Pp Submission of Proposals

7/28/2019 Pp Submission of Proposals

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1

e F P 7 C o m m u n i c a t i o n O f f i c e

A u g u s t 2 0 1 2

Research and Innovation

Participant Portal

Submission of proposals


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2

Electronic proposal submission

T h e e l e c t r o n i c p r o p o s a l s e r v i c e o f e a c h c a l l i s a c c e s s i b l e v i a

t h e ' F P 7 C a l l s ' p a g e .

T h e s e r v i c e i s a v a i l a b l e o n c e t h e c a l l h a s b e e n l a u n c h e d a n d

r e m a i n s o p e n u n t i l t h e c a l l ' s d e a d l i n e .

Y o u c a n s a v e a d r a f t p r o p o s a l a n d s u b m i t i t l a t e r .

M o s t c a l l s f r o m J u l y 2 0 1 2 w i l l b e u s i n g t h e n e w e l e c t r o n i c

p r o p o s a l s e r v i c e .


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3

How to access the electronic proposal

submission service?

S t e p 1 : T o s t a r t c r e a t i n g a n e w p r o p o s a l , c l i c k o n t h e ' F P 7 C a l l s ' t a b

a n d s e l e c t t h e c a l l t h a t y o u w o u l d l i k e t o a p p l y f o r :

a ) c h e c k t h e l a t e s t o p p o r t u n i t i e s u n d e r ' V i e w n e w c a l l s ' l i n k , o r

b ) s e l e c t a c a l l v i a t h e s p e c i f i c p r o g r a m m e ' s t a b , o r

c ) u s e t h e ' S e a r c h C a l l s ' s u b - t a b t o f i n d y o u r t o p i c .

T h e e l e c t r o n i c p r o p o s a l s u b m i s s i o n s e r v i c e i s a v a i l a b l e

v i a t h e ' F P 7 C a l l s ' p a g e .


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4

Y o u m a y v i e w t h e l i s t o f a l l o p e n c a l l s

f o r p r o p o s a l s , s o r t e d b y p u b l i c a t i o n d a t e .

a )

C h e c k t h e l a t e s t o p p o r t u n i t i e s u n d e r ' V i e w n e w c a l l s ' l i n k


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5

C a l l s f o r p r o p o s a l s a r e l i s t e d

p e r s p e c i f i c p r o g r a m m e .

P r o g r a m m e - s p e c i f i c c a l l s f o r p r o p o s a l s

a r e g r o u p e d p e r r e s e a r c h t h e m e .

S e l e c t a c a l l v i a t h e s p e c i f i c p r o g r a m m e ' s t a b

b )


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6

Y o u m a y a l s o s e a r c h

f o r c a l l s f o r p r o p o s a l s

u s i n g y o u r o w n s e a r c h c r i t e r i a .

U s e t h e ' S e a r c h C a l l s ' s u b - t a b t o f i n d y o u r c a l l

c )


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7

F P 7 - C A L L I D E N T I F I E R - 2 0 1 3

I d e n t i f i e r : F P 7 - C A L L I D E N T I F I E R - 2 0 1 3

S t e p 2 : S e l e c t t h e c a l l a n d t h e n s c r o l l d o w n t o s e e

t h e E l e c t r o n i c P r o p o s a l S u b m i s s i o n s u b t i t l e .

S t e p 2 :


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9/439

T h e n e w e l e c t r o n i c p r o p o s a l s u b m i s s i o n s y s t e m i s i n t e g r a t e d i n t h e

P a r t i c i p a n t P o r t a l .

A f t e r l o g i n o n t h e P a r t i c i p a n t P o r t a l

t h e s e r v i c e b e c o m e s a v a i l a b l e l i n k e d t o a g i v e n c a l l ;

d r a f t a n d s u b m i t t e d p r o p o s a l s a r e a c c e s s i b l e u n d e r t h e

' M y P r o p o s a l s ' t a b .

N o t i c e f o r t h o s e c a l l s t h a t u s e E P S S f o r t h e p r o p o s a l s u b m i s s i o n :

t h e l i n k s t o E P S S a r e p r o v i d e d i n t h e c a l l ' s p a g e

s u b s e q u e n t a c c e s s t o d r a f t p r o p o s a l s a r e a v a i l a b l e o n t h e w e b s i t e

o f E P S S

The new electronic proposal

submission service


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L o g i n w i t h y o u r E C A S a c c o u n t .

