Prinsip Format Surat Rasmi
-
Upload
pnnuramali -
Category
Documents
-
view
126 -
download
6
description
Transcript of Prinsip Format Surat Rasmi
11
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP DAN FORMAT SURAT RASMI BERKUALITI
22
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP PENULISAN SURAT
4C+P
Correct (betul)Clear (jelas)Comprehensive (Iengkap)Concise (ringkas) Polite (bersopan)
Bersambung ...
33
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP 1: BETUL (CORRECT)
44
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
CORRECT (BETUL)
• Ejaan
• Tatabahasa
• Laras Bahasa (penggunaan ganti nama dan gelaran)
55
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP 2: JELAS (CLEAR)
66
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Clear (Jelas)
Surat yang ditulis bertujuan untuk disampaikan kepada pihak sasaran.
Mesej yang hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.
Bersambung ...
77
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.1 Pengenalan
• Pengirim (nama jabatan, alamat & perhubungan
• Rujuan fail dan tarikh
• SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN
• Penerima (jawatan, alamat dan poskod)
• Untuk perhatian (jika perlu)
• Melalui (jika perlu)
• Rujukan Hormat
88
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.2 Isi Surat
• Tajuk
• Keselarasan rujukan hormat
• Pengenalan
• Isi utama/isi sokongan
• Harapan (Antisipasi)
99
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.3 Akhir surat
• Pengakuan/pengakuan kesetiaan
• Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak
• Slogan (tetap/sementara/Jabatan)
• Salinan kepada
• Initial pendraf dan penaip
1010
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP 3: LENGKAP (COMPREHENSIVE)
1111
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Comprehensive (Lengkap):
Data, fakta, dan maklumat yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan lengkap.
Bersambung ...
1212
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Data utama dan data sokongan
• Spesifikasi yang terperinci
• Maklumat yang lengkap
• Rasional atau justifikasi
1313
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP 4: RINGKAS (CONCISE)
1414
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Concise (Ringkas dan Padat):
Surat rasmi perlu ditulis seberapa ringkas dan padat.
Ringkas yang dimaksudkan bersifat relatif.
Bersambung ...
1515
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga untuk menerangkan sesuatu hal.
walaupun ditulis ringkas namun keindahan dan kesopanan perlulah terpelihara.
Bersambung ...
1616
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP 5: BERSOPAN (POLITE)
1717
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Polite (Kesopanan):
Surat merupakan alat komunikasi.
Nada dan kesopanan surat memainkan peranan penting.
Bersambung ...
1818
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi.
1919
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
MEMO BERKUALITI
2020
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
PRINSIP PENULISAN MEMO
4CCorrect (betul)Clear (jelas)Comprehensive (Iengkap)Concise (ringkas)
Bersambung ...
2121
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
NOTA TAMBAHAN:
LARAS BAHASA SURAT RASMI-MEMO
Bersambung ...
2222
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
LARAS BAHASA SURAT RASMI
Penggunaan rujukan ganti nama orang pertama, kedua, dan ketiga.
Penggunaan ganti nama dalam penulisan surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.
Bersambung ...
2323
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Ganti Nama Orang
Surat Tidak Rasmi
Surat Rasmi
Ganti Nama Orang Pertama
Aku, teman, kawan, hamba
Saya (untuk jumlah tunggal dan kelihatan bersifat peribadi) Kami (untuk jumlah ramai, mewakili jabatan, atau institusi)
Bersambung ...
1. Penggunaan Ganti Nama
2424
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Ganti Nama Orang
Surat Tidak Rasmi
Surat Rasmi
Ganti Nama Orang Kedua
Kau, Engkau, kamu, awak
Tuan, puan (rujukan natural yang boleh digunakan kepada sesiapa sahaja tanpa mengira pangkat atau keturunan seseorang. Gelaran kehormat seperti Yang Berbahagia, Yang Berhormat, Yang Arif, Yang Dimuliakan boleh digunakan)
2525
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2. Penggunaan Kata Pemeri ialah dan adalah
Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat.
Bersambung ...
2626
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Contoh:
Zakaria ialah anak saya.
Subjek/kata pemeri ialah/predikat
Pemeri IALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekutif) antara subjek dengan predikat.
Bersambung ...
2727
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Contoh:
Zakaria adalah budak baik.
Subjek/kata pemeri adalah/predikat
Pemeri ADALAH digunakan apabila subjek menghuraikan predikat.
Bersambung ...
2828
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama.
Contoh:
Hadiah itu adalah untuk adiknya.
Bersambung ...
2929
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak
Contoh:
Kenyataannya adalah tidak benar.
Bersambung ...
3030
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.3 Kata pemeri adalah tidak bolehdigunakan bersama-sama dengan kata kerja.
Contoh:1. Adalah dimaklumkan... (salah)
Tuan adalah dimaklumkan… (betul)
2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?)
Bersambung ...
3131
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
2.4 Kata pemeri ADALAH tidak bolehdigunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat.
Contoh:
Adalah saya dengan hormatnya... (salah)
Saya dengan hormatnya… (betul)
3232
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Mengapakah banyak bentuk
pasif dalam surat rasmi?
3333
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
1.1. AyatAyat pasifpasif menimbulkanmenimbulkan suasanasuasana taktak peribadianperibadian
dandan taktak bersahajabersahaja..
PelakuPelaku tidaktidak disebutdisebut –– memudahkanmemudahkan suasanasuasana taktak
peribadianperibadian, , terutamanyaterutamanya dalamdalam suasanasuasana perintahperintah..
ContohContoh: : Tuan Tuan dimintadiminta …… ((pasifpasif))
SayaSaya memintameminta tuantuan …… ((aktifaktif))
2. 2. ObjekObjek berkenaanberkenaan yang yang dipentingkandipentingkan / / diutamakandiutamakan. . OlehOleh ituitu objekobjek dikedepankandikedepankan..
3434
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Sehubungan itu, …
Sehubungan dengan itu, …
• Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. SaifulHaris di Unit Hasil, tel 067659980 ext 492.
Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. SaifulHaris di Unit Perancangan, tel. 06-76559980 samb. 492.
3535
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Senarai nama peserta-peserta adalah sepertiberikut:
Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:
• Saya Yang Menurut Perintah,
Saya yang menurut perintah,
3636
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI
• Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.
Saya mohon perhatian tuan terhadap …
* Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihaktuan adalah dikesalkan.
Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuanamat dikesali.
3737
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Sila majukan bersama ini satu salinan surat …
Sila kemukakan bersama-sama dengan inisatu salinan surat …
• Permohonan ini dipanjangkan …
Permohonan ini dikemukakan …
3838
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Pihak kami akan berterima kasih kepada pihaktuan …
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …
• Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlahkami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih.
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlahkami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian.
3939
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
• Jika ada sebarang masalah, tuan dimintamenggantikan dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harapkiranya mencari pengganti yang sesuai.
4040
DAN_Surat-Memo
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI
Sumber: INTAN & [email protected]