PRINCE2 Basics Inleiding in PRINCE2 - examenvragen.nl · examen PRINCE2 Foundation. Intellectueel...

PRINCE2® BasicsInleiding in PRINCE2

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of AXELOS Limited

PRINCE2 BASICS

2 Learning Ideas PRINCE2 ELEARNING v2.0F NED © Learning Ideas

Over PRINCE2

PRINCE2 is op het ogenblik de defacto standaardvoor projectmanagement in veel branches in Neder-land en andere landen. Sinds de introductie in de UKin 1989 heeft de methode in grote delen van de we-reld aan populariteit gewonnen.

In Nederland werdPRINCE2 eind jaren ‘90geïntroduceerd en issindsdien niet meerweg te denken. Dit heeftertoe geleid dat een cer-ti� icaat PRINCE2, min-stens op Foundation-,maar liever nog op Prac-

titionerniveau, gezien wordt als een onmisbaar be-wijs van competentie op het gebied van Projectma-nagement.

Dat er voor goed Projectmanagement meer komtkijken dan kennis van een methode is een gegevenwaar we nu niet verder op in hoeven te gaan. Datkennis van een goede methode zoals PRINCE2 bij-draagt aan succesvol Projectmanagement is daar-entegen zeer aannemelijk. Daarom steunt LearningIdeas professionals die zich PRINCE2 eigen willenmaken van harte.

PRINCE2 heeft ten onrechte de naam bureaucra-tisch te zijn en voornamelijk te bestaan uit eindelozedocumenten, die om onduidelijke redenen telkensweer ingevuld moeten worden. Dat is jammer, wantPRINCE2 is, mits met verstand toegepast, een een-voudige manier om projecten te besturen. Als er aliets ingewikkeld aan is, dan zijn het de grote hoe-veelheid termen en begrippen en de diagrammendie in hun complexiteit de bedenker van menig dool-hof jaloers maken.

Over PRINCE2 Basics

Dit boek is erop gericht om professionals die PRIN-CE2 willen leren kennen daarin te ondersteunen,Met opzet heb ik me beperkt tot het niveau dat nodigisvoorheta� leggenvanhetexamenPRINCE2Foun-dation. Dit is een bewuste keuze: het niveau vandetaillering dat PRINCE2 biedt en de rijkdom aanpraktisch toepasbare tips in het manual “ManagingSuccessful Projects with PRINCE2” maken een kor-te samenvatting een nutteloze onderneming. WiePRINCE2 in de volle lengte en breedte wil kennenverwijs ik graag naar het volledige manual.

Dit boekje is verder niet bedoeld als vervanging vooreen gedegen opleiding PRINCE2. Juist in een goedetraining, dat wil zeggen een training die uit meerbestaat dan het omdraaien van slides met diagram-men en termen, komt PRINCE2 tot zijn recht. Uitgesprekken over de toepassing van PRINCE2 in deeigen praktijk leer je pas wat van PRINCE2 wel en

wat niet interessant is voor je eigen werk. Dit boekondersteunt het leren van PRINCE2 in zoverre dathet een overzicht geeft van alle relevante onder-delen van de methode en de daarin gebruikte do-cumenten. Samen met een goede training biedt ditboekeenuitstekendebasisvoorheta� leggenvanhetexamen PRINCE2 Foundation.

Intellectueel eigendom

©2010 Learning Ideas Almere

Alle rechten voorbehouden. Alle auteursrechten endatabankrechten ten aanzien van deze uitgave wor-den uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berus-ten bij Learning Ideas.

Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigdof openbaar gemaakt op enige wijze, hetzij elektro-nisch, mechanisch, door fotokopiën of op enige anderewijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemmingvan Learning Ideas.

All rights reserved. No part of this publication maybe reproduced or transmitted in any form or by anymeans, electronical, mechanical, photocopying or oth-erwise, without the prior written consent of LearningIdeas.

PRINCE2 BASICS

Learning Ideas PRINCE2 ELEARNING 3© Learning Ideas v2.0F NED

PRINCE2 BASICS

15.Initiating a Project / Initiëren van een Project (IP).. 4215.1 Activiteiten in IP

15.2 De belangrijkste management producten in IP

16.Controlling a Stage / Beheersen van een fase (CS) .. 4616.1 Activiteiten in Controlling a Stage

16.2 Nieuwe management producten in CS

17.Managing Product Delivery / Managen Productoplever-ing (MP) ........................................................... 50

17.1 Activiteiten in MP

18.Managing a Stage Boundary / Managen van een Faseo-vergang (SB)...................................................... 51

18.1 Activiteiten in SB

18.2 Volgende fase plannen

19.Closing a Project / Afsluiten van een Project (CP) ... 5319.1 Activiteiten in Closing a Project

20.Overzicht van de PRINCE2 management producten . 56

Inhoud

1.Introductie van PRINCE2 ..................................... 41.1 Wat doet een Project Manager

1.2 Wat er beheerst wordt

2.De opbouw van PRINCE2 ..................................... 5

3.Principes ........................................................ 63.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

3.2 Leren van ervaringen

3.3 Gedefi nieerde rollen en verantwoordelijkheden

3.4 Managen per fase

3.5 Manage by Exception

3.6 Productgerichte aanpak

3.7 Op maat maken voor de projectomgeving

4.Introductie PRINCE2 Thema’s .............................. 9

5.Thema: Business Case ........................................ 95.1 De inhoud van de Business case

5.2 Ontwikkeling van de Bussines Case

5.3 Onderhouden en beoordelen van de Businesscase

6.Thema: Organisatie .......................................... 116.1 Drie belangen

6.2 Organiseren in lagen

7.Thema: Kwaliteit ............................................. 157.1 De PRINCE2 benadering van kwaliteit

7.2 Plannen van Kwaliteit

7.3 Borgen van Kwaliteit

8.Thema: Plannen .............................................. 188.1 Niveaus van Plannen

8.2 Product Based Planning (Productgerichte plan-ning)

9.Thema: Risico ................................................. 239.1 Risk Management Strategy (Risicomanagement-strategie)

