OKŁADKA:

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA:

ROZLICZANIE WNIOSKÓW O FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI STUDENCKIEJ

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 2 D z i a ł S t u d e n c k i

Zawartość: Słowo wstępu ................................................................................................. 3

Składanie wniosków do Komisji FDS ................................................................ 4

Przyznane dofinansowanie na projekt. I co dalej? ........................................... 4

Co oferuje Uczelnia? Zakupy i usługi na PWr ................................................... 5

Rozliczanie projektów na wydziale .................................................................. 6

Rozliczanie projektów w Dziale Studenckim .................................................... 7

Zamówienia w elektronicznym Systemie Zamówień ........................................ 8

Faktura? Po co mi ona? ................................................................................. 10

Jak rozliczyć bilety PKP i PKS? ........................................................................ 12

Jak zamówić i rozliczyć bilety lotnicze? .......................................................... 13

Zakupy i usługi zagraniczne, rozliczanie faktur .............................................. 14

Przedpłaty i zaliczki. ...................................................................................... 14

Rozliczanie zarobionych środków .................................................................. 15

Sprawozdania z projektów ............................................................................ 15

Spis załączników do poradnika ...................................................................... 16

Tre śc i zawa rt e w por ad n ik u mo gą st ać s i ę n iea kt ua l n e

wraz z e zm ia nam i or ga n izacy j nym i w je d nos tkac h uc zel n i

bą dź zm ia nam i w dok um e nta ch r eg u lu jącyc h dz ia ła l ność

st u de nck ą na Po l i t ech n ice Wroc ław sk ie j .

Opracowanie: mgr Marta Prus, mgr inż . Michał Ska lny

Konsu ltacje, oprawa graf iczna i sk ład: mgr inż . Kamil Nawirsk i

Wsze lk i e praw a za st rzeżo ne, ko piowa n ie, s ka nowa n ie, fo to gra fowan i e

je dy ni e za zgo dą p is em ną wydawc y. Po ra dn ik je s t w yda n iem bez płat n ym

sf i na n sowa nym p rzez Po l i t ech n ik ę W roc ł aws ką.

©Copy r i g ht by Dz ia ł St u de nck i Po l i tec h ni k i Wroc ław sk ie j ,

Wrocław 2 012

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 3 | S t r o n a

Słowo wstępu

Szanowni Studenci!

Aktywność studencka jest nieocenioną

działalnością, dającą szansę na świetną zabawę,

zdobywanie doświadczenia, rozwój osobisty

i nawiązywanie trwałych relacji z ambitnymi

młodymi ludźmi. Jednocześnie jest ona bardzo

ważna dla Politechniki Wrocławskiej, która dzięki

niej ma szansę na spełnienie części oczekiwań,

jakie są stawiane przed jedną z najlepszych Uczelni w kraju. To na rzecz tej

aktywności corocznie Senat Politechniki Wrocławskiej przyznaje środki

z własnego budżetu. To dzięki tej aktywności studenci pozyskują pokaźną

sumę ze źródeł zewnętrznych każdego roku. Prawidłowe wydatkowanie tych

środków finansowych jest niestety obostrzone wieloma niekiedy bardzo

skomplikowanymi procedurami. Odpowiadając na Wasze potrzeby został

przygotowany krótki poradnik przybliżający i mam nadzieję, wyjaśniający część

tych zawiłych procedur. Poradnik jest uzupełnieniem szkoleń prowadzonych

przez pracowników Uczelni i Waszych bardziej doświadczonych kolegów

i koleżanki. Poradnik został napisany w sposób nieformalny tak, aby każdy,

nawet rozpoczynający działalność student, mógł znaleźć w nim wskazówki do

rozliczenia najczęściej pojawiających się wydatków. Bardzo serdecznie

dziękuję autorce poradnika Pani Marcie Prus, która zebrała i opisała codzienne

sprawy związane z działalnością aktywnych studentów w Politechnice

Wrocławskiej. Życząc wszystkim działającym studentkom i studentom samych

sukcesów w rozliczaniu projektów, chciałbym przypomnieć, że studiowanie

w Politechnice Wrocławskiej to nie tylko zdobywanie wiedzy w ławach

szkolnych, ale również rozwijanie własnych pasji i zainteresowań,

niejednokrotnie w żaden sposób nie związanych z kierunkiem studiów.