S e l e c t ' E x t e r n a l ' d o m a i n , i f y o u d o n o t

w o r k f o r t h e I n s t i t u t i o n s o f t h e E U .

C r e a t e o n e i f y o u d o n ' t h a v e a n y .

L o g i n w i t h t h e E u r o p e a n C o m m i s s i o n A u t h e n t i c a t i o n

S e r v i c e ( E C A S )


11/4311

The new proposal submission service

A f t e r l o g i n y o u w i l l a r r i v e a t t h e n e w e l e c t r o n i c p r o p o s a l s e r v i c e .

T h i s w i z a r d w i l l h e l p y o u t o c r e a t e a n d s u b m i t a p r o p o s a l

s t e p b y s t e p .


12/4312

I n s t r u m e n t s e l e c t i o n P r e - r e g i s t r a t i o n C o n s o r t i u m s e t - u p

S u b m i t t e d p r o p o s a l F i l l i n g i n F o r m s E d i t P r o p o s a l &

S u b m i s s i o n

Steps for the submission of proposals

NEXT


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Steps for the submission of Proposals

NEXT

E d i t P r o p o s a l &

S u b m i s s i o n

F i l l i n g i n F o r m s S u b m i t t e d p r o p o s a l


14/4314

Step 3: Starting screen

I f n e e d e d ,

g o b a c k t o S t e p 2 ,

' F u n d i n g S c h e m e '

t o c h a n g e t h e

f u n d i n g s c h e m e .

A f t e r s e l e c t i n g t h e f u n d i n g

s c h e m e o r o b j e c t i v e o n t h e

c a l l p a g e ,

y o u s t a r t d i r e c t l y

a t S t e p 3 ,

' C r e a t e a D r a f t P r o p o s a l '


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Step 2: Change the Funding Scheme

I f n e e d e d , y o u h a v e

t h e p o s s i b i l i t y t o c h a n g e

t h e f u n d i n g s c h e m e

t h a t i s a v a i l a b l e

f o r t h e g i v e n c a l l a t

S t e p 2 ,

' F u n d i n g S c h e m e '

b e f o r e c r e a t i n g

t h e d r a f t p r o p o s a l .


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Step 3: Create a Draft Proposal

P r o p o s a l s a r e i n i t i a t e d

b y c o o r d i n a t o r s .

A t f i r s t t h e c o o r d i n a t i n g

e n t i t y h a s t o b e

i d e n t i f i e d .


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17

P I C n u m b e r - t h e 9 - d i g i t i d e n t i f i e r o f t h e o r g a n i s a t i o n i s

r e q u i r e d a t t h e b e g i n n i n g o f t h e s u b m i s s i o n f o r t h e

i d e n t i f i c a t i o n o f t h e o r g a n i s a t i o n s . T h e r e f o r e

p a r t i c i p a n t s h a v e t o r e g i s t e r t h e i r o r g a n i s a t i o n s .

T h e r e g i s t r a t i o n o f t h e o r g a n i s a t i o n s i s a v a i l a b l e u n d e r t h e

' M y O r g a n i s a t i o n s ' t a b .

S e a r c h f o r t h e P I C n u m b e r s i s p r o v i d e d i n t h e p r o p o s a l

s u b m i s s i o n s e r v i c e o r i n t h e P a r t i c i p a n t P o r t a l s e a r c h u n d e r

t h e ' M y O r g a n i s a t i o n s ' t a b .

Identification of organisations


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18


F i l l i n y o u r P I C o r s e a r c h

f o r i t a n d

g i v e a s h o r t n a m e

t o y o u r o r g a n i s a t i o n t o b e

u s e d i n t h e p r o p o s a l .


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19

Step 3: PIC search

C l i c k o n t h e " S e a r c h "

b u t t o n t o c h e c k w h e t h e r

y o u r o r g a n i s a t i o n h a s

a l r e a d y a P I C n u m b e r .


