Politica Version 1.6 (1)

PRESTACIÓN DEL SERVICIO GESTION DE DATOS

POLÍTICAS DE AFILIACIÓN

Versión: 1.6 Fecha 12/12/2011 Página 1 de59

DOCUMENTO APROBADO

ELABORADO POR:

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.

Y SISTEMAS Y COMPUTADORES S.A.

REVISADO POR:

DEPARTAMENTO NACIONAL DE AFILIACIÓN Y REGISTRO.

APROBADO POR:

DEPARTAMENTO NACIONAL DE AFILIACIÓN Y REGISTRO.




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1. OBJETIVO

Definir las políticas que deben aplicarse en el proceso de afiliación a Pensión en el Instituto de Seguros Sociales, las cuales se reflejarán en las aplicaciones desarrolladas por la firma Sistemas y Computadores S.A.

2. ALCANCE

Este documento está dirigido a los Funcionarios del Departamento Nacional de Afiliación y Registro del ISS, Jefes comerciales seccionales, Administradores Territoriales y operadores Auxiliares de SYC y rige a partir de la fecha de su publicación.

3. RESPONSABLES

Instituto de Seguros Sociales

Jefe del Departamento Nacional de Afiliación y Registro.

Sistemas y Computadores S.A.

Gerente de Proyectos Especiales. Jefe Operación Nacional. 4. POLÍTICAS Y REQUISITOS

Las políticas son de obligatorio cumplimiento para los funcionarios del Departamento de Afiliación y Registro del ISS, Jefes Comerciales de cada Seccional, Administradores Territoriales y/o Operadores Auxiliares de SYC, hasta tanto se emita una versión superior al documento con las modificaciones que se requieran.

Este documento será distribuido a los funcionarios del Instituto de Seguros Sociales y de la firma Sistemas y Computadores S.A. que requieren conocer el proceso de Afiliación y Registro.




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TABLA DE CONTENIDO

1. PROCESO DE AFILIACIÓN 1.1 Recepción 1.2 Tipificación y Validación 1.3 Radicación 1.4 Digitalización 1.5 Transmisión 1.6 Grabación / Captura 1.7 Transferencia 1.8 Transporte 1.9 Archivo

2. POLÍTICAS DE AFILIACIÓN 2.1 Tipificación de los trámites 2.1.1 Documento de Identificación para trámites de afiliación (Cédula

Colombiana). 2.1.1.1 Tarjetas de Identidad 2.1.2 Vinculación inicial 2.1.3 Actualizaciones 2.1.3.1 Tipos de Novedades Aceptadas en la recepción 2.1.3.2 Tipos de Novedades No Aceptadas en la recepción 2.1.4 Traslado de Régimen 2.1.4.1 Traslado Ingreso Normal 2.1.4.2 Traslado Ingreso Excepcional 2.1.4.2.1 Casos Excepcionales 2.1.4.2.2 Afiliados Provenientes de Cajanal 2.2 Obligatoriedad de la afiliación 2.2.1 Personas obligadas a afiliarse 2.2.1.1 Conductores de Servicio Público 2.2.1.2 Trabajadores del Servicio Doméstico 2.2.1.3 Las comunidades Religiosas 2.2.1.4 Agremiaciones y asociaciones 2.2.2 Personas que están obligadas pero no se les permite la afiliación 2.2.3 Personas No obligadas a afiliarse 2.3 Grabación retroactiva y convalidados 2.3.1 Grabación retroactiva 2.3.2 Casos especiales de Retroactivos 2.3.2.1 Correcciones de fechas de Relación Laboral 2.3.2.2 Relación Laboral No Existente 2.3.3 Grabación de formularios para usuarios que han realizado pagos pero no la

afiliación (convalidados) 2.3.4 Convalidados para afiliados Fallecidos.




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2.3.5 Convalidados para personas que exceden la edad para pensionarse. 2.3.6 Procedimiento para realizar los traslados de trabajadores de Ecopetrol al

sistema general de Pensiones. 2.3.7 Traslados de Regímenes exceptuados 2.3.7.1 Universidades Públicas 2.3.7.2 Servidores Públicos 2.4 Casos Especiales 2.4.1 Pensionados (Vejez – Indemnización – Sustitución o sobrevivencia –

Invalidez ) 2.4.2 Colombianos en el exterior 2.4.3 Preafiliacion Web para empresas 2.4.4 Afiliados con estado fallecido 2.4.5 Tutelas 2.5 Anulaciones y Retractos 2.5.1 Anulaciones y Retractos para solicitudes de ingreso y reactivaciones 2.5.1.1 Retractos 2.5.1.2 Anulaciones 2.5.2 Anulaciones y Retractos para Traslados Ingreso

2.5.2.1 Retractos 2.5.2.2 Anulaciones

3. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS 3.1 Aspectos Generales 3.2 Excepciones

4. RESPUESTAS DE ASOFONDOS 4.1 Novedades de validación o respuesta traslados pensión

5. ANEXOS 5.1 Formulario de Vinculación o actualización al Sistema General de Pensiones 5.2 Campos obligatorios Formulario de Vinculación o actualización al Sistema

General de Pensiones para independientes 5.3 Campos obligatorios Formulario de Vinculación o actualización al Sistema

General de Pensiones para dependientes 5.4 Información de las administradoras de fondos de pensiones privados 5.5 Qué hacemos y qué no hacemos. 5.6 Cuadro de Administradores Territoriales 5.7 Control de Cambios Políticas de Afiliación.




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ARCHIVO DATA CENTER

PUNTEO TAPA

PAQUETE

PUNTEO TAPA

CAJA

AUDITORIA DEL

JEFE

COMERCIAL

TRANSPORTE

ARCHIVO CAJA Y

CUSTODIA AL

POPULAR

FIN

IMPORTAR

IMAGEN

CAPTURA

VALIDADOR

OK

CARGUE SABAS

TRANSFERENCIA

FIN

CONTROL DE

CALIDAD

NO

OK

SI

OK?

SI

NO

OK

N.P.

NO

SI

SI

NO

Pág.

1

1

DIGITALIZACION

TRANSMISION




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1. PROCESO DE AFILIACIÓN




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1.1 RECEPCIÓN

Es la primera etapa del proceso de afiliación de un usuario. En esta etapa se reciben los formularios de afiliación con sus respectivos anexos dependiendo del tipo de trámite que vaya a realizar el usuario. 1.2 TIPIFICACIÓN Y VALIDACIÓN

Este proceso comprende varios pasos:

Verificar el estado del formulario. Verificar el estado de los anexos. Al identificar el trámite verificar los anexos correspondientes para cada uno. Verificar el diligenciamiento de los campos del formulario. Verificar la coincidencia de información entre los formularios y los anexos. Verificar en las bases de datos si el trámite es o no viable.

1.3 RADICACIÓN

Los datos del formulario se graban en el sistema en la oficina de atención; la información grabada se compara con la existente en las diferentes bases de datos y el resultado de esta validación es la aceptación o rechazo del trámite. La radicación se da cuando la solicitud es aceptada y consiste en sellar con impresora post el formulario y su respectiva copia. La información registrada en el sello es la siguiente:

Número de radicado. Número de anexos. Fecha y hora en que se registró la afiliación. Seccional y punto de atención donde se registró el trámite. La inscripción donde indica que el trámite está sujeto a revisión.

En el sello se repiten algunos datos como la fecha, hora, número de radicado, seccional y punto de atención con el fin de que si en el momento de realizar la grabación no están claros en algún campo exista la opción de búsqueda y de esta manera minimizar el riesgo de error.




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1.4 DIGITALIZACIÓN

Es la captura de las imágenes de los formularios a partir de los documentos originales que se tienen en el punto de atención. Todos los formularios de afiliación se deben escanear diariamente, para realizar el envío de las imágenes al nivel central de SYC para su posterior grabación. 1.5 TRANSMISIÓN

Es el envío de las imágenes a la central de procesamiento mediante un protocolo de transferencia FTP. 1.6 GRABACIÓN/CAPTURA

Una vez llegan las imágenes al Data Center de SYC estas se envían a la sala de captura para ser grabadas en su totalidad y de esta manera insertar los datos en la base de datos del ISS. 1.7 TRANSFERENCIA

Es el proceso mediante el cual se carga o transfiere la información consignada en el formulario a base de datos SABASS. 1.8 TRANSPORTE

En el punto de atención una vez los formularios han cumplido con todo el proceso son archivados en cajas y auditados por el Jefe Comercial. Después de la auditoría se hace el inventario de las cajas y se solicita autorización al Nivel Nacional del ISS para recoger el archivo y coordinar con la empresa encargada la posterior recolección y envío a la empresa encargada de la custodia. Para el transporte no se permite que se les coloque ningún tipo de cinta. Al momento de entregarlas a la empresa de custodia estas deben estar en buen estado. 1.9 ARCHIVO

Una vez el archivo es auditado, a cada caja se le asigna un número único de sticker para facilitar la posterior búsqueda de un formulario, en caso de que fuese necesario. Dicho número es ingresado en el programa C-Sticker, el cual guarda la información del contenido de la caja, es decir:

Número de Sticker Año Seccional




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Punto de Atención Número de caja Fecha inicial (la del primer formulario guardado en esa caja) Fecha final (la del último formulario guardado en esa caja)

Cuando se requiera la búsqueda de un formulario se puede realizar por número de sticker a través del PMU. El archivo una vez sale de la seccional pasa a custodia en la bodega de la empresa contratada para este fin.




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2. POLÍTICAS DE AFILIACIÓN




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PENSIÓN Para la afiliación al ISS en Pensiones, se consultan las bases de datos Sabass (ISS), la base de datos de Registraduría y la base de datos SIAFP (Asofondos) la cual define la tipificación y viabilidad del trámite. 2.1 TIPIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Los trámites que se pueden realizar en el proceso de afiliación al ISS son:

Vinculación Inicial Actualizaciones Traslado de régimen

2.1.1 DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN PARA TRÁMITES DE AFILIACIÓN (CÉDULA DE

CIUDADANÍA COLOMBIANA.) Las Leyes 757 de 2002, 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior señalan que todos los colombianos deben renovar su cédula de ciudadanía porque a partir del 31 de julio de 2010, el único documento de identificación válido en el país para los mayores de edad será la cédula amarilla con hologramas, así que quienes tienen cédula blanca laminada o café plastificada deben solicitar y reclamar la cédula amarilla con hologramas. Es pertinente aclarar, que a partir del 01 de agosto del año 2010, la persona que no tenga la cédula amarilla con hologramas se considera indocumentada y no podrá recibirse trámite alguno con las cédulas blancas o amarillas plastificadas. Para los casos de grabaciones retroactivas y convalidadas con fecha anterior al 31 de julio de 2010 se podrá presentar la cédula antigua. No obstante, para casos de grabaciones retroactivas y convalidadas posteriores al 01 de agosto de 2010 deberá presentarse la cédula amarilla con hologramas según el decreto 4969 de 23 de Diciembre de 2009. Cabe anotar, que en cuanto al tema de la contraseña, sí podemos recibir afiliaciones, toda vez que es un documento válido, siempre y cuando la misma se encuentre certificada (sólo para duplicados).

