Presentatie Differs Zaaksysteem

Zaakgericht werken

Zaaksysteem en organisatieontwikkeling

Digital groep, maart 2010

Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken.

Digital groep

2

http://mail.ddisplay.nl/Fotos/Medewerkers/Albert%20van%20Harling/Albert%20van%20Harling.JPG

http://mail.ddisplay.nl/Fotos/Medewerkers/Katinka%20de%20Graaff/Katinka%20de%20Graaff.JPG

http://mail.ddisplay.nl/Fotos/Medewerkers/Liesbeth%20van%20Bodegraven/Liesbeth%20van%20Bodegraven.JPG

http://mail.ddisplay.nl/Fotos/Medewerkers/Peter%20Versluis/Peter%20Versluis.JPG

Differs @ Zaakgewijs werken 3Maart 2010

Aantal van onze klanten


… je in alles richten op de zaak:

–De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen aan een andere

zaak

–De zaak behandelen

–De zaak volgen (statussen publiceren)

–De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen

–De zaak archiveren

–De zaak vernietigen

Zaakgewijs werken is…

5Differs @ Zaakgewijs werken

Je in alles richten op de zaak

Maart 2010

6Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken

Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie

Twee dimensies

Zaaksysteem

Organisatieontwikkeling


• Generieke oplossing voor kanaalintegratie en multikanaalsdienstverlening!!

• Met de zaak als leidend ordeningsprincipe:– Zaakdossier als verbindend element (digitaal dossiers met metadata en documenten)

– Directe registratie van het zaakdossier (ordening aan de bron)

– Directe koppeling met archivering

– Routeren, behandelen en volgen van dossiers (op hoofdstatus) i.p.v. documenten

– Nieuwe documenten niet apart gerouteerd, maar toegevoegd aan dossier

– Toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij de zaak

• Aangesloten op alle kanalen

• Ingezet voor alle werkprocessen (intern/extern, groeipad)

• Zaakeigenaar in the lead (volledigheid dossier, t/m archivering)

• O.b.v. referentiemodel Zaken, voortbouwend op Gemma-zaaktypencatalogus.

• Verbindt dienstverlening, behandeling en archivering

Wat speelt er en hoe staat het er voor?

Zaaksysteem


• Leidend zaaksysteem

• De ‘menselijke maat’ – gebruikersvriendelijk, overzichtelijk, intuïtief, to the point

• Workflow op hoofdstatus– geen complexe (document) flow, maar eenvoudige zaakflow

– behandelaar verantwoordelijk voor proces

• Eén applicatie voor alle kanalen en kernfuncties– registratie, behandeling, opslag en archivering

– document-, zaak- en archief functionaliteit

– koppelen met bestaand DMS is mogelijk

De filosofie achter het Differs zaaksysteem

Strategische uitgangspunten


Generiek procesmanagement

Zaaksysteem


Zaaksysteem in context

Applicatie architectuur

Servicebus

Website, PDC voor Burgers & bedrijven

Webintake voor Burgers & bedrijven

KCC voorBalie en Call Centre

Scanstraat bij DIV

Zaakregistratie

Zaken magazijn

Document magazijn

Gegevens magazijn

Authentieke basisregistraties

Kernregistraties(o.a. directory)

Backoffice applicaties

Kantoor-automatiserning

Sjablonen

Backoffice-broker

Documentregistratie

Zaakbeheer

Records management

Zaakbehandeling

Zaaktypencatalogus


Functionele samenhang


Interne en externe statussen

Eenvoudige zaakflow op hoofdstatus

Maart 2010

In behandeling

Opgeschort

Ontvangen

Afgehandeld

GearchiveerdVernietigd Archieftermijn verstreken

Overgedragen

Behandelstappen

Verkeerd toegewezen

Wachtstand te archiveren

Te archiveren

Adhoc workflow door uitzetten van activiteiten (behandelstappen)

Sturing op de uitvoering vanuit de zaak

Maart 2010 13Differs @ Zaakgewijs werken

Zaak

Uitv

oerin

gIn behandelingOntvangen Afgehandeld

Documenten&

Gegevens

Activiteit

• Ter kennisname• Publiceren

Activiteit• Behandelen• Controleren

Activiteit

• Intake• Advies

Gearchiveerd

DocumentenGegevens

Backoffice applicatie




Kanaalintegratie met één applicatie

Multikanaalsdienstverlening

WebformulierPersoonlijke Internetpagina

Post

Werkbak medewerker

OntvangstbevestigingSMS


Iedereen hetzelfde werkbakje op het bureaublad

Maart 2010


Alle zaakkenmerken en bijbehorende documenten overzichtelijk bij elkaar

Maart 2010


Inclusief de klantcontacten van lopende zaken

Maart 2010


Geïntegreerd digitaal archief: de zaak van ontstaan t/m archivering in één systeem!

Maart 2010


En dat alles centraal beheerd / gestuurd vanuit de zaaktypencatalogus

Maart 2010


Koppelingen met

Scanstraat


Office integratie

Registratie vanuit Office


Integratie met sjablonen


Technische architectuur

Maart 2010

Gebruikersvoorkant: werkbakje en dossiermap (ASP .Net / Ajax)

Archiefachterkant: documenten en dossiers (Sharepoint bibliotheken)

Middenlaag: procesmanagement & metadata (de motor!)(Zakenmagazijn – SQL 2008; workflow op de zaak; business rules)


Technische architectuur

Maart 2010

Application Server Document Storage ServerApplication Server

Zaak Systeem

SQL Server

ZS User InterfaceASP.Net Pages

ZS Data (Zaaktype & Zaak)

SharePoint

SharePoint Webs

SharePointDocument Library

Docs

DMS

SharePointLiveLink

OpenDocFileSystem

...

