Por acuerdo del Consejo Consultivo y la Presidenta de la · Mexicana, siendo la primera comisión...

Por acuerdo del Consejo Consultivo y la Presidenta de laAsociación Nacional Periodo 2013 - 2015

Actualización y revisión de la Guía de Protocolo por la comisiónespecial de las siguientes Consejeras nombradas por la

Presidenta de la Asociación Nacional Sra. Gloria Sosa de Muñozen Coatzacoalcos, Ver.

En la Segunda Junta de Consejos.

Revisado por las Consejeras:Sra. Ma. Teresa Harp de Arvizu

Sra. Paula Figueroa de Pérez BalderasSra. Ma. Dolores Rivera de Romo

Sra. Ma. Eva Muñoz de Manzárraga

La consejera Ma. Teresa Harp de Arvizu, elaboró el primerManual de Protocolo para uso de las Mesas Redondas

Panamericanas de la Asociación Nacional de la RepúblicaMexicana, siendo la primera comisión extraordinaria de

Protocolo durante los años del 1983-1985.

INTRODUCCION

“Una buena conducta es la más bella de las bellas Artes”

(Emerson)

En nuestra organización el PROTOCOLO es la Regla Ceremonial establecida por de-creto que nos señala las normas para el uso de los Símbolos Patrios y Símbolos de nues-tra Organización, así como el orden a seguir en el desarrollo de los diferentes eventos, ylas atenciones que se deben tener hacia las personalidades según su jerarquía.

EL OBJETIVO principal de la Guía de Protocolo es el de ORIENTAR a las Socias,Directoras, Funcionarias y Representantes de este Comité, con respecto a las normas quela diplomacia, la cultura, la educación y las buenas costumbres marcan. Así mismo seña-lar una serie de actitudes y reglas para la organización y desarrollo de nuestras activida-des y eventos, estableciendo un patrón de conducta uniforme para todas las Mesas.

Reconociendo que el PROTOCOLO tiene sus bases en las normas de la cortesía y labuena educación, nuestro compromiso y responsabilidad, son valores que deben estarsiempre presentes en las actividades que realicemos. De esta manera transmitiremos alos invitados, compañeras y amigas nuestro interés y cariño por el MOVIMIENTOPANAMERICANO.

Por último, cabe destacar que si bien es muy importante que se cumplan las reglas esta-blecidas, no menos importante es que en la aplicación de las mismas, se establezcanfuerzas de equilibrio tratando de que siempre prevalezca el sentido común.

EL MEJOR DE LOS PROTOCOLOS ES EL QUE EMANA DEL RESPETO Y ELAMOR HACIA LO QUE CONSIDERAMOS VALIOSO

INDICE:

CAPITULO IReglamento interno del Comité de Protocolo según lo marca elEstatuto y Reglamentos de la Asociación Nacional.……………………………….1-2

CAPITULO IIUso de los Símbolos Patrios, de la Bandera e Himno Nacional, establecidosen la Ley del Escudo, la Bandera y el Himno Nacional……………………………3-5

CAPITULO IIISímbolos de las Mesas Redondas Panamericanas de la Republica Mexicana…..….6-9

CAPITULO IVJerarquía de Funcionarias………………………………………………………...10-13

I. Jerarquía de FuncionariasII. Jerarquía en los Eventos Panamericanos

CAPITULO VMaestra (o) de Ceremonias……………………………………………………….....14

CAPITULO VIReglas para Periodistas y Fotógrafos en los Eventos Panamericanos…….………...15

CAPITULO VIICortesía a Funcionarias en sus visitas a las Mesas………………………………15-17

CAPITULO VIIICEREMONIAS Y EVENTOS EN LAS MESAS DE LA ASOCIACIONNACIONAL.Programas, Símbolos que deben estar presentese integración del Presídium………………………………………………….…….. 18-19

A) Sesión Solemne de Cambio de Directiva e Integración delPresídium……………………..………..………………….……………………………..20

B) Sesión Ordinaria de Trabajo e Integración del Presídium...…………………….……21-22C) Sesión de Homenaje a los Países de América e Integración del Presídium …….........23-24D) Orden a seguir para las Mesas que realizan el mismo

día la Sesión de Trabajo y el Homenaje a un País de América…………………………..25E) Ceremonia de Homenaje a Florence Terry Griswold e Integración del Presídium…..26-27

F) Seminario .………………………………………..……………………………….....28-29G) Guía para la Organización de una Convivencia de Zona, Programa y Presídium.......30-32H) Ceremonia del Día de las Américas e Integración del Presídium ..……………….…33-34I) Ceremonia de Aniversario de la Fundación de una Mesa e

Integración del Presídium……………………………………………………………35-36J) Ceremonia de Toma de Protesta e Integración del Presídium …..…...………….......37-38K) Visita de la Directora General de la Alianza e Integración del Presídium …....…….39-40

CAPITULO IXOrganización de Convenciones y Juntas de Consejos de la Asociación Nacional deMesas Redondas PanamericanasA. Convención Bienal de la ANMRP……………………………………………. 41-42

Ceremonia de Inauguración de la Convención de AsociaciónNacional e Integración del Presídium….………………………………….…43-44Ceremonia de Clausura de la Convención dela Asociación Nacional e Integración del Presídium………………………...45-46

B. Juntas de Consejos Directivo y Consultivo, Directoras y Socias de la ANMRP1.- Primera Junta de Consejos Directivo y Consultivo de la NuevaDirectiva de la Asociación Nacional……………………………………………………472.- Primera Junta de los Consejos Directivo, Consultivo y Directoras de laAsociación Nacional……………………………………………………………………483.- Segunda y Tercera Junta de Consejos Directivo y Consultivode la Asociación Nacional e Integración de Presídium………………….………….49-514.- Segunda y Tercera Juntas de Consejos Directivo, Consultivo,Directoras y Socias……………………………………………………………………..515.- Cuarta Junta de Consejos Directivo y Consultivo………………………………52-536.- Cuarta Junta de Consejos Directivo y Consultivo, Directoras y Socias…...….. 54-56

Croquis de ubicación de Funcionarias, Directorasy Socias para el día de Elecciones…………………………………..…………..56

Guía para la Organización de Convención, Junta de Consejos, o Convivenciade la Asociación Nacional de Mesas Redondas Panamericanas de la RepúblicaMexicana……………………………………………………………………57-63

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CAPITULO I

COMITE DE PROTOCOLO

LOS REGLAMENTOS INTERNOS DE LOS COMITES DE LA ASOCIACIONNACIONAL DE MESAS REDONDAS PANAMERICANAS DE LAREPUBLICA MEXICANA.

Señalan lo siguiente:

Artículo 1.- Esta integrado por una Presidenta y una Vicepresidenta nombra-das por la Presidenta de la Asociación Nacional y una Representante en cadaMesa, nombrada por la Directora de la misma.

Artículo 2.- Las funciones de este Comité son:

a) Mantener comunicación con las representantes de cada Mesa y elaborar supropio Directorio.

b) Enviar Circulares a las Funcionarias, Directoras y Representantes de este Co-mité. La correspondencia que envíe a la representante, se debe leer en Sesiónde Trabajo, así como acusar recibo de la misma, con copia a la Directora de laMesa.

c) Vigilar el debido cumplimiento de la Guía de Protocolo y procurar que las re-presentantes tengan un ejemplar de la misma.

d) Trabajar con la Presidenta de la Asociación Nacional e informar a las Mesassobre el itinerario de sus visitas.

e) Enviar, al concluir la visita de la Presidenta de la Asociación Nacional, cartade agradecimiento a las Mesas Anfitrionas por sus atenciones a las Funciona-rias.

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f) Tener en custodia los personificadores de cada Funcionaria, esta responsabili-dad recae en la Presidenta del Comité, teniendo en cuenta que en la parte fron-tal lleve impreso el cargo y en la parte posterior el nombre completo de laspersonas que están en el Presídium, sin olvidar que estas cambian cada dosaños.

g) Recordar a las Mesas las fechas importantes: Sesiones Solemnes de Cambiode Directiva, Homenaje a Florence Terry Griswold, Seminarios, Convivenciasde Zona, Día de las Américas, Juntas de Consejos de Directoras, Socias yConvenciones.

h) Apegarse a las Reglas Comunes de todos los Comités.

Artículo 3. - En Convención Nacional:

a) En las Ceremonias de Apertura o Clausura de la Convención, la Presiden-ta del Comité de Protocolo deberá revisar el programa con la Maestra (o)de Ceremonias para evitar comentarios y errores que pueda mencionardurante la presentación del Presídium o en otro momento.

b) En las Ceremonias de las Mesas, la Representante de este Comité es laencargada de revisar el programa de las Ceremonias junto con la (el)Maestra (o) de Ceremonias para evitar errores o comentarios fuera de or-den.

c) Está especificado en la Guía de Protocolo en cada evento próximo a celebrar-se quiénes son las personas que ocupan un lugar en el Presídium. Si la Direc-tora General de la Alianza no está presente, el lugar en el Presídium lo ocu-pará la persona que ella designe como su Representante exclusivamente”.

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CAPITULO II

Uso de los Símbolos Patrios, de la Bandera e Himno Nacional, establecidos en laLey del Escudo, la Bandera y el Himno Nacional.

Por ser elementos fundamentales de identidad de los mexicanos, los Símbolos Patriosdeben ser precisados en sus características, uso y difusión, con lo cual reafirman su esta-bilidad y permanencia, como un reflejo de continuidad y persistencia del ser nacional.

Uso de la Bandera e Himno Nacional establecidos en la Ley del Escudo, la Banderay el Himno Nacional.

1.- Honores a la Bandera Nacional.Artículo 12.- Los honores a la Bandera Nacional se harán siempre con antelación a losque deben rendirse a las personas.

Artículo 13.- La Bandera Nacional saludará mediante ligera inclinación, sin tocar elsuelo, solamente a otra Bandera Nacional o extranjera; en Ceremonias especiales, a losrestos o símbolos de los héroes de la Patria; para corresponder el saludo del Presidentede la República o de un Jefe de estado Extranjero en caso de reciprocidad internacional.

Artículo 14.- El saludo civil a la Bandera Nacional se hará en posición de firmes, colo-cando la mano derecha extendida sobre el pecho, con la palma de la mano hacia abajo, ala altura del corazón.

Artículo 24.- Cuando en una Ceremonia estén presentes la Bandera Nacional y una omás Banderas de Países Extranjeros, primero se rendirán los honores a la Bandera Na-cional y enseguida a las demás, en el orden que corresponda.

Artículo 27.- Cuando el personal de una organización o instituto desfile con la Bandera,el abanderado se colocará el portabandera, de modo que la cuja caiga sobre su caderaderecha, introducirá el regatón del asta en la cuja con la mano derecha a la altura delhombro, mantendrá la Bandera y cuidará que quede ligeramente inclinada hacia adelan-te, evitando siempre que la Bandera toque el suelo.

Artículo 28.- Al hacer alto, se sacará el asta de la cuja y se bajará hasta que el regatóntoque el suelo a diez centímetros aproximadamente a la derecha de la punta del pie deese costado, sosteniéndola con la mano derecha a la altura del pecho, en posición verti-cal.

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Artículo 29.- En Ceremonias de duración prolongada, el abanderado y las personas de laescolta podrán ser relevados.