9.2 Risk Register (Risicoregister)

9.3 Risicomanagementprocedure

10.Thema: Wijziging ........................................... 2610.1 Confi guratiemanagement

10.2 Confi guratiemanagementprocedure

10.3 Issues

10.4 De Confi guration Management Strategy

11.Thema: Voortgang .......................................... 3111.1 Delegeren en Tolerantie


11.3 Aantal en lengte van fases

11.4 Projectbeheersing

11.5 Lessen vastleggen

12.Introductie van de Processen ........................... 34

13.Starting up a Project /Opstarten van een Project (SU)...................................................................... 36

13.1 Doelen van SU

13.2 Activiteiten in SU

14.Directing a Project /Sturen van een Project (DP) .... 3914.1 Activiteiten in DP

14.2 De belangrijkste management producten in DP

PRINCE2 BASICS

Documenten

Benefi ts Review Plan ............................................ 40

Business Case ..................................................... 11

Checkpoint Report............................................... 47

Communication Management Strategy....................... 44

Confi guration Item Record ..................................... 27

Confi guration Management Strategy ......................... 43

End Project Report .............................................. 54

End Stage Report................................................. 52

Exception Report ................................................ 49

Highlight Report.................................................. 48

Issue Register ..................................................... 49

Issue Report....................................................... 29

Lessons Log........................................................ 37

Lessons Report ................................................... 55

Plan ................................................................. 44

Product Description ............................................. 20

Product Status Account ......................................... 28

Project Brief ...................................................... 38

Project ProductDescription ........................................................ 20

Quality ManagementStrategy ............................................................ 44

Quality Register ................................................. 17

Risk Management Strategy ..................................... 43

Risk Register ...................................................... 23

Work Package ..................................................... 47

PRINCE2 BASICS


Introductie

1. Introductie van PRINCE2

Defi nities en Kernbegrippen

Project:

Een tijdelijke organisatie die in het leven wordt geroe-pen om één of meer business products op te leveren inovereenstemming met een overeengekomen businesscase.

Projectmanagement:

Het plannen, delegeren, bewaken en beheersen vanalle aspecten van het project en het motiveren vanalle betrokkenen om de doelen van het project te be-reiken binnen de verwachte prestaties op het gebiedvan tijd, kosten, kwaliteit, scope,bene� its en risico’s.

Beheersaspecten:

1. Kosten

2. Tijd

3. Kwaliteit

4. Scope

5. Risico

6. Bene� its

PRINCE2 is een methode voor projectmanagementdie door iedereen vrij gebruikt mag worden voor hetmanagen van projecten1 en die wereldwijd één vande meest geaccepteerde methodes is.

PRINCE2

• is generiek en kan toegepast worden op allerleiprojecten ongeacht omvang, toepassingsgebied,waar ter wereld het project wordt uitgevoerd enongeacht de culturele context;

• scheidt het management van het project van deinhoud (specialistische aspecten);

• gaat uit van principes die in de praktijk hebbenbewezen te werken.

1.1 Wat doet een Project Manager

Het belangrijkste van het werk van de Project Ma-nager is:

• Plannen van de activiteiten;

• Bepalen van de benodigde resources: mensen enmiddelen;

• Uitvoering van werk delegeren;

• Monitoren of de uitvoering van werkzaamhedenplaatsvindt volgens het plan;

• De uitvoering bijsturen wanneer die niet vol-gens de plannen verloopt;

1 PRINCE2 is vrij te gebruiken bij het managen van projecten. Het copyright op het manual van PRINCE2 berust echter bij deEngelse overheid.

• Maatregelen toepassen waardoor, indien moge-lijk, de snelheid van het project verhoogd of dekosten verlaagd worden;

• Ervoor zorgen dat de juiste informatie bij beslis-sers in het project terecht komt.

Essentieel in het werk van de Project Manager is hetmogelijk maken van beheersing (control).

1.2 Wat er beheerst wordt

In projecten gaat het erom de volgende zes aspectente beheersen:

1. KostenIn de loop van de uitvoering van het project tre-den gebeurtenissen op die ertoe kunnen leidendat het geplande budget overschreden kan wor-den. Ook kan er gelegenheid ontstaan om kostente besparen.

2. TijdDe doorlooptijd van een project is naast de kos-ten één van de beheersaspecten die het meestaandacht krijgt. Dit is begrijpelijk als we beden-ken dat het tijdstip waarop de resultaten van hetproject beschikbaar zijn van grote invloed kanzijnopderealisatievandebeoogdebene� its!

3. KwaliteitBinnen kosten en tijd een project afronden metproducten die niet aan de gestelde eisen vol-doen is niet de bedoeling. In termen van PRIN-CE2: de producten van het project moeten “Fitfor Purpose” zijn.

4. ScopeMet scope bedoelen we een goede bepalingvan wat bij het project hoort en wat niet. Veelprojecten hebben de neiging om tijdens de uit-voering de omvang te willen uitbreiden of dieanderszins te laten afwijken van het oorspron-kelijk bepaalde (“scope creep”).

5. RisicoProjecten worden uitgevoerd in de loop van detijd en krijgen dus te maken met allerlei onze-kerheden. Sommige gebeurtenissen zullen eenongewenste invloed op het verloop van hetproject hebben. Andere daarentegen kunnentot meevallers leiden. Het is een wezenlijk on-derdeel van projectmanagement om risico’s tebeheersen.

6. Bene� itsHet is niet zinnig om een project op te leverendat uiteindelijk niet de verwachte voordelen op-levert, of veel minder dan voorzien is. Uiteinde-lijk gaat het in een project om investeringen dieeen gewenst rendement moeten opleveren.

PRINCE2 BASICSIntroductie


PRINCE2 BASICS Introductie

• Aanwijzingen voor technische werkzaamheden.Met PRINCE2 beheers je het bouwen van hethuis en ga je er van uit dat de metselaar zelf vak-bekwaam is en geen aanwijzingen voor het met-selen nodig heeft! Hierdoor is PRINCE2 generiektoe te passen.