2.1.1.1 Tarjetas de Identidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil solicita recibir trámites con tarjetas de identidad de diez y once dígitos. Cuando este documento consta de once dígitos se verificará que los primeros seis correspondan con su fecha de nacimiento, los cinco restantes son de verificación.




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2.1.2 VINCULACIÓN INICIAL Es el proceso o la actividad que se presenta cuando el usuario se registra por primera vez al Sistema General de Pensiones, es decir no existe un registro anterior de este solicitante en el ISS o una AFP. Este trámite se tipifica en Asofondos con el código 051. “El ingreso de un aportante o de un afiliado, tendrá efectos para la entidad administradora que haga parte del sistema desde el día siguiente a aquel en el cual se inicie la relación laboral, siempre que se entregue a ésta, debidamente diligenciado, el formulario de afiliación. Mientras no se entregue el formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes”. (Artículo 41 Decreto 1406 de 1999). Requisitos

Formulario de afiliación

Fotocopia legible del documento de identificación. Para los afiliados que en Asofondos son código 051 pero que ya están registrados en la base de datos del ISS se procederá de la siguiente manera: Si Asofondos reporta código 051 y el usuario no registra datos en la base de datos del ISS se recibirá normalmente. Si Asofondos reporta código 051 y el usuario existe en la base de datos del ISS con cualquiera de los siguientes estados: Activo Cotizante, Inactivo, Activo No Cotizante, 3800 ISS, 3995 ISS se recibirá la afiliación y se radicará normalmente. Si Asofondos reporta código 051 y el usuario existe en la base de datos del ISS con cualquiera de los siguientes estados: Trasladado, Asignado Rais 3800, Asignado Rais 3995, el trámite no será procedente y la afiliación será rechazada en ventanilla. Cuando se presente esta caso el Jefe Comercial del ISS o quien haga sus veces en la seccional verificará en la aplicación web Consulta Afiliados – Histórico Traslados, el Nombre de la AFP a la cual se trasladó el afiliado y notificará a este para que se dirija allí e informe que en el ISS aparece reportado como TRASLADADO a esa entidad y la fecha respectiva.

Si el estado en la base de datos del ISS es FALLECIDO, deberá presentar los documentos de supervicencia y el Jefe Comercial remitirá el caso a Nivel Nacional.

En caso de estar con estado PENSIONADO, el Jefe Comercial debe remitirlo a la nómina de pensionados en donde solicitará la información correspondiente a su pensión y si es necesario realizar la suspensión de la misma.




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Tipos de Documentos Válidos para el proceso de Afiliación en el ISS (Afiliado)

C: Cédula de ciudadanía: El número de dígitos para cédulas expedidas antes del año 2000 no debe ser inferior a 3 ni superior a 8 y para las cédulas expedidas a partir del año 2000 el número de dígitos será de 10.

T: Tarjeta de Identidad: El número de dígitos para tarjetas expedidas antes del año 2003 son 11 y para las expedidas a partir del año 2003 son de 10.

E: Cédula de Extranjería: El número de dígitos no debe ser inferior a 3 ni superior a 8. Sólo las expide en DAS en Colombia y no tienen letras.

P: Pasaporte: El número de dígitos no debe ser inferior a 3 ni superior a 18 y pueden ser alfanumérico.

Los tipos de documento NUIP Y R aparecen en nuestros formularios. No obstante, en el RUAF los únicos documentos válidos son: TI - Tarjeta de identidad, CC - Cédula de ciudadanía, CE - Cédula de extranjería, PA – Pasaporte. Lo anterior con base en la resolución 4316 de nov. de 2006 del Ministerio de la Protección Social . (RUAF). Tipos de Documentos Válidos para el proceso de Afiliación en el ISS (Aportante)

C: Cédula de ciudadanía: El número de dígitos para cédulas expedidas antes

del año 2000 no debe ser inferior a 3 ni superior a 8 y para las cédulas expedidas a partir del año 2000 el número de dígitos será de 10.

T: Tarjeta de Identidad: El número de dígitos para tarjetas expedidas antes del año 2003 son 11 y para las expedidas a partir del año 2003 son de 10. Para los empleadores que aporten este tipo de documento se les solicitará copia de la cámara de comercio con menos de 90 días de expedición.

NIT: El número de dígitos para los Nit debe ser entre 3 y 15 más un dígito de verificación. En caso de que él número de identificación esté compuesto por menos de nueve dígitos o más, se solicitará copia de la cámara de comercio con menos de 90 días de expedición. (Se ajusta para los tipos de documento de menos o más de 9 dígitos.

E: Cédula de Extranjería: El número de dígitos no debe ser inferior a 3 ni superior a 8. Sólo las expide en DAS en Colombia y no tienen letras. Cuando el empleador se identifique con cédula de extranjería se le solicitará copia legible del documento de identidad.

P: Pasaporte: El número de dígitos no debe ser inferior a 3 ni superior a 18 y pueden ser alfanumérico, sin embargo cuando se presente un empleador con este tipo de documento, deberá solicitarse copia legible del pasaporte.

Los tipos de documento NUIP, Y R aparecen en nuestros formularios, no obstante, en el RUAF los únicos documentos válidos son: NIT, CC - Cédula de ciudadanía, CE - Cédula de extranjería, PA – Pasaporte, TI – Tarjeta de identidad. Lo anterior con base en la resolución 4316 de nov. del 2006 del Ministerio de la Protección Social. (RUAF).




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Norma

Ley 100 de 1993 Ley 797 de 2003 Decreto 692 de 1994 Decreto 3800 de 2003 Decreto 3615 de 2005 Decreto 3995 de 2008 Circular 019 de 1998 de la superintendencia financiera

2.1.3 ACTUALIZACIONES Es una modificación o novedad que el afiliado realiza a la información inicial de su afiliación y se tipifica en Asofondos con el código 015. Requisitos:

1. Formulario completamente diligenciado 2. Fotocopia legible del documento de identificación. 3. Según corresponda en la tabla Tipos de Novedades Aceptadas en la recepción

(numeral 2.1.3.1)

Si Asofondos reporta código 015 y el usuario registra en la base de datos del ISS estado: Activo Cotizante, Inactivo, Activo No Cotizando, 3800 ISS 3995 ISS se recibirá la actualización y se radicará normalmente. Si Asofondos reporta código 015 y el usuario registra en la base de datos del ISS estado: Trasladado, el trámite no será procedente y la actualización será rechazada en ventanilla. El Jefe Comercial o quien haga sus veces verificará en la aplicación web Consulta Afiliados – Histórico Traslados, el Nombre de la AFP a la cual se trasladó el afiliado y notificará a este para que se dirija allí e informe que en el ISS aparece reportado como TRASLADADO a esa entidad y la fecha respectiva.

2.1.3.1 Tipos de Novedades Aceptadas en la Recepción

TIPO DE NOVEDAD

REQUISITOS

Cambios de fecha de nacimiento

Formulario de afiliación Fotocopia del documento de identidad




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Cambio de dirección de residencia


Actualización de la relación laboral


Cambio de tipo de vinculado (dependiente, independiente)


Cambio de nombres y/o cambio de sexo

Formulario de afiliación Fotocopia del documento de identidad Copia de la escritura pública donde conste el cambio de nombres y/o sexo

Cambio de ocupación

Formulario de afiliación Fotocopia del documento de identidad En caso de ser alto riesgo carta del empleador donde certifique que la ocupación es de alto riesgo. Por lo anterior, el alto riesgo no aplica para trabajadores independientes.

Inclusión o actualización de beneficiarios


2.1.3.2 Tipos de Novedades No aceptadas en la recepción

TIPO DE NOVEDAD

DIRECCIONAMIENTO

Cambio de tipo y número de documento

Se direcciona al usuario al área comercial. No se acepta ni para cotizante ni para beneficiarios

Cambio de ingreso mensual

Se debe informar al usuario que este trámite se realiza en el pago a través del PILA

Cambio de Nacionalidad

Se direccionara el usuario al área comercial.




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2.1.4 TRASLADO DE RÉGIMEN Es el derecho que tiene el afiliado de cambiar de administradora de pensiones y de régimen pensional, en este caso de regresar del RAIS (Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad) al RPM (Régimen de Prima Media con prestación definida). Los afiliados al Sistema General de Pensiones podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran. Una vez efectuada la selección inicial, estos sólo podrán trasladarse de régimen por una sola vez cada cinco (5) años, contados a partir de la selección inicial. (Literal e, Artículo 2, Ley 797 de 2003). A las afiliaciones provenientes de Fonprecon se les dará el mismo tratamiento que se le da a las afiliaciones provenientes de Cajanal. En el mismo régimen no hay traslados y nos guiamos por la respuesta de Asofondos. Igual que Cajanal sin embargo se marcará como traslado de entidad diferente. 2.1.4.1 Traslado Ingreso Normal Es aquel que se da cumpliendo los parámetros legales no excepcionales y se tipifica en Asofondos con el código 102. “…El traslado de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la nueva administradora...” …”En el Sistema de Seguridad Social en Pensiones, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a partir del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la antigua administradora de la cual éste se trasladó, con excepción de los trabajadores independientes, que deberán aportar a la nueva administradora de pensiones…” (Artículo 42, Decreto 1406 de 1999). Requisitos:

1. Formulario completamente diligenciado. 2. Marcar en el formulario en el módulo IV la casilla traslado de régimen y en el

campo Administradora de Pensiones Anterior diligenciar el nombre de la entidad de la cual se está trasladando.

3. Fotocopia legible del documento de identidad. 4. Respuesta de Asofondos código 102.

Norma

Ley 797 de 2003 Circular 019 de 1998

2.1.4.2 Traslado Ingreso Excepcional




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Es aquel que se da aplicando normas o procedimientos no contemplados en la normatividad vigente o en la ejecución normal del procedimiento o en aplicación de una modificación de la norma.

