Aan de dames en heren Voorzitters van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn

Datum: 17/07/2019

Instructies betreffende het recht van inzage bij het OCMW in de materies waarvoor de POD MI bevoegd is

Mevrouw de Voorzitster,

Mijnheer de Voorzitter,

De Algemene Verordening Gegevensbescherming1 (hierna "AVG" genoemd) is van toepassing op onze materies ingevolge de inwerkingtreding, op 5 september 2018, van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens2. Deze wet3 heeft immers het toepassingsgebied van de AVG uitgebreid4.

Deze instructies hebben tot doel om de modaliteiten te verduidelijken van het recht van inzage 5 inzake de verwerking van zijn persoonsgegevens door het OCMW in de materies waarvoor de POD MI bevoegd is.

Om dit recht van inzage af te bakenen, moet eerst de door de AVG gebruikte terminologie worden onderzocht (zie I), vervolgens moet het verband tussen het recht op informatie en het recht van inzage worden bepaald (zie II) en moeten de hoofdlijnen voor de uitoefening van het recht van inzage (zie III) kort worden geschetst, en ten slotte moeten de bestanddelen van dit recht van inzage (zie IV), de beperkingen ervan (zie V) en het formalisme ervan (zie VI) grondiger worden onderzocht.

1 Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), PB L 119 van 4 mei 2016.2 Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, BS, 5 september 2018, blz. 68616 en volgende. Hierna de "wet van 30 juli 2018" genoemd.3 AVG, art. 2. 2. 4 Doc. 54 3126/001, blz. 13: De wetgever wil dezelfde regels toepassen op materies die aanvankelijk niet bij de AVG werden bedoeld, met het oog op meer rechtszekerheid. 5 AVG, art. 15.

POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en GrootstedenbeleidAdministratief Centrum Kruidtuin - Finance Tower - Kruidtuinlaan 50, bus 165 – 1000 Brussel – http://www.mi-is.betel +32 2 508 85 85– fax +32 2 508 85 10– vraag@mi-is.be

Heeft u vragen? Nood aan bijkomende info? Mail naar onze frontdesk via vraag@mi-is.be Of bel naar 02 508 85 85

1. TERMINOLOGIE

Om deze instructies vlotter te kunnen lezen, vindt u hieronder definities uit artikel 4 van de AVG. Ze worden van commentaar voorzien en/of vergezeld van voorbeelden.

- "persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (....); als identificeerbaar wordt beschouwd, een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Wanneer informatie (a) direct of (b) indirect aan een specifieke persoon kan worden gekoppeld, gaat het om persoonsgegevens.

(a) Bijvoorbeeld bij het verzamelen van informatie over een persoon die is geïdentificeerd door:

- een nationaal nummer;- een Bisnummer;- een naam - voornaam - geboortedatum - geslacht – woonplaats -nationaliteit …

(b) Dit kan ook het geval zijn wanneer de informatie niet rechtstreeks gekoppeld is aan een nationaal nummer of aan een "naam-voornaam", maar wanneer de verzamelde informatie de identificatie mogelijk maakt van de persoon op wie de informatie betrekking heeft. Bijvoorbeeld informatie over: een 35-jarige vrouw, van Belgische nationaliteit, van wie het verblijfadres gekend is, moeder van twee minderjarige kinderen ten laste, die als vrijwilligster toezicht houdt in de bibliotheek van de basisschool waar haar kinderen naartoe gaan en die in het dossier wordt genoemd. Al deze informatie maakt het mogelijk de betrokkene te identificeren; het zijn dus ook persoonsgegevens.

Een persoon, de betrokkene, kan enkel een verzoek van inzage indienen om inzage te verkrijgen in zijn eigen persoonsgegevens (zie hiervoor punt 6.1. van deze instructies).

- "bestand": elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.

Het bestand kan dus een elektronisch bestand zijn, maar kan ook een bestand op papier zijn.

2

Dit betekent dus dat het sociaal dossier met al haar inhoud een bestand uitmaakt, ongeacht of de informatie zich op een papieren drager en/of op een elektronische drager bevindt. Dus ook handgeschreven nota’s in het sociaal dossier maken deel uit van het bestand.

- "verwerking": een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Het kan gaan om het verzamelen van de contactgegevens van de persoon door het invullen van een papieren document of de elementen van zijn verklaringen tijdens een onderhoud, het kwalificeren van zijn aanvraag op papier of in elektronische vorm, het invullen van een hem betreffende gegevensblad op papier of in elektronische vorm, het raadplegen van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (hierna ‘KSZ’ genoemd), het versturen van een aanvraag tot terugbetaling naar de POD MI, het rapporteren van een telefoongesprek over hem, het verwijderen van hem aanbelangende informatie.

- "verwerkingsverantwoordelijke": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

De verwerkingsverantwoordelijke is dus over het algemeen degene die alleen of samen met anderen bepaalt:

wat de doeleinden van de verwerking zijn (voor welk doel deze verwerking wordt uitgevoerd);

wat de verwerkingsmiddelen zijn (hoe deze verwerking wordt uitgevoerd).