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20

Step 3: PIC search

2 . a . y o u c a n s e l e c t y o u r

o r g a n i s a t i o n f r o m t h e l i s t o f

s e a r c h r e s u l t s

2 . b . o r y o u c a n r e g i s t e r

y o u r o r g a n i s a t i o n

i f t h e s e a r c h d i d n o t g i v e

a n y s u i t a b l e r e s u l t s .

1 . E n t e r a n y k e y w o r d s

( n a m e o f t h e o r g a n i s a t i o n ,

c o u n t r y , c i t y o r V A T )

a n d c l i c k o n ' S e a r c h ' , t h e n


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21

Step 3: Your Proposal

P r e s s ' N e x t ' t o s t a r t

c r e a t i n g a d r a f t p r o p o s a l .

T h e b a s i c d a t a n e e d e d

f o r p r e - r e g i s t r a t i o n i s :

A c r o n y m f o r t h e p r o p o s a l

S h o r t s u m m a r y

A c t i v i t y T o p i c


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22

P r e - r e g i s t r a t i o n d a t a i s t h e n c o p i e d i n t o t h e F o r m s A :

A c r o n y m f o r t h e p r o p o s a l : i t c a n b e m o d i f i e d l a t e r o n i n t h e F o r m A .

S h o r t s u m m a r y : d e s c r i b e s b r i e f l y t h e p u r p o s e o f t h e p r o p o s a l . I t c a n

b e u s e d f o r t h e p l a n n i n g o f e v a l u a t i o n s . S e e m o r e i n t h e d i s c l a i m e r .

T h e s h o r t s u m m a r y i s c o p i e d i n t o t h e f i e l d o f ' a b s t r a c t ' i n t h e F o r m A .

A c t i v i t y T o p i c

L i s t o f p a r t i c i p a n t s : b a s e d o n t h e d a t a o f t h e c h o s e n P I C n u m b e r o f

t h e o r g a n i s a t i o n , a F o r m A w i l l b e c r e a t e d f o r e a c h p a r t i c i p a n t . T h e

f o r m w i l l p r e s e n t t h e r e g i s t e r e d l e g a l d a t a f o r t h e e n t i t y .

Step 3: Your Proposal

Pre-registration data


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23


B e f o r e c r e a t i n g

a D r a f t P r o p o s a l ,

y o u a r e r e q u i r e d t o r e a d

a n d a c c e p t

t h e D i s c l a i m e r .


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24

Notification: Draft Proposal created

Y o u c a n c o n t i n u e t o

e d i t t h e c u r r e n t

d r a f t p r o p o s a l

o r

y o u c a n g o b a c k

t o t h e ' M y P r o p o s a l s ' t a b ,

w h e r e y o u c a n a c c e s s

a l l y o u r e x i s t i n g d r a f t

p r o p o s a l s f o r 9 0 d a y s a f t e r

c a l l c l o s u r e .

A f t e r a c c e p t i n g t h e d i s c l a i m e r ,

t h e D r a f t P r o p o s a l

i s c r e a t e d .

A n o t i f i c a t i o n i s s e n t

t o y o u r e - m a i l a d d r e s s

a s s o c i a t e d w i t h y o u r E C A S

a c c o u n t .


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25




S u b m i s s i o n



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26

Step 4: Consortium set-up

C o o r d i n a t o r c o n t a c t s

c a n m a n a g e t h e l i s t

o f p a r t i c i p a n t s

o f t h e p r o p o s a l h e r e .

S t e p 1 : c l i c k o n

' A d d P a r t n e r '

T h e C o n s o r t i u m

e l i g i b i l i t y w a r n i n g s h o w s

t h e m i n i m u m n u m b e r

o f p a r t i c i p a n t s

t h a t y o u n e e d t o a d d ,

g e o g r a p h i c a l c o v e r a g e , e t c .

I n f o r m a t i o n e n t e r e d h e r e

w i l l b e r e f l e c t e d

i n t h e a d m i n i s t r a t i v e f o r m s .


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27

Step 4: Consortium set-up

S t e p 2 :

A d d c o n t a c t p e r s o n s f o r e a c h

o r g a n i s a t i o n b y c l i c k i n g o n

' C o n t a c t '

E d i t c o n t a c t d e t a i l s

P l e a s e u s e t h e e - m a i l a d d r e s s

u s e d b y t h e p e r s o n t o c r e a t e

h i s / h e r E C A S a c c o u n t ( i f i t

e x i s t s ) .