• Gedetailleerde plannings- en bewakingstechnie-ken. Bijvoorbeeld: Critical Path Analysis is eenbekende planningstechniek. Deze techniek iselders al in detail beschreven en PRINCE2 doetdat niet nog eens dunnetjes over. Verder gaatPRINCE2 er niet van uit dat in alle projecten al-tijd één bepaalde management techniek (zoalsCritical Path Analysis) toegepast moet worden.Hierdoor biedt PRINCE2 de gebruikers de vrij-heid om met behoud van de waardevolle ele-menten die de methode biedt, zelf te kiezen voordiémanagementtechniekendieindespeci� iekecontext van het betreffende project het meest ef-fectief lijken. Zo ontstaat er geen keurslijf, maaris� lexibeletoepassingvanPRINCE2mogelijk.

• Soft-Skills: Hierover zijn al bibliotheken volgeschreven en PRINCE2 doet geen uitsprakenover gewenste eigenschappen of gedragingenvan Project Managers. Dat een Project Managerleiderschap in het project moet tonen is duide-lijk, maar even duidelijk is dat er geen dwingendvoorschrift is te geven voor de gewenste stijl.

Samengevat

PRINCE2

• Is een methode voor het managen van pro-jecten;

• Is toepasbaar op allerlei projecten;

• Gaat alleen over het managen van projecten;

• Is vrij toepasbaar;

• Kan/moet op maat gemaakt worden vooreenspeci� iekecontext;

• Geeft geen aanwijzingen voor de technischeaspecten van het projectwerk;

• Geeft geen gedetailleerde voorschriften voormanagement technieken;

• Kent 7 principes;

• Kent 7 thema’s ;

• Kent 7 processen;

• Biedt templates voor de meest gebruikte ma-nagement documenten in projecten.

2. De opbouw van PRINCE2

Defi nities en Kernbegrippen

Principes

Algemene uitgangspunten op het gebied van project-management gebaseerd op ervaring (best practices).In een project dat volgens PRINCE2 wordt gemanagedverwacht je deze allemaal toegepast te zien.

Thema’s

Aanwijzingen voor het uitvoeren van bepaalde as-pecten van projectmanagement. Een thema geeft ant-woord op de vraag “HOE moet ik iets doen”. Het thema“Organisatie” geeft bijvoorbeeld een uitgebreide aan-wijzing voor een verstandige manier om rollen, takenen verantwoordelijkheden in een project te beleggen.

Processen

De processen van PRINCE2 geven aanwijzingen overde verschillende stappen die in de loop van het pro-ject genomen moeten worden. Een proces geeft dusantwoord op de vraag: “WAT moet ik op een bepaaldmoment doen”.

PRINCE2 is een projectmanagementmethode diezich alleen richt op de managementaspecten vaneen project en zich niet bezighoudt met inhoudelijkeen technische uitvoerings aspecten.

PRINCE2

Thema’s

Principes

Processen

Fig. 1. De onderdelen van PRINCE2

PRINCE2 biedt gebruikers het volgende:

• 7 Principes;

• 7 Thema’s;

• 7 Processen;

• Advies over de manier waarop PRINCE2 voorverschillende omgevingen op maat gemaakt kanworden.

In dit boekje volgen wij deze indeling: we besprekeneerst de principes, dan de thema’s en de processen.

PRINCE2 biedt niet:

PRINCE2 BASICS Introductie

PRINCE2 BASICS


Principes

3. Principes

De 7 Principes

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

2. Leren van ervaringen

3. Gede� inieerderollenenverantwoordelijkheden

4. Managen per fase

5. Manage by Exception

6. Productgerichte aanpak

7. Op maat maken voor de projectomgeving

PRINCE2 biedt een methode die breed toepasbaaris, in allerlei branches en landen. Daarvoor han-teert PRINCE2 zeven onderliggende uitgangspun-ten (“principes”) die hun waarde in de praktijk inallerlei omgevingen hebben bewezen. In deze zinis PRINCE2 een “best practice” methode. Hieronderbespreken we deze principes.

3.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardi-ging

Voor elk project moet er een onderbouwing zijn(“justi� ication”). Daarvoor geldt:

• Moet aanwezig zijn om het project te starten;

• Moet geldig blijven gedurende het gehele pro-ject;

• Moet gedocumenteerd en geaccordeerd zijn.

Het document waarin de zakelijke onderbouwingvan een project is beschreven heet in PRINCE2 deBusiness case.

Veel projecten zijn investeringen die binnen de stra-tegie van de organisatie moeten passen en waarvooraangetoond moet kunnen worden dat er rendementmee behaald kan worden. Het ontbreken van Busi-ness cases kan ertoe leiden dat een organisatie eenonsamenhangend portfolio van projecten heeft, endat per project niet of moeilijk beoordeeld kan wor-den of het voortgezet moet worden.

Ook projecten die “verplicht” zijn (jaar-2000, wets-wijzigingen etc.) moeten met een Business case on-derbouwd worden om te onderzoeken of het voor-gestelde project wel de juiste optie is om aan deverplichting te voldoen.

Het thema ‘Business Case’ geeft de manier aan waaropdit principe in de praktijk gebracht kan worden.

3.2 Leren van ervaringen

Projecten zijn uit hun aard uniek, als het routinewerkzou zijn, zou het beter als reguliere lijnactiviteit uit-gevoerd kunnen worden! Juist hierdoor worden pro-jecten vaak voor uitdagingen gesteld in organisatieen (technische) uitvoering. Het advies van PRINCE2is daarom te onderzoeken of er wellicht al eerdereervaringen zijn opgedaan op de gebieden waarophet project zich beweegt. Zoek daarom ervaringenbij het

• Starten van een project: Is er eerder iets ver-gelijkbaars gedaan in de organisatie? Zo nee:zoek dan externe ervaringen;

• Uitvoering van het project: Leg tijdens de uit-voering ervaringen vast, om hier in een latereuitvoeringsfase voordeel van te hebben;

• Afsluiten van het project: Projecten moetenhun ervaringen doorgeven aan de rest van deorganisatie. Inzichten die wel geïdenti� iceerdworden maar niet worden doorgegeven dragenniet bij aan de ontwikkeling van de organisatie!

