Política para la Administración de Bienes Inmuebles para la... · la clasificación ABC del...

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD División Corporativa Cadena de Abastecimiento

Código 61.00.001.2013

REGLAMENTO PARA LA GESTION DE EXISTENCIAS EN EL ICE

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Solicitud de cambio N°: 1

Elaborado por: DIRECCION DE LOGISTICA

Aprobado por: GERENCIA CORPORATIVA ADMINISTRACION Y FINANZAS

Rige a partir de Enero 2015

Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización

TABLA DE CONTENIDO

0. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3

1. PROPÓSITO ........................................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................................ 4

3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................................................... 4

4. TÉRMINOS ........................................................................................................................................... 4

CAPÍTULO 1: ................................................................................................................................................ 5

5. REGLAMENTO PARA LA GESTION DE EXISTENCIAS EN EL ICE ................................................ 9

CAPÍTULO 1 ................................................................................................................................................. 9

GOBERNABILIDAD DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DEL ICE .................................................. 9

CAPÍTULO 2 ............................................................................................................................................... 10

COORDINACIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DEL ICE ........ 10

CAPÍTULO 3 ............................................................................................................................................... 10

RESPONSABILIDAD SOBRE LAS EXISTENCIAS DEL ICE ................................................................... 10

TÍTULO 1................................................................................................................................................... 10 ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................................. 10 TÍTULO 2................................................................................................................................................... 11 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS .............................. 11 TÍTULO 3................................................................................................................................................... 11 RESPONSABILIDADES DE LA DIVISIÓN CORPORATIVA FINANZAS ................................................................... 11 TÍTULO 4................................................................................................................................................... 12 RESPONSABILIDADES DE LA DIVISIÓN CORPORATIVA CADENA DE ABASTECIMIENTO...................................... 12 TÍTULO 5................................................................................................................................................... 13 RESPONSABILIDADES DE LAS GERENCIAS QUE POSEEN EXISTENCIAS ........................................................... 13

CAPÍTULO 4 ............................................................................................................................................... 17

EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES PARA INVENTARIO. ................... 17

TÍTULO I.................................................................................................................................................... 17 REQUISITOS PARA INCORPORAR MATERIALES EN INVENTARIOS .................................................................... 17 TÍTULO II................................................................................................................................................... 18 SOBRE LOS PLANES DE USO DE LOS MATERIALES. ...................................................................................... 18 TÍTULO III.................................................................................................................................................. 19 CATEGORIZACIÓN DE EXISTENCIAS ............................................................................................................ 19 TÍTULO IV ................................................................................................................................................. 20


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INDICADORES PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS. .................................................................................... 20 TÍTULO V .................................................................................................................................................. 22 COSTOS ASOCIADOS CON LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS. ............................................................................. 22

CAPÍTULO 5 ............................................................................................................................................... 22

VISIBILIDAD Y TRAZABILIDAD DE LAS EXISTENCIAS DE MATERIALES DEL ICE. ......................... 22

TÍTULO I.................................................................................................................................................... 23 SOBRE LA EXACTITUD DE LAS EXISTENCIAS: ............................................................................................... 23

CAPÍTULO 6 ............................................................................................................................................... 24

DISPOSICIONES FINALES ....................................................................................................................... 24

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................... 24

7. CONTROL DE REGISTROS ............................................................................................................. 25

8. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................. 25

9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ....................................................... 26

10. ANEXOS ............................................................................................................................................ 27

10.1. FÓRMULAS PARA ESTABLECER LOS INDICADORES DE CONTROL DE INVENTARIOS: . 27

10.2. METODOLOGÍA PARA ELABORAR UNA CLASIFICACIÓN ABC: ........................................... 27


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0. INTRODUCCIÓN

La Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, establece en su artículo 7, la obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno, el cual debe ser aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con las competencias y atribuciones institucionales. En el artículo 8 se define el sistema de control interno como la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico vigente. La gestión de inventarios está sujeta al cumplimiento de estos objetivos. El logro de la eficacia y eficiencia en las operaciones exige el establecimiento del nivel justo de inventarios. Para lograr asegurar dicho nivel de inventarios es necesario que las dependencias incorporen en sus sistemas de gestión los principios rectores y criterios técnicos que se presentan en este Reglamento. Normalizar la gestión de inventarios del ICE exige incluir elementos mínimos de gobierno y coordinación de la cadena de abastecimiento, los cuales se han incluido en los principios rectores que se presentan en los capítulos del 1 al 5.

