GAE Gastos de empleado

SOLICITUD DE VIAJE, ALOJAMIENTO Y/O ANTICIPO

Documento Guía

INSTRUCTIVO HERRAMIENTA

GAE - GASTOS DE EMPLEADO

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PROPOSITOEste documento tiene por objeto dar a conocer el paso a paso para realizar la solicitud y legalización de anticipos por concepto de viaje y en los casos que aplique liquidación para reembolso de acuerdo con el procedimiento PPC-ID-CO-011 Gestión de gastos de empleado y políticas de viaje (tiquetes, alojamiento y/o anticipo para alimentación y transporte).

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DEFINICIONESDesplazamiento de Corta duración: Corresponde a un desplazamiento nacional o internacional que en razón de su trabajo el empleado deba realizar. Se considerará un desplazamiento de corta duración aquel que tenga una duración de uno (1) a treinta (30) días calendario.

Desplazamiento de Larga Duración: Corresponde a un desplazamiento nacional o internacional que en razón de su trabajo, el empleado deba realizar. Se considerará un desplazamiento de larga duración, aquel que tenga una duración igual o superior a 31 días calendario. Viaje Nacional: Desplazamiento del personal, por razones laborales, a una ciudad distinta de aquella en la que está ubicado su centro de trabajo habitual, dentro del país.

Viaje Internacional: Desplazamiento realizado, por razones laborales, a un país distinto de aquel donde está ubicado su centro de trabajo habitual, fuera del país. Para la legalización de gastos internacionales se presentarán los soportes originales al cambio de la certificación de la compra de las divisas.  

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Anticipo: Dinero solicitado por un empleado de Indra en Colombia para cubrir sus gastos de viaje (tiquetes, alojamiento y/o anticipo para alimentación y transporte) en un desplazamiento de corta duración en razón de su trabajo, el cual debe legalizar con los respectivos documentos originales (facturas).

Las tarifas a contemplar para el cálculo de anticipos, serán proporcionadas por la dirección de cada proyecto de acuerdo con su presupuesto, a la actividad que se va a desarrollar y a las políticas establecidas en el Anexo A1 de este procedimiento.

Nota: Los anticipos solo aplican para gastos de viaje.

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Legalización de Anticipo: Proceso mediante el cual el trabajador realiza el cálculo de los gastos en los que ha incurrido durante su viaje (alimentación, transporte, alojamiento y pasajes) y que deducirá del anticipo pedido para determinar su posición deudora o acreedora con respecto a la empresa. Liquidación de Gastos: Hace referencia a los gastos incurridos por el funcionario, los cuales fueron pagados con dinero no anticipado (el dinero es de propiedad del funcionario) y es el proceso mediante el cual el trabajador realiza el cálculo de los gastos para determinar y solicitar el reintegro a la empresa.

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Gasto de Viaje: Desembolso asociado directamente a la realización de un viaje.

- Gastos de alojamiento: Son los que se originan cuando el funcionario deba pernoctar fuera del domicilio habitual. Se incluye en este concepto el alquiler de la vivienda, cuando así se pacte expresamente.

- Gastos de manutención: Son los que se originan a raíz del viaje para cubrir las necesidades de alimentación.

- Otros gastos: Se incluyen en este concepto gastos de lavandería (aplica si sólo si esta más de una semana en el viaje), teléfono, aparcamiento, taxis, etc., que se originan como consecuencia de un viaje.

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POLITICAS DE CUMPLIMIENTOGastos que cubre la empresa

Tiquete ida y vuelta al destino solicitado en GAE.

Transporte desde y hacia al aeropuerto.Transporte a los diferentes sitios a frecuentar por motivo de su actividad laboral.

AlojamientoCategorías autorizadas para hoteles: -Directores…………………………..5 Estrellas-Gerentes y jefes de proyecto……..Máximo 4 Estrellas-Consultores y cargos técnicos……Máximo 3 Estrellas

Alimentación diaria.

Gastos de lavandería, en los casos que la estadía supere la semana.

