Presentación Guía para la Definición de Indicadores de ... · anteriores o bien frente a una...
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Presentación Guía para la
Definición de Indicadores de
Gestión
Grupo Sistemas Integrados de Gestión
El Control de Gestión
P
Diseñar Indicadores 1
Aplicar mediciones
H 2
Analizar Datos
V 3
Tomar Acciones A
4
A P
H V
La Medición en el
Marco del Sistema
Integrado de Gestión
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
‟La Entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los
procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su
medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos
para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de
los recursos disponibles (eficiencia).
El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto
en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los
recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de
procesos o en forma global para el Sistema”
Atributos de la
Medición
Económica:
Los costos incurridos para realizar la medición deben ser razonables comparados con los beneficios o la relevancia de la información suministrada.
Oportuna:
La información debe estar disponible en el tiempo que se requiere, tanto para corregir como para prevenir
Precisa:
La información debe reflejar fielmente el comportamiento de las variables de medición, por lo tanto es importante la elección del instrumento adecuado de medición
Pertinente:
La información debe ser relevante y útil para facilitar las toma de decisiones de acuerdo a los resultados obtenidos.
Premisas con Respecto
a la Medición
Medir no garantiza el éxito de una actividad, tan solo evidencia los atributos que se están monitoreando
Una medición se debe definir solo si los resultados obtenidos sirven para la toma de decisiones
Se debe evitar al máximo el diseño de mediciones que incitan resultados no esperados o incentivos perversos, por ejemplo Número de Sanciones Aplicadas / Número
de Establecimientos Sujetos a Inspección
Indicadores de Gestión
¿Qué es un Indicador de
Gestión?
• “Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que
permite describir características, comportamientos o fenómenos de la
realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento
de una relación entre variables, la que comparada con periodos
anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el
desempeño y su evolución en el tiempo”
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Guía para la
Construcción de Indicadores de Gestión. Versión 2. Bogotá D.C., Octubre de 2012.
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Clasificación de los
Indicadores de Gestión
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Guía para la
Construcción de Indicadores de Gestión. Versión 2. Bogotá D.C., Octubre de 2012.
Clasificación de
Indicadores
Eficacia Eficiencia Efectividad
Economía Ambientales
Según la Naturaleza del Indicador
Clasificación de
Indicadores
Según el Nivel de Utilización del Indicador
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
1. Revisar Plataforma Estratégica y
Objetivos de los Procesos
2. Establecer Medidas Claves de
Desempeño
3. Realizar la Definición de Indicadores
4. Validar los Indicadores
5. Consolidar la Información
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
1. Revisar Plataforma Estratégica y Objetivos de los Procesos
Misión Visión
Política de Calidad
Objetivos Estratégicos
Objetivos de Calidad
Objetivo del Proceso
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
Claro: Preciso e inequívoco
Relevante: Apropiado al tema en cuestión
Económico: Disponible a un costo razonable
Medible: Abierto a validación independiente
Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño
Sensible: Se observan cambios en periodos cortos de tiempo
2. Establecer Medidas Claves de Desempeño
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
2. Establecer Medidas Claves de Desempeño
Medida Clave C R E M A S Total
Medida Clave 1 5 5 5 5 5 5 30
Medida Clave 2 5 4 5 5 4 5 28
Medida Clave 3 3 5 1 5 4 3 21
Medida Clave 4 5 5 4 4 4 4 26
. 5 4 3 2 1 5 20
. 2 2 2 2 2 2 12
. 5 4 5 4 5 4 27
. 5 4 4 3 4 4 24
Medida Clave n 2 2 1 1 2 2 10
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
3. Realizar la Definición de Indicadores
Código: F11-PE01-GD
Versión: XXX
Fecha de Emisión: dd-Mmm-aaaa
Código del Indicador:
Naturaleza:
Nivel de Utilización:
Fórmula del Indicador
Unidad de Medida:
Resultados Año 2013 Rango
Año 2012 Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior
Año 2011
Año 2010
Año 2009
APLICA APLICA
Mes Numerador Denominador ResultadoRango de
Gestión
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Mes
FICHA TÉCNICA Y REPORTE DE RESULTADOS
INDICADORES DE GESTIÓN
IMPACTO INSTITUCIONAL
Incrementar el nivel de competencias de los servidores públicos que desarrollan actividades de tipo misional.
