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EVALUACION A PLANES DE MEJORAMIENTOSUJETOS DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 012 DE 2018
Agosto de 2018
Material para Capacitación
28 de Febrero de 2018
“Por la cual se reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan lossujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C., se adopta elprocedimiento interno y se dictan otras disposiciones.”
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 012 DE 2018
Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento
Código formato: PGD-02-05 - Versión: 11.0Código documento: PVCGF-07 – Versión: 14.0
Material para Capacitación
Formulación de las acciones en el SIVICOF
Sujeto de Control
1 2
Verifica y consulta los
hallazgos que le subió la
Contraloría de Bogotá en el Informe 73:
Plan mejoramiento
Hallazgos
Formula las acciones a los hallazgos, diligenciando el
Informe 70: Plan mejoramiento el formato CB-
0402F: plan mejoramiento formulación
Genera Certificado
Material para Capacitación
Seguimiento de acciones incumplidas
Sujeto de Vigilancia y
Control Fiscal
1 2 3
Director Técnico SectorialContraloría de Bogotá
4
Director Técnico Sectorial- Auditor
Contraloría de Bogotá
Comunica al sujeto de
vigilancia el resultado de la
evaluación.
Sube al sistema SIVICOF la calificación
Asigna verificación de
las acciones incumplidas
mediante memorando y/o
auditorias
A los 30 días sube al sistema
SIVICOF el seguimiento de
las acciones incumplidas
Informe 71: Plan mejoramiento Seguimiento
Entidad -Genera
Certificado
Contraloría de Bogotá
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Modificaciones plan mejoramiento
GerenteProfesional
Equipo Auditor
1 3 4
Director Técnico Sectorial
5
Director Técnico Sectorial
Profesional TIC
Recibe solicitud del Sujeto de
Vigilancia
Habilita informe Habilita 70: Plan mejoramiento
formulación según términos
establecidos Informa la autorización o negación de la
solicitud de modificación y remite copia a
TIC Debe contener fecha de corte y
término autorizado
Verifica en SIVICOF lo
establecido en el Artículo 9
parágrafos 1 y 2 de la RR 012
Sujeto de Vigilancia y
Control Fiscal
Sube al sistema SIVICOF la
modificación Informe 70: Plan
mejoramiento formulaciónFormato CB-0402M: Plan
mejoramiento modificación
Contraloría de Bogotá
Realiza solicitudy la radica en laContraloría deBogotá
Sujeto de Vigilancia y
Control Fiscal
2
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Seguimiento anual acciones abiertas e incumplidas
Sujeto de Vigilancia y
Control Fiscal
21
Apertura en la cuenta anual el
Informe 71: Plan mejoramiento seguimiento entidad con
fecha de corte 31 de diciembre de
la vigencia a reportar con
periocidad anual
Sube al sistema SIVICOF el
seguimiento a todas las
acciones que estén a corte 31
de diciembre dela vigencia en estado abierto e
incumplido
Contraloría de Bogotá
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HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD EVALUACIÓN AUDITOR
Informe 73: PlanMejoramientoHallazgos
70: PlanMejoramientoFormulación
70: PlanMejoramientoFormulación
71: Plan MejoramientoSeguimiento Entidad
72: Plan MejoramientoEvaluación Auditor
Formulario CB-0402H: PlanMejoramientoHallazgos
CB-0402F: PlanMejoramientoFormulación
CB-0402M: Plan Mejoramiento Modificación
CB-0402S: PlanMejoramientoSeguimiento Entidad
CB-0402SA: PlanMejoramiento EvaluaciónAuditor
Diligenciamiento
La Contraloríaincorpora loshallazgosLos archivos str sedeben remitir conanterioridad a lacomunicación delinforme final.
El Sujeto deControlincorpora lasacciones.
El Sujeto de Controlincorpora lasmodificaciones.
El Sujeto de Controlrealiza el seguimiento, elanual y a las accionescon estado incumplido.
La Contraloría incorpora laevaluación de las auditoriasregularidad, desempeño,visita de control fiscal ydictamen estados contables.Cuando hay accionesincumplidas se debe decir enel mismo memorando queviene acciones incumplidaspara que TIC aperturé esteinforme.