2.1.4.2.1 Casos Excepcionales

NORMA CONTENIDO DE LA NORMA FECHA DE EXPEDICIÓN

FECHA DE CADUCIDAD

Decreto 3995 Definición de multivinculación 16/10/2008 Vigente

Decreto 2196 Traslado de afiliados cotizantes de Cajanal EICE

12/06/2009 Vigente

Sentencia C-789 de 2002

Recuperación del Régimen de Transición

24/09/2002 Vigente

Sentencia C-1024 Recuperación del Régimen de Transición

20/10/2004 Vigente

Sentencia C-625 Recuperación del Régimen de Transición

14/08/2007 vigente

Fallos de Tutela

La sentencia unificada SU-062 del 02 de febrero de 2010 consolida los preceptos de las sentencias C-789, C-1024 y C-625, por lo que todas las solicitudes de traslado que se realicen en virtud de las mismas serán tramitadas bajo la sentencia SU-062 como sentencia unificada. Requisitos

1. Formulario completamente diligenciado, verificado y aprobado por el Jefe Comercial o quien haga sus veces únicamente.

2. Marcar en el formulario en el módulo IV la casilla traslado de régimen y en el campo Administradora de Pensiones Anterior diligenciar el nombre de la entidad de la cual se está trasladando.

3. Fotocopia legible del documento de identidad. 4. Respuesta de Asofondos código 110 ó 018 según corresponda. 5. Carta del usuario en la que manifieste “conocer la sentencia”, “su intención de

acogerse a la sentencia”, “ser beneficiario de la sentencia”, “solicitar se le aplique la sentencia”, “pedir el beneficio de la sentencia”, “se quiere acoger al régimen de transición”.

6. Las cartas de los usuarios no pueden tener alteraciones ni adiciones en su escrito original y se debe garantizar las mismas condiciones de diligenciamiento de los formularios (borrones, tachones, enmendaduras, etc.).




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2.1.4.2.2 Afiliados Provenientes de Cajanal

Se recibirán afiliaciones de las personas provenientes de Cajanal EICE únicamente en las seccionales y de manos del Jefe Comercial, para lo cual la jefatura comercial deberá diligenciar la planilla respectiva.

Cajanal entregó al ISS una base de datos de referencia de sus afiliados y el sistema comprobará que el usuario efectivamente se encuentre en dicha base. Si la persona aparece como afiliada a la entidad se recibirá el formulario y se realizará la consulta en Asofondos, la cual puede arrojar alguno de los siguientes códigos:

CÓDIGO OBSERVACIÓN

051 Se recibe el trámite como una afiliación inicial

015 Se debe incluir la afiliación como una actualización de datos y dejarlo identificado

102 Se procesa como un traslado normal.

110 Se procesa la afiliación como traslado tipo 4 por decreto 2196, los cuales se entregarán a ASOFONDOS en un archivo separado

018 Se procesa la afiliación como traslado tipo 4 por decreto 2196, los cuales se entregarán a ASOFONDOS en un archivo separado

050 Se rechaza la afiliación

Durante la transferencia estas afiliaciones serán marcadas como provenientes de Cajanal y la fecha de efectividad será el 01 de julio de 2009, independiente de la fecha del radicado.

Todos los formularios deberán incluír en el módulo IV la marcación en el campo Traslado de entidad diferente y en el campo administradora anterior de pensiones la descripción CAJANAL DECRETO 2196, y en el momento de digitalizar este tipo de trámites se anexará copia del decreto. (Excepto para los traslados normales respuesta 102 de Asofondos).

Si el código que arroja Asofondos es 102 el formulario deberá traer inscrito en el módulo IV la entidad de la cual se traslada. Si procede de una AFP opera como un traslado de régimen. Si procede de Cajanal opera como un traslado de entidad diferente. No puede provenir de las dos simultáneamente.

En ningún caso SYC recibirá formularios de afiliación de personas que no estén registradas en la base de datos de referencia de Cajanal y se realizará el rechazo en ventanilla. Por tal motivo, el Jefe Comercial al validar contra la base de datos de Cajanal (NEL o Consulta Afiliados) y verificar que no exista el afiliado, debe




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informar al usuario que no existe y tendría que solicitar la certificación de afiliación en Cajanal y la actualización al ISS de la base de datos de referencia.

2.2 OBLIGATORIEDAD DE LA AFILIACIÓN

2.2.1 PERSONAS OBLIGADAS A AFILIARSE La afiliación es obligatoria para todos los trabajadores dependientes e independientes (Literal a, Artículo 2, Ley 797 de 2003).

2.2.1.1 Conductores de servicio público Los conductores de servicio público (taxis, buses, busetas, colectivos, etc.) se deben afiliar a Pensión, a través de la empresa donde tienen inscrito el vehículo o a través de una cooperativa. Sin embargo, las personas que están ya afiliadas con una persona natural y soliciten actualizar datos, lo pueden hacer con el empleador que tienen actualmente. (Decreto 336 de 1996, art. 36 y Dec. 3615).

2.2.1.2 Trabajadores del servicio doméstico Se considera servicio doméstico a la persona que trabaja en una casa de familia ejerciendo labores propias del hogar como lavar, planchar, cuidar niños, etc. Si estas mismas actividades son realizadas en un lugar diferente a una casa de familia son consideradas oficios varios. Los trabajadores del servicio doméstico se deben afiliar como trabajadores dependientes. No se recibirán afiliaciones con ocupación “servicio doméstico” de personas que realicen este trabajo por días.

2.2.1.3 Las comunidades religiosas

Se afilian como independientes a menos que sean empleadas directas de alguna institución, pero su afiliación es semejante a la de una asociación. (Decreto 3615).

2.2.1.4 Agremiaciones

Los trabajadores independientes que se encuentren agremiados deberán afiliarse a través de su entidad en donde se encuentran agremiados y deberán presentar además del formulario y fotocopia de su documento de identidad, el contrato de agremiación.




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El operador auxiliar verificará que la agremiación se encuentre inscrita y aprobada por el Ministerio de Protección Social, dicha verificación se realizará a través del software de radicación, ingresando el NIT de la misma, si dicho NIT no se encuentra cargado en la tabla del Ministerio el trámite será rechazado. Las agremiaciones deberán estar identificadas con Nit únicamente. Los trabajadores dependientes con vínculo laboral con la agremiación no requieren presentar contrato de asociación. Las cooperativas de trabajo asociado no están autorizadas para agremiar trabajadores y no podrán afiliarlos bajo esta modalidad, por lo tanto sus asociados siempre serán trabajadores dependientes.

2.2.2 PERSONAS QUE ESTÁN OBLIGADAS PERO NO SE LES PERMITE LA AFILIACIÓN

Ley 222 de 1995 Artículo 75 Inciso 2, Sentencia C-624 del 4 de noviembre de 1998. No se podrá afiliar a Pensión, como trabajador dependiente a la persona cuyo número de documento y nombre sea el mismo de la empresa o razón social (personas naturales). Estas personas deberán afiliarse como trabajadores independientes. Aplica de la misma forma para las personas naturales y empresas unipersonales (Las empresas unipersonales tienen especificado en el nombre las siglas E.U).

2.2.3 PERSONAS NO OBLIGADAS A AFILIARSE

La circular 032 del 24 de mayo de 2007 del Ministerio de la Protección Social, excluye de la obligación de afiliarse a Pensiones a las siguientes personas:

Dependientes: Que al inscribirse por primera vez en el régimen de los

Seguros Sociales tengan 60 o más años de edad. A los independientes que se afilien por primera vez con 50 años de edad o

más si es mujer, o 55 años o más si es hombre. SIEMPRE Y CUANDO NUNCA HAYAN COTIZADO A UN FONDO DE PENSIONES (051).

Las personas que ostentan la calidad de pensionados por vejez. (Código 050 y 104).

Si el estado de una persona en Sabass corresponde a 33 "novedad de pensión", el operador informará al usuario que su trámite no es procedente. Si el usuario manifiesta no haber recibido una prestación económica de




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parte del ISS debe dirigirse a la nómina de pensionados para que solicite una certificación de No Pensionado. Ellos analizarán el caso y si es procedente desmarcarán de su Base de Datos al usuario para que la GNI posteriormente pueda actualizar el estado y el afiliado pueda presentar nuevamente su solicitud.

Afiliados al régimen subsidiado (Madres comunitarias, Discapacitados). Las madres comunitarias se deben afiliar a través del consorcio Prosperar.

Aprendices SENA, sin embargo si desean afiliarse podrán hacerlo como dependientes de la empresa para la cual laboran.

2.3 GRABACIÓN RETROACTIVA Y CONVALIDADOS 2.3.1 GRABACIÓN RETROACTIVA

Es el registro en la base de datos de afiliados del ISS de un formulario recibido y radicado por el instituto antes del 28 de febrero de 2007 y no cargado; estas Grabaciones Retroactivas solo serán aplicables a partir del 01 de enero de 1995 hasta antes del 28 de febrero de 2007. Se da cuando no existe en Sabass una relación laboral con el empleador para el negocio PENSIONES, se validarán los requisitos exigidos así como el visto bueno del Jefe Comercial y se recibirá el trámite. En las grabaciones retroactivas no se aplicará la circular 032 del 24 de mayo de 2007 del Ministerio de la Protección Social, que excluye de la obligación de afiliarse a Pensiones, siempre y cuando el código de Asofondos sea (051), sin importar la edad del afiliado. Estos requisitos aplican también para los casos de traslado ingreso retroactivo.

Requisitos:

Diligenciar un nuevo formulario de afiliación. Presentar copia del formulario sellado y radicado por el Instituto con el que

presuntamente se afilió. Certificación original del representante legal de la empresa, donde conste la

fecha de inicio y retiro laboral del afiliado o copia del contrato de trabajo autenticada.

Certificación de existencia y representación legal expedida por la Cámara de comercio con una vigencia no superior a treinta (30) días.

Cuando el empleador sea una persona natural que no tenga cámara de Comercio deberá presentar declaración juramentada ante notario.




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Para el caso de las empresas que ya se han liquidado se debe solicitar certificado de Cámara y Comercio en donde conste la liquidación de la empresa.

Para las empleadas de servicio doméstico se solicitará una carta del empleador donde conste la fecha de inicio de labores. En caso de que no sea posible ubicar al empleador bastará con la firma del jefe comercial.