PRINCE2 dringt erop aan dat alle deelnemers aanhet project actief meewerken aan het zoeken naarnieuwe inzichten.

De toepassing van dit principe vinden we in een aantalprocessen en het gebruik van de documenten ‘LessonsLog’ en ‘Lessons Report’.

3.3 Gede� inieerde rollen en verantwoor-delijkheden

Projecten zijn mensenwerk. Goede planning en be-heersing gaan niet werken als mensen niet wetenwat van ze verwacht wordt of waarvoor ze verant-woordelijk zijn. Projecten spelen zich vaak af incomplexe omgevingen, waarbij meerdere afdelingenof meer dan één organisatie betrokken zijn. Het ligtvoor de hand dat hier belangentegenstellingen aande orde zijn.

De gewone lijn (of lijn-staf) organisatie is niet inge-richt voor projecten, en om een project in een orga-nisatie te laten slagen moet daarom zorgvuldig eenprojectorganisatie ingericht worden die rekeninghoudt met de plaats van het project in de organisa-tie.

PRINCE2 BASICSPrincipes


PRINCE2 BASICS Principes


Het is uitzonderlijk dat mensen grote zaken kunnenoverzien: grote hoeveelheden geld, veel verschillen-de activiteiten, veel risico’s. Wat we beter kunnen is:grote hoeveelheden onderverdelen in kleinere diewe wél kunnen overzien. Ook ver in de toekomst kij-ken gaat ons meestal niet goed af, we kunnen meest-al wél de nabije toekomst redelijk overzien.

In projecten is het net zo. PRINCE2 raadt aan hetproject in kleinere onderdelen te verdelen die el-kaar opvolgen in de tijd. Zo verdelen we het projectin fases (stages). Het eind van elke fase is een na-tuurlijk moment voor de Project Board (Stuurgroep)om de status van het project te beoordelen: voort-gang tegenover planning, status van de risico’s ende levensvatbaarheid van het project staan dan terdiscussie. Hierbij gaat het erom een goede balanste vinden: veel korte fases geven de Project Boardmeer beheersing, maar vragen meer inspanning,terwijl met langere fases de inspanning van de Pro-ject Board afneemt, maar er minder momenten wor-den ingepland waarop beoordeling door de ProjectBoard kan plaatsvinden.

Het advies van PRINCE2 is:

• Verdeel het project in een aantal fases (“ma-nagement stages”);

• Plan het hele project globaal en maak per faseeen gedetailleerd plan;

• Plan, delegeer, hou toezicht en beheers per fase.

In een project, hoe klein ook, zijn altijd minstenstwee fasen nodig: één om te plannen, één om uit tevoeren.

Dit principe vinden we overal in PRINCE2 terug. Metname in de thema’s ‘Plannen’ en ‘Voortgang’ en de pro-cessen Directing a Project, Controlling a Stage en Ma-naging a Stage Boundary.

3.5 Manage by Exception

Geen enkel project gaat precies volgens de planning.Wanneer er niets over afwijkingen van de planninggeregeld wordt, ontstaat er een onwerkbare situatie.In PRINCE2 wordt op drie niveaus (Project Board,Project Manager, Uitvoerders) duidelijk vastgelegdwelke bevoegdheden bestaan. Bevoegdheid wordtvastgelegd door:

• Delegeren tussen de verschillende manage-ment niveaus in het project. Voor elk niveauwordt vastgelegd in hoeverre mag afgewekenworden van een overeengekomen plan. Afwij-kingen kunnen toegestaan worden voor de zesbeheersaspecten waarmee een project gestuurdwordt (zie hoofdstuk 1.2). Voor het aspect kostenkan bijvoorbeeld afgesproken worden dat een

De benadering van PRINCE2 is om te organiseren opgrond van belangen: in het project moeten alle sta-keholders op de juiste manier betrokken zijn, en inhet projectmanagementteam vertegenwoordigd zijn.

Fig. 2. De drie projectbelangen

Een projectmanagement team dat op de juiste ma-nier is ingericht geeft voor alle betrokkenen ant-woord op de vraag “Wat wordt van mij verwacht?”

Drie belangen, drie Stakeholders

Business

Ondersteunen doel van het project, zien erop toe dathet project voldoende rendement levert (“value formoney”).

Users

Gebruiken na het project de producten in de praktijkombene� itstecreëren.

Suppliers

Stellen resources en expertise ter beschikking om deproducten tot stand te brengen.

Uit het woordenboek:stake1 [steik] (telbaar zelfstandig naamwoord)1 staak2 brandstapel3 inzet(fi guurlijk) belang, interesse have a stake in the countryzakelijk belang hebben bij het wel en wee van het land, belan-gen hebben op het plattelandlose one’s stakezijn inzet / de weddenschap verliezen4 tentharingpull up stakeszijn biezen pakken, verhuizen5 bies (van vlechtwerk)6 techniek) bankaambeeld

Het thema ‘Organisatie’ geeft de manier aan waarop ditprincipe in de praktijk gebracht kan worden.

PRINCE2 BASICS Principes

Het Projectgedeeld belang

SupplierLeverancier

UserGebruiker

BusinessOrganisatie

PRINCE2 BASICS


Principes

projectmanager in een fase 10% mag over-ofonderschrijden zonder dat te hoeven te escale-ren. Dit heet ‘tolerantie’;

• Een escalatieprocedure in te richten die in wer-king treedt zodra een vastgelegde tolerantieoverschreden dreigt te worden;

• Een controlemechanisme (“Assurance”) in terichten zodat elke managementlaag er op kanvertrouwen dat de afgesproken procedureswerken.

Met deze vorm van management wordt het beslagdat op de tijd van senior management wordt gelegdaanzienlijk verminderd, terwijl zij wel in de positieblijven om sturing op het project uit te voeren.

