Presentación de PowerPoint · 2016. 3. 3. · I. Presentación Dirección de Organización y...

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015

DIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

Manuales de Organizacióny Procedimientos

Versión 4.1

Dirección de Organización y Métodos

I n d i c e

página

I. Presentación 1

II. Objetivo de la Guía 2

III. Políticas Generales 3

IV. Concepto del Manual de Organización 6

V. Elaboración del Manual de Organización 7

VI. Concepto del Manual de Procedimientos 25

VII. Elaboración del Manual de Procedimientos 26

VIII. Instrumentación de Manuales 54

IX. Respaldo Informático 56

X. Vocabulario Organizacional 57

XI. Autorización 63

I. Presentación

1Dirección de Organización y Métodos

La Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de San Luis Potosí, en su

artículo 41, fracción III, señala que le corresponde a la Oficialía Mayor coadyuvar

con las diversa dependencias del Ejecutivo en la elaboración de manuales de

Organización y Procedimientos, emitiéndose para la observancia de las

dependencias y entidades la presente Guía en la que se establece el contenido

básico que debe llevar la elaboración o actualización en su caso, de los manuales

de organización y procedimientos.

La Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo encomendó a la Dirección de Organización y

Métodos el diseño de la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de

Organización y Procedimientos, con el propósito de establecer un criterio uniforme

para la realización por parte de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Estatal, de los Manuales de Organización y Procedimientos.

La mejor forma de dar a conocer la estructura y funcionamiento de una dependencia

o entidad, es a través de su Manual de Organización y Procedimientos, ya que

proporciona de manera ordenada y sistemática, las bases para recopilar información

referente al marco jurídico, estructura orgánica, misión, objetivos, funciones y demás

datos, permitiendo alcanzar una mayor congruencia entre las estructuras

organizativas y los procedimientos técnicos y administrativos que se desarrollan en

cada área de las instituciones públicas.

Esta Guía Técnica también establece las políticas generales para la realización de

los Manuales de Organización y Procedimientos, el contenido de los mismos y la

formulación de cada uno de los puntos que lo integran, con ejemplos prácticos que

serán de utilidad para el usuario.

Es importante para las dependencias o entidades que elaboren sus manuales de la

manera establecida en la Guía Técnica, con el propósito de documentar, uniformar y

controlar las actividades que se realizan en la administración pública.

La Dirección de Organización y Métodos aprobara los manuales, una vez que

cumplan con la metodología establecida, además de ser aplicables en su

operatividad. Informando al titular de la dependencia o entidad mediante oficio, que

los mencionados manuales cumplen con los lineamientos establecidos para que los

remitan y proceder a registrarlos.

Construir un marco de referencia que norme de manera uniforme la elaboración de los

Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias o entidades de la

Administración Pública Estatal, para reflejar en forma clara y fidedigna de la

organización vigente.

II. Objetivo de la Guía


III. Políticas Generales


Los Manuales de Organización y Procedimientos serán elaborados sobre la base de

lo establecido en esta Guía, la estructura y funciones autorizadas por la Ley

Orgánica de la Administración Pública Estatal y el Reglamento Interior de cada

dependencia o entidad.

De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

con los secretarios del despacho y titulares de las diversas dependencias y

entidades descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de

organización y procedimientos, publicado en el Periódico Oficial del Estado, con

fecha del 18 de Junio del 2001.

Para lo cual los titulares de las dependencias y entidades y los encargados de cada

dirección o unidad a su cargo, son responsables de la elaboración de sus manuales

de acuerdo a la metodología y fechas establecidas por la Dirección de Organización

y Métodos de Oficialía Mayor.

Es indispensable elaborar en primer lugar el Manual de Organización pues

constituye el marco de referencia del Manual de Procedimientos.

La Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, brindará la asesoría

requerida durante la elaboración de los manuales respecto a forma, diseño y

contenido, vigilando la aplicación correcta de la metodología establecida en esta

Guía, con la finalidad de mantener una uniformidad institucional.

Los manuales se documentarán en las diferentes aplicaciones de windows (word,

excel y power point) de acuerdo a los formatos establecidos por la Dirección de

Organización y Métodos, mismos que les proporcionarán para su formulación.

Se recomienda utilizar un vocabulario sencillo y de uso cotidiano en la

Administración Pública Estatal, para facilitar el entendimiento del manual, ya que su

uso no es exclusivo de la dependencia o entidad, sino también por personal externo

que acude a realizar trámites oficiales o de su interés.

Concluidos los manuales y antes de su impresión definitiva, deberán presentarlos a

la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, donde serán sujetos a

una ultima revisión.


Al obtener la aprobación de la Dirección de Organización y Métodos, se procederá a

su impresión en tres tantos.

Los manuales de Organización y Procedimientos, deberán contar con la validación

de los titulares de las áreas, revisados por la Dirección de Organización y Métodos y

autorizados en forma conjunta por el Oficial Mayor y el titular de la dependencia o

entidad.

El área designada por el titular deberá de coordinar y asesorar a cada una de las

unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad, cumpla con la

elaboración y actualización de los manuales de organización y procedimientos en los

tiempos y con la metodología establecida.

La Contraloría Interna podrá auditar la operación sobre los manuales de

organización y procedimientos de las unidades administrativas, verificando que las

funciones y procedimientos correspondan a la actividad que le compete a cada

unidad de acuerdo a lo establecido en los mismos y en el reglamento interior de la

dependencia o entidad correspondiente.

Integración de los manuales

La integración física de los manuales será mediante hojas sustituibles y se

integrarán en carpetas color blanco, tamaño carta de tres argollas y la medida del

grosor será en proporción al volumen de la documentación a integrar.

Al inicio de cada sección se incluirá un separador con el numero que corresponda

de acuerdo al contenido del manual.

Las hojas que integran los manuales deberán de cubrirse con protectores de

hojas para conservar el buen estado de las mismas.

Es importante que se integre en carpeta de tres argollas a efecto de incorporar

ajustes o actualizaciones parciales, a fin de que las hojas que resulten afectadas por

cambios o modificaciones sean sustituidas por las nuevas hojas editadas.

Se colocara el lomo en la parte de la carpeta conforme se establece en la guía, para

clasificarlo y facilitar su localización.


Las Unidades Staff, Direcciones Generales y Direcciones de Área (según

corresponda) de las dependencias o entidades reportarán y presentarán las

modificaciones o actualizaciones que se realicen en los manuales autorizados y

registrados, a la Dirección de Organización y Métodos de acuerdo al procedimiento

que determine esta misma dirección.

Presentación de los Manuales para su autorización y registro.

Las dependencias o entidades una vez que se le soliciten los manuales para su

autorización y registro, deberán emitir tres ejemplares en original e integrados a

carpetas tamaño carta de tres argollas color blanco, al inicio de cada sección se

incluirá un separador con el numero que corresponda a la misma y un respaldo en

CD de la información y remitirlos a la Dirección de Organización y Métodos, con

oficio en el que se hará referencia al numero de oficio de autorización por parte de

Oficialía Mayor.

Distribución de Manuales Autorizados.

Los manuales una vez autorizados y registrados se distribuirán de la forma

siguiente:

a) Dependencia o Entidad (Direcciones Generales, Direcciones de Área y

Unidades) según corresponda.

b) Titular Administrativo de Dependencia o Entidad (según corresponda)

c) Dirección de Organización y Métodos.

A partir de la autorización y registro del manual de procedimientos, será

responsabilidad de cada unidad la difusión, implantación y la actualización

permanente de dicho instrumento.

Custodia de Respaldos de Manuales.

Los Titulares y Administrativos y cada unidad administrativa de las dependencias ó

entidades, son responsable de resguardar los manuales de organización y

procedimientos, autorizados y registrados, así como también de las actualizaciones y

modificaciones que se vayan generando en la operación.


Dirección de Organización y Métodos 5

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL

Manual de Organización

Diciembre 2015

IV. Concepto del Manual de Organización

6

CONCEPTO

El manual de organización es un medio valioso para la comunicación, y sirven para

registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de

la dependencia o entidad; es decir, entenderemos por manual de organización en

general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información

y/o las instrucciones sobre historia, organización, política de una institución, que se

consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las

funciones asignadas a cada puesto de una organización, así como las tareas

específicas y la autoridad asignada.

Se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se

registra y actualiza la información detallada, el marco jurídico-administrativo,

objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la

estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una unidad

administrativa, los niveles jerárquicos, responsabilidad, así como las líneas de

coordinación existentes, que esquematiza y resume la organización de una unidad

responsable.

Es por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones

orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia o

entidad, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de

apoyo al funcionamiento administrativo.

Para la elaboración de sus manuales de organización, las dependencias o entidades

se apoyarán en las especificaciones, orientaciones y ejemplos que se detallan más

adelante, diseñados en forma práctica para que el responsable de preparar el

anteproyecto del área correspondiente no tenga problema alguno.

Sin embargo, en el caso de que existiera alguna duda, se recomienda solicitar cita

por medio de oficio a la Dirección de Organización y Métodos, para hacer las

aclaraciones pertinentes.


V. Elaboración del Manual de Organización

PORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al

frente de la carpeta de tres argollas color blanco.

a) Logotipo Oficial de la dependencia o entidad correspondiente.

b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual.

c) Nombre de la unidad para la que fue elaborado el manual.

d) Título: Manual de Organización.

e) Aplicado a: (nombre de la unidad o departamento para la que fue elaborado).

f ) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)


APLICADO A:

SUBDIRECCIÓN DE REMUNERACIONES


MANUALde Organización

Fuente Arial (14) may. negrita centrada


Fuente Arial (40) may. negrita izquierda

Fuente Arial (40) may. y min. negrita derecha



Colocar el logotipo oficial de Gobierno del

Estado con el nombre de la dependencia

o entidad correspondiente

Franja con efectos de relleno color negro

y gris 40%

Nota:

Nombre de la Unidad Orgánica responsable de la elaboración del Manual. Cuando sea la misma Unidad que elabore el

manual, se omitirá este punto, porque ya se menciona en el inciso e).

