Preparation of p roject budget Projekti eelarve koostamine
description
Transcript of Preparation of p roject budget Projekti eelarve koostamine
Preparation of project budgetProjekti eelarve koostamine
Joint Technical SecretariatÜhine tehniline sekretariaat
Applicant SeminarSeminar toetuse taotlejatele
Eligibility
In order to be eligible, costs have to be:
Shown in the approved AF
Comply with the visibility requirements
Necessary for implementation of the project
Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the
accounting records
Incurred in compliance with the relevant procurement procedures
Reasonable, justified and comply with the requirements of sound
financial management (3E principles of economy, efficiency and
effectiveness)
2
Abikõlblikkus
Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud:
Esitada kinnitatud taotlusvormil
Järgida nähtavuse nõudeid
Vajalikud projekti elluviimiseks
Tuvastatavad ja kontrollitavad, eelkõige kirjendatud
raamatupidamise dokumentides
Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga
Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise
nõuetele (3E põhimõttle ökonoomsus, majanduslik efektiivsus
ja tõhusus)
3
Documents
You need to follow up:
Programme document
Guidelines for Grant Applicants
Procurement by grant Beneficiaries in the context of European
Community external actions (Annex 8.3. to Guidelines)
PRAG
National legislation
4
Dokumendid
Pead jälgima:
Programmdokumenti
Juhendit toetuse taotlejale
Euroopa Ühenduse välistegevuse raames hangete korraldamine
toetusesaajale (juhend, lisa 8.3.)
EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitlev
praktiline juh (PRAG)
Riiklikku seadusandlust
5
Budget lines (cost categories)
Human resources (1) Travel costs (2) Equipment and supplies (3) Direct local office costs (4) Other costs and external
services (5) Infrastructure (6) In kind Administrative costs Contingency reserve
6
Eelarverubriik (kulukategooriates)
Inimressursid (1) Reisikulud (2) Seadmed ja tarvikud (3) Otsesed kohaliku kontori kulud (4) Muud kulud ja sisseostetavad teenused (5) Infrastruktuur (6) Mitterahalised kulud Halduskulud Ettenägematute kulude reserv
7
Human resources
Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project –wages (including employment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country)
Employees can be employed either full-time or part-time for the project
Each person working at the project must fill in timesheets, indicating the hours worked
8
Inimressursid
9
Sisaldab ainult otseselt projekti ellu viivate projekti töötajate palgakulusid, kes töötavad toetusesaaja ja/või projektipartneri(te) organisatsiooni(de)s. (sh. töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustusmaks, tervisekindlustus ja muud töötasuga seonduvad kulud vastavas riigis)
Töötajad võivad projektis töötada täistööajaga või osalise tööajaga
Iga projektis töötav isik peab täitma tööajatabeleid, kus on toodud töötatud tunnid
Human resources
The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other or employees of their organisations in order to carry out project activities
The staff costs should be comparable with the salaries on the market and have to be calculated based on national legislation requirements and the principles
The cost of staff assigned to the project is not a in-kind contribution
10
Inimressursid
Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid ei tohi teineteisega oma organisatsioonide töötajatega sõlmida alltöövõtu lepinguid projeti tegevuste elluviimiseks
Personalikulud peavad olema võrreldavad palkadega tööturul ja neid tuleb arvutada järgides siseriiklikke põhimõtteid, õigusakte ja nõudeid
Projektis määratud personalikulu ei ole mitterahaline panus
11
Human resources/Inimressursid
12
Please do not include staff names, surnames!!!Palun ärge lisage töötajate ees-ja perekonnanimesid!!!