Z poważaniem

Dyrektor Działu Studenckiego

mgr inż. Michał Skalny

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 4 D z i a ł S t u d e n c k i

Składanie wniosków do Komisji FDS

1. Wnioski składaj zgodnie z Zasadami finansowania działalności studenckiej

z budżetu Politechniki Wrocławskiej udostępnionymi na stronie Działu

Studenckiego:

www.dzialstudencki.pwr.wroc.pl/doc/aktywnosc_finans. php oraz

przedstawianymi podczas szkoleń z Finansowania Działalności Studenckiej.

Terminy szkoleń są ogłaszane odpowiednio wcześniej na stronie Działu

Studenckiego w zakładce Najnowsze informacje. Wymagamy, aby każda

osoba składająca wniosek (koordynator projektów) z danego podmiotu

studenckiego (organizacji studenckiej, agendy kultury, koła naukowego

lub grupy studentów składającej wniosek) uczestniczyła w tym szkoleniu.

Szkolenie jest aktualne przez okres 12 miesięcy od daty jego odbycia.

2. Wnioski K1K, K1N, K2 i K3 musisz złożyć przynajmniej 2 tygodnie przed

organizowanym wydarzeniem elektronicznie i w formie papierowej, wnioski

budżetowe (B1) i cykliczne (C1) raz w roku do 15. stycznia. W zeszycie

wniosków, który znajduje się w Biurze Informacji Studenckiej (pok. 142 w bud.

A-1), zarejestruj wniosek nadając mu kolejny numer z zeszytu. Numer wniosku

z zeszytu wpisz na wniosek papierowy, który po uzupełnieniu wepnij do

segregatora znajdującego się tuż obok zeszytu wniosków. Zeszyt i segregator

są zabierane o godzinie 12:00 w przeddzień posiedzenia Komisji FDS, dlatego

ze składaniem wniosku papierowego nie zwlekaj do ostatniej chwili!

Przyznane dofinansowanie na projekt. I co dalej?

3. Po posiedzeniu Komisji FDS w zeszycie oraz w systemie pojawia się informacja

dotycząca podjętych decyzji. Przed rozpoczęciem rozliczania wniosku sprawdź,

czy środki na działalność studencką zostały przyznane.

Środki mogą być przyznane w całości lub części, dlatego

niezbędne jest sprawdzenie we wniosku na jakie pozycje

konkretnie lub jakimi obostrzeniami Komisja objęła

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 5 | S t r o n a

Twój wniosek. Pamiętaj, aby stosować się do uwag we wniosku podczas

rozliczania projektu.

UWAGA: Dział Studencki nie wypłaci Ci pieniędzy przyznanych we wniosku,

żebyś mógł realizować zakupy!!! Płatności dokonywane są przelewem po

przeprowadzeniu stosownej procedury. W nielicznych przypadkach możesz

poprosić o wypłacenie zaliczki przez Dział Studencki, o ile taką zaliczką

dysponuje pracownik działu.

4. Musisz liczyć się z faktem, że przyznane dofinansowanie może ulec

zmniejszeniu w trakcie rozliczania - w przypadku rozliczania wniosków na

wszelkie wyjazdy lub inne projekty, gdzie w uwagach jest zaznaczone,

że przyznano np. po 10 zł/os.

Przykład:

Wyjeżdża 100 osób, kwota przyznana to 10 zł x 100 = 1000 zł max.