Documento elaborado en Power Point

c)

d)

f)

a)

b)

e)

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCION DE ADMINISTRACION

DE RECURSOS HUMANOS

C O N T E N I D O

Introducción 1

Directorio 2

Legislación o Base Legal 3

Misión 4

Código de Conducta 5

Estructura Orgánica 6

Organigrama 7

Descripción de funciones 8

Autorización. 9

Control de Actualizaciones 10


CONTENIDO

Contendrá la relación de las siguientes secciones que forman parte del documento. A

la derecha del nombre de cada enunciado se anotará el numero de la sección de cada

apartado, como se ilustra a continuación.



Fuente Arial (20) may. negrita, cursiva

Fuente Arial (12) may. y min. negrita

Franja color gris 40%

Sección

I N T R O D U C C I Ó N




El presente manual se elaboro con el objeto de que los servidores

públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de

información que les permita conocer la organización de la Dirección

de Administración de Recursos Humanos, adscrita a la

Dirección General de Recursos Humanos, así como las funciones

a su cargo.

Este documento presenta la estructura orgánica actualizada y

autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y

funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la

descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos.

Además el manual de organización facilita a los servidores públicos

el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su

competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y

orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para

estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos.

La aplicación del presente manual es únicamente para las personas

que integran la Dirección de Administración de Recursos

Humanos, será la misma la responsable de actualizar o modificar su

contenido.

Dada la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario

que cualquier cambio que se presente en la organización de las

áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización

y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener

actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública

Estatal.

Fuente Arial (20) may. negrita cursiva

Fuente Arial (12) may. y min. normal

Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva



I. INTRODUCCIÓN

En está sección se describirán en forma breve, los propósitos básicos que se

pretenden alcanzar con el manual; incluirá información sobre su ámbito de aplicación,

a quién va dirigido, cómo se utilizará y cómo y cuándo se harán actualizaciones del

mismo.

Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo:

9



2. DIRECTORIO

Contendrá la relación de los Servidores Públicos de nivel Titular hasta Jefe de

Departamento o su equivalente tabular que se encuentren en función en la unidad de

que se trate, señalando en orden jerárquico los cargos que ocupen.

En el caso del titular de la dependencia o entidad anotar únicamente el cargo, de igual

forma el Director General para los manuales de Direcciones o Subdirecciones de Área.


D I R E C T O R I O


SECRETARIA DE…………..

DIRECCIÓN GENERAL DE…

DIRECCIÓN DE ÁREA DE…

Nombre del Director.

SUBDIRECCIÓN DE…

Nombre del Subdirector.

JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE…

Nombre del Jefe de Departamento.

Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva

Fuente Arial (12) mayúscula negrita






LEGISLACIÓN O BASE LEGAL




Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación

de la ___________________________son los siguientes:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis

Potosí.

Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

Decreto Número…

Reglamento Interior de Oficialía Mayor.

Acuerdo Administrativo de fecha…

Circular Número… etc.

Documentos normativos administrativos…….

3. LEGISLACIÓN O BASE LEGAL

Contendrá una relación cronológica de los principales ordenamientos jurídicos de los

que se derivan las atribuciones de la Unidad Administrativa, así como de las

disposiciones administrativas que regulan su operación y funcionamiento, separando

aquellas que se refieran al marco normativo externo de los que constituyen el marco

interno.

La relación de los ordenamientos jurídico-administrativo habrá de seguir un orden

jerárquico descendente, según se muestra.

Nombre de la Unidad Administrativa

relacionada con el manual de organización




4. MISIÓN DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD O DE LA DIRECCIÓN GENERAL Ó

DE ÁREA SEGÚN CORRESPONDA

Es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una declaración de

alto nivel que describe su propósito fundamental.

M I S I Ó N



Asesorar y apoyar a las Dependencias y Entidades en la

elaboración y actualización de sus manuales de organización y

procedimientos, así como también de los reglamentos internos y

decretos de creación.





CÓDIGO DE CONDUCTA



6. CÓDIGO DE CONDUCTA

Enunciar el código de conducta y sus conceptos, orientados a las actividades y

prácticas de la función pública en el Gobierno del Estado, conforme al Decreto

Administrativo publicado en el Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San

Luis Potosí, el Martes 12 de Enero de 2016.


13

I. Dedicación

Procurar su mejor esfuerzo y perseverancia para alcanzar los

objetivos institucionales en el desempeño de las actividades

gubernamentales, imprimir pasión y demostrar aprecio por San

Luis Potosí, sus instituciones y por su trabajo, así como demostrar

un alto compromiso hacia la sociedad en la solución de sus

demandas.

II. Transparencia

Ser abiertos al derecho ciudadano respecto a la información, de

acuerdo a su legalidad y oportunidad, ofreciendo al ciudadano la

posibilidad de ser un usuario en la administración y entendida la

transparencia como un verdadero servicio público.

III. Rendición de Cuentas

Cumplir con la responsabilidad del adecuado cumplimiento de sus

funciones, objetivos y metas, fomentando la participación

ciudadana en el diseño, implementación , seguimiento y

evaluación de políticas públicas, respondiendo de la aplicación

del recurso puesto a disposición.

IV. Diálogo

Ser abiertos, flexibles, de trato amable, humilde y respetuoso para

comunicarse y construir ideas, tomando las mejores decisiones

con otras instituciones gubernamentales y organizaciones de la

sociedad civil.

V. Respeto

Contar con sensibilidad para reconocer y considerar en todo

momento los derechos y libertades inherentes a la condición

humana de otros servidores públicos y de la ciudadanía.




CÓDIGO DE CONDUCTA



14

VI. Legalidad

Hacer solo aquello que las normas expresamente les confiere, y

en todo momento someter su actuación a las facultades que las

leyes, reglamentos y demás disposiciones jurídicas y

administrativas atribuyen a su empleo, cargo o comisión.

VII. Honradez

Conducirse con rectitud sin utilizar su empleo, cargo o comisión

para obtener o pretender obtener algún beneficio, provecho o

ventaja personal o a favor de terceros; no buscan o aceptan

presentes de cualquier persona u organización, debido a que

están conscientes que ello compromete sus funciones y que el

ejercicio de cualquier cargo público implica un alto sentido de

austeridad y vocación de servicio.

VIII. Lealtad

Ser fieles en todo momento y comprometerse con los principios,

valores, criterios, y objetivos institucionales, adaptándolos como

propios en el desempeño de sus funciones y atribuciones.

IX. Integridad

Desempeñar su empleo, cargo, comisión o funciones de manera

imparcial y proba, no en beneficio de si mismo, de su familia o de

cualquier otra persona y abstenerse de participar en situaciones

que causen posible conflicto de interés. Además de utilizar el

mobiliario, equipo y vehículo asignados en el desempeño de sus

actividades de forma responsable y apegada a la legalidad.

X. Eficiencia

Actuar conforme a una cultura de servicio orientada al logro de

resultados y rendición de cuentas, procurando en todo momento

un mejor desempeño de sus funciones a fin de alcanzar las metas

institucionales según sus responsabilidades y mediante el uso

óptimo, responsable y transparente de los recursos públicos,

eliminando cualquier ostentanción y discrecionalidad indebida en

su aplicación.

6. CÓDIGO DE CONDUCTA (Continúa)





ESTRUCTURA ORGÁNICA




1.0 Oficialía Mayor.

1.1 Dirección General de Recursos Humanos.

1.1.1 Dirección de Administración de Recursos Humanos.

1.1.1.1 Subdirección de Movimientos de Personal.

1.1.1.2 Subdirección de Remuneraciones.

1.1.1.1.3 Departamento de Nómina.

7. ESTRUCTURA ORGÁNICA

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación

gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades

administrativas como a su nivel jerárquico y al orden de presentación. Se deberán

representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo.

15

Dirección General de

Recursos Humanos

Pedro González Martínez

Director General (17-02)

Departamento de

Afiliación al IMSS

Jesús Onofre Vertiz

Jefatura de Departamento (13-07)

Prestaciones

Manuel Ochoa Pérez

Policía (A) 08

8. ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica que corresponde a la descripción de la estructura

orgánica, en lo referente al nombre del puesto y de quien lo ocupa.

TIPO VERTICAL

Para los manuales de organización de las áreas de la Administración Pública Estatal,

se utilizarán organigramas de tipo Vertical.

Serán utilizados rectángulos de iguales dimensiones con sombra, para representar

cada una de las casillas de los puestos que conforman las unidades administrativas.

Marcar los rectángulos con el tipo de línea y color asignado que especifique el tipo de

relación laboral.

Nombre del puesto de acuerdo a la función que se desempeña.

Nombre de la persona que desempeña la función sin titulo profesional ó ciudadano.

Se deberán de elaborar cada rectángulo con las líneas establecidas según

corresponda a la categoría, así como el color asignado a cada ejemplo.


Puesto de Seguridad línea punto cuadrado

color gris opción blanco, fondo 1, oscuro

50%.

Puesto de Base línea tipo sólido color

negro.

Puesto de Confianza, línea tipo guión color

verde.


Asistente Contrato por Tiempo Determinado, Línea

guión largo, punto color café.

Nota:

En el caso de contrato por tiempo determinado se registraran en los casos siguientes:

Se cubra un puesto de base por interinato.

Se cubra un puesto de confianza por tiempo determinado.



El _________________________, titular administrativo de

______________________________, Certifica que el presente

organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos

que integran la estructura vigente al mes de ________ del año ______.