Para los funcionarios de la rama judicial y de entidades públicas podrán anexar alguno de los siguientes documentos: Acto Administrativo por el cual se constituye la entidad, Acta de posesión del representante legal, RUT.

Los empleados de conjuntos residenciales anexarán copia de la personería jurídica.

Para los funcionarios del ISS se omitirá la solicitud de los documentos anteriormente descritos y bastará únicamente con la firma del Jefe Comercial o quien haga sus veces en la seccional.

En el momento de digitalizar este tipo de trámites deben anexarse todos los documentos anteriormente exigidos.

Para el caso de los afiliados que presentan solicitud de una grabación retroactiva, pero se encuentra FALLECIDO, se solicitarán los mismos documentos mencionados en el numeral 2.3.1, y el respectivo certificado de defunción, sin embargo en el nuevo formulario no se exigirá la firma del afiliado, debido a su estado, pero se verificará que el formulario con el que presuntamente se afilió, se encuentre firmado, en caso contrario el Jefe Comercial podrá firmar en el espacio para el afiliado, pero aclarando que es la firma del Comercial dando autorización.

Si se presentan grabaciones retroactivas con formularios presuntos recibidos en el proceso de inicio febrero de 2007 a diciembre de 2007, el Jefe Comercial será el responsable de validar los pagos y constatar la veracidad de los mismos y de la misma forma debe dejar certificación escrita en la cual conste la recepción de dicho formulario por parte del departamento comercial de la seccional con su respectiva fecha.

2.3.2 CASOS ESPECIALES RETROACTIVOS

Las fechas permitidas para realizar y grabar este tipo de trámites están comprendidas entre el 01-01-95 y hasta el mes anterior a la fecha de radicación. Adicionalmente, la relación laboral se podrá inactivar con cualquier fecha posterior a la fecha de inicio de la misma o primer pago y máximo un mes anterior a la fecha de grabación del trámite.




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2.3.2.1 Correcciones fechas de Relación Laboral

Personas que necesitan realizar la corrección de fecha de la relación laboral existente en Sabass. El jefe comercial deberá dar un visto bueno al formulario nuevo y consignar allí la fecha a corregir de la relación laboral de acuerdo con la verificación del formulario presunto con el que se afilió y/o del reporte de consulta pagos. Es importante anotar, que se debe constatar la validez y oportunidad de los pagos.

Es importante tener en cuenta que este tipo de caso aplica para relaciones laborales existentes pero con fecha de relación laboral anterior a la registrada en la Base de Datos del ISS se aplicará para casos presentados de trabajadores dependientes e independientes.

No se validará Asofondos

No se actualizará el estado (Fallecidos, trasladados, 3800 RAIS, etc.)

Si la fecha del formulario es igual o mayor, no se procesará en la base de datos del ISS.

En caso de presentar un formulario radicado por SYC para corregir una fecha de relación laboral, se notificará al Administrador Territorial para realizar la validación respectiva con la Central Nacional.

En caso de contar con el formulario presunto se reportará como fecha de inicio de la relación laboral la registrada en dicho formulario, en caso contrario el cálculo de la fecha de inicio de relación laboral se deberá realizar tal como se describe en el capítulo de grabación de convalidados.

2.3.2.2 Relación Laboral no existente.

Personas que existen afiliadas en la base de datos sabass pero no registran la relación laboral con un aportante para el cual registran pagos; se aplicará para casos presentados de trabajadores dependientes e independientes.

El jefe comercial deberá solicitar el reporte de consulta pagos emitidos por el área financiera de la seccional, diligenciar en el formulario nuevo la fecha del primer pago realizado y dar un visto bueno al mismo. De igual manera, se verificará en caso de existir fecha de retiro y se diligenciará en el formulario, de no existir novedad de retiro quedará activa la relación laboral en Sabass, siempre que esta sea posterior a la ya existente. De no ser así, se respetarán las condiciones de estado de la relación laboral y afiliado, según corresponda con la relación laboral anterior.

En caso de existir el formulario presunto, el trámite corresponderá una grabación retroactiva.




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El formulario no traerá la firma del empleador para aquellas personas que no tienen vínculo laboral vigente con la empresa. (Pero llevará visto bueno del Jefe Comercial)

No se validará Asofondos

No se actualizará el estado (Fallecidos, trasladados, 3800 RAIS, etc.)

En caso que el afiliado no EXISTA en la base de datos SABASS, el trámite se debe aplicar como CONVALIDADO normal y aplicarán los criterios establecidos. 2.3.2.2.1 Creación de Relaciones Laborales para Pensionados

Para usuarios Pensionados que registren código de validación 104 en Asofondos

y/o 033 en Sabass Afiliación, y que requieran la creación de la relación laboral, deberá recibirse el formulario y crearse la relación laboral, sin afectar el estado Pensionado en la ficha del afiliado.

2.3.3 GRABACIÓN DE FOMULARIOS PARA USUARIOS QUE HAN REALIZADO PAGOS

PERO NO SE ENCUENTRAN REGISTRADOS EN LA BASE DE DATOS SABASS AFILIACIÓN (CONVALIDADOS).

Es el registro en la base de datos de afiliados del ISS de un formulario que el trabajador o su empleador no diligenció ni entregó al Instituto de Seguros Sociales, pero por el cual si se realizaron pagos. Por tal motivo NO EXISTE REGISTRO EN LA BASE DE DATOS SABASS, aplicará para trabajadores dependientes e independientes.

De acuerdo con el concepto DJN US 01724 del 11 de febrero de 2009, emitido por la Dirección Jurídica Nacional del I.S.S. el cual concluye: “…si la Administradora de Pensiones, no advirtió a tiempo que el empleador estaba realizando pagos por un trabajador que no estaba afiliado, materializando en consultas tales como no hacer la correspondiente verificación, recibir recursos de no vinculados, considera éste Despacho que produce efectos jurídicos frente a la administradora, en forma similar a como ocurre con las afiliaciones corrientes….”, la fecha de afiliación para convalidados correspondiente a trabajadores independientes será la fecha del primer pago realizado por el afiliado previa validación y visto bueno del jefe comercial.

Todos los formularios deberán incluir en el módulo IV la descripción CONCEPTO DJN US 01724.

Para los trabajadores dependientes la fecha de afiliación resultará de la diferencia matemática entre los días del mes cotizado (siempre será 30) y los días efectivamente cotizados (no siempre serán 30) más un día previa validación y visto bueno del jefe comercial.




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Ejemplo: El aportante Alcaldía Municipal San Miguel realizó el primer pago por un trabajador para el ciclo 1999/03 y en los días cotizados reportó 25 según la consulta en Sabass Recaudo. La fecha de afiliación del convalidado corresponderá a la diferencia entre: 30 días del mes de marzo de 1999 menos 25 días cotizados para el ciclo de marzo de 1999 más 1 día, es decir, que esta fecha será 6 de marzo de 1999. Si los días cotizados corresponden a 30, la fecha de afiliación del convalidado corresponderá al primer día del mes cotizado. La radicación de este tipo de trámites depende de que la validación ante Asofondos arroje un código viable para proceder, es decir solo se recibirán en ventanilla los códigos: 051 (Vinculación Inicial) y 102 (Traslado de régimen) se manejará ante Asofondos como traslado extemporáneo. Los trámites cuyas consultas sean diferentes a los códigos mencionados serán rechazados. Es importante anotar que con base en el Artículo 41 del Decreto 1406 de 1999: “El ingreso de un aportante o de un afiliado, tendrá efectos para la entidad administradora que haga parte del sistema desde el día siguiente a aquel en el cual se inicie la relación laboral, siempre que se entregue a ésta, debidamente diligenciado, el formulario de afiliación. Mientras no se entregue el formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes”. . Requisitos

Diligenciar un nuevo formulario de afiliación. La fecha de afiliación del convalidado deberá ser diligenciada por el jefe

comercial en el respectivo formulario, acompañada de su visto bueno y la respectiva verificación de la validez y oportunidad de los pagos (estos deben encontrarse dentro de las fechas límites correspondientes a los periodos cotizados Por ejemplo: si se va a convalidar un afiliado desde el mes de enero de 2010, se verificará que el pago se haya realizado si es independiente en el mes de enero de 2010, si es dependiente en el mes de febrero de 2010).

En caso de existir retiro deberá diligenciar la fecha en el formulario, de no existir novedad de retiro la relación laboral quedará activa en la base de datos.




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Certificación original del representante legal de la empresa, donde conste la fecha de inicio y retiro laboral del afiliado o copia del contrato de trabajo autenticado. Cabe anotar, que dicha certificación se requiere para efectos del área financiera.

En el momento de digitalizar este tipo de trámites deben anexarse todos los documentos anteriormente exigidos.

Se realizarán convalidaciones de pagos efectuados desde el 01/01/1995.

2.3.4 CONVALIDADOS PARA AFILIADOS FALLECIDOS. Es la solicitud de registro de un usuario del Instituto de Seguros Sociales y que se encuentra fallecido, por el cual se realizaron pagos y no se encuentra en la base de datos Sabass. Requisitos:

Formulario de afiliación diligenciado por el sobreviviente, apoderado, por la empresa o por el Jefe Comercial de la Seccional.

Si no existe el empleador se recibirá el formulario diligenciado por el Jefe Comercial y su visto bueno. El visto bueno podrá colocarse en el área de las firmas del empleador, dando claridad que es firma del Jefe Comercial autorizando la recepción.

Registro civil de defunción del afiliado. Reporte de consulta de pagos emitido únicamente por el área financiera de la

seccional. El jefe comercial deberá dar un visto bueno al formulario nuevo y consignar allí la

fecha de registro del primer pago realizado y fecha de retiro. De no existir novedad de retiro, se inactivará la relación laboral con la fecha del certificado de defunción presentado como requisito para el trámite.

El Gerente Seccional debe expedir acto administrativo o resolución con la que ordena se reconstruya el formulario, dicho documento deberá solicitarlo el Jefe Comercial a la Gerencia Seccional y soportará el diligenciamiento del formulario.


2.3.5 CONVALIDADOS PARA PERSONAS QUE EXCEDEN LA EDAD PARA PENSIONARSE.

Para el caso de personas que ya cumplieron la edad para pensionarse, pero no se encuentran registrados en Sabass Afiliación y realizaron pagos anteriores al cumplimiento del requisito de la edad, el jefe comercial deberá dar un visto bueno al formulario y solicitar el reporte de consulta pagos emitidos por el área financiera de la seccional.