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HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD EVALUACIÓN AUDITOR
Fecha de corte
Fecha en que seradica el informefinal.
Fecha delsiguiente díahábil de la fechade corte de loshallazgos.
Fecha de solicitud delSujeto de Control.
Para seguimiento anual:el último día del año.Para seguimiento de lasacciones incumplidas, 30días hábiles contados apartir de la fecha decomunicación del informefinal.
Fecha en que se radica elinforme final.
Plazos *Fecha en que seradica el informefinal.
10 días hábilessiguientes a laradicación delinforme finaltiene el Sujetode Control paraformular lasacciones
A consideración de lasectorial respectiva
Anual
Para el seguimiento de lasincumplidas tiene 5 díashábiles para reportar elseguimiento en el sistemaa partir del día siguientede su culminación.
*Fecha en que se radica elinforme final.
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HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD EVALUACIÓN AUDITOR
Solicitudes Con memorandoy archivo str enSIGESPRO sesuben loshallazgos alsistema.
Se aperturaautomáticamente
El sujeto de controlrealiza la solicitudpor escrito y lasectorial darespuesta en tresdías hábilessiguientes a la fechade radicación de lasolicitud y envía unacopia a TIC para darapertura del sistema(el comunicadodebe contener lafecha de corte )
Anual se aperturaautomáticamente.
Cuando hay accionesincumplidas se debedecir en el mismomemorando que vieneacciones incumplidaspara que TIC aperturaeste informe.
Con memorando yarchivo str en SIGESPROse suben la evaluacióndel auditor.
Prórrogas N/A Se podrán otorgar hasta 5días hábiles de Prórroga (Fuerza Mayor), debensolicitarlo conanterioridad a la fechalimite de formulación.
A consideración de la sectorial respectiva
A consideración de lasectorial respectiva
EL seguimiento a lasincumplidas esimprorrogable.
N/A
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HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD EVALUACIÓN AUDITOR
Cambios en los formularios
Se le adiciona cuatro campos en elformulario así:• NUEVO HALLAZGO GENERADO POR
INEFECTIVA (seleccionar SI/NO)• VIGENCIA PAD AUDITORIA o VISITA
DE LA INEFECTIVA• CODIGO AUDITORIA DE LA
INEFECTIVA• No. HALLAZGO DE LA INEFECTIVA
En el formulario se inactivacolumna 44 Estado y EvaluaciónEntidad
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HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD
EVALUACIÓN AUDITOR
Aspectos a tener en cuenta
Se incorporalos hallazgosde lasauditoriasregularidad,desempeño,visita decontrol fiscal ydictamenestadoscontables.
En el eventode culminarmás de unaauditoría enel mismosujeto decontrol con lamisma fechade corte,estas sedebenconsolidar enun soloarchivo excely str.
Fecha limiteterminaciónacción hasta 12meses contados apartir de la fechade formulacióndel respectivoplan demejoramiento.Estados contablesun mayor tiempodebe estarjustificado (hasta18 meses )
• Solo se puede solicitarmodificación de la acciónpor una sola vez.
• Se permite para la acción,área responsable, fecha determinación, indicador o lameta propuesta.
• No se podrán adicionar nieliminar acciones de lasinicialmente formuladas.
• No se podrán modificaraquellas acciones a lascuales les falte 30 díashábiles para suterminación, teniendocomo referenciaúnicamente la fechaprogramada determinación.
• La nueva fecha determinación de la acción amodificar, no podrá superarseis meses adicionales a losdoce meses contados apartir de la fecha deformulación, sin superar los18 meses en total.
Anual a corte 31 dediciembre de cadavigencia, incorporaacciones abiertas eincumplidas.
El sujeto de controldeberá culminar lasacciones que ledejaron comoincumplidas dentrode los 30 díashábilesimprorrogables,contados a partir dela fecha decomunicación delinforme final, el cualdeberá subir elseguimiento en elsistema SIVICOF.
• A las auditorias de regularidad, desempeño o visitade control fiscal y dictamen estados contables.