Firma:________________________

1. Nombre completo del Titular Administrativo

2. Nombre de la Dependencia o Entidad

3. Mes en que se aprueba oficialmente el manual

4. Año en que se aprueba

5. Firma de Certificación del Titular Administrativo

8. ORGANIGRAMA (Continúa)

CERTIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA

El organigrama deberá contener un recuadro en la parte inferior derecha, en el que se

registrar el nombre y firma del titular administrativo de la dependencia o entidad, quien

certifica que el organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos

que integran la estructura.

Es importante que los titulares administrativos verifiquen la información antes de

proceder a su autorización, ya que cualquier omisión o variación en los organigramas

que repercuta en la operación de la dependencia o entidad correspondiente, será bajo

su responsabilidad.

Ejemplo:

1

2

3 4

5



8. ORGANIGRAMA (Continúa)

Se solicita que la información la elaboren de acuerdo a la forma y al tipo el cual se está

ejemplificando.

Titulo de la Dependencia ó Entidad y Unidad Administrativa

Fuente Arial 12 may. y min., negrita cursiva.

En el caso del personal por honorarios y contrato por tiempo determinado, únicamente se anotara el nombrede la función que desempeñan.

Únicamente anotar el cargo del Titular de la

Dependencia ó Entidad

Nombre de la función que desempeña, Fuente Arial negrita may. y min.

Nombre completo del trabajador, Fuente Arial normal may. y min.

Nombramiento (categoría y nivel anotar entre paréntesis el nivel que le corresponde al nombramiento) Fuente Arial normal may. y min.

Cuando se trate de personal comisionado de otra dependencia ó

entidad, indicarlo de acuerdo a este ejemplo.




Fuente Arial (07)

may. y min. negrital


Se solicita que la información la elaboren de acuerdo a la forma y al tipo el cual se está ejemplificando.

Fuente Arial (07)

may. y min. Cursiva negrita

18

Oficialía Mayor

Dirección de Administración de Recursos Humanos

Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo

Subdirección de Remuneraciones

Víctor Manuel Trejo Vázquez

Subdirector (14-05)

Subdirección de Gestión

Movimientos de Personal

Octavio Aguilera Sánchez

Subdirector (14-05)

Dirección General de

Recursos Humanos

Pedro González Martínez

Director General (17-02)

Dirección de Administración

de Recursos Humanos

Rigoberto Arambula López

Director de Área (15-05)

Prestaciones

Manuel Ochoa Pérez

Policía (A) 08

Departamento de

Afiliación al IMSS

Jesús Onofre Vertiz

Jefatura de Departamento (13-07)

Asistente

04 Puesto de Confianza

02 Puesto de Base

01 Puesto de Seguridad

01 Contrato por Tiempo Determinado

Total : 08

El._________________________, titular administrativo de______________________________, C ertifica que el presente

organigrama reflej a el personal, as í com o los puestos y

nombramientos que i ntegran la estructura vigente al mes de________ del año______.

Firma:________________________

ORGANIGRAMA

Auxiliar

Susana Ruiz HernándezAuxiliar Administrativo (05-21)

Com. SEDESORE



9. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

OBJETIVO Y FUNCIONES

En este punto del manual se describirán los objetivos y funciones de cada uno de lospuestos o posición dentro de las áreas representadas en los organigramas,considerando lo siguiente:

OBJETIVO.

Es el propósito específico que pretende alcanzar cada puesto establecido en la

estructura de la unidad administrativa correspondiente.

Deberá estar relacionado con las funciones que tienen asignadas al puesto, ser lo más

claro posible, su redacción sencilla y en párrafos breves; en relación con la

denominación del puesto.

a) Indicar la descripción del objetivo usando el verbo en infinitivo. (Ver página 21)

b) Describir en forma breve, sencilla y fácil de comprender en base con sus

responsabilidades del puesto.

c) Evitar el uso de adjetivos calificativos eficiente, óptimo, etc.

FUNCIONES.

La redacción de las funciones deberá ser breve, clara y precisa. Cada función iniciarácon verbo en infinitivo (Ver página 21), utilizando un lenguaje incluyente (Ver página19) y teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los órganosde nivel jerárquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidadessubordinadas.

La estructura de una función se realizará de conformidad con la regla “verbo, sujeto ypredicado”.

Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del áreaque se trate.

Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, óptimo, etc., ya queestos requisitos deben estar implícitos en el desarrollo de la función.

Procurar que las funciones no sean repetitivas en la misma área, o que se incluyanunas dentro de otras, de modo total o parcial; o bien, que las funciones de unaDirección General sean incluidas literalmente a las que corresponden a lasDirecciones de Área, y de éstas a las Subdirecciones, etc.

Al termino de cada descripción de funciones anotar la frase. Estas funciones sonenunciativas más no limitativas.

Ver ejemplo de descripción de funciones página 20


9. DESCRIPCIÓN DE OBJETIVO Y FUNCIONES (Continúa)

LENGUAJE INCLUYENTE

Los manuales de organización y procedimientos se redactaran con lenguaje

incluyente, donde se relacionen ambos géneros.

Conforme a lo establecido en el Programa Estatal para la Igualdad entre Mujeres y

Hombres 2011- 2015, señala en su objetivo estratégico 1, estrategia 1.3. “Transformar

la cultura y los procesos de gestión de las organizaciones públicas en los ámbitos

estatal y municipal a favor de la igualdad y equidad de genero”

Además en la línea de acción 1.3.10 establece, promover que las prácticas y la

comunicación social de las dependencias públicas del estado, así como los medios de

comunicación electrónicos e impresos, eliminen estereotipos sexistas y

discriminatorios e incorporen un lenguaje incluyente.

El uso neutral

Este uso es el mayormente recomendado para dirigirse a personas con algún cargo

dentro de la Institución esto se refiere al nombre del puesto y no al nombramiento de

acuerdo al establecido por Gobierno del Estado.

Eliminar los estereotipos sexuales que son designados a mujeres y hombres.

Eliminar en la redacción que solo sean incluido el género masculino para referirse a

mujeres y hombres.

En el caso de los nombramientos se redactaran de acuerdo a como están

establecidos en el Tabulador de Puestos Sector Burócrata.

Esta figura puede trasladarse al uso del lenguaje incluyente o no sexista mediante la

reformulación de las frases. Ejemplos:

Utilizar: En lugar de:

Dirección Director

Subdirección Subdirector

Coordinación Coordinador

Asesoría Asesor

Tutoría Tutor

Jefatura Jefe

Supervisión Supervisor



21


Fuente Arial (12) may. y min. normal cada

función deberá contener la viñeta que se

muestra en el ejemplo




Fuente Arial (12) may. y min. negrita centrado

Fuente Arial (12) may. y min. normal centrado

Fuente Arial (12) may. negrita cursiva,

posición central, deberá ser el nombre

igual al asentado en el organigrama


Describir el objetivo del puesto así como las funciones operativas que están bajo la

responsabilidad del puesto, de acuerdo como se muestra en el siguiente modelo.

Describir 10 funciones operativas como mínimo por cada puesto.

En cada hoja deberá contener al calce el recuadro de firmas.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

SECRETARIA DE DIRECCIÓN

OBJETIVO

Realizar funciones operativas y administrativas relacionadas con

las actividades de la Dirección.

FUNCIONES

Recibir a las personas que soliciten audiencias en Oficialía

Mayor, registrando su visita en el control de audiencias.

Revisar y recibir la documentación remitida al Despacho.

Registrar y asignar un número de control a la correspondencia

recibida.

Elaborar formatos de correspondencia.

Turnar la correspondencia a las áreas correspondientes.

Archivar los controles de correspondencia turnada para futuras

aclaraciones.

Archivar y controlar la correspondencia recibida en el Despacho.

Atender y canalizar llamadas telefónicas a los interesados.

Estas funciones son enunciativas más no limitativas.

Directivo

a) b)

Responsable

a) Nombre completo y firma del responsable del puesto.

b) Nombre completo y firma del directivo responsable donde está el puesto.

(Ejemplo Director Administrativo)




Para la descripción de funciones a continuación se enlistan una serie de verbos con

los que puede iniciarse la descripción en los siguientes niveles jerárquicos.


Administrar Acordar Analizar Actualizar

Autorizar Asesorar Aprobar Analizar

Certificar Asignar Asesorar Apoyar

Comunicar Autorizar Controlar Archivar

Controlar Controlar Divulgar Atender

Coordinar Coordinar Ejecutar Auxiliar

Definir Difundir Gestionar Canalizar

Designar Emitir Implantar Comunicar

Dictaminar Estructurar Informar Dar

Dirigir Evaluar Instruir Desarrollar

Emitir Expedir Integrar Divulgar

Establecer Facilitar Investigar Ejecutar

Evaluar Formular Orientar Elaborar

Formular Gestionar Participar Gestionar

Informar Implantar Proponer Implantar

Instituir Informar Reportar Informar

Instruir Instruir Sancionar Inspeccionar

Organizar Integrar Supervisar Instalar

Planear Investigar Tramitar Integrar

Plantear Participar Verificar Investigar

Preservar Planear Vigilar Obtener

Promover Promover Proponer

Proponer Proporcionar

Regular Recopilar

Supervisar Reportar

Verificar Tramitar

Vigilar Trasladar

Titular y/o

Dirección General Dirección de Área Subdirección

Departamento hacia

niveles inferiores


10. AUTORIZACIÓN

Para la debida formalización de los manuales de organización es necesario que

cuenten con la validación de los titulares de la dirección o unidad de la dependencia o

entidad a que correspondan, la revisión por parte de la Dirección de Organización y

Métodos y la autorización del Oficial Mayor en coordinación con el titular de la

dependencia o entidad.