Het principe ‘Manage by Exception’ vinden we overalin PRINCE2 terug. Met name in de thema’s ‘Plannen ‘en‘Voortgang’ en de processen Directing a Project, Con-trolling a Stage en Managing a Stage Boundary.

3.6 Productgerichte aanpak

De algemene term voor de deliverables van een pro-ject is in PRINCE2 “product”. In projecten gaat hetuiteindelijk om resultaten (“deliverables”) en nietom activiteiten! Daarom adviseert PRINCE2 om inde planning uit te gaan van de op te leveren produc-ten. De producten samen bepalen de scope van hetproject (alles wat gerealiseerd moet worden), enzijn de basis voor planning en control.

Door te denken in producten is het eenvoudiger omovereenstemming met de gebruikers te krijgen overhet project: eenduidige omschrijvingen van produc-ten die door gebruikers worden goedgekeurd dra-gen ertoe bij dat het project uiteindelijk bruikbareresulaten, waarmee de Business case gerealiseerdkanworden, tot stand brengt. Voor het de� iniërenvan producten heeft PRINCE2 een handzaam for-maat ter beschikking, de Product Description (Pro-ductbeschrijving) waarmee ieder product eenduidiggede� inieerdwordt.

Dit principe vinden we overal in PRINCE2 terug. Metname in de thema’s ‘Plannen’, ‘Kwaliteit’ en de proces-sen Controlling a Stage en Managing Product Delivery.

Voordelen van een productgerichte benadering zijn:

• Schept een solide basis voor acceptatie;

• Draagt bij aan tevredenheid van gebruikers enopdrachtgevers;

• Onderbouwt alle discussies over scope en wij-zigingen.

3.7 Op maat maken voor de project-omgeving

Bij het toepassen van PRINCE2 kunnen twee foutengemaakt worden: te star, wat leidt tot bureaucra-tisch en mechanisch werken, en te los, wat leidt totPINO: Prince In Name Only…

Het grote voordeel van PRINCE2 is dat de methodegenerieken� lexibelisenontworpenmetaanpassingin het achterhoofd. Op maat maken dient twee doe-len:

1. De methode aanpassen aan de eisen en wensen(en mogelijkheden) van de organisatie waarhet project wordt uitgevoerd. Aansluiting opbestaandeprocessen (bijvoorbeeld � inance, in-koop, HR) zorgt ervoor dat PRINCE2 in de prak-tijk gaat werken;

2. De beheersmiddelen aanpassen aan de schaal,compexiteit en het niveau van risico van het pro-ject. Een project met een budget van miljoenendat zich over een groot aantal landen uitstrektheeft andere rapportage en communicatiebe-hoeften, en heeft een ander niveau van formeelhandelen nodig, dan een project met een be-groting van € 50.000,- dat binnen één afdelingplaatsvindt!

DemanierwaaropPRINCE2speci� iekindecontextvan de organisatie wordt toegepast in een projectwordt opgenomen in de Project Initiation Documen-tation.

Over Principes…

Obey the principles without being bound by them.(Bruce Lee)

He who merely knows right principles is not equal tohim who loves them.

(Confucius)

PRINCE2 BASICSPrincipes


PRINCE2 BASICS Business Case

5. Thema: Business Case

Doel van de Business Case

Ondersteunt het management en in het bijzonder deBusiness Executive (Opdrachtgever) in het nemen vanbeslissingen over het project:

Bij de start:

Is dit een voorstel dat tot een levensvatbaar project zalleiden?

Bij de uitvoering:

Is het project, gezien alle informatie die we nú oververwachte kosten en baten hebben, nog steeds levens-vatbaar?

Na afsluiting:

In welke mate zijn de bene� its die we met het projecthadden willen bereiken daadwerkelijk gerealiseerd?

De Business case

• is een document;

• wordt aan het begin van een project opgesteld;

• wordt gedurende het project bijgewerkt bij be-langrijke beslispunten;

• wordt door het project zelf opgesteld, tenzij eral een Business case aanwezig is (bijvoorbeeldin een programma). In dat geval wordt de Busi-ness case in het proces Initiating a Project ver-der uitgewerkt;

• wordt gebruikt om te beslissen over de voort-gaande levensvatbaarheid van het project.

5.1 De inhoud van de Business case

De Business case geeft inzicht in de manier waaropeenproject zal leiden totbeoogdebene� its.Omdeinhoud van de Business case goed te begrijpen is hetnodig om een onderscheid te maken tussen:

OutputDe tastbare en niet tastbare producten (“deliver-ables”) van het project.

Eindresultaat-(Outcome)Het resultaat van de verandering die ontstaat doorhet gebruiken van de producten.

Bene� itEen meetbare verbetering die voortvloeit uit eenoutcome, die door één of meer van de stakeholdersals voordelig wordt ervaren.

De samenhang tussen output, eindresultaat en be-ne� itskanjealsvolgtweergeven:

4. Introductie PRINCE2 Thema’s

Een thema geeft antwoord op de vraag “HOE moetik iets doen”. Ongeacht de methode van projectma-nagement zal elke professionele projectmanager ineen project moeten organiseren, wijzigingen moetenmanagen etc. De zeven Thema’s van PRINCE2 geveneen praktische benadering van de manier waaropdit het beste kan. De manier waarop PRINCE2 dezethema’s behandelt is op een geïntegreerde manieren in samenhang met de Processen van PRINCE2.

De zeven Thema’s zijn:

Business-Case

Is het idee dat aan dit project ten grondslagligt voldoende om een investering te doen?Blijft gedurende de loop van het project de beslissingom te investeren valide?

Organisatie (Organization)

Welke rollen en verantwoordelijkheden onderkennenwe in het project? Hoe schakelen we het lijnmanage-ment van de organisatie op de juiste manier in? Hoeregelen we de samenwerking tussen Project Manageren uitvoerders, intern en extern?