2.- Honores a la Bandera en Ceremonias Panamericanas.

a) Se rendirán honores a la Bandera Nacional siguiendo las disposiciones establecidas en laLey del Escudo, la Bandera y el Himno Nacional.

b) Al llegar la Bandera Nacional al recinto, todos los asistentes estarán de pie. Si está presen-te una Banda de Guerra, tres toques de clarín significa saludar, y el toque final, posición defirmes.

c) Cuando no haya escolta militarizada o de alguna Institución Escolar, esta se integrará concinco personas con vestido blanco, traje o uniforme y guantes blancos.

d) Los honores se inician con las voces de “ Atención Escolta” y “ paso redoblado ” entrandola Bandera bajo los acordes de una marcha o redoble de tambor, mientras los presentes enposición de firmes y a las voces de “ Atención: Saludar…Ya” responderán al saludo.

e) En las sesiones de Homenaje a los Países de América, después de los honores a la Banderade México y entonar el Himno Nacional, entra la Bandera del País homenajeado escu-chando su himno. El abanderado la sostiene hasta que termine el Himno del País corres-pondiente, para luego ser colocada a la derecha de la Bandera Nacional de México. El Es-tandarte estará ubicado desde un principio a la izquierda del Presídium.

f) En la Celebración del Día de las Américas, el desfile de Banderas se realizará con músicade marcha, iniciando con la Bandera de México, seguida de la Bandera de Estados Unidosde América, colocándola a la derecha de la Bandera de México. A continuación hacen suentrada las Banderas de los demás Países por orden alfabético. En ese mismo orden se haráel retiro de las Banderas al concluir la Ceremonia.

g) El público permanecerá de pie y en posición de firmes, en la entrada y retiro de Banderas.Las abanderadas deberán portar las Banderas con respeto y marcialidad, cuidando que norocen el suelo. Durante el desfile de Banderas no se aplaude, una vez colocadas si se puedeaplaudir a las abanderadas.

Nota: Las Mesas que cuentan con la Bandera de la Paz la deben colocar a la izquierda del Pre-sídium junto al Estandarte.

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3.- Retiro de las Banderas

a) En las Sesiones de Homenaje a los Países, una vez finalizado el acto oficial y antesde la clausura, se procederá al retiro de las Banderas saliendo en primer lugar laBandera de México con su escolta y marcha. Los asistentes le brindarán el saludoreglamentario. A continuación se retira la Bandera del País homenajeado con suescolta y marcha.

b) En las Ceremonias en que estén presentes todas las Banderas o se realice un desfilede Banderas, se utilizan dos Banderas de México, una recibe los honores y se retiradel recinto, y la otra se coloca en el centro del grupo de Banderas.

c) En los eventos en que estén presentes las Banderas de los Países de América, nodeberá colocarse el Conjunto de Pequeñas Banderas.

4.- Himno Nacional

Artículo 42.- El Himno Nacional solo se ejecutará total o parcialmente en actos solem-nes de carácter oficial, cívico, cultural, escolar, deportivo y para rendir honores a laBandera Nacional, o al Presidente de la República. En estos dos últimos casos, se ejecu-tará música del coro de la primera estrofa y se terminará con la repetición del coro.

Artículo 43.- Para rendir los honores a la Bandera Nacional, la banda de guerra tocará“Bandera” para el ingreso y retiro de nuestro Lábaro Patrio. A continuación se entonaráel Himno Nacional.

Artículo 44.- La demostración civil de respeto al Himno Nacional se hará en posiciónde firmes con los brazos a los costados del cuerpo.

Artículo 45.- Cuando en una Ceremonia deba tocarse el Himno Nacional y otro extran-jero, se ejecutará el Patrio en primer lugar.

Nota: La demostración de respeto a otros Himnos extranjeros, se hará en posición defirmes y con honores, igual que al nuestro.

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CAPITULO III

Símbolos de las Mesas Redondas Panamericanasde la República Mexicana

Los símbolos son elementos con que representan conceptos, creencias o sucesos rele-vantes a los cuales se les da un significado especial, que nos transmiten afinidades ypensamientos únicos sobre los mismos. Son objetos o mensajes que guardan para deter-minado grupo de personas un sentido particular y marcan su identidad.

1.- Bandera de la Asociación NacionalLa Bandera de la Asociación Nacional está presente solo en la Convención Nacional y latiene en custodia la Mesa que haya sido electa anfitriona de la próxima Convención Bienal.2.- Estandarte de la Asociación NacionalComo símbolo representativo de la Asociación Nacional, el Estandarte debe tener el con-torno de la República Mexicana y está presente en todos los Eventos y Ceremonias de lamisma en los que asista la Presidenta de la Asociación Nacional. Su custodia es la Presiden-ta en funciones.3.- Estandarte de la AlianzaComo símbolo representativo de nuestra Organización, todas las Mesas deberán tener elEstandarte con el contorno del Continente Americano, el cual debe estar presente en todoslos Eventos y Ceremonias de las Mesas que integran la Alianza de Mesas Redondas Pan-americanas. También estará presente en el velatorio al fallecer una Socia.4.- Estandarte de las MesasLas Mesas que tengan el Estandarte con el Escudo de su ciudad, lo pueden poner únicamen-te en sus Sesiones de Trabajo.5.- Bandera de MéxicoCuando estén presente las banderas de los países en alguna ceremonia, la Bandera de Méxi-co deberá colocarse al centro, y a su derecha se colocara la Bandera de Estados Unidos deNorteamérica. El resto de las banderas se colocaran a los lados siguiendo el orden alfabéti-co. En caso de que se tenga solo una bandera de México, que es la que recibe los honores,por respeto a nuestro lábaro patrio se colocara en el lugar de honor a la derecha del presí-dium, las demás Banderas del resto de los países pueden colocarse atrás del presídium. Esconveniente que la Mesa tenga dos banderas de México para que a una se le rindan honores,y la otra permanezca en el conjunto de banderas.6.- Banderas de los PaísesTodas las Mesas deberán tener las Banderas de los Países de América representados por susSocias. La Custodia es la responsable de su cuidado, como también de las astas y sus bases.Constantemente las debe revisar y darles el debido mantenimiento para que su presentaciónsea impecable.

Nota: La Custodia no puede prestar el material a su cargo sin autorización de la Asamblea.

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7.- Conjunto de Pequeñas BanderasEste conjunto estará presente en la Junta de Consejos, de Directoras y Socias de laAsociación Nacional, así como en las Sesiones de Trabajo de las Mesas, Homenaje a losPaíses y Seminarios. El Conjunto de Pequeñas Banderas no debe estar presente cuandoestén las Banderas de los Países.

8.- Oración, Lema y Canto PanamericanoEn todas las actividades de la Asociación Nacional y de las Mesas se deberá leer unaOración alusiva a nuestros Ideales Panamericanos y al finalizar, todas las Socias pro-nunciaran a coro el Lema “UNA PARA TODAS, TODAS PARA UNA” “ONE FORALL, ALL FOR ONE”.

9.- Escudo y Papelería de las MesasEl Escudo de cada Mesa deberá incluir el Escudo del Municipio al cual pertenece, con ellogotipo establecido. La papelería e impresos oficiales deberán ser en color blanco conletras azul, en la que va impreso el Lema y Logo.

10.- InsigniaPara distinguirse e identificarse como miembros de la Organización, las Socias deberánusar la insignia en todos los eventos de la Mesa, Asociación y Alianza. Existen diferen-tes diseños de insignias aprobadas por la Asociación Nacional, los cuales son los si-guientes: Insignia de Socias, Directoras, Funcionarias y la de la Presidenta de la Asocia-ción Nacional.

11.- Cirio y Relato de la LuzEn la Sesión Solemne de Cambio de Directiva, Toma de Protesta a nuevas Socias, Fun-cionarias y en Convenciones Nacionales, se encenderá el Cirio de la “Luz de laAmistad”, símbolo de los ideales de nuestro Movimiento Panamericano, del cual se to-mará la flama para encender las velas con que cada Socia o Funcionaria realizará el Ju-ramento Panamericano. La Pro Coordinadora dará lectura al significado del “Relato dela Luz de la Amistad”

Nota: El cirio se deberá encender con cerillos de madera y solamente podrá hacerlo laPresidenta de la Asociación Nacional o su Representante.

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“RELATO DE LA LUZ DE LA AMISTAD”

En el Relato de la Creación se nos dice:

“Dijo Dios…haya luz y hubo luz”, vio Dios que la luz estaba bien y separaDios la luz de las tinieblas.

Y así, desde el comienzo de los siglos…. la luz fue principio, avance y evo-lución.

Para el Dios griego Prometeo, la luz era el fuego celeste que entrego a loshumanos y con ella el desarrollo de la civilización: El alfabeto, las ciencias ylas artes.

En el sendero solitario, la luz es la guía del caminante. En la noche, la luz sonlas estrellas y la luna. En el estudio, la luz es la inteligencia. En las relacioneshumanas, la luz es el amor. En las investigaciones científicas, la luz es laverdad objetiva y comprobada. En las artes, la luz es la belleza. Para losoprimidos de los pueblos, la luz es la justicia. En los espíritus comprensivos,la luz es la bondad. En el pecado, la luz es el perdón.

Para nosotras, mujeres que procuramos el entendimiento y armonía entre lospueblos de América, la entrega de la luz, una vela encendida al inicio de fun-ciones de cada una de nuestras dirigentes, es conferirle a ese símbolo multi-facético, la responsabilidad de acercarnos a la consecución de los ideales delas Mesas redondas Panamericanas: “La amistad entre los pueblos america-nos”.

Estela Barragán de Rodríguez (+)Mesa Redonda Panamericana de Saltillo

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12.- Juramento y Lema PanamericanoAl momento de tomar protesta las Funcionarias o nuevas Socias, sostendráncon la mano izquierda la vela encendida y el brazo derecho extendido a laaltura del corazón, al mismo tiempo pronunciarán a coro el Juramento y elLema.

JURAMENTO

Juro lealtad al Movimiento Panamericanoe intentaré trabajar con todas mis fuerzas

y lo mejor de mi capacidad,para realizar los objetivos

de Conocimiento, Comprensión y Amistadhasta que seamos:

LEMA:“UNA PARA TODAS, TODAS PARA UNA”

“ONE FOR ALL, ALL FOR ONE”

13.- Fotografía o pintura de la Sra. Florence Terry Griswold.

La fotografía de la fundadora de las Mesas Redondas Panamericanas, deberáestar presente en la Ceremonia especial que se realiza en el mes de Octubre.

Este Homenaje deberá llevarse a cabo con solemnidad y respeto desarrollan-do una presentación de la Vida y Obra de nuestra Fundadora.

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CAPITULO IV

JERARQUIA DE FUNCIONARIAS

A) Jerarquía de FuncionariasMESA ASOCIACION

Directora Presidenta

Directora Adjunta Vicepresidenta

Secretaria de Actas Secretaria de Actas

Tesorera Tesorera

Parlamentaria Parlamentaria

Historiadora Historiadora

Custodia

Secretaria de Correspondencia Secretaria de Correspondencia

Pro Secretaria de Actas Pro Secretaria de Actas

Pro Tesorera Pro Tesorera

Pro Historiadora

Pro Secretaria de Correspondencia Pro Secretaria de Correspondencia

Consejo Consultivo Consejo Consultivo

Coordinadoras de Zona

Pro Coordinadoras

Presidentas de Comité

Vicepresidentas de Comité

Colaboradoras

Representantes de los Comités Permanentes

Presidentas de los Comités Internos

Colaboradoras

Nota: A pesar de no ser cargo de elección, la Parlamentaria tiene mayor jerarquía que la Historiadora yCustodia, debido a que previamente ocupó el cargo de Presidenta de la Asociación Nacional o Directo-ra de Mesa, en su caso.