1. PROPÓSITO

Establecer los principios rectores y criterios técnicos que deben ser incorporados por las dependencias del ICE en sus sistemas de control interno y gestión para: a) Alcanzar los niveles justos de inventarios de acuerdo al nivel de servicio

establecido para satisfacer al cliente. b) Implementar mecanismos de control requeridos para garantizar la gestión

eficiente de los inventarios. c) Asegurar la comunicación y coordinación entre los involucrados en el proceso de

gestión de los inventarios (planificación, adquisición, almacenamiento, distribución, control y la logística reversa).

d) Asegurar la trazabilidad y visibilidad de las existencias de materiales, residuos y sustancias peligrosas y precursoras.


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2. ALCANCE

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las dependencias y funcionarios del ICE y comprende todas las existencias de materiales del ICE.

3. DOCUMENTOS APLICABLES

Ley No. 8292 Ley General de Control Interno.

Ley No. 6227 Ley General de Administración Pública

Ley No. 8660 y Decreto. Nº 35148-MINAET

Ley de fortalecimiento y modernización de las entidades

públicas del Sector de Telecomunicaciones. y su Reglamento

DAL-PDP-P-01-2011 Procedimiento para la aplicación de loteo y mapeo en los almacenes de la Dirección Logística.

61.00.003.2009 Procedimiento para la administración de los materiales que presentan baja rotación, sobre existencia, obsoletos y dañados

4. TÉRMINOS

Administración activa:

Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.

Almacén: Lugar o espacio físico para el almacenaje de materiales dentro de la cadena de abastecimiento. En un almacén se custodian los inventarios institucionales los cuales son controlados por medio de un sistema informático autorizado por la División Corporativa Cadena de Abastecimiento.

CCA Coordinación de contratación administrativa.

Cadena de abastecimiento:

Está formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente y comprende:

a) La red de instalaciones (almacenes, fábricas, terminales,


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puertos, tiendas), vehículos (camiones, trenes, aviones, barcos) y sistemas de información que conectan a la empresa con los proveedores de los proveedores y los clientes de los clientes.

b) Otras actividades como desarrollo de producto, marketing, finanzas, servicio al consumidor.

Para el caso del ICE incluyen: Diseño, Planificación y Presupuestación, Contratación, Almacenaje, Transporte y Distribución, Instalación, Disposición final de Residuos.

Centro de Recuperación de Residuos Valorizables:

Es un sitio permanente de almacenamiento temporal de residuos y desechos administrados por la Dirección Logística para su valorización, donde los materiales recuperables son pesados y pueden ser clasificados y separados de acuerdo a su naturaleza.

Centro de custodia: Lugar o espacio físico que almacena existencias sin registro contable, pero controladas por el sistema de información que defina la División Corporativa Cadena de Abastecimiento.

Clasificación ABC: Método de clasificación, derivado del principio de Pareto, que permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global (de inventario, de venta, de costos). Permite también crear categorías de productos que necesitaran niveles y modos de control distintos. La categoría A abarca entre 5 y 20% de los artículos que generan entre 60 y 80% del valor, la B alrededor de 30%, con alrededor de 15% del valor y la C entre 50 y 60%, con sólo 5 o 10% del valor.

Clasificación Alfa, Beta, Gama:

Es una técnica que permite clasificar los elementos vitales para la empresa. Se utiliza para hacer una clasificación que combina la clasificación ABC del volumen de transacciones (en términos de cantidad, valor monetario etc.), así como el grado de criticidad o importancia. En el cuadro siguiente se presentan los criterios de selección:

VOLUMEN

CRITICIDAD

1 (Muy crítico)

2 (Crítico)

3 (Poco

crítico)

A Alfa Alfa Alfa

B Alfa Beta Beta

C Alfa Beta Gama


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Conteo cíclico: Técnica para levantar inventarios físicos en la cual se cuenta el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos se incluyen en el conteo y cuando y quién será el encargado de hacerlo. La decisión de que artículos contar con una frecuencia dada, puede tomarse a partir del análisis ABC y su criticidad. Por ejemplo, los artículos A se cuentan con frecuencia, quizá una vez al mes; los artículos B se cuentan con menos frecuencia, tal vez cada trimestre; y los artículos C se cuentan probablemente una vez cada seis meses. Con el conteo cíclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que registra como existencia el sistema de información y la cantidad real en el almacén, con la finalidad de determinar la naturaleza de error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan.

