Présentation genève 20130617

Click here to load reader

  • date post

    22-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    123
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Présentation genève 20130617

  • 1. Vers une intgration complte desstandards de description du Conseilinternational des Archives ?Rflexions autour du processusdcisionnel du Conseil dEtat valaisanAlain Dubois, Tobias WildiForum des archivistes genevois 17 juin 2013

2. Introduction hypothse de dpartLa qualit des archives lectroniques dpend de la qualit des donneset des mtadonnes que lon peut extraire des systmes de gestion delinformation un principe : le concept de gestion continue des documentsBDliminationVersementRceptionCrationLettreEmailFaxUtilisationDestructionconfidentielleet cologiqueConservation dfinitive aux ArchivesConservation temporaire dans les locauxchance de la durede conservation dansles locaux 3. Introduction domaine du records management publication dun Guide de gestion des documents dmatrialisation progressive des processus dactivits processus dcisionnel du Conseil dEtat (2011) dossiers soumis la signature des chefs de dpartement (2013) mise en place dun systme de records management lectronique Chancellerie dEtat (2012-2013) Service parlementaire (2012-2013) Service de la culture (2013) Service de lagriculture (2013) 4. Introduction domaine de larchivage lectronique mise en place dune plate-forme de prennisation et darchivageconforme aux standards internationaux (ouverte en mai 2011) projets raliss collections numriques et numrises du Service de la culture publications officielles des autorits cantonales et communales projets en cours processus dcisionnel du Conseil dEtat dossiers des ouvrages dart excuts pices justificatives du registre foncier 5. Introduction systme de prparation et de conduite des sances duConseil dEtat valaisan objectifs amliorer laccs aux dossiers et aux documents amliorer la rapidit et la fluidit du processus garantir la traabilit du processus amliorer la gestion des dossiers garantir la conservation long terme des dossiers 6. Introductiondun processus dcrit un processus informatis 7. Introduction droulement du projet (2010-2011) suivi du projet assur par une direction oprationnelle mise en production en avril 2011 250 utilisateurs 150 dossiers traits par semaine en moyenne 8. Introductionun systme de records management une plate-forme darchivageun standard dchange 9. La Metadata Map la Metadata Map est issue de la combinaison dunmodle de donnes emprunt au modle derfrence OAIS 10. 10information de reprsentationobjet de donnesinformation de prennisationinformation de descriptionformats de fichiersPronomPremis Data DictionaryEADEACproto-EAFMETS et des normes et standards existants dcrit dans le Matterhorn METS Profileinformation dempaquetage 11. La Metadata Map information de description exemple de case (systme de records management lectronique)Comment ?Quoi ?Quoi ?Qui ? 12. La Metadata Map information de description le processus dcisionnel du Conseil dEtat peut se dcliner entrois questions Qui ? Service metteur, secrtariat de dpartement, chef de dpartement,Chancellerie dEtat, Conseil dEtat Quoi ? Un dossier progressivement constitu tout au long du processus Comment ? Prparation du dossier, validations internes et pravis,dcision, diffusion. Selon le type de dossier, le processus est plus oumoins variable 13. La Metadata Map information de description auxquelles rpondent trois standards de description duConseil international des Archives Qui? ISAAR (CPF) EAC Quoi? ISAD(G) EAD Comment? ISDF proto-EAF 14. La Metadata Map rflexions lies au proto-EAF structure qui se base sur lEAD et lEAC comme ils existentaujourdhui exemple dencodage partir du processus dcisionnel duConseil dEtat 15. processus dcisionnel du Conseil dEtat dcrit en proto-EAFLa Metadata Map rflexions lies au proto-EAF 16. Lencodage en EAF se structure selon les diffrentes zones delISDF: Control (Function description identifier) Identity (Type, Authorised form(s) of name) Context (Dates, Description, Legislation) Relationships (Identifier of the related function, Relation category) Description hirarchise et rcursive (comme lEAD) Mandat, fonction, processus Etape, sous-fonction ActivitLa Metadata Map rflexions lies au proto-EAF 17. La descrip+on hirarchique 18. 19. 20. 21. testouinonF_ID_04F_ID_02_01 22. Evaluation des donnes et des mtadonnes (grille danalyse) Quoi ? contenu (dossiers et fichiers) mtadonnes descriptives (case, dossiers et fichiers) Qui ? groupes dutilisateurs (rles) droits daccs (dure de protection) Comment ? lments du processus ncessaires la comprhension du dossierLa Metadata Map cas pratique 23. Exemple de SIP complet encod en XML (fichier METS) sur labase du Matterhorn METS Profile Mtadonnes descriptivesEn-tteMtadonnes de prservationFichiersCarte de structureLa Metadata Map cas pratique 24. Quoi ? Information de description encode en EAD (dossiers et fichiers) La Metadata Map cas pratique 25. Quoi ? Qui ? Comment ? Information de prennisation encode en Premis Section ObjetSection EvnementSection AgentSection DroitsLa Metadata Map cas pratique 26. Quoi ? identification des objets dans la section Objet La Metadata Map cas pratique 27. Qui ? identification des acteurs du processus (rles) dans la section Agent La Metadata Map cas pratique 28. Qui ? identification des droits des acteurs du processus sur les objets dans lasection Rights Quel acteur a quelsdroits sur quel objet ?La Metadata Map cas pratique 29. Qui ? identification des acteurs du processus (rles) dans la section Agent ?La Metadata Map cas pratique 30. ISAAR (CPF) est-il adapt la description des archives lectroniques ? description des collectivits Conseil dEtat Dpartement Service metteur Service central description des acteurs dun processus dactivitLa Metadata Map cas pratique 31. Comment ? identification des tapes-cls du processus dans la section Event La Metadata Map cas pratique 32. Comment ? identification des tapes-cls du processus dans la section Event La Metadata Map cas pratiqueIs part of 33. La Metadata Map : vers une intgration complte des standardsde description du Conseil international des Archives ? ces standards permettent de modliser les mtadonnes autour des3 questions suivantes: Qui constitue le dossier ? Comment leconstitue-t-il ? Que produit-il ? le Matterhorn METS Profile permet dencoder les lments de laMetadata Map dans diffrents schmas XML Qui ? EAC et Premis Agent et Premis Rights Quoi ? EAD et Premis Object Comment ? EAF et Premis Events il ny a pour lheure pas de schma XML unique pour ces standards lEAF doit dsormais tre dvelopp en fonction de la nouvelleversion de lEADConclusion 34. Alain DuboisArchiviste palographeRue des Vergers 71950 Sion+41 27 606 46 [email protected] Tobias WildiIm Langacker 165405 Baden-Dttwill+41 56 470 03 [email protected]