ii

Preface

序　

文

序Excel試算表幾十年來都是辦公室「資料處理」軟體的第一選擇，Excel的

功能有多強呢？我喜歡用一句廣告詞來形容：「老闆給你 3秒鐘，你給老闆全世

界」，老闆需要的任何數字統計報表都可在 3秒鐘內產生，需要 3秒鐘還是因為

使用滑鼠太麻煩了！

學過 Excel的人非常多，但都會對上面 Excel的評語產生懷疑，是嗎？有這麼

強嗎？為什麼我家、我公司的 Excel就沒有這麼神？有以下幾個可能：

*你的 Excel是舊版、盜版的 ...，因此功能比較少

*你的電腦是舊型、記憶體太小 ...，因此跑得比較慢

*你的電源插頭電壓只有 110/2因此電腦執行速度只有 1/2...

本書是一本辦公室工作人員重新學習 Excel的實用範例書，我假設讀者是學

過 Excel但學得不精，或無法順利將所學運用到實務工作上的人，本書的重點只

有一個：大量資料處理與統計，筆者認為這才是 Excel的核心競爭力，也是一般

讀者最欠缺的能力。

學習 Excel的終極目的就是「3秒鐘搞定一切」，只要把資料搞定了，Excel的

樞紐分析、篩選、小計等功能就可快速產生老闆所需要的報表，本書的主體就是

介紹如何搞定資料，本書分為 3篇：資料處理→函數→ VBA：

*資料處理：

複習 Excel的基本操作、功能、觀念

複習 Excel的篩選、排序、統計功能

iii

Preface

序　

文

*函數：

以實務性、生活化的大型範例帶入函數應用

以流程解析將複雜的最終需求拆解為各個單一函數

全書介紹函數只有 40個

*VBA：

以簡易的邏輯、指令、迴圈引領讀者進入程式的殿堂

以實務性、生活化的範例作程式設計教學

全書只用 7 個指令 12 個函數

本書的另一特色就是範例導向，每一單元的主體不是「功能」，每一範例的

「流程解析」才是主角，實務工作是多元的，絕對不是各個單一功能、函數所能

解決的，一般讀者也大多陷入「滿天是金條，要抓沒半條」的學習障礙，其實

Excel只是個工具，培養問題的解析的能力才能讓 Excel的應用出神入化。

我是鴻海郭董的信徒，因此借他三句話與讀者互勉：

*產業沒有景氣的問題，只有競爭力的問題

*今天不努力工作，明天就得努力找工作

*從業人員也沒有裁員、減薪的問題，只有工作能力的問題

函數與程式設計都是比較多元性，需要邏輯分析的學習主題，因此學習時

需要花比較多的耐心與堅持，但他的回報卻是 10倍 100倍於別人的生產力，學

習前該考量的不是「難不難」的問題，而是「值不值得」的問題。

萬能科大　林文恭2012/02/04

Contents

目

錄

iv

目 錄

PART 1 資料處理

基本作業能力 ...................................................................... 003

Theme01 Excel 2010環境介紹............................................................... 004

檔案名稱 .............................................................................. 004

工作表 ................................................................................. 005

欄、列、儲存格 ................................................................... 005

快速存取工作列 ................................................................... 005

標準功能表 .......................................................................... 006

智慧型變動工具列（1） ........................................................ 006

智慧型變動工具列（2） ........................................................ 007

新增工具列 .......................................................................... 007

Theme02 工作表操作 .............................................................................. 008

Theme03 選取欄、列、儲存格範圍 ........................................................ 008

Theme04 調整欄寬、列高、最適欄寬、列高 .......................................... 010

Theme05 認識資料 ..................................................................................011

數字資料 .............................................................................. 012

文字資料 ............................................................................. 012

日期資料 ............................................................................. 013

邏輯資料 ............................................................................. 014

Theme06 輸入資料與編輯技巧 ............................................................... 015

短資料 ................................................................................. 015

長資料 ................................................................................. 015

編輯長運算式 ...................................................................... 016

UNIT

01

Contents

目

錄

v

輸入有規則的連續文字資料 ................................................. 016

輸入有規則的連續數字資料 ................................................. 018

Theme07 運算式與公式複製 ................................................................... 019

成績單 .................................................................................. 021

Theme01 常用統計函數 .......................................................................... 023

Theme02 手動輸入函數 .......................................................................... 027

Theme03 製作報表標題 .......................................................................... 029

Theme04 快速格式化表格 ...................................................................... 031

橫式斑馬線 .......................................................................... 033

直式斑馬線 .......................................................................... 033

Theme05 工作表保護 .............................................................................. 034

