PowerPoint 2013 – Das umfassende Praxis-Handbuch · 2013-09-06 · Da Microsoft Office eine...

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Einleitung

Sagst du’s mir, so vergesse ich es.Zeigst du’s mir, so merke ich es mir.Lässt du mich teilhaben, so verstehe ich es.

(Chinesische Rhetorikregel)

Präsentieren, Visualisieren und Illustrieren mit PowerPoint 2013: einfach … wirkungsvoll»Machen Sie doch eben noch für das Meeting morgen zu TOP 2 eine schöne PowerPoint-Präsentation!« Wer hat diesen Satz so oder ähnlich noch nie gehört? Als ob das so einfachaus dem Ärmel zu schütteln ginge. Ist eine »schöne Präsentation« in der Kürze der Zeiteigentlich zu schaffen?

Sie ist zu schaffen – wobei der Begriff »schön« zu interpretieren bleibt.

Ist »schön« = »schön anzusehen«? Oder sollte der Inhalt »schön« im Sinne von »für das Pu-blikum akzeptabel und überzeugend« aufbereitet werden? Beim Inhalt kann Ihnen wederPowerPoint noch ein Buch helfen, der muss schon Ihrer persönlichen Kompetenz entsprin-gen. Für ein gutes Erscheinungsbild dagegen bietet PowerPoint eine Vielzahl von Hilfestel-lungen an, auch wenn es mal schnell gehen muss.

Schnellschüsse sollten allerdings auf wirkliche »Notfälle« beschränkt bleiben, denn mit et-was mehr Arbeitsaufwand lässt sich jede mit den Standard-Möglichkeiten durchaus passa-bel gestaltete Präsentation noch verbessern, und dann gibt es noch die sehr speziellenMöglichkeiten im grafischen Bereich, die auch komplizierteren und aufwendigeren Pro-blemstellungen ihre Bedrohlichkeit nehmen. PowerPoint hat mit den Jahren in diesem Be-reich eine weitere Aufwertung erfahren, die es nahe an grafische Gestaltungsprogrammerückt, ohne deren Anforderungen an die grafische Kompetenz der Benutzer.

Berlin, im Mai 2013

© des Titels »PowerPoint 2013 – Das umfassende Praxis-Handbuch« (ISBN 978-3-8266-9550-6) 2013 by Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH, Heidelberg. Nähere Informationen unter: http://www.mitp.de/9550

http://www.mitp.de/9550

Einleitung

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Über dieses BuchDieses Buch soll allen Aspekten genügen, deshalb ist es problemorientiert aufgebaut; Aus-gangsfrage ist jeweils: »Was soll präsentiert, gestaltet, visualisiert werden?«, um Ihnen dannzu zeigen, welche Hilfsmittel Ihnen PowerPoint für dieses Anliegen zur Verfügung stellt.Um auch den Wünschen der Eilbedürftigen zu genügen, ist die Erläuterung zu den The-menbereichen gestuft in

� die schnell angefertigte, aber dennoch ansehnliche Präsentation,

� die gestalterisch aufwendigere Präsentation einschließlich Spezialitäten nebst Tippsund Tricks.

So spannt sich der Bogen von »einfach und wirkungsvoll« bis zu »einfach wirkungsvoll«und soll die Möglichkeiten, die dieses komplexe Hilfsmittel bietet, aus allen Aspekten be-leuchten.

BasiswissenAlle Teile dieses Buches werden eingeleitet mit einem Kapitel »Basiswissen zu …« mitgrundlegenden Informationen zum jeweiligen Thema des Buchabschnitts.

Praxis-BeispieleAngereichert werden die Erläuterungen der Funktionen um Praxisbeispiele, die Erfahrun-gen aus der langjährigen Beschäftigung mit Präsentationstechniken widerspiegeln.

Workshops und WorkaroundsManche Gestaltungswünsche lassen sich nicht direkt mit den Funktionen von PowerPointerfüllen, aber auf Umwegen kommt man dennoch (manchmal nur annähernd) ans Ziel.Diese verschlungenen Wege erschließen die Workarounds, Schritt-für-Schritt-Anleitungenzur Ersatzlösung.

Ebenfalls Schritt für Schritt vermitteln die Workshops den Weg zur Lösung komplexer Auf-gabenstellungen.

Umfangreichere und themenübergreifende Workshops sind nicht im Buch abgedruckt,sondern als Tutorials auf die CD zum Buch ausgelagert. Diese Tutorials liegen in unter-schiedlicher Form vor, einige als Textdatei im PDF-Format, einige als PowerPoint-Präsenta-tion, einige als Video. Im Buch finden Sie Hinweise auf diese Ergänzungen.

Die CD zum BuchDie CD zu diesem Buch enthält Beispiele, Tutorials und Materialien, hauptsächlich zu denWorkshops, die Sie gern in Ihren Präsentationen verwenden dürfen.

Das Symbol weist im Text auf weiterführende Materialien auf der CD hin. Die CD ist inOrdner gegliedert; zu jedem Teil dieses Buches gibt es einen Ordner. Um die Beispielda-teien den Themen im Buch leicht zuordnen zu können, sind den Dateinamen die Ab-schnittsnummern der zugehörigen Themen vorangestellt.



