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SOMMAIRE DU MODE D’EMPLOI

CONFIGURATION REQUISE NECESSAIRE A LA CONNEXION AU TELESERVICEDE DEPOT ELECTRONIQUE DES DOSSIERS DE DEMANDES DE SUBVENTIONS

REMARQUE TECHNIQUE IMPORTANTE

PRINCIPES DE BASE D’UN DEPOT DE DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION ENTELESERVICE sur SOFIE (ou SOutien FInancier EXTRANET)

LES DEMANDES DE SUBVENTIONS NE POUVANT PAS ETRE PRISES EN COMPTE,ACTUELLEMENT SUR EXTRANET :

1ère page : PAGE DE CONNEXION

LES ECRANS DE CONSULTATION

2ème page :Page d’accueil : MON COMPTE

LE DISPONIBLE REEL :

LA PAGE « MES AIDES »

LA PAGE « MA FILMOGRAPHIE »

LES PAGES « MON PROFIL »

LES ECRANS DE SAISIE OU DE MISE A JOUR DE DOSSIERS DE DEMANDES DE SUBVENTIONS

Créer une demande d’aide à la préparation ou d’aide à la production, à partir de la sous-rubrique« Créer une demande »

LES DEMANDES D’AIDE A LA PREPARATION

LA SUPPRESSION DE DOSSIERS NON FINALISES

LES AIDES A LA PREPARATION PRECEDEMMENT OBTENUES

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CONFIGURATION REQUISE NECESSAIRE A LA CONNEXION AU TELESERVICEDE DEPOT ELECTRONIQUE DES DOSSIERS DE DEMANDES DE SUBVENTIONS

En ce qui concerne la configuration des postes clients, voici la configuration que nous recommandons:Configuration recommandée :

• Logiciel de navigation internet : Internet Explorer 6.0 • Autorisation des popup sur le site sofie.cnc.fr • Autorisation des cookies • Logiciel Acrobat Reader 7.0

Autres configurations possibles mais sur lesquelles le site aura une moins bonne ergonomie denavigation

• Logiciel de navigation internet : Internet Explorer 5.5, FireFox 1.0.7 • Autorisation des popup sur le site sofie.cnc.fr • Autorisation des cookies • Logiciel Acrobat Reader 7.0

Les autres navigateurs internet comme Opéra, Safari (MAC), Konqueror (Linux) peuvent être utilisésdans leur dernière version

Remarque extrêmement importante : Afin de préserver la sécurité de votre accès au site detéléservice, il est indispensable de désactiver la saisie semi-automatique, celle-ci générantautomatiquement la saisie du nom utilisateur et du mot de passe. Vous devrez donc aller dansInternet Explorer, menu Outils / Options / Contenu / Saisie semi-automatique / Décocher la case« Noms d’utilisateurs et mots de passe sur les formulaires ».Si vous omettez de le faire, toute personne ayant accès à votre ordinateur pourra se substituerà vous et avoir accès à l’ensemble des informations vous concernant.

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REMARQUE TECHNIQUE IMPORTANTE

N.B. : Si votre souris est équipée d’une molette centrale (roulette), ne pas l’utiliser lors de la sélectiond’éléments figurant dans des listes déroulantes ; cela aurait pour effet de changer l’élémentsélectionné dans la liste.

Exemple : Si vous sélectionnez un genre d’œuvre et qu’ensuite vous utilisez la molette celaaura pour effet de changer le genre de l’œuvre (sélection initiale du genre Fiction, le fait de cliquer surla molette fera passer le genre à Magazine, puis Recré Spectacle Vivant, etc…)

Une fois sorti d’une liste déroulante (en cliquant ailleurs que sur une liste déroulante), l’utilisation de lamolette vous permettra de descendre ou de remonter dans une page

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PRINCIPES DE BASE D’UN DEPOT DE DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION ENTELESERVICE sur SOFIE (ou SOutien FInancier EXTRANET)

1ère étape : Saisie d’un dossier en Extranet

1 - Vous établissez un dossier sur l’Extranet au moyen d’une demande d’aide à la préparation ou à laproduction

2 – Le site vérifie page par page que les informations saisies sont conformes et sans omissions

3 – Le site vérifie, en fin de saisie de votre dossier, que tous les éléments nécessaires à la prise encharge de votre dossier (devis détaillé = plan de financement,etc…) sont valides.