Costo total logístico:

Costo total de comprar, transportar, almacenar y distribuir materiales, así como los de custodia y disposición de residuos. Además incluye el costo de capital que se invierte en existencias y en las instalaciones para su custodia.

Criticidad: Impacto que produce la carencia del producto sobre el nivel de servicio, la operación, el mantenimiento correctivo y el predictivo de una empresa.

Exactitud del inventario:

Se refiere a que las cantidades, lotes y localizaciones de los artículos que se encuentran registrados, coincidan con las cantidades, lotes y localizaciones físicas.

Existencias en Tránsito:

Aquellos lotes de materiales para los cuales se emitió una orden de compra, pero que no han ingresado al almacén (no tienen certificado de ingreso)

Existencias: Materiales custodiados en almacenes y centros de custodia. Debe enfatizarse que para los propósitos de este reglamento no se utiliza como sinónimo de inventarios.

Gestión de Inventarios:

Puede entenderse como la planeación, coordinación y control de la adquisición, almacenamiento y movimiento de materiales.

Gestor de Inventarios:

Funcionario designado por el director de una División, Negocio, o Dirección para que lo asesore en materia de gestión de inventarios y opere como enlace con la Dirección Logística para asegurar la coordinación y sincronización en materia de inventarios.


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Gobernabilidad: Conjunto de procesos, sistemas, prácticas, políticas y normativas que sirven para dirigir y controlar de manera eficiente y transparente la cadena de abastecimiento del ICE. Involucra las relaciones de los diferentes actores implicadas en ella: la sociedad, Administración Superior, entes externos de control, acreedores, inversores, clientes, proveedores, contratistas y colaboradores. Dentro de la cadena de abastecimiento se buscarán las mejores prácticas con el fin de agregar valor a la empresa así como lograr una respuesta oportuna al mercado.

Inventario : Existencias de materiales registradas contablemente.

Inventario de inversión:

Bienes físicos que posee en sus almacenes, propiedad del ICE con el propósito de utilizarlos en la construcción de los activos productivos.

Inventario de operación:

Bienes físicos que posee la entidad en sus almacenes, con el propósito de utilizarlos en las actividades inherentes a la operación y mantenimiento de los activos productivos, así como para fines administrativos o de gestión.

Inventario de seguridad:

Es el inventario mínimo necesario que se conserva disponible para responder a todas las fluctuaciones aleatorias que puedan existir en la cadena de abastecimiento. Las más importantes son la variabilidad de la demanda y de los tiempos de reposición.

Inventario físico: Proceso en el cual una organización procede al conteo, por observación directa y constatada en físico, de las cantidades en existencia de todos y cada uno de los productos en un almacén determinado. Este proceso suele efectuarse una vez al año, para todos los almacenes de una empresa.

Lote: Identificador de cada partida de materiales que ingrese a los almacenes y centros de custodia institucionales. Es asignado por el SIM según el tipo de lote. Los tipos de lote y la definición del indicador se regulan en el documento DAL-PDP-P-01-2011.

Material : Conjunto de máquinas, herramientas u objetos de cualquier clase, necesario para el desempeño de un servicio o el ejercicio de una profesión.

Material de uso común:

El material de uso común, es el material que es utilizado por varias dependencias y que es adquirido y distribuido por la Dirección Logística, u otras dependencias autorizadas por la


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División Corporativa Cadena de Abastecimiento.

Materiales de seguridad:

Materiales críticos para el mantenimiento correctivo (y preventivo según su criticidad debidamente justificada) de los activos institucionales. No deben confundirse estos materiales con el inventario de seguridad.

Nivel de servicio: Concepto asociado a la disponibilidad de un producto o servicio o a la confiabilidad del cumplimiento en un cierto plazo. Según lo anterior, el nivel de servicio puede expresarse como

1. El porcentaje de veces que se satisfacen las solicitudes de los clientes sin presentarse agotamiento de inventarios. En este caso el concepto está asociado a disponibilidad.