Web, WinForms,Silverlight, WPF, ...

Management Reports

Crystal Reports, BO, SSRS, ...

Business Rules

Workflow

Security


Leveringsmodellen

Maart 2010

Lokale installatie variant 1

Active directory Authenticatie

Beschikbaar via netwerk / intranet

SharePoint

SQL Server

Lokale installatie variant 2

SQL Database Authentication

Beschikbaar via netwerk / intranet

File System

Oracle

Externe installatie variant

3Active Directory +

DIGID

Beschikbaar via Differs data center

SharePoint

SQL Server

Externe installatie variant

4OpenID of Windows

Live

Beschikbaar via MS data centers (Azure)

SharePoint

Azure Data Services

Zaaktypencatalogus (DSP)

P R O D U C T D I E N S T


Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie

Twee dimensies

Zaaksysteem



• Algemeen: geen systeem ! maar een manier van werken• Van documentgericht naar zaakgericht (denken in zaken, niet in docs) • Zaken worden gerouteerd, medewerkers werken vanuit werkbakjes• Metadata wordt vooral op de zaak vastgelegd (en niet op documenttype)• Alle kanalen zijn gelijkwaardig (post, balie, webintake, email)• Behandeldossier = archiefdossier = zaakdossier• Belangrijke rol voor proceseigenaren• Medewerker ‘archiveert’ zelf• Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)• Uniforme (elektronische) dienstverlening naar burger en bedrijf

Veranderingen in de organisatie


Anders werken?


Geleidelijk gaat beter


Het gaat over mensen


Ondersteun de voortrekkers


Sturing moet passen


Gras groeit niet harder als je er aan trekt

34

Strategie is afhankelijk van de situatie

• Ambitieniveau?• Omgeving?• Tempo?• Bigbang, of juist niet?• Per kanaal, product, organisatie ..• Waar zit de energie?• Wat is hot?• Waar zit de pijn?• Hoeveel is er helder?• Wat wil je zelf doen?• Installed base?• Etc.

Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken


• Start met definitie van de zaaktypen• Voer het proces(groep) voor proces(groep) in• Integreer daarbinnen dan zoveel mogelijk kanalen• Maak keuzes in de architectuur, op niveau applicaties!• Ga als management TEAM voor in de nieuwe werkwijze

Algemeen implementatieadvies


• MT-er als trekker / programmamanager benoemen • Zaaktypencatalogus opstellen (in lijn met o.a. PDC)• Applicatie-architectuur verdiepen• Werkwijze samen visualiseren en overeenkomen• Marsroute voor komende 3 jaar bepalen (PvA)

Mogelijke vervolgstappen



• Organisatie & structuren– reorganisaties, identiteit en cultuur– visievorming– dienstverleningsconcept– inrichting KCC/SSC

• Werkprocessen– beschrijven– herontwerpen– zaakgewijs werken Zaakgewijs

werken

Organisatie & structuren

Team

Medewerker

Manager

Werk- processen

Zaaksysteem


Invoeringsbegeleiding

• Team– trainingen / Workshops– rolbepaling / Competenties

• Medewerker– takenpakket / Functieprofielen– verantwoordelijkheden– nieuwe vaardigheden, Digidiv’ers– assessments

• Manager– coaching / Leiderschapstraining– advisering

Zaakgewijs werken

Organisatie & structuren

Team

Medewerker

Manager

Werk- processen

Zaaksysteem


Ten slotte


• Medio april uitgerold op +/- 350 werkplekken, Heusden helemaal digitaal– alle processen c.q. zaaktypen ingericht (+/- 650)

– alle post, A0 enz.• Koppelingen met:

– Gegevensmagazijn GPR (BAG en GBA)

– Formulieren XL21 (wordt vervangen)

– Word 2007, Outlook 2007 enz.

– Magsoft als scanoplossing

– MIT Office voor sjablonen

– CODA, SAP, SZWNet, Wave als ‘backoffice-koppelingen’

Ondertussen @ Heusden


• Het draait niet om software of een systeem …

• Maar om een concept, een manier van werken

• Het gaat daarbij over dienstverlening en kanaalintegratie!

• Dit vraagt om 4x organisatiebreed commitment t.a.v.:

– doelstellingen en ambities op het gebied van dienstverlening

– de aanvliegroute

– de bereidheid om SAMEN zaken op te pakken, te veranderen en te

kantelen

Samenvattend over zaakgericht werken


• Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...

• Terugkoppelen over status van de zaak (product)

• Bewaken doorlooptijden afhandeling

• Kwaliteit: informatie tijdens afhandeling in juiste context beschikbaar

• Kwaliteit: alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden

• Eenvoudiger archiveren

• Managementinformatie (hoe doen we het?)

• Integratie keten (uitwisseling met andere overheden vanuit één systeem)

Wat levert het op?


Rustig nog eens nalezen

[email protected] [email protected]


Demonstratie en informatie op uw lokatie

Meer weten?

• Wilt u meer weten over het Differs zaaksysteem of onze diensten op het vlak van zaaktypencatalogus, implementatie en organisatieontwikkeling, neem dan contact met ons op!

• www.differs.nl [email protected]

http://www.differs.nl/

Presentatie Differs Zaaksysteem

Business

Transcript of Presentatie Differs Zaaksysteem