Pod uwagę bierzemy liczbę osób faktycznie wyjeżdżających. Jednocześnie

kwota dofinansowania nie może przekroczyć 1000 zł.

Możliwe są dwa przypadki:

1. Wyjeżdża 120 osób, a nie 100 (ile było przewidzianych) - dofinansowanie

maksymalne 1000 zł,

2. Wyjeżdża o 20 osób mniej niż było w założeniach (80 osób) -

dofinansowanie 10 zł x 80 = 800 zł.

Aby rozliczyć wyjazd lub uzyskać przeksięgowanie środków zapoznaj się

z wytycznymi wyjazdów studenckich w Zasadach organizacji wyjazdów

studenckich oraz złóż stosowne dokumenty (załączniki do wyżej

wspomnianych Zasad).

Co oferuje Uczelnia? Zakupy i usługi na PWr

5. Pamiętaj, że pierwszeństwo w wykonywaniu niektórych

usług mają poszczególne jednostki Politechniki

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 6 D z i a ł S t u d e n c k i

Wrocławskiej. Jeżeli więc jednostki te mają możliwość, powinieneś brać je jako

pierwsze pod uwagę. Jednostki, o których mowa to:

a. Dział Transportu (usługi transportowe),

b. Drukarnia Oficyny Wydawniczej (ksera i druki do formatu B2+ oraz

usługi powiązane),

c. Magazyn PWr (artykuły biurowe, gadżety PWr i środki czystości).

Aby skorzystać z usług oferowanych przez jednostki Uczelni, wypełnij

formularz zamówienia, a następnie przynieś go do podpisu Dyrektorowi Działu

Studenckiego. W tym przypadku nie rób rozeznania cenowego. W podobny

sposób możesz zamówić wydruki plakatów poza Uczelnią, w firmie STUDIO L,

z którą Uczelnia ma podpisaną umowę przetargową (umowa obowiązuje do

30.08.2013r.). Jeżeli jednostki PWr lub STUDIO L nie mają możliwości

wykonania usługi w danym terminie bądź towar w magazynie jest

niedostępny, dopiero wtedy możesz przystąpić do zamówienia towaru/usługi

w firmach zewnętrznych. Odbywa się to według zasad opisanych poniżej,

zawsze po uprzednim uzyskaniu adnotacji, że jednostka Uczelni czy STUDIO L

nie ma możliwości zrealizowania zamówienia.

Na druku do Oficyny Wydawniczej musisz każdorazowo wpisywać kwotę,

za jaką ma być zrealizowana usługa (kwota musi być niższa bądź równa kwocie

przyznanej na wydruki, aby nie generować przekroczeń wniosku). Podobnie

postępuj, gdy pobierasz materiały z magazynu.

Pamiętaj, aby druki do magazynu wypisywać zawsze w 3 egzemplarzach

(2 egzemplarze zostają w magazynie, trzeci jest przekazywany z magazynu

do Działu Studenckiego). Pamiętaj również, żeby podać nam numer

wniosku, do którego mamy przypisać ten koszt!

Rozliczanie projektów na wydziale

6. Rozliczanie wniosków Kół Naukowych i grup

studentów powiązanych z jednym wydziałem:

Środki przyznane na wnioski składane przez koła naukowe

lub grupy studentów przekazujemy na konto Wydziału,

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 7 | S t r o n a

Instytutu czy Katedry wskazane przez koordynatora projektu. Tam też rozlicz

swój projekt (chyba, że były inne ustalenia dotyczące rozliczania wniosku,

wtedy jest on rozliczany jak wnioski Organizacji Studenckich i Agend Kultury).

W tym celu musisz zgłosić się do Działu Studenckiego i poinformować nas na

jakie konto mamy przekazać przyznane na dany wniosek środki. Dział

Studencki nie przekazuje przyznanych środków automatycznie po posiedzeniu

Komisji, lecz dopiero po uzyskaniu informacji od koordynatorów projektów!

