Presentación digitalización

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

GLOSMAN EDUARDO CHIQUIZA RODRÍGUEZGUSTAVO DE JESUS CASTEÑO CASTAÑEDA

HUGO ARMANDO VALLEJO GIRALDOJHON EDISON PENAGOS ARIAS

HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G3

UNIVESIDAD DEL QUINDIOBOGOTÁ 2013

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

GLOSMAN EDUARDO CHIQUIZA RODRÍGUEZGUSTAVO DE JESUS CASTEÑO CASTAÑEDA

HUGO ARMANDO VALLEJO GIRALDOJHON EDISON PENAGOS ARIAS

HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ

DORIS AMANDA ZULUAGA SERNAGRUPO: 3

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G3

UNIVESIDAD DEL QUINDIOBOGOTÁ 2013

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La documentación se considerada un activo importante en las instituciones o entidades, en especial en bibliotecas, archivos y museos. Debido a esto es de gran interés proteger y mantener adecuadamente este tipo de material, para que así continúe siendo usado a través del tiempo, generando sinergia dentro de las instituciones, ahorrando espacio y economizando recursos. Por ello es necesario contar con una planeación completa que tenga implícitamente el estudio de los procesos de digitalización de documentos.

Lo anterior hace que las unidades de información encuentren en la digitalización de documentos una alternativa para preservar y recuperar información, ya que ello garantiza la conservación de la información, sólo que un soporte diferente, el electrónico, con las ventajas y aplicaciones que ofrecen los sistemas de computación. Esto hace más accesible este tipo de material, favoreciendo el desarrollo científico y complementando la formación investigativa.

El presente documento pretende desglosar todas las ventajas, tipo de tecnología, legislación y en general los procesos que intervienen en lo concerniente a la digitalización documental.

INTRODUCCIÓN

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Objetivo general

Analizar e identificar todas las etapas que intervienen en el proceso de digitalización documental de acuerdo a las normas, estándares y procedimientos adecuados, con el fin de aprender a preservar el documento físico, evitando su manipulación en la consulta y facilitando su acceso mediante la utilización de software y hardware adecuados para tal fin.

Objetivos específicos

Definir que es digitalización. Determinar las normas, estándares y procedimientos adecuados

para digitalizar. Conocer el hardware y software apropiado para el proceso de

digitalización. Identificar la legislación que sobre la digitalización existe en el país.

OBJETIVOS

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1. ¿Qué es la digitalización?

La digitalización documental es el procedimiento por el cual se convierte un documento físico o en papel a un archivo o imagen digital, aquí es importante aclarar que una imagen digital es una “fotografía electrónica” convertida en un conjunto de elementos pictóricos (píxeles) ordenados de acuerdo con una relación predefinida de columnas y filas, en donde a cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual está representado en un código binario (ceros y unos).

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1. ¿Qué es la digitalización?En la siguiente imagen

bitonal se observa como a

cada píxel se le asigna un

valor tonal, en este

ejemplo 0 para el negro y 1

para el blanco:

Los documentos físicos se convierten en imágenes transformadas en bits por medio de un escáner o cámara digital. Estos datos se convierten a un determinado formato de fichero para su almacenamiento.  Existe una variedad de formatos de imágenes ampliamente utilizados en el mercado. Algunos de ellos están pensados tanto para el almacenamiento como para la comprensión. Podemos concluir para el presente punto que el término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?

En Colombia, la planificación detallada para la viabilidad de un proyecto de digitalización, debe estar precedida por un riguroso análisis legal costo-beneficio y de tiempo; en este análisis se deben indicar claramente los beneficios esperados, frente al costo de la inversión a realizar, además de los recursos de presupuestos necesarios, para adelantar los proyectos correspondientes, tanto en materia de organización de los documentos como en los procesos tecnológicos inherentes a la captura de las imágenes, tales como la descripción de los documentos, la construcción de los índices y el control técnico de calidad, actividades que pueden demandar buena parte del presupuesto asignado al proceso de digitalización.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?Un proyecto de digitalización debe incluir como mínimo los siguientes elementos:

Definición del alcance.