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B) Jerarquías de Funcionarias en los Eventos Panamericanos.

1.- Cuando la Presidenta de la Asociación Nacional no pueda asistir a un evento, su Re-presentante oficial es la Coordinadora de Zona, la cual será tratada con todas las cor-tesías que el nombramiento amerite. En las Mesas donde exista una Consejera, es deci-sión de la Presidenta nombrarla como su Representante. Las demás Funcionarias presen-tes se abstendrán de intervenir y hacer uso de la palabra.

2.- En Ceremonias donde estén presentes varias Funcionarias, únicamente se ubicarán enel Presídium las siguientes personas: Presidenta de la Asociación Nacional, DirectoraGeneral de la alianza, Gobernador del Estado, Presidente (a) Municipal o sus Represen-tantes, Funcionarias de Asociación Nacional y Mujer Panamericana, colocándolos enforma alternada con Autoridades Civiles y Militares.

3.- El orden de presentación del Presídium, estando presentes Autoridades Civiles, Mili-tares e Invitados Especiales, se hace alternadamente con las Funcionarias de AsociaciónNacional o Alianza, iniciando con el Gobernador del Estado o su Representante. En casode no estar presente, se iniciará con la Presidenta de la Asociación Nacional. El Presí-dium deberá estar integrado como máximo por trece personas, excepto en Convencio-nes, donde puede haber un máximo de diecisiete personas. Si la Ceremonia se realiza enun Auditorio o Teatro, las demás Funcionarias e Invitados Especiales ocuparán los luga-res de la primera fila.

4.- Cuando esté presente la Presidenta de la Asociación Nacional y esté de invitada laDirectora General de la Alianza se nombra primero a la Presidenta, ya que ella es la má-xima autoridad en la Asociación. Si es una Ceremonia de Alianza, la Directora Generalserá la primera en nombrarse.

5.- Cuando asista el Gobernador o su representante, se deberá observar el Protocolo delGobierno del Estado, debiendo la (el) Maestra (o) de Ceremonias, la Presidenta del Co-mité de Protocolo y la Representante de este Comité en la Mesa Anfitriona, coordinarconjuntamente la Ceremonia con anticipación.

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6.- En la Ceremonia de la Luz de la Amistad, Juramento e Imposición de la insignia a laDirectora electa o nuevas Socias, deberá hacerlo la Presidenta de la Asociación Nacionalo su Representante. De no estar presentes, la Funcionaria de mayor jerarquía ocupará sulugar y de no encontrarse ninguna, lo deberá hacer la Directora de la Mesa.

7.- En la Ceremonia de la Luz de la Amistad, se nombra primero a la Directora, quien seubicará al centro y las demás Integrantes de la Directiva lo harán alternadamente, for-mando un semicírculo. Las Pro se colocarán junto a la Titular. Posteriormente se invitaráa la Presidenta de la Asociación Nacional (o su Representante) a que pase a tomar laprotesta a la Directiva Electa. Será la Presidenta quien a su vez invitará a Funcionarias aque la acompañen a realizar la Ceremonia.

8.- En el momento en que la Presidenta de la Asociación Nacional encienda el Cirio dela Luz de la Amistad, la Pro Coordinadora de Zona dará lectura al Relato de la Luz.Acto seguido, la Presidenta entregará las velas encendidas a las Funcionarias Electas yles tomará la Protesta. En ese momento todos los presentes deberán permanecer de pie.

9.- Solo Funcionarias de la Asociación Nacional podrán acompañar a la Presidenta o asu representante a tomar la Protesta. En caso de haber Autoridades o Invitados Especia-les, esperarán en el Presídium acompañados por Socias del Comité de Cortesía o de Pro-tocolo.

10.- Al finalizar la Sesión Solemne de Cambio de Directiva, la Directora intercambialugar con su antecesora.

11.- Las socias que sean Funcionarias de la Asociación Nacional o de Alianza que llevenrepresentación oficial, ocuparán un lugar en el Presídium según su jerarquía en los even-tos de carácter relevante, no así en las Juntas de Trabajo a menos que sean miembros dela Directiva de su Mesa. En ocasiones especiales puede invitarse al Presídium a una So-cia Fundadora, siempre y cuando haya lugar disponible.

Nota: Las Presidentas o Integrantes de Comités de la Asociación Nacional y Alianza no ocupanlugar en el Presídium, únicamente serán nombradas junto con su cargo como una deferencia a suinvestidura, a menos que sean representantes oficiales de la Presidenta de la Asociación Nacionalo de la Directora General.

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12.- En las Ceremonias de: Sesión Solemne de Cambio de Directiva Sesión Ordinaria de Trabajo Sesión Homenaje a los Países de América Sesión de Trabajo y Homenaje a los Países Homenaje a Florence Terry Griswold Seminario Ceremonia del Día de las Américas Ceremonia de Aniversario de la Fundación de una Mesa Visita de la Directora General de la Alianza

La apertura y la clausura la hace la Directora de la Mesa. Si estuvieran presentes Fun-cionarias visitantes con cargo de elección o consejeras, se le dará la cortesía de clausurara la de más alto rango.

13.- En Seminarios, la apertura la hace la Directora de la Mesa, da lectura al currículo delas Expositoras y pasa a formar parte de la Asamblea. Terminado el Seminario regresa alPresídium y cede la clausura a la Funcionaria de más alto rango que esté presente. Encaso de no estar presente alguna Funcionaria, la Directora de la Mesa será quien haga laclausura.

14.- En los eventos siguientes:• Convivencias de Zona• Ceremonia de Toma de Protesta de Mesas o Grupos Juveniles• Junta de Consejos Directivo y Consultivo• Juntas de Consejos Directivo y Consultivo, de Directoras y Socias• Ceremonias de Inauguración y de Clausura de la Convención

La apertura y la clausura estarán a cargo de la Presidenta de la Asociación Nacional.Estando presente la Directora General de la Alianza, se le otorgará la cortesía de realizarla clausura.

15.- En ceremonia de Toma de Protesta de Mesas o Grupos Juveniles: Después de que laPresidenta de la Asociación Nacional tome la protesta a las nuevas Socias y les coloquela insignia, las Socias se retiran a su lugar quedando solamente las integrantes de la Di-rectiva Electa para protestar como Funcionarias de la Mesa, y a su vez, colocarle la in-signia a la Directora.

16.- Durante la visita de la Directora General de la Alianza a las Mesas, la Directora dela Mesa hace la apertura y dirige unas palabras a las Funcionarias visitantes. Cede lapalabra a la Presidenta de la Asociación Nacional, para después hacerlo a la DirectoraGeneral de la Alianza, quien al finalizar hará la clausura.

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CAPITULO V

Maestra (o) de Ceremonias

El éxito, lucidez y buen manejo de una Ceremonia, depende generalmente de la correctaactuación de la (el) Maestra (o) de Ceremonias, por lo que se sugiere sea una Socia de laMesa o una persona que tenga los debidos conocimientos sobre nuestra Organización,así como las reglas del Protocolo que nos rigen, para que pueda conducir el evento conexcelencia.

Funciones de la (el) Maestra (o) de Ceremonias

1) Supervisar que el programa esté completo y acorde a la Guía de Protocolo. Iniciarápuntualmente la Ceremonia con una bienvenida.

2) Coordinar con la persona encargada del equipo de sonido los momentos de interven-ción del mismo y revisar las buenas condiciones de éste.

3) Solicitar con anticipación lista de nombres y rangos de las personalidades en el Presí-dium, así como de los invitados especiales, de otras Mesas y Organismos Sociales,presentándolos por orden de jerarquía.

4) Seguir el orden del programa para cada Ceremonia, especificado en esta Guía deProtocolo.

5) En Ceremonias de Sesión Solemne de Cambio de Directiva, deberá tener una lista delos nombres y cargos de las integrantes de la Directiva Electa.

6) Solicitar a los asistentes permanecer de pie desde la apertura hasta la Oración, Lema yCanto Panamericano para evitar repetir en cada punto esta solicitud. Al finalizar el actolo mismo para el retiro de las Banderas y la clausura.

7) En caso de que se cometa un error u omisión, la Representante del Comité de Proto-colo lo informara discretamente a la (el) Maestra (o) de Ceremonias, dándole lascorrecciones por escrito.

8) Por ningún motivo la (el) Maestra (o) de Ceremonias debe incluir en el programa da-tos que no estén previamente revisados por la Presidenta del Comité de Protocolo, suRepresentante o por las Coordinadoras.

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9) Se sugiere designar Maestra (o) de ceremonias en: Sesiones Solemnes de Cambio deDirectiva, Homenaje a los Países de América, Homenaje a Florence Terry Griswold, Díade las Américas, Toma de Protesta de Mesas o de Grupos Juveniles, Ceremonias deAniversario de las Mesas y en la visita de la Directora General de la Alianza.

CAPITULO VI

Reglas para Periodistas y Fotógrafos en los Eventos Panamericanos

1) Se invitará a la Prensa a todos los eventos, con el objeto de difundir nuestros ideales y obje-tivos.

2) El Comité de Prensa y Publicidad será el encargado de atender a los periodistas y fotógrafos,dándoles a conocer la información correcta por escrito, para evitar que se publiquen errores enconceptos, actividades, nombres y cargos de los asistentes.

3) Pueden asistir a todos los eventos sociales, no así a las Juntas de Trabajo y Juntas deConsejos, de Directoras y Socias.

4) Si se necesita una fotografía de alguna reunión de trabajo, la Presidenta de la AsociaciónNacional o la Directora de la Mesa, solicitará un receso de cinco a diez minutos para que seatomada, posteriormente continuará con la Junta.

CAPITULO VII

Cortesía a Funcionarias en sus visitas a las Mesas

1.- Organización de las visitas de Funcionarias

La Presidenta de la Asociación Nacional informara con anticipación a la Presidenta del Comitéde Protocolo sobre su visita a las Mesas, comunicando los siguientes datos:

a) Itinerario previsto y Mesas que visitará.

b) Medio de transporte, fecha y hora de llegada.

Nota: La Presidenta del Comité de Protocolo enviará estas indicaciones a las Coordinadoras deZona, a las Directoras de las Mesas, así como a las Representantes del Comité de Protocolo en lasMesas que serán visitadas.

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2.- Cortesía a Funcionarias en sus visitas a las Mesas

La Directora de la Mesa tiene la responsabilidad de la atención a las Funcionarias queestán de visita.

a) La representante del Comité de Protocolo apoyará a la Directora y le indicará los pasos a seguir du-rante la visita. De igual forma contará con la participación de los Comités de Cortesía y Sociales, quie-nes deberán trabajar unidos para dar una excelente imagen de su Mesa. El compromiso incluye a todaslas Socias.

b) La Mesa anfitriona organizará todo lo relacionado con la recepción de las Funcionarias cubriendolos gastos de hospedaje, alimentos y Carnet de la Presidenta de la Asociación Nacional o su Represen-tante, de la Directora General de la Alianza o su Representante, de las Coordinadoras de Zona y de laMujer Panamericana en funciones.