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ANEXOS 1. TOPES

TRANSPORTE

VIAJE NACIONAL VIAJE INTERNACIONAL

Col $ 20.000 General Países donde la moneda fuerte es el dólar: USD 25

 Países donde la moneda fuerte es el Euro: € 25

NOTA: TRANSPORTE AL AEROPUERTO NO APLICA

ALIMENTACION

VIAJE NACIONAL VIAJE INTERNACIONAL

Col $ 40.000 para Equipo de Gestión y Directores. USD 50 para Equipo de Gestión y Directores.

  € 40 para Equipo de Gestión y Directores.

Col $ 20.000 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3. USD 20 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3.

  € 25 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3.

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Gastos que no cubre la empresa

Penalidades de Tiquetes en el caso que se haya generado por motivos personales.

En Hoteles la empresa no cubre bebidas alcohólicas ni neveras, service room, Internet, comidas en el restaurante del hotel.

Para toda excepción a lo establecido en los puntos relativos a las políticas de viajes y gastos de representación, debe estar sujeta al procedimiento de "Autorización especial“. Toda excepción debe estar autorizada por la Dirección del Mercado, Dirección Administrativa y Financiera y el Director General a través de correo electrónico. Los gastos incurridos en el viaje por entretenimiento en el tiempo libre, antes y después de la jornada laboral, o por actividades de ocio realizadas en los hoteles, no son reembolsados por INDRA.

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PASOS PARA EL USO DE LA HERRAMIENTA

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I. CREAR SOLICITUD DE VIAJE Y/O ANTICIPO

Cuando un funcionario de Indra en Colombia requiera un viaje y/o anticipo debe realizar la solicitud oportunamente por medio del aplicativo GAE. No aplican para temporales y subcontratos.Para empleados de otra filial se utilizara el CP04Los anticipos solo aplican para gastos de viaje 

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PASO 1

Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas una vez estando en la pagina cliquear en “Gastos de Empleado” GAE

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PASO 2

Ingresar código de empleado y Contraseña

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Paso 3

Seleccionar la opción Crear solicitud de viaje para solicitar anticipo y/o viaje.

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Paso 4

En datos generales: se registran: ‘Fechas de inicio/final’ – ‘Hora’ – ‘Lugar del viaje’:

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Paso 5

Tratar Anticipos e ingresar el valor a solicitar.

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Valor de anticipo

NO marcar efectivo para Colombia no aplica

Paso 6

Únicamente ingresar el valor del anticipo y aceptar, por favor NO marcar efectivo para Colombia no aplica

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Paso 7En datos generales dar click en Asignar Proyecto lo cual mostrara otra pantalla para ingresar los datos correspondientes

Asignar proyecto a que corresponde el coste

Marcar solo un autorizador/ aceptar

Indra Colombia 7659|proyecto_elementoIndra Sistemas7308|proyecto_elemento

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Paso 8Para ingresar el hotel y los pasajes aéreos dar click en Registrar servicios de viajes, pero cuando solo solicita el anticipo se debe marcar Solicitud sin servicios

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Paso 9Para ingresar el vuelo de ida y vuelta

Ingresar el lugar de salida

Automáticamente da el vuelo de regreso

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Paso 10 Para ingresar el alojamiento después en la parte inferior click en

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Paso 11Seleccionar en Agencia Aviatur Colombia y verificar

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Paso 12Seleccionar Grabar y enviar para autorización y en la pestaña, para que sea aprobado numero de la solicitud y se pueda continuar el procedimiento

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ACCIONES A SEGUIR

1. Una vez se apruebe la solicitud de GAE en el sistema, se genera un correo automático al correo corporativo (Indracompay.com) dando la notificación de aprobación.

2. El funcionario envía el formato debidamente autorizado a las Asistentes Administrativas o Responsables de gestionar las reservas de Hoteles y Tiquetes de acuerdo con el mercado o proyecto, quienes serán las encargadas de seleccionar la tarifa aérea más favorable para la compañía y los hoteles de acuerdo con el rango de la matriz de alojamiento, según el rol que desempeña en el funcionario en la compañía.

3. El Asistente administrativo o responsable de las reservas solo puede realizar las reservas siempre y cuando les sea entregado el formato en PDF autorizado.