Konventionen

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KonventionenWie in vielen Office-Programmen führen auch bei PowerPoint oft mehrere Wege zum Ziel,in etlichen Fällen gibt es auch »Abkürzungen«. Um diese verschiedenen Wege ökonomischdarstellen zu können, legt dieses Buch folgende Konventionen zugrunde:

Der Weg durch das MenübandUm Schritt-für-Schritt-Anleitungen ökonomisch zu gestalten, habe ich in den Beschreibun-gen auf ausführliche, immer wieder gleiche Anweisungen wie »Klicken Sie auf die Schaltflä-che XX in der Gruppe YY der Registerkarte ZZ.« verzichtet und nur die wesentlichen Stationenauf dem Weg zu den Funktionen aufgezählt, zum Beispiel

Zeichentools FORMAT Anordnen AUSRICHTEN HORIZONTAL ZENTRIEREN

Notwendige Klicks mit der linken Maustaste im Menüband, im Kontextmenü oder in Dia-logfenstern erkennen Sie an der VERSALSCHREIBWEISE der Bezeichnung des anzuklickendenRegisters oder Symbols. Aufeinanderfolgende Klicks sind durch das Zeichen voneinandergetrennt.

Zur Unterscheidung, welche Register nur zur Orientierung dienen und welche angeklicktwerden müssen, sind die nicht anzuklickenden kursiv gesetzt.

Hier noch einmal visualisiert, weil die Abfolge der Leisten und Register leider etwas unlo-gisch aufgebaut ist:

Die Beschreibung

EINFÜGEN Bilder ONLINEGRAFIK

entspricht der Klickfolge:

Tasten-Navigation

Nicht berücksichtigt ist die Navigation über (Alt)+Buchstabentasten, die dem Weg durchdas Menüband entspricht und während der Bearbeitung angezeigt wird, hier also eine bloßeVerdoppelung darstellte.



Einleitung

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Aufruf-Varianten

In Microsoft Office sind die meisten Funktionen auf mehreren Wegen erreichbar; welcherWeg der bequemste ist, richtet sich nach den Gewohnheiten der Anwender, manche arbei-ten gern mit Tastenkürzeln, andere mit der Maus über das Menüband, wieder andere mitdem Kontextmenü, das beim Anklicken mit der rechten Maustaste aufklappt.

Ich habe mich bemüht, möglichst immer alle alternativen Wege zur Funktion aufzuschreiben,um allen Benutzerstilen entgegenzukommen. Diese Beschreibungen beginnen jeweils mit:

Aufruf-Alternativen

Wahlweise Funktionsaufrufe zum selben Ziel stehen im Text ohne besondere Hinweise un-tereinander:

Bildtools FORMAT Anpassen BILD ÄNDERN

BILD ÄNDERN

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Aufeinanderfolgende Funktionsaufrufe in komplexen Abläufen – vor allem Workaroundsund Workshops – erkennen Sie an der vorangestellten Nummerierung, z.B.

REGISTERNAME Zugriff über das Menüband, angegeben ist der Name des Registers, das mit einem Mausklick zu öffnen ist.

Klick mit der linken Maustaste in besonderen Fällen, z.B. in Zusammenarbeit mit der Tastatur

Doppelklick auf das bearbeitete Objekt

Zugriff über das Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste auf das bear-beitete Objekt), gefolgt von der mit Linksklick aufzurufenden Funktion

Bedienung am Tablet oder Touchscreen, wenn wesentliche Unterschiede gegenüber der Mausbedienung bestehen (ansonsten gelten die Bedien-hinweise für Mausklicks auch für Tippen auf den Touchscreen)

Zugriff über eine Tastenkombination (Shortcut) z.B. (Strg)+(Alt)+(Entf)



Konventionen

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1. START Zeichnen (Formauswahl)

2. Zeichnen Sie die gewünschte Form.

3. Zeichentools FORMAT Formen einfügen FORM BEARBEITEN PUNKTE BEARBEITEN

In erläuternden Abbildungen zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind die dargestellten Be-arbeitungsschritte mit Nummern versehen, die auf den zugehörigen Schritt in der An-leitung verweisen.

Globale Schaltflächen

Es gibt einige Schaltflächensymbole, die immer wieder auftauchen:

Solche »übergeordneten« Schaltflächen tauchen in den Funktionswege-Beschreibungendieses Buches bildlich auf, z.B.

Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik TEXTOPTIONEN VERTIKALE AUSRICHTUNG

oder

ENTWURF Designs (Auswahl)

In einigen Fällen habe ich auf die Angabe alternativer Wege verzichtet, weil sie keine wirk-lich probate Lösung darstellen, denn wer wollte wohl

DATEI OPTIONEN SICHERHEITSCENTER EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER DATENSCHUTZOPTIONEN DOKUMENTPRÜFUNG

benutzen, wenn

DATEI INFORMATIONEN AUF PROBLEME ÜBERPRÜFEN DOKUMENT PRÜFEN

zum selben Ziel führt?