Konieczne jest złożenie sprawozdania z wydanych środków w terminie 30 dni

od zakończenia projektu.

Rozliczanie projektów w Dziale Studenckim

7. Rozliczanie wniosków Agend Kultury, Organizacji Studenckich i grup

studentów powiązanych z kilkoma wydziałami:

a. Każdy wydatek dotyczący danego wniosku zgłoś w Dziale Studenckim

odpowiednio wcześniej (wydatek zaliczkowy ok. 1-2 tygodnia

wcześniej, wydatek związany z przelewem z PWr ok. 3-4 tygodnie

wcześniej). Związane jest to z wymogiem zgłaszania każdego

wydatku w postaci wniosku w Systemie Zamówień, a prawidłowe

wydatkowanie środków publicznych nie jest łatwe.

b. Wydatki muszą być zgodne z pozycjami na wniosku oraz nie mogą

przekraczać kwoty przyznanej na poszczególne pozycje oraz całości

przyznanego dofinansowania przez Komisję FDS. Nie możesz łączyć

pozycji z wniosku, przenosić kwot między pozycjami ani między

wnioskami!

c. Jeżeli planujesz przychody z innych źródeł, musisz poinformować nas

podając wstępną kwotę (aby kwota całościowa projektu nie

przekroczyła finansowania wraz z przychodami) oraz na jaki

zakup/usługę zostanie ona przeznaczona.

O wszelkich zmianach informuj Dział Studencki

na bieżąco.

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 8 D z i a ł S t u d e n c k i

Zamówienia w elektronicznym Systemie Zamówień

8. Składanie wniosków w Systemie Zamówień na zakupy bądź usługi płatne

przelewem z konta PWr wymaga poprawnego złożenia formularza

e-mailem (marta.prus@pwr.wroc.pl lub elzbieta.grzebyk@pwr.wroc.pl).

Niezbędne informacje (w tytule e-maila wpisz „Zamówienie

do <nr wniosku> <nazwa podmiotu studenckiego>):

a. Nazwa podmiotu studenckiego, dla którego będzie realizowane

zamówienie, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej

za zamówienie, numer kontaktowy do tej osoby.

b. Numer wniosku, którego dotyczy zamówienie.

c. Szczegółowy opis towaru (np. wynajem żeglugi pasażerskiej

dla 130 osób w dniu 18 maja w godzinach 18:00-24:00).

d. W przypadku usługi transportowej, noclegowej,

gastronomicznej, itp. podaj liczbę osób, których dotyczy wniosek

oraz inne ważne informacje (np. ilość posiłków w ciągu doby,

liczbę dób w hotelu, miejsce wyjazdu, przyjazdu, itp.).

e. Wielkość dostawy: ilość zamawianych sztuk, ilość miejsc, ilość

porcji, itd.

f. Forma dostawy: odbiór osobisty, dostawa gratis, dostawa

w wyznaczone miejsce (wraz z kosztem), itp.

g. Koszty: kwota netto za sztukę (ewentualnie za całość), stawka

VAT, kwota brutto za całość.

h. Informacja o płatności: płatność przelewem z 14-dniowym

terminem płatności od dnia wystawienia faktury (nie wcześniej

niż data sprzedaży bądź wykonania usługi).

i. Termin dostawy: na kiedy potrzebny jest towar (planowana data

zakupu bądź wykonania usługi).

j. Rozeznanie cenowe: prześlij zapytanie

ofertowe, które wysłałeś do firm oraz 3 oferty mailowe,

przesłane faksem bądź też ręcznie wypełnione przez

oferenta wraz z jego pieczątkami, najlepiej w formacie pdf

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 9 | S t r o n a

(nie może to być oferta w postaci print screen ze strony

internetowej, na której przedstawione są oferty). W ofercie

muszą znajdować się następujące informacje:

dokładny adres dostawcy/wykonawcy,

NIP,

telefon i osoba kontaktowa ze strony oferenta,

e-mail,

wartość całej oferty netto,

cena jednostkowa netto,

stawka VAT,

warunki płatności - preferowany przez nas sposób

zapłaty to przelew z 14-dniowym terminem płatności

(aby zdążyć z przelewem do upływu terminu).