23









AUTORIZACIÓN


RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

AUTORIZAN

REVISO

Nombre completo y firma

Nombramiento del Director General del Área


Director de Organización y Métodos


OFICIAL MAYOR

DEL PODER EJECUTIVO

CARGO DEL TITULAR

DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD


Fuente Arial (12) may. y min. negritaNombre completo y firma

Nombramiento del Director del Área

Describir la unidad administrativa que se

le está autorizando el manual Ejem.



11. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Se llevará un control por orden cronológico de las actualizaciones que se hagan al

manual, anotando nombres y firmas de los funcionarios que las aprueben y autoricen.

Se presentara la hoja de actualización así como las que sufrieron cambios, las

impresiones en tres tantos.

Si las modificaciones o acumulación de estas representan mas del 25% del contenido

del manual, este deberá será impreso en su totalidad.

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Nombre y Cargo

Oficial Mayor

Nombre y Cargo del Titular



Dependencia o Entidad

Firma Firma Firma

Descripción del contenido del manual de

organización que se modifica (n)

Fecha de elaboración de actualización

Nombre y firma del responsable del

área que corresponde el manual

actualizado



Puesto que ocupa

Secciones del manual que se actualiza de

acuerdo al contenido.

ELABORO

FECHA

NOMBRE FIRMA

CARGO

ACTUALIZACION

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

SECCIONES QUE SE MODIFICA(N)

REVISO A U T O R I Z A N

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL

Manual de Procedimientos

Diciembre 2015

VI. Concepto del Manual de Procedimientos


CONCEPTO

El manual de procedimientos es un instrumento que establece los mecanismos

esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas de las

dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.

En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las unidades, su

intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de

participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal

respecto a la dinámica funcional de la organización.

Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar

y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad

de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos

y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le

proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje

fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios

utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución,

seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización

y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el

desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

Procedimiento:

Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las

actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta

al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o

políticas de operación.

Esta definición esta apoyada en la metodología y conjunto de técnicas, para que sea

lo más explícita posible, comprensible, asimilable y, en su caso transmisible con

fines de formación, capacitación o actualización del personal y, en su caso, de los

clientes o usuarios.

VII. Elaboración del Manual de Procedimientos

Antes de elaborar el manual de procedimientos, es importante realizar una revisión de

los procesos que se llevan a cabo en las unidades, para determinar deficiencias,

errores, retrasos y duplicación en las funciones que se desarrollan, documentando

formalmente, de esta manera, los procedimientos que deben ejecutarse para la

realización de las actividades.

La planeación de las actividades se llevará a cabo de la siguiente manera:

Seleccionar el procedimiento que se va a estudiar.

Integrar un grupo constituido por un responsable de la dependencia o entidad y

personal del área involucrada en el procedimiento a analizar.

Establecer un calendario de seguimiento (Gráfica de Gantt) definiendo fechas de

las reuniones, plan de entrega, posibles modificaciones de los objetivos marcados

por el plan, revisión, autorización e implantación.

Desarrollar las siguientes actividades:

1. Recopilar información (leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, circulares, informes

sobre estudios anteriores de organización y métodos, esquemas de organización,

lista de puestos o posiciones, reglamento interior).

2. Analizar los procesos que ejecuta cada unidad administrativa que conforma el área

en estudio, qué otras áreas de la dependencia o entidad se encuentran implicadas

en el proceso y cuál es su intervención.

3. Aplicar la técnica del Diagrama de Flujo. Esta técnica es empleada para identificar

y estudiar detalladamente los pasos de un proceso a fin de determinar cuál de ellos

puede eliminarse, cambiar de secuencia, combinar, simplificar, o subdividir, y así

aumentar la eficiencia de dicho proceso. También este diagrama muestra de

manera simple y concisa todos los elementos de un trabajo y los clasifica según su

naturaleza.

4. Recopilar la información escrita y proporcionada oralmente a través de entrevistas

por el personal involucrado.

5. Integrar la totalidad de formatos utilizados en el procedimiento y describir sus

características y objetivos.

6. Recabar la descripción de puestos de cada persona que labora en la Unidad,

apoyándose en el mismo personal que las elabore, para posteriormente validarlas

de acuerdo a los procesos y responsabilidades asignados.

7. Analizar críticamente la información recopilada, identificar cuáles son los

principales problemas que rodean al procedimiento para su ejecución, mediante el

análisis y depuración de la misma, con el propósito de facilitar el manejo de lo que

debe incluirse en el contenido del manual.

8. Concluida la revisión realizar un informe en el que se propongan alternativas de

solución de las deficiencias encontradas. Este informe deberá presentarse al titular

de la unidad administrativa y al titular de la dependencia para obtener su

autorización y posteriormente instrumentar el Manual de Procedimientos.

Para mejor comprensión se incluye Diagrama de flujo para la Elaboración de

Manuales de Procedimientos. Ver anexo, pagina 27.



Elaboración del

inventario de

procedimientos

Determinación de

procedimientos

Determinación de

tiempos y recursos

a través de

programa de

trabajo (Gráfica de

Gantt)

Formalización y

autorización del

programa de

trabajo (Gráfica de

Gantt)

Inicio de trabajo de

campo recopilación

de la información

Descripción de la

situación actual

Análisis y

formulación de

diagnóstico

Formulación de

propuestasAutorizaciónAjustes

Instrumentación del

manual de

procedimientos de

acuerdo a la Guía

Técnica.

Autorización del

manual de

procedimientos por

los funcionarios

facultados.

Implantación Seguimiento Actualización

Anexo

Diagrama de Flujo para la Elaboración

de Manuales de Procedimientos

27


28

POLITICAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS

1. En la elaboración, revisión e implantación de los procedimientos, deberá tomarse

en consideración la participación del personal que resulte involucrado, los

elementos materiales, el tipo de trabajo y los objetivos a alcanzar.

2. Los procedimientos se difundirán a todo el personal que resulte involucrado.

3. Todo procedimiento será fijado por escrito y con el diagrama de flujo

correspondiente, acompañado con las formas impresas de papelería que se utilizan

y el instructivo de llenado de los formatos respectivos.

4. Los procedimientos deben incurrir en el cómo, el quién y la forma de hacer las

operaciones.

5. Los procedimientos estarán basados en hechos, no en opiniones, investigar las

causas, no los efectos; atender razones, omitir excusas, no confiar en la memoria,

preguntar constantemente y anotar.

6. Los procedimientos deben ser actualizados cada vez que se realicen

modificaciones.




PORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al

frente de la carpeta de tres argollas color blanco.


b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado


d) Título: Manual de Procedimientos.


f ) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)

APLICADO A:

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015

MANUALde Procedimientos

Fuente Arial (14) mayúscula negrita centrada


Fuente Arial (40) mayúscula negrita izquierda

Fuente Arial (40) may. y min. negrita derecha



Colocar el logotipo oficial de Gobierno del

Estado con el nombre de la dependencia o

entidad correspondiente


y gris 40%



DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

DE RECURSOS HUMANOS

29

c)

d)

f)

a)

b)

e)


30

CONTENIDO

Apartados por orden de importancia de los capítulos que conforman el manual de

procedimientos los cuales se deben de seccionar con separadores numéricos de

acuerdo al numero asignado, para una mejor localización y consulta del mismo.

Cada procedimiento deberá contener la siguiente documentación:

a) Carátula de presentación del procedimiento.b) Política de operación por procedimiento.c) Descripción del procedimiento.d) Diagrama de flujo.e) Anexos. (en los casos que se aplique)


Objetivo del manual.

Consideraciones.

Carátula de identificación del Manual.

Políticas Generales.

Procedimientos

Solicitud de revisión de manuales de organización y

procedimientos.

Revisión de manuales.

Aprobación de manuales de organización y procedimientos.

Registro de manuales de organización y procedimientos.

Solicitud, elaboración, autorización y difusión de circulares.

Control Interno de vigencia de circulares.

Catálogo de formas.

Inventario de procedimientos.

Autorización.

Control de actualizaciones.

C O N T E N I D O

Fuente Arial (12) mayúscula y min. negrita


Franja color gris 40%


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Fuente Arial (12) mayúscula y min. normal



Subrayado


1. OBJETIVO DEL MANUAL

Determinar el objetivo que se pretende alcanzar, de tal manera que su definición deje

clara y explícitamente el para qué se desarrolla.

Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo,

que será de uso general pues determina el objetivo que se busca al elaborar y aplicar

el manual.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad

administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad

de esfuerzos.

Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se

debe de hacer y como se debe de hacer.

Es una fuente de información y adiestramiento para el personal de

nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades

administrativas.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.


O B J E T I V O Fuente Arial (20) may. negrita cursiva




2. CONSIDERACIONES

Se enuncia la razón de la elaboración del manual de procedimientos, así como el

respaldo jurídico que lo sustenta y responsabilidad en cuanto su conservación,

difusión, consulta y actualización del mismo.

CONSIDERACIONES Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva


De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a

la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales

de Organización y Procedimientos de las dependencias del

Ejecutivo.

El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar

decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de

ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta

la Subdirección de Remuneraciones de la Dirección de

Administración de Recursos Humanos, adscrita a la

Dirección General de Recursos Humanos. La que será

responsable de su aplicación y actualización, así como de dar a

conocer a sus colaboradores el contenido del mismo.

Los titulares administrativos de la dependencia o entidad serán

los encargados de la custodia de los manuales así como del

respaldo informático de los mismos.

La información contenida en este documento será

complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo

requieran.

A efecto de dar utilidad permanente al manual es indispensable

que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna

requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es

importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de

quienes participan en su aplicación.

La Dirección de Organización y Métodos será responsable de

controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a

cabo en el contenido del manual.

La Subdirección de Remuneraciones tiene la responsabilidad

de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo

requieran, respecto a su interpretación y aplicación.