Darstellung des Mauszeigers in Abbildungen

Analog zu den Maussymbolen in den Beschreibungen finden Sie in den Abbildungen Vari-anten für den Mauszeiger:

zum Aufklappen eines nur teilweise dargestellten Katalogs

zum Aufklappen einer Liste, von der nur eine Zeile zu sehen ist, oder als Ersatz fürden Rechtsklick für das Kontextmenü

für den schnellen Zugriff auf ausführliche Dialoge

oder einfacher Klick

Doppelklick

Rechtsklick



Einleitung

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Dialoge und AufgabenbereicheDialoge und Aufgabenbereiche sind häufig mit weiterführenden Schaltflächen ausgestattet,so dass damit ein Geflecht von Bearbeitungspfaden entstehen kann. In den Beschreibungendieses Buches sind die zusammenhängenden Dialoge und Auswahlen mit wegbeschreiben-den Pfeilen visualisiert, ein Beispiel:

Viele Dialoge finden im Aufgabenbereich statt, darin ist eine Vielzahl von Funktionen unter-gebracht, die in verschiedene Rubriken und weitere Untergliederungen aufgeteilt sind, da-mit die Aufgabenbereiche nicht überladen werden.



Konventionen

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Die Beschreibung des Weges durch einen Aufgabenbereich folgt denselben Regeln wiedurch das Menüband:

Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik TEXTOPTIONEN Symbol KategorieTEXTFÜLLUNG Option EINFARBIGE FÜLLUNG Schaltfläche

Wobei die Bezeichnungen der »Hierarchiestufen« der Einfachheit halber meist entfallen:

Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN TEXTOPTIONEN TEXTFÜLLUNG EINFARBIGE

FÜLLUNG

DarstellungDa Microsoft Office eine besondere Ökonomie im Menüband betreibt, kann es sein, dass dieDarstellung auf Ihrem Bildschirm von den Illustrationen und Erläuterungen dieses Buchesabweicht.

Fast alle Screenshots in diesem Buch sind bei einer Bildschirmauflösung von 1.600 PixelBreite aufgenommen worden. In dieser Auflösung werden die Registerkarten komplett dar-gestellt, es bedarf dazu jedoch eines Monitors von mindestens 20 Zoll Diagonale. Bei gerin-geren Auflösungen reduziert PowerPoint die Darstellungsvielfalt des Menübandes, weshalbdas Menüband auf Ihrem Bildschirm anders aussehen kann als die Abbildung hier im Buch.

WichtigDie Formatierungswerkzeuge in den Aufgabenbereichen sind umfassend, während Menü-band und daraus ausklappende Menüs nur Teile davon enthalten. Vom Menüband weiter-führende Verweise mit der Schaltfläche führen ohnehin zum passendenAufgabenbereich.

Deshalb werden in diesem Buch grundsätzlich die Bearbeitungen im Aufgabenbereichbeschrieben, auch wenn es parallel im Menüband Dubletten einzelner Kategorien undFunktionen gibt.

Funktionen des Menübandes werden nur in Ausnahmefällen erwähnt und wenn es umFunktionen geht, die von den Programmentwicklern noch nicht ins Menüband integriertwurden.

EmpfehlungAuch wenn die Bearbeitungsfläche der Folien dadurch eingeschränkt wird, ist es ange-sichts der Kontextsensitivität der Aufgabenbereiche empfehlenswert, den Aufgabenbe-reich … FORMATIEREN ständig offen zu halten. Beim bloßen Anklicken einesFolienelements stellt sich der Aufgabenbereich auf die dafür geeigneten Formatierungs-werkzeuge ein.



Einleitung

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Die Abbildung zeigt das Menüband mit den Tabellentools oben vollständig in 1600er Auflö-sung und unten reduziert bei 1200 px Bildschirmbreite. Unten sind die Schaltflächen nichtnur zusammengeschoben, es fehlen auch einige Beschriftungen.

Hervorhebungen

Die neue Office-Oberfläche ist sehr schlicht und kontrastarm. Bei der Graustufendarstel-lung in diesem Buch kommen farbliche Hervorhebungen in den Screenshots deshalb nichtausreichend deutlich zum Ausdruck.

In solchen Fällen finden Sie in den Abbildungen gelegentlich Einrahmungen oder Unter-streichungen, die auf diese Hervorhebungen hinweisen.

Für Versionsaufsteiger: Was ist neu in 2013?

Wie üblich, sind auch bei dieser Version einige Funktionen hinzugekommen und verändertworden. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss über die Fundstellen in diesem Buch:

Neue Funktionen siehe in

Formatierung in Aufgabenbereichen 1.2.6

Touch-Bedienung 1.2.8, 1.5.2, 7.2.3

Farbübernahme mit Pipette 4.2.3

Bedienung des Diagrammmodus Kap. 13 - 15

Datenblatt mit Excel-Funktonalität im Diagrammmodus 13.2

Formen zusammenführen (kombinieren) für Bilder 18.8

Buchstaben in Grafik umwandeln 22.1.4

Neue Folienübergänge 30.1

Bildausschnitt vergrößern 30.2.1

Neue Referentenansicht 42.3



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