Strategische Personeelsplanning

1

Strategische Personeelsplanning en Onderwijslogistiek

2

Strategische Personeelsplanning / onderwijslogistie k

1.Impact van ontwikkelingen

2.Integraal plannen

3.De oplossing

4.De Businesscase

5.Het project

6.Terugblik

7.Vragen

Leven lang leren

Impact van ontwikkelingen

flexibilisering

CGO Toenameinschrijvingen

FinancieringOCW

Wet- en regelgeving

CGO

Kwaliteit

CGO

Kosten

Student- en docenttevredenheid

Efficiency

Barsten van de bom

Start nieuw studiejaar:

Verwerken last-minute inschrijvingen

Onduidelijkheden in opleidingprogramma’s

Beschikbaarheid juiste expertise (docenten)

Ruimtegebrek in m2 en soort

Slechte kwaliteit roosters

Zorg voor juiste dingen op het

juiste moment op de juiste plaats!

Huidige situatie

Huidige situatie wordt nauwelijks gepland op strate gisch en

tactisch niveau maar veelal geroosterd op operation eel niveau:

1.Informatie niet beschikbaar.

2.Roosteren vanuit het aanbod.

3.Geen optimale bijsturing.

Ideale onderwijsorganisatie

In de ideale onderwijsorganisatie leiden vraag naar (soorten) onderwijs

en studentvoorkeuren tot een beslag op capaciteit w at leidt tot het

vaststellen van een onderwijsaanbod wat weer een im pact heeft op de

voorkeuren van studenten. Dit is een iteratief proc es.

Logistiek systeem

CapaciteitsBeslag

(docenten, lokalen)

AanbodOnderwijs

(opleidingen)

Leervraag(voorkeuren)

APS - Advanced Planning & Scheduling

APS is een term voor softwarematige oplossingen die onder meer door

beschreven logica, het correct omgaan met regels en beperkingen en

ondersteund door wiskundige intelligente (optimalis atie modellen

/routines) ingewikkelde planningsproblemen op kunne n lossen.

Plannen met APS-technologie

Met behulp van APS-technologie is het mogelijk om t e plannen en bij te

sturen (schedulen), rekening houdend met factoren o p strategisch

(lange termijn), tactisch (middellange termijn) en operationeel (korte

termijn) niveau.

Voorkomen is beter dan genezen!

Strategisch

Operationeel

Tactisch

Bijsturing

Planmatige benadering

Beschikbare gebouwen/personeel

Demografische factoren

Lange termijnvoorspellingen

Huisvesting / personeel

Ontwikkeling curriculum

Ingeschreven studenten Type ruimtes/ expertise

Logistieke beperkingen

Ruimteplanning

RoosterOnderwijsproducten

Beschikbare middelen

Leervragen studenten

Bijsturing ZiekmeldingenCalamiteiten

Wet- en regelgeving

Opleidingen

Personeelsplanning

Conclusie

niet roosteren maar integraal plannen!

Scope van de oplossing

Realisatie van optimale inzet en beschikbaarheid va n

docenten, huisvesting en middelen, door:

te plannen op strategisch en tactisch niveau

onderwijsontwikkelingen mee te nemen

rekening te houden met student én docentvoorkeuren

(logistieke) beperkingen direct mee te nemen

scenarioplanning, simulatie en optimalisatie

Is geen roosterpakket!

14

Verwachtingen van de toepassing

1. Management Informatie Systeem, d.w.z. de manager beslist.

2. Personeelsplanning op Strategisch niveau, toekomstige vraag en toekomstig aanbod

3. Optimale planning: de gebruiker geeft aan waarop moet worden geoptimaliseerd.

4. Gaat uit van scenario’s : bijv. introductie nieuwe opleiding/locatie

5. Geen roosterapplicatie; levert dus geen taakverdeling

6. Verschaft informatie op strategisch niveau: bijv opleiding en mogelijkheid tot

omscholing/bijscholing

7. Verschaft inzicht in de consequenties van bepaald e personeelsmutaties

15

Vragen

16

Meerjarenpersoneelsplanning

Matchen van personeelsaanbod in competenties en expertises en de vraag naar personeel op strategisch niveau

Redenen waarom

1. Afstemmen medewerkers aanbod op scenarioplannin g van keuzes

door studenten (onderwijs) en INHolland.

2. Optimalisatie van competenties van medewerkers o rganisatie lange termijn.

3. Beheersbaarheid van personeelsplanning op lange termijn

4. Optimaal gebruik van capaciteiten binnen INHolla nd op lange termijn

5. Betere afstemming tussen financiën en prestaties binnen INHolland

op lange termijn

6. Match tussen vraag (competenties nodig) en aanbo d (docenten,

medewerkers, middelen) op lange termijn.