Dostawa powinna być wliczona w cenę oferty (ewentualnie podaj informację

o formie dostawy wraz z kosztem netto i stawką VAT). Wskaż też w e-mailu

termin ważności oferty, która z ofert jest najtańsza, i że to ją wybierasz. Oferty

w e-mailu opisz nazwami oferentów!

9. Po otrzymaniu e-maila z prośbą o złożenie wniosku w Systemie Zamówień

pracownik Działu Studenckiego sprawdza dokument pod względem

formalnym i merytorycznym, po czym jest on podpisywany przez różne

jednostki. Wnioski w Systemie Zamówień są realizowane dość długo, dlatego

też prosimy o rzetelne planowanie wydatków i wcześniejsze ich zgłaszanie

do Działu Studenckiego.

10. Po zatwierdzeniu wniosków na zakupy zaliczkowe (za pieniądze otrzymane

z Działu Studenckiego) jesteśmy informowani przez Biuro Zamówień

Publicznych o możliwości rozliczania faktury (ew. o odmowie i braku

możliwości rozliczania). Twoim obowiązkiem jest sprawdzanie w Dziale

Studenckim (może być telefonicznie bądź mailowo) na jakim

etapie znajduje się wniosek, czy został on już zatwierdzony

i czy możesz przyjść do nas po zaliczkę.

11. Po zatwierdzeniu wniosków na zakup/usługę, do których jest

wymagane zamówienie, Dział Zakupów generuje w systemie

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 10 D z i a ł S t u d e n c k i

zamówienie na podstawie przesłanych ofert, a po zebraniu koniecznych

podpisów na zamówieniu jest ono w formie e-maila przesyłane automatycznie

do oferenta wraz z prośbą o realizację zakupu/usługi (musisz pamiętać

o podaniu e-maili do oferentów). Dział Studencki otrzymuje kopię takiego

e-maila, stąd też wiemy, że firma otrzymała już zamówienie. W przypadkach,

gdy brak jest np. adresu e-mail oferenta, Dział Studencki otrzymuje e-maila

z zamówieniem, który jest przesyłany do osób zamawiających towar/usługę

z prośbą o przekazanie zamówienia do wybranego dostawcy. Po przekazaniu

zamówienia do dostawcy możesz rozliczyć zakup/usługę. Twoim obowiązkiem

jest sprawdzanie w Dziale Studenckim (może być telefonicznie bądź mailowo)

na jakim etapie znajduje się wniosek, czy został on zatwierdzony, czy możesz

już realizować zakup/usługę.

Faktura? Po co mi ona?

12. Po zrealizowaniu zakupu/usługi do Działu Studenckiego musisz dostarczyć

poprawnie wystawioną i opisaną przez koordynatora (lub osobę

odpowiedzialną za finanse w danym podmiocie) fakturę.

Przez poprawne wystawienie rozumie się:

a. Zgodność nazwy firmy wystawiającej fakturę z firmą widniejącą na

zamówieniu.

b. Faktura jest oryginałem.

c. Na fakturze widnieje poprawny 10-cyfrowy NIP firmy.

d. Na fakturze widnieje konto bankowe firmy, na które należy wpłacić

należność za zakup/usługę.

e. Forma zapłaty jest zgodna z zamówieniem.

f. Kwota na fakturze jest zgodna z kwotą na zamówieniu.

g. Poprawna data sprzedaży i wystawienia faktury (data wystawienia

nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży).

