Presentación de PowerPoint - Minciencias · proceso y la descripción del enfoque basado en...

Manual

G102M02/Versión 09/Vigente a partir de su liberación en GINA.

Tenga en cuenta

Acerca del Manual de Calidad

Control de cambios

Presentación de la Entidad

Sistema de Gestión de la Calidad

Revisión por la Dirección

Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad

Componente preventivo y de mejora

Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad

Control a Terceros

Aprobación del Manual

ESTRUCTURA

Manual de Calidad

Colciencias

G102M02

Versión 09

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

10

1. Tenga en cuenta

Hola, soy GINA“

2. Acerca del Manual de Calidad

Te presentamos a GINA (Gestión Integral NuestraAliada), la imagen del SGC quien nos ayudará acomprender mejor los contenidos de este documento.

GINA es herramienta tecnológica que facilita laconsolidación, manejo, control, mejora y difusión delSistema de Gestión de Calidad de la Entidad, a la cualtienen acceso todos los usuarios.

“

2. Acerca del Manual de Calidad

El presente manual tiene como objetivo describir el Sistema de Gestión de laCalidad del Departamento Administrativo Ciencia, Tecnología e Innovación -COLCIENCIAS, herramienta al servicio del cumplimiento de los estándares decalidad más relevantes, de acuerdo al enfoque de la Norma Internacional ISO9001:2015; así como su aplicación y articulación con el Modelo Estándar deControl Interno (MECI), con enfoque por procesos, riesgos y mejora continua de laEntidad.

3. Control de Cambios

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

00 2011-03 Todos Se crea manual

01 2012 – 08- 173.1.6

5Eliminación de la exclusiónInclusión del capítulo Revisión por la Dirección

02 2013-08-2523

Actualización misión, visión y mapa de actores.Actualización Política y Objetivos de Calidad.

03 2013-10-31

Todos2.2 y 2.3

3.1.6

4.1

5

Se cambia el estilo del Manual de documento a presentaciónSe incluye el propósito estratégico y la Mega Meta Visión 2019Se incluye como exclusión el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y MediciónSe incluye otras instancias de Revisión por la DirecciónSe incluye el capítulo de procedimientos obligatorios.

04 2014-01-31 2,1 y 2,2 Se actualiza la Misión y Visión de la Entidad

05 2014-05-30 EncabezadoSe modifica el código del procedimiento, de acuerdo al rediseño del SGCSe realiza el cambio al nuevo Mapa de Procesos, adecuando los contenidos del Manual al nuevodesdoblamiento



06 2015-05-29

Todos 2.2

3.1.2 3.1.7

6

Se modifica el formato del Manual acorde con la nueva imagen institucionalSe actualizan los objetivos institucionales, y visión de la Entidad.Se incluye la designación del Representante de la Dirección.Se actualiza el Mapa de Procesos, incluyendo la nueva versión.Sea actualiza la información de acceso interno y externo a la documentación del SGC.

07

Los cambios rigen a partir

de su liberación en

GINA

45

7

9

Se actualiza la visión a tres tiempos de Colciencias.Se incluye la Política y Objetivos de Gestión Documental, en el marco del desarrollo del Modelo Integrado deGestión.Se actualiza el nombre del nuevo procedimiento Control de los registros de información y administración deinstrumentos archivísticos.Se incluye el capítulo Control a Terceros.

08



GINA

4

4

5

57

Se incluye la disposición del Portafolio de Servicios de la Entidad en la página web de Colciencias.

Se actualiza la estructura organizacional de Colciencias, conforme al Decreto 849 de 2016.Se incluyen aclaraciones sobre la identificación de las necesidades del cliente y el modelo de Gestión Públicay Buen Gobierno (Conpes 3785 de 2013).Se incluye la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, como un avance del diseño del Sistema Integradode Gestión.Se actualiza la dirección electrónica del micrositio del SGC.Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde lapágina web de Colciencias.