2. El porcentaje de veces que los plazos acordados con los clientes son cumplidos. En este caso el concepto está asociado al desempeño.

Nivel justo de Inventario:

Es el inventario que tiene en cantidad, peso o medida lo estrictamente requerido para satisfacer un nivel de servicio establecido.

Proceso: Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.

Rectoría: Máxima autoridad que gestiona, controla y evalúa la cadena de abastecimiento del ICE.

Red Logística del ICE:

Está compuesta por los almacenes, centros de custodia y Centro de Recuperación Residuos Valorizables, el sistema de información que los controla y la flotilla de vehículos que realizan los traslados de materiales (en buen estado, obsoletos y residuos) entre ellos. Se distinguen dos redes:

a) La controlada por la Dirección Logística, que incluye los almacenes administrados por ella, y los almacenes y centros de custodia administrados por otras dependencias.

b) La que da servicio a los proyectos de generación eléctrica administrada por la Gerencia de Electricidad.

Residuo: Material sólido, semisólido, líquido o gas, cuyo generador o


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poseedor debe o requiere deshacerse de él, y que puede o debe ser valorizado o tratado responsablemente o, en su defecto, ser manejado por sistemas de disposición final adecuados.

SIM: Sistema Integrado de Materiales, es el sistema oficial que permite controlar los inventarios institucionales. No incluye los inventarios de proyectos.

Stock de Seguridad Inventario mínimo para cubrir necesidades en caso de que falle el aprovisionamiento o variaciones de la demanda

Tiempo de reposición:

Corresponde al tiempo transcurrido entre el momento en que se recibe la solicitud de compra en la Proveeduría y el momento en que el material está disponible en el almacén.

Trazabilidad: Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de materiales de consumo y de los residuos generados

Visibilidad: La habilidad de acceder o ver los datos o información pertinentes que está relacionada a la logística y a la cadena del abastecimiento. Incluye materiales y residuos.

5. REGLAMENTO PARA LA GESTION DE EXISTENCIAS EN EL ICE

Capítulo 1

Gobernabilidad de la Cadena de Abastecimiento del ICE Artículo 1. La gobernabilidad de la cadena de abastecimiento del ICE le corresponde a la Administración Superior. Artículo 2. Le corresponde a Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas ejercer la rectoría de la cadena de abastecimiento, que incluye a todas las Gerencias del ICE. Artículo 3. La Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas y sus dependencias, están debidamente autorizadas para intervenir, previa coordinación con su administrador, en cualquier almacén, centro de custodia, centro de recuperación de residuos valorizables o sitio donde se almacenen materiales, para ejercer sus responsabilidades de rectoría. Esto incluye los sistemas de información.


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Capítulo 2 Coordinación de los participantes en la Cadena de Abastecimiento del ICE

Artículo 4. La Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas debe implementar los mecanismos de coordinación y comunicación entre los diferentes actores involucrados en la cadena de abastecimiento del ICE, de manera que se garantice un enfoque integral. Para tales efectos la Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas podrá crear los Comités que considere necesarios y definir sus funciones.

Artículo 5. La integración de los comités estará conformada por al menos un representante de cada Gerencia.

Capítulo 3 Responsabilidad sobre las existencias del ICE

Título 1

Aspectos Generales Artículo 6. Los funcionarios titulares de los puestos señalados en el presente reglamento son responsables del cumplimiento de las responsabilidades indicadas y sus respectivos plazos. Artículo 7. El presente reglamento forma parte del sistema de control interno de la Institución. Las infracciones al presente reglamento serán consideradas acciones que debilitan dicho control y estarán sujetas a la responsabilidad establecidas en los artículos 39 y 41 de la Ley General de Control Interno. Artículo 8. Cabrá responsabilidad de los servidores por el incumplimiento del presente reglamento, según lo establecido en el artículo 199 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública. Artículo 9. Las jefaturas tendrán responsabilidad por las actuaciones de sus colaboradores cuando hayan actuado con culpa grave o negligencia en la supervisión y control de su personal, según el artículo 211 de la Ley General de la Administración Pública. Artículo 10. La responsabilidad de las existencias del ICE recae en el Director de las dependencias que ejecuten una o varias de las siguientes funciones: planificarlas, adquirirlas, controlarlas y utilizarlas. Además debe establecer los esquemas de control interno que aseguren la debida gestión de existencias de los residuos generados. Esta responsabilidad es compartida con su Gerente.