17

18

Projectdoelen

Verkleinen aantal openstaande vacatures versus over tollige werknemers op

INHolland niveau op langer termijn.

Inzicht aanbod en vraag: Aanbod van de vraag naar d ocenten en medewerkers voor

de komende 4 jaar inzichtelijk maken

Vraag & Aanbod

19

AANBOD

KWALITATIEVE MATCH

(4 jaar /

3 jaar /

2 jaar /

1 jaar)

RAPPORTAGE:

- taaktoedeling

- HRM-kenmerken

- vacatures

- overformatie

- rollen / expertisegebieden

VRAAG

# studenten

Budget

OnderwijsrendementScenario’s

Rollen / activiteiten / expertisegebieden

Docent X

Expertises

Docentenpaspoort

Locatie OmvangHRM-

kenmerken

Naam

taa

kverd

el

ing

besch

ikba

arh

eid

roo

ste

r voo

rkeu

r en

taakbe

last

ing

l ocatievoo

rkeu

ren

Docent Y

Expertises

Docentenpaspoort

Locatie OmvangHRM-

kenmerken

Naam

t aakverd

el

ing

beschik

ba

arh

eid

rooste

rvoo

rkeur e

n

taakbel a

st

ing

l ocatievo

ork

eure

n

Docent W

Expertises

Docentenpaspoort

Locatie OmvangHRM-

kenmerken

Naam

taakverd

el

ing

beschik

ba

ar h

eid

rooste

r voo

r keur e

n

t aakbela

st

ing

locatievo

ork

eure

n

Per jaar een andere view!!!

OPTIMALISATIE

Docent Z

Expertises

Docentenpaspoort

Locatie OmvangHRM-

kenmerken

Naam

taakver d

el

ing

beschik

ba

arh

eid

r ooste

rvoo

rke

ure

n

taakb

ela

st

ing

loca

t ievoo

r ke

ure

n

Onderwijsprogramma’s

Expertises

20

21

Vraag en aanbod van onderwijs

22

Visie

Vanuit een visie klein beginnen met de

focus op toegevoegde waarde

23

Projectopzet

“Het implementatietraject wordt sterk gedreven door interactie met gebruikers. Vooral tijdens de analyse fase en tijdens de fase van iteratief ontwikkelen is de inbreng van gebruikers met kennis van het proces essentieel.” Het totale traject kent 3 maanden analyse, 1,5 maand modeling. Hierbij is de Ab Ovo aanpak bij dergelijke APS trajecten heel sterk gestuurd op budget en time-boxing.”

ImplementatieIteratieve

OntwikkelingModellerenAnalyseOpstart

Go-live Decision Support70% demoProject Kickoff QBA Acceptatie 95% versie

Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 4Fase 3

24

Terugblik op het projectverloop

Project was opgedeeld in fasen

Het project is binnen tijd en budget

afgerond.

Het vervolg bestaat uit :

• Uitrol naar centrale

organisatie

• Het operationaliseren van

de tool zodat deze door

opleidings/infomanagers

gebruikt gaat worden.

25

Terugblik op het projectresultaat

De applicatie is opgeleverd, is

bruikbaar en beschikbaar;

De opleidingsmanagers hebben na

de geplande training in september de

applicatie in gebruik genomen en er

ervaringen mee opgedaan.

FO06

Dia 25

FO06 Welke ervaringen > relateren aan business caseFreek Oosterom; 13-4-2010

26

Vragen

“Planning in Onderwijslogistiek”

Inleiding scope planning

Case: Opleidingen op verschillende locaties

Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op alle oplei dingen inzet?

Case: Opleidingen op verschillende locaties

Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op meerdere l ocaties inzet?

Case: Huisvesting niet volledig benut

Vraag: Wat gebeurt er als ik ruimtes wil vrijmaken?

Case: Inschrijvingen opleiding bedrijfseconomie 10% gestegen

Vraag: Wat is de impact op beschikbaarheid docenten , huisvesting?

Definiëren scenario’s

28

Onderhouden Expertises

29

Handmatig plannen

30

Handmatig plannen

31

Handmatig plannen

32

Toewijzingen

33

Toewijzingen per medewerker

34

•Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.

Handmatig plannen

Handmatig plannen van de laatste groep kan ook met “drag &

drop”.

•Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.

Controle planning

Inplannen laatste groep leidt tot

overcapaciteit bij docent

Alle groepen zijn nu gepland.

De tool