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 11 | S t r o n a

h. Poprawne dane odbiorcy (PWr) to:

Politechnika Wrocławska

Wybrzeże Wyspiańskiego 27

50-370 Wrocław

NIP 896-000-58-51

Poprawny opis na fakturze musi zawierać informacje:

a. Czego dotyczył zakup (np. faktura za zakup 20 okładek na

dyplomy), w jakim celu zakupiłeś dany przedmiot, co się z nim

stało (np. gadżety zostały rozdane uczestnikom konferencji

w celach promocyjnych), jakiego projektu dotyczy, kiedy projekt

ma/miał miejsce, jeżeli zakupiłeś środek wielokrotnego użycia,

np. młotek, głośniki, słuchawki, banner, roll-up, itd., musisz

wpisać go na ewidencję Uczelni. Ewidencję Kół Naukowych

i niektórych podmiotów prowadzi opiekun, w pozostałych

przypadkach P. Barbara Mich (C-13, 4.30). Pamiętaj!!! Numer

z książki ewidencyjnej wpisz na fakturę (wraz z kwotą)!

b. Jeżeli faktura dotyczy usługi - opisz na czym polegała i kiedy była

zrealizowana, kto brał udział (w szczególności niezbędna jest

lista osób przy usłudze noclegowej, transportowej, udział

w konferencjach, szkoleniach, wyjazdach studenckich, itp.).

c. Numer wniosku, którego dotyczy faktura, po zakończonym opisie

(ok. 4-5 linijek max., opis nie powinien przekraczać 1/3 strony na

odwrocie faktury);

d. Podpis osoby odpowiedzialnej. Jeżeli kupowane były nagrody czy

upominki przedstaw protokół konkursowy i potwierdzenie

przekazania nagród dla zwycięzców oraz regulamin konkursu.

Pamiętaj, że nagrody o wartości powyżej 760 zł podlegają

opodatkowaniu, co skutkuje tym, że zwycięzca

musi odprowadzić podatek dochodowy

w wysokości 10%.

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 12 D z i a ł S t u d e n c k i

e. Jeżeli faktura jest wystawiona zgodnie z umową zawartą między

Politechniką a dostawcą (zarejestrowaną na Politechnice) wpisz

na fakturę numer umowy.

f. Jeżeli faktura dotyczy wykonania pieczątek, musisz wraz

z fakturą przynieść pieczątki do Działu Studenckiego celem ich

zarejestrowania. Pieczątki muszą być również przybite na

odwrocie faktury wraz z wpisanym numerem z rejestru.

g. Jeżeli w magazynie nie ma odpowiednich wkładów drukujących

do drukarki/ksero, możesz go kupić po złożeniu zamówienia.

Powinieneś jednak pamiętać, że na odwrocie faktury w opisie

trzeba wpisać numer ewidencyjny drukarki. Jeżeli drukarka nie

jest wpisana na ewidencję (np. prywatna drukarka studenta), nie

ma możliwości rozliczenia wkładu drukującego.

h. Należy pamiętać również, że nie ma możliwości rozliczenia

faktury za alkohol, wyroby tytoniowe, paliwo, bilety MPK bez

faktury, itp.

13. Jeżeli w jednym dniu dokonujesz większych zakupów (zgodnie

z zamówieniem) w jednym sklepie (np. zakupy na ognisko w markecie),

łatwiej rozliczyć będzie kilka faktur poukładanych tematycznie w grupy niż

jedną zbiorową (jeżeli zachodzi taka potrzeba, ponieważ jest kilka

kategorii, np. węgiel, grill to są artykuły do grillowania; kiełbasa, chleb,

napoje to są artykuły spożywcze; kubki, widelce, noże, tacki to są naczynia

plastikowe).

14. Gdy dostarczysz do Działu Studenckiego fakturę, jest ona u nas

sprawdzana, opieczętowywana i rozliczana w trakcie kilku dni od dnia jej

złożenia.

Jak rozliczyć bilety PKP i PKS?