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Artículo 11. En el caso de cambio del Director, el saliente debe entregar un informe al entrante, con copia a la jefatura inmediata, en donde se refleje el estado de las existencias de la dependencia y recomendaciones de mejora. La jefatura inmediata será la responsable porque este proceso se lleve a cabo y de tomar las medidas administrativas respectivas cuando se detecten no conformidades con respecto a la normativa vigente.

Título 2 Responsabilidades de la Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas

Artículo 12. Son responsabilidades de la Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas , además de las establecidas en el Artículo 18, las siguientes :

a) Aprobar el presente Reglamento y sus futuras modificaciones. Artículo 13. Son responsabilidades División Corporativa Tecnologías de Información (DCTI), en adición a lo establecido en el Artículo 19: a) Implementar en coordinación con la División Corporativa Cadena de

Abastecimiento los sistemas de información que se requieran para gestionar, asegurar y operar la cadena de abastecimiento y asegurar su continuidad y operación.

Título 3 Responsabilidades de la División Corporativa Finanzas

Artículo 14. Son responsabilidades de la División Corporativa Finanzas, además de las establecidas en el Artículo 1819, las siguientes:

a) Definir en conjunto con la División Corporativa Cadena de Abastecimiento, los

indicadores y metas de gestión financiera relacionados con inventarios anualmente.

b) Definir y actualizar las políticas contables relacionadas con el tratamiento contable de las existencias.

c) Preparar y remitir la información que requiera la Dirección Logística para determinar el costo total logístico, de acuerdo a los requerimientos proporcionados con dicha Dirección según se estipula en el artículo 39 del presente reglamento.


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Título 4 Responsabilidades de la División Corporativa Cadena de Abastecimiento

Artículo 15. Son responsabilidades de la División Corporativa Cadena de Abastecimiento, además de las establecidas en la Artículo 1819, las siguientes:

a) Divulgar e implementar las acciones necesarias para la ejecución de este Reglamento.

b) Proponer, para su posterior aprobación, cuando corresponda, los documentos normativos y demás directrices que se requieran para la implementación del Reglamento y dar el seguimiento y control respectivo.

c) Coordinar las modificaciones y actualizaciones de este Reglamento. d) Analizar y aprobar acciones de mejora a la gestión de inventarios que les

presente la Dirección Proveeduría Institucional, la Dirección Logística, así como los clientes internos conforme la dinámica de los Negocios de Telecomunicaciones y Electricidad.

e) Solicitar a las Gerencias, informes en materia de gestión de inventarios e instruir sobre las acciones de mejora necesarias.

Artículo 16. Son responsabilidades Dirección Proveeduría Institucional en adición a lo establecido en el Artículo 19: a) Establecer y divulgar los tiempos de trámite de las adquisiciones, desde el ingreso

de la necesidad a la Proveeduría hasta la emisión de la Orden de Compra. b) Dar información que permita la visibilidad y la trazabilidad de las existencias en

tránsito. c) No autorizar trámites de adquisición que no sean conformes con esta normativa. d) No tramitar compras de material de uso común que no cuenten con la autorización

de la Dirección Logística. e) Asegurar que se cumple con lo establecido en el Artículo 38.

Artículo 17. Son responsabilidades de la Dirección Logística (Dirección Logística) en adición a lo establecido en el Artículo 19, las siguientes:

a) Monitorear el desempeño de la gestión de inventarios en los diferentes procesos

del ICE e informar a las Gerencias con copia a la División Corporativa Cadena de Abastecimiento.

b) Elaborar las propuestas de planes acciones de mejora de la Gestión de Inventarios y alinearlos con la estrategia empresarial

c) Informar a las Gerencias sobre la disposición de las partidas de inventarios que no cuenten con un plan de uso según lo establecido en el Artículo 27.

d) Proponer y gestionar normativa relativa a Gestión de Inventarios del ICE.