Het feit dat hij de doeleinden en de middelen van de verwerking bepaalt, maakt het mogelijk om hem te onderscheiden van de verwerker.

- "verwerker": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

De verwerker bepaalt niet het doel en de middelen van de verwerking; hij voert de verwerking uit voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke.

3

- "ontvanger": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht gelden echter niet als ontvangers; de verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn.

Het gaat om de persoon aan wie de informatie wordt meegedeeld.

Er zijn echter overheidsinstanties aan wie persoonsgegevens worden meegedeeld, maar die niet als ontvangers moeten worden beschouwd (zie 5.1.1.).

- "toezichthoudende autoriteit": een door een lidstaat ingevolge artikel 51 van de AVG ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie.

In België werden verschillende toezichthoudende autoriteiten opgericht. Deze zijn onder andere bevoegd om klachten aangaande de verwerking van persoonsgegevens te behandelen.

2. ALGEMENE BESCHOUWINGEN OVER HET RECHT OP INFORMATIE EN HET RECHT VAN INZAGE

De betrokkene kan aanspraak maken op een geheel van rechten bij de verwerking van zijn persoonsgegevens, waaronder het recht op informatie en het recht van inzage.

Het recht op informatie houdt in dat het OCMW een hele reeks informatie ter beschikking moet stellen zonder te wachten tot de persoon navraag doet over de verwerking van de gegevens.

Het gaat onder andere om informatie over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming, de verwerkingsdoeleinden, de ontvangers, de periode gedurende dewelke de gegevens worden bewaard, het recht om een klacht in te dienen, het bestaan van het recht om inzage in de gegevens te vragen, …Het recht van inzage is het recht om van een verwerkingsverantwoordelijke informatie te bekomen.

Het OCMW is verplicht deze informatie te verstrekken aan elke persoon die daarom verzoekt. In de rest van deze instructies wordt hij de "betrokkene" genoemd.

Het recht op informatie, dat een verplichting tot informatieverstrekking door het OCMW oplegt, en het recht van inzage van de betrokkene, dat het OCMW verplicht een antwoord te geven, zijn met elkaar verbonden en vullen elkaar aan. Het recht van inzage omvat trouwens een reeks inlichtingen die reeds onder het recht op informatie vallen.

3. DE UITOEFENING VAN HET RECHT VAN INZAGE IN ENKELE LIJNEN

4

De richtlijnen voor de verwerking van een verzoek van inzage worden hieronder kort opgesomd in de vorm van vraag en antwoord. Elk punt wordt vervolgens verder nader toegelicht in het vervolg van deze instructies.

1. Moet het OCMW antwoorden op elk verzoek van inzage?

Ja, het OCMW moet altijd een antwoord geven op deze soort verzoeken (zie 4.1.).

2. Wat moet het antwoord van het OCMW bevatten?

Het OCMW moet aangeven of het al dan niet persoonsgegevens van de betrokkene verwerkt (zie punt 4.1); het moet een kopie van zijn gegevens verstrekken (zie punt 4.2) en aanvullende informatie over de verwerking van zijn gegevens (zie punt 4.3).

3. Zijn er beperkingen op het recht van inzage?

Ja, in de volgende gevallen:

- het recht van inzage van de betrokkene is in strijd met een ander grondrecht (zie 4.2.);

- er bestaat een wettelijke beperking op het recht van inzage. Deze beperkingen houden verband met:

●een gegevensoverdracht door het OCMW (zie 5.1.)

●een mededeling van persoonsgegevens aan het OCMW (zie 5.2.)

●een raadpleging van de databank van de persoonsgegevens van het OCMW (zie 5.3.)

4. Moeten er formele regels worden nageleefd bij het indienen van een verzoek van inzage en voor het antwoord?

Er is geen formalisme bij de indiening van een verzoek (zie 6.1.). De betrokkene kan dus een verzoek op elektronische wijze, op schriftelijke wijze, aan de balie, per telefoon, … bij het OCMW indienen.

Alvorens te antwoorden, verzekert het OCMW zich over de identiteit van de persoon die het verzoek bij hem indient (zie 6.2.1.). Het antwoord van het OCMW moet echter worden geformuleerd in termen die begrijpelijk zijn voor de persoon die zijn recht van inzage uitoefent (zie 6.2.3.). Het antwoord moet verstrekt worden binnen één maand (zie 6.2.5.), in principe kosteloos (zie 6.2.6.), schriftelijk of met andere middelen, waaronder elektronische middelen (zie 6.2.4.).

5. Kan een verzoek van inzage ingediend worden door een advocaat voor de betrokkene?

Ja, een advocaat kan een verzoek van inzage indienen voor zijn cliënt.

Alvorens te antwoorden, verzekert het OCMW zich over de identiteit van de advocaat en over de identiteit van de persoon wiens persoonsgegevens worden gevraagd (zie 6.1.2.). Het OCMW moet een antwoord verstrekken aan de advocaat binnen één maand (zie punt 6.2.5.) in principe kosteloos (zie 6.2.6.), schriftelijk of met andere middelen, waaronder elektronische middelen (zie 6.2.4.).