La Presidenta de la Asociación Nacional coordinará con la Directora General las visitas a las Mesas,así como quiénes serán sus representantes.

c) Se deberá tomar en cuenta día, hora de llegada y medio de transporte de las Funcionarias, debiendoser recibidas por la Directora de la Mesa anfitriona e integrantes de los Comités de Protocolo, Cortesíay Sociales. Estas mismas personas las despedirán a su regreso.

d) A las Coordinadoras se les cubrirá sus gastos en las Sesiones Solemnes de Cambio de Directiva,Seminarios, Convivencias o visitas necesarias para el buen funcionamiento de las Mesas.

e) Se sugiere recibirlas con un pequeño bouquet de flores, frutas, dulces y una tarjeta de bienvenida.

f) De hospedarse en un hotel, se vigilará la honorabilidad y buen servicio del lugar y se reservará lahabitación con la debida anticipación.

g) En caso de que la Presidenta de la Asociación Nacional viajara sola, se le ofrecerá la compañía deuna Socia de la Mesa Anfitriona. Si se le hospeda en la casa de una Socia, deberá ser recibida con ama-bilidad y se le brindarán las atenciones que se merece.

h) Se designará una o varias Socias para la transportación de las Funcionarias a los eventos que debenasistir y regresarlas al lugar de su hospedaje acompañándolas hasta la puerta de su habitación.

i) La Mesa Anfitriona puede transportar a la Presidenta de la Asociación, o a su Representante al lugarde su próxima visita, cuando los viajes sean cortos. De lo contrario se les debe llevar al lugar dondeabordarán el vehículo que las transportará de regreso a sus lugares de origen o al punto siguiente quevisiten.

Nota importante: Si se desea invitar a una Funcionaria, se le enviará anticipadamente el ticket de cor-tesía, previo acuerdo de asamblea de no ser así, ella pagará los gastos inherentes a su visita.

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j) Se recomienda a la Directora de la Mesa Anfitriona informar a la Directora de la si-guiente Mesa del itinerario, el medio de transporte y la hora de llegada de la Funciona-ria.

k) En las Juntas de Consejos, Directoras y Socias y en Convenciones, a la Presidenta dela Asociación Nacional, a la Directora General de la Alianza y a la Mujer Panamericanadel Bienio, se les obsequiará el Carnet, debiendo colocarlos en la habitación del hoteldonde se hospeden.

l) En Juntas de Consejos y en Convenciones, es necesario hospedar a la Presidenta y a laDirectora General en suite, para que puedan atender asuntos propios de su cargo.

m) En Convenciones y Juntas de Consejo, la Mesa Anfitriona deberá colocar una mesaespecial para el registro de las Funcionarias, ya que deberán presentarse puntualmente alas Juntas de Trabajo.

n) De igual forma se recomienda poner una mesa especial para las Socias que pagaroncon anticipación su carnet, teniendo listo su gafete y papelería para agilizar la entrega.

3.- Cortesía a Funcionarias en los Eventos y Ceremonias de la Asociación Nacional

a) El Comité de Cortesía estará con anticipación en la entrada del lugar donde se va arealizar el evento, para recibir a las Funcionarias e Invitados Especiales y conducirlos auna mesa especial reservada para ellos. Posteriormente los acompañarán al Presídiumminutos antes de iniciar la Ceremonia, la cual se iniciará puntualmente. Al término deesta, se les conducirá hasta las mesas dispuestas para ellas en el evento social.

b) Durante la realización de las Ceremonias, las personas que están en el Presídium, nodeben levantarse de sus asientos. Si existe la necesidad de hacerlo, en ese momento, laRepresentante del Comité de Protocolo o una integrante del Comité de Cortesía ocuparáel lugar.

c) Cuando se retire de la Ceremonia alguna autoridad o Funcionaria del Presídium,deberá ser acompañada por una o dos Socias de los Comités de Cortesía o de Protocolo.

Nota: Los lugares del Presídium están especificados para cada Ceremonia en el Capítulo VIII.

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CAPITULO VIII

CEREMONIAS Y EVENTOS EN LAS MESAS DE LAASOCIACION NACIONAL

Programas, Símbolos que deben estar presentese integración del Presídium

A) Sesión Solemne de Cambio de Directiva(Agosto, Septiembre u Octubre)

B) Sesión Ordinaria de Trabajo(Mensualmente)

C) Sesión de Homenaje a los Países de AméricaD) Sesión Ordinaria de Trabajo y Homenaje a un País del Continente Americano

(algunas Mesas llevan a cabo las dos Sesiones en un mismo día).E) Homenaje a Florence Terry Griswold

( en Octubre)F) Seminario

(Evento de Asociación Nacional que se realiza en Octubre o Noviembre)G) Convivencia de Zona

(Evento de la Asociación Nacional que se realiza en Marzo o Abril)H) Día de las Américas

(Abril)I) Aniversario de Fundación de una MesaJ) Instalación Oficial de una Mesa o de un Grupo JuvenilK) Visita de la Directora General de la Alianza

NOTAS IMPORTANTES:

1.- Para la organización de las Ceremonias y Eventos antes mencionados, sedeberá revisar los Capítulos del II al VIII de este Manual de Protocolo.

2.- Las fechas de las Sesiones Solemnes de Cambio de Directiva, Seminarios yde las Convivencias de Zona, son designadas por la Presidenta de la AsociaciónNacional, y con respeto debemos apegarnos a ellas.

3.- La Presidenta del Comité de Protocolo, la Representante del Comité deProtocolo en las Mesas o las Coordinadoras, según sea el caso, supervisarán elprograma con anterioridad para evitar cometer errores.

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CEREMONIAS EN LAS MESAS DE LAASOCIACION NACIONAL

A) SESION SOLEMNE DE CAMBIO DE DIRECTIVA

PROGRAMA:

1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de la Bandera4.- Honores a la Bandera e Himno del País de la Directora General, en caso de estar presente.5.- Oración, Lema y Canto Panamericano6.- Presentación del Presídium e Invitados Especiales7.- Informe de la Directora8.- Entrega de Reconocimientos de la Directora9.- Entrega de Reconocimiento a Directora10.- Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional o su Representante11.- Presentación de la Directiva Electa12.- Presentación de la Pro Coordinadora de Zona quien dará lectura al “Relato de la Luz de la

Amistad”.13.- Ceremonia de la Luz de la Amistad, Toma de Protesta a la nueva Directiva e Imposición de la

Insignia a la nueva Directora por la Presidenta de la Asociación Nacional o su Representante.14.- Toma de Protesta a nuevas Socias (si es el caso).15.- Mensaje de la Directora General de la Alianza o su Representante16.- Mensaje de la Directora17.- Mensaje de Autoridad Civil o Invitado Especial18.- Clausura de la Sesión19.- Programa artístico y convivencia

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:

A. Bandera Nacional (2)B. Banderas de los Países de AméricaC. EstandarteD. Bandera de la Paz

Material Necesario: Cirio, velas, cerillos de madera.

Nota: Las Mesas que tengan la Bandera de la Paz, la colocarán a la izquierda del Presídium junto alEstandarte.

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SESION SOLEMNE DE CAMBIO DE DIRECTIVAINTEGRACION DEL PRESIDIUM

Asamblea:1.- Directora de la Mesa2.- Presidenta de la Asociación Nacional3.- Directora General de la Alianza o su Representante4.- Invitado de Honor5.- Directora Electa6.- Coordinadora de Zona7.- Funcionaria de Asociación Nacional8.- Pro Coordinadora9.- Invitado de Honor

NOTAS IMPORTANTES

1.- Al hacer la presentación del Presídium, se mencionaran al final a la Directora Electay Directora en funciones por ser ellas las anfitrionas del evento.

2.- De encontrarse presente la Directora General, la segunda Bandera Nacional se colo-cará a un lado del pódium para después colocar a su derecha la Bandera del País de ori-gen de la Directora General, una vez que ha recibido los honores. La primera BanderaNacional es la que entra a recibir los merecidos honores y se retira del recinto.

Nota: Una vez tomada la protesta la Directora entrante pasa a ocupar el centro. En el caso de la Directiva de la Aso-ciación Nacional, la Presidenta Electa ocupa su lugar en el presídium con la Directiva de acuerdo a sus cargos.

Bandera de la Paz

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B) SESION ORDINARIA DE TRABAJO

ORDEN DEL DIA

1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Oración, Lema y Canto Panamericano4.- Lectura de la Orden del Día-Aprobación5.- Lista de Asistencia-Quórum6.- Lectura del Acta de la Junta-Anterior-Aprobación7.- Lectura de Correspondencia8.- Instrucción Panamericana9.- Informe de la Directora10.- Informe de la Tesorera11.- Informe de las Representantes de los Comités Permanentes12.- Informe de los Comités Internos de la Mesa13.- Asuntos Pendientes14.- Asuntos Nuevos15.- Lectura de los Acuerdos tomados en la Junta (Secretaria de Actas)16.- Clausura

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A) EstandarteB) Conjunto de Pequeñas BanderasC) Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:1.- A las Sesiones de trabajo únicamente pueden asistir Socias de la Mesa y Funcionarias de la Asocia-ción Nacional o Alianza que estén de visita. ESTA TERMINANTEMENTE PROHIBIDA LA PRE-SENCIA EN ESTA REUNION DE PERSONAS AJENAS A LA ORGANIZACION.

2.- Se debe procurar la puntualidad. La Parlamentaria informará si se reúne el quórum necesario. Encaso negativo se da un tiempo de espera de diez minutos, pasado este tiempo, se declara el inicio de lajunta Ordinaria (Modelo de Estatuto y Reglamentos para las Mesas, Estatuto, Capitulo XII. El Quórum,Artículo 23). Es obligatorio que estén la Directora, Secretaria de Actas y Parlamentaria, si no estuvie-ran presentes, se nombrará a las Socias adjuntas para que las suplan.

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PRESIDIUM EN SESION DE TRABAJO

Asamblea:1.- Directora de la Mesa2.- Parlamentaria3.- Secretaria de Actas4.- Directora Adjunta5.- Tesorera6.- Historiadora7.- Secretaria de Correspondencia

Bandera de la Paz

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C) SESION DE HOMENAJE A LOS PAISES DE AMERICA

PROGRAMA

1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Honores a la Bandera Nacional-Himno Nacional4.- Honores a la Bandera del País Homenajeado e Himno5.- Oración, Lema y Canto Panamericano6.- Presentación del Presídium e Invitados Especiales7.- Auto presentación de Socias y presentación de Invitadas de las Socias8.- Presentación de la (s) Conferencista (s)9.- Desarrollo del Tema10.- Felicitaciones y comentarios de la Directora11.- Toma de Protesta a nuevas Socias (en su caso)12.- Retiro de la Bandera Nacional13.- Retiro de la Bandera del País Homenajeado14.- Clausura15.- Programa artístico y convivencia


A. Bandera NacionalB. Bandera del País HomenajeadoC. EstandarteD. Conjunto de Pequeñas BanderasE. Bandera de la Paz

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PRESIDIUM EN SESION DE HOMENAJE A PAISES

Asamblea:1.- Directora de la Mesa2.- Parlamentaria3.- Secretaria de Actas4.- Directora Adjunta5.- Tesorera6.- Historiadora7.- Conferencista

Nota: En caso de tener Invitados Especiales o Autoridades, se intercalarán entre lasFuncionarias de la Mesa.