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e) Brindar el apoyo técnico, la información y los servicios en materia de gestión de inventarios que requieran las Gerencias, Divisiones, Negocios o Direcciones para su operación.

f) Definir los criterios técnicos que aseguren el desempeño de la Gestión de Inventarios Empresarial.

g) Asegurar que los servicios de gestión de inventarios que brinda se entreguen con la calidad, el costo y la oportunidad requeridos.

h) Gestionar y administrar los sistemas de información necesarios para la gestión de inventarios empresarial. Esto incluye las facilidades para emisión de informes requeridos por las dependencias para su gestión.

i) Garantizar que los sistemas de información que administra permitan la exactitud de los datos y la visibilidad y la trazabilidad de los inventarios que custodian los almacenes empresariales controlados por la Dirección Logística.

j) Brindar oportunamente la información de costos requerida por las dependencias para su gestión y para la elaboración de los estudios técnicos requeridos en esta normativa.

k) Desarrollar y gestionar la red logística empresarial para garantizar que los servicios de recibo, almacenamiento y distribución de materiales y la disposición de residuos, se realicen conforme con los principios de eficiencia y eficacia y con la normativa legal, técnica, ambiental y social vigente.

l) Gestionar la cartera de proyectos para mejorar la Gestión de Inventarios y el desarrollo de la red logística.

m) Administrar los catálogos de materiales asegurando las actividades de identificación y clasificación para lograr la visibilidad y trazabilidad requeridas para el adecuado desempeño de la gestión de inventarios empresarial.

n) Informar a la Dirección Proveeduría Institucional y a los Coordinadores de Contratación Administrativa acerca de materiales cuyas adquisiciones estén prohibidas por corresponder a materiales de uso común, o estar en la condición apuntada en el Artículo 38.

o) Elaborar los listados de materiales de uso común que serán adquiridos de manera concentrada y puestos a disposición de las dependencias a través de los almacenes institucionales.

p) Actualizar periódicamente la base de datos de inventarios para que se puedan identificar los lotes de inventarios con la condición establecida en el Artículo 38.

Título 5 Responsabilidades de las Gerencias que poseen existencias

Artículo 18. Son responsabilidades de las Gerencias las siguientes:

a) Acatar y ejecutar los lineamientos definidos en este Reglamento. b) Divulgar, promover, dar seguimiento y controlar el acatamiento obligatorio de

este Reglamento en su área de competencia.


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c) Girar instrucciones para que las jefaturas y funcionarios acaten las directrices relacionadas con la gestión de existencias.

d) Presentar propuestas para la modificación, mejoras y actualización de este Reglamento cuando así corresponda.

e) Presentar los informes de rendición de cuentas mencionados en el Artículo 11 y garantizar que se tomen las medidas correctivas necesarias.

f) Definir los límites en la aprobación de ajustes para dar de baja a los inventarios. Artículo 19. Es responsabilidad de los Directores de las dependencias que adquieren materiales para inventario:

a) Gestionar las existencias y los sistemas de control de dependencia y adoptar

las acciones de mejora para lograr el nivel justo de existencias. Además debe garantizar que: b) Se elabore un informe de rendición de cuentas sobre el estado de las

existencias a su cargo, el cual será remitido a su jefatura inmediata. c) Se informe al Gerente respectivo sobre las acciones de mejora realizadas para

lograr el nivel justo de inventarios. d) Se designe a su Gestor de Inventarios y asignarle la autoridad requerida para el

cumplimiento de sus funciones y velar porque reciba el apoyo necesario de los funcionarios involucrados en la gestión de existencias.

e) Los responsables de compras de sus dependencias brinden la información necesaria (condiciones y capacidad de almacenamiento; distribución geográfica y su período de uso) y en forma oportuna para que la Dirección Logística pueda planificar adecuadamente sus servicios (capacidad y calidad de almacenamiento, sistemas de información).

f) Las labores de gestión de existencias se realicen de manera conforme con esta normativa.

g) Adoptar acciones de mejora para lograr el nivel justo de inventarios. h) Se formulen las metas y objetivos en gestión de inventarios de su dependencia,

alineados con este reglamento. i) Se establezca y mantenga el nivel justo de inventario considerando, por ejemplo

la cantidad económica de pedido, los periodos de reposición y un porcentaje razonable de seguridad y alineándolo con el nivel de servicio.

j) Se realice una verificación semestral del estado de las existencias a su cargo (cumplimiento de planes de uso, baja rotación-rotación nula y sobre-existencias- y obsolescencia de materiales) e informar a su Gerente sobre los resultados obtenidos y las acciones de mejora que amerite.

k) Los responsables de existencias de sus dependencias tomen las medidas correctivas recomendadas en forma oportuna.


