Presentatie elektronisch factureren bij Bouwend Nederland Centric en Van Wijk
56
BIJEENKOMST "ELEKTRONISCH FACTUREREN" 6/14/22
-
Upload
peter-stolk -
Category
Software
-
view
118 -
download
4
Transcript of Presentatie elektronisch factureren bij Bouwend Nederland Centric en Van Wijk
May 2, 2023
BIJEENKOMST "ELEKTRONISCH FACTUREREN"
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
AGENDA
• 09.30: Ontvangst met koffie
• 10.00: Begin programma
– Presentaties Bouwend Nederland, ZET Solutions en Centric
– Praktijkcase Van Wijk Vastgoedonderhoud
– Demonstratie elektronisch factureren en workflow
• 12.00: Afsluiting met broodjes
BOUWEND NEDERLAND
May 2, 2023
BOUWEND NEDERLAND
Elektronisch factureren en ……
4
Joppe Duindam
Rollen:• Verantwoordelijk voor het ICT beleid voor de sector namens BNL
– Wat kunnen leden niet alleen?– Waar hebben ze last van?– Wat staat ze te wachten (op ICT gebied)?
• Projectleider eFactureren BNL• Voorzitter van Simplerinvoicing
5
(her)kent u ze?
6
Digitalisering
7
8
Met wie?
10
Wat? Zeg je?
11
Hoe? Standaarden en afspraken
12
Veiligheid en betrouwbaarheid
13
Integriteit en authenticiteit
14
eFacturering in de bouw en infra
15
Schematisch
16
eFactureren• Ontvangen bespaart veel meer dan verzenden• De waarde op de inkomende facturen is lager• Bouwers ontvangen meer facturen dan ze verzenden
• Transport via e-mail kan, maar is minder veilig• BNL: op den duur wil iedereen veilig eFacturen verzenden en ontvangen• De rijksoverheid eist een veilige factuur
• Per 1 januari 2017 is Efactureren aan de Rijksoverheid verplicht (bij nieuwe contracten)
• Europa stelt eFactureren naar alle overheden verplicht in 2018
17
Toekomstige ontwikkelingen
18
De sector
19
Wat staat ons te wachten?
20
Wie zal het zeggen?
21
Terug naar de bedrijfsprocessen
22
Andere transacties en doorontwikkeling
23
Vragen?
24
May 2, 2023
ZET SOLUTIONS
ZET SOLUTIONS
CENTRIC
May 2, 2023
CENTRIC
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
WAT ZOUDEN WE ZIJN ZONDER TECHNOLOGIE?
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
CENTRIC OPLOSSINGEN
Standaardsoftware
Branche- en business-specifieke
software
Maatwerksoftware
Infrastructure
End User
Application
Financieel administratief
Pensioenen & verzekeringen
Personeel & salarisadministratie
Software Professionals
Infrastructure Professionals
Financial Professionals
Care Professionals
Training
SOFTWARE SOLUTIONS IT OUTSOURCING
BUSINESS PROCESS
OUTSOURCING
STAFFING SERVICES
OPLOSSINGEN VOOR DE BOUW
TITLE PRESENTATION
CCS Bouw ERP Consultancy
Apps
Portals
HR & Payroll
DocumentManagement
ALERTBouw ERP Hosting
WAAROM DIGITALISEREN FACTUURVERWERKING?• Eenvoudiger terugzoeken
– Met meer personen factuur raadplegen– Besparen kopieerkosten– Sneller opzoeken– Besparen archiefkosten
• Stroomlijnen factuurcontrole– Tijdig afhandelen– Voorkomen kwijtraken facturen– Tijdsbesparing rondsturen facturen
• Sneller inboeken en inzicht– Terugbrengen handmatige handelingen– Foutreductie
VAN…
NAAR…
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
RIJKSOVERHEID STAPT PER 1 JAN 2017 OVER OP E-FACTUREREN
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
MOGELIJKHEDEN OM E-FACTUREN TE VERSTUREN AAN DE (RIJKS)OVERHEID:• Simplerinvoicing. Dit netwerk geeft mogelijkheid om elektronische
facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.
• Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.
• Op welke wijze naar medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden.
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
KETENSTANDAARDEN STEEDS BELANGRIJKER• ETIM Nederland en Sales in de Bouw zijn per 1 juli 2015
onderdeel van Ketenstandaard Bouw en Installatie
• Maar ook ontwikkelingen als VERA• BIM
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
AANMELDEN ALS DEELNEMER SALES
VAN WIJK VASTGOEDONDERHOUD
May 2, 2023
PRAKTIJKCASE VAN WIJK VASTGOEDONDERHOUD
DIGITAAL VERWERKEN INKOOPFACTUREN
Inleiding Van Wijk Vastgoedonderhoud 20.000 inkoopfacturen per jaar 385 inkoopfacturen per week 92% digitaal verwerkt 5-8% nog op papier Stap voor stap verder verbeteren
Continue leren en verbeteren -> geen dubbele invoer van gegevens
Inkoopfacturen digitaal beschikbaar maken voor met name projectdossiers
Workflow efficiënter inrichten (boeken, archiveren, autoriseren, betalen)
Afdeling vrij maken voor “waarde werk”
Aanleiding
PDF factuur per e-mail ontvangen
Papieren facturen inscannen naar pdf
Handmatig boeken
XML factuur ontvangen van leverancier (via Z of rechtstreeks op onze servers)
Vier manieren van verwerken
XML o.b.v. Sales in de Bouw format
Uitzonderingen in Portal Z en uitzonderingen tijdens inlezen Alert.