09



GINA

4

5

67

8

Se actualizan los criterios y enfoque del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la ISO9001/2015.Se actualiza la misión y la visión de la Entidad, mejorando la descripción de la plataforma estratégica de laEntidad.Se incluyen aclaraciones sobre el nuevo enfoque de ISO 9001/2015, incluyendo las caracterizaciones deproceso y la descripción del enfoque basado en riesgos.Se ajustan los requisitos de la revisión por la dirección de conformidad con la ISO 9001:2015Se hace claridad en documentación mínima requerida del SGC.Se hace claridad en la estructura y documentos que facilitan el manejo del SGC de la Entidad.Se articula el enfoque d mejora continua con el pensamiento basado en riesgos.Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde lapágina web de Colciencias.

Colciencias, como Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, es la entidad encargada deformular, diseñar y coordinar la implementación de la política de Estado en materia de fomento a la investigación y lainnovación.

La Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación (Ley 1286 de 2009) le encomendó a Colciencias el liderazgo del SistemaNacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, el cual une los esfuerzos del Estado, la academia, la empresa y la sociedadcivil para construir en Colombia y sus regiones un modelo de desarrollo basado en la generación y uso delconocimiento. Por medio de sus instrumentos de fomento, Colciencias apoya los proyectos de investigación, desarrollotecnológico e innovación; la formación de capital humano para la ciencia, la tecnología y la innovación; el fortalecimientode los sistemas regionales de CTeI; la movilidad internacional de investigadores y la apropiación social del conocimiento.

El Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTI- es un sistema abierto del cual forman parte laspolíticas, estrategias, programas, metodologías y mecanismos para la gestión, promoción, financiación, protección ydivulgación de la investigación científica y la innovación tecnológica, así como las organizaciones públicas, privadas omixtas que realicen o promuevan el desarrollo de actividades de investigación e innovación, con el fin de integrarlas enla optimización de los esfuerzos públicos y privados (empresas, estado, academia) para el desarrollo nacional a travésde la ciencia, la tecnología y la innovación.

Nuestro SGC debe

responder a las funciones otorgadas en la Ley a

Colciencias

4. Presentación de la Entidad

“

EMPRESAS, CLUSTERS, EMPRENDEDORES

UNIVERSIDADES Y CENTROS INVEST. DE

SERVICIOS FIN. Y NO FIN. A EMPRESAS

GOBIERNO Y SERVICIOS PUBLICOS

SNCTI + SRIs

Infraestructura habilitante

TALENTO HUMANO

ACCESO A FINANCIAMIENTO

Y MDO. CAPITALES

PREPARACIÓN Y DISPOSICIÓN TECNOLÓGICA

Entorno, Estrategia y

Políticas

• Ley 1286 de 2009

• Propiedad Intelectual

• Clima de Negocios

• Estrategia Nacional de CT+I

• Roles y capacidades de institucionespúblicas en CT+I

Relación U-E, Parques CIT, Incubadoras,

Conectores Tec.

Instrumentos de

financiamiento, Agendas y

apuestas de transformación

productiva

Fortalecimiento capacidades

Recursos Críticos = ++

SociedadEmpresa

Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTeI


“

Misión


Recordemos que la Misión es la que define la razón

de ser de la Entidad.

“

Construir política científica, tecnológica y de innovación.

a) Que impulse el avance del conocimiento y su apropiación;

b) Que estimule la creatividad y el pensamiento crítico como parte esencial de la cultura;

c) Que promueva la generación de soluciones e innovaciones para mejorar la calidad de vida de las

personas, fortalecer las comunidades, y proteger la biodiversidad;

d) Que incentive la colaboración nacional e internacional para resolver grandes retos;

e) Que reconozca la incertidumbre y los riesgos inherentes a la investigación y la innovación como

oportunidades;

f) Que sea incluyente por medio del diálogo y la interacción con la sociedad;

g) Que fortalezca la relación sostenible entre los sistemas sociales y naturales; y

h) Que guíe la nación hacia la paz y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible.

“


“ Recordemos que la

Visión es la que define hacia donde vamos….“

Visión

Una nación desarrollada sosteniblemente, guiada por la

ciencia y que prioriza su uso para facilitar una vida digna a todos

sus habitantes

4. . Presentación de la Entidad - Nuestra Mega Meta…

Llegar al 1% de inversión en Actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación (ACTI) como % del PIB a 2018

• Equivale a la cifra promedio de América Latina en 2011, que fue de 1,09%

• Al menos el 50% de la meta corresponderá a inversión privada.