Fuente Arial (12) may. y min. negrita lo que

se indica con subrayado cursiva y subrayado




2. CONSIDERACIONES (Continúa)

Se enuncia la razón de la elaboración del manual de procedimientos, así como el

respaldo jurídico que lo sustenta y responsabilidad en cuanto su conservación,

difusión, consulta y actualización del mismo.


CONSIDERACIONES Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva


El manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de

incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

La Subdirección de Remuneraciones coordinará la impresión

del Manual y será la responsable de su distribución.

El manual debe interpretarse como un documento de consulta y

observancia normativa.

Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración

para el buen uso aplicación del manual de procedimientos.




3. CARATULA DE IDENTIFICACION DEL MANUAL

a) Logotipo institucional de Gobierno del Estado con el nombre de la dependencia o

entidad correspondiente.

b) Nombre de la unidad administrativa.

c) Nombre de la dependencia o entidad.

d) Nombre de la unidad la cual depende la unidad orgánica para la que fue elaborado.

e) Mes y año de culminación del manual.

f) Nombre de la unidad orgánica para la que fue elaborado.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

OFICIALÍA MAYOR

UNIDAD:


FECHA DE ELABORACIÓN:

DICIEMBRE DE 2015

RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN:


c)

d)

f)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

f)

a)

b)

Fuente Garamond (18) may. negrita

Fuente Arial (22), estilo encabezado,

Mayúscula negrita

Fuente Garamond (16) may. negrita


mayúscula y minúscula negrita


mayúscula y minúscula normal

Tipo de línea 41/2

punto


Documento elaborado en Word

Subdirección de Manuales de Organización y Procedimientos

Procedimiento: Revisión de Manuales

Fecha de elaboración: Febrero 2015

Hoja: 1 de 1


Formulo Reviso Registro

POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Fuente Garamond (18) mayúscula negrita




Sello oficial de registro de la

Dirección de Organización y MétodosEdgar Manuel Chávez Buendía Gonzalo Ortuño Castro




1. La Dirección de Organización y Métodos es un área staff adscrita a la Oficialía Mayor encargada de coordinar la

elaboración, autorización y registro de los manuales de organización y procedimientos de las Dependencias y

organismos descentralizados del Poder Ejecutivo, así como de revisar los reglamentos y decretos de creación en

el aspecto organizacional y estructura orgánica básica.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

a) El personal de la Dirección serán los encargados de recibir la documentación para cualquier trámite en forma

personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.

b) Si la documentación cumple con los requisitos de forma, el personal no se podrá negar a recibir la documentación

y llevar a cabo el trámite solicitado.

c) La recepción de la documentación por parte del personal de la Dirección no implica la autorización de los

mismos.

3. IMPROCEDENCIA DEL TRAMITE

a) El personal de la Dirección rechazará sin excepción alguna el trámite en cualquiera de los siguientes supuestos:

b) Si la información no está elaborada conforme a los lineamientos establecidos.

c) Si la información no contiene las firmas de autorización del funcionario responsable de la misma de la

Dependencia o Entidad correspondiente.

d) Si no contiene la información requerida.

e) Si la documentación está ilegible o incompleta.

f) No se recibirá aquella documentación que no cumpla con lo autorizado o bien que exceda del periodo de fecha de

entrega.

4. OFICIOS

a) Los oficios relacionados con la operación de la Dirección de Organización y Métodos deberán dirigirse al Oficial

Mayor.

a) Los oficios que se expidan de la Dirección de Organización y Métodos, serán rubricados por los Subdirectores de

elaboración, Director del Área de aprobación y firmado de autorización por el Oficial Mayor.

4. POLITICAS GENERALES

Son lineamientos generales que guían a la unidad administrativa en el cumplimiento

de su objetivo.

Es importante establecer las políticas generales ya que determinan los lineamientos

principales que permean las decisiones de la unidad administrativa hacia las

subunidades a su cargo.

35





a) CARATULA DE PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTO

a) Anotar el nombre completo del procedimiento.

b) Objetivo del procedimiento: Establecer el objetivo del procedimiento para que la

dependencia tenga conocimiento del propósito a lograr. La redacción será clara,

concisa y directa; comenzando con un verbo en infinitivo y evitando al máximo el

uso de adjetivos calificativos.

c) Áreas de aplicación: Relacionar las unidades internas o externas que intervienen en

el procedimiento por secuencia de aparición.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de Organización y

Métodos.

Dar seguimiento a los riesgos detectados en el diagnostico de riesgos y

emprender acciones para minimizar sus afectaciones.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Que intervienen en el proceso.

Dirección de Organización y Métodos.

ÁREAS DE APLICACIÓN:





Estilo de línea 41/2

punto



36


a)

b)

c)







a)

b)

c)

d)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN YMÉTODOS

POLÍTICAS DE OPERACIÓN


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de

Organización y Métodos.

Dar seguimiento a los riesgos detectados en el diagnostico de riesgos

y emprender acciones para minimizar sus afectaciones.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Que intervienen en el proceso:


ÁREAS DE APLICACION

e)

En este apartado, se integraran por procedimientos en el orden que a continuación se

presentan:


Anexo-OFTSFAS

Oficio de Solicitud de Trámite a la Secretaría deFinanzas de Anticipo de Sueldo

Proceso

Dirección de Organización y MétodosSubdirección de manuales de organización y procedimientos

Solicitud de revisión de manuales de organización y procedimientos Hoja: 1 de 1

OM-DOM-SMOP-BAM

Aprueba manual y solicita aresponsable de elaboración

del manual que se registre

en el formato.

Asesor

Entrega oficio autorizado aAA para entrega a

Dependencia o Entidad.

1

Dirección de Organizacióny Métodos (DOM)

Inicio

f)

g)

h)

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZACIÓN

Catalogo de Formas


38

b) POLITICAS DE OPERACION

Corresponden a los criterios, lineamientos o normas que dirigen el desarrollo de los

procedimientos, así como las decisiones que deban tomarse para cumplir con los

objetivos que se establecen para cada uno de ellos.

Las políticas son imprescindibles:

1. Facilitan la delegación de autoridad.

2. Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias

que pueden hacer sus subordinados.

3. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades

4. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

5. Indican al personal cómo deben actuar en sus operaciones.

6. Facilitan la inducción del nuevo personal.

Su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista de tal forma que su

interpretación sea uniforme.

Las políticas deberán estar bien definidas.

Desglosar todos los aspectos relacionados al tema elegido, no debe quedar ninguna

duda acerca de “que”, “como” “quien” “cuando” “donde” y en que casos se

pueden hacer las cosas. Para hacer clara una descripción de una política se requiere

redactar un conjunto de ideas en párrafos.

Cada párrafo redactado contiene criterios y normas específicos de actuación por

ejemplo, el personal de nuevo ingreso, todos los martes.

1. Las políticas dicen que hacer, y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso

como hacerlo.

2. Las políticas muestran lo que la unidad administrativa ha decidido hacer en una

situación determinada, los procedimientos formalizan la implantación de las

políticas.

3. Las políticas se definirán por los responsables de la operación de los

procedimientos y serán autorizadas por el titular de la unidad administrativa

correspondiente.

4. Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco

general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

5. Las políticas se determinarán en forma clara y concisa, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos

administrativos con el procedimiento mismo.

6. Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los

niveles jerárquicos superiores.






Hoja: 1 de 1



POLÍTICAS DE OPERACIÓN










1. Trimestralmente, Enero, Abril, Julio y Septiembre, se dará seguimiento con el Personal Adscrito de la Dirección,

responsable de controlar los riesgos para verificar que los mismos hayan sido minimizados de acuerdo al

formato “matriz de riesgos de la Oficialía Mayor” OM-DOM-SCI-MROM.

2. Se registrará en el formato “acta administrativa de riesgo a evaluar” OM-DOM-SCI-AARE los resultados que

presenten en el formato DOM-SCI-MROM, para dejar constancia del riesgo controlado o minimizado, mismo que

deberá contener la firma de conformidad por parte del Personal Adscrito que corresponda y de la Subdirección de

Control Interno para efectos de control.


39



b) POLITICAS DE OPERACIÓN (Continúa)




Hoja: 1 de 1


Da seguimiento trimestralmente con el Personal Adscrito de la Dirección

que cuentan con riesgos a verificar y que los mismos hayan sido

minimizados de acuerdo a lo determinado en el formato matriz de riesgos

de la Oficialía Mayor OM-DOM-SCI-MROM.

No han sido minimizados los riesgos, le da continuidad al próximo mes.

Sí han sido minimizados, continúa procedimiento.

Elabora acta administrativa del riesgo evaluar por medio del formato acta

administrativa de riesgo a evaluar OM-DOM-SCI-AARE, para dar

constancia del riesgo minimizado.

Recaba del Personal Adscrito firma de conformidad en el formato OM-

DOM-SCI-AARE.

Revisa formato OM-DOM-SCI-AARE y lo firma de conformidad.

Firma formato OM-DOM-SCI-AARE en presencia del Personal Adscrito y

lo archiva.

01

02

03

04

05

Responsable ActividadOperación

Núm.


Subdirección de

Control Interno

Personal Adscrito

Subdirección de

Control Interno

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO







c) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones).

En este apartado se describe la presentación secuencial de los pasos que debenrealizarse dentro de un procedimiento, al precisar los puestos responsables de suejecución. El procedimiento se escribirá utilizando el verbo en tercera persona delsingular, en tiempo presente del modo indicativo ejemplo: (indica, comunica, revisa,edita, corrige, etc.)

La presentación se hará describiendo en el lado izquierdo el nombre del puesto oposición; después de unos espacios señalar la operación con números arábigosconsecutivos, que servirán como referencia, y al final describir las acciones a seguir enla rutina de la operación de trabajo, ejemplo:




40




b) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones) (Continúa)

Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripción de

procedimientos en tercera persona del singular, en tiempo presente del modo

indicativo.