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Requisitos:

Formulario de afiliación correctamente diligenciado por el usuario, por la Empresa o por el jefe comercial de la seccional.

Cuando se presente un caso de convalidación donde el empleador no se pueda ubicar, se encuentre fallecido o se niegue a firmar el formulario, éste se podrá recibir con el visto bueno del Jefe Comercial o quien haga sus veces en la seccional.

Fotocopia legible del documento de identidad.

Reporte del consulta pagos emitido por el área financiera de la seccional.


2.3.6 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS TRASLADOS DE TRABAJADORES DE ECOPETROL AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

El trabajador de Ecopetrol, que quiera trasladarse a una Entidad del Sistema General de Pensiones deberá diligenciar el formulario de traslado (bien sea a una AFP o al ISS), dicho formulario deberá tener fecha de radicación entre el 1º. y el 30 de junio de 2010.

El proceso de recepción de los trámites de Ecopetrol se centralizará en la ciudad de Bogotá y se podrán recibir únicamente con la firma del empleador.

Todos los formularios de trasladados de trabajadores de Ecopetrol deberán ser radicados el jueves 8 de julio de 2010 por el ISS o la administradora de pensiones elegida de acuerdo, con la circular 019. Estos traslados deben radicarse a Ecopetrol a través de SIAFP.

Ecopetrol recibirá de Asofondos, los traslados y los aprobará teniendo en cuenta el acto legislativo No. 01 de años 2005, para lo cual tendrá tiempo máximo para contestar cada traslado hasta el 23 de julio del 2010.

Todos los de traslados de trabajadores de Ecopetrol, tienen efectividad el 01 de Agosto del 2010.

Lo anterior indica que Ecopetrol a partir de la cotización del mes de Agosto de 2010, deberá realizar los respectivos pagos.

Ecopetrol deberá liquidar los bonos pensionales, con base en la información personal de cada trabajador.

En el modulo VI del formulario deberá estar marcada la opción Traslado de entidad diferente, y deberá tener inscrito Ecopetrol.




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2.3.7 TRASLADOS DEL RÉGIMEN EXCEPTUADO

De acuerdo con el acto Legislativo 01 de 2005 emanado por el Congreso de la República se establece que "A partir de la vigencia del presente Acto Legislativo, no habrá regímenes especiales ni exceptuados, sin perjuicio del aplicable a la fuerza pública, al Presidente de la República y a lo establecido en los parágrafos del presente artículo". Así las cosas es de aclarar, que la vigencia de los regímenes pensiónales especiales y/o exceptuados, así como cualquier otro distinto al establecido de manera permanente en las leyes del Sistema General de Pensiones expirará el 31 de julio del año 2010. Del magisterio es importante precisar, que en términos orales, la voluntad del constituyente es que éste régimen no expire inmediatamente, sino que se “marchite”. Es una transición especial toda vez que: “Después de esta fecha (31 de julio de 2010) solamente quedaría el marchitamiento del régimen de los docentes, el régimen de la fuerza pública y del Presidente de la República”. Por lo anterior, es de aclarar que se debe recibir la afiliación hasta el 31 de julio de 2010 de cualquier funcionario que venga de un régimen especial y/o exceptuado excepto la de los funcionarios de las fuerzas militares, presidente de la República y Magisterio. Se debe solicitar carta de la Entidad o Empresa que certifique que el solicitante pertenece al Régimen Exceptuado.

2.3.7.1 Universidades Públicas De acuerdo con el Decreto 3752 del 22 de diciembre de 2003 emanado por el Ministerio de Educación Nacional, Artículo 1: “…Personal que debe Afiliarse al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio: los docentes del servicio público educativo que estén vinculados a las plantas de personal de los entes territoriales deberán ser afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecido en los artículos 4 y 5 del presente decreto, a más tardar el 31 de octubre de 2004…”. En virtud de lo anterior, la viabilidad de la vinculación inicial es única y exclusivamente para los docentes que no hacen parte de la planta de personal de los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas y que al momento de realizar la consulta en Asofondos, éste devuelve un código viable para la radicación, es decir 051, 015, ó 102; los códigos 110, 018, 050 y 104 no se podrán radicar. Así mismo, y para el recibo de la afiliación de dichos docentes y /o personal de otras áreas o dependencias, se deben anexar lo siguientes documentos:

Formulario de vinculación debidamente diligenciado.




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Fotocopia del documento de identidad del interesado ampliado al 150% Certificación emitida por el Magisterio, en donde conste que el usuario no hace

parte del mismo. 2.3.7.2 Sector Público

De acuerdo con el Decreto 510 de Marzo 5 del 2003 emanado por la presidencia de la república por medio del cual se reglamentan parcialmente los artículos 3°, 5°, 7°, 8°, 9°, 10 y 14 de la Ley 797 de 2003. En su artículo 2°. “Quienes ingresen por primera vez al sector público en cargos de carrera administrativa, aun cuando sean nombrados provisionalmente en estos, estarán obligatoriamente afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida administrado por el Instituto de Seguros Sociales. La entidad pública empleadora deberá afiliarlo al ISS, sin importar el tiempo que lleve afiliado.”

En virtud de lo anterior, todos aquellos usuarios que se presenten a realizar un trámite de afiliación en los puntos de atención y manifiesten ser funcionarios en cargos de carrera Administrativa deberán anexar los siguientes documentos:

Formulario de vinculación debidamente diligenciado. Fotocopia del documento de identidad del interesado. Copia de la resolución del nombramiento en carrera administrativa

2.4 CASOS ESPECIALES

2.4.1 Pensionados (Vejez – Indemnización – Sustitución o Sobrevivencia- Invalidez) Cuando Asofondos emite una respuesta con código 104 (Pensionado por el ISS) el trámite solo será viable para pensionados por Sustitución, Sobrevivencia, Invalidez o Indemnización. Si se trata de una pensión por Vejez, el trámite no será viable. En este último caso, cuando el afiliado manifieste no estar recibiendo pensión por vejez, se enviará a la nómina de pensionados donde a su vez corregirán la marcación en la base de datos SABASS a través de GNI y una vez dicha marcación se encuentre corregida se procederá a la radicación del mismo. 2.4.2 Colombianos en el Exterior

La afiliación al sistema general de pensiones colombianos residentes en el exterior se deberá tramitar a través del link publicado en el portal institucional del ISS www.iss.gov.co. Allí el usuario debe diligenciar todos los campos solicitados por el portal para obtener el usuario y la contraseña. Una vez obtiene estos datos ingresa y realiza la consulta con Asofondos e imprime el formulario.

http://www.iss.gov.co/




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El campo e-mail es obligatorio. En lugar de departamento y municipio se debe diligenciar país, estado y ciudad. El usuario debe firmar el formulario, adjuntar fotocopia legible de la cédula de ciudadanía colombiana y enviarlo por los siguientes medios:

Documentos físicos al Fax 57 + 01 + 4895007 Ext. 7907 Imagen escaneada de los documentos al e-mail

[email protected]. Coloque en el asunto el siguiente texto: Pre-Afiliación Colombiano Exterior + [Número Documento Identidad]

Documentos por correo tradicional a la Carrera 9 No. 64-09 Piso 6, Gerencia Nacional Comercial, Bogotá – Colombia.

Este tipo de trámite no tiene tiempo de caducidad.

2.4.3 Pre afiliación Web para Empresas Es un mecanismo que le permite a las empresas realizar de manera ágil y práctica la a filiación de sus trabajadores a la administradora de pensiones del Instituto de Seguros Sociales, a través de un proceso de diligenciamiento y validación previo a la afiliación.

Las Empresas a través del link www.iss.gov.co opción Preafiliaciòn Pensiones por Internet, podrán agilizar y realizar una correcta afiliación o traslado de régimen de sus trabajadores confrontando la información consignada en el portal con la que aparece en las diferentes bases de datos.

Durante el proceso las empresas ingresarán al portal, crearán el usuario y asignarán la clave correspondiente.

Posteriormente podrán iniciar el proceso de grabación de las afiliaciones en forma individual o masiva (la página ofrece las ayudas necesarias para realizar estos procedimientos), seguido deberán ser impresas y presentadas con los soportes correspondientes en el punto de afiliación más cercano.

La Pre afiliación web no exime al usuario de la presentación de la misma en los puntos autorizados para la recepción, puesto que solo se trata de un paso previo a la formalización de la afiliación.

La Preafiliaciòn web solo tendrá validez de tres días hábiles posteriores a su elaboración e impresión, si pasados estos tres días el usuario no se presenta a realizar la radicación ésta caducará y deberá realizarla nuevamente.

mailto:[email protected]

http://www.iss.gov.co/




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Las empresas recibirán soporte en la siguiente línea telefónica 097-6343558 Ext.256.

2.4.4 Afiliados con estado fallecido

Si durante el proceso de validación y recepción aparece en la base de datos un usuario con estado fallecido, se rechazará el trámite, y se le indicará al usuario que debe adjuntar a su formulario, además de la fotocopia de la cédula el certificado de supervivencia, expedido por la notaría y/o Registraduría; este certificado tendrá una caducidad de 90 días. Una vez adjunte estos requisitos se procederá a la radicación y durante el proceso de transferencia se cambiará el estado de fallecido a vivo.

En el caso de trámites de traslados (casos normales, sentencias, Cajanal, etc.) se le solicitará al usuario que adjunte el certificado de supervivencia y el operador reportará a la central nacional de SYC, con el fin de realizar el trámite pertinente ante el ISS.

2.4.5 Tutelas

Solo se radicarán como tutelas aquellas en las que el fallo ordene la activación, aceptación, afiliación y sean avaladas por la central de SYC.

Todas las tutelas que presenten los Usuarios se deberán direccionar al Jefe o Líder Comercial del punto de atención.

Una vez el Jefe o Líder Comercial decide que es procedente realizar la afiliación entregará al Líder de SYC el formulario y el anexo correspondiente para realizar la radicación.

El operador auxiliar digitalizará el trámite y lo enviará a la central de SYC para su respectiva aprobación.

La Central Nacional asignará el rol para la radicación de la tutela. Toda tutela previamente analizada y entregada por el área comercial a los

funcionarios de SYC, deberá ser radicada sin excepción del código reflejado por Asofondos.