工作表資料分析 ................................................................... 034

2003版保護解說 ................................................................. 035

2010版保護解說 ................................................................. 036

Theme06 儲存格內容隱藏 ...................................................................... 037

隱藏儲存格內容 ................................................................... 037

以古人智慧隱藏資料 ............................................................ 038

大型試算表 .......................................................................... 039

Theme01 建立存款本利和報表 ............................................................... 040

Theme02 大型工作表的視窗操作 ............................................................ 043

凍結窗格 .............................................................................. 043

分割視窗 .............................................................................. 044

調整視窗寬度、高度 ............................................................ 044

手動取消分割視窗 ............................................................... 044

手動建立分割視窗 ............................................................... 045

UNIT

02

UNIT

03

Contents

目

錄

vi

Theme03 如何列印大型工作表 ............................................................... 045

報表列印相關設定 ............................................................... 045

啟動預覽列印 ...................................................................... 045

預覽列印操作功能鈕 ............................................................ 046

放大、縮小預覽結果 ............................................................ 046

標題列、標題欄 ................................................................... 047

版面配置→列印標題 ............................................................ 047

頁首、頁尾設定 ................................................................... 048

設定手動分頁 ...................................................................... 050

插入分頁線 .......................................................................... 051

刪除分頁線 .......................................................................... 051

回復標準模式 ...................................................................... 052

Theme04 大型工作表的範圍命名 ............................................................ 052

設定範圍名稱 ...................................................................... 053

Theme05 運用「自訂格式」提高說明性 ................................................. 055

選取 B3:U3範圍 .................................................................. 055

資料處理好工具 .................................................................. 057

Theme01 匯入文字檔資料 ...................................................................... 059

文字檔分類 .......................................................................... 059

匯入文字檔（1）：定位點符號 ............................................. 060

匯入文字檔（2）：逗點分隔符號 ......................................... 061

匯入文字檔（3）：固定欄寬 ................................................. 062

Theme02 資料篩選 ................................................................................. 064

資料整理與分析 ................................................................... 065

自動篩選 .............................................................................. 069

Theme03 資料排序 ................................................................................. 072

單一階排序 .......................................................................... 072

多階排序 .............................................................................. 073

UNIT

04

Contents

目

錄

vii

自訂清單排序 ...................................................................... 074

排序的應用：資料篩選 ........................................................ 076

Theme04 資料小計 ................................................................................. 077

建立分類小計 ...................................................................... 077

查閱分類小計資料 ............................................................... 079

總結 ..................................................................................... 081

Theme05 樞紐分析 ................................................................................. 082

建立樞紐分析表 ................................................................... 082

樞紐分析表架構分析 ............................................................ 084

樞紐分析表應用：老闆真愛問 ............................................. 085

PART 2 函數篇

進階成績單 .......................................................................... 099

Theme01 模擬老教授電風扇評分法進階成績單 ...................................... 102

Theme02 全自動高、低分管理機制 ........................................................ 104

Theme03 利用函數計算加權總分、名次 ................................................. 107

Theme04 以並排視窗對照顯示多張工作表 ............................................. 109

Theme05 範圍名稱 ..................................................................................111

建立範圍名稱 .......................................................................111

範圍名稱應用 .......................................................................112

結果顯然正確了！ ................................................................114

Theme06 錄製巨集程式 ...........................................................................114

產生一分名單的操作步驟 .....................................................115

將操作步驟錄製下來 .............................................................115

執行巨集程式 .......................................................................117

Theme07 巨集程式解析 ...........................................................................118

UNIT

05

Contents

目

錄

viii

開發人員→檢視程式碼 .........................................................118

虛胖的指令 ...........................................................................118

專有名詞解析 .......................................................................119

關鍵指令解析 .......................................................................119

Theme08 建立巨集程式執行按鈕 ............................................................ 120

Theme09 儲存內含巨集程式的 EXCEL檔案 .......................................... 121

自動化資料處理 ................................................................... 122

文字遊戲 .............................................................................. 123

Theme01 數字累加 ................................................................................. 126

Theme02 文字串接 ................................................................................. 128

Theme03 成本密碼範例 .......................................................................... 129

解題分析 .............................................................................. 130

解題實作 .............................................................................. 130

Theme04 百家姓範例 .............................................................................. 132

處理網頁資料 ...................................................................... 132

串接文字 .............................................................................. 134

文字排列組合 ...................................................................... 135

Theme05 填入資料技巧 .......................................................................... 138

F5功能鍵填入法 ................................................................. 139

函數填入法 .......................................................................... 139

萬年曆 .................................................................................. 141

Theme01 建立 9×9乘法表 .................................................................... 144