4. COMPONENTEN VAN HET RECHT VAN INZAGE

5

Het recht van inzage van de betrokkene bestaat uit drie elementen:

1. de bevestiging of de gegevens al dan niet worden verwerkt (zie 4.1.);

2. de inzage tot zijn gegevens (zie 4.2.);

3. aanvullende informatie (zie 4.3.).

4.1. BEVESTIGING DAT PERSOONSGEGEVENS AL DAN NIET WORDEN VERWERKT

Wanneer een betrokkene contact opneemt met een OCMW om te weten of het zijn persoonsgegevens verwerkt, moet het deze vraag beantwoorden, ook al verwerkt het geen gegevens.

Het OCMW moet hem dus een antwoord geven, zelfs wanneer het zijn persoonsgegevens niet verwerkt.

4.2. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS

Wanneer een OCMW aan de betrokkene bevestigt dat het persoonsgegevens verwerkt, moet het hem inzage verlenen tot zijn persoonsgegevens. Met andere woorden, het OCMW moet betrokkene inzage verlenen tot documenten die betrokkene zelf heeft geleverd aan het OCMW, documenten die betrokkene heeft ondertekend en gegevens over de betrokkene die het OCMW uit de gegevensstromen van de KSZ heeft ontvangen.

Dit betekent echter niet automatisch dat de betrokkene inzage mag hebben tot het geheel van elementen die zich in zijn dossier bevinden. De wet van 30 juli 2018 heeft een aantal wettelijke beperkingen ingevoerd op het recht van inzage van de betrokkene. We verwijzen hiervoor naar punt 5 van deze instructies.

Bovendien heeft het recht op de bescherming van persoonsgegevens, waarvan het recht van inzage deel uitmaakt, geen absolute gelding, maar moet worden beschouwd in relatie tot de functie ervan in de samenleving en moet tegen andere grondrechten worden afgewogen.6

Enkele voorbeelden van grondrechten die in conflict kunnen treden met het recht van inzage:

- Het recht op eerbiediging van het recht op leven- het recht op eerbiediging van de privacy van andere personen;- het recht op de bescherming van de persoonsgegevens van andere personen;- het recht op vrijheid van mening en meningsuiting- bescherming van minderjarigen- …

Deze lijst is niet limitatief.

Hieruit volgt dat wanneer het OCMW op een verzoek van inzage reageert, het zich moet afvragen of het ingaan op dit verzoek niet in strijd is met andere grondrechten van de betrokkene of van andere personen. Wanneer dit het geval is, moeten de betrokken grondrechten tegen elkaar worden afgewogen om te bepalen welk recht voorrang moet krijgen boven het andere.

6 Overweging 4 van de AGV en wat betreft het recht op inzage: overweging 63 van de AGV6

Wanneer de bescherming van het recht van inzage niet de overhand heeft op de bescherming van een ander grondrecht, gaat het OCMW na of de beperking van het recht van inzage legitiem, noodzakelijk en evenredig is.

Deze beperking moet een legitiem doel nastreven. Het OCMW mag als overheid zijn belang niet laten gelden wanneer het deze belangenafweging doet. Het OCMW mag alleen rekening houden met de bescherming van de betrokken grondrechten. Bovendien moet het OCMW de beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen, waaronder het feit dat deze handeling geen misbruik van bevoegdheid of een kennelijke beoordelingsfout mag zijn.

Het OCMW gaat dus na of er geen andere middelen zijn om het ander grondrecht dat wordt afgewogen tegen het recht van inzage, te beschermen. Het zorgt er ook voor dat de beperking van het recht van inzage in verhouding staat tot het nagestreefde doel: het heeft geen zin de inzage te weigeren tot alle stukken van het dossier indien er slechts één stuk of een deel daarvan in conflict komt met het andere grondrecht.

Het onderzoek van de betrokken grondrechten en de vaststelling of het recht van inzage al dan niet moet worden beperkt, moeten daarom geval per geval gebeuren. Indien het OCMW van oordeel is dat het recht van inzage beperkt moet worden omwille van het feit dat dit recht van inzage in strijd is met een ander grondrecht, is het aan te raden deze motivering op te nemen in het sociaal dossier. Hierdoor is het mogelijk om de redenering waarom het recht van inzage van de betrokkene werd beperkt, te consulteren indien dit nodig zou zijn (bijvoorbeeld in het kader van een volgend verzoek van inzage, een klacht of een rechtsprocedure, …).

Bijvoorbeeld:

1) Gegevens over bezorgdheid, getuigenissen van de naasten of de buren van de betrokkene, alsook gegevens die toelaten de personen die een aangifte hebben gedaan, te identificeren.

Deze bezorgdheden en getuigenissen werden door de maatschappelijk assistent opgetekend in het dossier van de betrokkene die zijn recht van inzage uitoefent. Alvorens in te gaan op het verzoek van inzage, moet er worden nagegaan hoe deze bezorgdheden werden vernomen om vast te stellen of er geen conflict is tussen het recht van inzage en andere grondrechten;

- indien deze personen in aanwezigheid van de betrokkene tijdens een gesprek met de maatschappelijk assistent hun bezorgdheid hebben geuit, is het duidelijk dat er in geval van een verzoek van inzage, geen conflict tussen grondrechten is. Betrokkene kan dus inzage verkrijgen in deze documenten, gezien er geen gegevens in staan die in strijd zijn met een ander grondrecht.