Travel costs
Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for the car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs
NB! In case travelling outside the Programme territory is foreseen in the project, costs shall be planned under separate line within this Budget Heading - specify planned travels
Latvian, Estonian Beneficiaries and project partner(s) and Russian public authorities have to follow their usual practice in setting the daily allowance and accommodation rates based on the national legislation setting limits for the business trips
13
Reisikulud
Kulud võivad sisaldada lennu-, rongi- ja bussipileteid (turistiklass), kütust autole, reisiks renditud sõiduki kasutamise kulu, viisa ja reisikindlustuse kulusid
NB! Juhul kui reisite väljaspool programmi territooriumi on ettenähtud, et kulud tuleb planeerida samas eelarverubriigis eraldi real– täpsusta kavandatavat reisi
Läti ja Eesti toetusesaajad ja projekti partner(id) ning Venemaa avaliku võimu asutused peavad järgima oma tavalist praktikat päevarahade ja majutuskulude arvestamisel, ning kinni pidama oma siseriiklikest lähetuste piirmääradest
14
Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs)
Per diems are paid for the missions abroad and within the home country of the Beneficiary/respective project partner requiring an overnight stay
Per diems are allowed only for the staff members indicated in Heading 1 “Human resources” and seminar/conference participants and with specific rules to associated partners
Per diems cover costs of accommodation, daily allowances (meals and sundry expenses) and local transport in the place of mission
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm
15
Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd)
Päevaraha makstakse välislähetuse kui ka siseriikliku lähetuse puhul kui projekti toetusesaajal või vastaval projekti partneril on vaja läetuses olles ööbida
Päevaraha on lubatud maksta ainult töötajatele, kes on näidatud eelarverubriigi 1 “Inimressursid” all ja seminaril/konverentsil osalejatele ning erireeglite alusel ka seotud partneritele
Päevaraha katab kulud majutusele, päevaraha (söök ja muud pisikulud) ja kohalikule transpordile lähetuskohas
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm
16
Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs)
NB! Per diems shall be planned under the Budget Heading 2 “Travel costs”
If meals, accomodations are already paid from someone, these expenses must be deducted from per diem amount
17
Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd)
NB! Päevaraha peab olema planeeritud eelarverubriigi 2 “Reisikulud” all
Kui söök ja majutus on makstud kellegi teise poolt, siis tuleb need kulud maha arvata päevaraha summast
18
Travel costs/Reisikulud
19
Equipment and supplies
Types of equipment and supplies, have to be in line with the aim of the project and crucial to the achievement of the project’s objectives
Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules
If the total costs in this budget line ≥ EUR 100,000, a Pre-Feasibility Study has to be provided
NB! Production equipment, which is used for the profit generation is not eligible under the Programme
20
Seadmed ja tarvikud
Seadmed ja tarvikud peavad olema kooskõlas projekti eesmärkidega ja vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks
Iga kaasfinantseeritava seadme puhul tuleb järgida teavitamise ja avalikustamise juhiseid
Kui kogukulud selles eelarverubriigis on ≥ EUR 100.000, siis tuleb esitada eelteostatavusuuring
NB! Tootmisseaded, mida kasutatakse tulu saamiseks, ei ole abikõlblikud programmi raames
21
Equipment and supplies
Costs for purchase or rent of equipment (new or used) and supplies are eligible, if: these items are specifically needed for the purposes of
the implementation of the project are listed in the approved project budget correspond to market prices are purchased following the provisions of Guidelines
22
Seadmed ja tarvikud
Ostetud ja renditud seadmete (uute või kasutatud) ja tarvikute kulud on abikõlblikud kui: need esemed on eriti vajalikud projekti elluviimiseks on loetletud heakskiidetud projekti eelarves vastavad turuhindadele on ostetud järgides juhistes sätestatud suuniseid
23
Equipment and supplies
Second hand equipment is eligible under three conditions:
the seller of the second hand equipment shall provide a declaration stating its origin (original invoice from the sellers), and confirm that at no point during previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants
the price of the equipment shall not exceed its market value and shall be less than the cost of similar new equipment
the equipment shall have the technical characteristics necessary for operation and comply with applicable norms and standards
24
Seadmed ja tarvikud
Kasutatud seadmed on abikõlblikud kolmel tingimusel:
kasutatud seadmete müüja peab esitama deklaratsiooni, kus ära näidatud selle päritolumaa (müüja originaalarve) ja kinnitab, et viimase seitsme aasta jooksul ei ole seda ostetud riiklike või Euroopa Ühenduse toetuste rahastamisel
seadmete hind ei tohi ületada turuhinda ning peab olema väiksem kui samasuguste uute seadmete hind
seadmetel peavad olema tehnilised näitajad, mis tööks vajalikud ning mis vastavad kehtivatele normidele ja standarditele
25
26
Please do not include specific equipment and supplier names!!!Palun ärge lisage konkreetsete seadmete ja pakkujate nimesid!