Kwaliteit (Quality)

Hoe zorgen we ervoor dat het project inderdaad pro-ducten oplevert die aan de eisen en wensen van degebruikers zullen gaan voldoen? Hoe gaan we van deinitiële, vaak vage voorstellingen van resultaten, naarspeci� icatiesdiehelderweergevenwatgewenstis,enhoe zorgt het project ervoor dat deze ook werkelijkontwikkeld en opgeleverd worden?

Plannen (Plans)

Plannen zijn de basis voor alle beheersing in een pro-ject. Welke soorten plannen zijn er, wat moet in eenplan, en welke technieken kan een projectmanager ge-bruiken om plannen te ontwikkelen?

Risico (Risk)

Projecten hebben bijna altijd meer risico dan “gewone”lijnactiviteiten. Hoe kan projectmanagement de onze-kerheden die met het project samenhangen beheersen?

Wijziging (Change)

Elk project krijgt te maken met onverwachte gebeurte-nissen, waaronder wijzigingsverzoeken en kwaliteits-problemen. Het thema Wijziging geeft algemene richt-lijnen voor de manier om hiermee om te gaan.

Voortgang (Progress)

Elk project werkt volgens plannen. Het thema Voort-gang geeft richtlijnen voor het goedkeuren van plan-nen, het monitoren van voortgang tegenover eenvastgesteld plan, en geeft aan hoe te handelen als deuitvoering afwijkt van een goedgekeurd plan.

PRINCE2 BASICS Business Case

PRINCE2 BASICS


Business Case

Fig.3. SamenhangtussenOutputs,OutcomesenBene� its

Zoals je ziet zijn er ook ongewenste effecten diekunnen resulteren in disbene� its. De Business casewordt gewoonlijk in een document vastgelegd. Hoe-wel elke organisatie hiervoor zijn eigen standaardkan gebruiken moet een Business case de informa-tie bevatten die in het door PRINCE2 voorgesteldetemplate is weergegeven (zie pagina 11).

Het resultaat van een training PRINCE2 is een deel-nemer die het examen heeft afgelegd. De output vandetrainingisdus“Opgeleideengecerti� iceerdemede-werker”. Hierdoor functioneert deze medewerker veelbeter in haar rol als Project Manager. Dit is een outco-me. Door het betere functioneren van deze opgeleideprojectmanager is het project in de ogen van de klantbeter stuurbaar geworden en is er geen onenigheidover betalingen, de facturen worden op tijd voldaan,watbijdraagttoteenbeterecash� lowvandeaannemervan het project. Dit is een bene� it!

5.2 Ontwikkeling van de Bussines Case

In PRINCE2 is de Business case niet statisch, maarwordt deze bijgewerkt wanneer dit nodig is met demeest recente gegevens. Dit is het verstandig toe-passen van voortschrijdend inzicht: wanneer hetduidelijk wordt dat een project geen baten meer zalopleveren kan het soms beter zijn het project nietvoort te zetten!

Hieronder wordt aangegeven op welke punten inhet project de Business case wordt opgesteld en bij-gewerkt:

Ontwikkelen van de Business case

De Business Executive2 (zie hoofdstuk 6.2.3) is verant-woordelijk voor de Business case (maar hoeft dezenatuurlijk niet zelf te schrijven). Een Business caseop hoofdlijnen (outline Business case) kan vooraf-gaand aan het project opgesteld worden tijdens het

2 De volledige naam voor de rol is “Business Executive”.Het is gebruikelijk dit af te korten tot “Executive”.

proces Starting up a Project (zie hoofdstuk 13), uit-gaande van het projectmandaat. Deze Business caseop hoofdlijnen is input voor de eerste beslissing vande Project Board in het proces Directing a Project(zie hoofdstuk 14.1).

5.3 Onderhouden en beoordelen van deBusiness case

De Project Board beoordeelt de Business case op devolgende momenten in het proces Directing a Pro-ject:

MomentActiviteit ProjectBoard in Directinga Project

Na a� loop van het pro-ces Starting up a Project

Projectinitiatie autori-seren

Na a� loop van het pro-ces Initiating a Project

Project autoriseren

Bij het beoordelen vanFase- of een ExceptionPlan

Fase -of Exception Planautoriseren

Bij het afsluiten van hetproject na het procesClosing a Project

Projectafsluiting autori-seren

De Projectmanager wordt geacht de Business case teonderzoeken en bij te werken:

• Als onderdeel van Risico Beoordeling bij het be-oordelen van Risico’s en Issues;

• Aan het eind van elke fase om te zien of onder-delen van de Business case (bijvoorbeeld tijd/kosten/bene� its)bijgesteldmoetenworden;

• Tijdens de laatste fase om te onderzoeken hoehet project heeft gepresteerd tegenover de ver-wachtingen en om te bezien hoe waarschijnlijkhet is dat de outcomes zullen leiden tot de be-oogdebene� its.

Debene� itsbevestigen

De reden om het project te ondernemen is dat deorganisatie Bene� its verwacht. Daarom dringt PRIN-CE2 erop aan zo snel mogelijk vast te stellen welkebene� itsgerealiseerd zijn. Aan het eind van elke uit-voeringsfase dient de Project Manager aan te gevenwelke bene� its al gerealiseerd zijn. Het realiserenvan de bene� its is de verantwoordelijkheid van deSenior User, het toezien op de realisatie is de verant-woordelijkheid van de Business Executive.

Omdat na beëindiging van het project de project-organisatie opgeheven zal worden dringt PRINCE2erop aan dat in een Bene� itsReviewPlanvastgelegdwordt welke reviews er na a� loop van het project

PRINCE2 BASICSBusiness Case

Meetbaar Benefit

Strategisch doel

Gewenst EindresultaatNeveneffect

Disbenefit

Veranderingin organisatie

Project Resultaten


PRINCE2 BASICS Organisatie

6. Thema: Organisatie

Uitgangspunten en Kernbegrippen

• Organiseer op basis van drie belangen;

• Organiseer in lagen;

• Scheid uitvoering van managen en sturen;

• Scheid toezicht van beslissen;

• In het project is sprake van Klant(en) (Customer)en Leveranciers(s) (Supplier).