- indien deze bezorgdheid discreet en zonder medeweten van de betrokkene werden geuit en het duidelijk is dat er geen getuigenissen zouden geweest zijn in de aanwezigheid van de betrokkene, moet ervan worden uitgegaan dat er een conflict is tussen het recht van inzage van de betrokkene en het recht op privacy van de getuige, en onder andere het beroepsgeheim van de maatschappelijk assistent. Betrokkene kan dus inzage verkrijgen, maar zijn recht tot inzage kan beperkt worden tot de documenten (geheel of gedeeltelijk) waar de bezorgdheden niet in worden vermeld.

2) Adviezen van andere professionals

7

Dit kunnen getuigschriften zijn afgeleverd door een arts, door een leraar, door de maatschappelijk assistent van een andere instelling, een opvoeder, … en die worden bewaard in het dossier van de betrokkene:

- wanneer het bijvoorbeeld gaat om een medisch attest dat door de betrokkene aan het OCMW werd gegeven om aan te tonen dat hij niet kan worden tewerkgesteld, is het duidelijk dat in geval van een verzoek van inzage, er geen conflict is tussen dit recht op inzage en andere grondrechten. Betrokkene kan dus inzage verkrijgen in deze documenten, gezien er geen gegevens in staan die in strijd zijn met een ander grondrecht;

- wanneer het bijvoorbeeld gaat om een medisch attest afgeleverd door de behandelende arts aan een familielid van de betrokkene als bewijs van slagen en verwondingen en dat aan de maatschappelijk assistent wordt verstrekt om een getuigenis in verband met het gebruik van geweld van de betrokkene te objectiveren, is er een conflict tussen het recht van inzage en het grondrecht betreffende het leven van andere personen of het recht op privacy van andere personen en met name het beroepsgeheim van de maatschappelijk assistent. Betrokkene kan dus inzage verkrijgen, maar zijn recht tot inzage beperkt zich dan ook tot de documenten (geheel of gedeeltelijk) die geen schending inhouden van het recht op privacy van anderen of het beroepsgeheim van de maatschappelijk assistent.

3) Elementen van het sociaal dossier: verslagen van verschillende acties die de maatschappelijk assistent heeft ondernomen, aantekeningen, onderzoekingen en uitwisselingen van e-mails of brieven, …

Alle informatie en documenten die in het sociaal dossier zitten, is dus informatie die gelinkt kan worden aan de betrokkene en betreft dan ook persoonsgegevens. Aantekeningen, zelfs indien deze op papier zijn gemaakt, zijn dan ook persoonsgegevens waartoe betrokkene eveneens inzage in mag hebben tenzij dit in strijd zou zijn met andere grondrechten van betrokkene of van een ander persoon:

- Wanneer het verslag van de verschillende acties van de maatschappelijk assistent reeds aan de betrokkene is voorgelegd om aan hem te bewijzen dat de verstrekte informatie en/of de afgelegde verklaringen onjuist zijn, is er geen reden om hem geen inzage tot deze documenten te geven. Er kan dus zonder twijfel inzage verleend worden tot deze documenten. Bijvoorbeeld: een student beweert zijn cursus stipt te volgen en examens te hebben afgelegd. Tijdens zijn sociaal onderzoek heeft de maatschappelijk assistent echter contact opgenomen met de onderwijsinstelling en heeft vernomen dat hij geen enkel examen heeft afgelegd tijdens de laatste examenperiode.

- Indien de maatschappelijk assistent daarentegen vermoedt dat een persoon niet echt behoeftig is en acties heeft ondernomen om de naasten van de betrokkene te ondervragen, kan het recht op privacy de overhand hebben op het recht van inzage van de persoon.

4) Informatie over andere personen verzameld door de maatschappelijk assistent

8

Om inzicht te krijgen in de situatie van de betrokkene in zijn geheel, verzamelt de maatschappelijk assistent ook informatie over de met hem samenwonende persoon of personen, zijn eventuele onderhoudsplichtigen, enz.

Voor al deze informatie die de situatie van de betrokkene beïnvloedt, moet men zich ook afvragen of de inzage tot deze gegevens niet in strijd is met de grondrechten van andere personen.

Voorbeeld:Bij het onderzoek naar onderhoudsplichtigen, mag de betrokkene geen inzage krijgen tot gegevens over het inkomen van zijn onderhoudsplichtigen, over het aantal personen ten laste van zijn onderhoudsplichtigen, ….

Wat deze informatie betreft, komt het recht van inzage van de persoon in strijd met het recht op privacy en het recht op de bescherming van de persoonsgegevens van deze personen.

4.3. AANVULLENDE INFORMATIE

Wanneer een OCMW heeft bevestigd dat het persoonsgegevens verwerkt, moet het de betrokkene niet alleen inzage geven tot zijn gegevens, maar moet het ook aanvullende informatie verstrekken over deze verwerking (zie 5).