Equipment and supplies/seadmed ja tarvikud
Direct local office costs
Costs which are invoiced directly to the project - costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of the car used by the project on daily base)
Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified
NB! In case the Beneficiary and/or the project partner(s) is using its own premises and it is considered as in-kind contribution to the project, the costs shall be budgeted in the corresponding column of the Project Budget
27
Otsesed kohaliku kontori kulud
Kulud, mille kohta on esitatud arve otse projektile – kulud kohalikule kontorile juhul, kui projekti tegevuste elluviimiseks on vaja rentida eraldi kontor, jooksvad kontorikulud ja transpordikulud (auto mida üüritakse, liisitakse või kasutatakse otseselt projekti elluviimiseks)
Eraldi kontori rentimine on pigem erandlik ja selle vajadus peab olema selgelt põhjendatud
NB! Juhul kui toetusesaaja ja/või projekti partner kasutab oma ruume ja seda loetakse mitterahaliseks panuseks projekti, siis need kulud tuleb kajastada projekti eelarve vastavas veerus
28
Direct local office costs
29
Other costs and external services
All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure, expenditure verification should be listed under this Budget Heading (also audit costs for expenditure verification)
Per diems/travel costs of consultants should be included into their remuneration (contract)
The type of expertise per each contract planned to be sub-contracted must be specified separately in the Budget
The Beneficiary and the project partner(s) as well as
associates are not allowed to sub-contract each other
30
Muud kulud ja sisseostetavad teenused
Kõik sisseostetavad teenused/tööd teenuseosutajatega peavad vastama riigihanke seaduse nõuetele, kulude kontroll tuleb loetleda selle eelarverubriigi all (samuti audiitori kulud kulude kontrollile)
Konsultantide päevarahad/reisikulud tuleb lisada nende töötasu sisse (lepingusse)
Iga ekspertteenus, mida plaanitakse sisse osta, tuleb eelarves eraldi välja tuua
Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid
ei tohi teineteise ega oma organisatsioonide töötajatega alltöövõtulepinguid sõlmida projektitegevuste elluviimiseks
31
Infrastructure
Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure and their supervision
Investments are financed only in case they are necessary for reaching the results of the project and fulfill requirements of the Programme
Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project
Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land
32
Infrastruktuur
Tööd ja teenused, mis seotud ehituse, remondi, infrastruktuuri paigalduse ja järelevalvega
Investeeringuid rahastatakse ainult juhul, kui need on vajalikud projekti tulemuste saavutamiseks ja programmi nõuete täitmiseks
Investeeringud, mida kaasrahastatakse programmist, peavad olema suunatud avalikuks kasutuseks projekti elluviimise ajal st. selle kasutamine ei saa olla piiratud ainult projekti partneritega
Asjakohane projekti partner peab olema maaomanik ja/või omama maa hoonestusõigust
33
Infrastructure
All services and works sub-contracted to an external service provider have to strictly follow procurement procedures described in section 3.2.5 of the Guidelines (RUS private institutions and NGOs must follow PRAG rules)
List each work and service contract as a separate item in the project budget
Provide the detailed description of works and services in the project budget, approved Technical specification and/or Pre-Feasibility Study
NB! Activities for preparation of the technical documentation for infrastructure and its establishment cannot be supported within one project
34
Infrastruktuur
Rangelt tuleb järgida hanke protseduure kõikide teenuste ja tööde sisseostmisel välistelt teenusepakkujatelt, kirjeldatud juhendi punktis 3.2.5 (Venemaa eraettevõtted ja MTÜ-d peavad järgima PRAG reegleid)
Loetle iga töö ja teenuse leping eraldi reana projekti eelarves
Esita tööde ja teenuste kohta detailne kirjeldus projekti eelarves, kinnitatud tehniline kirjeldus ja/või tasuvusanalüüs
NB! Ühe projekti raames ei saa toetata tehnilise dokumentatsiooni ettevalmistamist ja selle infrastruktuuri loomist
35
In-kind
In kind = unpaid voluntary work and use of the Beneficiary’s and/or the project partner’s own premises for implementation of the project activities (max 10% from the total project budget and not exceed own funds)
36
Essential to the project
Minimum monthly or hourly official national net
salary level is followed when calculating the value of
in-kind contribution
Based on written agreement
