PRESUPUESTO

DEFINICION DE PRESUPUESTO:

Se le llama presupuesto al cálculo

y negociación anticipado de los

ingresos y gastos de una actividad

económica (personal, familiar, un

negocio, una empresa, una oficina,

un gobierno) durante un período,

por lo general en forma anual.1 Es

un plan de acción dirigido a cumplir

una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que

debe cumplirse en determinado

tiempo y bajo ciertas condiciones

previstas, este concepto se aplica

a cada centro de responsabilidad

de la organización.

CONCEPTO DE PRESUPUESTO:

Es una herramienta que permite

hacer un estudio anticipado de las

distintas áreas de una organización

para planear su crecimiento o de

una familia para cumplir sus metas.

USUARIOS INTERNOS

El enfoque contemporáneo de

sistemas se concentra en la

interdependencia de las partes de

una organización y la

interdependencia de la

organización con el medio

ambiente.

La información interna es

suministrada por las diferentes

áreas funcionales:

Ventas: Se encarga de suministrar

la información referente a los

ingresos previstos para el período

que abarca el presupuesto,

comprende los ingresos por

ventas a crédito y contado.

Producción: Los costos y gastos

incurridos en la producción de

bienes o servicios a producir

durante el período presupuestario.

Mano de Obra Directa, Mano de

Obra Indirecta, Materiales Directos

e Indirectos, Costos de

Mantenimiento de los equipos y

otros.

Compras: Las inversiones en

equipos, materia prima, materiales

y otros requeridos para llevar a

cabo la producción prevista.

Finanzas: Suministra la

información relacionada con los

bienes de capital a invertir durante

el período que se está

presupuestando e intereses

pagados por capitales obtenidos

en préstamos.

Investigación y

Desarrollo: Erogaciones a efectuar

durante el período correspondiente

para la investigación y desarrollo

de nuevos productos y/o nuevos

mercados con el fin de contribuir

con el crecimiento de la empresa.

La información externa la toma la

empresa de las variables

macroeconómicas imperantes en

el país, tales como: la tasa de

inflación, las fluctuaciones en los

intereses bancarios, el valor del

dólar, las fortalezas y debilidades

de la competencia y otras.

BALANCE

HISTORICO BALANCE

HISTORICO BALANCE

PROYECTADO

PLANES:

CONDICIONES

ECONOMICAS

FUTURAS

AYER

Hechos históricos

reales que fueron o

sucedieron

Atua la contabilidad

como sistema de

acumulación e

información de hechos

económicos

La información real se

resume en estados

históricos financieros

Lo que paso es

irreversible o

modificable

H

O

Y MAÑANA

Hechos deseados que

queremos que sucedan

Aparece el presupuesto

empresarial

Sintetizamos aquellos

hechos que deseamos que

sean en unos estados

financieros proyectados

Lo que esperamos suceda

puede modificarse

ESTADOS FINANCIEROS

PROYECTADOS

HISTORIA PRESENTE FUTURO

PRESUPUESTO VS AREAS FUNCIONALES:

· Ventas y mercadotecnia

· Operaciones, compras y tecnología

· Organización y personal

· Informática, contabilidad y finanzas

Además, existe una quinta función coordinadora de las otras, la función de la dirección general que realiza la administración estratégica de la organización. Estas funciones pueden ser vistas como parte de un proceso de varios pasos: Esta función implica: - Obtener información sobre el mercado. - Segmentarlo en grupos de clientes homogéneos y decidir cuáles son los mercados o segmentos objetivos que la organización busca atraer.

- Crear una mezcla de mercadotecnia: la combinación de variables que la empresa establecerá para satisfacer a su

mercado meta (la mezcla de mercadotecnia consiste de cuatro elementos fundamentales, llamados las cuatro “pes” (P) de la mercadotecnia: el producto o servicio que se va a vender a los clientes, el precio al que se venderá este producto, la promoción y publicidad que se realizará, la distribución (place en inglés) que indica dónde se venderá el producto.

La mezcla de mercadotecnia busca posicionar el producto en la mente de los consumidores en términos de sus características y otras variables que le son importantes en comparación con los productos y servicios de la competencia.