Declaración de la finalidad y osos previo de los documentos y registros digitalizados.

Metas y beneficios esperados del proyecto.

Declaración de los usuarios beneficiarios y el impacto esperado.Estándares técnicos adoptados a utilizar.

Equipos y recursos de planificación, control y ejecución de la digitalización, antes, durante y después del proceso.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?

Un proyecto de digitalización debe incluir como mínimo los siguientes elementos:

Proceso de control de calidad.Estrategias para integrar la imagen digitalizada, en los procesos de trabajo y en el plan de archivo de la entidad.Estrategias para la gestión continua de los documentos y registros digitalizados.Estrategias relativas a los requisitos legales para la digitalización.Adopción de estándares de preservación a largo plazo, para los documentos de conservación total, y conservación superior a 20 años, una vez se regule esta materia por el ente rector Archivo General de la Nación. 

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?La digitalización de documentos tiene por lo menos tres tipos de aplicaciones en las empresas, para lo cual se debe adoptar diferentes características y estándares de acuerdo a la necesidad de la entidad, así: 1. Digitalización con fines de control y tramite: Es la que se realiza

generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de documentos que requieren control y tramite inmediato, evitando distribuir los documentos físicos; por lo general esta actividad se realiza con el fin de enviar por medio electrónico los documentos en formato digital, para agilizar el trámite. Es indispensable que se cumpla también con los procesos archivísticos, es decir que exista un proceso regulado que permita también dar el trámite correspondiente al documento original y de esta forma integrar los expedientes contenidos en las agrupaciones documentales.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?2. Digitalización con fines archivísticos: Requiere del uso y aplicación tanto

de estándares técnicos, como de normas archivísticas emitidas por el AGN, esta digitalización se debe hacer a partir de agrupaciones o conjunto de documentos (expedientes y series documentales); también es posible llevarla a cabo desde el ingreso o producción de un documento, a través del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo de la entidad, caso en el cual es preciso asociar imagen digitalizada de cada documento a las series y expedientes, de acuerdo al cuadro de clasificación documental y TRD; de forma que se mantenga el vínculo archivístico, entre los documentos de un mismo trámite, teniendo en cuenta además los requisitos que establece la Ley 527/99 y demás normas complementarias.

3. Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio: Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de la información, en caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una Entidad, una vez superada la emergencia.

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2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?Igualmente y con el propósito de darle un poco mas de profundidad al presente trabajo, a continuación hablaremos de la digitalización certificada: Es aquella que se realiza en el cumplimiento y uso de estándares, previamente adoptados por los organismos competentes y por el AGN, de acuerdo a las necesidades de cada entidad o naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismos autorizado Es necesario que los procesos de digitalización, incorporen el uso de metadatos para facilitar los procesos de recuperación y consulta, así como la autenticidad y preservación a largo plazo de los documentos. En ese orden de ideas se hace indispensable comentar que los metadatos atribuidos o asociados a las imágenes, son un componente esencial en la gestión y recuperación de los documentos.

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3. ¿Qué información se puede digitalizar?Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?Todos los estándares tecnológicos asociados con

Manejo Electrónico de Contenido han sido evaluados y organizados en 5 categorías, como se lista a continuación:

1. Imagen de documentos

Deben revisarse los estándares y lineamientos sobre tecnología de imagen dirigidos a usuarios para que asistan a la organización durante todas las fases del proyecto desde la fase de planificación hasta la implementación. Lineamientos y estándares relevantes como los que se listan en el “Anexo A – Estándares de Imagen de Documentos” deben ser seguidos por todas las agencias gubernamentales. Estos lineamientos simplificarán significativamente el proceso general y aseguraran que aspectos críticos de la preparación y la planificación de la implementación sean tratados en la fase temprana en el proyecto en vez de forzar el proyecto.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?Cuando la organización planifica la implementación de imagen de documentos, la organización debe considerar establecer procedimientos y lineamientos importantes para el indexado de los campos. Estos lineamientos organizacionales deben proveer información detallada que debe ser considerada cuando se planifiquen los requerimientos de indexado para todos los documentos actuales y otros que se anticipe que serán escaneados. El establecimiento de todos los valores de índices necesarios con la capacidad de adicionar nuevos y/o otros tipos de documentos antes de la implementación del sistema mejora mucho el valor y la calidad de la información escaneada y almacenada en el sistema.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Control de Calidad de Indexado Mientras el sistema comienza en producción, llegará ser importante para la organización desarrollar una metodología de revisión tanto la data indexada y los documentos actuales para asegurar que la información esté disponible y leíble. La organización debe establecer un proceso documentado para asegurar que todos los documentos sean apropiadamente escaneadas e indexadas. Esta organización debe ser seguida por todo el personal que realice labores de escaneo e indexado, además de proveer un mecanismo para la verificación de la entrada de datos del indexado antes de que el documento sea almacenado y o transmitido a los procesos de negocios.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?Escaneo de Documentos

 La parte del sistema de escaneo de documentos debe proveer la capacidad para que los usuarios rápidamente digitalicen los documentos y los enruten a las personas que realizan la operación de indexado. Los requerimientos asociados con esta parte del sistema deben incluir:La capacidad para soportar tanto procesamiento en lotes como el escaneo e indexado de documentos individuales.La capacidad para soportar re-escaneo de documentos;La capacidad para soportar tanto escaneo simple como duplex;La capacidad para que el escáner escanee a la resolución requerida según la calidad de imagen que se espera del sistema, tal como 200, 300, o 400 DPI; yLa capacidad para insertar página que indique terminación en documentos de tamaños variables dentro de un mismo lote.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Indexado y escaneo de documentos Al implementar tecnologías de escaneo y de indexación de documentos, los requisitos deben incluir información detallada relacionada con todas las fases de proceso. Si van los documentos de color a ser escaneados de modo que la imagen capture el color, el escáner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y el software deben ser incluidos si se van a usar técnicas para la automatización de la indexación de los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe estar enterado que el uso de código de barras y las tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente la digitación durante la fase de la indexación pero no elimina siempre la necesidad de la indexación manual. El nivel de la información capturado automáticamente variará dependiendo de la calidad del documento entrante y de la capacidad del sistema de reconocer exactamente la información requerida.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?El tema del desempeño es de importancia crítica y la organización debe

asegurarse de que la solución seleccionada proporcione la capacidad de explorar y de poner en un índice documentos dentro de marcos de tiempo anticipados. Los procesos asociados a la exploración y a la indexación de direcciones del documento incluyen:

El tiempo requerido para preparar el documento para el escaneo;Escaneo de documentos, asegurando que todos los documentos y todos sus lados (para documentos de dos caras) sean capturados;El tiempo requerido para indexar y verificar los documentos;El tiempo requerido para enrutar el documento al usuario final para posteriores procesos (si se están utilizando las tecnologías de flujo de trabajo);La capacidad para definir campos comunes (para propósitos de indexado) cuando se escanea en la modalidad de lote; y La capacidad para soportar auto-indexado de documentos utilizando código de barras, OCR, ICR

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

La información detallada relacionada con todos los aspectos de la indexación del documento debe ser bien definida. Esto debe incluir la capacidad para que los usuarios indexen documentos en sus sitios de trabajo, además de las estaciones de escaneo, y apoyar la capacidad de:

Indexar las imágenes antes de indexarlas o después de indexarlas;Adicionar otros valores de indexación, y Indexado en lote.

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Procesamiento de Post-escaneo  El post-proceso se puede utilizar para proporcionar “limpieza” de la imagen después del escaneo y antes de la indexación y del almacenaje final. Este software realiza generalmente funciones de de-motear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la imagen escaneada con la intervención limitada del operador.  El uso de la “limpieza” de la imagen y otros procesos de post-escaneo se deben utilizar solamente para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejercitada cuando se usan estas herramientas, ya que cualquier modificación material a la imagen puede afectar la capacidad de autentificar el documento en un procedimiento legal.