Bandera de la Paz

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D) ORDEN A SEGUIR PARA LAS MESAS QUE REALIZAN EL MISMO DIA LASESION DE TRABAJO Y EL HOMENAJE A UN PAIS DE AMERICA

ORDEN DEL DIA

1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Oración, Lema y Canto Panamericano4.- Lectura del Orden del Día5.- Desarrollo de la Junta de Trabajo6.- Clausura de la Junta de Trabajo7.- Receso para instalar el Presídium y organizar la Sesión Programa8.- Entrada de Invitados, Fotógrafos y Prensa9.- Inicio de la Sesión Homenaje al País con la Bienvenida y Apertura por parte de la

Directora.10.- Honores a la Bandera e Himno Nacional11.- Honores a la Bandera del País Homenajeado e Himno12.- Oración, Lema y Canto Panamericano13.- Presentación del Presídium e Invitados Especiales14.- Auto presentación de las Socias y presentación de sus Invitadas15.- Presentación de la Conferencista16.- Desarrollo del Programa17.- Felicitación a la Conferencista18.- Toma de Protesta a nuevas Socias (en su caso)19.- Retiro de la Bandera Nacional y la del País Homenajeado20.- Clausura de la Sesión Programa21.- Programa artístico y convivencia

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A) Bandera NacionalB) Bandera del País HomenajeadoC) EstandarteD) Conjunto de Pequeñas BanderasE) Bandera de la Paz

NOTA: Las Mesas que tengan la Bandera de la Paz la expondrán en todos sus eventos.

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E) CEREMONIA DE HOMENAJE A FLORENCE TERRY GRISWOLD

PROGRAMA

1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Honores a la Bandera Nacional e Himno Nacional4.- Honores a la Bandera de Estados Unidos de Norteamérica e Himno5.- Oración, Lema y Canto Panamericano6.- Presentación del Presídium e Invitados Especiales7.- Presentación de la (s) Conferencista (s)8.- Desarrollo del Tema (Relacionado con la Vida y Obra de Florence Terry Griswold)9.- Palabras de la Funcionaria visitante10.- Felicitación y comentario de la Directora11.- Toma de Protesta a nuevas Socias (en su caso)12.- Retiro de Banderas de Estados Unidos y México13.- Clausura14.- Convivencia


A) Bandera Nacional (2)B) Banderas de los Países de AméricaC) EstandarteD) Fotografía de Florence Terry GriswoldE) Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:

1.- Después de los honores a la Bandera Nacional, se coloca en su sitio de honor.A continuación entra la Bandera de Estados Unidos de Norteamérica para recibir los ho-nores, por ser este el país de origen de nuestra Fundadora y se coloca a la derecha de laBandera Nacional. De estar presente la Directora General de la Alianza, se harán hono-res a la Bandera de su país de origen, la cual acompañará a las Banderas en el sitio dehonor..

2.- En caso de encontrarse Funcionarias en la Ceremonia, la Directora le cederá laclausura a la de más alto rango.

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PRESIDIUM EN HOMENAJE A FLORENCE TERRY GRISWOLD

Asamblea:1.- Directora de la Mesa2.- Parlamentaria3.- Secretaria de Actas4.- Directora Adjunta5.- Tesorera6.- Historiadora7.- Conferencista

Nota: En caso de encontrarse en la Ceremonia, alguna Funcionaria o Autoridades, seubicarán en el Presídium alternadamente con la Directiva.

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F) SEMINARIO

PROGRAMA1.- Bienvenida2.- Apertura3.- Oración y Lema Panamericano, Entonación Canto Panamericano4.- Auto presentación de Socias (Nombre, Mesa, Cargo, País y Capital), iniciando por el

Presídium.5.- Presentación de las Expositoras y lectura de cada currículo6.- Desarrollo del Tema7.- Comentarios de la Presidenta de la Asociación Nacional o su Representante8.- Agradecimiento y felicitación a las Expositoras9.- Clausura10.- Convivencia


A) Estandarte de la Asociación Nacional, en caso de estar presente la Presidenta, de noser así, se colocará el Estandarte de la alianza

B) Conjunto de Pequeñas BanderasC) Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES

1. Las Coordinadoras son las responsables de preparar e impartir los Seminarios a lasMesas.

2. Se debe proveer a las expositoras de todo el material necesario para la presentación.A las Socias presentes se les provee de hojas blancas, lápiz o pluma, gafete con sunombre y el País que representen.

3. El presídium se integrará para la apertura del Seminario con las siguientes Funciona-rias: Presidenta de la Asociación Nacional, Vice-Presidenta (si fuera en su represen-tación) y Coordinadoras. Una vez hecha la apertura y al empezar el Seminario, úni-camente quedan al frente las Coordinadoras que son las Expositoras, se sugiereacomodar a las Socias en mesas colocadas en forma de “U” teniendo al frente a lasExpositoras.

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Recomendación.- Como no es un evento social no se debe de invitar a ninguna otra fun-cionaria para que la Mesa tenga la confianza de tratar algún asunto delicado, sin invi-tadas.

4. La apertura la realiza la Directora y cede la clausura a la Presidenta de la Asociacióno la Funcionaria de más alto rango.

5. El Seminario es para aprender y aclarar inquietudes, por lo que se sugiere que seimparta individualmente a cada Mesa para que haya la confianza de hacer preguntasa las Funcionarias.

6. En caso de contar con una Maestra de Ceremonias, que deberá ser una Socia, la pre-sentación y lectura del currículo de las Coordinadoras y las palabras de felicitacióna las mismas, estarán a cargo de la Directora.

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G) GUIA PARA LA ORGANIZACION DE UNA CONVIVENCIA DE ZONA

La fecha y la Mesa Anfitriona de la Convivencia de Zona, son dadas a conocer por laPresidenta de la Asociación Nacional en la Junta de Consejos, de Directoras y Sociasque se efectúa en el mes de Enero.

Las Coordinadoras designan los temas que debe exponer cada Mesa y deberán supervi-sar los preparativos de la Mesa Anfitriona: lugar del evento, programa, Presídium yrecepción de las Funcionarias y Socias.

La Mesa Anfitriona integrará una Comisión Especial de Convivencia, para organizartodo lo concerniente a sus responsabilidades. Deberá invitar con anticipación a las Fun-cionarias y a las Mesas que integran la Zona, debiendo enviar la información relacionadacon el lugar, fecha y hora del evento, costo de hoteles y medios de transporte, incluyen-do paseos y atractivos de la ciudad, así como una exhortación para que asista el mayornúmero de Socias.

Para la realización de los eventos, se debe procurar un lugar adecuado de acuerdo al nú-mero de las asistentes. Asimismo, que tenga el equipo necesario para la presentación delos temas: cañón, rotafolio, proyector de transparencias, marcadores, etc. De igual formase les proporcionará a las asistentes carpetas con hojas blancas, lápiz o pluma y gafetecon el nombre de la Socia y Mesa a la cual pertenece. La presentación de programa ar-tístico es autonomía de las Mesas.

La realización de una Convivencia, brinda a la Mesa la oportunidad de dar a conocer alas Funcionarias y Socias que asisten, la unión y armonía del grupo, así como sus traba-jos y logros. Una Mesa Anfitriona, con disciplina y responsabilidad en la organizaciónde sus actividades, siempre dará una excelente imagen y dejará un buen recuerdo en laspersonas que la visitan.

Un tema muy importante es el de procurar cobrar un mínimo de costo en el carnet, elcual no debe sobrepasar los gastos que realiza la Mesa Anfitriona, ya que con ello se ob-tiene la asistencia de un mayor número de Socias y éxito en la reunión.

Nota: Para los pormenores de este evento consultar la Guía para la Organización de unaConvivencia de Zona.

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CONVIVENCIA DE ZONAPROGRAMA

1.- Bienvenida (por la Directora de la Mesa).2 - Apertura por la Presidenta de la Asociación Nacional o su Representante.3.- Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de la Bandera.4.- Honores a la Bandera e Himno del País de la Directora General (en caso de estar

presente) y retiro de la misma.5.- Oración, Lema Panamericano y entonación Canto Panamericano.6.- Presentación del Presídium.7.- Auto Presentación de Socias iniciando por el Presídium (Nombre, Mesa, Cargo, País

y Capital).8.- Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional o su Representante.9.- Palabras de la Directora General de la Alianza o su Representante.10.- Conducción del desarrollo de los Temas (por las Coordinadoras).11.- Clausura.12.- Programa artístico y convivencia.

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A. Bandera Nacional (2)B. Banderas de los Países de AméricaC. Estandarte de la Asociación Nacional, en caso de la presencia de la Presidenta, de no

ser así, se colocara el de la AlianzaD. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:1. Está permitido que asistan a las Convivencias personas que no pertenezcan a la Or-

ganización, pero que simpaticen con el Movimiento Panamericano, para que seanprospectos a futuras Socias.

2. La Apertura y la Clausura están a cargo de la Presidenta de la Asociación Nacional.De encontrarse presente la Directora General, o alguna otra Funcionaria, la Presi-denta si así lo desea, le cederá la clausura.

3. Se sugiere incluir entre los temas a presentar por las Mesas, uno alusivo a la Alianzade Mesas Redondas Panamericanas a manera de instrucción.

4. De encontrarse presente la Directora General, la segunda Bandera Nacional se colo-cará en el sitio de honor para después colocar a su derecha la Bandera del País deorigen de la Directora General, una vez que ha recibido los honores. La primeraBandera Nacional es la que entra a recibir los merecidos honores y se retira del re-cinto.

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PRESIDIUM EN CONVIVENCIAS DE ZONA

ASAMBLEA:1. Presidenta de la Asociación Nacional2. Directora de la Mesa3. Directora General de la Alianza o su Representante4. Funcionaria de la Asociación Nacional5. Funcionaria6. Coordinadora de Zona7. Funcionaria8. Pro Coordinadora de Zona9. Funcionaria

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H) CEREMONIA DEL DIA DE LAS AMERICAS

PROGRAMA

1. Bienvenida por la Maestra (0) de Ceremonias2. Apertura3. Honores a la Bandera, Himno Nacional, Retiro de la Bandera4. Entrada del Estandarte y Bandera de la Paz5. Desfile de Banderas de los Países Americanos iniciando con los Estados Unidos de

Norteamérica, por ser el país de origen de las Mesas Redondas Panamericanas. Secontinuara con el desfile de Banderas por orden alfabético.

6. Oración, Lema y Canto Panamericano.7. Presentación del Presídium e Invitados8. Palabras de la Directora y presentación de Conferencistas9. Desarrollo del Tema10. Felicitación de la Directora11. Retiro del Estandarte y de las Banderas12. Clausura13. Programa Artístico y Convivencia

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A. Bandera Nacional (2)B. EstandarteC. Banderas de los Países de AméricaD. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:1. El desfile de entrada como de salida, se debe realizar con música de marcha y se

iniciará con la Bandera de los Estados Unidos Mexicanos y la Bandera de los Esta-dos Unidos de Norteamérica, seguidas por las Banderas de los Países Americanospor orden alfabético.

2. Si estuviesen presentes Embajadores de los Países se deben ubicar en el Presídium.3. De encontrarse alguna Funcionaria, la Directora cederá la clausura a la de más alto

rango.

