não são novas – As mercadorias que não são novas constam em mercadorias usadas, sobras e mercadorias recicladas.
c) Mercadorias Descritas Erradas – As mercadorias podem ser deliberadamente descritas erroneamente por diversas razões: Enganar o importador; Evitar ou reduzir as taxas de impostos pagos pelas mercadorias; reduzir o valor das mercadorias e assim tirar dinheiro do país importador; exportar mercadorias que venham de um país onde as mercadorias são proibidas dentro do país importador. Se a inspeção revelar que o exportador deliberadamente descreveu as mercadorias erroneamente, deve informar imediatamente responsável operacional da PSI da Seiva.
5.5.3 Qualidade Quando inspecionar a qualidade das mercadorias, os seguintes critérios de qualidade devem ser investigados: - Identificação das mercadorias (de acordo com as descrições dos documentos) - Especificações - Integridade (danos, falsificação, ...) - Riscos de saúde e segurança (para comidas, produtos farmacêuticos, químicos, equipamentos) - Aparência (cor, limpeza, forma) - Embalagem (Embalagem comercial, etiquetas, instruções de uso,...) - Embalagem de Exportação (proteção, marcas,...) 5.5.3.1 Validade
Segue abaixo os prazos de validade para o resultado da inspeção PSI: ANGOLA (AOLAD) - Alimentos, Produtos Químicos e outros produtos que possuem prazo de vida: 25% da validade total do produto no destino (Considerar 30 dias p/ que chegue no destino). Exemplo 1: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 3 meses (25%) e 30 dias (tempo aproximado do transporte) p/ o vencimento, considerar satisfatório.
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Exemplo 2: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 3 meses p/ o vencimento, rejeitar. - Medicamentos: 50% da validade total do medicamento no destino (Considerar 30 dias p/ que chegue no destino). Exemplo 1: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 6 meses (50%) e 30 dias (tempo aproximado do transporte) p/ o vencimento, considerar satisfatório. Exemplo 2: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 6 meses p/ o vencimento, rejeitar. Quanto aos outros produtos para Angola, ainda há informações precisas, adotaremos até uma definição como 50% da validade total do produto no destino. SENEGAL (SNDKR) CONGO (CGBZV e CGPNR) BURKINA FASO (BFOUA e BFCGU) GUINEA EQUATORIAL (GQBSG) - Alimentos, Medicamentos, Produtos Químicos, Cosméticos e todos os outros que possuem prazo de vida: 50% da validade total na data da inspeção. OBS: Todas os produtos que tem prazo de vida devem ter a informação da data fabricação, prazo de validade e número do lote, e estes informados no relatório de inspeção ou nos anexos. Vale lembrar que sempre que o resultado de uma inspeção não for satisfatório, deve-se contactar a Cotecna antes de emitir o relatório.
5.5.4 Quantidade Nas mercadorias fabricadas e embaladas a quantidade das mercadorias é geralmente dada pelo número dos itens, pesos, comprimentos, volumes ou áreas. Quando itens idênticos são apresentados em embalagens comerciais (como caixas, pacotes,...) e colocadas em caixas externas, a verificação da quantidade será realizada em 2 fases como segue: - Verificar a quantidade contida em cada umas das caixas, pacotes, caixas de papelão e etc. - Conte o número de caixas externas e determine a quantidade total. 5.5.5 Pesos O peso das mercadorias é a unidade de medida da quantidade das mercadorias.
- O inspetor deve presenciar a pesagem, e, solicitar cópias de todos os tickets das balanças.
5.5.6 Fotos As fotos são partes integrantes do processo de desenvolvimento da inspeção de PSI. As fotos devem ser tiradas conforme abaixo: 1. Container aberto e vazio 2. Container 25% estufado 3. Container 50% estufado 4. Container 75% estufado 5. Container 100% estufado 6. Container com a porta lado esquerda aberta e a porta do lado direita (onde está o número do
container) fechada. 7. Container lacrado aparecendo o número do container 8. Lacre da Cotecna bem próximo, a fim de aparecer a numeração do lacre. 9. O lacre deve ser colocado sempre em um dos dois pontos da porta do lado direito onde
aparece o número do container (é a última porta que fecha). 10. Fotos da mercadoria em geral, aparecendo às etiquetas das caixas, termômetro mostrando a
temperatura do produto, se possível fotos de algumas caixas abertas, entre outras (+ou- 12 fotos);
11. 01 fotografia do inspetor na frente do container vazio e com as portas abertas;
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12. 01 fotografia do inspetor na frente do container estufado e lacrado e com o número do
container visível. NOTA: Em caso de Embarque LCL (CONSOLIDADO) OU AÉREO: fotografia do inspetor junto à mercadoria inspecionada.