• Resultado de la evaluación(Estados):• CERRADA• INCUMPLIDA• INEFECTIVA• CERRADA POR VENCIMIENTO DE TÉRMINOS• AVERIGUACIÓN PRELIMINAR
• Se evaluarán las acciones que estén calificadas comoabiertas e incumplidas en caso de que estas últimassu termino de culminación (30 días) se cumpla enejecución de la auditoria que inicia.
• Para las acciones calificadas como inefectivas enauditorias de las vigencias 2016 y 2017, que no seles hay establecido un nuevo hallazgo, en Auditoriasde regularidad, que se programen en el PAD 2018 yPAD 2019 se deberá formular un nuevo hallazgo.Solo se podrá hacer por una única vez por sujeto decontrol.
• Cuando se califique una inefectiva en la columna deAnálisis Evaluación del informe colocara lareferencia del nuevo hallazgo.
• Para la verificación de acciones incumplidas se podráprogramar la verificación de esas acciones, una vezpasado los 30 días hábiles, para esta verificaciónpodrá realizarse en ejecución de auditorias encualquier modalidad o por oficio asignando la labora los funcionarios a 10 días hábiles y exclusivamentepara esto.
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EVALUACIÓN DEL AUDITOR
CERRADA: Cuando la acción es ejecutada en el 100% y elimina la causa del hallazgo.• No hay mas calificaciones para este hallazgo.
INEFECTIVA: Cuando la acción es ejecutada en el 100%, pero persiste la causa que originó elhallazgo.• En ningún caso se calificará dos veces como inefectiva.• Se debe formular un nuevo hallazgo.• No hay mas calificaciones para este estado.
INCUMPLIDA: No se ha ejecutado el 100%.• No se puede calificar una acción incumplida nuevamente como incumplida.• Una acción incumplida solo se puede calificar como cerrada o averiguación preliminar.• Se evaluarán las acciones incumplidas, se podrá programar su verificación (PAD, Auditorías,
oficio).• Se dan 30 días el sujeto de vigilancia para que la cumpla.
Material para Capacitación
EVALUACIÓN DEL AUDITOR
CERRADA POR VENCIMIENTO DE TÉRMINOS: Cuando la acción supera tres vigencias contadas a partirde la fecha programada para su terminación y que no haya sido evaluada por la contraloría.• No hay mas calificaciones para este estado.
AVERIGUACIÓN PRELIMINAR: Cuando la acción ha sido evaluada como incumplida y han transcurrido 30días hábiles para su cumplimiento el sujeto de vigilancia y control fiscal no la implementó.
• No hay mas calificaciones para este estado.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
• INFORME 73: HALLAZGOS
CB-0402H: HALLAZGOSSe reporta por el auditor conforme a los hallazgos consignados enel informe final de auditoría.
Los hallazgos se identificaran a través de los siguientes campos entodos los formularios:
• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo
Material para Capacitación
PLAN DE MEJORAMIENTO• INFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN
CB-0402F: FORMULACIÓN Se consignan todos los hallazgosreportados por el auditor con sus acciones y demás datosrelacionados:
• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo• Código Acción• Causa que origino el hallazgo• Acciones• Indicador• Meta• Área Responsables
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PLAN DE MEJORAMIENTOINFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN
CB-0402M: MODIFICACIÓN Se consignan las modificaciones a las accionesformuladas, si se presentan.
• Acciones• Fecha de terminación• Indicador• Meta propuesta
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PLAN DE MEJORAMIENTO
• INFORME 71: PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDAD
CB-0402S: SEGUIMIENTO ENTIDAD Se consignan los resultados alas acciones formuladas, este informe es anual.
Seguimiento anualSeguimiento cuando se dejen acciones incumplidas
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PLAN DE MEJORAMIENTO
INFORME 72: EVALUACION DE AUDITOR
CB-0402SA: EVALUACIÓN AUDITOREvaluación realizada mediante cualquier Auditoria
(Regularidad, regularidad, desempeño, visita de control fiscal y dictamenestados contables ) , de la eficacia y efectividad de lasAcciones formuladas para corregir los hallazgos.• Estados:
• Cerrada• Inefectiva• Incumplida• Cerrada por vencimiento de términos• Averiguación preliminar
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