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PRESIDIUM DEL DIA DE LAS AMERICAS

1. Directora de la Mesa2. Funcionaria de la Asociación Nacional o su Representante3. Funcionaria de la Alianza o su Representante4. Parlamentaria5. Secretaria de Actas6. Directora Adjunta7. Tesorera8. Historiadora9. Conferencista

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CEREMONIA DE ANIVERSARIODE LA FUNDACION DE UNA MESA

PROGRAMA

1. Bienvenida2. Apertura3. Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de Bandera4. Honores a la Bandera e Himno del País de la Directora General, (en caso de estar

presente)5. Oración, Lema y Canto Panamericano6. Presentación del Presídium e Invitados7. Palabras de la Directora y entrega de Reconocimientos8. Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional9. Toma de Protesta a nuevas Socias (en su caso)10. Palabras de la Directora General de la Alianza11. Clausura12. Programa artístico y convivencia


A. Bandera Nacional (2)B. Banderas de los Países de AméricaC. EstandarteD. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES1. La Directora de la Mesa dirigirá unas palabras mencionando los logros y la trayecto-

ria de su Mesa, asimismo entregará Reconocimientos a las Socias Fundadoras y aSocias cuya labor haya sido destacada y de importancia para la Mesa, Asociación oAlianza.

2. La Directora cederá la clausura a la Funcionaria de más alto rango.3. De encontrarse presente la Directora General, la segunda Bandera Nacional se colo-

cará a un lado del pódium para después colocar a su derecha la Bandera del País deorigen de la Directora General una vez que ha recibido los honores. La primeraBandera Nacional es la que entra a recibir los merecidos honores y se retira del re-cinto.

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PRESIDIUM PARA LA CEREMONIADE ANIVERSARIO DE LA FUNDACION DE UNA MESA

1. Directora de la Mesa2. Presidenta de la Asociación Nacional3. Directora General de la Alianza o su Representante4. Funcionaria de Asociación Nacional5. Funcionaria de Alianza6. Funcionaria de Asociación7. Funcionaria de Alianza8. Funcionaria de Asociación9. Funcionaria de Alianza

Nota: En caso de tener Invitados Especiales o Autoridades, se intercalarán entre lasFuncionarias de la Mesa. Ver pág. 2 inciso g.

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J) CEREMONIA DE TOMA DE PROTESTA DE MESAS O GRUPOS JUVENILES

PROGRAMA1. Bienvenida2. Apertura3. Honores a la Bandera, Himno Nacional, retiro de la Bandera4. Honores a la Bandera e Himno del País de la Directora General, en caso de estar

presente.5. Oración, Lema y Canto Panamericano6. Presentación del Presídium7. Reseña de la Formación de la Mesa8. Ceremonia de la Luz de la Amistad9. Imposición de la Insignia a las Socias10. Toma de Protesta a la Directiva

Imposición de la Insignia y entrega del Estatuto y Reglamentos a la Directora11. Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional12. Palabras de la Directora General de la Alianza13. Palabras de la Directora de la Mesa14. Clausura15. Programa artístico y convivencia

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A. Bandera Nacional (2)B. Banderas de los Países de AméricaC. EstandarteD. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:1. La Presidenta de la Asociación Nacional toma la protesta a todas las Socias y les

coloca la Insignia. Terminado este acto permanecerán de pie únicamente las Sociasque forman parte de la Directiva electa, a quienes se les tomará la protesta. Asímismo, se le colocará la insignia a la Directora. Durante esta Ceremonia todos lospresentes deberán permanecer de pie.

2. La apertura y la clausura estarán a cargo de la Presidenta de la Asociación Nacio-nal. Podrá ceder la clausura a la Directora General o su Representante o a otra Fun-cionaria.

3. La primera Bandera Nacional es la que entra a recibir los merecidos honores y seretira del recinto. De encontrarse presente la Directora General, la segunda BanderaNacional se colocará a un lado del pódium para después colocar a su derecha laBandera del País de origen de la Directora General, una vez que ha recibido los ho-nores.

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PRESIDIUM PARA LA TOMA DE PROTESTADE UNA MESA O GRUPO JUVENIL

Asamblea1. Presidenta de la Asociación Nacional2. Directora Electa3. Directora General de la Alianza o su Representante4. Invitado Especial5. Invitado Especial6. Coordinadora de Zona7. Funcionaria de Asociación Nacional8. Pro Coordinadora de Zona9. Presidenta del Comité de Extensión y Grupos Juveniles (por única vez ya que es la

organizadora del Grupo o nueva Mesa)

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K) VISITA DE LA DIRECTORA GENERAL DE LA ALIANZA

ORDEN DEL DIA

1. Bienvenida2. Apertura3. Oración, Lema y Canto Panamericano4. Presentación del Presídium5. Presentación de Invitados Especiales6. Auto presentación de Socias, iniciando por el Presídium (Nombre, Mesa, Cargo,

País y Capital)7. Palabras de la Directora de la Mesa8. Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional9. Palabras de la Directora General de la Alianza10. Entrega de Reconocimientos11. Clausura

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES:A. EstandarteB. Conjunto de Pequeñas BanderasC. Bandera de la Paz

Nota: La Directora hace la apertura y dirige unas palabras de bienvenida a las Funciona-rias visitantes. Cede la clausura a la Directora General de la Alianza.

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PRESIDIUM EN LA VISITADE LA DIRECTORA GENERAL DE LA ALIANZA

Asamblea

1. Directora de la Mesa2. Presidenta de la Asociación Nacional3. Directora General de la Alianza4. Parlamentaria5. Secretaria de Actas6. Directora Adjunta7. Tesorera

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CAPITULO IX

ORGANIZACION DE CONVENCIONES, JUNTAS DE CONSEJOS YCONVIVENCIA DE LA ASOCIACION NACIONAL DE MESAS REDONDAS

PANAMERICANAS DE LA REPUBLICA MEXICANA

A) CONVENCION BIENAL DE LA ANMRPCuando una Mesa es electa anfitriona de una Convención Bienal de la Asociación

Nacional, al llegar a su lugar de origen y durante una Junta Ordinaria de Trabajo, laAsamblea designará al “COMITE ORGANIZADOR DE LA CONVENCION”, el cualestará integrado por: Presidenta, Secretaria y Tesorera.

Una vez designada la Presidenta del Comité Organizador de la Convención, nom-brará a las Presidentas de los siguientes Comités: Inscripciones, Credenciales, Hoteles,Transporte, Ornato, Festejos, Sociales, Protocolo y cualquier otro que considere necesa-rio. A todas las Socias se les integrará en estos Comités.

B) JUNTA DE CONSEJOS Y CONVIVENCIA ANUAL DE LA ANMRPEn la Junta de Consejos del mes de Enero siguiente, informarán sobre el trabajo

que están realizando los Comités. Posteriormente deberán enviar una circular a las Fun-cionarias y Directoras de las Mesas, comunicando los nombres del Comité Organizador,fecha y lugar del evento.

Durante la Segunda Junta de Consejos, el Comité Organizador deberá presentar aconsideración de la Asamblea lo siguiente:

Fecha y lugarPrograma SocialCosto del Carnet y HotelesMedios de Transporte

El Comité Organizador debe estar en constante comunicación con la Presidenta dela Asociación Nacional. Para revisar los salones donde se realizarán las Ceremonias yJuntas de Trabajo, solicitará el apoyo de la Presidenta y Vicepresidenta del Comité deProtocolo, de la Directora de la Mesa Anfitriona, de la Presidenta de la Convención y dela Representante de este Comité en la Mesa Anfitriona, con la finalidad de que todo lorequerido este listo con un hora de antelación.

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De igual forma el Comité de Protocolo, la Representante de la Mesa y sus auxilia-res deberán de estar pendientes de todo lo que se requiera durante las ceremonias y jun-tas de trabajo: Banderas, equipo de sonido, micrófonos, vasos de cristal, personificado-res, etc.

Debido a que las Funcionarias tienen que asistir a Juntas de Trabajo previas a lainauguración de los eventos, es muy importante la instalación de una mesa de registropara ellas.

Se recomienda que en estos eventos se hospede a la Presidenta de la AsociaciónNacional en una suite, debido a que tiene que trabajar con Funcionarias, así como tenerreuniones con las Directoras de las Mesas.

Por ningún motivo se permitirá la presencia de personas ajenas a los Consejos enlas juntas, solamente pueden estar tres Socias de la Mesa Anfitrionas, quienes deberánestar al pendiente de lo que se necesite.

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CEREMONIA DE INAUGURACIONDE LA CONVENCION DE ASOCIACION NACIONAL

PROGRAMA1. Bienvenida por la (el) Maestra (o) de Ceremonias.2. Apertura por la Presidenta de la Asociación Nacional.3. Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de la Bandera.4. Honores a la Bandera e Himno del País de la Directora General, en caso de estar

presente.5. Desfile de las Banderas de América por orden alfabético.6. Oración, Lema y Canto Panamericano.7. Presentación del Presídium e invitados.8. Declaratoria Inaugural por el Gobernador del Estado o su Representante.9. Ceremonia de la Luz de la Amistad.10. Bienvenida a cargo de la Presidenta del Comité Organizador de la Convención.11. Mensaje de la Presidenta de la Asociación Nacional.12. Palabras de la Directora General de la Alianza.13. Retiro de las Banderas.14. Programa Artístico.

SIMBOLOS QUE DEBEN DE ESTAR PRESENTES:A. Bandera Nacional (2)B. Banderas de los Países de AméricaC. Bandera de la Asociación NacionalD. Bandera de la Paz

Material Necesario: Cirio, cerillos (de madera)

NOTA IMPORTANTE:De encontrarse presente la Directora General, la segunda Bandera Nacional se colocaráa un lado del pódium para después colocar a su derecha la Bandera del País de origen dela Directora General, una vez que ha recibido los honores. La primera Bandera Nacionales la que entra a recibir los merecidos honores y se retira del recinto.

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PRESIDIUM PARA LA CEREMONIA DE INAUGURACION DE LACONVENCION DE LA ASOCIACION NACIONAL

Asamblea1. Presidenta de la Asociación Nacional2. Gobernador del Estado o su Representante3. Directora General de la Alianza o su Representante4. Parlamentaria de la Asociación Nacional5. Esposa del Gobernador6. Vicepresidenta de la Asociación Nacional7. Secretaria de Actas8. Historiadora9. Mujer Panamericana10. Presidenta del Comité Organizador de la Convención11. Tesorera12. Secretaria de Correspondencia13. Directora de la Mesa Anfitriona

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CEREMONIA DE CLAUSURA DE LA CONVENCIONDE LA ASOCIACION NACIONAL

PROGRAMA

1. Bienvenida por la Maestra (o) de Ceremonias.2. Oración, Lema y Canto Panamericano.3. Presentación del Presídium e Invitados.4. Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional que termina funciones.5. Entrega de Reconocimientos a la Presidenta de la Asociación Nacional que termina

funciones.6. Ceremonia de Toma de Protesta a la Directiva Electa.7. Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional que inicia funciones.8. Palabras de la Directora General de la Alianza.9. Palabras de la Presidenta del Comité Organizador de la Convención.10. Entrega de la Bandera de la Asociación Nacional a la Mesa Sede de la siguiente

Convención.11. Clausura.

SIMBOLOS QUE DEBEN DE ESTAR PRESENTES:

A. Bandera NacionalB. Banderas de los Países de AméricaC. Bandera de la Asociación NacionalD. Estandarte de la Asociación NacionalE. Bandera de la Paz

Material necesario: Cirio, velas, cerillos (de madera)

NOTA IMPORTANTE:

De encontrarse presente la Directora General, se colocará la Bandera de su País a laderecha de la Bandera Nacional. Éstas estarán situadas a un lado del pódium.