5.5.7 Container
Todo container deve ser fisicamente inspecionada quando vazias e antes que eles sejam estufados com as mercadorias. Os containers não devem estar sujos, contaminados, muito amassados ou deformados e não devem estar significamente corroídos. Todas as estruturas do corpo e painéis devem estar seguros. Quando inspecionar containers refrigerados é importante assegurar que o registro de temperatura está trabalhando na ordem em que a temperatura do container está adequada as mercadorias carregadas. O número do container dentro deve ser o mesmo que o número de fora do container. As dobradiças, as barras de fechadura das portas, as trancas das portas e os encaixes da maçaneta, devem ser seguras e permanentemente presas nos containers. Deverá ser impossível remover tudo ou qualquer parte das portas do container sem quebrar o lacre da porta. Tipos de Container: a. Full – container carregado e lacrado b. Open-Top – com facilidades de carregamento na parte de cima, para cargas pesadas e
desajeitadas. c. C. Isotank – isolado contra a perda ou ganho de calor e usadas em conjunção com um
sistema de ar refrigerado. d. Refrigerado – Instalado com sua própria unidade de refrigeração e. Flat rack – Plataformas com terminais fixos, para cargas de dimensões excessivas disponíveis
em container geral. f. Tank container – para o transporte de líquidos, com portas instaladas no topo e canos de
descarga no botão da parte traseira g. Bulk Container – para carregamento de produtos em pó seco e substâncias à granel, com
carregamento na abertura no topo e abertura de descarga na porta da direita. h. Open side – para transporte de certas cargas especiais, cargas perecíveis e gado.
5.5.7.1 – Dimensões Container:
COMPRIMENTO LARGURA ALTURA CAPACIDADE 40’ 12015mm 2345mm 2362mm 66.9 m3 20’ 5890mm 2345mm 2400mm 33.3 m3 5.5.8 Colocação de Lacre nos containers O inspetor realizará a inspeção e lacrará o container. O trabalho realizado pelo inspetor deve ser de alta confiabilidade com o máximo de proteção contra qualquer possibilidade de fraude. O inspetor deve garantir que todas as mercadorias estufadas dentro do container são as mesmas que as mercadorias já inspecionadas. Desta maneira a inspeção de um container, a supervisão de uma estufagem e a colocação do lacre é de grande importância. 5.5.9 Testemunhar a estufagem do container Quando realizar uma inspeção, deve seguir os seguintes critérios: - Não deve supervisionar a estufagem das mercadorias que não foram inspecionadas pelo inspetor ou inspecionadas em tempo ou lugar diferente.
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- O container deve ser apresentado inteiramente vazio para o começo da estufagem. - Não deve deixar o local de inspeção entre a inspeção completa das mercadorias e o começo da estufagem. Deverá pessoalmente presenciar a estufagem completa. - Deve-se checar o carregamento contra os documentos de carregamento (packing list, proforma, fatura comercial ou documento similar) - Verificar a conformidade da carga estufada dentro do container com as informações mostradas nos documentos de embarque pela contagem e checando número de caixas, pallets, itens,... - Uma vez completa a estufagem, deve-se avaliar a porcentagem estufada do container e relatar no relatório (100% indica que o container está cheio até o topo, espaços vazios nos lados ou no final do container devem ser estimados e deduzidos dos 100%). Se alguma das mercadorias listadas no documento de embarque não puder ser carregada no container e o exportador quiser fechar o container, a estufagem e a colocação do lacre poderão proceder, mas deverá ser descrito no relatório no item “comentários” indicando o tipo e a quantidade de mercadorias atualmente estufadas. - NUNCA deve lacrar o container já estufado com mercadorias que o inspetor não inspecionou ou testemunhou a estufagem. - Quando as portas forem fechadas (pelo pessoal do local de inspeção) cheque de que o topo e o botão das fechaduras das portas estão presos e as fechaduras de trava estão presas nos encaixes da maçaneta.
5.6 Como preencher o Relatório de Inspeção - O relatório de inspeção possui 3 vias: Branca, amarela e azul. A via Branca e Azul deve ser encaminhada para a Seiva e a via Amarela deixar com o exportador. - O relatório deve ser preenchido com caneta esferográfica peta ou azul. - Evite rasuras, pois este é o documento da exportação; - Preencher o relatório em letra de forma e a escrita deve ser legível; A forma de preenchimento está no anexo A deste procedimento. 5.7 Dados usados no preenchimento do relatório de inspeção a. Resultado da inspeção: O resultado da inspeção indica o nível da conformidade das mercadorias inspecionadas versus a informação fornecida das instruções de inspeção e/ou dos requerimentos contidos neste procedimento. O resultado da inspeção deve ser registrado com uma das condições seguintes: SATISFATÓRIO - Sem discrepâncias (física e não física). Incluir inspeção do container, mercadorias, marcas, estufagem e colocação do lacre. – “Satisfatório” deve ser usado apenas quando há 100% de conformidade e sem reservas pendentes ou emissão de condicional. CONDICIONAL – Discrepâncias não físicas. Uma discrepância não física é uma não conformidade potencial associadas com as mercadorias, mas não afetam as mercadorias no momento da inspeção. Exemplo: uma perda do certificado de análise ou certificado de testes, perdas das documentações técnicas, mercadorias não identificadas, inspeções físicas incompletas,...