Project-Management Team:

Project Board + Project Manager + Team Manager(s) +Project Assurance + Change Authority + Project Sup-port.

Project Board:

Executive + Senior User(s) + Senior Supplier(s).

Project Assurance:

Alle leden van de Project Board kunnen toezicht op as-pecten van het project delegeren.

Change Authority:

Groep of persoon aan wie de beslissing over wijzigin-gen (changes) in een project is gedelegeerd.

Project Support:

Groep of persoon aan wie de Project Manager taken ophetgebiedvanadministratie,logistiekencon� iguratiemanagement kan uitbesteden.

In het organiseren van het project gaat PRINCE2 vanhet volgende uit:

• Er zijn drie primaire belangen die in het projectvertegenwoordigd moeten worden;

• In een project organisatie is er sprake van “rol-len”, niet van functies;

• Beslissen en beoordelen kunnen gescheidenworden;

• Gedurende het project moeten rollen beoor-deeld worden om te zien of er bijstelling van deprojectorganisatie nodig is.

6.1 Drie belangen

In het project moeten drie belangen vertegenwoor-digd zijn:

Business-(organisatie,,-bedrijf)Om te zorgen dat alleen projecten starten die vol-doen aan een behoefte van de organisatie moet hetzakelijk belang in het project vertegenwoordigd zijn.Vanuit zakelijk belang moet ook gekeken worden ofhet project “value for money” levert.

gehoudenzullenwordenomdebene� itsmeten.HetBene� itsReviewPlanwordtopgesteldinhetprocesInitiating a Project (zie hoofdstuk 15.2).

Business Case

Samenvatting voor de opdrachtgeverManagement heeft het druk, maak het ze makkelijk!

RedenenAchterliggende drijfveren voor het project: Welke be-hoefte heeft de organisatie? Verplicht(wettelijke maatre-gelen, Jaar 2000, ...)? Voortvloeiend uit programma?

AlternatievenWelke mogelijkheden hebben we onderzocht om aan debehoefte die onder Redenen is genoemd te voldoen?Het is niet de bedoeling altijd de meest voor de handliggende oplossing te kiezen voor een probleem! Waaromis het voorgestelde project de beste manier om aan debehoeften te voldoen?Er zijn tenminste altijd drie opties:• Doe niets ;• Doe zo min mogelijk ;• Doe iets.

Verwachte benefi tsEen lijst van alle te verwachten benefi ts, liefst gekwan-tifi ceerd (en dat maakt vaak een nulmeting nodig…). Benefi ts moeten:• In lijn zijn met organisatiedoelstellingen;• Gerelateerd zijn aan benoemde outputs en outcomes

van het project;• Liefst gekwantifi ceerd zijn (met tolerantie);• Toegewezen aan personen/groepen die ze moeten

behalen.

Verwachte-dis-benefi tsHet is niet verstandig de ogen te sluiten voor eventuelenadelen van een verandering!

TijdschemaHoe lang duurt het project? Hoe lang moeten we investe-ren? Wanneer kunnen we opbrengsten verwachten? Wat iseerst mogelijke start/afrondingsdatum?

KostenWelke investeringen zijn met het project gemoeid?

InvesteringsbeoordelingWegen de kosten tegen de baten op? Hoeveel zijn detoekomstige kosten voor onderhoud en in bedrijf houden?Wat is de waarde van toekomstige opbrengsten vergele-ken met de investering nu? Kunnen we de kosten uit decashfl ow betalen of moeten we lenen?

Belangrijkste-risico’sWelke risico’s kunnen we op voorhand benoemen?

PRINCE2 BASICS Organisatie


PRINCE2 BASICS Closing a Project

Het proces CP zorgt ervoor dat dit allemaal geregeldwordt.

19.1.1 Geplande afsluiting voorbereiden

Bij het afsluiten van het project moet de Project Ma-nager ten eerste kunnen vaststellen of alle beoogdedoelen zijn behaald. Daarvoor moet hij:

• Het Project Plan bijwerken met de actuals vanhet project;

• Vaststellen dat alle producten zijn opgeleverden zijn geaccepteerd volgens de vastgesteldekwaliteitscriteria, of dat er concessies zijn ver-leend;

• Vaststellen dat het project alles heeft opgele-verd wat in de Project Product Description (ziepagina 20) is vastgelegd;

• Toestemming verzoeken om aan de organisatie(of het programma) aan te geven dat de resour-ces van het project vrijgegeven kunnen worden.

Voor het verkrijgen van een overzicht over de sta-tus van alle producten van het project kan de Pro-jectManageraandecon� iguratiebeheerdervanhetproject verzoeken om een Product Status Accountte maken (zie pagina 28). Dit is een overzicht datgegenereerd wordt vanuit de Con� igurationItemRe-cords (zie pagina 27), waarin van elk product destatus is aangegeven.

19.1.2 Voortijdige afsluiting voorbereiden

Ook een project dat voortijdig wordt beëindigd moetzorgvuldig worden afgesloten. Hiermee wordt be-reikt dat in ieder geval duidelijk wordt wat er wél isbereikt en welke stappen er genomen moeten wor-den uitgaande van de situatie na het einde van hetproject, en dat er een overzicht over de � inanciëlesituatie van het project ontstaat.

19. Closing a Project / Afslui-ten van een Project (CP)

Elk project hoort zorgvuldig afgesloten te worden,ook als het tussentijds beëindigd wordt. Aan heteind van het project moeten de formele opleveringen acceptatie van de producten geregeld worden, enmoet zeker gesteld worden dat de producten inder-daad in gebruik genomen en onderhouden kunnenworden.

Alle uitstaande restpunten die uit het Issue Registerbekend zijn, moeten geadresseerd worden.

Ten slotte moet er een overzicht van de status vandebene� itsgemaaktworden:welkezijnalbehaald,hoeishetvooruitzichtvandebene� itsdienognietbehaald zijn, en op welke wijze zal in de toekomstonderzocht worden hoe het project als geheel aandebeoogdebene� itsheeftbijgedragen.