4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Procesamiento de Lectura Óptica OMR, OCR, Código de Barras, y ICR El objetivo principal de las tecnologías disponibles del reconocimiento es reducir la cantidad de entrada de datos manual para la captura de la información impresa a mano y a máquina en documentos convertidos a digital. Aunque la tecnología nunca eliminará la necesidad de la entrada de datos manual, el uso eficaz de estas tecnologías en documentos ha producido las ventajas notables evaluadas a menudo en la reducción de digitación manual. Lo que sigue es una breve lista de los criterios de evaluación a considerar al analizar el uso de la captura de datos automatizada:

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Procesamiento de Lectura

Óptica

¿es posible identificar documentos con el suficiente volumen para justificar el proceso automatizado de la captura de datos? Estos son típicamente formularios que contienen contenido estructurado y no estructurado, pero con la información identificable que se extraerá.¿es rentable? Determinar la cantidad de datos que se capturarán y el coste para apoyar una solución manual, y después compararla a una solución automatizada de la captura de datos. Es posible re-diseñar los formularios para mejorar el reconocimiento el uso de opciones de selección, códigos, código de barras, tinta invisible al escáner, y formato de impresión de OCR.¿Cómo será el documento organizado en lotes para ser escaneado? Utilizará formularios de diferentes tamaños? Utilizará formularios distintos? ¿Es posible introducir páginas de encabezado de los lotes para encadenar el proceso de escaneo?Identificar las reglas del negocio que pueden ser utilizadas para el procesamiento post-reconocimiento para mejorar la precisión de la información capturada.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Tiempo de despliegue de la consulta/búsqueda  El tiempo de la presentación de la consulta y de la recuperación es comúnmente de alta importancia para los usuarios. El usuario debe definir los requisitos de funcionamiento anticipados antes del diseño del sistema y de la adquisición del hardware. Estos requisitos de funcionamiento deben incluir los tiempos de reacción máximos anticipados durante la producción que considera el número total de las peticiones de usuario simultáneas anticipadas; el número total de manejadores; si la información está disponible en modo en-línea, cerca de en-línea, o fuera de línea, etc.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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2. Tecnologías aprobadas de Formatos de datos y compresión  Las tecnologías de formatos de documentos y compresión están asociadas con aquellos registros y documentos que están llamados a ser de valor documental y/o llamados a ser un registro público/oficial. Todos los registros oficiales y documentos producidos por la agencias y oficinas gubernamentales, serán almacenados solo en aquellos formatos listados en el documento Data Format and Compression Standards.

Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales pueden ser almacenados en el formato seleccionado por el usuario y entonces destruirlos después de ser convertidos al formato de archivo/permanente, adhiriéndose a los estándares adoptados.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Durante el proceso de creación/desarrollo, todos los documentos, incluyendo, pero no limitándose a, texto, hojas electrónicas, y presentaciones, producidas por cualquier agencia gubernamental, este puede ser creado e intercambiado en un archivo de formato basado en XML (eXtensible Markup Languaje). El formato de los documentos usado durante el proceso de creación/desarrollo puede estar basado en formato abierto, formato de archivo basado en XML, incorporando todas las siguientes características:(1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y aplicaciones internas y externas. (2) Completamente publicables y disponibles, libre de cargo.(3) Implementado por múltiples fabricantes.(4) Controlado por una organización de la industria, abierta y con un proceso inclusivo bien definido para la evolución del estándar.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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3. Tecnologías de almacenamiento Todas las copias digitales del gobierno y los documentos públicos que tendrán un almacenamiento a largo plazo y en un formato permanente solo serán almacenados usando tecnologías de almacenamiento que cumplan con los estándares adoptados. Solo aquellas tecnologías de almacenamiento que previene cualquier posible alteración, modificación o eliminación son permitidas. Estas tecnologías utilizan métodos verdaderamente “De única escritura” (“Write Once”). Las tecnologías “De única escritura” que dependen solo de procesos y/o procedimientos NO SON ACEPTABLES. Las tecnologías de almacenamiento que permiten cualquier tipo de destrucción de documentos NO ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente con propósito de archivo histórico.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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4. Admisibilidad legal  Los temas de legalidad que se deben considerar por los asesores jurídicos incluyen el expurgo de la información, la aceptación legal de expedientes, requisitos de la retención, y la redacción de la información.  Un aspecto importante de asegurar la admisibilidad legal es el desarrollo de un documento de las prácticas de negocio que debe ser terminado antes que el sistema sea puesto en producción completamente. Este documento permitirá a la organización autentificar, o certificar, que la información contenida dentro del sistema digital es exacta y confiable.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Describir cómo la información será explorada, escaneada e indexada. Describir cómo el sistema será asegurado de acceso no autorizado, Describir cómo el documento será asegurada de modificaciones o alternaciones no autorizadas; Describir cómo las modificaciones autorizadas de los documentos serán manejadas, incluyendo información sobre rastros de auditoria y la capacidad para recuperar cualquier versión anterior de un documento que se requiera mantener; Describir cómo las notas y las anotaciones (si las hay) serán almacenadas y manejadas, si son parte del registro del negocio, Describir cómo se le dará seguimiento a estas políticas y procedimientos. Describir cómo el sistema cumplirá con la programación de retención publicada para los registros

La información no se limita a:

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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5. Flujo de trabajo (WorkFloW) Cualquier tecnología del workflow puesta en ejecución por una institución Gubernamental debe asegurarse de que el producto seleccionado respeta estándares relevantes de la tecnología de Flujo de Trabajo (Workflow) de ISO según lo definido en Estándares de Workflow del Anexo E.  Las tecnologías del Workflow incluyen varios tipos de enrutamiento incluyendo el enrutamiento ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enrutamiento de producción. El enrutamiento ad hoc permite al usuario especificar un proceso específico para un documento para dar seguimiento a ese documento solamente.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Roles Vs. Usuarios  Hay dos enfoques para definir a usuarios dentro de un ambiente del workflow. El primer método es definir a un usuario específico para manejar una tarea o una actividad específica. El segundo acercamiento es definir un papel dentro de la tarea o de la actividad de trabajo y después asignar a tantos usuarios cuanto sea necesario o apropiado. Las organizaciones deben requerir un sistema basado en roles al implementar tecnologías del workflow en producción.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Requerimientos de Enrutamiento  Para las organizaciones que requieren workflow de producción, el sistema debe permitir que un usuario enrute un documento a otro usuario. Las capacidades siguientes deben ser consideradas:

La capacidad para enrutar automáticamente documentos en una cola basado en el tipo de documento o de trabajo;La capacidad para soportar el enrutamiento a múltiples colas para cada usuario, basado en el tipo de trabajo,La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de fecha,La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de tipo de trabajo,La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de tipo de documento,La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de persona específica,La capacidad para cambiar una ruta predefinida.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Diseñador gráfico de reglas El sistema debe apoyar la capacidad para que los usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta capacidad debe incluir diseño gráfico y las herramientas de gerencia que serían utilizadas para crear/modificar reglas de trabajo dentro de Windows o de un ambiente de usuario basado browser.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Monitoreo del Trabajo

 Al seleccionar tecnologías del

workflow, la organización debe

evaluar si la supervisión del trabajo

es requerida para su operación. Las

herramientas de monitoreo permite

a los usuarios supervisar el trabajo

en curso, en una base en tiempo

real (típicamente).