DISCREPANTE – quando uma ou diversas discrepâncias físicas for encontradas pelo inspetor durante sua verificação de qualidade e quantidade das mercadorias e/ou containers e vestígios não corrigidos na inspeção completa (incluir inspeção do container, mercadorias, marcas, estufagem e colocação do lacre). Qualquer discrepância encontrada no momento da inspeção, deve ser informada ao responsável operacional do PSI da Seiva antes de marcar o relatório.
INTERROMPIDO – Quando o inspetor chegar ao local de inspeção, e por algum motivo a inspeção não poderá ser realizada, o inspetor deve informar imediatamente ao responsável operacional do PSI da Seiva. Autorizada a interrupção, o inspetor deve preencher as razões da inspeção interrompida no Relatório de Inspeção item 26.Comentários,
REJEITADO – uma, ou diversas discrepâncias físicas encontradas (veja acima) também qualificadas com defeitos importantes ou críticos, embalagens/marcas inadequadas, container inadequado, mercadorias que não estão conforme os requerimentos específicos de qualidade. Qualquer rejeição
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encontrada no momento da inspeção, deve ser informada ao responsável operacional do PSI da Seiva antes de marcar o relatório.
5.8 Envio do Relatório de Inspeção
Assim que terminar a inspeção, o inspetor deve encaminhar o Relatório, os documentos da inspeção (proforma, romaneio, ticket de pesagem, nota fiscal) e as fotos digitais por e-mail para o responsável operacional do PSI da Seiva. Após a conferência dos documentos por parte da Seiva, os relatórios originais devem ser encaminhados via Correio para a Seiva Consultoria, para o endereço especificado na solicitação do serviço. 5.9 Anexos Anexo 01 – Relatório de Inspeção Anexo 02 – Fotos da inspeção Anexo 03 – Anexo para Alimentos/Sementes/Grãos Anexo 04 – Anexo obrigatório para Químicos/Farmacêuticos/Perecíveis Anexo 05 – Anexo quando não for permitido fotografar
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ANEXO 01 – Relatório de Inspeção
Data da inspeção Informado na Ordem de Serviço –AOLAD ... CGBZV.... CGPNR...
Nome e endereço do exportador “ mercadorias exportadas para....”
Cidade da realização da inspeção
Quando for uma re-inspeção o inspetor será informado.
14. A descrição das mercadorias apresentadas para inspeção. As descrições devem ser claras, concisas e as mercadorias descritas precisamente, e deve identificar os documentos contra o que foi inspecionado.
Assinatura do representante local
Nome da empresa onde a inspeção será realizada.
24. 100% indica o container cheio até o
topo.
Horário início carregamento
Horário término carregamento
Nome do Representante “ por extenso”
Assinatura do inspetor
Nome do inspetor “ por extenso”
21. Anotar atentamente o número do container. 4 letras e 7 números.
22. Capacidade 66.9m3
22.Capacidade 33.3m323. Anotar
atentamente o número do Lacre. São 06 números
25. 100% indica o container cheio até o
topo.
28. Horário inspetor chegou
no local.
27.Ver item 5.7 a. deste
procedimento
Selecionar o tipo de embalagem e
anotar a quantidade de
volume
20. Ver item 5.4.7 do
procedimento
15. Anotar o Volume 16. EX. Quant. de Caxias abertas verificadas. Este item é referencia do item 2 deste
relatório
9. Data de Fabr. produto * 10. Data de Val. do produto *
11. Número do lote do produto *
7. Qdo a mercadoria for usada será
informado ao inspetor
Brasil
Selecione tipo de embarque
18. Checar o ticket de pesagem 18. Checar o ticket de pesagem
12. Descrever a marca do produto especificado na embalagem .........
13. Descrever o tipo de embalagem
8. Quando NÃO permitido fotografar,
informar a Seiva imediatamente e pegar declaração de “Proibido fotografar”
6. Ver item 5.7 do procedimento5. Se o inspetor não acomp. O teste será sempre VISUAL.
Todo produto que tem validade de vida, devem ter informação, da data de fabricação, prazo de validade e n° do lote “utilizar planilha específica de Alimentos”.
4. Ver item 5.5.3.1 deste procedimento3. Assinalar Não ou Não informado
Exemplo: **A cada 100cxs verificar-se (abre) 20, a cada 200 verifica-se 20 e ....
