Presentaci³N Jos© Carlos SanjuN

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    27-Jun-2015
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    Business

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  • 1. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO Jos Carlos SanjunSocio-Director de Monforte & asociados

2. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • LA COMUNICACION GLOBAL
  • La complejidad de las relaciones que una organizacin mantiene externa e internamente ha desembocado en una profesionalizacin de la actividad del responsable de imagen y una mayor elaboracin de su papel y funciones.
  • Sus responsabilidades abarcan:
    • Las Relaciones Pblicas Externas
    • Las Relaciones Pblicas Internas

3. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION
  • Hoy, la comunicacin es protagonista de la vida social, poltica y econmica.
  • Las Empresas e Instituciones necesitan ms que nunca prestar atencin a su imagen pblica.
  • Los lideres y directivos tambin deben cuidar especialmente su imagen externa.

4. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • QU ES EL PROTOCOLO?
  • Es un instrumento de comunicacin fundamental.
  • Es la labor de organizacin de todas aquellas actividades donde se proyecta la imagen de la empresa o institucin.
  • No slo se trata de la ordenacin de un acto, sino adems de la transmisin de mensajes a travs de los detalles con el objeto de demostrar puertas afuera que nuestra casa est en orden.

5. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • QU HACE ESPECIAL EL PROTOCOLO?
  • Bien llevado no se nota y ayuda al desarrollo del acto garantizando en gran parte su xito.
  • La unin con acierto del Protocolo y el Ceremonial a los usos y costumbres como base de la tcnica del saber
  • hacer bien las cosas.
  • La experiencia, dedicacin y preparacin de quienes lo orientan y coordinan.

6. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • CULES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO?
  • Generar confianza en todas las audiencias de la organizacin, tanto externas como internas.
  • Crear un clima distendido favorable al entendimiento
  • y la negociacin a travs de su accin integradora y armnica.
  • Promover la opinin encaminada a lograr una
  • credibilidad imprescindible para aspirar a la
  • rentabilidad futura.

7. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • CUL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO?
  • La necesidad de un orden es parte del inters general de la sociedad.
  • La presentacin de una imagen ntida y limpia est ntimamente ligada al orden inherente de las cosas.
  • Las empresas y las instituciones privadas desean aplicar el orden de la vida oficial a sus actividades de relacin externa e interna.

8. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • AUTORIDADES:
    • Casa Real
    • Internacionales
    • Europeas
    • Nacionales
    • Autonmicas
    • Provinciales
    • Locales
  • DIRECTIVOS DEL GRUPO (Multinacionales)
  • PROVEEDORES
  • DISTRIBUIDORES
  • CLIENTES
  • MEDIOS DE COMUNICACIN.

CULES SON LOS PBLICOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROTOCOLO? 9. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • CULES SON LAS ACTIVIDADES PROTOCOLARIASMAS IMPORTANTES?
  • ACTOS EN GENERAL.
  • RECEPCIONES.
  • INAUGURACIONES.
  • CELEBRACIONES.
  • PRESENTACIONES PUBLICAS
  • JUNTAS DE ACCIONISTAS.

10. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • CULES SERIAN LAS RESPONSABILIDADES DE UN DEPARTAMENTO DONDE SE UBIQUEN LAS RESPONSABILIDADES DE PROTOCOLO?
  • Relaciones Pblicas, Externas o Institucionales
  • Relaciones con las Administraciones Pblicas
  • Relaciones con el sector empresarial
  • Medios de Comunicacin
  • Imagen Corporativa
  • Comunicacin Interna
  • Medios Audiovisuales
  • Organizacin de todo tipo de acontecimientos
  • Mecenazgo y Sponsoring

11. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • CONCLUSION
  • El Protocolo forma parte de la imagen institucional.
  • Un buen protocolo dice cosas:
    • Transmite mensajes.
    • Demuestra que la casa esta en orden.
    • Ayuda al xito de un acto.
  • El Protocolo en la empresa es la tcnica del:
  • saber hacer bien las cosas.

12. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • PASOS Y DETALLES A TENER ENCUENTA EN LA ORGANIZACIN DE UN ACTO

13. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • LA PREPARACION DE UN ACTO
      • INFORMACION
      • COORDINACION
      • DISEO
      • PLANIFICACION
      • COMUNICACIN
      • CONFIRMACIN
      • ORDENACION
      • EJECUCION
      • EVALUACION

protocolo prensa seguridad C 1fase 2fase 3fase 14. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • INFORMACION Y COORDINACION
  • Atencin constante a lo que ocurre dentro de la organizacin.
  • Contacto permanente y relacin fluida con los responsables de instituciones y organismos pblicos.
  • Coordinacin con los responsables de protocolo
  • de los organismos involucrados.

15. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • PLANIFICACIN
  • Determinacin del tipo de acto.
  • Identificacin del lugar donde se desarrollar el acto.
  • Colocacin de los anfitriones e invitados de honor.
  • Programacin de las intervenciones orales si las hubiera.
  • Diseo del recorrido por las instalaciones, si procede.
  • Otros detalles: Banderas, salutaciones, etc...

16. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • COMUNICACIN Y CONFIRMACION
  • TIPO DE INVITACION.
  • CALENDARIO DEL ACTO.
  • TIMING (el envo de las invitaciones comporta el clculo de tiempo necesario para que los invitados confirmen su asistencia)
  • INFORMACIN FINAL

17. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • EL ESCENARIO PROTOCOLARIO
  • El responsable debe conocer hasta el ms mnimo detalle.
  • Una vez aprobada la disposicin final el responsable debe comunicarlo a su superior con el objeto de aclarar las dudas que puedan surgir.
  • Los cambios de ltima hora
  • Los imprevistos/El arte de la improvisacin.

18. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • EL PROCESO DE PREPARACIN
  • Creacin del equipo de trabajo. Preguntas tpicas (fecha, lugar, etc...).
  • Seleccin de invitados (imagen de la empresa).
  • Borrador del programa: horario, discursos,
  • establecimiento de las necesidades mnimas.
  • Ensayos. Todo debe funcionar
  • a la perfeccin.

19. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • INVITACIONES
  • SEGURIDAD
  • VEHCULOS
  • REGALOS
  • AZAFATAS
  • CONFIRMACIONES
  • MEGAFONIA Y AUDIOVISUALES
  • INSTALACIONES ACCESORIAS
  • PLACA Y LIBRO DE HONOR
  • APERITIVO, CAF
  • CARAVANAS
  • LLAVES DE LOS COCHES
  • INSTITUCIONES BENEFICAS
  • REPARTO DEL TRABAJO Y COORDINACION ENTRE TODO EL EQUIPO
  • COSAS INVEROSIMILES (PARAGUAS, PLANTAS, ETC...)

PREVISION DE LAS NECESIDADES 20. PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

  • Tiempo que la autoridad puede dedicar a la visita.
  • Estudio del modelo de invitacin
  • Lugar, momento y texto de la placa conmemorativa
  • Quin recibe a las autoridades?
  • Colocacin del resto de autoridades
  • Colocacin del Consejo de Administracin y directivos de la empresa
  • Breve presentacin de la emp