Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim...
Transcript of Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim...
![Page 1: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/1.jpg)
1
Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivom
Kristina Valenčič Ministrstvo za javno upravo
REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO DIREKTORAT ZA INFORMATIKO
![Page 2: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/2.jpg)
Pojem in namen dokumentarnega gradiva
Delo organov se dokumentira z ustreznim zapisom.
Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa.
V evidenco dokumentarnega gradiva je treba evidentirati dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme ali nastane pri njegovem delu.
![Page 3: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/3.jpg)
Trenutno stanje
MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:
• 130 institucij oz.
• 13.000 uporabnikov.
![Page 4: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/4.jpg)
Stanje IS SPIS
SPIS 1.45 – rešitev uporabljajo predvsem upravne enote
Rešitev je usmerjena v podporo upravnemu postopku in je integrirana s sistemi in temeljnimi registri, ki so v uporabi na upravnih enotah.
SPIS 4 – rešitev uporabljajo ministrstva, organi v sestavi, vladne službe in nekatere druge institucije javne uprave.
Rešitev podpira proces elektronske priprave, podpisovanja in potrjevanja dokumentov in je integrirana s sistemom za pripravo predlogov predpisov, elektronskimi sejami vlade, e-računi in eNabavami.
![Page 5: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/5.jpg)
Poleg omenjenih verzij SPIS-a se v državni upravi uporabljajo še:
• INSPIS pri inšpektoratih,
• GC na Ministrstvu za obrambo, Finančni upravi RS in UJP ter
• eDocs na Uradu za varstvo intelektualne lastnine.
![Page 6: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Trenutno stanje – arhitekturni del
![Page 7: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Trenutno stanje IMiS / ARC
![Page 8: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/8.jpg)
Trenutno stanje – aplikativni del
8
![Page 9: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Trenutno stanje dokumentov
ŠTEVILO ORGANOV
ŠTEVILO ZBIRK
ŠTEVILO DOKUMENTOV
VELIKOST ZBIRK [MB]
SPIS 1.45 UPRAVNE ENOTE 58 392 59.476.558 1.912.628,46 SPIS 1.45 DRUGI ORGANI 12 161 8.913.076 235.789,09 SPIS4 MIN in drugi organi 46 802 43.346.807 3.599.588,21 SKUPAJ 116 1.355 111.736.441 5.748.005,76 GSV 2.690.800 1.770.000,00 SKUPAJ 114.427.241 7.518.005,76
![Page 10: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/10.jpg)
10
1. Evidenco dokumentarnega gradiva (SPIS)
3. Poslovanje z občani na okencih UE (SDM)
2.
Prenova informacijskega sistema za podporo upravnemu poslovanju
Sistem za blagajniško in materialno poslovanje (MPZT+BLAG)
![Page 11: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/11.jpg)
11
RAZLOGI ZA PRENOVO
Tehnološki • proizvajalec opušča razvoj Lotus Domino
platforme (zadnja v. 9.0.1 oktober 2013) • zastarela topološka zasnova, ki zahteva
distribuirano postavitev • centralna postavitev in umestitev v DRO ni
možna • resni performančni problemi na večjih
organih • ne omogoča spletnega dostopa • nestandardno izvajanje integracij z drugimi
sistemi • ne uporablja skupnih gradnikov • popolna odvisnost od zunanjega izvajalca
tudi pri vsaki namestitvi oz. uvedbi na organ
Stroškovni • zaradi različnih verzij in
rešitev se razvoj posameznih funkcionalnosti podvaja
• zaradi distribuirane postavitve so stroški vzdrževanja večji
Uporabniški • ni spletna rešitev • ni prilagojenega vmesnika
(za GP, predstojnike…). • ni podpore postopkom • težave z odzivnostjo sistema • počasnost evidentiranja in
iskanja • ni potrebnih integracij z
drugimi namenskimi aplikacijami…
![Page 12: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/12.jpg)
12
S projektom želimo v javno upravo uvesti:
tehnološko prenovljeno
uporabniku prijazno rešitev za podporo upravljanju z
dokumentarnim gradivom
VIZIJA
potrebam javnih uslužbencev prilagodljivo
Hkrati želimo pospešiti brezpapirno poslovanje ter večjo mobilnost javnih uslužbencev.