È o documento e número de inspeção submetidos pelo exportador ao Inspetor
Rua, Avenida, Número, Cidade
Descrever comentários importantes referente à inspeção.
Data da inspeção Informado na Ordem de Serviço –AOLAD ... CGBZV.... CGPNR...
Nome e endereço do exportador “ mercadorias exportadas para....”
Cidade da realização da inspeção
Quando for uma re-inspeção o inspetor será informado.
14. A descrição das mercadorias apresentadas para inspeção. As descrições devem ser claras, concisas e as mercadorias descritas precisamente, e deve identificar os documentos contra o que foi inspecionado.
Assinatura do representante local
Nome da empresa onde a inspeção será realizada.
24. 100% indica o container cheio até o
topo.
Horário início carregamento
Horário término carregamento
Nome do Representante “ por extenso”
Assinatura do inspetor
Nome do inspetor “ por extenso”
21. Anotar atentamente o número do container. 4 letras e 7 números.
22. Capacidade 66.9m3
22.Capacidade 33.3m323. Anotar
atentamente o número do Lacre. São 06 números
25. 100% indica o container cheio até o
topo.
28. Horário inspetor chegou
no local.
27.Ver item 5.7 a. deste
procedimento
Selecionar o tipo de embalagem e
anotar a quantidade de
volume
20. Ver item 5.4.7 do
procedimento
15. Anotar o Volume 16. EX. Quant. de Caxias abertas verificadas. Este item é referencia do item 2 deste
relatório
9. Data de Fabr. produto * 10. Data de Val. do produto *
11. Número do lote do produto *
7. Qdo a mercadoria for usada será
informado ao inspetor
Brasil
Selecione tipo de embarque
18. Checar o ticket de pesagem 18. Checar o ticket de pesagem
12. Descrever a marca do produto especificado na embalagem .........
13. Descrever o tipo de embalagem
8. Quando NÃO permitido fotografar,
informar a Seiva imediatamente e pegar declaração de “Proibido fotografar”
6. Ver item 5.7 do procedimento5. Se o inspetor não acomp. O teste será sempre VISUAL.
Todo produto que tem validade de vida, devem ter informação, da data de fabricação, prazo de validade e n° do lote “utilizar planilha específica de Alimentos”.
4. Ver item 5.5.3.1 deste procedimento3. Assinalar Não ou Não informado
Exemplo: **A cada 100cxs verificar-se (abre) 20, a cada 200 verifica-se 20 e ....
È o documento e número de inspeção submetidos pelo exportador ao Inspetor
Rua, Avenida, Número, Cidade
Descrever comentários importantes referente à inspeção.
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ANEXO 02 – Fotos da Inspeção Foto 11 – Foto do inspetor – frente container vazio
Foto 01 - Container aberto e vazio Foto 02 - Container 25% estufado Foto 03 - Container 50% estufado
Foto 04 - Container 75% estufado Foto 05 - Container 100% estufado
Foto 08 – Termômetro da temperaturaFoto 07 – Etiqueta da caixa Foto 09 – Caixa aberta mostrando o produto
Foto 10 – Número do Container - Interno Foto 11 – Número do Container - Externo Foto 12 – Lacre da Cotecna
Foto 06 – Container com a porta esquerda aberta e a porta direita fechada
Foto 01 - Container aberto e vazio Foto 02 - Container 25% estufado Foto 03 - Container 50% estufado
Foto 04 - Container 75% estufado Foto 05 - Container 100% estufado
Foto 08 – Termômetro da temperaturaFoto 07 – Etiqueta da caixa Foto 09 – Caixa aberta mostrando o produto
Foto 10 – Número do Container - Interno Foto 11 – Número do Container - Externo Foto 12 – Lacre da Cotecna
Foto 06 – Container com a porta esquerda aberta e a porta direita fechada
Foto 12 – Foto do inspetor frente container vazio
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Demais anexos:
F-BR-PSI-03 Relatório Anexo para Alimentos
F-BR-PSI-O4 Relatório para Químicos/Farmacêuticos/Perecíveis
F-BR-PSI-05 Relatório Anexo para Tecido
F-BR-PSI-06 Relatório Anexo para Veículos
F-BR-PSI-07 Relatório Anexo para Calçados
F-BR-PSI-08 Relatório Anexo para Papel
F-BR-PSI-09 Relatório Anexo para Máquinas
F-BR-PSI-10 Relatório Anexo quando não houver outro relatório anexo mais específico
F-BR-PSI-11 Relatório Anexo para Container, utilizar somente quando não houver mais espaços do
Relatório de inspeção
F-BR-PSI-12 Relatório Anexo Obrigatório – Quando não for permitido fotografar
Nota: O Relatório anexo citado acima será encaminhado juntamente com a solicitação da inspeção específica.