PRESUPUESTO VS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Al comparar resultados reales con los presupuestados, determina variaciones y suministra a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

La figura anterior nos muestra que las etapas de planeación y control, como funciones de la gestión administrativa, se concretan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección, permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. Por lo regular el proceso administrativo y gerencial no es estático; es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en

cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no podrá realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define cómo, por

Qué o para qué se efectúo y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla.

Ventajas del presupuesto:

1-Presiona a que la

alta gerencia defina

adecuadamente

los objetivos básicos de

la empresa.

2-Es un reto que constantemente

se presenta a los ejecutivos de

una organización para ejercitar

su creatividad y criterio profesional

a fin de mejorar la empresa.

3-Facilita la coparticipación

e integración de las diferentes

áreas de la compañía

4-Ayuda a lograr

mayor eficiencia en las

operaciones

5-Obliga a realizar un autoanálisis

periódico

Limitaciones de los presupuestos:

1-Están basados en estimaciones.

2- Debe ser adaptado a los

cambios de importancia que

surjan.

3- Su ejecución no es automática.

4- No debe tomar el lugar de la

administración.

5- Toma tiempo y costo

prepararlos.

6- No se deben esperar resultados inmediatos.

Objetivos del presupuesto: 1-Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

2-Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

3-Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

4-Lograr los resultados de las operaciones

Propósitos del presupuesto:

Unos de los elementos más útiles del control presupuestario es la oportunidad que ofrece para poder realizar una evaluación o síntesis critica del funcionamiento y rentabilidad de cada área funcional de la empresa. Las presiones diarias a las que se ve sometido el gerente de una empresa no le permite realizar un seguimiento coherente de la marcha del presupuesto. Por esta razón hay que potenciar la participación de todos los responsables de la gestión para un correcto seguimiento y supervisión de la política presupuestaria de la empresa. El principio de delegar la responsabilidad para el control de los costes, permite a la dirección un mayor conocimiento de la forma en la cual se utilizan los recursos disponibles. Si cada director de departamento es consciente de su participación y responsabilidad en los presupuestos, será el mejor sistema para conocer el equilibrio de la política de inversiones y de

ganancias de la empresa. De todo ello podemos deducir que el control presupuestario tiene cuatro propósitos específicos: 1) Es una herramienta de planificación para los directores de empresa. 2) Determina que recursos son necesarios disponer y en que invertirlos para lograr los mejores resultados. 3) Es un método que integra los esfuerzos de los componentes de cada centro presupuestario de costes. 4) Los directores de empresa pueden adaptar sus planes respecto a los resultados y las alternativas a introducir como factor correctivo para su obtención. Estos presupuestos están preparados de forma que sirven para ejercitar el control sobre los gastos financieros y de forma desglosada, deben incluir los puntos de gastos en los cuales los gerentes puedan ejercitar su control dentro de un periodo de tiempo determinado. El proceso de

planificación presupuestario tiene cinco fases bien definidas: 1) Preparar los presupuestos de venta basados en los estudios de mercado y utilizando las previsiones de venta del equipo comercial y cualquier otro dato o conjeturas de la Dirección Comercial. 2) Calcular las tarifas de precios de los productos en función de las ventas esperadas y los costes de distribución que deberemos asumir. 3) El departamento de producción informará si los equipos y la mano de obra, disponibles y/u obtenibles pueden respaldar los niveles de venta programadas. 4) Evaluar las inversiones económicas necesarias en función de la política de inversiones y de ganancias de la empresa. 5) Someter estas propuestas a la Dirección General para su aprobación definitiva o la introducción de algunos criterios discrepantes o diferentes en su apreciación. Es necesario comenzar el proceso evolutivo de la empresa con objetivos bien definidos y planificados correctamente y como

retornará a la empresa el capital invertido o cual serían las ventas mínimas a alcanzar a partir de la cual la empresa empieza a ganar dinero o una combinación de dichas medidas. Deberemos dejar claro que los presupuestos son el conjunto de las opiniones de los responsables involucrados en esos presupuestos. Sin embargo, sigue siendo un requisito previo para cualquier proceso de planificación, ofrecer un modelo de cálculo y control permanente que garantice plenamente el cumplimiento de los objetivos que persigue el control presupuestario.