• Lograr la meta implica una inversión promedio del sector público de $2.5 billones anuales

Lo lograremos

mediante estos

planes

Plan Estratégico Institucional - Sectorial (de 4 años)PEI

Plan de Acción Institucional (Por cada vigencia)

(Se conforma por los siguientes cinco planes)

PAI

Plan Anual de Convocatorias

Plan Nacional de Desarrollo(de 4 años)PND

Plan Anual de Inversión

Plan Anual de Adquisiciones

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Plan Acción Institucional

• El propósito del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018: “Todos por un nuevo

país”, es construir una Colombia en paz, equitativa y educada.

• Contiene 5 estrategias transversales que aportan a los 3 pilares de la paz, la

equidad y la educación; son ellas:

1) Competitividad e Infraestructura Estratégicas;

2) Movilidad Social;

3) Transformación del Campo;

4) Seguridad, Justicia y Democracia para la Construcción de Paz; y,

5) Buen Gobierno.

• Colciencias como cabeza del sector, gestiona el cumplimiento de 14 indicadores

de CTeI, los cuales hacen parte de la planeación estratégica de la Entidad.

• Colciencias debe reportar mensualmente al DNP los avances cualitativos y/o

cuantitativos de estos indicadores a través del Sistema Nacional de Evaluación

de Gestión y Resultados SINERGIA. Esta labor es desarrollada por la OAP,

tomando como insumo los reportes de cada una de las áreas en la herramienta

GINA.

El Plan Nacional de Desarrollo y Colciencias

Es el documento que sirve debase de y provee los lineamientosestratégicos de las políticaspúblicas formuladas por lePresidente de la República através de su equipo de Gobierno.Su elaboración, socialización,evaluación y seguimiento esresponsabilidad directa delDepartamento Nacional dePlaneación – DNP.

El PND es el instrumento formal ylegal por medio del cual se trazanlos objetivos del Gobiernopermitiendo la subsecuenteevaluación de su gestión.

Indicadores que se reportan en Plan Nacional de Desarrollo -SINERGIA

1. Inversión en actividades de ciencia, tecnología e innovación ACTI con relación al PIB. Medición anual

2. Publicaciones científicas y tecnológicas de alto impacto. Medición anual

3. Porcentaje de empresas clasificadas como innovadoras en sentido amplio y estricto pertenecientes a los sectores de industria y servicios. Medición anual.

4. Porcentaje de colombianos con índice de apropiación alta y muy alta de ciencia y tecnología. Medición anual.

Indicadores país

Indicadores DAF

5. Porcentaje de los recursos ejecutados a través del FFJC por entidades aportantes diferentes a Colciencias. Medición trimestral.

Indicadores de innovación

6. Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria. Medición semestral.

7. Ciudades con pacto por la innovación en ejecución. Medición semestral.

8. Licenciamientos tecnológicos. Medición anual.

9. Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias. Medición semestral.

10. Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT. Medición trimestral.

Indicadores de investigación

11. Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados por Colciencias y otras entidades. Medición semestral.

12. Artículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadores colombianos. Medición trimestral.

Indicadores de cultura

13. Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación y utilidad de la CTeI. Medición trimestral.

14. Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica. Medición semestral.

4. Presentación de la EntidadOBJETIVO INDICADORES ESTRATEGICOS ÁREA RESPONSABLE

1Mejorar la calidad y el impacto de la investigación y latransferencia de conocimiento y tecnología

Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados porColciencias y otras entidades

Dirección de Fomento a la InvestigaciónArtículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadorescolombianos

Proyectos de investigación apoyados

2Promover el desarrollo tecnológico y la innovacióncomo motor de crecimiento empresarial y delemprendimiento

Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias

Dirección de Desarrollo Tecnológico e InnovaciónLicenciamientos tecnológicos

Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT

3Generar una cultura que valore y gestione elconocimiento y la innovación

Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación yutilidad de la CTeI Dirección de Mentalidad y Cultura para la Ciencia, la Tecnología y

la InnovaciónNiños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica

4Desarrollar un sistema e institucionalidad habilitantepara la CTeI

Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria.Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Ciudades con pacto por la innovación en ejecución