Fortalecer la cultura interna de servicio al ciudadano y trabajo en equipo que oriente las labores de los servidores
públicos en pro de la satisfacción del ciudadano.
Evaluar y mejorar de manera permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los Sistemas Integrados de
Gestión.
Minimizar el impacto ambiental de las actividades desarrolladas en el INVIMA
Dar cumplimiento a la legislación vigente y los requisitos aplicables al INVIMA.
OBJETIVOS DE CALIDADOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Consolidar al INVIMA como un líder y articulador de la vigilancia sanitaria bajo un enfoque de gestión de riesgo.
Mejorar la confianza del ciudadano y la legitimidad de la gestión institucional.
Dinamizar y fortalecer los procesos de apoyo a la competitividad, mejoramiento del estatus sanitario del país y su
reconocimiento como agencia sanitaria en el contexto internacional.
Ene
2. Principales actividades desarrolladas:
3. Dificultades o problemas de brecha:
4. Plan de accion para la mejora:
Análisis
1. Analisis cuantitativo:
SobresalienteDirección del Indicador
IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
FORMULACIÓN DEL INDICADOR
Área / Coordinación
Sede
Nombre del Indicador
Objetivo
Proceso Dirección / Oficina
Tipo del Indicador
VARIABLES
Nombre Descripción Origen de Datos
Numerador
DenominadorFrecuencia de Medición:
METAS
RESULTADOS
Responsable de Registro de Datos Responsable de Consolidación de Datos Responsable de Cálculo y Análisis del Resultado
No Aceptable Aceptable Satisfactorio
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
RESPONSABLES
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
4. Validar los Indicadores
Pertinencia
Precisión
Oportunidad
Economía
Practicidad
Claridad
Especificidad
¿Cómo Establecer
Indicadores de Gestión?
5. Consolidar la Información
No
Acep
tab
le
Acep
tab
le
Sati
sfa
cto
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So
bre
sali
en
te
TABLA CONSOLIDADA DE INDICADORES DE GESTIÓN
Responsables
Registro de DatosConsolidación de
DatosCálculo y Análisis
Formulación
Unidad de
Medida
Frecuencia
de MediciónFórmula Estado Actual
Rango de Gestión
Meta
Dir
ecció
n d
el
Ind
icad
or
Tipo de Indicador
CódigoNombre del
IndicadorDirección / OficinaProceso
Objetivo del
IndicadorNaturaleza del
Indicador
Nivel de Utilización
del Indicador
1 2 3 1 2 3 4 5
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
Objetivos Estratégicos Objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Definición Variable
3
Origen de Datos
Variable 3
Definición Variable
4
Origen de Datos
Variable 4
Unidad de
Medida
Frecuencia
de Medición
TABLA CONSOLIDADA DE INDICADORES DE GESTIÓN
CódigoNombre del
Indicador
Tipo de Indicador Formulación Impacto Institucional
Naturaleza del
Indicador
Nivel de Utilización
del Indicador
Definición Variable
1
Origen de Datos
Variable 1
Definición Variable
2
Origen de Datos
Variable 2
Beneficio del Uso de
Indicadores de Gestión
• Potencializar el mejoramiento continuo a partir de la detección de
oportunidades de mejora teniendo como base los resultados de las
mediciones realizadas.
• Apoyar el proceso de Gestión Directiva en la planificación estratégica
(definición de objetivos y metas) y en la formulación de políticas, planes
y programas.
• Apoyar la priorización en la asignación de recursos mediante la
detección de los procesos en los cuales existen problemas de gestión
tales como: uso ineficiente de los recursos, inoportunidad de atención a
requerimientos, deficiente asignación de recurso humano a las
diferentes actividades, etc.
Beneficio del Uso de
Indicadores de Gestión
• Identificar las prioridades del cliente en cuanto a sus necesidades,
permitiendo el logro de los resultados deseados.
• Apoyar la definición de sistemas de reconocimiento al desempeño con
excelencia, tanto institucionales como de equipo e individuales.
• Sentar las bases para un mayor compromiso con los resultados por
parte de los servidores públicos que prestan sus servicios en la
Institución.
• Conocer el aporte de cada persona en las metas organizacionales y en
los resultados que son la evidencia objetiva de que las actividades se
están realizando bien.
GRACIAS
www.invima.gov.co Carrera 68 D No. 17-11 - Bogotá, D.C. Colombia.
Teléfono: (1)2948700