Deze aanvullende informatie moet zonder zijn uitdrukkelijke aanvraag aan de betrokkene worden verstrekt. Het feit dat de betrokkene een verzoek van inzage richt tot het OCMW houdt immers in dat het OCMW deze aanvullende informatie moet verstrekken, ook al heeft de betrokkene hem hierover niet uitdrukkelijk benaderd.

Deze aanvullende informatie moet worden verstrekt in een duidelijke en begrijpelijke taal voor de betrokkene.

Het gaat om de volgende informatie:

a) de verwerkingsdoeleindenAan de betrokkene moet worden uitgelegd dat zijn persoonsgegevens door het OCMW worden verwerkt in het kader van zijn sociaal onderzoek, om hem te identificeren en te bepalen welke vorm van hulpverlening het meest geschikt is voor zijn situatie en om de verklaringen van de betrokkene te controleren.

Ze worden ook gebruikt om het OCMW in staat te stellen de verschillende toelagen waarop het OCMW aanspraak kan maken, te verkrijgen.

b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens

Het gaat om identificatiegegevens, sociale gegevens, …

c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

9

d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

De termijn van bewaring van de gegevens varieert; ze worden over het algemeen zo lang bewaard als nodig is.

e) Dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, almede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;

f) Dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;

De betrokkene moet ervan in kennis worden gesteld dat hij het recht heeft een verzoekschrift/klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Het OCMW zal verduidelijken dat dit verzoekschrift/ deze klacht uiteraard betrekking moet hebben op een probleem betreffende de verwerking van persoonsgegevens. Het zal mededelen dat om meer details over deze procedure te weten te komen, gewoon de website van de bevoegde toezichthoudende autoriteit kan worden geraadpleegd.

g) Wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

De betrokkene moet dus ervan in kennis gesteld worden dat het OCMW een sociaal onderzoek uitvoert, dat het daartoe verschillende gegevensstromen raadpleegt en dat het ook verschillende contacten kan leggen om de verklaringen van de betrokkene over zijn verblijfplaats, zijn activiteiten, zijn levensstandaard, … na te gaan.

h) het bestaan van een geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4,7 bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

5. BEPERKINGEN VAN HET RECHT VAN INZAGE

De wet van 30 juli 2018 heeft in hoofdstuk III beperkingen van de rechten van de betrokkene ingevoerd.

Deze beperkingen tasten met name het recht van inzage van de betrokkene aan in de volgende gevallen:

- wanneer het OCMW zijn gegevens doorgeeft (zie 5.1.);

- wanneer het OCMW een verwerking van zijn gegevens door bepaalde instellingen ontvangt (zie 5.2.);

- wanneer de databanken van het OCMW door bepaalde instellingen worden geraadpleegd (zie 5.3.).

7 De genoemde artikelen zijn die van de AVG.10

5.1. WANNEER HET OCMW GEGEVENS DOORGEEFT

5.1.1. DOORGEVEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN OVERHEDEN MET BIJZONDERE ONDERZOEKSOPDRACHTEN

Wanneer overheidsinstanties persoonlijke gegevens ontvangen in het kader van een bijzondere onderzoeksopdracht, mogen zij niet als ontvanger worden beschouwd8.

In dit geval, wanneer een persoon zijn recht van inzage uitoefent, is het het OCMW verboden hem in kennis te stellen van het feit dat het zijn persoonsgegevens aan deze overheidsinstanties heeft doorgegeven. In de door het OCMW meegedeelde aanvullende informatie zal de naam van deze overheidsinstantie niet worden vermeld.

Als voorbeeld kunnen we de volgende doorgegeven persoonsgegevens vermelden:

- aan de inlichtingen- en veiligheidsdiensten;

- in het kader van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen.

Deze overheden worden niet bedoeld in artikel 12 van de wet van 30 juli 2018, dat hieronder wordt onderzocht, omdat ze niet als ontvanger moeten worden beschouwd.

5.1.2. DOORGEVEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN HET OCAD OF DE KRIJGSMACHT9

Indien het OCMW persoonsgegevens aan het OCAD of aan de krijgsmacht doorgeeft wanneer de persoon zijn recht van inzage uitoefent, moet het OCMW hem niet meedelen dat zijn persoonsgegevens aan hen zijn doorgegeven om voor de hand liggende redenen van discretie inherent aan de missies van het OCAD en van de krijgsmacht 10.

5.2. WANNEER HET OCMW GEGEVENSVERWERKINGEN VAN BEPAALDE INSTELLINGEN ONTVANGT

5.2.1. VERWERKING DOOR EEN OVERHEID BEDOELD IN TITEL 3 VAN DE WET VAN 30 JULI 201811

Het recht van inzage van de betrokkene is niet van toepassing wanneer de gegevens rechtstreeks of onrechtstreeks afkomstig zijn van een overheid bedoeld in titel 3 van de wet van 30 juli 2018, in het bijzonder met betrekking tot de OCMW's.

Het betreft de verwerking van persoonsgegevens uitgevoerd:

8 Zie punt 1 van de instructie f definitie van de ontvanger en Doc. 54/3126/001, blz. 30, § 1.9 Wet van 30 juli 2018, art. 12.10 Doc. 54 3126/001 p. 30, § 1.11 Wet van 30 juli 2018, art. 11.