Políticas CTeI aprobadas y en implementación Subdirección General

5Desarrollar proyectos estratégicos y de impacto enCTeI a través de la articulación de recursos de lanación, los departamentos y otros actores

Planes y acuerdos suscritos, ratificados-actualizados y acompañados Equipo de Gestión Territorial

6Generar vínculos entre los actores del SNCTI y actoresinternacionales estratégicos

Alianzas Estratégicas internacionales en términos de recursos y capital político Equipo de Internacionalización

7Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Moderna yTransparente

Índice Ágil, Transparente y Moderna (ATM)

Dirección de Gestión de Recursos y LogísticaEquipo de ComunicacionesSecretaría GeneralOficina de Control InternoOficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TICsOficina Asesora de Planeación

8Propiciar condiciones para conocer valorar conservar yaprovechar nuestra biodiversidad

Nuevos registros de especies en el Global Biodiversity Information Facility (GBIF)aportadas por Colombia

Dirección General

4. Presentación de la Entidad – Objetivos Estratégicos

OBJETIVO INDICADORES ESTRATEGICOS ÁREA RESPONSABLE

1Mejorar la calidad y el impacto dela investigación y la transferenciade conocimiento y tecnología

Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exteriorfinanciados por Colciencias y otras entidades

Dirección de Fomento a la Investigación

Artículos científicos publicados en revistas científicas especializadaspor investigadores colombianos

Dirección de Fomento a la Investigación

Proyectos de investigación apoyados Dirección de Fomento a la Investigación

2

Promover el desarrollotecnológico y la innovación comomotor de crecimiento empresarialy del emprendimiento

Empresas apoyadas en procesos de innovación por ColcienciasDirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Licenciamientos tecnológicosDirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional yPCT

Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

3Generar una cultura que valore ygestione el conocimiento y lainnovación

Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso,apropiación y utilidad de la CTeI

Dirección de Mentalidad y Cultura para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica ytecnológica

Dirección de Mentalidad y Cultura para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

4Desarrollar un sistema einstitucionalidad habilitante parala CTeI

Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deduccióntributaria.

Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Ciudades con pacto por la innovación en ejecuciónDirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Políticas CTeI aprobadas y en implementación Subdirección General

4. Presentación de la Entidad – Objetivos Estratégicos

OBJETIVO INDICADORES ESTRATEGICOS ÁREA RESPONSABLE

5

Desarrollar proyectos estratégicos yde impacto en CTeI a través de laarticulación de recursos de la nación,los departamentos y otros actores

33 Planes y acuerdos suscritos, ratificados-actualizados yacompañados

Equipo de Gestión Territorial

6Generar vínculos entre los actoresdel SNCTI y actores internacionalesestratégicos

Alianzas Estratégicas internacionales en términos de recursos y capitalpolítico

Equipo de Internacionalización

7Convertir a COLCIENCIAS en Ágil,Moderna y Transparente

Índice Ágil, Transparente y Moderna (ATM)

Dirección de Gestión de Recursos y LogísticaEquipo de ComunicacionesSecretaría GeneralOficina de Control InternoOficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TICsOficina Asesora de Planeación

8Propiciar condiciones para conocervalorar conservar y aprovecharnuestra biodiversidad

Nuevos registros de especies en el Global Biodiversity InformationFacility (GBIF) aportadas por Colombia

Dirección General


Nuestros Valores

Principios Éticos

• Confianza.

• Respeto.

• Responsabilidad.

• Trabajo en equipo.

• Honestidad.

• Transparencia.

• Compromiso.

• Integridad.

Los Recursos públicos son

recursos sagrados.

Todo sí se puede atendiendo la

ética y dentro de la legalidad.

Simple es mejor.

Confiamos.

Somos creativos e innovadores.

Somos buenas personas.

Productos y servicios de la entidadLa descripción de los productos y servicios ofrecidos por elDepartamento están contenidos en el Portafolio de la Entidad yen la sección Convocatorias, disponibles en su página webwww.colciencias.gov.co.