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PRESIDIUM PARA LA CEREMONIA DE CLAUSURA DE LACONVENCION DE LA ASOCIACION NACIONAL

Asamblea:1. Presidenta de la Asociación Nacional2. Gobernador del Estado o su Representante3. Directora General de la Alianza4. Parlamentaria de la Asociación Nacional5. Esposa del Gobernador6. Vicepresidenta de la Asociación Nacional7. Presidenta Electa8. Historiadora9. Secretaria de Actas10. Presidenta del Comité Organizador de la Convención11. Mujer Panamericana12. Secretaria de Correspondencia13. Tesorera14. Directora de la Mesa Anfitriona15. Pro Secretaria de Actas

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B) JUNTAS DE CONSEJOS DIRECTIVO, CONSULTIVO Y DIRECTORAS YSOCIAS DE LA ANMRP

1.- PRIMERA JUNTA DE CONSEJOS DIRECTIVO Y CONSULTIVO DE LANUEVA DIRECTIVA DE LA ASOCIACION NACIONAL.

ORDEN DEL DIA

1. Apertura y palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional.2. Oración, Lema y Canto Panamericano.3. Lista de Asistencia (Consejo Directivo en funciones y anterior, Consejo Consultivo).4. Declaratoria de quórum.5. Lectura del Acta de la Cuarta Junta de Consejos por la Secretaria anterior. Aproba-

ción.6. Presentación de las Integrantes de la nueva Directiva.7. Entrega de archivos y material de la Directiva anterior a sus sucesoras.8. Asuntos Pendientes.9. Asuntos Nuevos.10. Lectura de los acuerdos tomados.11. Clausura por la Presidenta de la Asociación Nacional.

SIMBOLOS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES

A. Estandarte de la Asociación NacionalB. Conjunto de Pequeñas BanderasC. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:

1. Esta primera Junta de Consejo Directivo y Consejo Consultivo se realizará al díasiguiente de la toma de Protesta de la Nueva Directiva, con el objeto de permitir quela Presidenta de la Asociación Nacional disponga de tiempo para reunirse con suequipo de trabajo.

2. La entrega del material y archivos de las Funcionarias anteriores a sus sucesoras,debe quedar claramente registrado en el Acta de la Sesión, para evitar así pérdidasde material y documentos, en especial lo referente a tesorería.

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2.- PRIMERA JUNTA DE LOS CONSEJOS DIRECTIVO, CONSULTIVO YDIRECTORAS DE LA ASOCIACION NACIONAL

ORDEN DEL DIA

1. Apertura y palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional.2. Oración, Lema y Canto Panamericano.3. Lectura y aprobación del Orden del Día.4. Lista de Asistencia.5. Declaratoria de quórum.6. Presentación de la Nueva Directiva.7. Asuntos Pendientes (Designación de Sede y fecha para la próxima Junta de Conse-

jos y Directoras).8. Asuntos Nuevos9. Asuntos que presente la Asamblea.10. Lectura de acuerdos tomados.11. Clausura.


A. Estandarte de la Asociación NacionalB. Conjunto de Pequeñas BanderasC. Bandera de la Paz

Nota: Esta reunión se realizará al término de la Primera Junta de Consejos Directivo yConsultivo. El objetivo principal es tener un acercamiento entre la Presidenta de la Aso-ciación Nacional, su Directiva y las Directoras de las Mesas.

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3.- SEGUNDA Y TERCERA JUNTAS DE CONSEJOS DIRECTIVO YCONSULTIVO DE LA ASOCIACION NACIONAL.

ORDEN DEL DIA

1. Apertura de los Trabajos y Palabras de la Presidenta de la Asociación Nacional.2. Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de la Bandera.3. Honores a la Bandera del País de origen de la Directora General de la Alianza e

Himno (en caso de estar presente).4. Oración, Lema y Canto Panamericano.5. Lectura y Aprobación del Orden del Día. Permiso para alterar el orden de la Agen-

da.6. Lista de Asistencia.7. Declaratoria de quórum.8. Lectura del Acta de la Junta Anterior. Aprobación.9. Informe de Funcionarias.10. Informes de las Coordinadoras y Pro Coordinadoras de Zona.11. Informe de Presidentas de los Comités y Comisiones Especiales.12. Asuntos Pendientes.13. Asuntos Nuevos.14. Lectura de los Acuerdos tomados.15. Clausura.


A. Bandera NacionalB. Estandarte de la Asociación NacionalC. Conjunto de Pequeñas BanderasD. Bandera de la Paz

Nota: La Presidenta y Vicepresidenta del Comité de Protocolo, la Representante delmismo, asió como la Directora de la Mesa Anfitriona y dos Auxiliares, deberán revisarel salón donde se efectuarán las Juntas de Trabajo, esto es con la finalidad de que secumpla con los requisitos necesarios para la reunión, el cual deberá estar listo una horaantes de iniciar las Juntas.

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PRESIDIUM EN JUNTAS DE CONSEJO

CONJUNTO DE PEQUEÑAS BANDERAS

Asamblea:1. Presidenta de la Asociación Nacional2. Parlamentaria de la Asociación Nacional3. Secretaria de Actas4. Directora General de la Alianza5. Pro Secretaria de Actas6. Vicepresidenta de la Asociación Nacional7. Historiadora8. Secretaria de Correspondencia9. Tesorera10. Pro Secretaria de Correspondencia11. Pro Tesorera

ConsejerasCoordinadora Zona I-A Pro Coordinadora Zona I-ACoordinadora Zona II-A Pro Coordinadora Zona II-ACoordinadora Zona I-B Pro Coordinadora Zona I-BCoordinadora Zona II-B Pro Coordinadora Zona II-BCoordinadora Zona III Pro Coordinadora Zona IIICoordinadora Zona IV Pro Coordinadora Zona IVCoordinadora Zona V-A Pro Coordinadora Zona V-ACoordinadora Zona V-B Pro Coordinadora Zona V-BCoordinadora Zona VI Pro Coordinadora Zona VI

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Coordinadora Zona VII Pro Coordinadora Zona VIICoordinadora Zona VIII Pro Coordinadora Zona VIIICoordinadora Zona IX Pro Coordinadora Zona IX

Presidenta Comité de DirectorioPresidenta Comité de EditorialPresidenta Comité de Enlace ElectrónicoPresidenta Comité de Extensión y Grupos JuvenilesPresidenta Comité de FinanzasVice Presidenta Comité de FinanzasColaboradora Comité de FinanzasPresidenta Comité de ProtocoloVice Presidenta Comité de ProtocoloPresidenta Comité de Revisiones y ResolucionesPresidenta Comité de UnificaciónVice Presidenta Comité de Unificación

Nota: Para estas Juntas de Consejos se recomienda que las Mesas se acomoden en formade herradura.

4.- SEGUNDA Y TERCERA JUNTAS DE CONSEJOS DIRECTIVO YCONSULTIVO, DIRECTORAS Y SOCIAS.

ORDEN DEL DIA

1. Apertura y Bienvenida por la Presidenta de la Asociación Nacional2. Honores a la Bandera, Himno Nacional y retiro de la Bandera3. Honores a la Bandera e Himno del País de origen de la Directora General, en caso

de estar ella presente.4. Oración, Lema y Canto Panamericano5. Lectura y Aprobación de la Orden del Día. Permiso para alterar el Orden de la

Agenda,6. Lista de Asistencia de Funcionarias, Consejeras, Delegadas y Alternas.7. Declaratoria de Quórum8. Lectura del Acta de la Junta anterior. Aprobación9. Informe de Funcionarias10. Informe de Directoras o Representantes de las Mesas11. Consideraciones a los Informes12. Asuntos Pendientes13. Asuntos Nuevos que presente la Asamblea14. Lectura de los Acuerdos tomados15. Clausura

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A. Bandera NacionalB. Bandera del País de la Directora General de la AlianzaC. Estandarte de la Asociación NacionalD. Conjunto de Pequeñas BanderasE. Bandera de la Paz

NOTAS IMPORTANTES:

1. Si estuviera presente la Directora General de la Alianza, se rendirán los Honores a laBandera de su País de origen y se tocara el Himno correspondiente.

2. Se deberá contar con el equipo necesario para la realización de los trabajos: micró-fonos, cañón, pantallas, computadora etc.

3. Deberán estar presentes cuatro Socias de la Mesa: dos atenderán el Presídium y dospara la Asamblea, fungiendo como edecanes.

5.- CUARTA JUNTA DE CONSEJOS DIRECTIVO Y CONSULTIVO

ORDEN DEL DIA

1. Apertura2. Honores a nuestro Lábaro Patrio e Himno Nacional3. Oración, Lema y Canto Panamericano4. Saludo de la Presidenta de la Asociación Nacional5. Saludo de la Directora General de la Alianza6. Lista de Asistencia7. Declaratoria de Quórum8. Lectura del Orden del Día. Aprobación9. Lectura del Acta de la Tercera Junta de Consejos Directivo y Consultivo. Aproba-

ción.10. Auto evaluación de las Funcionarias a su trabajo desempeñado durante el bienio, lo

positivo y las dificultades que encontraron en su trabajo. Así como aportaciones paraun mejor desempeño.

1) Presidenta2) Vicepresidenta3) Secretaria de Actas4) Pro Secretaria de Actas5) Tesorera6) Pro Tesorera7) Historiadora

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8) Parlamentaria9) Secretaria de Correspondencia10) Pro Secretaria de Correspondencia

11. Informe de Presidentas de los Comités Permanentes1) Directorio2) Editorial3) Enlace Electrónico4) Extensión y Grupos Juveniles5) Finanzas6) Protocolo7) Revisiones y Resoluciones8) Unificación

12. COFFEE BREAK

13. Informe de Coordinadoras y Pro Coordinadoras de Zona

1) Zona I-A2) Zona I-B3) Zona II-A4) Zona II-B5) Zona III6) Zona IV7) Zona V-A8) Zona V-B9) Zona VI10) Zona VII11) Zona VIII12) Zona IX

14. Informe del Comité de Postulaciones15. Informe del Comité de Revisiones y Resoluciones16. Asuntos Pendientes17. Asuntos Nuevos18. Clausura

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6. CUARTA JUNTA DE CONSEJOS DIRECTIVO, CONSULTIVO,DIRECTORAS Y SOCIAS.

AGENDA DE TRABAJOViernes________Hrs.

1. Apertura2. Honores a la Bandera Nacional e Himno Nacional3. Oración, Lema y Canto Panamericano4. Saludo de la Presidenta de la Asociación Nacional5. Saludo de la Directora General de la Alianza6. Lista de Representantes y Alternas7. Declaratoria de Quórum8. Lectura de la Agenda de Trabajo. Aprobación9. Informe del Comité de Credenciales10. Lectura del Acta de la tercera Junta de Consejos y Directoras. Aprobación11. Informe de Funcionarias

1) Presidenta2) Vicepresidenta3) Secretaria de Actas4) Pro Secretaria de Actas5) Tesorera6) Pro Tesorera7) Historiadora8) Parlamentaria9) Secretaria de Correspondencia10) Pro Secretaria de Correspondencia

12. Presidentas de los Comités Permanentes1) Directorio2) Editorial3) Enlace Electrónico4) Extensión y Grupos Juveniles5) Finanzas6) Protocolo7) Revisiones y Resoluciones8) Unificación

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13. Coordinadoras y Pro Coordinadoras


14. COFFEE BREAK15. Informe del Comité de Postulaciones16. Lectura del Programa Social del día e Informe del Comité de Credenciales17. Designación de una Comisión integrada por cinco Socias, quienes presentaran en la

última Sesión de Trabajo un informe sobre la Evaluación de las Actividades tanto deTrabajo Panamericano como de los eventos sociales llevados a cabo en la Conven-ción.