COMO SE CLASIFICAN COBERTURA

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos: A corto plazo, Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos. A largo plazo, En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha

contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno + cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando los restantes. Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.

SEGÚN EN EL SECTOR EN EL

CUAL SE UTILICEN

Públicos

Son aquellos que realizan los

Gobiernos, Estados, Empresas

Descentralizadas, etc., para

controlar las finanzas de sus

diferentes dependencias. En estos

se cuantifican los recursos que

requieren la operación normal, la

inversión y el servicio de la deuda

pública de los organismos y las

entidades oficiales.

Privados

Son los presupuestos que utilizan

las empresas particulares como

instrumento de su administración.

Clasificación de los Presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de

vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el

campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.

Según la flexibilidad: Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por

meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán

durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos

METODOLOGIA DE LA

PRESUPUESTACION

Labor de Concientización

Organización del trabajo

presupuestal Etapas de la

preparación del presupuesto

Evaluación del entorno Existen dos

tipos de variables que afectan de

manera significativa el desempeño

de la empresa Determinación de

Características Empresariales

Áreas del conocimiento empleadas

para presupuestar Metodología

para la elaboración del

presupuesto Áreas críticas del

presupuesto Niveles Nivel

Operativo Recae la ejecución de

los planes de la dirección en

materia fabril Nivel Administrativo

Definen el horizonte comercial y

financiero de la empresa Objetivos

cuantificables, claros y alcanzables

La planeación de los presupuestos

no debe ser inflexible Proponer un

conjunto de alternativas,

estudiarlas y seleccionar las más

favorables Labor de

concientización Pautas para la

concientización Situación

Financiera Eficiencia y

productividad Políticas Gerenciales

Actualización Tecnológica Permite

determinar las posibilidades reales

de progreso y establecer si las

estrategias competitivas se

sustentaran en el crecimiento de

las operaciones o en la simple

supervivencia Ya que van muy

ligados a los procedimientos

logísticos, estos tienen mucha

influencia en los costos y por ende

en la fijación de los precios La

influencia por el desarrollo

tecnológico industrial sobre los

costos, la intensidad del reproceso

y la calidad de los productos afecta

los presupuestos comerciales La

política de inventarios se refleja en

los presupuestos de compras y

producción y las políticas de

salarios y de crédito se expresaran

presupuestalmente en los valores

de la nómina, la comercialización y

los flujos monetarios Variables

controlables Objetivos

PRINCIPIOS DEL

PRESUPUESTO

Independientemente del tipo de

presupuesto que se prepare, se

aplican ciertos principios

generales. En primer lugar, el

apoyo de la gerencia es vital para

el éxito del programa

presupuestado. A pesar de que

ésta podría no darse cuenta del

papel tan importante que juega en

la presupuestario, su posición

respecto a la misma trasciende

pronto al resto de la empresa. Si

consideran que el presupuesto es

un proceso mecánico que se debe

realizar lo más rápidamente

posible, es probable que los

empleados presten menos

atención a la preparación del

presupuesto.

3. El proceso de presupuestario

fracasará también si la gerencia

considera los presupuestos como

algo para echar la culpa de todo.

Por el contrario, si se considera

que el presupuesto es un medio

excelente de planificación y

desempeña un papel activo en la

ejecución de los mismos, es más

probable que la empresa obtenga

todos los beneficios que ofrece

este proceso.

4. PRINCIPIOS DEL

PRESUPUESTO 1) Programación:

Se desprende de la propia

naturaleza del presupuesto y

sostiene que éste (el presupuesto)

debe tener el contenido y la forma

de la programación. a. Contenido:

Establece que deben estar todos

los elementos que permitan la

definición y la adopción de los

objetivos prioritarios. b. Forma: En

cuanto a la forma, con él deben

explicitarse todos los elementos de

la programación.

5. Respecto de la forma

mediante este principio se sostiene

que deben contemplarse todos los

elementos que integran el

concepto de programación; Es

decir que deben expresarse

claramente los objetivos concretos

adoptados: El conjunto de

acciones necesarias para alcanzar

dichos objetivos. Los recursos

humanos. Materiales y otros

servicios que demanden dichas

acciones y para cuya movilización

se requieren determinados

recursos monetarios.

