Presentacion subdireccion administrativa meci calidad definitiva

Defensoria del Pueblo

• Misión:

La Defensoría del Pueblo es la Institución del Estado Colombiano responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos de los habitantes del territorio nacional y de los colombianos en el exterior, en el marco del Estado Social de Derecho democrático, participativo y pluralista, mediante las siguientes acciones integradas:

• Promover, ejercer y divulgar los derechos humanos.• Proteger y defender los derechos humanos y prevenir sus

violaciones.• Fomentar la observancia del derecho internacional humanitario.• Atender, orientar y asesorar en el ejercicio de sus derechos.• Proveer el acceso a la administración de justicia, en los casos

señalados en la Ley.

Defensoria del Pueblo

• Visión

En el 2016, la Defensoría del Pueblo es identificada tanto a nivel nacional como internacional, por su incidencia en la garantía y protección de los derechos humanos y el fomento de la observancia del derecho internacional humanitario, atendiendo de manera prioritaria y reforzada a los sujetos de especial protección, y manteniendo la comunicación directa y transparente con la comunidad, para aumentar su confianza y credibilidad.

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

La Subdirección de Servicios Administrativos elabora el plan general de adquisiciones de bienes y servicios, dirige, coordina, controla y evalúa actividades relacionadas con proveedores, adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios, equipos y demás bienes necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, asesora al Secretario General en adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de recursos físicos, administra y gestiona la prestación del servicio de aseo, vigilancia, trasporte, mantenimiento, dirige y coordina la planeación de la gestión documental, garantiza el servicio de correspondencia y archivo, coordina la prestación de servicios logísticos en las diferentes dependencias y elabora e implementa el plan anual en el ámbito de su competencia, entre otras.

• Que hace la Subdirección Administrativa:

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO SERVICIOSGRUPO BIENES

Coordinador

Seguros

AlmacénCorrespondencia

Archivo

Mantenimiento bienes inmuebles y

muebles

Transporte

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARIA GENERAL

Dr. GERARDO GABRIEL TREJOS FORERO Subdirector Administrativo

Coordinador Coordinador

Dr. ALFONSO CAJIAO CABRERA Secretario General

ViáticosSeguros

Inventarios

Servicios Públicos

Estructura

Grupo Gestión Documental

• Correspondencia y Archivo

Propósito del Grupo Gestión Documental

El grupo de Gestión Documental tendrá como propósito coordinar proyectos para la ejecución de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos e informes relacionados la creación, desarrollo, aplicación, instalación, actualización, mantenimiento y operación de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías que permitan Impulsar el desarrollo de los archivos, y de la gestión documental institucional, mediante la organización técnica y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que los conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos y demás disposiciones de carácter general e institucional.

RESOLUCIÓN No. 062 2014 CAPÍTULO IV Artículo 18.

Funciones del Grupo Gestión Documental

• Recibir, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia tanto oficial como personal que ingresa a la Defensoría del Pueblo.

• Realizar investigaciones sobre organización administración, procesamiento, diseminación, acceso. almacenamiento, recuperación, distribución.

• Mantener actualizado el sistema de archivo de la Defensoría del Pueblo.

• Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaria Privada, para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al Defensor del Pueblo.

• Expedir y autenticar las copias de documentos que reposen en el archivo central de la Defensoría del Pueblo cuando éstos hayan cumplido su trámite definitivo o cuando cesen de hacer parte de procesos surtidos por las dependencias competentes para ello y, en todo caso, con sujeción al reglamento que para el efecto se adopte.



• Remitir oportunamente los actos administrativos de contenido general a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo y solicitar, en caso de requerirse, su publicación en el Diario Oficial.

• Llevar el archivo general de los documentos recibidos y proferidos por la Defensoría del Pueblo.

• Administrar y dirigir las operaciones relativas al eficiente funcionamiento de la Imprenta de la Defensoría del pueblo.

• Efectuar la radicación y entrega de la correspondencia de la Entidad.

• Tramitar la correspondencia externa del Departamento con la empresa contratada para este fin.

• Adoptar los métodos, sistemas y procedimientos para el buen funcionamiento del Archivo de la Defensoría del Pueblo.



• Planear, proponer y coordinar las actividades del Archivo Central y verificar su ejecución.

• Estudiar y evaluar los asuntos de competencia del Archivo Central de acuerdo con las normas preestablecidas para el manejo selección, conservación y descarte de documentos.

• Administrar los recursos materiales y técnicos del Archivo Central de la Entidad.

• Elaborar: proponer y mantener actualizado el Manual de Archivo de la Defensoría del Pueblo.

• Coordinar la transferencia de la documentación de los archivos de gestión al Archivo Central.

• Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.


Grupo Gestión Documental

• Formatos Instructivos y Manuales Estandarizados dentro del SGC ubicado en el Listado Maestro de Documentos:

Formato Único Inventario Documental Instructivo Formato Único Inventario Documental Instructivo Foliación en Archivos Instructivo Transferencias Documentales Formato Identificación de Cajas de archivo Formato Identificación de Carpetas de archivo Manual de Archivo Defensoria del Pueblo - Versión 2 Tablas de Retención Documental Instructivo para la Correcta Elaboración de Comunicaciones Oficiales v.1 Formato Carta u Oficio Defensoria del pueblo v.1 Formato Control Préstamo de Documentos

Grupo de Bienes

• Pertenecen al Grupo de Bienes:

Almacén

Inventarios

Propósito del Grupo de Bienes

El grupo de Bienes tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos relacionados con la ejecución de las actividades de almacén, inventarios y pólizas de seguros de la institución, especialmente con la administración de los bienes contabilizados de la entidad mediante la actualización del kárdex con el fin de cubrir las necesidades de las dependencias.