15. Rozliczanie biletów PKP i PKS jest możliwe bez

posiadania faktury za zakup biletów, a czas rozliczania

biletów jest o wiele krótszy niż czas rozliczenia faktury.

Ważne jest, aby bilet posiadał NIP wystawcy. Aby rozliczyć

bilety za przejazd, musisz wypełnić tzw. listę do wypłaty.

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 13 | S t r o n a

Na liście w tytule wpisz nazwę podmiotu (organizacji, agendy, ew. koła),

czego dotyczył wyjazd, w jakich dniach się odbył i dokąd podróżowano.

Dopisz również numer wniosku, którego dotyczył wydatek.

W kolumnach wpisz kolejno imię i nazwisko osoby wyjeżdzającej (każdy

bilet powinien być wpisany w osobnym wierszu), wskaż relację

pociągu/autobusu (skąd dokąd) oraz koszt przejazdu powtarzając

to w rubryce „RAZEM”. Każda osoba musi potwierdzić podpisem odbycie

podróży. Pamiętaj, że studentów i doktorantów obowiązuje zniżka 51%

(do 26 roku życia), a Dział Studencki rozlicza jedynie 49%, które zapłacił

student/doktorant. Ważne jest to w wypadku, gdy uczestnik

np. zapomniał legitymacji i zapłacił za normalny bilet. Wtedy musisz liczyć

się z faktem, że otrzyma on jedynie 49% wartości biletu (i taką kwotę

należy tez wpisać na liście do wypłaty). Normalne bilety są rozliczane

jedynie w przypadku pracowników PWr oraz wszystkich studentów

i doktorantów, którzy przekroczyli 26 lat. Jeżeli biletów dotyczących

jednego wyjazdu jest więcej niż wierszy na liście, wypełnij kolejną listę,

wpisując kolejny nr porządkowy (poprzednia lista kończy się na numerze

11, kolejna lista rozpoczyna się od numeru 12). W tytule każdej kolejnej

listy wpisz „ciąg dalszy”. Nie wpisuj kwot w rubrykach „RAZEM”

i „SŁOWNIE”!

Jak zamówić i rozliczyć bilety lotnicze?

16. Rozliczanie biletów lotniczych zakupionych w innej firmie niż firma

wskazana przez Uczelnię jest możliwe jedynie w nielicznych przypadkach

(musisz uprzednio skonsultować ten fakt w Dziale Studenckim). Aby

rozliczenie biletu odbyło się bez problemów, wypełnij wniosek

do wskazanej firmy (obecnie jest to Polish Travel Quo Vadis) o rezerwację

i zakup biletu/wizy, zgodnie z zawartą umową pomiędzy

Politechniką Wrocławską a w.w. firmą. Wypełniony

i podpisany przez osobę wyjeżdżającą wniosek dostarcz

do Działu Studenckiego, celem podpisania go przez

Dyrektora Działu Studenckiego. Podpisany wniosek

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 14 D z i a ł S t u d e n c k i

zostaje przesłany faksem z Działu Studenckiego do firmy, a po kilku dniach

do Działu Studenckiego drogą pocztową przesyłane są faktury za przelot,

które musisz odebrać i opisać według ww. zasad.

Zakupy i usługi zagraniczne, rozliczanie faktur

17. Rozliczanie faktur zagranicznych zależy od wielu czynników, dlatego zanim

dokonasz zakupu za granicą zgłoś taki zamiar w Dziale Studenckim, gdzie

przekażemy Ci wszelkie informacje dotyczące sposobu rozliczenia.

18. Dział Studencki w niektórych przypadkach może dokonać opłat przed

terminem do firm krajowych oraz zagranicznych. W tym wypadku również

zgłoś się odpowiednio wcześniej do Działu Studenckiego, gdzie

przekażemy Ci informacje, jak postąpić w tym przypadku i jakie

dokumenty musisz nam dostarczyć, aby dana kwota została przelana na

konto dostawcy.