6. 2) Integralidad: En la actualidad,

la característica esencial del

método de presupuesto por

programas, está dado por la

integralidad en su concepción y en

su aplicación en los hechos. El

presupuesto debe ser: Un

instrumento del sistema de

planificación; El reflejo de una

política presupuestaria única; Un

proceso debidamente vertebrado;

Un instrumento en el que debe

aparecer todos los elementos de la

programación.

7. 3) Universalidad: Dentro de este

postulado se sustenta la necesidad

de que aquello que constituye

materia del presupuesto debe ser

incorporado en él. En la

concepción tradicional se

consideraba que este principio

podía exponerse cabalmente bajo

la de la existencia de fondos

extrapresupuestarios.

8. 4) Exclusividad: En cierto modo

este principio complementa y

precisa el postulado de la

universalidad, exigiendo que no se

incluyan en la ley anual de

presupuesto asuntos que no sean

inherentes a esta materia. Ambos

principios tratan de precisar los

límites y preservar la claridad del

presupuesto, así como de otros

instrumentos jurídicos respetando

el ámbito de otras ciencias o

técnicas.

9. 5) Unidad: Este principio se

refiere a la obligatoriedad de que

los presupuesto de todas las

instituciones del sector público

sean: Elaborados. Aprobados.

Ejecutados. Y evaluados con

plena sujeción a la política

presupuestaria única definida y

adoptada por la autoridad

competente, de acuerdo con la ley,

basándose en un solo método y

expresándose uniformemente.

10. 6) Acuciosidad: para el

cumplimiento de esta norma es

imprescindible la presencia de las

siguientes condiciones básicas en

las diversas etapas del proceso

presupuestario: Profundidad,

sistema y organicidad en la labor

técnica, en la toma de decisiones,

en la realización de acciones y en

la formación y presentación del

juicio sobre unas y otras, y

Sinceridad, honestidad y precisión

en la adopción de los objetivos y

fijación de los correspondientes

medios; en el proceso de su

concreción o utilización; y en la

evaluación de nivel del

cumplimiento de los fines, del

grado de racionalidad en la

aplicación de los medios y de las

causas de posibles desviaciones.

11. 7) Claridad: Este principio tiene

importancia para la eficiencia del

presupuesto como instrumento de

gobierno, administración y

ejecución de los planes de

desarrollo socio-económicos. Es

esencialmente de carácter formal;

si los documentos presupuestarios

se expresan de manera ordenada

y clara, todas las etapas del

proceso pueden ser llevadas a

cabo con mayor eficacia.

12. 8) Especificación: Este

principio se refiere, básicamente, al

aspecto financiero del presupuesto

y significa que, en materia de

ingresos debe señalarse con

precisión las fuentes que los

originan, y en el caso de las

erogaciones, las características de

los bienes y servicios que deben

adquirirse. La especificación

significa no sólo la distinción del

objetivo del gasto o la fuente del

ingreso, sino además la ubicación

de aquellos y a veces de éstos,

dentro de las instituciones, a nivel

global de las distintas categorías

presupuestarias, y, en no contados

casos, según una distribución

espacial.

13. 9) Periodicidad: Este principio

tiene su fundamento, por un lado,

en la característica dinámica de la

acción estatal y de la realidad

global del país, y, por otra parte, en

la misma naturaleza del

presupuesto. A través de este

principio se procura la

armonización de dos posiciones

extremas, adoptando un período

presupuestario que no sea tan

amplio que imposibilite la previsión

con cierto grado de minuciosidad,

ni tan breve que impida la

realización de las correspondientes

tareas.

14. 10) Continuidad: Esta norma

postula que todas las etapas

década ejercicio presupuestario

deben apoyarse en los resultados

de ejercicios anteriores y tomar, en

cuenta las expectativas de

ejercicios futuros.

15. 11) Flexibilidad: A través de

este principio se sustenta que el

presupuesto no adolezca de

rigideces que le impidan

constituirse en un eficaz

instrumento de: Administración,

Gobierno y Planificación. Para

lograr la flexibilidad en la ejecución

del presupuesto, es necesario

remover los factores que

obstaculizan una fluida realización

de esta etapa presupuestaria,

dotando a los niveles

administrativos, del poder

suficiente para modificar los

medios en provecho de los fines

prioritarios del Estado.