Clientes – Partes Interesadas

Colciencias satisface las necesidades del cliente/partes interesadas a través del cumplimiento de lasnormas legales vigentes, las cuales brindan los lineamientos para el logro de su misión. Lanecesidades y expectativas del cliente/partes interesadas se identifican en el ejercicio de planeaciónestratégica como insumo para la formulación de los planes de cada área. De igual forma, seconsideran necesidades y expectativas del cliente las determinadas por el Programa Nacional deServicio al Ciudadano (Conpes 3785 de 2013), Plan Nacional de Desarrollo (específicamente en

lo relacionado con CTeI), Ley 1286 de 2009 y demás normatividad legal vigente en materia deservicio al ciudadano.

Los diferentes tipos de cliente/partes interesadas se presentan en el siguiente Mapa de Actores delSNCTI. De igual forma, se muestra el Modelo de Buen Gobierno, establecido en el Conpes 3785 de2013.

Puede consultar la información

sobre los trámites de Colciencias

en el nuevo Si Virtual: www.sivirtual.gov.co


http://www.colciencias.gov.co/

Mapa de Actores del SNCTI4. Presentación de la Entidad

Modelo de Gestión Pública y Buen GobiernoConpes 3785 de 2013.


Fuente: Programa Nacional de Servicio al Ciudadanowww.dnp.gov.co/programa-nacional-del-servicio-al-ciudadano/Paginas/Política-Nacional.aspx

Conpes 3785 de 2013Conpes 3785 de 2013

Estructura Organizacional


La estructura organizacional de Colciencias esta definida en el

Decreto 849 de 2016

DIRECCIÓN GENERAL

D.T-

Mentalidad y Cultura

para la CTeI

Oficina de

Control Interno

SUBDIRECCIÓN DE

GENERAL

D.T-

Fomento a la

Investigación

Oficina de TIC´S

Oficina Asesora de

Planeación

D.T.

Desarrollo Tecnológico

e Innovación

Dirección Administrativa y

Financiera

Secretaría General

5. Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.

Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección

La Dirección General del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación –Colciencias-,

apoya como una de sus prioridades el proceso de implantación, mantenimiento y mejoramiento continuo del

Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y el Modelo

Estándar de Control Interno (MECI), como herramientas que facilitan la gestión misional y de gobierno, la

transparencia, participación y servicio al ciudadano, la eficiencia administrativa y la gestión del talento humano

de la Entidad, rindiendo cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Por lo anterior la Dirección General y su equipo directivo promueve por medio de la sensibilización activa, la

participación de todos los colaboradores del Departamento, la implantación, mantenimiento y mejoramiento

continuo del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias-, para garantizar

el cumplimiento de los estándares de calidad.


Armonización del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), el Modelo Integrado dePlaneación y Gestión (MIPG) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG es un Conjunto de lineamientos que orientan a lasentidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno,a través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humanoy el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

El Modelo Estándar de Control Interno - MECI es un instrumento que establece la estructura básica decontrol, orientado a garantizar el logro de los objetivos institucionales y la mejora continua, basado en losprincipios de autocontrol, autogestión y autorregulación. Tanto el MECI como el S.G.C., contienen elementoscomunes y tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la gestión del Departamento.

En GINA se encuentra disponible el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno 2014 y el Manual Integrado de Planeación y Gestión


Política del Calidad

Colciencias como ente rector del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI) y con elpropósito de integrar el conocimiento al desarrollo colombiano, se compromete a mejorar continuamente suSistema de Gestión de la Calidad y a cumplir los requisitos aplicables, en función del logro de una Entidadeficiente e innovadora que responde a las necesidades del País en materia de CTeI.

Objetivos de calidad

• Mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad.• Incrementar la eficiencia administrativa.• Innovar en la gestión publica.• Desarrollar acciones enfocadas en el cumplimiento de los requisitos del

cliente y partes interesadas.

Los mecanismos de medición de los objetivos de calidad se encuentrandisponibles en el ANEXO 1. Matriz de Articulación Objetivos de Calidad yObjetivos Estratégicos


Alcance del S.G.C.

Para el Sistema de Gestión de la Calidad se ha definido como alcance “Formulación,orientación, dirección, coordinación, ejecución e implementación de la política de Estadoen materia de ciencia, tecnología e innovación”.

Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la Entidad,cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2015 yrespondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

Aplican todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015.