Actualiza Devuelve Participa

Acuerda Dictamina Planea

Analiza Difunde Prepara

Anexa Dirige Presenta

Anota Diseña Procesa

Aplica Distribuye Produce

Apoya Ejecuta Programa

Aprueba Elabora Promueve

Archiva Envía Proporciona

Asesora Establece Provee

Asigna Evalua Recaba

Atiende Expide Recibe

Autoriza Facilita Recopila

Cancela Firma Registra

Capacita Formula Remite

Clasifica Grafica Reporta

Compara Implanta Requisita

Complementa Imprime Revisa

Completa Incorpora Rubrica

Comunica Indica Sella

Confirma Informa Separa

Controla Instruye Signa

Coordina Integra Solicita

Coteja Investiga Supervisa

Da Llena Suscribe

Designa Obtiene Tramita

Destruye Organiza Verifica

Determina Orienta Vigila

Verbos

42

d) DIAGRAMAS DE FLUJO

La técnica del diagrama del flujo es una representación gráfica que permite analizar

entradas, procedimientos y salidas de información en la organización bajo estudio,

permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de

optimizarlos.

Cada procedimiento establecido debe contener su respectivo diagrama de flujo con el

propósito de comprender mejor el procedimiento que se describe, y se tiene un mejor

entendimiento en forma general del conjunto de operaciones y de las unidades

orgánicas, puesto o posición que intervienen.

Símbolos básicos para elaborar el Diagrama de Flujo.

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Representa una ejecución de unaactividad relativa a unprocedimiento.

Indica un punto en el proceso enel que hay que tomar variasalternativas.

Se anota dentro del símbolo lapalabra INICIO para designar elpunto de partida o FIN paradesignar el final del flujo delproceso.

Relación de una parte deldiagrama con otra en la mismapágina.

Representa un documentogenerado por el proceso.

Es la conexión entre los símbolos,la punta de la flecha indica ladirección del flujo del proceso.

Operación

Decisión

Inicio o término

Línea de Flujo

Conector

Documento

Responsable de

la operación

Se anota dentro del símbolo elnombre del puesto o posición queejecuta la operación de acuerdocomo lo especifica elprocedimiento.


Expediente

Representa una serie de

documentos integrados en

expedientes destinados a la

consulta, o archivo


43

RECOMENDACIONES EN USO Y APLICACIÓN DE LOS SIMBOLOS

En cuanto dibujo:

No deben mezclarse en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y

salida.

No debe existir más de una línea de unión entre dos símbolos.

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

Las líneas de unión se representarán mediante líneas rectas y en caso necesario

utilizar ángulos rectos.

Para efectos de presentación, los símbolos serán del mismo tamaño, salvo en caso

de ser necesario destacar alguna situación especial.

En cuanto su contenido:

La redacción del contenido del símbolo-operación será mediante frases breves y

sencillas con verbos en presente. Ejemplo revisa, verifica, recibe.

El símbolo-documento contendrá el nombre original del formato o reporte de

referencia.

Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identificará con la

letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, anotados en el extremo derecho

del símbolo.

El contenido del conector de página de preferencia que sea numérico, en el

entendido de que el símbolo que indica el destino debe contener el número de la

página donde continúa el diagrama, y el símbolo que indica la procedencia debe

contener el número de la página de donde proviene el diagrama.



44

EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO

Fuente Arial (12) may. y min. negritaFuente Arial (11) may. y min. negrita



Fuente Arial Narrow (6) may. y min. negrita

Fuente Arial Narrow (6) may. y min.

Logotipo de la dependencia ó entidad

Fuente Arial Narrow (6) negrita



Grosor de línea de símbolos ½ punto


OM-DOM-SCI-AARE

OM-DOM-SCI-AARE

OM-DOM-SCI-AARE

OM-DOM-SCI-MROM.

Proceso

Dirección de Organización y MétodosSubdirección de Control Interno

Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de Organización y Métodos Hoja: 1 de 1

Formuló Revisó Autorizó

Lic. Edgar Manuel Chávez Buendía Lic. Gonzalo Ortuño Castro

Da seguimiento

trimestral con Personal

Adscrito que cuentan

con riesgos a v erificar

de acuerdo al formato

Subdirección de

Control Interno (SCI)

Elabora formato, para

dar constancia del

riesgo minimizado.

¿Han sido minimizados?

No

Sí

Recaba de Personal

Adscrito firma de

conformidad en formato.

Revisa formato y firma

de conformidad.

Personal Adscrito

Da continuidad al

próximo mes hasta

cumplir con el bimestre.

A2

OM-DOM-SCI-AARE

Firma formato en

presencia de Personal

Adscrito y archiva.

Subdirección

de Control Interno (SCI)

Fin

A1

InicioInicio

Fin




45

e) ANEXOS

Son fuentes de información que se consideran vitales y necesarios para cumplir

adecuadamente con una política, procedimiento o formato, son formulados fuera de la

unidad responsable del procedimiento. Los anexos pueden ser formatos, escritos o

documentos y deben adjuntarse físicamente posterior al diagrama de flujo de cada

procedimiento.

Nota:

El nombre del anexo va ligado con las siglas del documento correspondiente.

ANEXO AS-01

OFICIO DE SOLICITUD DE TRAMITE A LA SECRETARIA DE FINANZAS

DEPENDENCIA: Oficialía Mayor

AREA: Subdirección de Remuneraciones

No. DE OFICIO: DARH/03/01

FECHA: 18 de Febrero del 2010.

ASUNTO: Anticipo de Sueldo

___________________________ SECRETARIO DE FINANZAS P R E S E N T E.-

AT’N: _____________________________ TESORERO GENERAL DEL ESTADO

Por medio de la presente, envío a Usted recibo-pagaré por concepto de Anticipo de Sueldo, con el importe que se especifica para ser descontado en el primer pago de nómina del trabajador. Por lo anterior, solicito gire instrucciones a quien corresponda para que proceda a la emisión del cheque a nombre del interesado con cargo presupuestal a Secretaría General de Gobierno, tal como se encuentra en la copia de movimiento de personal que se anexa. Sin otro particular por el momento, me es grato reiterarle a Usted las seguridades de mi atenta y distinguida consideración.

A T E N TA M E N T E SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION.

_____________________________________ OFICIAL MAYOR

Anexo-OFTSFAS

Solicitar el pago del anticipo de sueldo a favor del interesado.

Oficio de Solicitud de Trámite a la Secretaría de Finanzas de Anticipo de Sueldo

objetivo

Elabora

Oficialía Mayor.

Distribución

Original:

Tesorería General

del Estado.

Copia:

Archivo.

Periodicidad

Cuando lo solicite

el trabajador.

Clave del anexo

OFTSFAS




centrado

Fuente Arial (20) min. negrita cursiva


Fuente Arial (12) mayúscula normal


Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva.

Iniciales del nombre del Anexo

Fuente Arial (14) may. negrita







15 de Octubre del 2015

46

RECUADRO FORMULO:

Nombre completo y firma del personal responsable que elaboro el manual de

procedimientos de su respectiva unidad administrativa.

RECUADRO REVISO:

Nombre completo y firma del Director General o Director de Área que reporta

directamente al Secretario de la Dependencia.

En los casos de las dependencias o entidades cuyo titular sea nivel de Coordinador o

Director General, se registrará el nombre y la firma del Director de Área responsable

de su respectivo manual de procedimientos.

RECUADRO REGISTRO:

Se estampará el sello oficial de registrado por parte de la Dirección de Organización y

Métodos de Oficialía Mayor.

De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

con los secretarios del despacho y titulares de las diversas Dependencias y Entidades

descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de organización y

procedimientos, publicado en el Periódico Oficial del Estado, con fecha del 18 de Junio

del 2001.

Formuló Reviso Autorizo

AUTORIZACIÓN EN LAS HOJAS DEL MANUAL

En los apartados mencionados al calce de las hojas de políticas, procedimientos y

diagramas de flujo, deberán firmarse por los funcionarios facultados de la forma

siguiente:

Registro





47

5. f) CATALOGO DE FORMAS

El catálogo de formas estará integrado por formatos diseñados bajo criterios que

respondan a las necesidades de reportar, controlar y proporcionar información de

manera oportuna, clara y objetiva.

Los formatos estarán ordenados conforme aparezcan dentro del procedimiento,

acompañados por el instructivo de llenado correspondiente. Su uso es periódico, y la

finalidad es registrar información relacionada con el desarrollo del procedimiento.

Recomendaciones para el diseño de formas.

Establecer el nombre y clave del formato que tenga relación con la operación a

registrar.

Definir claramente el nombre o propósito del formato.

La información a requisitar en el formato será presentada secuencialmente, para

facilitar el llenado del mismo.

Los espacios del formato deben estar calculados de acuerdo a los datos de registro

que se solicitan.

Determinar los requisitos de todas las áreas involucradas, para asegurarse que a

todos les sea útil.

Asignar una clave a cada formato para su fácil identificación.

Ejemplo:

Oficialía Mayor OM

Dirección General de Recursos Humanos DGRH

Dirección de Administración de Recursos Humanos DARH

Subdirección de Remuneraciones SR

Auxiliar de Nómina AN

Reporte de Estímulos por Puntualidad (Siglas del formato) REP

Iniciales de la Dependencia o Entidad

Iniciales de la Dirección General

Iniciales de la Dirección

Iniciales de la Subdirección

Inicial del puesto que genera el formato

Siglas del formato

Los formatos van colocados dentro del catalogo de formas por el orden en que

aparecen los procedimientos.

Un buen formato es aquél que recaba la información necesaria para facilitar la

comunicación entre personas y áreas.