4 – Si tous les éléments nécessaires sont valides, le site vous propose d’envoyer électroniquementvotre dossier au CNC (dans le cas contraire votre dossier reste en « demande d’AP en cours », estaccessible à tout moment pour modification ou peut être aussi supprimé par vos soins)

5 – C’est vous qui décidez de l’envoi du dossier (Bouton Envoyer en fin de saisie du dossier) (N.B. : une fois votre dossier envoyé au CNC, vous ne pouvez plus le modifier tant qu’il ne vous apas été remis à disposition sur l’Extranet par votre gestionnaire pour une demande d’AD ou pour unedemande de subvention complémentaire – sauf cas des aides à la préparation payées à 100 % et quine sont plus modifiables)

6 – Vous recevez un mail de confirmation vous informant que votre dossier est en « demande d’APenvoyée »

2ème étape : La prise en charge Extranet (ou première étude du dossier)

La prise en charge de votre dossier est conditionnée par la réception des pièces papier à fournir(contrats,etc…)N.B. : Cette prise en charge ne vaut en aucun cas acceptation de votre demande ; elle constitue laphase d’étude de votre dossier.

Si toutes les pièces nécessaires sont jointes et, sous réserve de l’examen de votre dossier, celui-cipeut, soit :

- être rejeté ( un mail vous en tient informé ainsi qu’un commentaire du gestionnaire) et estremis à votre disposition pour modification ou suppression éventuelle par vos soins.

- - Etre considéré conforme et passer en phase d’instruction dans nos services (la phase

d’instruction du dossier correspond à l’étape suivante : la prise en charge SOFI ouSOutien FInancier)

3ème étape : La prise en charge SOFI (ou phase d’instruction du dossier pour attribution éventuelledes subventions demandées)

- La prise en charge SOFI constitue la phase d’instruction et d’intégration de votre dossierdans notre système de gestion interne (les deux étapes précédentes constituant le moyenpour vous et nous de vérifier que les dossiers sont conformes et peuvent bien êtreintégrés parmi la liste de vos demandes au CNC).

Cette intégration peut donner lieu à :

- acceptation du dossier ; la subvention demandée est alors accordée, une dated’autorisation préalable (AP) ou d’autorisation définitive (AD) ou les deux (pour lesdemandes d’aide à la préparation, AP et AD sont délivrées conjointement) sont saisies etdonnent lieu au règlement de votre subvention,

- - à 75 % en cas d’AP (le dossier passe alors en phase de « demande d’AD en cours »)

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- à 25 % en cas d’AD (le dossier passe alors en phase de « demande d’AD aide accordée», n’est plus modifiable, sort de la liste de vos demandes en cours et bascule dans letableau « Mes aides » , reprenant la liste de l’ensemble des aides accordées)

- à 100 % pour les demandes d’aides à la préparation acceptées par nos services (ledossier passe alors en phase « AD aide accordée », sort de la liste de vos demandes encours et bascule dans le tableau « Mes aides », reprenant la liste de l’ensemble des aidesaccordées – Cf page 9)

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LES DEMANDES DE SUBVENTIONS NE POUVANT PAS ETRE PRISES EN COMPTE,ACTUELLEMENT SUR EXTRANET :

Sont exclues du téléservice les demandes suivantes :

- Les demandes de subventions sélectives ;- Les mini-traités de Développement Franco-canadien de Fiction, Animation ou

Documentaire ;- Les dossiers comportant un total des Apports Diffuseurs Horaire en Numéraire (ou ADHN)

inférieurs à 6000 € / heure ;- Les dossiers de demandes de subventions comportant 2 coproducteurs délégués

français ;- Les vidéomusiques-

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1ère page : PAGE DE CONNEXION

Page de connexion à l’Extranet du CNC, réservée aux producteurs audiovisuels.Chaque producteur audiovisuel, responsable principal de l’entreprise et détenteur d’un compteautomatique en cours de validité, recevra un identifiant utilisateur ainsi qu’un mot de passe par lettrerecommandée avec A.R.