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Artículo 20. El Gestor de Inventarios tiene las siguientes funciones:

a) Evaluar la gestión de la Cadena de Abastecimiento, recomendar mejoras al Director y dar seguimiento a su implementación.

b) Participar en los grupos de trabajo que convoque la Gerencia Corporativa de Administración y Finanzas, en representación de su dependencia.

c) Proponer a la Dirección Logística mejoras a procesos, procedimientos y sistemas.

d) Monitorear el cumplimiento de esta normativa en su dependencia e informar a su Director sobre las no conformidades detectadas.

e) Divulgar al interior de su dependencia las directrices empresariales en materia de gestión de inventarios.

f) Brindar apoyo al Director de su dependencia en la toma de decisiones relacionadas con la gestión de inventarios, a saber:

1. Facilitar la formulación de las metas y objetivos en gestión de inventarios de su dependencia, alineados con este reglamento.

2. Realizar el monitoreo y el análisis del comportamiento de los inventarios de su dependencia y proponer acciones correctivas.

3. Realizar los informes sobre el resultado del monitoreo y el de rendición de cuentas a su superior jerárquico.

4. Monitorear que se incorporen las acciones correctivas en el plan de inventarios de su dependencia e informar a su Director sobre las omisiones detectadas.

5. Proponer actualizaciones y mejoras de la normativa vigente y métodos de trabajo de su dependencia.

6. Identificar y satisfacer las necesidades de formación del personal involucrado en el proceso de Gestión de Inventarios, en conjunto con la Dirección Logística y el Centro de Aprendizaje y Desarrollo Empresarial (CADE).

7. Otras labores asociadas a la gestión de inventarios que le asigne su Director.

g) Facilitar que se cumplan los requisitos de compra establecidos en el Capítulo 4, Título I de este Reglamento:

1. Apoyar al Coordinador de Contratación Administrativa y al Administrador del Contrato en la realización de la certificación de inventarios y los análisis técnicos para incorporación a inventarios.

2. Gestionar lo relativo a los planes de uso para los inventarios de su División, Dirección o utilizando las herramientas de gestión de inventarios oficiales.

3. Coordinar con la Dirección Logística, la reserva y condición o característica de espacio de almacenamiento para los materiales que serán incorporados a inventario y la elaboración del plan de distribución.


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h) Gestionar lo relativo a la baja rotación (rotación nula y sobre-existencias) y obsolescencia de materiales de acuerdo con la normativa vigente y:

1. Realizar los estudios de baja rotación con base a la información remitida por Dirección Logística.

2. Coordinar con los responsables de los materiales, los ajustes correspondientes ante la Dirección Logística, para aquellos materiales que presenten (obsolescencia, y/o daños y desuso).

3. Analizar las justificaciones recibidas por las áreas técnicas competentes para dichos ajustes, elaborar el informe de los materiales a ser sujetos de ajuste y remitirlo a la jefatura superior.

4. Coordinar al final del periodo junto con el área financiera y técnica correspondiente, el importe a estimar para diferencias de inventario, así como definir el tratamiento para los saldos del periodo anterior.

5. Llevar control del saldo de estimación por diferencias de inventario, a fin de evitar saldos anormales al final del periodo por ajustes que sobrepasen los importes estimados.