Esta supervisión del trabajo se

utiliza no sólo para “nivelar carga”

de las actividades en curso del

trabajo, pero también ver si hay

cualquier “cuello de botella” en el

proceso total del workflow.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Procedimientos de Escalamiento Para las organizaciones que requieren workflow a nivel de la producción, la solución seleccionada debe incluir la capacidad de enrutar automáticamente el trabajo a diversos usuarios basados en una regla o un sistema de reglas específicas. La solución debe también incluir la capacidad para que los usuarios extiendan manualmente el trabajo como sea apropiado. Durante este procedimiento de escalamiento, la solución debe tener la capacidad de hacer el artículo del trabajo volver o reasignarlo permanentemente según lo determinado por el usuario.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Manejo de Errores Como los artículos del workflow pueden incluir la información anticipada no previamente durante la definición de las reglas, la organización debe requerir que la solución incluya la capacidad de manejar errores dentro del encaminamiento del trabajo a través del motor del workflow. La gestión de error debe incluir la capacidad de predefinir un papel que recibiría los artículos apropiados del trabajo que se determinan para estar en error.

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4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

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Procedimientos de Temporizadores Cuando se pone en ejecución el workflow, hay muchos casos donde es importante la puntualidad de terminar una actividad específica del trabajo, o el grupo de actividades. La capacidad de establecer los contadores de tiempo para todos los artículos del trabajo llega a ser muy importante. La organización debe requerir que la solución soporte los mecanismos de “contador de tiempo” y que el usuario pueda fijar estos valores para las actividades específicas a través de la herramienta gráfica para el diseño de las reglas del trabajo.

Page 40: Presentación digitalización

5. Tipos de escáneres

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Escáner de alta producción

Esta gama de equipos es utilizada

para digitalizar documentos de

manera masiva, teniendo como

ventaja un menor tiempo de

procesamiento para altos

volúmenes de producción, se

utilizan principalmente cuando se

requiere digitalizar información de

manera masiva y sistemática para

empresas e instituciones. Para

utilizar este tipo de escáneres, se

debe realizar una preparación

documental de manera preliminar y

minuciosa, en la cual se retira

cualquier elemento que pudiera

impedir el paso de los documentos

en alta velocidad por el escáner.

Page 41: Presentación digitalización

5. Tipos de escáneres

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 Escáner de cama plana (Flat bed)

El escáner de cama plana es un dispositivo de captura diseñado para documentación que no puede ser procesada masivamente a través de alimentadores automáticos debido particularmente a las condiciones físicas del soporte.A pesar de que se trata de uno de los procesos más lentos de captura documental, la mayor bondad que representa está enfocada en una agresión mínima del documento original, básicamente la causada por la intensidad de luz, ya que es una lámpara la que se desplaza y realiza el escaneo del documento. 

Page 42: Presentación digitalización

5. Tipos de escáneres

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Escáner de libros

Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas.

Page 43: Presentación digitalización

5. Tipos de escáneres

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Escáner de planos

El escáner de planos también conocido como escáner de gran formato, es uno de los dispositivos más adecuados para la digitalización de material planimétrico y cartográfico.

Si bien algunas especificaciones de carácter profesional pueden ser suplidas a partir de cámaras digitales para capturar grandes formatos, la relación 1:1 existente en una digitalización de planos con este tipo de escáner, supera ampliamente las capturas digitales a partir de cámara.

Se trata de dispositivos especialmente diseñados para digitalizar documentos que en los otros escáneres, se harían seccionadamente. Hacer una toma digital única facilita no solo el servicio de consulta e impresión, sino que evita la fotocomposición de partes, una tarea tediosa para el usuario y costosa debido al tiempo invertido.

Page 44: Presentación digitalización

5. Tipos de escáneres

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Escáner de transparencias El funcionamiento de este tipo de escáneres es similar al escáner plano de sobremesa, salvo que en lugar de escanear documentos opacos, lo hace con transparencias (negativos y diapositivas).  La calidad es superior al escáner plano, si bien el mayor problema suele estar en la cantidad de “ruido” que muestra, particularmente lo relacionado con motas de polvo e impurezas del negativo.