Funciones del Grupo de Bienes

• Registrar en el aplicativo de inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida.

• Almacenar correctamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características.

• Mantener actualizado el registro en el aplicativo de inventarías vigente, de cada elemento, al igual que en el kárdex de almacén y en el estante mediante "tarjeta de identificación del bien".

• Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por lo menos dos (2) veces al año, en junio y diciembre o de acuerdo con las necesidades de la entidad.



• Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.

• Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.

• Tramitar los pedidos de los elementos devolutivos y de consumo de las dependencias, y efectuar su despacho, previo análisis y seguimiento de consumos.

• Clasificar, relacionar y presentar para el trámite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad.

• Proyección y elaboración del plan de seguros (pólizas de seguros).• Elaborar bajo la dirección del Subdirector Administrativo y en coordinación

con las demás dependencias el Plan de Compras de la Defensoría del Pueblo.



• Coordinar los procesos de adquisición de bienes.• Coordinar la evaluación técnica y económica de las propuestas

recibidas en los procesos de adquisición de bienes.• Gestionar y administrar las pólizas de seguros que amparan

los bienes patrimoniales de la Defensoría del Pueblo.• Velar porque las bajas definitivas de bienes de la Defensoría

del Pueblo se efectúen con el lleno de los requisitos establecidos en los procedimientos administrativos y fiscales.



Grupo de Bienes


Formato Autorización de Ingreso para Funcionarios Formato Conceptos Técnicos Telefonía y Comunicaciones Formato Entrega de Salvamentos a la Aseguradora Formato Solicitud Elementos a Almacén Formato Conceptos Técnicos a Sistemas Formato Control de Pesaje de Residuos Solidos Formato de Registro Diario de Consumo de Energía Formato de Registro Diario de Consumo de Agua

Grupo Servicios

• Pertenecen al Grupo de Servicios:

Viáticos

Servicios Públicos

Mantenimiento de Sedes

Trasporte

Propósito del Grupo Servicios

El grupo de Servicios tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos relacionados con la ejecución de las actividades de mantenimiento y reparaciones en las dependencias de la Entidad, para garantizar el buen funcionamiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles; así como tramitar las solicitudes de viáticos y gastos de viaje de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, coordinar lo relacionado con la correcta operación de los vehículos de la Entidad, y la prestación de los servicios de Vigilancia y Aseo.


Funciones del Grupo Servicios.

• Coordinar los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc.

• Controlar el mantenimiento de las instalaciones y equipos, así como la reparación de equipos.( excepto equipos de cómputo)

• Efectuar regularmente inspecciones a las instalaciones de las diferentes sedes de la Entidad, para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.

• 4. Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos.

• Tramitar requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones.

• Estimar el costo de las reparaciones necesarias.



• Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la Entidad.

• Realizar actividades de fotocopiado de documentos; mantenimiento de equipo; vigilancia; asignación de vehículo y conductores y demás servicios necesarios para la Entidad.

• Asegurar la correcta operación de los vehículos de la Entidad y propender por su mantenimiento y conservación.

• Coordinar y llevar a cabo los procesos de contratación de servicios cuando su cuantía no requiera contrato con formalidades plenas.

• Supervisar la adecuada ejecución de los contratos y aceptaciones de oferta que se celebren para asegurar el normal funcionamiento de los equipos de oficina y fotocopiado, así como la correcta prestación de los servicios de vigilancia y aseo a nivel nacional.



• Velar por el mantenimiento del sistema eléctrico, sanitario, hidráulico y de ventilación de las instalaciones de la Entidad.

• Garantizar la prestación de los servicios de telefonía, conmutador y telefonía celular de la Entidad.

• Responder por el proceso de remodelación y mantenimiento de las oficinas de la Defensoría del Pueblo en lo que concierne a diseño de oficina, cielos rasos y pintura de muros.

• Realizar labores de carpintería en general de mobiliario, divisiones y puertas y las labores de mantenimiento, reparación y adecuación de cerraduras y llaves, que se requieran en las instalaciones de muebles e inmuebles de las instalaciones de la Entidad.

• Realizar traslados y adecuación de muebles y elementos de oficina, cuando sean necesarios, de acuerdo con las necesidades del servicio.



• Supervisar y efectuar el seguimiento de los contratos y/o aceptaciones de oferta que se celebren para la realización de obras, y mantenimientos de bienes muebles e inmuebles a cargo de la Entidad, con el fin de asegurar su adecuada ejecución.

• Colaborar con la Subdirección de Gestión del Talento Humano en la implementación de medidas de seguridad industrial y de seguridad y salud en trabajo en las instalaciones de la Entidad, especialmente en la adopción de las recomendaciones de adecuaciones locativas y de ergonomía.



Grupo Servicios.


Formato Solicitud Comisión Formato Revocatoria de Comisión Formato Informe de Comisión

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