SFTP koppeling voor aflevering PDF en XML op onze servers (2x p/dag)
Na inlezen staat de factuur “klaar” in “boeken inkoopfacturen”
Aan de boeking zit pdf gekoppeld door hele systeem
Controle en doorboeken
Start workflow
Werking
Werking
Werking
Werking
Na doorboeken komt factuur in Workflow terecht
Dit op basis van:
Projectleider gekoppeld aan projectnummer
Grootboekrekening
Specifieke crediteur
Controle factuur: 1 goedkeuren of 2 afkeuren
Bij afkeuren terug naar FA en actie óf opnieuw workflow in
Workflow
Veel meer tijd besteden aan het voortraject – lang traject geweest
Meer monitoring de eerste 3 maanden op werking om zaken te fine tunen
De basis werkt goed en snel. Veel tijd kwijt aan uitzonderingen
Betrokken partners meerdere momenten bij elkaar zetten t.b.v. afstemming
Afdeling nauw betrekken
Goede uitrol bij personeel die er mee aan de slag gaat ook inzake workflow
Benodigde competenties van de afdeling administraties veranderen
Aandachtspunten
DICK ESKES
May 2, 2023
ALERT DEMO DIGITALE FACTUURVERWERKING
DRIE VARIANTEN:
• Digitaal Dossier• Gemailde pdf’s verwerken; papieren scannen Kofax Capture• Factuurafbeelding gekoppeld aan boeking
– Opvraagbaar vanuit project/openstaande facturen/grootboek etc.
• Digitaal Dossier + Digitaal Fiatteren• Kostenbatch fiatteren, mogelijkheid om te corrigeren • Doorgeboekte factuur fiatteren
– Meerdere stappen mogelijk; toewijzing dmv formules
• Digitaal Dossier + Automatisch boeken + Fiatteren• Leverancier mailt xml bestand rechtstreeks (groothandels obv Ketenstandaard)• Papieren en pdf facturen omzetten in xml bestand met Kofax Capture.• Of Z-factuur maakt het xml bestand
3 VARIANTEN: PROCES
Ontvangstfactuur
PDF+XML ofScannen en herkennenfactuur
inlezen factuur
Betalingfactuur
GoedkeurenfactuurALERT
Ontvangstfactuur
PDF ofScannenfactuur
Betalingfactuur
Goedkeurenfactuur
Boeken factuurALERT
Ontvangstfactuur
PDF ofScannenfactuur
Betalingfactuur
Boeken factuur
ALERT
Variant 1: Factuurverwerking Digitaal Dossier
Variant 2: Factuurverwerking Digitaal Dossier en Fiatteren
Variant 3: Geautomatiseerde factuurverwerking (digitaal dossier, fiatteren en automatisch boeken)
PROCES E-HERKENNING MET Z FACTUUR
• Papieren facturen scannen
• Alle facturen doormailen naar Z-Factuur
• Z-Factuur zet facturen om in xml
• Met sftp koppeling xml en pdf overhalen naar eigen server
• Alert importprogramma maakt inkoopfactuurboeking aan en koppelt pdf.– Herkenning crediteur obv ean-nr/btw-nr/en bankrekening-nr– Facturen standaard geboekt met 1 factuurregel– Grootboekrekening bij crediteur bepaalt de boeking voor ak-factuur– Inkooporder afgeboekt
• Controle en fiattering van de factuur.
May 2, 2023
INVESTERINGEN &BESPARINGEN
HANS BAX
WELKE ALERT MODULES?Investering Benodigde modules Basisprijs Voorbeeld 10 users Actie prijs 30% korting Elektronische berichten 1000,- + 90,- p/user 1.900,00 1.330,- Documentbeheer 1000,- + 110,- p/user 2.100,00 1.470,- Totaal 2.800,- Besparing Besparing per factuur 1,60 Besparing bij 3000 facturen € 4.800,- per jaar (zie onderstaande tabel) Optioneel Basisprijs Voorbeeld 10 users Actie prijs 30% korting Inkoop + lev.art. 1000,- + 110,- p/user 2.100,00 1,470,00 Workflow 1000,- + 75,- p/user 1.750,00 1.225,00 Fiattering 2000,- 2.000,00 1.400,00 Exclusief implementatie diensten en verhoging 18% jaarlijks onderhoud Actieprijs geldig tot 31 oktober 2016
May 2, 2023TITLE PRESENTATION
Voorbeeldbesparing met elektronisch factureren UitganspuntenAantal inkoopfacturen 5.000gemiddelde verwerkingstijd per factuur 8 minutengemiddelde factor voor opzoeken bijbehorende documenten 2 tot 2,5Totale kosten verwerking: 5000 x 8 min x 2 = 80.000 minuten = ± 1 FTE Besparing In de bouw zijn besparingen gerealiseerd met Z factuur van 25% tot 40%Mogelijke besparing per E-factuur 7 tot 18 euroBesparing: bij 5000 facturen x 7 euro € 35.000,- Gemiddelde investering Z factuur Initieel bij standaard softwarekoppeling € 200,- tot € 500,-Jaarabonnement Z factuur vanaf € 200,- Gemiddelde investering XML herkenservice Initieel per aansluiting € 750,-Jaarabonnement bij 2500 facturen € 1125,- Voordeel met een standaard koppeling € 32.084,00