C o n t a c t p e r s o n s c a n b e

r e - i n v i t e d , o r c o n t a c t d e t a i l s

c a n b e m o d i f i e d a n y t i m e .


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28

Step 4: Add Partners

1 . S e a r c h f o r a n

o r g a n i s a t i o n .

I M P O R T A N T :

P l e a s e c h e c k t h e e - m a i l o f t h e p e r s o n

b e f o r e h a n d .

I f t h i s p e r s o n d o e s n ' t h a v e a n E C A S

a c c o u n t y e t , t h e e - m a i l a d d r e s s y o u

e n t e r e d w i l l b e t h e o n e u s e d f o r

t h e c r e a t i o n o f a n e w E C A S a c c o u n t .

2 . S e l e c t t h e o r g a n i s a t i o n

t h a t y o u w a n t t o a d d .

m o r e i n f o a b o u t E C A S . . .

A d d c o n t a c t d a t a .


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29

Step 4: Manage Your Related Parties

I m p o r t a n t :

A f t e r a d d i n g t h e c o n t a c t

p e r s o n s ' d a t a , c l i c k o n

' S a v e c h a n g e s ' .

A n i n v i t a t i o n e - m a i l

w i l l a u t o m a t i c a l l y b e s e n t t o

e a c h e n t e r e d

e - m a i l a d d r e s s e s .

Y o u w i l l b e a b l e t o e d i t

t h e C o n s o r t i u m a g a i n b y

c l i c k i n g o n t h e " B a c k " b u t t o n

o n S t e p 5 .


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30




S u b m i s s i o n



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31

Step 5: Edit Proposal Part A and B

P r o p o s a l s a r e c o m p o s e d o f :

P a r t A :

t h e a d m i n i s t r a t i v e

i n f o r m a t i o n ( l i s t o f

p a r t i c i p a n t s , l e g a l a n d

f i n a n c i a l f o r m s , e t c . )

P a r t B :

a P D F d o c u m e n t w i t h

t h e s c i e n t i f i c a n d

t e c h n i c a l c o n t e n t s

a d d i t i o n a l d o c u m e n t s ,

a n n e x e s ( o p t i o n a l )


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32




S u b m i s s i o n



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33

Step 5: Edit Proposal Part A

A d m i n i s t r a t i v e f o r m s :

C o o r d i n a t o r s h a v e t h e

r i g h t t o e d i t a l l s e c t i o n s

o f t h e P D F

P a r t i c i p a n t s c a n o n l y

u p d a t e t h e i r r e l e v a n t

s e c t i o n s i n c l u d i n g

b u d g e t


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34

Step 5 Form filling

C l i c k o n " S a v e a n d c l o s e "

t o r e t u r n t o t h e m a i n p a g e .

T h e r e a r e h e l p f u l t o o l s t o

h e l p y o u w i t h f i l l i n g i n t h e

f o r m s :

H i g h l i g h t E x i s t i n g

F i e l d s : s h o w s w h i c h

f i e l d s h a v e t o b e f i l l e d i n

G o T o : a l l o w s y o u

t o n a v i g a t e q u i c k l y

w i t h i n t h e f o r m

V a l i d a t e F o r m : s h o w s t h e

l i s t o f e m p t y f i e l d s o r f i e l d s

w i t h w r o n g d a t a .


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35

Step 5: Edit Proposal Part B

T o f i l l o u t t h e P a r t B :

1 . D o w n l o a d t h e

t e m p l a t e s .

2 . F i l l i n y o u r p r o p o s a l ' s

d e t a i l s u s i n g t h e

t e m p l a t e s .

3 . S a v e y o u r d o c u m e n t ( s )

i n P D F f o r m a t .

4 . U p l o a d y o u r p r o p o s a l ' s

d o c u m e n t s i n P D F .


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36

Step 5: Validation

C l i c k o n t h e ' V a l i d a t e '

b u t t o n t o c h e c k

f o r p o t e n t i a l e r r o r s

i n y o u r D r a f t P r o p o s a l .

Y o u m a y r e c e i v e w a r n i n g ( s )

a b o u t t h e c u r r e n t s t a t e o f

y o u r p r o p o s a l .


