POR QUE FAZER PLANEJAMENTO ESTRAT ÉGICO COM BSC? · PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, ... PLANEJAMENTO X...

POR QUE FAZER POR QUE FAZER PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO

ESTRATESTRATÉÉGICO COM GICO COM BSC?BSC?

TRT da 4TRT da 4ªª RegiRegi ããoo04 de setembro de 200904 de setembro de 2009

Joel Joel SolonSolon Farias de AzevedoFarias de AzevedoConselho Nacional de JustiConselho Nacional de Justiççaa

Encontrar as melhores alternativas Encontrar as melhores alternativas e solue soluçõções para garantir que a es para garantir que a JustiJustiçça se modernize e esteja a se modernize e esteja adequada aos novos tempos.adequada aos novos tempos.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, PRA QUÊ?

Perseguindo os 4 Perseguindo os 4 EE’’ss

•• EficiEficiêênciancia –– fazer mais com menos fazer mais com menos

•• EficEficááciacia –– fazer a coisa certa, da primeira vezfazer a coisa certa, da primeira vez

•• EfetividadeEfetividade –– obter os resultados esperadosobter os resultados esperados

•• ExcelExcelêênciancia –– servir de exemplo para a servir de exemplo para a administraadministraçãção po púública (blica (AccountabilityAccountability))

GESTÃO ESTRATÉGIA, PRA QUÊ?

O QUE É PLANEJAR?

• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer.

• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer para atingir um fim

determinado.


determinado, com a melhor concentração de esforços e recursos possível.


determinado, com a melhor concentração de esforços e recursos possível,

considerando experiências passadas.

O CICLO DA MELHORIA CONTÍNUA

• É um processo....

• que permite avaliar implicações futuras de ações

presentes...

• facilitando a tomada de decisão futura (mais rápida,

coerente e eficaz) ...

• e reduzindo a incerteza nas organizações (exercício

sistemático aumenta probabilidade de sucesso).

O PLANEJAMENTO É ...

PLANEJAMENTO X PLANO

PLANEJAMENTO X ESTRATÉGIA

Conjunto de decisões inter-relacionadas...

1. PLANEJAMENTO DOS FINS: determinação do estado

futuro desejado (visão, objetivos, metas)

2. PLANEJAMENTO DOS MEIOS: caminhos para chegar ao

estado futuro (estratégias, políticas e planos de ação)

PARTES DO PLANEJAMENTO

3. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL: esquematização

dos requisitos organizacionais, estruturação.

4. PLANEJAMENTO DE RECURSOS: necessidades de

pessoas, materiais/equipamentos e recursos financeiros.

5. PLANEJAMENTO DE IMPLANTAÇÃO E CONTROLE:

prever metodologia de gerenciamento da execução do que foi

planejado.

PARTES DO PLANEJAMENTO

Considerando grandes níveis hierárquicos...

ESTRATÉGICO

TÁTICO

OPERACIONAL

TIPOS DE PLANEJAMENTO

1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

• Organização como um todo;

• Objetivos de longo prazo;

• Maiores riscos;

• Menor flexibilidade


2. PLANEJAMENTO TÁTICO

• Otimiza uma determinada área;

• Objetivos de médio e curto prazo;

• Riscos menores e maior flexibilidade em comparação

ao estratégico.


3. PLANEJAMENTO OPERACIONAL

- Formaliza a metodologia de desenvolvimento e

implantação;

- Define os recursos necessários;

- Detalha os produtos e resultados finais;

- Define cronogramas pormenorizados;

- Indica os responsáveis.


Planejamento Estratégico

Planejamento Tático

Financeiro

Pessoas

Produção

Tecnologia

Planejamento Operacional

Resultados

Retroalimentação e Avaliação


Primeiramente definimos “COMO A ORGANIZAÇÃO ESTÁ” e

depois “AONDE SE QUER CHEGAR”.

E POR ONDE COMEÇAR?