18. RECESO

Sábado 9:00 Hrs. Reanudación de los trabajos

19. Informe de las Directoras de Mesas


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20. Informe del Comité de Revisiones y Resoluciones21. Sede de la siguiente Convención Bienal22. Informe de la Comisión Especial de las Actividades tanto del Trabajo Panamericano

como de los eventos sociales de la Convención.23. Lectura del programa social del día e informe del Comité de Credenciales24. Asuntos Pendientes25. Asuntos Nuevos26. Elecciones27. CLAUSURA DE LOS TRABAJOS LLEVADOS A CABO EN LA CONVENCIONBIENAL.

NOTA IMPORTANTE:La planilla con los nombres de las personas para un cargo de elección, debe permanecera la vista 24 horas antes de las votaciones.

CROQUIS DE UBICACION DE FUNCIONARIAS DIRECTORAS Y SOCIAS PARAEL DIA DE LAS ELECCIONES.

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Guía para la Organización de Convención, Junta de Consejos o Convivenciade la Asociación Nacional de Mesas Redondas de la República Mexicana

Sra. Gloria Sosa de MuñozPresidenta Asociación Nacional

Bienio 2013-2015

La fecha de la Convención, Convivencia o Junta de Consejos esEl día de del .

Mesa Anfitriona: .Lugar del Evento: .

A. En Convención de Asociación Nacional o Junta de Consejos la Presidenta de laAsociación Nacional visitará con anticipación a las Mesas anfitrionas para su-pervisar los preparativos para el lugar del evento, instalación de salones dondese llevarán a cabo las Ceremonias y Juntas de Trabajo estando el Comité Orga-nizador en constante comunicación con la Presidenta de la Asociación Nacionalpara informar los avances y escuchar sugerencias.

B. Cuando una Mesa es electa Anfitriona de una Convención Bienal de la Asocia-ción Nacional, Junta de Consejos o Convivencias al llegar a su lugar de origen ydurante una Junta de Trabajo, la Asamblea designará al Comité Organizador.

MESA ANFITRIONA:I. Formar Comisión Especial:

II. Presidenta Comité de Convención, Junta de Consejos o Convivencia:

Nombre: .

1) Se elegirá a una Secretaria, una Tesorera, Comité de Inscripción, Comité de Hote-les y los Comités de Protocolo, Custodia, Festejos, Ambigú, Cortesía, Ornato,Prensa y Publicidad, ya nombrados en la Mesa.

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2) En unión con los demás Comités seleccionará, con tiempo el lugar apropiadopara:

Junta de trabajo, reunión social (comida y presentación Artística). Con instalacionesnecesarias para la junta de trabajo:

Sonido (*INCLUIR dos Micrófonos)

Lugar para mesa de inscripciones

Entrega de carpetas y gafetes

Y comidas o cenas ya sea para Funcionarias o Invitados

III. Se elegirá a la Conductora del Programa (Maestra de Ceremonias) quien recibiráasesoría de la representante del Comité de Protocolo.

Nombre: ___________________________________

IV. Se elegirá a la Conductora del Programa ArtísticoNombre: ___________________________________

V. Se informará a la Presidenta de la Asociación Nacional y a las Coordinadoras (enlas Convivencias) de todos los preparativos y programas.

VI. Secretaria: ________________________________.

1) Escribirá a las Mesas de la Zona invitándolas al evento a realizarse, Conven-ción, Convivencia o Junta de Consejos haciéndoles llegar toda la informa-ción:

2) Costo del Carnet (cuenta bancaria para depósito de inscripción, especificandoventajas de inscribirse con anticipación, etc.) Es muy importante procurar unmínimo de costo en el carnet, el que no debe sobrepasar los gastos que realiza laMesa anfitriona, con ello se consigue la asistencia de un mayor número de Sociasy el éxito de la reunión.

Costo de Hoteles, Número de Cuenta y Contactos.

3) Invitará por escrito a las Funcionarias de los Consejos Directivo y Consultivode la Asociación Nacional y Directoras de la Zona de la Alianza, enviando elboleto de cortesía a quien en Asamblea de la Mesa hayan acordado, a las queno se mande esta cortesía tendrán que pagar sus gastos.

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4) Las cartas serán firmadas por la Directora de la Mesa, la Presidenta del Comitéy su Secretaria.

5) Solicitará a las Directoras de las Mesas vía telefónica o correo electrónico laconfirmación del número de Socias que asistirán para determinar el tamaño delsalón del evento y la organización de las reuniones sociales.

VII.Tesorera (Puede ser la misma de la Mesa, aunque no es recomendable ya que ten-dría que hacer una cuenta por separado de la Tesorería de la Mesa)

Nombre: __________________________________.

• Recabará de las asistentes el valor del Carnet.

• Pagará todos los gastos que se ocasionen, llevando un registro de los Ingresos yEgresos.

VIII.Comité de Inscripción.

Nombres:

1. _________________________________

2. _________________________________

3. _________________________________

Prepararán las Carpetas que se entregarán a todas las asistentes conteniendo:

a) Bienvenida del Comité Organizador.

b) Información sobre su Ciudad (folletos, trípticos, boletines, libros etc.)

c) Programa de las juntas de trabajo y horarios.

d) Eventos Sociales y Paseos indicando hora de reunión y lugar.

e) Gafete (Nombre de la Socia y Mesa a la que pertenece).

f) Hoja de encuesta de opinión o evaluación del evento

g) Lápiz y papel en blanco para anotaciones personales

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2) Levantará un registro de la asistencia a la Convención o Junta de Consejos yproporcionará este dato a las Coordinadoras

IX: COMITÉ DE HOTELES:

NOMBRES:

1. _____________________________________

2. _____________________________________

a) Seleccionará el Hotel Sede de la Convivencia y escogerá otra opción recabando lainformación necesaria, como el costo de las habitaciones servicios, etc. Se apoya-rá de la Presidenta de la Asociación Nacional.

b) Oportunamente pasará estos datos a la Presidenta Del Comité para que se informea las Mesas.

c) Estará presente a la llegada de las visitantes, para cerciorarse que tengan una bue-na atención en el Hotel, y que las reservaciones y los precios hayan sido respeta-dos.

d) Se aconseja que las Socias tramiten personalmente sus reservaciones en los Hote-les que escojan. Se sugiere que paguen primero el costo del carnet y una vez pa-gado la mesa anfitriona dará un número de folio con el que el hotel hará la reser-vación, se tiene que poner de acuerdo previamente con los hoteles..

e) El Comité responsable tendrá el cuidado de llevar a la habitación el kit de trabajode la Presidenta de la Asociación Nacional y Directora General de la Alianza.

X. Comité de Festejos y ambigú.

Nombres:

1. _____________________________________

2. _____________________________________

Seleccionará los menús para el rompe hielo, la comida y el receso de la junta de trabajo.

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XI. Comité de Cortesía

Nombres:

1. _____________________________________

2. _____________________________________

a) Se encargará de los obsequios, pequeños recuerdos que se entregarán a la Presi-denta de la Asociación Nacional o a su Representante, a las Funcionarias de laAlianza y de la Asociación, a las Directoras y a todas las asistentes.

b) Seguir los lineamientos marcados en el Estatuto y reglamentos en su apartado delmanual de protocolo para las cortesías a funcionarias en los eventos y Ceremoniasde la Asociación Nacional. La Directora de la Mesa, el Comité de Protocolo yCortesía trabajarán unidos con el Comité de Protocolo de la Asociación Nacionalinformando: Medio de transporte, recepción y despedida de la Presidenta de laAsociación Nacional, para brindarle las atenciones que ella merece para dejar unabuena imagen.

c) Durante la realización del evento las personas que están en el Presídium no debenlevantarse de sus asientos. Si tuvieran la necesidad de retirarse por unos momen-tos el Comité de Protocolo o Cortesía los acompañara, mientras tanto otra personaocupará su lugar para evitar vacíos en el Presídium.

d) En el momento que se retire del evento alguna autoridad o Funcionaria del Presí-dium será acompañada por una o dos Socias de Cortesía hasta la salida.

e) Por lo menos dos Socias de la Mesa colaborarán como edecanes y se ubicaráncerca del Presídium.

XII. Comité de Custodia, Ornato, Prensa y Publicidad:

Nombres:

1. _____________________________________

2. _____________________________________

3. _____________________________________

En general realizarán sus deberes específicos señalados en el Estatuto yReglamentos.

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XIII. Comité de Protocolo: ____________________________

Se encargará de que el salón para la Junta de Trabajo luzca las Banderas de losPaíses Americanos. (Las Banderas pueden estar atrás del Presídium, siempre ycuando los espacios estén de acuerdo a las necesidades del salón donde se efectua-rá el evento).

En esta ocasión estarán presentes dos Banderas de México, un al centro del grupode Banderas, a la derecha de la Bandera de Estados Unidos y la otra recibirá loshonores de acuerdo al reglamento del Protocolo del lado derecho del Presídium.El estandarte estará colocado al lado izquierdo del Presídium junto con la Banderade la Paz en caso de contar con ella.

En el Presídium colocará personificadores con los nombres y cargos de las perso-nas que ocuparán los lugares correspondientes y entregará a la Maestra de cere-monias una lista de los integrantes del Presídium para su presentación en el mo-mento indicado. Es necesario que el Presídium cuente con agua y un micrófonoinalámbrico.

El comité de Protocolo asesorará a la Maestra de Ceremonias. En caso de que secometa un error u omisión, lo informará a la Maestra de Ceremonias en formamuy discreta, dándole las correcciones por escrito.

En la ceremonia de inauguración de la Convención se encenderá el Cirio y perma-necerá encendido en todas las juntas hasta la clausura, se sugiere contar con ceri-llos de madera y apaga velas.

XIV. Maestra de Ceremonias:

Nombre: __________________________________

Supervisa que el programa esté completo y acorde a las disposiciones del protoco-lo.

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Coordina con la persona encargada el equipo de sonido los momentos de interven-ción del mismo y revisa las buenas condiciones de este

Solicita con anticipación lista de nombres y rangos de personalidades que están enel Presídium, presentándolos por orden de jerarquías así como a los invitados espe-ciales de otras Mesas y organismos Sociales.

La bienvenida debe de ser breve evitando poemas o relatos.

CONVIVENCIAS

La fecha y la Mesa Anfitriona de las Convivencias de Zona, son dadas a conocer por laPresidenta de la Asociación Nacional en la Junta de Consejos, de Directoras y Sociasque se efectúa en el mes de Enero.

Las Coordinadoras designan los temas que debe exponer cada Mesa y deberán supervi-sar los preparativos de la Mesa Anfitriona: lugar del evento, programa, Presídium y re-cepción de las Funcionarias y Socias.

Se debe recordar que el compromiso de una Mesa Redonda Panamericana incluyeel compromiso de todas sus Socias quienes tienen la responsabilidad de trabajarunidas con un verdadero espíritu de equipo y llevarlo a cabo con gran interés, de-dicación y entusiasmo. De la eficacia con que se lleve a cabo esta tarea dependerála impresión que las visitantes se lleven de la Mesa.

Por acuerdo del Consejo Consultivo y la Presidenta de la · Mexicana, siendo la primera comisión...

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