Przedpłaty i zaliczki .

19. Możemy również dokonać przedpłaty/zaliczki, lecz jedynie w wypadku,

gdy podpisywana była umowa, w której widnieje zapis o konieczności

dokonania przedpłaty, lub gdy w podpisanym zamówieniu zostało

zapisane w uwagach, że Politechnika Wrocławska dokona przedpłaty

w danej wysokości.

20. Wszystkie przedpłaty, wcześniejsze opłaty i dyspozycje przelewów

zagranicznych rozliczamy po dostawie towaru lub wykonaniu usługi na

podstawie otrzymanej faktury. Przypilnuj jednak, aby na fakturze

znajdował się zapis, że fakturę już zapłacono, lub że wpłacono zaliczkę

w danej wysokości i ile pozostało do zapłaty. Otrzymaną i opisaną fakturę

dostarcz do Działu Studenckiego.

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 15 | S t r o n a

Rozliczanie zarobionych środków

21. Aby móc rozliczyć środki zarobione przez Organizację Studencką, Agendę

Kultury czy Koło Naukowe (środki, które wpłynęły na konto podmiotu

studenckiego - np. zgodnie z umową po wystawieniu faktury przez Dział

Studencki, środki zebrane na kwitariusz, itp.) nie dotyczące żadnego

realizowanego projektu, na który złożyłeś wniosek do Komisji FDS, musisz

złożyć nowy wniosek o finansowanie, wpisując planowane koszty,

zaznaczając, że są inne źródła finansowania (środki zarobione i w jakiej

wysokości). Kwota wnioskowana do Komisji powinna wynosić 0,00 zł.

Jeżeli wydatki są zgodne z zasadami, zgoda na wydatkowanie ich jest tylko

formalnością. Po zgodzie na wydatkowanie środków zarobionych, czyli

po zatwierdzeniu wniosku przez Komisję możesz realizować zakupy,

wyjazdy, usługi itd., zgodnie z zasadami rozliczania środków

wymienionymi powyżej.

Sprawozdania z projektów

22. W terminie 30 dni od zakończenia realizacji projektu należy złożyć

sprawozdanie z realizacji projektu. Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku,

kolejne wnioski Twojego podmiotu nie będą rozliczane do momentu

złożenia zaległych sprawozdań.

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 16 D z i a ł S t u d e n c k i

Spis załączników do poradnika

Załączniki do poradnika zostały umieszczone na stronie internetowej

www.dzialstudencki.pwr.wroc.pl .

1. Zasady finansowania działalności studenckiej

2. Zasady wykorzystywania środków finansowych, przeznaczonych na

działalność studencką

3. Zasady organizacji wyjazdów studenckich wraz z wymaganymi

dokumentami

4. Druk do Działu Transportu

5. Druk do Oficyny Wydawniczej

6. Wzór zamówienia do firmy STUDIO L

7. Wzór zapytania ofertowego

8. Wzór prawidłowej oferty

9. Wzór opisu faktury

10. Wzór protokołu Jury z rozstrzygnięcia konkursu

11. Wzór protokołu przekazania nagrody

12. Lista do wypłaty – bilety PKP i PKS

13. Wniosek o rezerwację/zakup biletu lotniczego Polish Travel Quo Vadis

14. Formularz sprawozdania z realizacji projektu

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 17 | S t r o n a

Miejsce na notatki:

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 18 D z i a ł S t u d e n c k i

Miejsce na kontakty:

R o z l i c z a n i e W n i o s k ó w o F i n a n s o w a n i e D z i a ł a l n o ś c i S t u d e n c k i e j

P o l i t e c h n i k a W r o c ł a w s k a 19 | S t r o n a

Promo mediów studenckich

<grafika>

P O R A D N I K A K T Y W N E G O S T U D E N T A

S t r o n a | 20 D z i a ł S t u d e n c k i

Okładka z tyłu

<grafika>