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Escáner de microfilm

La micrografía consiste en la reproducción fotográfica de documentación a tamaño muy reducido, precisando de un lector para su posterior consulta. Los formatos tradicionales han sido la película de carrete de 35 y 16 milímetros y la microficha, normalmente de 15 X 10,5 cms. Esta técnica ha representado un sistema de duplicación documental cuya mayor importancia radica en la conformación de archivos de seguridad con finalidades de consulta, economía de espacio y reducción del deterioro de documentos.

Los escáneres de microfilm son en esencia de transparencias en donde la fuente de alimentación es un documento soportado en película de microfilm. Combinan en un único sistema la posibilidad de visualizar microfilmes con la impresión de documentos en papel y en archivo electrónico. Esto permite imprimir o escanear al mismo tiempo.

5. Tipos de escáneres

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Page 46: Presentación digitalización

6. ¿A quien le es útil la digitalización?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es de gran utilidad e importancia para las instituciones del sector público y privado, ya que se puede implementar para recuperación de información del documento en papel en un formato electrónico, permitiendo la facilidad y agilidad en el desarrollo de sus procesos internos, comerciales, y también para el apoyo en la toma de decisiones y en el desarrollo de auditorías de calidad internas y/o externas. La digitalización es de gran utilidad y se convierte en una gran necesidad en la era de la información y del conocimiento en las entidades, ya que permite brindar eficaces y eficientes servicios a la hora de consultar un documento y/o expedientes por los medios electrónicos.

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6. ¿A quien le es útil la digitalización?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es también de gran utilidad porque permite:  Trabajar en una organización sin

papeles Disminuir en el costo de

impresión y fotocopiado. Disminuir horas de profesionales

afectadas a la búsqueda de documentos

Acceder a la información de manera simultánea desde diferentes lugares

Acceder de manera rápida, segura y protegida a la documentación

Aprovechar la información para la toma de decisiones

Disminuir el costo de almacenamiento y traslado de documentos.

Page 48: Presentación digitalización

7. Ventajas de la digitalización La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cualquier computadora o bien en hosting de servidores que vía web garantizan su conservación en óptimas condiciones.

Hay un acceso controlado y seguro a los documentos digitalizados.

Un documento digitalizado puede ser consultado por varios usuarios en tiempo real, permitiendo realizar transacciones con el mismo.

Las imágenes digitalizadas no pierden calidad con el paso del tiempo.

La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.

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7. Ventajas de la digitalización

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El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.

Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.

La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

Los documentos digitalizados se pueden consultar en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio y/o portátiles.

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7. Ventajas de la digitalización

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Los documentos digitalizados pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la FIRMA DIGITAL.

Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de Word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.

Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad.

Los documentos digitalizados no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

La digitalización aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que además pueden ser visualizados simultáneamente.

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7. Ventajas de la digitalización

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El acceso a los documentos digitalizados puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

La digitalización permite un rápido y fácil acceso a la información.

Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.

Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos

Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

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8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCSOLUTIONS es el primer proveedor de digitalización en México que está autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para digitalizar los documentos en materia de Comercio Exterior, dicha autorización es con base en los artículos 162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley Aduanera, con lo cual permite la microfilmación o grabación en medios magnéticos y resguardo de los pedimentos tramitados y los documentos que forman el archivo de los agentes y apoderados aduanales de conformidad a lo dispuesto en la Regla 2.13.21 de Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

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Ley de Fiscalización Superior de la Federación (DOF, 29/12/2000)

Artículo 12

La Auditoria Superior de la Federación y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en el ámbito de sus respectivas competencias, considerando las propuestas que formulen l os Poderes de la Unión y los entes públicos federales, expedirán las bases y normas para la baja de documentos justificatorios y comprobatorios para efecto de destrucción, guarda o custodia de los que deban conservarse, microfilmarse o procesarse electrónicamente, sujetándose a las disposiciones legales establecidas en la materia.

8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Código Fiscal De la Federación 2000

Se establecen las reglas para reconocer los documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complementando en la Miscelánea Fiscal de ese año.

Resolución Miscelánea Fiscal para 2003

Se publican las reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos.