Theme02 建立連續號碼表 ...................................................................... 145

Theme03 以下拉方塊輸入資料 ............................................................... 146

Theme04 日期函數應用 .......................................................................... 148

UNIT

06

UNIT

07

Contents

目

錄

ix

Theme05 建立萬月曆 .............................................................................. 150

取消不該顯示的資料 ............................................................ 153

銷貨單 .................................................................................. 157

Theme01 自動流水編號 .......................................................................... 159

Theme02 自動化日期資料 ...................................................................... 160

選取 w3工作表（銷貨單） ................................................... 160

Theme03 自動化客戶資料 ...................................................................... 162

Theme04 自動化銷貨明細資料 ............................................................... 166

Theme05 工作表保護 .............................................................................. 169

工作表分析 .......................................................................... 169

設定工作表保護 ................................................................... 170

局部開放 .............................................................................. 171

Theme06 隱藏運算式 .............................................................................. 172

Theme07 隱藏資料 ................................................................................. 173

編輯列顯示出資料 ............................................................... 174

大樂透 .................................................................................. 175

Theme01 建立簽注單 .............................................................................. 178

核取方塊說明 ...................................................................... 179

Theme02 取得簽注單內容 ...................................................................... 181

Theme03 模擬搖獎機 .............................................................................. 184

Theme04 製作搖獎機按鈕 ...................................................................... 187

Theme05 對獎 ........................................................................................ 190

最後回顧 .............................................................................. 194

包含巨集程式的檔案儲存 .................................................... 195

UNIT

08

UNIT

09

Contents

目

錄

x

查表 ...................................................................................... 197

Theme01 員工資料表 .............................................................................. 205

實作步驟 .............................................................................. 205

Theme02 所得稅表 ................................................................................. 206

實作步驟 .............................................................................. 206

Theme03 健保費表、勞保費表 ............................................................... 207

實作步驟 .............................................................................. 207

Theme04 月薪資表 ................................................................................. 209

Theme05 薪資轉帳表 .............................................................................. 215

Theme06 薪資查詢 ................................................................................. 216

基礎查詢 .............................................................................. 216

便利查詢 .............................................................................. 217

貼心查詢 .............................................................................. 218

題庫系統 .............................................................................. 223

Theme01 將 PDF文件轉為 EXCEL資料表 ............................................ 224

將 PDF格式考題資料匯入 EXCEL工作表 .......................... 224

資料分析、整理 ................................................................... 225

將題目依序排列、重新編號 ................................................. 231

Theme02 拆解題目 ................................................................................. 233

Theme03 隨機排列選項 .......................................................................... 237

解題邏輯分析 ...................................................................... 237

Theme04 模擬出題 ................................................................................. 240

準備動作 .............................................................................. 240

巨集動作 .............................................................................. 240

指定巨集 .............................................................................. 243

Theme05 自動評分 ................................................................................. 244

準備動作 .............................................................................. 244

UNIT

10

UNIT

11

Contents

目

錄

xi

巨集動作 .............................................................................. 244

指定巨集 .............................................................................. 246

PART 3 VBA篇

VBA 基本邏輯指令 ............................................................. 249

Theme01 VBA基本概念、操作、基本指令 ............................................ 250

程式編輯環境介紹 ............................................................... 250

程式基本架構 ...................................................................... 252

資料存取的觀念 ................................................................... 255

程式設計、除錯工具 ............................................................ 256

Theme02 二選一判斷指令 IF...Then........................................................ 259

Theme03 指定工作表指令Worksheets().Select .................................... 261

Theme04 迴圈指令 For...Next ................................................................. 263

Theme05 迴圈指令 Do...Loop ................................................................. 264

Theme06 多選一指令 Select Case...End Select ..................................... 265

Theme07 物件、屬性的對應策略 ............................................................ 268

直欄轉橫列 .......................................................................... 271

Theme01 變數 ........................................................................................ 272

區域變數 vs. 整體變數 ......................................................... 273

Theme02 解題分析 ................................................................................. 274

原始資料 .............................................................................. 274

結果 ..................................................................................... 274

解題策略 .............................................................................. 274

UNIT

12

UNIT

13

Contents

目

錄

xii

Theme 03 讀取資料實作 .......................................................................... 275

Theme 04 除錯工具：程式中斷點、變數視窗 .......................................... 277

Theme 05 除將 D()陣列資料寫入 w2工作表 ........................................... 279

Theme 06 利用逐列執行 F8來除錯 ......................................................... 280

Theme 07 結構化程式設計 ...................................................................... 281

Theme 08 郵遞區號範例 .......................................................................... 284