4. No deberá tener anticipos pendientes por legalizar para poder realizar la siguiente solicitud.

5. Las solicitudes deben estar aprobadas antes del miércoles para poder realizar el procedimiento interno.

5. El dinero de Anticipos se giran los viernes de cada semana.

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II. LEGALIZACIÓN DE VIAJE Y/O ANTICIPO

Cuando un funcionario de Indra en Colombia va legalizar un viaje y/o anticipo de acuerdo al desplazamiento ya realizado. Esta solicitud debe estar contabilizada por Tesorería para proceder.  

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PASO 1

Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas una vez estando en la pagina cliquear en “Gastos de Empleado” GAE

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PASO 2 Ingresar código de empleado y Contraseña.

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Seleccionar el anticipo y/o viaje a legalizar

Después de haber seleccionado el anticipo y/o viaje a legalizar y Lanzar

PASO 3Entrar en el menú de GAE en Crear liquidación de desplazamiento y seleccionar el anticipo y/o viaje a legalizar y Lanzar, si no aparece aquí deberá ingresar en Mis viajes y gastos.

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PASO 4Debe aparecer lo que ingreso al realizar el anticipo, en esta parte va a diligenciar dos cosas:

Gastos justificados: para legalizar el anticipo y/o viaje solicitado.

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PASO 5No marcar Reembolso global para manutención. No ingresar la distancia Total.Vía de pago la que corresponda de acuerdo a:

[T] Transferencia Bancaria: Cuando queda un saldo a favor del funcionario.[D] Documento en Carta: Cuando queda un saldo a favor de la empresa.[C] Cheque: Cuando se requiere que el pago sea en Cheque.

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PASO 6

Se presiona ‘Entrada Nueva’ y se despliega el contenido para ingresar la información del soporte: [Clase de Gastos] [Importe de Documento]: Valor del Soporte. [Fecha Documento]: Fecha emitida en el soporte.

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PASO 7

Clases de Gastos todos son de reintegro.

[Descripción]: Se debe indicar cual fue el gasto especifico en el recuadro blanco existen unas opciones comunes y se escoge la que corresponda.

[Comentarios]: Se debe indicar el NIT y Nombre del establecimiento en que se realizo el gasto por Alimentación, Papelería, Hotel y otros Gastos.

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Los conceptos de reintegro hacen referencia a la legalización de un anticipo de viaje o un reembolso de gastos.

Tener en cuenta que todas las facturas deben venir a nombre de Indra Colombia Ltda. Nit 830.013.774-1 o Indra Sistemas SA Sucursal Colombia Nit 830.096.374-2 al cual corresponda el proyecto y el empleado.

Cuando son Pasajes aéreos y/o alojamiento que hayan sido solicitados por Agencia de Viajes [Aviatur] y los cuales fueron pagados con tarjeta de crédito corporativa, se debe escoger el concepto “Agencia” y “Aviatur”.

Para los casos en que la reserva de alojamiento haya sido negociación directa con el Hotel (sin intermediario o agencia) se debe escoger el concepto “Agencia” y “Buen turismo”.

Se les recuerda que el usuario una vez utilice el servicio de alojamiento siempre deben solicitar la copia de la facturas en el hotel.

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PASO 8

Habiendo registrado los gastos uno por uno se verifican la información ingresada.

Verificar al terminar de haber ingresado la información

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PASO 9Grabar y enviar par autorización.

Se puede ‘visualizar el formulario de solicitud’ para validar y asegurarse de que la información este correctamente ingresada. 

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Cuando se puede visualizar el anticipo

Cuando se legaliza se puede visualizar y/o modificar cuando no se autorizado o ha sido rechazado.

Se pueden realizar modificaciones cuando no se autorizado o cuando se ha rechazado en la legalización de un anticipo o reembolso de gastos.

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POLITICAS DE CUMPLIMIENTO

1. Los soportes deben ser originales, con NIT y fecha de acuerdo al viaje.

2. El soporte para la relación de gastos de transporte se debe realizar en el formato PPC-ID-CO-011_F2_Relación-transporte_V4. Se debe tener en cuenta los Topes Máximos del transporte diario de la Política ANEXO 1.