Gestión por procesos y pensamiento basado en riesgos

El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias-, tiene establecido, documentado eimplementado un Sistema de Gestión de la Calidad, con un enfoque por procesos el cual tiene en cuenta elpensamiento basado en riesgos y el énfasis por cumplir los requisitos de sus clientes y partes interesadas.

El Mapa de Procesos, está compuesto por 7 macro procesos institucionales, los cuales contienen los procesosoperacionales con sus respectivas caracterizaciones, los documentos que orientan su ejecución, los indicadores,acciones de mejora y los riesgos asociados.Los documentos son administrados y controlados a través de la herramienta tecnológica GINA (Gestión IntegralNuestra Aliada), donde se encuentran disponibles para consulta interna la totalidad de la documentación que formaparte del SGC.

Los documentos de cara al ciudadano se encuentran publicados en el Micrositio del SGC, al cual se puede accederlibremente a través de la página web de Colciencias en la siguiente dirección:http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad

El Sistema de Gestión de Calidad se articula con el pensamiento basado en riesgos, identificándolos por procesos,priorizando los riesgos de mayor impacto de acuerdo a la metodología definida en la Guía de Gestión del RiesgoColciencias G102PR06G01, haciendo énfasis en la optimización de recursos, priorización de necesidades y minimizacióndel impacto. La administración de los mismos se realiza en la herramienta tecnológica GINA

http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad


ProcesosInstitucionales


Desdoblamiento De

Macroprocesos


ProcesoOrientación y Planeación Institucional


ProcesoGestión de Procesos


ProcesoGestión de Cooperación Internacional


ProcesoGestión de Información


ProcesoGestión de Comunicaciones


ProcesoGestión Orientación del SNCTI


ProcesoGestión Diseño de Instrumentos y Mecanismos para el Desarrollo de la CTeI


ProcesoGestión Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI


ProcesoGestión de Capital Humano en CTeI


ProcesoGestión de la Innovación


ProcesoGestión Territorial


ProcesoGestión Mentalidad y Cultura


ProcesoGestión Convocatorias


ProcesoGestión Jurídica


ProcesoGestión Contractual


ProcesoGestión de Administración de Bienes y Servicios


ProcesoGestión Documental


ProcesoGestión de Talento Humano


ProcesoGestión de Recursos Financieros


ProcesoGestión de Evaluación y Control


ProcesoGestión de Servicios al SNCTI

6. Revisión por la Dirección

“

De acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el SGC forma parte de la política de Eficiencia Administrativa y en este sentido, lasentidades públicas deben establecer el Comité de Desarrollo Administrativo como un espacio de decisión, análisis y toma de decisiones en temasadministrativos incluyendo calidad. Acorde con este modelo, la revisión por la Dirección se desarrolla en Colciencias dentro de la agenda del Comitéde Desarrollo Administrativo mínimo anual inscribiendo previamente cada tema, según lo establecido en las resoluciones internas que regulan elfuncionamiento de los comités institucionales.

La información presentada para la revisión por la Dirección del SGC, debe tener en cuenta los siguientes temas como mínimo:

a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.b) Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad.c) La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a:

1) La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes.2) El grado en que se han logrado los objetivos de calidad.3) El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.4) Las no conformidades y acciones correctivas.5) Los resultados de seguimiento y medición.6) Los resultados de las auditorias.7) El desempeño de los proveedores externos.

d) La adecuación de los recursos.e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades derivadas de los riesgos positivosf) Las oportunidades de mejora

Para tal fin el Equipo de Calidad de la Oficina Asesora de Planeación preparar la información necesaria para facilitar el desarrollo de la revisión, deacuerdo con la agenda del Comité. Cuando se estime conveniente, se presentan también temas de revisión en Comité de Dirección, Subdirección oDirección Técnica, dependiendo la naturaleza del componente a revisar. Estas instancias de decisión también son consideradas revisiones por ladirección, sean parciales o totales.

7. Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad

La norma ISO 9001:2015 tiene un enfoque más centrado en resultados, facultando al usuario que defina la estructura y documentación requeridapara demostrar cumplimiento de requisitos y la eficacia del SGC, haciendo obligatorio únicamente contar con la siguiente informacióndocumentada:

DocumentosClausula ISO 9001:2015

Alcance del sistema 4.3

Política de Calidad 5.2

Objetivos y planes de mejora 6.2

Mantenimiento y Calibración 7.1.5

Competencias 7.2

Revisión de requisitos del producto o servicio 8.2.3

Nuevos requisitos del producto o servicio 8.2.3

Diseño y Desarrollo 8.3

Control de productos y servicios contratados, procesos externalizados 8.4.1

Producción y provisión del servicio 8.5

Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1

Revisión por la Dirección 9.3

La determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión necesaria para:1) Tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado

2) Demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos

(Clausula 8.1, ISO 9001:2015)

La Entidad debe

garantizar

Control de documentos: En la siguiente pirámide documental se muestra la jerarquía de los documentosque conforman el SGC de Colciencias.

Manual de Calidad

Actos Administrativos /Reglamentos Internos

Manuales

Caracterizaciones Procedimientos

Instructivos

Formato / Registros

Fuente: Elaboración OAP.


Documentos Externos / Normatividad

7. Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad Control de Documentos: Las actividades y criterios requeridos para el control de documentos del SGC seestablecen en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos del Sistema de Gestión de laCalidad – SGC, Código G102PR01, disponible en el GINA.

a. Aprobar, antes de su emisión

b. Revisar y Actualizar los documentos

c. Identificar cambios y estado de versión

d. Asegurar disponibilidad,

acceso, distribución y uso de los

Documentos

e. Asegurar documentos Legibles e

Identificables

f. Identificar y controlar la distribución documentos externos

necesarios para planificación e implementacióng. Controlar

obsoletos

Control de Registros: Las actividades y criterios requeridos para el control de registros del SGC se establecenen el procedimiento Control de los registros de información y administración de instrumentosarchivísticos Código A104PR02, disponible en GINA.

Identificar

Almacenar

Proteger y preservar

Recuperar

Tiempo de Retención

Disposición Final


REQUISITOSCLAUSULA ISO

9001:2015REFERENTE EN COLCIENCIAS

Diseño y Desarrollo de losproductos y servicio

8.3

• Proceso de Gestión Orientación del SNCTI M101• Proceso de Gestión Diseño de Instrumentos y Mecanismos para el desarrollo de la CTeI M202• Procedimiento de Diseño y formulación de política de ciencia, tecnología e innovación (CTeI) M101PR03• Procedimiento de Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01• Ficha técnica diseño de instrumentos de CTeI M201PR01F01• Documento Base para el Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01MO1

Evaluación de proveedores 8.4.1

• Proceso de Gestión Contratación A106• Manual de Contratación y Supervisión A106M01• Procedimiento Supervisión y seguimiento a contratos y convenios A106PR16• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.

Producción y Provisión delservicios , liberación de losproductos y servicios

8.5

8.6

• Proceso de Gestión Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI M304• Proceso de Gestión de capital humano en CTeI M305• Proceso de Gestión de la Innovación M303• Proceso de Gestión Territorial M302• Proceso de Gestión Mentalidad y Cultura m306• Proceso de Gestión de Convocatorias M301

Control de las Salidas NoConformes

8.7• Procedimiento Control de salidas No Conformes G102PR07• Anexo 1. Matriz de identificación de salidas no conformes G102PR07AN01

Mejora, No conformidades 8.7.2, 10.1, 10.2• Procedimiento de Mejora Continua y Acciones Correctivas G102PR02• Modulo de Mejoras / Herramienta GINA

Seguimiento, medición,análisis y evaluación

9.1• Guía para el reporte de indicadores de proceso G102M02G01• Ficha técnica indicadores estratégicos G101PR01F21• Modulo de Planes y Módulo Indicadores, Herramienta GINA

Auditorías internas 9.2.2 • Procedimiento de Auditorías internas de calidad E101PR03


Con el nuevo enfoque basado en riesgos, la estructura del Sistema de Gestión de Calidad fortalece elcomponente preventivo y de gestión del riesgo, el cual se encuentra desplegado en todos losrequisitos de los diferentes procesos de la Entidad, con el fin de promover la generación de acciones paraevitar que los riesgos que representan una amenaza se materialicen y en el momento en el que seproduzca una no conformidad, implementar las acciones que se considere pertinentes.