Se publican las disposiciones para microfilmación grabación de libros, registros y documentos.

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8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Haciendo énfasis en nuestro país y con el ánimo de contextualizar el trabajo propuesto a nuestro entorno, es necesario indicar que existe un buen volumen de normas que regulan y normalizan el proceso de la digitalización así, como el reconocimiento, gestión, conservación, valor probatorio, entre otros,  del documento electrónico, entre algunas de estas tenemos:

Ley 270/96, Articulo 95 “Estatutaria de la Administración de Justicia”Ley 527/99 “Por medio de la cual se define y se reglamenta el acceso y uso delos mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”Ley 594/00 “Ley General de Archivos”Ley 975/05, “Articulo 56, conservación de Archivos”Decreto 2328/82 “Normas sobre el servicio o transmisión de información”Decreto 148/84 “Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo”Decreto 2620/93 “Se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados, para conservar los archivos de los comerciantes”Decreto 2150/95 “Por el cual se regulan o se suprimen trámites innecesarios”

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8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Decreto Nacional 1747/00 “Por el cual se reglamenta la Ley 527/99”Decreto 266/00 “Por el cual se suprimen y reforman tramites”Decreto Distrital 619/07 “Por el cual se establece la estrategia del gobierno electrónico”Decreto Nacional 2364/12 “Se reglamenta el articulo 7 de la Ley 527/99, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”Decreto Nacional 019/12 “Por el cual se suprimen o reforman tramites”Decreto 2609/12 “ Por el cual se reglamenta el titulo V de la Ley 594/00”Sentencia Corte Constitucional 662 del 2000Sentencia Corte Constitucional 831/01C.P.C. Artículos 174-175-177Circular 004/10 AGN “Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”Circular 002/12 AGN “Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental”.

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8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Entre otras. Es importante mencionar que las sentencias que se relacionan, son las que han fallado con relación a la Ley 527/99 y que en su mayoría el fallo ha sido de exequible, es decir en casi todos los casos se han mantenido los artículos demandados de la Ley antes mencionada.  Adicional a este compendio de normas anexamos una gráfica emanada o compartida por el AGN, para la digitalización certificada.

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9. ¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La información digitalizada nos puede brindar seguridad ye que la se puede administrar mediante sistemas o aplicativos de controles de acceso, puede ser cifrada, protegida e inclusive se le pueden agregar sellos y firmas digitales para garantizar su validez jurídica.

Con la digitalización de documentos se garantiza mayor seguridad para que la información sea recuperada, si se llegan a presentar caso fortuitos, en el caso de siniestros, vandalismo, entre otros.

Los documentos digitalizados parte de los principios confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad, los cuales se deben respetar.

Al igual, la digitalización de documentos garantizar a los usuarios el acceso a la información con la cantidad y calidad que se requiere para el desempeño de sus funciones, así como evitar serias pérdidas de información y accesos no autorizados a la misma.

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CONCLUSIONES

En cuanto a la consulta, nos permite gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes, realizar consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios, como el incremento en la productividad del personal.

Las imágenes digitalizadas se pueden incorporar a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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Ahorros en papel, tóner, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

CONCLUSIONES

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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BIBLIOGRAFIA ARELLANO INFANTE, Robinson. Diseño de un sistema de digitalización

de documentos. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2002.

CIFUENTES COBOS, Luis Carlos. Modelo para digitalización de documentos. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2007.

Bibliografía: Normas y estándares para la administración publica digitalización.

Bibliografía: Guía de procedimientos digitalización de archivos “una aproximación al tema” / Leonardo Guzmán.

http://www.aplikagroup.com.ar/las-10-ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/

http://www.ops-servicios.es/blog/2012/02/28/ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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BIBLIOGRAFIA

http://www.hispanoargentinos.com/editoriales/Matozza/Digitalizacion-Documentos-2.htm

http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos

http://www.safetydoc.es/blog/index.php/la-importancia-de-la-digitalizacion/

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/guiadigital.pdf

http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos

http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos

http://www.docudigital.com/

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