完成範例 .............................................................................. 284

個股進出表 .......................................................................... 289

Theme 01 模組化程式設計 ...................................................................... 290

Theme 02 資料分析 ................................................................................. 290

Theme 03 系統分析 ................................................................................. 291

Theme 04 讀取資料程式：read_data ..................................................... 292

第一步：找出資料規律性 .................................................... 292

第二步：將處理第 7列資料，改為重複處理 7~56列資料 ... 294

第三步：A:E欄與 I:M欄處理程序完全相同 ......................... 294

第四步：總共有 35頁 ......................................................... 295

第五步：整體思考，變數共用 ............................................. 296

Theme 05 讀取報表頁數程式：count_page ........................................... 296

第一步：資料分析 ............................................................... 296

第二步：整體思考，變數共用 ............................................. 298

Theme 06 找出 w2表起始空白列程式：start_row .................................. 299

Theme 07 將資料寫入 w2工作表：write_data ....................................... 300

Theme 06 主程式：main ........................................................................ 301

UNIT

14

Contents

目

錄

xiii

模擬考出題系統 .................................................................. 305

Theme 01 系統分析 ................................................................................. 306

功能分析 .............................................................................. 306

資料分析 .............................................................................. 306

Theme 02 程式架構 ................................................................................. 307

Theme 03 讀取考題資料程式：read_data ............................................... 308

Theme 04 挑選 80題程式：choice .......................................................... 309

Theme 05 將抽選考題寫入 w2工作表：write_data ..................................311

Theme 06 評分：score .............................................................................311

Theme 07 改寫評分程式為副程式架構 .................................................... 313

Theme 08 設計「活的」程式 ................................................................... 316

活的題庫數 .......................................................................... 316

活的出題數 .......................................................................... 317

指令說明 .............................................................................. 318

Theme 09 最後整合 ................................................................................. 320