19.1 Activiteiten in Closing a Project

Er zijn goede redenen om projecten formeel te be-eindigen en niet sluipend over te laten gaan naar deoperationele situatie:

• Het Projectmanagement Team moet van zijn ta-ken ontheven worden;

• Alle doelen die nog niet behaald zijn kunnen ge-adresseerd worden;

• Het eigendom van de producten moet overgaannaar de klantorganisatie;

• Hulpmiddelen die voor het project gereserveerdzijn moeten vrijgegeven worden zodat ze eldersingezet kunnen worden;

• De boekhouding van het project moet afgeslotenworden en in commerciële omgevingen moet deleverancier vast kunnen stellen wat de winstge-vendheid van het project is geweest.

Fig. 25. Closing a Project(Copyright © AXELOS Limited 2013. Source Managing SuccessfulProjects with PRINCE2® 2009 Edition


PRINCE2 BASICS


Closing a Project

PRINCE2 raadt de volgende acties aan:

• Het Project Plan bijwerken met de actuals vanhet project;

• Een Product Status Account op laten stellenwaaruit duidelijk wordt:

• Welke producten gereed zijn en goedge-keurd en veiliggesteld moeten worden;

• Welke producten in ontwikkeling zijn;

• Voor welke producten concessions zijn ver-leend;

• Welke producten nuttig voor andere projec-ten kunnen zijn.

• Vaststellen welk werk er nodig is om productendie gedeeltelijk gereed zijn zo ver af te maken alsnodig om ze voor verval te behoeden;

• Toestemming verzoeken om de aan de organi-satie (of het programma) aan te geven dat deresources van het project vrijgegeven kunnenworden.

19.1.3 Producten overdragen

Uiteindelijk zullen alle producten die het projectmoet opleveren bij de gebruiker terecht moeten

komen, en moet worden vast-gesteld of er na het project nogactiviteiten uitgevoerd moetenworden om het werk af te maken.

PRINCE2 onderscheidt geen “na-zorgfase”, maar adviseert om ertijdens het proces CP voor te zor-gen dat alle activiteiten die nodig

zijn om ondersteuning en onderhoud in te regelenbelegd zijn.

In deze activiteit moet het project:

• Vervolgacties voorbereiden voor het oplossenvan alle openstaande issues die betrekking heb-ben op producten;

• HetBene� itsReviewPlanbijwerkenomzekertestellen dat er activiteiten zijn gepland om bene-� itstemetendiepasnaa� loopvanhetprojecttotstand kunnen komen;

• Borgen dat de voorwaarden voor operationeelgebruik, onderhoud en support zijn ingevuld,met name voor de korte termijn. Hieronder kanook het afsluiten van onderhoudscontractenvallen;

• Acceptatie krijgen van de afdelingen die onder-houd en support uitvoeren;

• Formele acceptatiedocumenten hiervoor krij-gen.

19.1.4 Project evalueren

Eén van de principes van PRINCE2 is “Leren van er-varingen”. Aan het eind van het project is het tijd omop het project terug te kijken, het eindverslag voorhet project te schrijven, en te inventariseren welkelessen uit het project getrokken kunnen worden.Hiervoor stelt de Project Manager twee documentenop: het End Project Report en het Lessons Report.

End Project Report

(Projecteindrapport)

Rapport van de Project ManageDe toelichting van de Project Manager

Review van de Business case• Al behaalde benefi ts;• Verwachte benefi ts na het project;• Verwachte netto benefi ts voor het project;• Verschil in benefi ts t.o.v. Business case.

Review van de projectdoelstellingen• Een overzicht van de prestaties van het project ten

opzichte van de doelen die zijn vastgelegd in de PID.Hierbij hoort ook het fi nanciële overzicht van het project!

• Effectiviteit van de gebruikte controls en de toege-paste strategieën.

Review van de teamprestatie

Review van producten• Kwaliteitsrecords;• Goedkeuringsrecords;• Afwijkingen van de specifi caties;• Overzicht van aanbevelingen voor vervolgacties.

Lessons Report

19.1.5 Projectafsluiting aanbevelen

Ten slotte stelt de projectmanager de Project Boardervan op de hoogte dat het project gesloten kanworden. Het blijft uiteraard aan de Project Board omhier al dan niet mee accoord te gaan.

De laatste activiteiten van de Project Manager zijn:

• Aan de hand van de Communication Manage-ment Strategy bepalen wie van het einde van hetproject op de hoogte gesteld moeten worden;

• Alle registers afsluiten;

• Alle informatie van het project archiveren zodateen toekomstige audit mogelijk wordt;

• De “ProjectClosureNoti� ication”(Aankondigingvan afsluiting” ) naar de Project Board sturen.

PRINCE2 BASICSClosing a Project



De laatste assurance verantwoor-delijkheid van de Project Boardis zich ervan te vergewissen datinderdaad aan alle voorwaardenom het project te kunnen afslui-ten voldaan is. Dan kan de ProjectBoard zijn laatste beslissing ne-men: Projectafsluiting autoriseren(zie hoofdstuk 14.1.5).

Lessons Report

(Leerpuntenrapport)

Samenvatting voor de opdrachtgever

Scope van het rapportGeef aan of dit het eindrapport is of een tussenrapportaan het eind van een fase.

Review van wat goed ging, wat er slecht ging ten aan-zien van:• Het gebruik van PRINCE2;• Specialistische methoden en technieken;• De toegepaste strategieën (risico, kwaliteit, confi gu-

ration management;• Kengetallen voor produktie en QA-werk.

Een review van nuttige metingen

Specifi eke lessen• Gebeurtenis;• Effect;• Oorzaken;• Waren er signalen die erop wezen dat dit zou

gebeuren?• Was de gebeurtenis als risico onderkend?• Aanbevelingen.


PRINCE2 Basics Inleiding in PRINCE2 - examenvragen.nl · examen PRINCE2 Foundation. Intellectueel...

Documents

Transcript of PRINCE2 Basics Inleiding in PRINCE2 - examenvragen.nl · examen PRINCE2 Foundation. Intellectueel...