Los formatos deberán contener la información de acuerdo a los ejemplos que a

continuación se presentan:


OM-DGRH-DARH-SR-AN-REP



APLICADO A:



CATALOGOde Formas

Fuente Arial (14) mayúscula centrada negrita

Fuente Arial (12) may. centrada negrita

Fuente Arial (40) may. izquierda negrita

Fuente Arial (40) may. y min. derecha negrita



Colocar logotipo oficial de Gobierno del

Estado con el nombre de la dependencia o



y gris 40%

PORTADA DEL CATALOGO DE FORMAS


b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual.


d) Título: Catálogo de Formas.


f) Lugar y fecha de culminación (mes y año).

a)

b)

c)

d)

e)

f)

48



DE RECURSOS HUMANOS



FORMATO

Deberán presentarse un ejemplar de cada uno de los formatos que se utilicen en las

distintas operaciones del procedimiento, así como también determinar el objetivo del

mismo, además las instrucciones con las indicaciones especificas, a las que debe

sujetarse el llenado de los formatos de acuerdo a los modelos siguientes:


Relacionar al personal por dependencia y área que es acreedor al pago de

Estímulo por Puntualidad, mensual y/o semestral, para la aplicación del

mismo.

OM-DGRH-DARH-SR-REP

Reporte de Estímulos por Puntualidad

objetivo



centrado


NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR O ADMINISTRATIVONOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL AREA

MENSUAL

CLAVE

CLAVE MES

NUM. DE

EMPLEADO

NOMBRE DEL EMPLEADO

ACREEDOR AL ESTIMULO POR

NIVEL Y

CATEGORIAPUESTO OBSERVACIONES

OFICIALIA MAYOR

UNIDAD

DEPENDENCIA PERIODO QUE SE REPORTA

DIRECCION GENERALDE RECURSOS HUMANOSDIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

REPORTE DE ESTIMULOS POR PUNTUALIDAD


5 6

7 84

21

3

9 10 11 12 13

14 15

Documento elaborado en Excel y exportado a Power Point


INSTRUCTIVO

Es importante señalar en todos los impresos y/o formatos con que cuenta el

procedimiento se deben incluir de acuerdo a su orden de aparición y deben contener

las respectivas instrucciones para su llenado.


OM-DGRH-DARH-SR-REP i n s t r u c t i v o

1 Nombre de la Dependencia que reporta.

2 Clave de la Dependencia conforme al Catálogo de Dependencias para

para el ejercicio vigente.

3 Nombre del Área que reporta.

4 Clave del Área conforme al Catálogo.

5 Señale con una cruz (x) si el reporte es mensual.

6 Señale con una cruz (x) si el reporte es semestral.

7 Mes que se reporta.

8 Año de expedición del reporte.

9 Número de empleado asignado por el departamento de Nóminas de la

de la Secretaría de Finanzas.

10 Nombre completo del empleado (apellido paterno apellido materno

y nombre).

11 Nivel y categoría que corresponde al empleado conforme al

Tabulador de Sueldos.

12 Nombre del puesto que ocupa el empleado conforme al Tabulador del

Sueldos.

13 Espacio de uso exclusivo de Oficialía Mayor, para la anotación de

observaciones respecto al trámite.

14 Nombre completo y firma del Titular del área que elaboró el reporte.

15 Nombre completo y firma del Titular Administrativo que autoriza el

reporte.

Elabora

Dependencias

Distribución

Original:

Subdir. de Remuneraciones

Copia:

Archivo.

Periodicidad

Mensual

Medio para obtener

la forma

Programa Excel.

Clave del formato

OM-DGRH-DARH-SR-REP




Fuente Arial (21) negrita cursiva min.

Fuente Arial (12) may. normal














Dependencia: Oficialía Mayor Fecha: Junio del 2001

Dirección: General de Recursos Humanos

Area: Dirección de Administración de Recursos Humanos

Unidad administrativa: Subdirección de Remuneraciones

Clave Nombre Clave Nombre

Incidencias

Controlar y tramitar las incidencias en las que incurrieron los

trabajadores de Gobierno del Estado, así como la aplicación de

descuentos en los casos previstos por la Ley de Trabajadores. X

I-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de

Incidencias

Estimulo por puntualidad

Verificar, autorizar y tramitar el pago del estimulo por puntualidad al

personal de Gobierno del Estado.X

E-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de

estímulos por puntualidad

Anticipo de sueldoAutorizar y tramitar el pago de anticipo de sueldo a los trabajadores

de Gobierno del Estado. XAS-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de

anticipo de sueldo

DARH-RP-01

Contratación de Prestadores de Servicios.

Autorizar y controlar la contratación de prestadores de servicios

profesionales que ingresen a laborar bajo el régimen de honorarios. X

Recepción de documentación autorizada a

prestadores de servicios

Verificar y tramitar la documentación solicitada a los prestadores de

servicios vigentes y de nueva contratación o recontratación,

vigilando que cubran los requisitos de aspecto legal y fiscal. X

Nombre del procedimiento

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

ObjetivoAnexos Formatos

Flujo

PS-01

PS-02

PS-03

Contrato de prestación de servicios profesionales

Recibo de honorarios profesionales

Constancia de percepciones y retenciones

DARH-I-01

DARH-I-02

DARH-I-03

Reporte de descuento quincenal

Reporte de descuento mensual

Reporte de incidencias

DARH-E-01

DARH-OFS-01

Reporte de estímulos por puntualidad

Oficio solicitud de trámite a la dirección

general de Recursos Humanos

Recibo - Pagaré

DARH-APS-01

DARH-JCPS-02

Oficio- Reporte autorización de prestador

de servicios.

Justificación de contratación de prestador

de servicios

DARH-LRPS-03 Oficio- Reporte liberación de recursos de

prestadores de recursos

51

6. g) INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Una vez autorizados los procedimientos se deberán de registrar en el siguiente

formato con el propósito de llevar un control de los mismos y facilitar la consulta del

contenido del manual en relación con la información que cuenta cada procedimiento

que integra el documento.

Dependencia: Nombre completo de la dependencia.

Dirección; Anotar el nombre completo de la dirección general.

Área: Nombre completo de la dirección de área.

Unidad administrativa: Subdirección de remuneraciones.

Fecha; Anotar mes y año del llenado del formato.

Nombre del procedimiento; Anotar el titulo del procedimiento, en el entendido quedeberá ser congruente con la descripción o las tareas fundamentales delprocedimiento.

Objetivo; Indicar brevemente el fin que se persigue con el procedimiento.

Flujo; Anotar con una X la existencia del diagrama de flujo sobre el procedimiento.

Anexo; Anotar la clave y el nombre del o los anexo(s) propio(s) del procedimiento.

Formatos; Anotar la clave y el nombre del o los formato(s) propio(s) delprocedimiento.

Nota:Los recuadros que no se utilicen se sombrearan.


Fuente Arial (10) may. y min. títulos en negrita y el contenido sin negrita

Fuente Arial Narrow (10) may. y min. títulos en negrita

Fuente Arial Narrow (10) may. y min. normal


Fecha: 15 de Enero de 2010

Documento elaborado en Excel


52

7. h) AUTORIZACION

Para la debida formalización e implementación de los manuales de procedimientos es

necesario que los mismos cuenten con la validación de los titulares de la Dirección o

Unidad a que correspondan, la revisión de la Dirección de Organización y Métodos y la

autorización del Titular de la Dependencia o Entidad y del Oficial Mayor.










AUTORIZACIÓN


AUTORIZAN

REVISO


Nombramiento del Director General del ÁreaNombre completo y firma

Nombramiento del Director del Área




OFICIAL MAYOR

DEL PODER EJECUTIVO

CARGO DEL TITULAR

DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD




Describir la unidad administrativa que

se le está autorizando el manual Ejem.

RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA


53Dirección de Organización y MétodosDirección de Organización y Métodos

8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Se llevará un control por orden cronológico de las actualizaciones que se hagan al

manual, anotando nombres y firmas de los funcionarios que las aprueben y autoricen.

se presentara la hoja de actualización así como las que sufrieron cambios, las

impresiones en tres tantos.

Si las modificaciones o acumulación de estas representan mas del 25% del contenido

del manual, este deberá será impreso en su totalidad.


CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Nombre y Cargo

Oficial Mayor




Dependencia o Entidad

Firma Firma Firma

Descripción del contenido del manual de

procedimientos que se modifica (n)

Fecha de elaboración de actualización

Nombre y firma del responsable del

área que corresponde el manual

actualizado



Puesto que ocupa

Secciones del manual que se actualiza de

acuerdo al contenido.

ELABORO

FECHA

NOMBRE FIRMA

CARGO

ACTUALIZACION

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

SECCIONES QUE SE MODIFICA(N)

REVISO A U T O R I Z A N

INSTRUMENTACION DE MANUALES

Culminado los manuales tanto de organización como de procedimientos, se deberán

de colocar la documentación de acuerdo al orden establecido como se indica en el

contenido, en carpeta de tres argollas tamaño carta color blanco.

Al frente de la carpeta se deberá de colocar la portada del manual

El contenido del manual se deberá de seccionar con separadores numéricos y

deberán coincidir con el tema de acuerdo a lo documentado en el contenido .

VIII. Instrumentación de Manuales

APLICADO A:

SUBDIRECCIÓN DE REMUNERACIONES


MANUALde Organización




DE RECURSOS HUMANOS


APLICADO A:

DIRECCION

DE ADMINISTRACION

ÁREA DE

RECURSOS HUMANOS

TOMO

1 de 2

LOMO DE CARPETA

Cada carpeta deberá de contener su respectivo lomo de acuerdo al modelo que se

presenta a continuación, a fin de clasificar los documentos y facilitar la localización del

mismo cuando se requiere de su consulta.

Fuente arial (20) mayúscula negrita, centrado

Nombre del tipo del manual de organización oprocedimientos


Nombre de la unidad administrativa

Nombre del área que corresponde el documento.