ETAPA 1Sensibilização

ETAPA 2 Diagnóstico

ETAPA 3Elaboração

ETAPA 4 Execução

ETAPA 5 Avaliação

1ª FASE Formulação da Estratégia

2ª FASEImplementação da

Estratégia

AS FASES DA GESTÃO ESTRATÉGICA

1. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

- Análise do Ambiente

- Missão

- Valores COMO A ORGANIZAÇÃO ESTÁ


2. INSTRUMENTOS PRESCRITIVOS

E QUANTITATIVOS

- Visão de Futuro

- Objetivos

- Indicadores e Metas

- Iniciativas

AONDE SE QUER CHEGAR


3. CONTROLE E AVALIAÇÃO

- Sistema administrativo de acompanhamento

- Avaliação do Desempenho

- Ações corretivas e preventivas

GARANTIR O SUCESSO E APRENDER


ANÁLISE DE AMBIENTE

Alguns fatores a serem consideradosAlguns fatores a serem considerados

Internamente

- Estrutura organizacional

- Recursos humanos

- Tecnologia

- Processos de trabalho

Externamente

- Políticas de Governo

- Aspectos Legais

- Contexto econômico

- Tecnologia

- Sociedade

- Infra-estrutura

- Comunicação

- Imprensa


FONTES DE INFORMAÇÃO

- Entrevistas com líderes;

- Estatísticas/indicadores;

- Pesquisas com usuários;

- Pesquisas de clima organizacional;

- Comparação com outras organizações;

- Histórico orçamentário, etc.

DIAGNÓSTICO

ExemplosExemplos

AnAnáálise Interna lise Interna –– ForForçças e Fraquezas as e Fraquezas

Integração ecomunicação falhas

STJ

Processo orçamentárioinadequado

TJ-GO

Espaço FísicoSTJ

Política de RHTCU

Bom parqueinformacional

TRE-GO

Processo decisóriocompartilhado

TCU

Alta qualificaçãodos servidores

STJ

Desenvolvimentocultura de planejamento

CJF


ExemplosExemplos

AnAnáálise Externa lise Externa –– Oportunidades e AmeaOportunidades e Ameaççasas

Demanda represadaem instâncias inferiores

STJ

Flexibilização dalegislação trabalhista

TRT-SE

Descrédito do judiciário perante

a sociedadeSTJ

Cortes orçamentáriospelo legislativo

TRE-GO

Reformaprocessual

STJ

Processo Administrativo

EletrônicoTRT4

Efetivação doprocesso virtual

TJ-GO

Combateà corrupção

TCU


A missão descreve a razão de ser, os propósitos da organização.

“Para quê e para quem a organização existe?”

DECLARAÇÃO DE MISSÃO

COMO ESTRUTURAR ADECLARAÇÃO DE MISSÃOCOMO ESTRUTURAR ADECLARAÇÃO DE MISSÃO

O QUO QUÊÊ??

COMO?COMO?

PARA PARA QUQUÊÊ/QUEM?/QUEM?

O propósito daorganização/negócio

Forma de atuação

Benefícios, a contribuição para os usuários/sociedade


ExemplosExemplos

PODER JUDICIÁRIOFortalecer o Estado Democrático e fomentar a constr ução de uma sociedade livre, justa e solidária, por meio de uma efetiva p restação jurisdicional.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOAssegurar a efetiva e regular gestão dos recursos p úblicos em benefício da sociedade.


MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTOPromover o desenvolvimento sustentável e a competit ividade do agronegócio em benefício da sociedade brasileira.

A visão representa as aspirações da organização para o longo prazo.

� Onde queremos estar em 5-10 anos?

� Como queremos ser vistos?

VISÃO

Ambiciosa: a visão propõe um desafio?

Inspiradora: a visão mobiliza os funcionários?

Mensurável: a visão pode ser efetivamente medida?

Alcançável: pode realmente ser atingida?

Temporal: o prazo está definido?

ATRIBUTOS DE UMA BOA VISÃOATRIBUTOS DE UMA BOA VISÃO

VISÃO

ExemplosExemplos

PETROBRÁSAté 2020, seremos uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse.

PODER JUDICIÁRIOTer credibilidade e ser reconhecido como um Poder célere, acessível, responsável, imparcial, efetivo e justo, que busca o ideal democrático e promove a paz social, garantindo o exercício pleno dos direitos de cidadania.

TRT 8Ser reconhecido como um dos melhores tribunais para se trabalhar e de melhores resultados.

ESTADO DO RIO GRANDE DO SULSer o melhor estado brasileiro para se viver e trabalhar (2020).

VISÃO

A razão de

existir

O que queremos

para o futuro

Aspectos valorizados pelos públicos interno e

externo

REPRESENTAÇÃO DO BSC

Os objetivos traduzem e descrevem a estratégia !Os objetivos traduzem e descrevem a estratégia !