enostavno nadgradljivo
napredno
![Page 13: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Centralna postavitev
GRADNIKI
HITREJŠE UPRAVLJANJE
Intuitivna zasnova
INTEGRACIJE
MOBILNOST
DRO
CILJI PRENOVE
• centralna spletna aplikacija (združitev funkcionalnosti aplikacij SPIS 4 in SPIS 1.45 + nove)
• nameščena v Državni Računalniški Oblak
• uporaba skupnih gradnikov in centralnih šifrantov
• intuitivna zasnova aplikacije • integracija s postopki in
dokumenti zalednih sistemov • možnost dostopa do
dokumentov preko različnih naprav in od povsod
• hitrejše namestitve in hitrejša odprava napak
![Page 14: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/14.jpg)
14
1. Evidenca dokumentarnega gradiva : celovita infrastruktura za zajem, upravljanje in hrambo zapisov
4. Kaj z ostalimi aplikacijami v LN?
2.
IZZIVI
Centralne funkcije: potrjevanje, odprema, številčenje, signiranje, šifrant poslovnih partnerjev, integracije…
3. Migracija podatkov in vsebin
5.
Interno centralno upravljanje, vzdrževanje in pomoč uporabnikom
6. Zavračanje s strani uporabnikov > danes
![Page 15: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/15.jpg)
15
ČASOVNICA IZVEDBE
2016 2017 2018 2019
Razvoj in prilagoditve
Izvedba JN
Priprava specifikacij
Uvedba na organe
2020 2021
Poslovna analiza
![Page 16: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/16.jpg)
Predlog Uredbe o upravnem poslovanju
(UUP)
![Page 17: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/17.jpg)
Glavni cilji v zvezi z elektronskim poslovanjem
• odpraviti preživete določbe
• zagotoviti pregled in posodobitev ali uskladitev z realnostjo
• poenotiti pojme in izrazoslovje
(Določil o informacijski varnosti nismo spreminjali, saj MJU koordinira pripravo nove Uredbe o informacijski varnosti.)
![Page 18: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/18.jpg)
Glavne/vidnejše rešitve za elektronsko poslovanje I • obveznost poslovanja med organi v elektronski
obliki (sedaj sklep Vlade RS iz 2007)
• enaka/enotna obravnava dokumentov v elektronski ali fizični obliki (ločeno določene le razlike (ovoj, tiskanje popisa zadeve,…))
![Page 19: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/19.jpg)
Glavne/vidnejše rešitve za elektronsko poslovanje II • odprava štampiljk –„žiga“, „kopija enaka
originalu“, posodobitev pojma prejemne štampiljke
• ustrezen zapis postopka elektronskega vročanja – upošteva možnost različnih nosilcev različnih delov postopka (več različnih ponudnikov varnih predalov)
![Page 20: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/20.jpg)
Glavne/vidnejše rešitve za elektronsko poslovanje III • izvajanje upravnih overitev elektronskih kopij
dokumentov (rešeno vprašanje posredovanja upravno overjenega dokumenta na elektronski naslov po želji posameznika)
• ukinitev opredelitev formatov, ki jih organi morajo sprejemati
![Page 21: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/21.jpg)
STATISTIKA
PREJ
• 233 členov
• cca. 62 strani
SEDAJ
• 122 členov
(od tega 16 na račun UIV)
• cca. 40 strani
![Page 22: Prenova IS za upravljanje z dokumentarnim gradivomiju2016.iju-konferenca.si/Upload/Predstavitve/K...MJU je skrbnik sistema SPIS za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki ga uporablja:](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022041618/5e3d77e9510afe79b0390143/html5/thumbnails/22.jpg)
22
HVALA!
REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO DIREKTORAT ZA INFORMATIKO
Hvala za pozornost!
Kristina Valenčič Direktorat za informatiko Ministrstvo za javno upravo