11

- door inlichtingen- en veiligheidsdiensten;

- door de krijgsmacht;

- in het kader van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen;

- door het OCAD;

- door de passagiersinformatie-eenheid;

Het is het OCMW verboden gegevens van deze overheden mee te delen aan de betrokkene.

Er zijn twee uitzonderingen op het verbod voor de OCMW's om deze gegevens mee te delen:

- de wet verplicht het OCMW hiertoe in het kader van een geschillenprocedure;- de betrokken overheid waarvan de informatie afkomstig is, machtigt het OCMW daartoe.

Deze beperking moet duidelijk worden afgebakend. Wanneer de betrokkene zijn recht van inzage uitoefent, heeft het OCMW het verbod om hem op de hoogte te brengen:

- van het feit dat het beschikt over persoonsgegevens die door een van de bovengenoemde overheden werden doorgegeven;

- van het feit dat zijn recht van inzage beperkt is tot de door een van de bovengenoemde overheden verstrekte gegevens.

Deze beperking van het recht van inzage van de betrokkene ontslaat het OCMW niet van de verplichting om gevolg te geven aan zijn verzoek betreffende persoonsgegevens die niet afkomstig zijn van een van deze overheden.

Er dient echter te worden benadrukt dat een overheid enkel onder titel 3 valt indien zij een van de in titel 3 genoemde taken vervult of doeleinden nastreeft.

Voorbeeld 1:

De heer X geniet van het recht op maatschappelijke integratie.

Het OCMW ontvangt persoonsgegevens afkomstig van het OCAD over de heer X.

De heer X dient een maand later een verzoek van inzage van zijn persoonsgegevens in. Het is niet omdat het OCMW een uitwisseling met het OCAD heeft gehad, dat het geen antwoord moet verstrekken aan de betrokkene.

Het is alleen ertoe gehouden de uitwisselingen die met het OCAD hebben plaatsgevonden, niet bekend te maken. Het zal dus de betrokkene in kennis stellen van alle persoonsgegevens die het verwerkt, met uitzondering van de gegevens die afkomstig zijn van het OCAD. Bovendien zal het de betrokkene niet laten weten dat zijn recht van inzage beperkt is.

Voorbeeld 2:

Mevrouw Y heeft geen aanvraag tot bijstand van het OCMW ingediend, krijgt geen bijstand van het OCMW en het OCMW heeft geen persoonsgegevens over haar (als samenwonende, onderhoudsplichtige, enz.).

Het OCMW ontvangt persoonsgegevens van het OCAD over mevrouw Y.

Mevrouw Y dient een maand later een verzoek van inzage van haar persoonsgegevens in.

12

Het OCMW mag niet onthullen dat het informatie over haar heeft ontvangen; het mag de betrokkene niet onthullen dat haar recht van inzage beperkt is.

In dit geval antwoordt het OCMW aan de betrokkene dat het geen persoonsgegevens over haar verwerkt.

5.2.2. DE VERWERKING VAN GEGEVENS DIE RECHTSTREEKS OF ONRECHTSTREEKS AFKOMSTIG ZIJN VAN DE GERECHTELIJKE OVERHEDEN, DE POLITIEDIENSTEN, DE ALGEMENE INSPECTIE VAN DE FEDERALE POLITIE EN DE LOKALE POLITIE, DE CEL VOOR FINANCIËLE INFORMATIEVERWERKING, DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DOUANE EN ACCIJNZEN EN DE PASSAGIERSINFORMATIE-EENHEID

Wanneer een gegevensverwerking rechtstreeks afkomstig is van de gerechtelijke overheden, de politiediensten, de Algemene inspectie van de federale politie en de lokale politie, de Cel voor Financiële Informatieverwerking, de Algemene administratie van douane en accijnzen en de Passagiersinformatie-eenheid en bestemd is voor het OCMW, is het recht van inzage van de betrokkene niet van toepassing.

Het OCMW deelt bijgevolg dit soort gegevens niet mee aan de betrokkene.

Er zijn twee uitzonderingen op het verbod voor de OCMW's om deze gegevens mee te delen12:

- de wet verplicht het OCMW hiertoe in het kader van een geschillenprocedure;- de betrokken overheid waarvan de informatie afkomstig is, machtigt het OCMW daartoe.

Het OCMW vermeldt niet dat het in het bezit is van gegevens afkomstig van deze instellingen13.

Wanneer de persoon een verzoek van inzage bij het OCMW indient en dat er tussen de gegevens van de persoon gegevens voorkomen die van een van de bovengenoemde instellingen afkomstig zijn, moet het OCMW dit verzoek zo spoedig mogelijk doorsturen naar de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Bovenstaande beperking geldt echter alleen voor persoonsgegevens die aanvankelijk worden verwerkt voor de volgende doeleinden: de voorkoming, het onderzoek, de opsporing of de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid.