São as áreas de atuação onde o êxito éfundamental para o cumprimento da missão e alcance da visão de futuro. São os alvos para onde a organização deve orientar seus esforços.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Verbo Substantivo Adjetivo/Advérbio

Ação DescriçãoFoco

Garantir a agilidade nos trâmites judiciais

e administrativos.

Exemplo de Objetivo Descrição do objetivo

Garantir a agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos e assegurar a razoável duração do processo.

COMO FORMULAR?COMO FORMULAR?


CITCITCITCITConsultoriaConsultoriaConsultoriaConsultoria Simplificar para alcanSimplificar para alcanSimplificar para alcanSimplificar para alcanççççar resultadosar resultadosar resultadosar resultados

Alguns exemplos...Alguns exemplos...

FORTALECER A IMAGEM DA JUSTIÇA TRABALISTAContribuir para ampliar o conhecimento da sociedade sobre a Justiça Eleitoral e para a melhoria da sua imagem por meio de uma comunicação clara e eficaz do seu papel e compromisso com a excelência na gestão pública.

ESTIMULAR O CONTROLE SOCIALImplementar medidas que possibilitem e incentivem a participação ativa do cidadão no controle da gestão pública, até mesmo quanto aos aspectos relacionados com probidade, moralidade, eficiência, economicidade e publicidade dos atos de gestão.

REDUZIR O TEMPO DE APRECIAÇÃO DOS PROCESSOSResponder de forma célere, tempestiva e completa às demandas que nos são apresentadas. Atuar de forma preventiva e simultânea e agir proativamente visando à redução do tempo de apreciação dos processos.


O QUE SÃO?O QUE SÃO?

Formas de representação quantificável de

características de produtos ou processos, utilizadas

para acompanhar e melhorar os resultados ao longo

do tempo.

INDICADORES DE DESEMPENHO

- Possibilitar o planejamento e o controle do desempenho

- Permitir o estabelecimento de metas

- Comunicar a todos os pontos chave para a estratégia

- Embasar a análise crítica dos resultados e o processo de

decisão

- Viabilizar a análise comparativa com outras organizações

PARA QUÊ SERVEM?PARA QUÊ SERVEM?


TIPOSTIPOS

- Eficiência

- Eficácia

- Efetividade


EFICIÊNCIA X EFICÁCIAEFICIÊNCIA X EFICÁCIA

Indicadores Eficiência Eficácia

Dizem respeito a modo de utilizar os recursos

Características dos Produtos/serviços

Medem produtividade qualidade

Têm foco no esforço nos resultados

Indicam como fazer o que fazer

Ensinam fazer certo as coisas fazer as coisas certas


EFETIVIDADEEFETIVIDADE

Refere-se ao impacto causado a partir de um

determinado resultado. Isto é, qual o efeito gerado

pelos produtos/serviços que foram oferecidos.

EFETIVIDADE

EFICIÊNCIA

EFICÁCIA

EFEITO


Exemplo: Credibilidade da Justiça TrabalhistaAvaliações Positivas x 100 Total de avaliações

RESUMINDO...RESUMINDO...

PROCESSO DE TRABALHOPessoas/Materiais/Tempo/$$

RESULTADOProduto/Serviço

IMPACTO

EFICIÊNCIA EFICÁCIA EFETIVIDADE


São os resultados a serem buscados em um dado limite de tempo.

Definem um padrão ideal de desempenho a ser alcançado ou mantido, a partir da análise da situação atual do indicador.

Meta = objetivo + valor + prazo

METAS

CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS

- Mensuráveis

- Desafiadoras;

- Viáveis;

- Relevantes;

- Específicas;

- Temporais.

METAS

Exemplo do TRT8Exemplo do TRT8

META 01

Reduzir para 40% a taxa de congestionamento na fase de execução no 1ºGrau, até dezembro de 2013.

INDICADOR: Taxa de Congestionamento na Fase de Execução no 1º Grau. Avalia a capacidade das Varas do Trabalho de dar vazão à demanda de decisões no sistema judiciário.

METAS

ANO-BASE TRAJETÓRIA DA META META 2008 2009 2010 2011 2012 2013

52,5% 50,50% 48,50% 46,00% 43,00% 40,00%

São ações/projetos que devem ser priorizados por contribuírem diretamente para o alcance das metas.

São as iniciativas estratégicas que transformarão o desempenho atual no desempenho desejado.

INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

UMA BOA INICIATIVA ESTRATÉGICADEVE TER:

UMA BOA INICIATIVA ESTRATÉGICADEVE TER:

- Responsabilidade definida;

- Cronograma bem planejado, bem como reuniões

de acompanhamento;

- Resultados claramente delimitados;

- Um orçamento;

- Comprometimento com alocação de recursos.

INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

Projeto é uma iniciativa não rotineira, caracterizada por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a criar um produto/serviço novo e possui parâmetros pré-definidos de tempo, custo, equipe e qualidade.

PROJETOS

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICASPRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

- Singularidade

- Temporalidade

- Incerteza

- Interdisciplinaridade

- Ciclo de vida

PROJETOS

CICLO DE VIDACICLO DE VIDA

Início do projeto

Final do projeto

Nível de atividade

Tempo

Fase de Iniciação

Fase de planejamento

Fase de controle

Fase de encerramento

Fase de execução

PROJETOS

PROJETOS DE INTERVENÇÃO

POR QUE PRIORIZAR?POR QUE PRIORIZAR?

Os recursos da organização devem ser alocados de maneira a causar o maior impacto na estratégia.

PORQUE OS RECURSOS SÃO ESCASSOS!PORQUE OS RECURSOS SÃO ESCASSOS!

PRIORIZAÇÃO DAS INICIATIVAS

PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO:PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO:

- Reunir todas as iniciativas;

- Mapear o relacionamento com as metas;

- Estabelecer critérios de priorização;

- Priorizar de acordo com os recursos disponíveis

(equipe, orçamento, disponibilidade de recursos,

etc).


CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO:CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO:

Complexidade

Custo

Determinação legal ou da Administração

Impacto na meta

Prazo

Probabilidade de sucesso

Resultados a curto e médio prazo

Situação de implementação


PLANO MESTRE DE PROJETOSPLANO MESTRE DE PROJETOS

Elaborado com base nas metas anuais, distribui as iniciativas ao longo dos anos, conforme o impacto de cada uma nas metas. Ou seja, a data de início das iniciativas só é definida após a elaboração do Plano Mestre.

IniciativasAno I Ano II Ano III

Jan Abr Jul Out Jan Abr Jul Out Jan Abr Jul Out

Projeto X

Projeto Y

Projeto Z


EXECUEXECUÇÃÇÃO, O, CONTROLE E CONTROLE E AVALIAAVALIAÇÃÇÃOO

AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

AVALIAÇÃO DE PROJETOS

REUNIÕES DE ANÁLISE (TRIMESTRAIS)REUNIÕES DE ANÁLISE (TRIMESTRAIS)

- Participantes;

- Periodicidade;

- Critérios para seleção de assuntos;

CONTROLE E AVALIAÇÃO

Garantir a execução da estratégia, por meio da gestão do ciclo orçamentário

Avaliação dos resultados e gestão da execução orçamentária

Avaliação dos resultados e gestão e reprogramaçãoorçamentária



Execução orçamentária

Aprovação do orçamento anual

Revisão da proposta orçamentária

Fechamento da proposta orçamentária

Seleção de iniciativas

Proposta orçamentária

DezembroSetembro Junho Março

ESTRATÉGIA X ORÇAMENTO

COMUNICAÇÃO É FATOR CRÍTICO DE SUCESSO!

��Alinhar a organizaAlinhar a organizaçãção com a estrato com a estratéégia;gia;

��Medir a eficMedir a eficáácia da estratcia da estratéégia;gia;

��Possibilitar a comunicaPossibilitar a comunicaçãção da estrato da estratéégia a gia a todos os membros da organizatodos os membros da organizaçãção;o;

��Publicar os resultados para a sociedade.Publicar os resultados para a sociedade.

- Temas estratégicos comuns;

- Objetivos comuns;

- Indicadores comuns;

- Metas por tribunal;

- Projetos nacionais (sistema

comum, etc.)

- Ações nacionais (conciliação,

mutirões, programa Integrar,

etc.)

A GESTÃO DA ESTRATÉGIA NACIONAL

Planejamento Estratégico

Plano de Gestão

Gestão de Processos

Gestão de Projetos

Gestão de Mudanças

Implantação

Inovação

A ÚNICA CERTEZA, A MUDANÇA

“Não se melhora o que não se mede” (Peter Drucker)“Será que o passado é mesmo melhor que o presente?”É preciso aprender a desaprender! (Peter Drucker)“As pessoas também ficam obsoletas” (Carlos Alberto

Julio)

NOVOS CAMINHOS

Obrigado!

Joel Solon Farias de Azevedo

[email protected]

fone 61 3217 3123

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