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37

Step 5: Eligibility warnings

C l i c k o n t h e " S u b m i t "

b u t t o n t o s u b m i t

y o u r D r a f t P r o p o s a l .

Y o u m a y r e c e i v e w a r n i n g ( s )

a b o u t t h e c u r r e n t s t a t e o f

y o u r p r o p o s a l ' s e l i g i b i l i t y ,

b u t y o u c a n s u b m i t y o u r

p r o p o s a l a n y w a y a n d o p e n

i t a g a i n f o r r e - e d i t i n g

b e f o r e t h e d e a d l i n e .

S u b m i t t i n g y o u r p r o p o s a l

m u s t n o t b e a l a s t - m i n u t e

e x e r c i s e . Y o u m a y s u b m i t a

p r o p o s a l e a r l y i n t h e

p r o c e s s , t h e n u p d a t e

a n d s u b m i t a n i m p r o v e d

v e r s i o n s e v e r a l t i m e s

b e f o r e t h e c a l l c l o s u r e .


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38


C l i c k o n t h e " V i e w

w a r n i n g s " b u t t o n t o v i e w

t h e i d e n t i f i e d p r o b l e m

d i r e c t l y i n t h e f o r m s .

Y o u c a n g i v e a j u s t i f i c a t i o n

i f y o u w a n t t o s u b m i t y o u r

p r o p o s a l i n s p i t e o f t h e

w a r n i n g s .


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39


Blocking errors

S o m e o f t h e w a r n i n g s w i l l

b l o c k y o u r s u b m i s s i o n , e . g .

- e m p t y F o r m s A , n o p r o p o s a l

t i t l e ;

- m i s s i n g P a r t B .

P l e a s e v a l i d a t e y o u r p r o p o s a l

b e f o r e s u b m i s s i o n .

Demo Account


40/43


41/43

41

Step 6: Submit your proposal

A c o n f i r m a t i o n m e s s a g e

i s d i s p l a y e d

w h e n y o u r p r o p o s a l

i s s u c c e s s f u l l y s u b m i t t e d .

T h i s c o n f i r m a t i o n m e s s a g e

w i l l a l s o b e s e n t

t o y o u r e - m a i l a d d r e s s .

B e f o r e t h e d e a d l i n e

o f y o u r c a l l y o u c a n :

R e - e d i t y o u r p r o p o s a l ,

W i t h d r a w y o u r p r o p o s a l ,

D o w n l o a d a d i g i t a l l y

s i g n e d , t i m e - s t a m p e d

v e r s i o n o f y o u r p r o p o s a l

t h i s f u n c t i o n i s

a v a i l a b l e u p t o 9 0 d a y s

a f t e r c a l l c l o s u r e .

555555.


42/43

42

C l i c k o n ' E d i t - d r a f t '

t o a c c e s s y o u r s a v e d

p r o p o s a l .

A c c e s s a l l y o u r e x i s t i n g - d r a f t o r

s u b m i t t e d - p r o p o s a l s u n d e r t h e

' M y P r o p o s a l s ' t a b a f t e r l o g i n .

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43

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U s e r g u i d e o f t h e n e w e l e c t r o n i c p r o p o s a l s u b m i s s i o n s e r v i c e

h t t p s : / / e c . e u r o p a . e u / r e s e a r c h / p a r t i c i p a n t s / p o r t a l / S h o w D o c / P a r t i c i p a n t + P o r t a

l / p o r t a l _ c o n t e n t / d o c s / s u b m i s s i o n / 1 0 _ m i n u t e s _ g u i d e _ t o _ t h e _ s u b m i s s i o n . p d f

F A Q :

h t t p : / / e c . e u r o p a . e u / r e s e a r c h / p a r t i c i p a n t s / p o r t a l / p a g e / f a q

P r e s e n t a t i o n s :

h t t p : / / e c . e u r o p a . e u / r e s e a r c h / p a r t i c i p a n t s / p o r t a l / p a g e / f a q # b 8

C o n t a c t u s :

h t t p : / / e c . e u r o p a . e u / r e s e a r c h / p a r t i c i p a n t s / p o r t a l / p a g e / c o n t a c t u s

E C A S h e l p :

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