Logotipo oficial con el nombre de la dependencia o

Entidad correspondiente.


Numero de tomo en caso de que el manual esteconstituido por dos o mas tomos y en caso que no seconstituya mas de un tomo se nombrara tomo único.


VIII. Instrumentación de Manuales

El ancho del lomo será en proporción del grosor de la

Carpeta.

Fuente Arial (28) mayúscula negrita y cursiva,

centrado, negrita enunciando el tipo de manual

(organización o procedimientos)




IX. Respaldo Informático

Dependencia o Entidad, Fuente Arial (16) mayúscula

negrita y cursiva, centrado.



Tipo de Manual, Fuente Arial (12) negrita y cursiva,

centrado

Fuente Arial (10) negrita nombre de la unidad a quecorresponde el manual.

Fuente Arial (08) negrita señalando la fecha deautorización.

Fuente Arial (10) negrita fecha de autorización.

Fuente Arial (12) negrita Unidad a la quecorresponde el manual.

PORTADA RESPALDO INFORMATICO

El manual deberá ser entregado con su respectivo respaldo informático rotulado de

acuerdo al modelo que se presenta a continuación, a fin de clasificarlos y facilitar la

localización del mismo cuando se requiere de su consulta.

Nota:

Las dimensiones corresponderán a la medida estándar de un disco CD-R comercial.

ROTULACIÓN DEL DISCO COMPACTO (CD-R)

Presentar en etiqueta adherible para disco compacto conforme a la siguiente

ilustración.

Manual de OrganizaciónAPLICADO A:

SUBDIRECCION DE REMUNERACIONES

CD-R

ENERO DE 2010

Oficialía Mayor

DICIEMBRE 2015

DICIEMBRE 2015

X. Vocabulario Organizacional

57

Acuerdo.

Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la

administración o persona facultada, a fin de que se ejecuten uno o más actos

administrativos.

Actividad.

Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento

ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa. Transcurso de

tiempo durante el cual se realiza una operación dada.

Administración.

Conjunto ordenado de principio, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar

la consecución de los medios necesarios para que se obtengan resultados con la

mayor eficiencia, congruencia, óptima coordinación y aprovechamiento de los

recursos.

Administración Pública.

Subsistema del sistema público a través del cual se generan las normas, los servicios,

los bienes y la información que demanda la comunidad, en cumplimiento de las

decisiones del sistema político.

Adscripción.

Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar a una unidad

administrativa dentro de otra de mayor jerarquía.

Carga de Trabajo.

Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el

desempeño de su cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su

ocupación.

Circular.

Es un documento de carácter interno y general dirigido por órganos superiores, hacia

los inferiores, para dar a conocer instrucciones, recomendaciones o para especificar la

interpretación de normas, acuerdos, decisiones o procedimientos, con el objeto de que

se conozcan o acaten.

Coordinación.

Proceso de integración de los objetivos y actividades de las diversas unidades

(departamentos o áreas funcionales) a fin de alcanzar eficientemente las metas

organizacionales.

Departamentalización.

Agrupación de las actividades de trabajo de modo que las que están lógicamente

relacionadas entre sí ocurran juntas.

Diagnóstico.

Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema

administrativo que permite destacar los elementos más significativos de una alteración

del desarrollo de las actividades de una institución.


58

Diagrama de flujo.

Este técnica, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas,

procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio,

permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de

optimizarlos.

Diseño de formas.

Planeación de una forma impresa, basada en la información recopilada, su objeto,

fuente de información, necesidad que la origina, métodos de llenado, cantidad de

copias, procedimientos en que intervendrá y resultados finales.

División del Trabajo.

Es la separación y la delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función

con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización.

Documento.

Información escrita con datos que sirve para transmitir y recibir información, de

caracteres gráficos o de símbolos.

Eficiencia.

Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo

premeditado.

Eficacia.

Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos

establecidos.

Forma o formato.

Objeto o documento impreso con espacios en blanco para asentar o registrar

información variable y periódica, así como evidencias sobre un tema o materia del

sistema de funcionamiento de una organización.

Función.

Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar

los objetivos de la Dependencia o Entidad.

Guía Técnica.

Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial

para dirigir u orientar la elaboración de diversas etapas del documento técnico-

administrativo.

Jerarquía.

Orden de procedencia establecida legalmente en autoridades y funcionarios de una

organización administrativa, jurídica o judicial.

Ley Orgánica.

Define y norma la estructura, operación y distribución de facultades dentro de una

organización, así como la determinación de las reglas generales para las acciones

interactúales entre las partes en que aquélla se ha dividido.



59

Líneas de Mando.

Relación formal y de enlace entre las unidades de diferente nivel jerárquico; canal de

responsabilidad, a lo largo del cual se emiten las instrucciones.

Manual

Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar en forma

ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una

organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos,

sistemas, procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que

se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores.

Norma.

Regla u ordenamiento imperativo y específico que persigue un fin determinado, con la

característica de ser regido en su aplicación y seguimiento.

Normatividad.

Es el conjunto de disposiciones que regulan los distintos aspectos relativos al

desarrollo de las actividades.

Organización.

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los

recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y

agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del

grupo social.

Fundamentos básicos que demuestran la importancia de una organización:

Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

institución y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos

del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Organigrama.

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que

muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y

la autoridad existente dentro de ellas.

El organigrama ilustra cinco aspectos principales de la estructura de una organización.

División del Trabajo.

Cada casilla representa un individuo o una subunidad responsable por una

determinada parte de la carga de trabajo de la institución.



60

Funcionarios y Subalternos.

Las líneas sólidas indican la cadena de mando o escala jerárquica (quién depende de

quién).

Tipo de Trabajo que se Realiza.

Los letreros o descripciones de las casillas indican las diversas labores o áreas de

responsabilidad de la organización.

Agrupación de Segmento de Trabajo. Todo el diagrama indica sobre qué bases se

han dividido las actividades de la institución; por ejemplo: sobre una base funcional o

regional.

Niveles de Administración. Un organigrama indica no sólo los gerentes individuales

y los subalternos sino también toda la jerarquía administrativa, todas las personas

que dependen de un mismo individuo.

Objetivo.

Propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué del

proyecto y si debe realizarse una determinada acción.

Política.

Es el conjunto de lineamientos escritos de aplicación obligatoria, que instituye una

organización con base en su marco normativo para la conducir y atender cada uno de

los asuntos que son delegados a las unidades administrativas, puestos o personas que

lo integran. La política es un recurso útil para tomar decisiones congruentes y

sistemáticas.

Productividad.

Es una relación entre los productos obtenidos (bienes o servicios) y los factores o

recursos utilizados en la producción, como son: los trabajadores, las maquinarias,

equipó, tecnología e insumos.

Programas

Esquema donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de

realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de

sus partes, así como aquellos eventos involucrados en su consecusión.

Proceso.

Es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Procedimiento.

Permite establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas.

Establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en

la realización de un trabajo repetitivo.

Determina el orden de realización de un conjunto de actividades sin indicar la manera

en que debe realizarse, pues de eso se encargan los métodos, que van implícitos en el

procedimiento.



61

Tanto los procedimiento como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los

primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades y

los segundos indican cómo realizar las actividades, por tanto los métodos son parte de

los procedimientos.

Recursos.

Para que una institución pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una

serie de recursos, que conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento

adecuado.

Recursos Materiales

Son aquellos bienes tangibles propiedad de la empresa. Ejemplo: edificios, terrenos,

instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos, herramientas, etc.

Materias Primas. Materias auxiliares que forman parte de la producción, productos

en proceso, productos terminados, etc.

Recursos Técnicos

Aquellos que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación

de otros recursos. Ejemplo: Sistema de producción, sistemas de ventas, sistemas de

finanzas, sistemas administrativos, fórmulas, patentes, etc.

Recursos Humanos

Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el

manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los recursos humanos poseen

características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación,

sentimientos, experiencia, habilidades, etc.

Reglamento.

Disposición legislativa expedida por el orden ejecutivo en uso de sus facultades para

hacer cumplir los objetivos de la administración pública.

Titular.

Es el servidor público que acepta el más alto cargo en una institución. En el caso de la

administración pública federal se denomina titular del Poder Ejecutivo Federal al

Presidente de la República.

Toma de Decisiones.

Proceso de selección de la mejor opción entre las establecidas o disponibles para

logro de objetivos.

Tramo de Control.

Es el número de subalternos que dependen directamente de un funcionario, titular o

jefe.

Trámite.

Camino, medio o paso de un lugar a otro por cada una de las diligencias que exige la

realización de un asunto, hasta su conclusión. Proceso que sigue un documento desde

su recibo, o un asunto desde su inicio, hasta lograr las resoluciones procedentes.

Unidad Administrativa.

Es una Dirección General o equivalente a que se le confiere atribuciones específicas

en el reglamento interior. También se denomina unidad administrativa al órgano que

tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de las demás instituciones.



62

Unidad de Mando.

Principio que postula el hecho de la existencia de sólo una autoridad formal en cada

unidad administrativa, de suerte que solamente de ésta se reciban instrucciones.

Unidad Responsable.

Es la dirección general o su equivalente, que dentro de la estructura de una institución,

se le encomienda la ejecución de un programa, subprograma o proyecto.

Unidades Normativas.

Son el conjunto de unidades administrativas centrales que tienen como función

principal el establecimiento de políticas, normas y directrices por seguir, relativos a la

actividad sustantiva del ámbito de su competencia.



XI. Autorización


A u t o r i z a

Elias Jesrael Pesina Rodríguez

Oficial Mayor del Poder Ejecutivo

F o r m u l a

Lic. Gonzalo Ortuño Castro


San Luis Potosí, S.L.P. Diciembre de 2015

Presentación de PowerPoint · 2016. 3. 3. · I. Presentación Dirección de Organización y...

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