Theme 10 利用錄製巨集取得物件屬性設定指令 ...................................... 321

UNIT

15

PART 2

函數篇f u n c t i o n

　　本篇主要是介紹函數的「應用」，以實務範例來實際「應用」函數，多

數的學習者都只學會單一函數的「功能」，但實務應用上卻完全用不上，因

為實務工作是複雜多變的，工作者首先必須熟悉：資料的本質、資料處理

方法、函數功能與格式，才能有效的利用函數來大幅提升工作效率。

　　本篇包括單元 05∼ 11，共 7個單元，每個單元開始都會詳細介紹函

數格式，接著以實務範例為教學主體，階段式實作觀念介紹。

PART

2函數篇

096

函數表列

函數格式 功能 單元

SUM( 資料範圍 1 , 資料範圍 2 , ... ) 加總運算 02

AVERAGE( 資料範圍 1 , 資料範圍 2 , ...) 平均運算 02

RANK( 個體資料 , 整體資料 , 排名方向 ) 排名次 02

NOW() 目前日期時間 04

YEAR( 日期 ) 取出日期的年度 04

MONTH( 日期 ) 取出日期的月份 04

DAY( 日期 ) 取出日期的日數 04

RANDBETWEEN( 最小值 , 最大值 ) 產生隨機整數 05

SUMPRODUCT( 數列 1 , 數列 2 , ...) 將多個數列作相乘後相加運算 05

ROUND( 數字 , 小數點位數 ) 四捨五入運算 05

MAX( 資料範圍 1 , 資料範圍 2 , ...) 最大值 05

MIN( 資料範圍 1 , 資料範圍 2 , ...) 最小值 05

COUNTIF( 資料範圍 , 條件 ) 符合條件的資料筆數 05

INDIRECT( 儲存格 ) 將儲存格內容轉換為範圍名稱 05

LARGE( 資料範圍 , 名次 N) 第 N大 05

SMALL( 資料範圍 , 名次 N) 第 N小 05

ISBLANK( 儲存格 ) 儲存格是否為「空格」 06

IF( 條件 ,真值 ,偽值 ) 2選 1條件判斷 06

TEXT( 數字 ,文字格式 ) 將數字轉換為文字 06

MID( 字串 ,第 A個字開始 ,取 B個字 ) 取出文字串部分內容 06

VLOOKUP( 查表值 ,資料表 ,第 A欄 ,查表方式 ) 查表後取出第 N欄 06

SUBSTITUTE( 文字串 ,舊字串 ,新字串 ) 將文字串中舊字串替換為新字串 06

COLUMN( 儲存格 ) 取出儲存格的欄數 07

ROW( 儲存格 ) 取出儲存格的列數 07

DATE( 年 ,月 ,日 ) 將「年、月、日」組合為日期 07

WEEKDAY( 日期 ) 某一日期是「一週中的第幾天」 07

Unit05

進階成績單

097

函數格式 功能 單元

OR( 條件 1,條件 2,...) 「或」運算 07

AND( 條件 1,條件 2,...) 「且」的運算 07

TODAY() 取出系統當天日期 08

MATCH( 查表值 , 資料欄 , 查表方式 ) 查詢資料所在的列數 09

INT( 數值 ) 取整數 09

RAND() 隨機亂數 09

FIND( 部分字串 , 完整字串 ) 判斷部分字串位於完整字串的位置

09

ISERR( 運算式 ) 判斷運算式運算結果是否正確 09

HLOOKUP( 查表值 ,資料表 ,欄位數 ,查表方式 ) 功能與 VLOOKUP()相同 10

LOOKUP( 查表值 , 查詢欄位 , 結果欄位 ) 功能與 VLOOKUP()相近 10

MATCH( 查表值 , 查詢欄位 , 查表方式 ) 查出第幾筆 10

INDEX( 資料表 , 第 A列 , 第 B欄 ) 取出資料表中第 A列、第 B欄的資料

10

ISNUMBER( 運算式 ) 判斷運算式運算結果是否為數字資料

11

＊網底為選項參數。

Unit05

進階成績單

111

範圍名稱

建立範圍名稱

國文科成績範圍：B4:B23，只有 20位學生的情況下，操作就必須上下翻頁不是太方便，若一班有 50人，甚至 200人，那連看資料都很辛苦。

本書一再強調，好的工作表設定是：容易看、容易用、容易維護，在大型試算

表中資料量龐大的情況下，根本不會直接使用 B4:B23這樣的範圍表示法，而是幫B4:B23取個容易認識、理解的名子例如："國文 "或 "國文成績 "，對於工作表使用者而言，運算式內容將更容易了解，對於設計者而言，日後維護工作表也會變得更簡

單。

1 選取 B3:E23範圍（欄位標題 + 20學生成績）

2 公式→從選取範圍建立

選取：頂端列

E X P L A I N ª 說 明

B3儲存格內容「國文」就是 B4:B23範圍的名稱。同理，「數學」→ C4:C23、「英文」→ D4:D23、「自然」→ E4:E23。

需要使用名稱時只要按下 F3功能鍵，就可叫出名稱對話方塊。

Theme

05

PART

2函數篇

112

範圍名稱應用

1 在 w2工作表 B2儲存格輸入運算式： = MAX( 國文 )，結果如下圖：

E X P L A I N ª 說 明

國文科最高分 B2原始運算式：=MAX('w1'!B4:B23)，由於我們做了範圍命名，因此可直接將 B2：=MAX('w1'!B4:B23) 簡化為 B2： =MAX( 國文 )。

範圍名稱不要以鍵盤輸入，按 F3功能鍵叫出「貼上名稱」對話方塊，可避免不要的錯誤。

w2表的 B2儲存格統計 w1表的 B4:B23範圍，由於是跨工作表，因此 B4:B23儲存格範圍必須以完整名稱表示：w1! B4:B23 (w1工作表的 B4:B23範圍 )。

2 在 w2工作表 B3儲存格輸入運算式： = MIN( )

按 F3功能鍵，選取：國文，完整運算式：=MIN( 國文 )：

3 在 w2工作表 B4儲存格輸入運算式： = COUNTIF( 國文 , ">=60" )

在 w2工作表 B5儲存格輸入運算式： = AVERAGE( 國文 )

E X P L A I N ª 說 明

我們在 B2:B5完成國文科的 4項統計：最高分、最低分、及格人數、平均分數，B2:B5範圍可以向右複製到 C2:C5(數學 )→ D2:D5(英文 )→ E2:E5(自然 )嗎？

Unit05

進階成績單

113

4 選取 B2:B5範圍

向右拖曳填滿至 E2:E5

E X P L A I N ª 說 明

由上圖可看出：複製的結果是錯的！

「國文」這個名稱在向右複製時無法作相對移動而自動更改為：「數學」→「英文」

→「自然」，使用名稱就無法複製公式，那真是虧大了！

5 將 B2儲存格運算式更改為： = MAX( B1 )，結果如下圖：

E X P L A I N ª 說 明

「國文」這個名稱可不可以由 B1儲存格來取得呢？結果顯然也是錯的！

= MAX (B1)解釋為：B1範圍內的最大值，B1內容是文字，結果當然是 0。

如果要取 B1的內容當名稱，就必須再套上 INDIRECT()函數。

6 將 B2儲存格運算式更改為： = MAX( INDIRECT(B1) )，結果如下圖：