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LES ECRANS DE CONSULTATION

2ème page :Page d’accueil : MON COMPTE ( pages 6 et 7 )

LE DISPONIBLE REEL ( page 8 )

LA PAGE « MES AIDES » ( page 9 )

LA PAGE « MA FILMOGRAPHIE » ( page 10 )

LES PAGES « MON PROFIL » ( page 11)

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2ème page :Page d’accueil : MON COMPTE

Cette page propose :- de saisir de nouvelles demandes de subvention (mes demandes de subvention)- de suivre l’état d’avancement de vos dossiers (demande d’AP en cours, d’AD en cours,etc…)- un état de votre compte audiovisuel tel qu’enregistré au CNC (mon compte)- simuler ce que peut générer une œuvre sur la base de sa durée diffusée (fichier Excel)

Les éléments en gras sont tous « cliquables » et vous présentent, sous forme de tableau à ongletsmultiples, les éléments suivants :

1 – Clic sur Année ou Notifié : Détail des œuvres diffusées en année N-1 et ayant généré ducompte automatique pour l’année N2 – Clic sur Consommations : Etat des aides automatiques accordées et payées au coursde l’année civile sélectionnée (du 1er janvier au 31 décembre)3 – Clic sur Sommes demandées en cours : Etat des dossiers en cours d’instruction avantmise en place du téléservice ou après sa mise en place et qui sont intégrés (ou « pris encharge SOFI » équivalant à la 3ème étape décrite en page 2 ci-dessus) dans notre systèmed’exploitation SOFI .(les sommes demandées en cours ne figurent que sur l’année civile en cours)4 – Clic sur Avances à récupérer au 31/12 : Etat des dossiers ayant bénéficié deréinvestissement complémentaire (ou avance) et dont 50 % seront récupérés au 31 décembrede l’année sélectionnée.

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N.B. : Chacun des tableaux présentés comporte des en-têtes de colonnes « cliquables » quivous permettent de trier vos éléments en ordre croissant uniquement.Voir ci-dessous, pour exemple, le détail du compte notifié

Les « Sommes demandées en cours non prises en charge » : Elles correspondent à l’ensemble des demandes (complètes ou incomplètes)

déposées en téléservice et non encore prises en charge par nos services.

Les « Dossiers pris en charge sur Extranet » :Ils correspondent aux demandes complètes que vous avez « Envoyées » ( après

saisie intégrale et contrôles de cohérence de vos données saisies), pour lesquelles vous nousavez adressé les pièces papier à fournir et qui sont en cours d’étude par vos gestionnairesrespectifs.

N.B. : Une fois que votre gestionnaire a intégré votre demande (« dossier pris en chargeSOFI ») dans notre système d’exploitation SOFI, votre dossier « sort »de la rubrique« Dossiers pris en charge sur Extranet » et bascule à la rubrique « Sommes demandées encours » du tableau général des comptes.

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LE DISPONIBLE REEL :Il existe 2 notions de « disponible réel », le disponible réel dans notre système d’exploitationSOFI et le disponible réel compte tenu des dossiers déposés dans SOFIE (Extranet).

le disponible réel dans notre système d’exploitation SOFI : C’est le montant dont vous disposezsur l’année civile en cours et au jour de la consultation du compte et si les Sommes demandées encours sont toutes accordéesIl est égal à : Report + Notifié – Consommations – Sommes demandées en cours

le disponible réel compte tenu des dossiers déposés dans SOFIE (Extranet) : Il tient dudisponible réel dans notre système d’exploitation SOFI et de l’ensemble des demandes déposées enExtranet.Il est égal à : le disponible réel dans notre système d’exploitation SOFI - Sommes demandéesen cours non prises en charge – Dossiers pris en charge sur Extranet

N.B. : Lors de la saisie d’une nouvelle demande sur Extranet, dès la première page de saisie, lemontant du disponible réel sur Extranet vous est rappelé (en tête du pré-formulaire de saisie, voirpage ? ? ?)

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LA PAGE « MES AIDES »

Cette page présente l’ensemble des dossiers intégrés dans notre système d’exploitation SOFI (horsdossiers déposés en Extranet et non encore « pris en charge SOFI », chaque en-tête de colonne est« cliquable » et vous permet de faire des tris en ordre croissant uniquement.

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LA PAGE « MA FILMOGRAPHIE »Cette page présente l’ensemble des dossiers intégrés dans notre système d’exploitation SOFI (horsdossiers déposés en Extranet et non encore « pris en charge SOFI », chaque en-tête de colonne est« cliquable » et vous permet de faire des tris en ordre croissant uniquement.

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LES PAGES « MON PROFIL »

Cette rubrique est subdivisée en 3 pages qui sont :

Mes Contacts : Présente la liste des gestionnaires ayant pris en charge au moins un de vosdossiers et vous permet, en cliquant sur le nom du (des) gestionnaires, d’adresser un mail au(x)gestionnaires en vous ouvrant une fenêtre de saisie d’un nouveau message E-mail.