5.3. TIJDENS DE RAADPLEGING VAN DE DATABANKEN VAN HET OCMW

5.3.1. RAADPLEGING VAN EEN OCMW-DATABANK DOOR EEN OVERHEID BEDOELD IN TITEL 3 VAN DE WET VAN 30 JULI 2018

Het recht van inzage van de betrokkene is niet van toepassing wanneer een van de in punt 5.2.1 genoemde overheden een databank raadpleegt die haar niet toebehoort14.

Wanneer een van deze overheden immers een databank raadpleegt die haar niet toebehoort, worden deze raadplegingen geregistreerd (logbestanden/logs). Indien de persoon van wie de gegevens geraadpleegd zijn, ervan op de hoogte zou worden gesteld, zou dit het inlichtingenonderzoek of de opdrachten van het OCAD en van zijn ondersteunende diensten ernstig in gevaar brengen15.

12 Wet van 30 juli 2018, art. 14, § 2.13 Wet van 30 juli 2018, artikel 14, § 2, tweede lid.14 Wet van 30 juli 2018, art. 11, § 3.15 Doc. 54 3126/001, blz. 29, § 1.

13

In dat geval zal het OCMW de betrokkene dus niet meedelen dat een raadpleging van zijn persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

Er dient echter te worden benadrukt dat een overheid enkel onder titel 3 valt indien zij een van de in titel 3 genoemde taken vervult of doeleinden nastreeft.

5.3.2. RAADPLEGING VAN EEN OCMW-DATABANK DOOR GERECHTELIJKE OVERHEDEN, POLITIEDIENSTEN, DE ALGEMENE INSPECTIE VAN DE FEDERALE POLITIE EN DE LOKALE POLITIE, DE CEL VOOR FINANCIËLE INFORMATIEVERWERKING, DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DOUANE EN ACCIJNZEN EN DE PASSAGIERSINFORMATIE-EENHEID

Het recht van inzage van de betrokkene is niet van toepassing wanneer de gerechtelijke overheden, politiediensten, de Algemene inspectie van de federale politie en de lokale politie, de Cel voor Financiële Informatieverwerking, de Algemene administratie van douane en accijnzen en de Passagiersinformatie-eenheid een databank raadplegen die hen niet toebehoort.16

Bovenstaande beperking geldt echter alleen voor persoonsgegevens die aanvankelijk worden verwerkt voor de volgende doeleinden: de voorkoming, het onderzoek, de opsporing of de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid.

6. FORMALISMEN

6.1. UITOEFENING VAN HET RECHT VAN INZAGE

6.1.1. DOOR DE BETROKKENE

Er is geen enkel formalisme opgelegd om zijn recht van inzage te kunnen uitoefenen. De betrokkene kan dus op elektronische wijze, op schriftelijke wijze, aan de balie, per telefoon, … contact opnemen met het OCMW.

Elke betrokkene kan dus contact opnemen met het OCMW om een verzoek van inzage van zijn persoonsgegevens aan hem voor te leggen, in welke vorm dan ook.

Het OCMW moet voorzien in modaliteiten om de uitoefening van dit recht van inzage te vergemakkelijken. Het moet onder andere de betrokkene de middelen verschaffen om zijn verzoek langs elektronische weg in te dienen wanneer de verwerking van de persoonsgegevens langs elektronische weg plaatsvindt. Zo kan het OCMW een elektronisch formulier ter beschikking stellen opdat de betrokkene zijn recht van inzage makkelijk kan uitoefenen. Toch kan de betrokkene niet verplicht worden om dit formulier te gebruiken. Met andere woorden, als de betrokkene dit formulier niet heeft gebruikt maar een verzoek indient bij de balie van het onthaal, dan heeft betrokkene toch een verzoek van inzage ingediend bij het OCMW.

6.1.2. VIA EEN ADVOCAAT

16 Wet van 30 juli 2018, art. 11, § 3.14

Het OCMW moet gevolg geven aan elk verzoek om persoonsgegevens van een advocaat voor zijn cliënt, hetzij in het kader van een administratieve of gerechtelijke procedure, hetzij in het kader van een interventie als raadsman.

De advocaat die zich aandient als raadsman voor zijn cliënt, handelt immers op basis van een mandaat17.

Deze mededeling van persoonsgegevens door het OCMW aan een advocaat werd geregeld bij de beraadslaging nr. 96/65 van 10 september 1996 van het Toezichtscomité, gecoördineerd op 10 augustus 1999 en gewijzigd op 5 juni 2007 en op 7 juli 2015, betreffende een aanbeveling van de KSZ tot machtiging van de instellingen van sociale zekerheid voor het mededelen van sociale gegevens van persoonlijke aard aan bepaalde privémandatarissen en openbare besturen buiten het netwerk van de sociale zekerheid die deze gegevens nodig hebben in het kader van hun wettelijk opgedragen taken.

6.2. ANTWOORD VAN HET OCMW NA DE UITOEFENING VAN HET RECHT VAN INZAGE

6.2.1. VERPLICHTING TOT BEANTWOORDING

Het OCMW is altijd verplicht om het verzoek van de betrokkene of zijn advocaat te beantwoorden. 18

Het verzoek mag niet zonder reactie blijven.