Proved by timesheets, signed
by the volunteer
and supervisor
Unpaid voluntary work (for example - students carrying out research of the
project)
Mitterahalised kulud
Mitterahaline = tasustamata vabatahtlik töö ja toetusesaaja ja/või projektipartneri omaenda ruumide kasutamine projektitegevuste elluviimiseks (max 10% projekti kogueelarvest ja ei tohi ületada omavahendeid)
37
Olulised projektile
Mitterahalise panuse kogumaksumuse
arvutamisel järgitakse riigi ametlikku minimaalset igakuist
või tunni neto palgataset
Põhineb kirjalikul kokkuleppel
Tõendatakse
tööajatabeliga,
allkirjastatud
vabatahtliku ja
juhendaja poolt
Tasustamata vabatahtlik töö (näiteks – õpilased viivad läbi uuringuid projektis)
Administrative costs
Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating…)
Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget
If the applicant/ partner is in receipt of an operating grant financed from the EU budget no indirect costs may be claimed within the proposed budget for the project
Indirect administrative costs cannot exceed 7% of the total direct eligible cost of the project and calculated on percentage or pro rata basis according to justified and clear method
38
Halduskulud
Kaudsed halduskulud on seotud projekti elluviimiseks kasutatava kontori jooksvate kuludega (elekter, küte…)
Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need ei sisalda teistes eelarverubriikides olevaid kulusid
Kui taotleja/ partner on saanud tegevustoetust EL eelarvest, siis kaudseid kulusid ei ole võimalik kavandada projekti eelarves
Kaudsed halduskulud ei tohi ületada 7% projekti otsestest abikõlblikest kuludest ja arvutatakse protsendina või proportsionaalselt vastavalt põhjendatud ja selgel meetodil
39
Contingency reserve (CR) A contingency reserve - an amount set aside, but not
allocated in advance, to accommodate unforeseeable spending pressures during the project implementation
Not exceeding 5% of the direct eligible costs of the project may be included in the project budget, without increasing the total amount to be financed by the Joint Managing Authority
It can be used only for the implementation of the project activities with the prior written authorisation of the Joint Managing Authority
NB!!! To use the CR you will have to provide detailed justification and evidence for the use of CR
40
Ettenägematute kulude reserv Ettenägemaute kulude reserv – nö.kõrvale pandud
summa, kuid seda ei eraldata ette, kaetakse ettenägematult suurenenud kulusid projekti elluviimise ajal
Ei ületa 5% projekti otsestest abikõlblikest kuludest võib lisada projekti eelarvesse, ilma et projekti kogumaht suureneks, mida rahastab ühine korraldusasutus (JMA)
Seda saab kasutada ainult projekti tegevuste elluviimiseks, eelneva kirjaliku loa alusel ühiselt korraldusasutuselt (JMA)
NB!!! Et kasutada ettenägematut reservi pead esitama detailse põhjenduse ja tõenduse selle kasutamise vajalikkuse kohta
41
Suggestions for the Applicant
Preparing a project budget:
42
Put your activities into an action plan (such as the one in
the Application form) including which
partner is responsible
Review the list of activities and ask each partner to fullfill the XIV
Worksheet in the Application form with a budget for each cost
items they are responsible for
Enter the received data from the
project partners into the Application Form
Budget
Soovitused taotlejale
Projekti eelarve ettevalmistamine:
43
Pane tegevused tegevuskavasse
(nagu taotlusvormis) sealhulgas kirjelda ka partnerite vastutust
Vaata läbi tegevuste loetelu ja palu igalt partnerilt täidetud
taotlusvormi töölehte XIV koos iga
kuluartikliga, mille eest nad eelarves vastutavad
Sisesta partneritelt
saadud andmed taotlusvormi eelarvesse
Ineligible costs
Debts and provisions for losses or debts
Interest owed
Items already financed in another framework (double
financing)
Purchases of land or buildings (except under specific conditions)
Currency exchange losses
Taxes (except employment taxes), including
recoverable VAT
Credits (loans) to third parties
Fines, financial penalties and expenses of litigation
44
Mitteabikõlblikud kulud
Võlad ja kahjumi või võlgade katmine
Võlaintressid
Kulud, mida on juba rahastatud mõnel muul viisil
Kinnisvara (maa või hooned) ostmine, (väljaarvatud teatavatel
tingimustel)
Valuutavahetuse kahjumid
Maksud (väljaarvatud töötasuga seotud maksud),
sealhulgas tagastatav käibemaks
Laenud kolmandatele osapooltele
Viivised, rahatrahvid ja kohtukulud
45
JTS contacts/ÜTS kontaktid
www.estlatrus.eu
Email/e-post: [email protected]
Phone/telefon: +371 6750 9524
Address/aadress: Ausekla Str. 14-3, Riga
46