3. La relación de gastos por alimentación diaria no deben superar los Topes Máximos de la Política ANEXO 1.

4. Se debe presentar la legalización de manera física y dentro de los 15 días hábiles siguientes de regresar del viaje.

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1. Una vez se apruebe la solicitud de GAE en el sistema, se genera un correo automático al correo corporativo (Indracompay.com) dando la notificación de aprobación.

2. En ese momento debes ingresar de nuevo al sistema e imprimir el formulario de gastos que se genera, visualizando el visto bueno del Autorizador.

3. Impreso el documento se debe adjuntar los soportes originales y enviarlos a la Calle 96 # 13-11 piso 4 de Bogotá.

ACCIONES A SEGUIR

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III. LIQUIDACION DE GASTOS - REEMBOLSOS

Cuando un funcionario de Indra en Colombia sin haber solicitado un anticipo incurrió en unos gastos de viaje o manutención en el desarrollo de sus actividades:  

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PASO 1

Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas una vez estando en la pagina cliquear en “Gastos de Empleado” GAE

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PASO 2 Ingresar código de empleado y Contraseña

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Paso 3Seleccionar la opción Crear solicitud de viaje para solicitar anticipo y/o viaje.

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Paso 4

En esta ventana se debe escoger el escoger el ‘Esquema’ del viaje y lanzar o puede ser que haya solicitado un viaje sin anticipo para este caso debe seleccionar el número de viaje a legalizar hotel y/o pasajes aéreos y si incurrió en gastos los puede legalizar ahí mismo (se asemeja a la legalización de viajes).

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Paso 5

En datos generales: se registran: ‘Fechas de inicio/final’ – ‘Hora’ – ‘Lugar del viaje’:

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Paso 6

En Informacion Adicional: se debe registrar los campos de:‘Clase de Viaje, legal’ siempre debe ingresarse como Gastos Justificados.‘Motivo’ que haya sido.Asignar el ‘Proyecto’ que corresponda.

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PASO 7

No marcar Reembolso global para manutención. No ingresar la distancia Total.Vía de pago la que corresponda de acuerdo a:

[T] Transferencia Bancaria: Esta es la única opción viable para este caso.

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PASO 8

Se presiona ‘Entrada Nueva’ y se despliega el contenido para ingresar la información del soporte: [Clase de Gastos] [Importe de Documento]: Valor del Soporte. [Fecha Documento]: Fecha emitida en el soporte.

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PASO 9

Clases de Gastos todos son de reintegro.

[Descripcion]: Se debe indicar cual fue el gasto especifico en el recuadro blanco existen unas opciones comunes y se escoge la que corresponda.

[Comentarios]: Se debe indicar el NIT y Nombre del establecimiento en que se realizo el gasto por Alimentación, Papelería, Hotel y otros Gastos.

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Los conceptos de reintegro hacen referencia a la legalización de un anticipo de viaje o un reembolso de gastos.

Tener en cuenta que todas las facturas deben venir a nombre de Indra Colombia Ltda. Nit 830.013.774-1 o Indra Sistemas SA Sucursal Colombia Nit 830.096.374-2 al cual corresponda el proyecto y el empleado.

Cuando son Pasajes aéreos y/o alojamiento que hayan sido solicitados por Aviatur y los cuales fueron pagados con tarjeta de crédito corporativa, se debe escoger el concepto “Agencia” y “Aviatur”.

Para los casos en que la reserva de alojamiento haya sido negociación directa con el Hotel (sin intermediario o agencia) se debe escoger el concepto “Agencia” y “Buen turismo”.

Se les recuerda que el usuario una vez utilice el servicio de alojamiento siempre deben solicitar la copia de la facturas en el hotel.

ACCIONES A SEGUIR

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PASO 10

Habiendo registrado los gastos uno por uno se verifican la información ingresada.

Verificar al terminar de haber ingresado la información

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PASO 11Grabar y enviar par autorización.

Se puede ‘visualizar el formulario de solicitud’ para validar y asegurarse de que la información este correctamente ingresada. 

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Calle 96 No. 13 - 11 Bogotá ColombiaT +91 646 36 00F +91 646 36 22www.indra.es