Si en una Tutela se refleja código 050 Pensionado de una AFP, el operador auxiliar se comunicará con la central Nacional para recibir el soporte respectivo.

Las Tutelas con fechas retroactivas serán remitidas a Nivel Nacional para su revisión y autorización, desde la Central Nacional se activará el rol para su respectiva radicación.

Los casos en los cuales, tratándose de una tutele el código de respuesta emitido por Asofondos sea un 077 ó un 093, serán rechazadas y el Jefe Comercial deberá informar a Nivel Nacional para que las respectivas AFP realicen las correcciones a que haya lugar.




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2.5 ANULACIONES Y RETRACTOS

En las áreas comercial ISS, se recepcionarán las solicitudes de Anulación y/o Retractos de Ingresos y reactivaciones las cuales estarán acompañadas de la copia del formulario. Se reciben únicamente en seccionales y previa validación del comercial quien indicará si se trata de una anulación o de un retracto, en caso de que se trate de una anulación el comercial y/o quien haga sus veces en la seccional indicará la causal de la anulación.

Estos trámites deben ir acompañados de la cédula de ciudadanía, si la misma no se encuentra disponible en el PMU.

2.5.1 Anulaciones y Retractos para solicitudes de ingreso y reactivaciones

La Jefatura Comercial será la encargada de evaluar las solicitudes de anulación y/o retracto para los trámites de ingresos nuevos o reactivaciones. Una vez realizada la validación, se entregarán al operador SYC para realizar la radicación. El operador de SYC tendrá en cuenta lo siguiente: 2.5.1.1. Retractos

La solicitud de retracto solo podrá ser presentada por el afiliado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de radicación del formulario (artículo 3 del Decreto 1161 de 1994). Se debe solicitar el formulario de la solicitud a retractar y original y copia de la carta con la que solicita el retracto. Estas cartas deben tener como mínimo dirección de contacto y ciudad de contacto del solicitante. El sello de la impresora post se colocará sobre la carta y se le devolverá al usuario copia sellada de la carta, es decir SYC conservará para el archivo del ISS el original de la carta y la copia del formulario del cual se desea retractar. El software realizará la búsqueda de la radicación y permitirá la creación de un nuevo trámite para el proceso de retracto. La relación laboral entre el afiliado y aportante debe existir en las bases de datos del ISS con la misma fecha de radicado del formulario presentado y el trámite debe estar transferido (estado 90) para poder llevar a cabo el proceso. Este tipo de trámites se archivarán en un paquete separado que se marcará como Retractos y Anulaciones, en orden consecutivo, pero se guardará dentro de la misma caja de afiliaciones.




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2.5.1.2 Anulaciones

La solicitud de anulación solo podrá ser presentada por el aportante (empleador) dentro de los treinta días calendario siguiente a la fecha de radicación del formulario. El empleador podrá solicitar anulación del ingreso para los casos en los cuales por agilizar el trámite de afiliación, haya escogido la AFP del trabajador y este no estuviese de acuerdo, cuando el empleado no se haya presentado a laborar o no haya trabajado ni un solo día. La solicitud por parte del afiliado se recibirá únicamente cuando este manifieste no haber realizado ninguna afiliación o que su firma haya sido suplantada. Cuando se presente este caso el afiliado deberá adjuntar los soportes legales correspondientes es decir una orden judicial expedida por la Fiscalía, esta orden no tiene fecha límite de recepción, dado que las órdenes judiciales deben ser acatadas inmediatamente. Se debe solicitar el formulario del trámite y original y copia de la carta con la que el empleador solicita la anulación. El sello de la impresora post se colocará sobre la carta y se le devolverá al usuario copia sellada de la carta, es decir SYC conservará para el archivo del ISS el original de la carta y la copia del formulario que desea anular. El software realizará la búsqueda de la radicación y permitirá la creación de un nuevo trámite para el proceso de anulación. La relación laboral entre el afiliado y aportante debe existir en las bases de datos del ISS con la misma fecha de radicado del formulario presentado y el trámite debe estar transferido (estado 90) para poder llevar a cabo el proceso.

Código de la Razón de la Anulación Causa de la Anulación

101: Corrección de ID y Nombres de Afiliados

se realizó la vinculación con número de documento o nombre errado

107: Fallo judicial Es por orden judicial

001: Afp inconsulta El empleador escogió la AFP del trabajador y este no está de acuerdo

002: No presentación del El empleado no se presentó a




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trabajador a laborar laborar o no haya trabajado un solo día (verificar que no existan pagos)

003: Desistimiento del empleador

El empleador desiste de la contratación

Este tipo de trámites se archivarán en un paquete separado que se marcará como Retractos y Anulaciones, en orden consecutivo, pero se guardará dentro de la misma caja de afiliaciones.

2.5.2 Anulaciones y Retractos para Traslados Ingreso

2.5.2.1 Retractos

La solicitud de retracto solo podrá ser presentada por el afiliado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud de traslado. Se debe solicitar el formulario con el cual el usuario solicitó el traslado ingreso y original y copia de la carta con la que solicita el retracto. El sello de la impresora post se colocará sobre la carta y se le devolverá al usuario copia sellada de la carta, es decir SYC conservará para el archivo del ISS el original de la carta y la copia del formulario del cual se desea retractar. Este tipo de trámites se archivarán en un paquete aparte que se marcará como Retractos y Anulaciones, en orden consecutivo, pero se guardará dentro de la misma caja de afiliaciones. 2.5.2.2 Anulaciones

La solicitud de anulación solo podrá ser presentada por el aportante (empleador) dentro de los treinta días calendario siguiente a la fecha de radicación de la solicitud del traslado. El empleador podrá solicitar anulación del traslado para los casos en los cuales, haya escogido la AFP en nombre del trabajador y este no estuviese de acuerdo; cuando el empleado no se haya presentado a laborar o no haya trabajado ni un solo día. La solicitud por parte del afiliado se recibirá únicamente cuando este manifieste no haber realizado ninguna solicitud de traslado o que su firma haya sido suplantada. En este evento el afiliado deberá adjuntar los soportes legales correspondientes, es




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decir, una orden judicial expedida por la Fiscalía y deberá recibirse en el momento de la presentación por parte del usuario. Se debe solicitar el formulario de la solicitud de traslado a anular y original y copia de la carta con la que el empleador solicita la anulación. El sello de la impresora post se colocará sobre la carta y se le devolverá al usuario copia sellada de la carta, es decir SYC conservará para el archivo del ISS el original de la carta y la copia del formulario que desea anular. El software realizará la búsqueda de la radicación y permitirá la creación de un nuevo trámite para el proceso de anulación, pero le solicitará ingresar la causal de la anulación. En este caso el operador de SYC procederá a ingresar al software la causal que el Jefe Comercial o quien haga sus veces en la seccional haya colocado en la carta de solicitud.

Para el caso de las anulaciones de traslados que fueron entregadas a las áreas comerciales, dentro de los 30 días reglamentarios, pero que no pudieron ser entregadas a tiempo a SYC, se recibirán siempre y cuando traigan la fecha y hora del reloj radicador del ISS. No se recibirán con fechas inscritas por ningún funcionario, sino exclusivamente las del reloj radicador, y el sistema validará los 30 días.

Se ajusta el cuadro con los tipos de anulaciones para traslados

Código de la Razón de la Anulación Causa de la Anulación

101: Corrección de ID y Nombres de Afiliados

se realizó la vinculación con número de documento o nombre errado

107: Fallo judicial Es por orden judicial

102: Muerte o estructuración de invalidez anterior a cobertura

Cuando una persona muere o es declarada inválida antes de la fecha de inicio de la cobertura

001: Afp inconsulta El empleador escogió la AFP del trabajador y este no está de acuerdo

002: No presentación del trabajador a laborar

El empleado no se presentó a laborar o no haya trabajado un solo día (verificar que no existan pagos)

003: Desistimiento del empleador

El empleador desiste de la contratación




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En el caso de que una solicitud de anulación no quede procesada en el periodo vigente, pero cumple con los días limites, se reportará en el proceso del periodo siguiente. Asofondos realizará el proceso y enviará la notificación con la respuesta pertinente y esta se aplicará y se marcará en la base de datos de referencia SYC como Retracto de Traslado y se podrá visualizar en la trazabilidad del PMU. La respuesta a las anulaciones será tipo y una vez el fondo apruebe la solicitud, se enviará respuesta al peticionario masivamente.




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3. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS




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3.1 ASPECTOS GENERALES

El formulario debe ser el formato azul, tamaño carta. El diligenciamiento debe ser en tinta negra únicamente, encasillado, sin

salirse de los recuadros. Los funcionarios de SYC no podrán llenar formularios, excepto en los

campos donde se requiera X previa aprobación del usuario. El formulario no puede estar roto, sucio, manchado, repisado,

enmendado, con corrector. Los formularios no se deben alterar ni en su contenido ni en su formato. No se deben recibir formularios diseñados por el afiliado o su

empleador. Sólo se aceptan los siguientes formatos de formularios:

Azul pre impreso por el ISS que incluye el pie de página con la autorización de la súper intendencia Bancaria o fotocopia de éste siempre y cuando el diligenciamiento sea original

El descargable del portal web del ISS. El que se obtiene a través de la pre afiliación. Los formularios antiguos del ISS que no tienen lugar de Nacimiento

solo se recibirán en Original hasta agotar las existencias del ISS o con las que cuenten en las empresas, no se recibirán fotocopias de estos formularios.

En el módulo I los datos generales del afiliado o solicitante deben diligenciarse tal como aparece en el documento de identificación. Si el anexo documento de identidad tiene dos nombres y dos apellidos, el formulario deberá diligenciarse de forma idéntica por el usuario, de lo contrario será rechazado.

El Ingreso mensual en ningún caso puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente.

Las direcciones deben ser direcciones en Colombia Los campos de código de ocupación y sucursal son de obligatorio

diligenciamiento por parte del operador. La información consignada en el módulo II debe coincidir con el sello (en

caso de que lo haya) colocado en el pánel de firma del representante legal.

En el módulo IV deberá marcarse el tipo de trámite a efectuar. El operador deberá validar que quien firma como representante legal de

la empresa no haya firmado en lugar del solicitante. En caso de que el tipo de letra sea el mismo el formulario deberá ser devuelto. Lo anterior con base en el Artículo 11, Decreto 692 de 1994:




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“La selección del régimen implica la aceptación de las condiciones propias de éste, para acceder a las pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes, y demás prestaciones económicas a que haya lugar… …Quienes decidan afiliarse voluntariamente al sistema, manifestarán su decisión al momento de vincularse a una determinada administradora”.