16. 12) Equilibrio: Este principio se

refiere esencialmente al aspecto

financiero del presupuesto aun

cuando éste depende en último

término de los objetivos que se

adopten; De la técnica que se

utilice en la combinación de

factores para la producción de los

bienes y servicios de origen

estatal; De las políticas de salarios

y de precios y en consecuencia,

también del grado de estabilidad

de la economía.

17. Es cuando necesitamos

“información para tomar una

decisión, que nos damos cuenta de

la calidad de la información que

producimos.”

Las cuatro fases del ciclo

presupuestario

El ciclo presupuestario consiste en

un proceso mediante el cual las

empresas, en su mayoría

gubernamentales, asignan

recursos para un

determinado período anual. Los

gobiernos, desde el federal hasta

los municipales, siguen el mismo

proceso general llamado ciclo

presupuestario que consta de

cuatro fases principales:

preparación y petición, aprobación

legislativa, aplicación y ejecución,

control y análisis.

Preparación y solicitud

La primera fase del ciclo

presupuestario consiste en

preparar y solicitar un presupuesto.

Normalmente, un comité de

personas presenta la propuesta.

Este comité puede ser nombrado

por el Poder Ejecutivo o puede ser

un subconjunto que proveniente de

la rama legislativa. Una vez que el

comité haya evaluado los

presupuestos anteriores,

considerará los gastos previstos,

confirmará los recursos

disponibles, elaborará una

propuesta de presupuesto y la

presentará a la legislatura para su

aprobación.

Aprobación legislativa

Por lo general, la legislatura tiene

la facultad de aprobar o rechazar

un presupuesto. Una vez que el

proyecto lo ha recibido el poder

legislativo, es tarea de los

legisladores revisarlo y votarlo. Si

el presupuesto es aprobado, pasa

a la fase de ejecución. Si es

rechazado, se enviará al comité de

presupuestos para que se revise y

vuelva a enviarse.

Aplicación y ejecución

Una vez que el presupuesto haya

sido aprobado, corresponde

al Poder Ejecutivo implementar y

ejecutar el presupuesto. Esto

consiste, primordialmente, en

distribuir los recursos

presupuestarios a los destinatarios

que se encuentran dentro del

gobierno.

Auditoría y revisión

Por último, un presupuesto se

audita y revisa según criterios

preestablecidos. Se evalúa la

eficacia del presupuesto y su uso

eficiente para orientar las futuras

decisiones presupuestarias.

AREAS FUNCIONALES

CONTABILIDAD Y COSTOS

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

COMPRAS Y SUMINISTROS

PRODUCCION

COMERCIALIZACION Y VENTAS

Detecta el inventario o balance de la empresa en un periodo.

Esta área presupuesta para el control de la liquidez y rentabilidad

Administración de materia prima para la producción.

Transformación de materia prima e insumos en producto terminado.

Detectar, captar asegurar, mantener y acrecentar el mercado Distribución eficiente y al precio más conveniente.

Balances. Análisis financiero: solvencia, índices y razones de liquidez.

Requisitos del cargo.

Detecta el presupuesto que se requiere para el proceso hasta que el material es incorporado al producto.

Presupuesto para diseño.

Estudios de mercado.

Estados de resultados.

Presupuesto de caja.

Selección Control inventarios.

Selección de maquinaria y equipo.

Producto

Estados contables.

Análisis económico presupuesto operacional.

Inducciones.

Lote económico de compra.

Estudio de métodos de trabajo.

Precio y cantidad demandad

Costos artículos a pedido.

Análisis de punto de equilibrio.

Previsión seguridad y bienestar social.

Distribución de planta.

Producción de ventas: publicidad y ventas

Rentabilidad en productos.

Evaluación y proyectos.

Remuneraciones.

Equilibrio de línea.

Canales de distribución de ventas: venta directa, distribuidor mayorista, minoristas, locales comerciales

Capacitaciones.

Control de calidad.

Ascensos Mantenimiento de maquinaria y equipo.

Comunicaciones.

AREAS

ADMINISTRATIVAS