Mes RIB : Présente la liste des RIB valides enregistrés au CNC ;

N.B.: Vous devrez sélectionner un RIB valide pour permettre l’envoi de votre dossierde l’Extranet (SOFIE) vers nos services. En cas d’absence de RIB, ou d’erreur, merci d’adresser immédiatement un RIBoriginal au gestionnaire traitant habituellement vos dossiers.

Mes coordonnées : Présente les éléments du dernier relevé K Bis déposé au CNC.

N.B.: En cas de changement de statuts de votre société, il vous appartient d’en fairela déclaration immédiatement à nos services en adressant les nouveaux éléments àvotre gestionnaire au CNC.

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LES ECRANS DE SAISIE OU DE MISE A JOUR DE DOSSIERS DE DEMANDES DE SUBVENTIONS

La saisie d’un nouveau dossier de demande ou la mise à jour d’un dossier déjà existant en téléservicese fait à la rubrique « Mes demandes de subventions ».

Vous avez la possibilité, à partir de cette rubrique, de :

- Créer une demande d’aide à la préparation ou d’aide à la production, à partir de lasous-rubrique « Créer une demande ».

- Consulter et mettre à jour vos dossiers incomplets déjà saisis en téléservice (AP encours), à la sous-rubrique « Consulter la liste de vos demandes ».

- Mettre à jour un dossier accepté (ou rejeté) par le CNC pour attribution de l’autorisation

préalable (demande d’AP envoyée) ou de l’autorisation définitive (demande d’ADenvoyée).

- Editer vos dossiers au format PDF (Acrobat Reader) quel que soit leur staded’avancement.

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Créer une demande d’aide à la préparation ou d’aide à la production, à partir de la sous-rubrique « Créer une demande »

A partir de cet écran, vous avez la possibilité de :- Télécharger la liste des pièces à fournir, cette liste de pièces étant différente en fonction

du genre de votre œuvre (Animation, Documentaire,Fiction, Magazine, Recréation deSpectacle Vivant) déposée en Extranet.

- Déposer une nouvelle demande d’aide à la préparation

- Déposer une nouvelle demande d’aide à la production

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LES DEMANDES D’AIDE A LA PREPARATION

1er écran de saisie (voir pages 15 et 16)Les demandes d’aide à la préparation ne concernent que des demandes de subventions deréinvestissement (ou automatique)

Le site vous présente, avant le premier bandeau de saisie, le disponible réel Extranet c’est-à-dire : le disponible réel compte tenu des dossiers déposés dans SOFIE (Extranet) (voir page 7)Ainsi qu’il est indiqué au-dessus de ce montant, nous vous invitons à prendre contact, en cas dedépassement du disponible réel Extranet, avec votre chargé de mission.

Les champs obligatoires (correspondant à une saisie minimale qui permette d’enregistrer votre dossierde façon partielle sur votre espace Extranet) sont suivis d’une astérisque.

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La validation des éléments saisis sur chaque écran se fait en cliquant sur le bouton « Valider lapage » en bas de chaque écran.

N.B. : Le « clic » sur « Valider la page » génère l’enregistrement de toutes les données saisiessur la page, l’absence de « clic » sur « Valider la page » générera la perte de toutes lesinformations saisies sur la page.

La recherche de titres similaires (recherche de doublons) vous permet de vérifier que l’œuvre quevous êtes en train de déposer n’est pas déjà existante soit en Extranet, soit dans nos services .Il vous appartient de procéder systématiquement à cette recherche de titres similaires.

L’attribution du numéro de dossier, qui sera la référence unique à rappeler dans tous voscourriers, se fait après avoir validé la première page de saisie d’un nouveau dossier . Ce numéro sera systématiquement composé de la façon suivante : aaaa(année) / numéro de dossierCe numéro est rappelé dans le premier bandeau grisé figurant en haut de chaque page .

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LA SUPPRESSION DE DOSSIERS NON FINALISES

Comment supprimer un dossier non finalisé (incomplet que vous ne pouvez pas envoyerélectroniquement en l’état), à partir de la sous-rubrique « Consulter la liste de vosdemandes » ?