Los formularios cuyas firmas de empleador o trabajador es un sello de la firma no se reciben.

Si la información diligenciada en los formularios es ilegible o no permite diferenciarla claramente el formulario no se recibirá.

Si el anexo es ilegible el trámite será rechazado. A partir de la fecha no se admiten documentos transcritos.

3.2 EXCEPCIONES

Los formularios podrán ser diligenciados en minúscula y/o en mayúscula,

letra imprenta legible y sin salirse de los recuadros. Los campos Municipio y Departamento podrán estar invertidos siempre y

cuando guarden real correspondencia Los campos nombres y apellidos del representante legal y firma del

representante legal también podrán estar invertidos. En caso de que el documento de identidad esté en trámite se recibirá la

contraseña certificada expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Sin embargo la Registraduría expide también el formato de “Comprobante de documento en trámite” (color verde). Este documento se recibirá siempre y cuando traiga la fecha de nacimiento y esté debidamente certificado.




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4. RESPUESTAS DE ASOFONDOS




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4.1 NOVEDADES DE VALIDACIÓN O RESPUESTA TRASLADOS PENSIÓN

COD CONCEPTO ACCION A SEGUIR

051

Vinculación Viable, se vincula con el ISS sin problema. Esta respuesta indica que es exitosa la vinculación inicial, debido a que la afiliada no figura registrada en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. Por lo tanto se debe continuar con el proceso de radicación y captura del formulario.

Procesar como

Vinculación Inicial

077

Nombres no Coinciden con Registraduría. Establecer si existe diferencia entre Asofondos y el ISS, con el fin de recibir el formulario. Los nombres del usuario reportados en el formulario o los registrados en la consulta no coinciden con los certificados en ASOFONDOS, a través de Registraduría, por lo que se debe detectar en donde estuvo la diferencia en nombres. El funcionario de SYC deberá verificar si cometió un error en la digitación o si el usuario diligenció erradamente el formulario. De ser así deberá volver a realizar la consulta con los datos correctos. Si no se detecta error y el usuario afirma que los nombres suministrados por él son los correctos, esto indica que la inconsistencia se encuentra en la Registraduría o en la AFP. Los formularios serán radicados, una vez se tenga la respuesta por parte del Seguro Social.

Se debe realizar consulta nuevamente

en ASOFONDOS

015

Ya existe en el ISS Esto indica que el afiliado ya pertenece al Régimen de Prima Media, sin embargo si no existe en Sabass, se realiza el ingreso del afiliado.

Procesar como Novedad

104 Pensionado con el ISS. El afiliado se encuentra en trámite de pensión o pensionado en el Régimen de Prima Media.

Procesar como Novedad si se trata de pensión

por invalidez o sobrevivencia. Si se trata de pensión por vejez se rechaza el

trámite

102

Traslado Viable - Es un Traslado de Régimen. El afiliado se encuentra en el RAIS y procede el traslado. Se solicita al usuario que informe en que fondo se encuentra vinculado, para proceder a tramitar un formulario de traslado.

Procesar como Traslado




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110 Traslado de régimen menor o igual a diez años - Ley 797/03

Se devuelve el formulario y se

direcciona al usuario a su fondo de pensiones

actual

086

Valida Fechas de Afiliación, no permite proceso ya que la fecha de afiliación es inferior a la fecha de afiliación al RAIS (Similar a un convalidado Interno)

Se devuelve el formulario

093

Existe diferencia entre nombres con Asofondos y el Fondo (Establecer Validación para el proceso de Traslado) Se debe realizar la solicitud a Asofondos para establecer si se coloca el campo de Fondo para dirigir al usuario. Esta novedad indica que el número de identificación del usuario se encuentra registrado en una AFP, pero con nombres diferentes. Por lo que se le deberá informar al usuario que debe contactar a la AFP para resolver la inconsistencia. Por lo anterior se le debe entregar el listado de líneas gratuitas de las AFP adjunto, con el fin de que pueda llamar a cada fondo y verificar en cual se encuentra vinculado. Se deben recibir los formularios. Los formularios serán radicados, una vez se tenga la respuesta por parte del DNAYR.

Se recibe el formulario pero NO se radica

A y R debe hacer

seguimiento.

018

Existe en el RAIS pero no tiene el tiempo para trasladarse (ley 797 de 2003) Quiere decir que el usuario se encuentra en un Fondo y no se puede trasladar por permanencia. Se informa al usuario que se encuentra en una AFP y que se debe tramitar una solicitud de Traslado de Régimen una vez cumplido el tiempo para trasladarse, de acuerdo con la fecha de vinculación que tiene en el fondo. Se devuelve el formulario. Si el usuario manifiesta que no realizó ninguna afiliación a una AFP, se le debe entregar el listado de líneas gratuitas de las AFP adjunto, con el fin de que pueda llamar a cada fondo y verificar en cual se encuentra vinculado, para que le aclare

Se devuelve el

formulario




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su situación.

050

En trámite de Pensión o Pensionado de Una AFP El afiliado se encuentra en trámite de pensión o pensionado en el Régimen de Ahorro Individual RAIS.

Se rechaza el trámite

043 Ya existe solicitud de traslado en proceso con el ISS

Se rechaza el trámite y se le informa al afiliado que debe dirigirse a la

AFP origen ya que no ha dado una respuesta

definitiva a la solicitud y no es posible radicar

otro formulario.

106 Existe solicitud de traslado en proceso para el afiliado

Se rechaza el trámite y se le informa al afiliado que debe dirigirse a la

AFP origen ya que no ha dado una respuesta

definitiva a la solicitud y no es posible radicar

otro formulario

993 Esta respuesta indica que se digitó mal el tipo de documento o la fecha de consulta.

Se consulta nuevamente




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5. ANEXOS




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5.1 FORMULARIO DE VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.

Campo en el formulario Información Obligatorio o no

Dependiente o independiente

Marque la casilla respectiva, si es trabajador dependiente o independiente

Obligatorio

I. Datos Generales del Afiliado o Solicitante

Tipo de documento

Se marca con una x, según cada caso NUIP: Número único de identificación personal C: Cédula de ciudadanía N: Nit T: Tarjeta de identidad E: Cédula de extranjería P: Pasaporte R: Registro civil

Obligatorio. Se confronta con el anexo.

Número de documento Número de identificación Obligatorio, se confronta con el anexo

Primer apellido Obligatorio, Se confronta con el anexo

Segundo apellido Opcional solo en caso de no tener segundo apellido. Obligatorio en caso de tener dos apellidos, se confronta con el anexo.

Primer y 2do nombre Primer nombre Obligatorio, se confronta con el anexo

Segundo nombre Opcional (en caso de no tenerlo). Obligatorio en caso de tener dos nombres, se confronta con el anexo.

Fecha de nacimiento Es un campo numérico Obligatorio. Se confronta contra el anexo.

Sexo Marque M : masculino F. Femenino

Obligatorio. Se confronta contra el anexo

Municipio de nacimiento Escriba el lugar de nacimiento de acuerdo al documento de identificación.

Obligatorio. Se confrota contra el anexo.

Departamento de Escriba el Departamento de Obligatorio. Se confrota contra el




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nacimiento nacimiento de acuerdo al documento de identificación.

anexo.

Nacionalidad Escriba la nacionalidad o el país donde nació

Obligatorio

Ingreso mensual Escriba el valor devengado mensualmente

Obligatorio

Salario integral Cuando el salario es mayor de 10SMMLV Seleccione si o no, según el caso

Obligatorio. Solo puede marcar una opción

Es empleador Seleccione si o no, tiene a cargo o bajo su mando un grupo de personas o empleados

Obligatorio Solo puede marcar una opción

Dirección residencia Dirección de lugar de vivienda Obligatorio

Municipio residencia Donde esta ubicada la vivienda Obligatorio

Departamento Donde queda el municipio Obligatorio

Teléfono Teléfono de residencia Obligatorio si es independiente

Ocupación u oficio Escriba la ocupación u oficio que desempeña

Obligatorio

Código Código de la ocupación u oficio Obligatorio diligencia el operador de ventanilla.

II. Datos del empleador o entidad agrupadora

Tipo de documento

Selección el tipo de documento de identificación, según el caso NUIP: Número único de identificación personal C: Cédula de ciudadanía N: Nit T: Tarjeta de identidad E: Cédula de extranjería P: Pasaporte R: Registro civil

Obligatorio

Numero de Documento Numero del documento del Empleador

Obligatorio

Razón social o nombre

Si es dependiente escriba: Razón social o nombre del empleador Si es independiente pero esta asociado o agremiado: Escriba el nombre de la asociación o a agremiación Si es independiente y se afilia en forma individual: Deje en blanco

Obligatorio




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Dirección principal Dirección donde desarrolla las actividades el empleador o la asociación o agremiación

Obligatorio

Municipio Municipio de la dirección principal Obligatorio

Departamento Departamento de la dirección principal

Obligatorio

Teléfono Teléfono del empleador Obligatorio

Sucursal Consulte con el empleador el número de sucursal

Opcional para el usuario obligatorio para el operador

Naturaleza Seleccione pública o privada, dependiendo de la naturaleza de la empresa

Obligatorio Sólo puede marcar una opción

III. Información de beneficiarios (OPCIONAL) NO SE VALIDA

IV. VINCULACION A PENSIONES

Tipo de Novedad Seleccione el tipo de Novedad Actualización Afiliación primera vez Traslado de régimen Traslado de entidad diferente

Obligatorio

Si marco Traslado Indique Administradora de Pensiones Anterior

Solo en Caso de marcar traslado en Tipo de Novedad

Obligatorio en caso de ser traslado

Código Código de la administradora Opcional

Ha cotizado más de 150 semanas a las cajas o

fondos

Marque si o no Opcional

Subsidiado Si o no Opcional

El afiliado debe cotizar bajo el régimen especial

de pensiones

Si o no Opcional

Cuál régimen Indique el régimen Opcional

Código Opcional

Tarifa con la que debe cotizar

Opcional

Firma del solicitante Firma la persona identificada en la sección I, es decir el afiliado o solicitante

Obligatorio

Nombre y apellido del representante legal

Si es dependiente: Se escribe el nombre y apellido del representante legal o persona autorizada.