Estas acciones con enfoque preventivo y de gestión de no conformes incluyen:

• Reaccionar ante la no conformidad, aplicando los correctivos que se consideren pertinentes.• Evaluar la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de dicha no conformidad,

con el fin de evitar que vuelvan a suceder, para lo cual se implementan acciones para controlarla ycorregirla, haciendo frente a las consecuencias que puedan generar.

• Garantizar que las acciones correctivas son apropiadas según los efectos generados por las noconformidades.

• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.• Realizar cambios oportunos en el Sistema de Gestión de la Calidad, en el caso de ser necesario, los

cuales incluyen actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación.• Mejorar continuamente la conveniencia adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad,

tomando como base los resultados del análisis y la evaluación de los procesos y las salidas de larevisión por la dirección.

8. Componente preventivo y de mejora

9.1 Acceso a la Información del SGC

“

Nuestro SGC es amigable con el medio ambiente:

Por esta razón toda nuestra documentación esta disponible a nivel interno en la herramienta tecnológicaGINA.

Los documentos de cara al ciudadano están disponibles en el Portal Institucional, Micrositio SGC.

Los invitamos a consultar los siguientes enlaces:

• Consulta Interna: http://awa/gina

• Consulta Interna remota:200.25.59.65 ó gina.colciencias.gov.co

• Consulta Ciudadanos: http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad

“ Recordemos nuestro

compromiso de disminuir el consumo de papel.

9. Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad

http://awa/gina


9.2 Acceso Interno a los Documentos del SGC: Sistema de Información GINA

“

El dominio será siempre: Domcolciencias

Usuario: usuario de ingreso a Windows (pc) sin laextensión @colciencias.gov.co

Contraseña: contraseña de ingreso unificada.

La herramienta cuenta con diferentesmódulos que nos permiten:

- Consulta en tiempo real.- Generación de reportes.- Búsqueda de documentos de calidad.- Visualización de la información asociada a

responsabilidades.


9.3 Acceso Externo a los Documentos del SGC: Micro-sitio SGC

Acceso de documentos de cara al ciudadano.http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad



Las auditorias internas de calidad en Colciencias son lideradas por la Oficina de ControlInterno, con el apoyo y acompañamiento técnico del Equipo de Calidad. Las actividades ycriterios requeridos para su desarrollo se establecen en el procedimiento AuditoríasInternas de Calidad código E101PR03, disponible en GINA.


10. Control a Terceros

“

En los casos en que la entidad opte por entregar a terceros cualquier proceso que afecte laconformidad del producto y/o servicio con los requisitos, la entidad se asegura de controlar talesprocesos. Los controles aplicables a terceros se manejan bajo el marco de la normatividad vigente enmateria de contratación y están establecidos en el Proceso Gestión Contractual de Colciencias.

Para tal fin se tiene definido:

• Manual de Contratación y Supervisión A106M01• Procedimiento Elaboración y perfeccionamiento de Contratos / Convenios A106PR08• Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A106PR16• Procedimiento de Contratación Derivada a través del Fondo Francisco José de Caldas A102PR11• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.

Algunos ejemplos de actividades tercerizadas controladas pueden ser:

• Selección de evaluadores expertos para evaluación de programas y proyectos de CTeI.• Evaluación de programas y proyectos de CTeI para obtención de beneficios tributarios.• Administración de programas y proyectos de CTeI.• Administración del Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la

Tecnología e Innovación Francisco José de Caldas.• Administración de Archivos Documentales.

Para todos los casos, el área responsable debe definir el tipo de control a ejercer, enmarcado en lasnormas de contratación vigente y aplicando controles especiales que pueden ir desde análisis enComités de Dirección Técnica, Subdirección, Directivo o Contratación hasta solicitud de auditoriasespecíficas a entes de control o áreas competentes.

Puedes consultar estos documentos en:

http://www.awa/gina

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Nombre:Gloria Roció PereiraMaría Cristina BermúdezLuis Felipe Giraldo Romero

Nombre:Adriana Pereira Oviedo

Nombre:Nicolás González Espinosa

Cargo:

Contratista OAP - EquipoCalidad

Cargo:

Contratistas OAP- Equipo Calidad

Cargo:

Jefe Oficina Asesoras de Planeación

11. Aprobación del Manual

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