Alvorens een antwoord te verstrekken, dient het OCMW echter alle redelijke maatregelen te nemen om de identiteit te controleren van een betrokkene die om inzage verzoekt 19. Indien het verzoek gedaan wordt door een advocaat, moet het OCMW ook alle redelijke maatregelen nemen om de identiteit van de advocaat te controleren. Met andere woorden zal het OCMW niet alleen de identiteit van de betrokkene moeten controleren, maar ook deze van de advocaat.

Het OCMW kan de identiteit controleren door middel van een (kopie van) identiteitskaart, een vreemdelingenkaart, een paspoort, een rijbewijs, … Wanneer een advocaat een verzoek van inzage voor zijn cliënt indient, kan het OCMW contact opnemen met de Orde van de betrokken balie indien het twijfelt of deze persoon het beroep van advocaat mag uitoefenen.

Indien het OCMW redelijke twijfel heeft over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan het om aanvullende informatie vragen die nodig is om de identiteit van de betrokkene te bevestigen.

6.2.2. WIE MOET ANTWOORDEN?

Het OCMW moet ervoor zorgen dat het verzoek van inzage van de betrokkene wordt beantwoord.

17 Gerechtelijk Wetboek, art. 440.18 Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens van betrokkene niet (meer) kan identificeren, is de verwerkingsverantwoordelijke niet verplicht om aanvullende gegevens ter identificatie van de betrokkene bij te houden, te verkrijgen of te verwerken uitsluitend om aan de AVG te voldoen behalve wanneer de betrokkene aanvullende gegevens verstrekt die het mogelijk maken hem te identificeren (art 11.1 AVG en art. 11.2 AVG). Het antwoord van het OCMW zal dan ook in dit geval beperkt zijn.19 AVG considerans 64.

15

Dit betekent niet dat de perso(o)n(en) of orgaan die gemachtigd is/zijn om het OCMW te binden20 een antwoord moet geven, maar het betekent wel dat hij daarvoor verantwoordelijk is, zelfs wanneer het opstellen van het antwoord aan een andere persoon wordt toevertrouwd.

6.2.3. DE INHOUD VAN DE VERSTREKTE INFORMATIE

Het is van essentieel belang dat de persoon die zijn recht van inzage uitoefent, de door het OCMW verstrekte informatie begrijpt. Het OCMW moet daarom op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal met de betrokkene communiceren. Indien betrokkene dit zou wensen, kan het OCMW het antwoord mondeling verduidelijken. Het OCMW kan deze mogelijkheid opnemen in zijn antwoord.

6.2.4. DE VORM

De informatie wordt schriftelijk of met andere middelen verstrekt, waaronder, indien gepast, langs elektronische weg.

Wanneer de betrokkene zijn verzoek in elektronische vorm indient, wordt de informatie indien mogelijk langs elektronische weg verstrekt, tenzij de betrokkene een andere mogelijkheid aanvraagt.

Op aanvraag van de betrokkene mag de informatie mondeling worden verstrekt, op voorwaarde dat het OCMW de identiteit van de betrokkene controleert.Indien het OCMW zich wil beschermen tegen kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, is het aangewezen om een schriftelijk of elektronisch antwoord te geven. Dit zal het gemakkelijker maken om te bewijzen dat het verzoek ongegrond of buitensporig is.

6.2.5. ANTWOORDTERMIJN

Het OCMW is verplicht onverwijld en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek op het verzoek van de betrokkene te reageren.

Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, gelet op de complexiteit en het aantal verzoeken. In dat geval stelt het OCMW de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van de verlenging en van de redenen voor het uitstel.

Indien het OCMW besluit om geen inzage aan de betrokkene te verschaffen, deelt het de betrokkene onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het weigert gehoor te geven aan het verzoek tot inzage en informeert het hem over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en beroep bij de rechter in te stellen.

6.2.6. KOSTEN

Het verstrekken van deze soort communicatie, geschiedt kosteloos.21 Met andere woorden moet het OCMW de verzoeken van inzage gratis beantwoorden.Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitief karakter, mag de verwerkingsverantwoordelijke ofwel:

20 De organisatie en de werking van het OCMW zijn Gemeenschapsbevoegdheden. Deze instructies kunnen dan ook niet verder ingaan op de vraag wie het OCMW juridisch kan verbinden.21AVG, art. 12.5.

16

a) een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaan; ofwel b) weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om de kennelijk ongegronde of buitensporige aard van het verzoek aan te tonen. Het is dan ook mogelijk dat de verwerkingsverantwoordelijke gradueel handelt: indien de verwerkingsverantwoordelijke van oordeel is dat het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kan zij eerst een vergoeding aanrekenen. Indien de betrokkene alsnog verzoeken blijft indienen bij het OCMW, kan zij alsnog weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

7. HEEFT U NOG EEN VRAAG OMTRENT HET RECHT OP INZAGE?

Contacteer dan de POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Grootstedenbeleid

- Via mail: vraag@mi-is.be - Telefonisch: +32 2 508 85 85 van 8u30 tot 12u30 en van 13u00 tot 16u30 (vrijdag tot

16u00)

Hoogachtend,

getekend

Alexandre LESIW,Voorzitter a.i.

17