Obligatorio si es dependiente




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Firma del representante legal o persona

autorizada

Firma Si lleva sello, obligatoriamente debe ir la firma del representante legal o persona autorizada

Obligatorio si es dependiente




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5.2 CAMPOS OBLIGATORIOS FORMULARIO DE VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES PARA INDEPENDIENTES




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5.3 CAMPOS OBLIGATORIOS FORMULARIO DE VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES PARA DEPENDIENTES.




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5.4 INFORMACIÓN DE LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES PRIVADOS

ADMINISTRADORAS LINEAS DE ATENCION AL CLIENTE

PROTECCION BOGOTA: 3 430 010 Línea Nacional: 01 800 05 28000

PORVENIR Bogotá: 4 048 888 Línea Nacional : 01 800 05 10800

BBVA HORIZONTE Bogotá: 2 966 900 Ext. 1666 Línea Nacional: 01 800 09 12102

ING Bogotá: 7 444 464 Opc. 5 Línea Nacional: 01 800 09 12121

CITI COLFONDOS Bogotá: 3 266 300 Línea Nacional: 01 800 05 10000

SKANDIA Bogotá: 6 584 000 Opc. 2 Línea Nacional: 01 800 05 17526




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5.5 Actividades a cargo de SYC y actividades que no son responsabilidad de SYC

Funciones del Operador Auxiliar ISS – Pensiones

Que no está dentro de las funciones del Operador Auxiliar ISS - Pensiones

Recibir, validar, digitalizar y transmitir las afiliaciones presentadas en el punto de afiliación.

Cuando se presentan fallas en el servicio de energía, en los equipos, en la red o en las bases de datos de consulta recepcionar las afiliaciones como masivos para grabarlas posteriormente respetando la fecha de entrega de las mismas (Proceso Masivos)

Recibir las afiliaciones entregadas por los Ejecutivos de Cuentas ISS para radicarlas en el punto de atención (Proceso Ejecutivos).

Recibir los retractos y anulaciones

Archivar las afiliaciones recibidas en el día para alistamiento de paquete diario

Imprimir la tapa paquete diario, puntear y alistar el archivo

Imprimir la tapa caja (Caja completa archivo) para auditoria del Jefe Comercial en las seccionales.

Radicar las Tutelas previamente analizadas por el área comercial.

Recibir afiliaciones del programa Colombiano seguro en el exterior entregadas por nivel Nacional.(Únicamente en Bogotá)

Recibir trámites de traslados excepcionales en todo el país.

En municipios donde no hay presencia del área comercial entregar formularios para el diligenciamiento de los afiliados.

Enviar las planillas firmadas y

Recibir correspondencia para el ISS

Entregar Certificaciones.

Modificar los estados en la base de datos SABASS, que soliciten los usuarios, jefe comercial.

Entregar las cartas de rechazo o aceptación de las solicitudes de traslado ingreso.

Dar información al usuario sobre el estado de su solicitud de traslado de pensión.

Buscar números de afiliación en pensión.

Dar Asesoría en traslados o trámite de afiliaciones.

Diligenciar formularios de afiliación

Firmar formularios por el afiliado.

Asesorar telefónicamente a los usuarios aún cuando sea desde las líneas del ISS

Contestar Derechos de petición de afiliados o recepción de los mismos de parte del afiliado.

Brindar asesoría en otras áreas del ISS diferentes a afiliación y Registro.

No inducimos ni sugerimos al usuario a acogerse a sentencia C-1024

No suministramos impresora ni papelería para Historia laboral.

Cualquier otro trámite diferente a los inherentes a Afiliación y registro ISS Pensiones.

Alterar, tachar, enmendar,




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auditadas a la central para solicitar la recogida de archivo.

Realizar el mantenimiento externo de los equipos a cargo del operador y mantener organizado su lugar de trabajo.

corregir los formularios de afiliación.

Dar información sobre pagos o autoliquidaciones.

Dar información sobre subsidiados.

Funciones del Gestor de Fila ISS - Pensiones Que no está dentro de las funciones del

Gestor de Fila ISS - Pensiones

Revisar el diligenciamiento de los formularos presentados por el afiliado.

Asesorar a los usuarios en los aspectos relacionados con el proceso de afiliación.

Apoyar el alistamiento diario de archivo.

Recibir, validar y elaborar las planillas de masivos en planes de contingencia para grabación posterior.

Entregar a los afiliados la copia de afiliación timbrada en los procesos de recepción masiva.

Servir de soporte para radicación en el momento que sea necesario.

Diligenciar formularios que sean devueltos en las filas por el Gestor de fila.

Firmar formularios por el afiliado.

Asesorar en fila sobre traslados u otros procedimientos inherentes al área comercial.

Alterar, tachar, enmendar, corregir los formularios de afiliación.

Dar información sobre pagos o autoliquidaciones.

Dar información sobre subsidiados




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5.6 Cuadro de Administradores Territoriales

ADMINISTRADOR DEPARTAMENTO PUNTO DE ATENCION

Angie Yurley Carvajal

Bogotá

Av. Chile

Américas

Bosa

Suba

Cudecom

Fontibón

Tunal

Servidores Públicos

Calle 13

CAD

20 de Julio

Cedritos

Antonio Díaz

Nivel Nacional

Johana Zapata Urrego

Antioquia

Medellín Monterrey

Medellín CAP Norte

Apartadó

Rionegro

Puerto Berrio

Santafé de Antioquia

Hector Leonardo Amaya

Zona Sur – Occidente

Cali Bellavista

Cali Cap. Norte

Cali Cap. Sur

Buenaventura

Buga

Palmira

Tuluá

Pasto

Ipiales

Tumaco

Mocoa

Orito

Leticia

Popayán

Puerto Tejada

Quibdó

Florencia




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Ibagué

Neiva

Gigante

Yeidy Andrea Martinez

Zona Centro – Oriente

Bucaramanga Seccional

Bucaramanga CAP

Cúcuta

Ocaña

Pamplona

San Gil

Barrancabermeja

Arauca

Tame

Tunja

Duitama

Sogamoso

Puerto Boyacá

Yopal

Villavicencio

Manizales

Pereira

Armenia

Facatativa

Ubaté

Girardot

Juan Carlos Ariza Castro

Zona Norte

Barranquilla Seccional

Barranquilla Centro de Servicios Empresariales

Cartagena

Montería

Riohacha

La Mina – Albania “El Cerrejón”

Sincelejo

Valledupar

Aguachica

San Andrés

Santa Marta




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5.7 Control de Cambios Políticas de Afiliación

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

0.0 Mayo de 2009 Emisión Inicial

0.1 Agosto de 2009 Se incluye la política para recepcionar afiliaciones provenientes de Cajanal EICE.

0.2 Noviembre de 2009

Se aclara la diferencia entre retroactivos y convalidados. Se modifica la política de recepción de retroactivos Se modifica la tabla de respuesta de novedades de Asofondos Se tipifican los trámites del proceso de afiliación.

0.3 Noviembre de 2009 Se aclara la recepción de las personas que cumplen la edad para pensionarse y en Asofondos tienen código 051 pero están en la base de datos del ISS

0.4 Diciembre de 2009

Se aclara el procedimiento en los retroactivos a los afiliados con edad para pensionarse. Se aclara la recepción de tutelas. Se actualizan las imágenes de los formularios de afiliación.

0.5 Marzo de 2010 Se mencionan casos especiales para retroactivos y convalidados

0.6 Marzo de 2010

Se aclarar los procesos de casos especiales para Retroactivos (Corrección fechas de relación laboral) y Casos Especiales Convalidados (Relaciones Laborales no existentes, Se adicionan nuevos códigos de Asofondos.

0.7 Junio de 2010

Se incluyen los casos especiales de personas con edad cumplida para pensionarse y convalidación de fallecidos. Se incluye el tratamiento para traslados provenientes de Ecopetrol. Se aclara la recepción de tutelas y validez del certificado de supervivencia

0.8 Julio de 2010 Se modifican requisitos para trámites retroactivos, convalidados y se modifica la tabla de administradores.

0.9 Septiembre de 2010 Se modifica la política respecto al software para la recepción de asociaciones y agremiaciones y se incluye el estado 33 en Sabass que corresponde a




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personas que se encuentran marcadas como “novedad de pensión”

1.0 Noviembre de 2010 Se modifica la política respecto a la contraseña del documento de identidad. Se eliminan los tres meses de caducidad de las contraseñas.


Se aclara la información para la recepción de Convalidados fallecidos, los cuales se podrán recibir en cualquier fecha desde 1995. Se incluye en caso de retroactivos que si se presentar formularios presuntos en el momento del arranque de la operación febrero de 2007 a Diciembre de 2007, estos serán validados por los Jefes Comerciales.

1.2 Mayo de 2011

Se incluye la modificación para la recepción de trámites por sentencia SU-062. Se solicita que los anexos de documento de identidad sean ampliados al 150% Se incluye como documento válido para identidad del empleador la Tarjeta de Identidad Se aclara la política sobre convalidados Se incluye el proceso de anulaciones y retractos para casos normales y para traslados. Se elimina la posibilidad de recibir el anexo documento de identidad transcrito .

1.3 Agosto de 2011

Se modifica la recepción para afiliaciones provenientes de Cajanal EICE. Se modifica la política sobre tipos de documentos válidos para el empleador o aportante. Se aclara la política para recepción de convalidados Se incluye política de creación de relaciones laborales para pensionados. Se modifica la política para el caso de modificación de la fecha de inicio de la relación laboral. Se aclara la política para la creación de relaciones laborales para independientes. Se modifica la política en el cálculo de fecha de afiliación para convalidados.

1.4 Agosto de 2011

Se modifican las fechas de recepción para casos especiales de retroactividad. Inaplicabilidad del concepto 7116. Se modifican las actividades de los operadores auxiliares.




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Se autoriza la recepción de trámites convalidados, casos especiales y relaciones laborales no existentes para independientes. Se ajustan los códigos de anulaciones para traslados. Se modifica el numeral 2.3.7.1 referente a la recepción de trámites de Universidades Públicas y se modifica el decreto mencionado en las políticas anteriores. Se incluye las excepciones para las vinculaciones iniciales. Se ajusta la recepción de trámites 051 y 015 de acuerdo a parámetros establecidos por el ISS.

1.6 Diciembre de 2011

Se modifica la recepción para traslados con cuyo código de Asofondos sea 077 y 093. Se modifica la recepción de anulaciones para traslados. Se incluye la recepción de trámites para servidores públicos.

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