Cocher la case du (des) dossier(s) à supprimer puis cliquer sur le bouton Supprimer (N.B. : Vous avez la possibilité d’en sélectionner plusieurs en même temps)

Un deuxième écran vous demande confirmer la suppression en cliquant sur le bouton « Confirmer »

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Une fois la confirmation effectuée, l’intégralité du dossier est définitivement supprimée de la liste devos demandes

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LES DEMANDES D’AIDE A LA PRODUCTION

Les recherches de titres similaires :

Lors de la saisie d’un nouveau dossier, il vous appartient d’effectuer une recherche de titresimilaire en tapant une partie du titre de votre œuvre (un seul mot suffit).La machine vous ramènera alors l’ensemble des titres comportant la partie de titre saisie et vouspermettra de vous assurer que cette même œuvre n’a pas déjà fait l’objet d’une demande.

LES AIDES A LA PREPARATION PRECEDEMMENT OBTENUES

Si votre dossier de production a précédemment bénéficié d’une (ou plusieurs) aide(s) à la préparationdu CNC, il vous appartient de l’indiquer en première page du formulaire de saisie d’un dossier dedemande d’aide à la production.

- Cliquer sur le bouton Recherche à la rubrique :Si vous avez obtenu une aide à la préparation pour cette oeuvre, veuillez sélectionner ledossier concerné.

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Sélectionner le(s) dossier(s) concerné(s) en cliquant sur la ou les case(s) à cocher

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Valider la sélection du ou des dossier(s) en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre derésultats.

La machine ajoutera automatiquement le(s) montant(s) d’aide à la préparation aux éléments financiersde votre dossier ; vous devrez donc en tenir compte pour l’intégralité des calculs du devis et du plande financement.

N.B. : L’omission de sélection d’une aide à la préparation déjà obtenue est de nature à voirvotre dossier rejeté

Remarque technique : Sur certains ordinateurs, il se peut que la fenêtre de résultatn’apparaîsse pas en premier plan ; vous la retrouvez en cliquant dans la barre d’état en bas devotre écran avec un libellé commençant par : « http://www… » (Voir copie d’écran ci-dessous)

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LES CHAMPS DE SAISIE OBLIGATOIRES

En aide à la préparation :

Afin que le site SOFIE puisse enregistrer votre dossier dans la liste de vos demandes, une saisieminimum de données est requise ; il s’agit de :

En 1ère page du pré-formulaire :

- Votre adresse E-Mail- Le nom du responsable du dossier- Le type de subvention (aide à la préparation automatique)- Le titre de l’œuvre- Le nombre d’épisodes- La durée par épisodes- Le genre de l’œuvre

Cette saisie minimale, sur la première page du pré-formulaire de saisie, générera la création dunuméro de dossier de votre œuvre ainsi que l’enregistrement de son titre et de son genre qui serastocké sur la liste de vos demandes.

Les autres champs obligatoires pour les aides à la préparation :

En 2ème page, dans les caractéristiques de votre œuvre :- Le R.I.B.- Le type d’œuvre

En 3ème page, sur la page barème européen :

- Le ou les auteurs de l’oeuvre

En aide à la production :

Afin que le site SOFIE puisse enregistrer votre dossier dans la liste de vos demandes, une saisieminimum de données est requise ; il s’agit de :

En 1ère page du pré-formulaire :

- Votre adresse E-Mail- Le nom du responsable du dossier- Le type de subvention (aide à la préparation automatique ou aide au réinvestissement

complémentaire)- Le titre de l’œuvre- Le nombre d’épisodes- La durée par épisodes- La durée totale- Le genre de l’œuvre

Cette saisie minimale, sur la première page du pré-formulaire de saisie, générera la création dunuméro de dossier de votre œuvre ainsi que l’enregistrement de son titre et de son genre qui serastocké sur la liste de vos demandes.

Les autres champs obligatoires pour les aides à la préparation :

En 2ème page, dans les caractéristiques de votre œuvre :- Le R.I.B.- Le type d’œuvre- Le support technique de tournage- La date de début de tournage- Le ou les lieux de tournage en France ou à l’étranger (ou les deux, le cas échéant)

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- Les éléments

En 3ème page, sur la page barème européen :

- Le ou les auteurs de l’oeuvre- Le ou les réalisateurs de l’œuvre- Les éléments du barème européen-

Les barèmes réservés à l’animation :Les éléments du ou des barèmes 2 D ou 3 D (ou les deux, le cas échéant) pour les œuvresd’animation

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