Artículo 21. Son responsabilidades de los encargados de Control Interno de las Divisiones, Negocios o Direcciones:

a) Monitorear e informar a su Director sobre el avance en las acciones de mejora

propuestas para lograr el nivel justo de inventarios. b) Monitorear el cumplimiento de la normativa del presente reglamento e informar a

su Director sobre no conformidades detectadas. c) Controlar la ejecución de los Planes de Uso de los materiales en existencia. d) Revisar la documentación de los ajustes de inventarios por obsolescencia y

desuso de su dependencia, según los procedimientos internos vigentes. y remitirlos al Director y/o Nivel 1 de su dependencia para su aprobación.

e) En los casos de Divisiones, Negocios o Direcciones que poseen almacenes, centros de custodia, centros de recuperación de residuos valorizables u otros sitios de almacenamiento, efectuar las intervenciones para asegurar la exactitud de las existencias.

f) Analizar la integridad de la información y la documentación generada por la gestión de los inventarios, entre ellos: planificación, adquisición, almacenamiento, distribución, control y logística reversa.


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Capítulo 4 Eficacia y eficiencia en la adquisición de materiales para inventario.

Título I Requisitos para incorporar materiales en inventarios

Artículo 22. Toda solicitud de adquisición de materiales que se incorporen a

inventarios, debe adjuntar una justificación técnica que incluya al menos los siguientes elementos:

a) Plan de uso según lo establecido en el Artículo 24 de este Reglamento. b) Se procederá de la siguiente manera:

I. Cuando se vaya a utilizar almacenes de la Dirección Logística, se requiere una certificación de dicha Dirección donde se asegure que se contará con el espacio de almacenamiento adecuado y suficiente cuando el suministro ingrese a la Institución. Deben dirigir un correo electrónico a la Dirección Logística, a la dirección de correo Gestor de la red logística ([email protected]) la cual tiene un plazo máximo de tres días hábiles para atender las gestiones solicitadas

II. Las Divisiones o Negocios que cuenten con almacenes propios, deben emitir su propia certificación de espacios, como es el caso de Centro de Servicio Recursos Geotérmicos, Proyectos de Generación y Transmisión del Negocio de Ingeniería y Construcción y el Negocio Generación. Deben certificar este punto ante la Dirección Proveeduría Institucional por medio de su Unidad Suministros y Adquisición Materiales (USAM) o adquisición de bienes y servicios según sea el caso.

III. Se excluye de esta certificación las adquisiciones de intangibles –como programas de software, licencias y similares- así como aquellas adquisiciones cuyo lugar de entrega no sea un almacén del ICE.

c) Certificación de inventario disponible (libre y reservado a obras específicas), en

tránsito y las existencias almacenadas en centros de custodia. En el caso de los Proyectos y Recursos Geotérmicos se faculta para que la verificación y certificación de existencias sean emitidas por la USAM o unidad de compras respectiva. En el caso de los Proyectos realizará la revisión a nivel de todos los Proyectos y Recursos Geotérmicos en sus propios almacenes.

d) Cuando por razones estratégicas, avaladas por el Director correspondiente, sea necesario adquirir materiales sin tomar en cuenta la certificación de inventarios, deberá justificarse técnica y económicamente tal decisión, tal justificación será incorporada al expediente de la compra

mailto:[email protected]


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Artículo 23. La Dirección Proveeduría Institucional y los Coordinadores de Contratación Administrativa (CCA) no iniciarán trámites de adquisición de suministros sin la información del artículo anterior.

Título II Sobre los planes de uso de los materiales.

Artículo 24. El plan de uso de materiales será la herramienta que garantice la eficacia

en la gestión de las existencias, deberá considerar al menos, los siguientes criterios:

a) Uso que se dará al material en inventario (incluye proyecto u obra, fin o destino). b) Persona responsable del uso del material y la dependencia a la cual pertenece. c) Plazo estimado de uso y la cantidad de material al final de cada trimestre

(exceptuando los materiales de seguridad y aquellos materiales de operación y mantenimiento que son dependientes de una incidencia, avería, caso fortuito o causa mayor).

En cuanto a la aplicación de planes de uso:

I. Se establece que será necesario para bienes que permanecerán más de 3 meses en almacenes.

II. Los planes de uso no serán necesarios para bienes que se adquieran bajo la

modalidad de justo a tiempo como es el caso de las compras según demanda cuyo uso se de en un plazo inferior a los tres meses.

III. Las disposiciones del presente Reglamento aplica también para las

modificaciones contractuales (Art. 178 y 179 del Reglamento al título II de la Ley 8660).

IV. En el caso de los Proyectos y Recursos Geotérmicos del Negocio Ingeniería y Construcción deberán incluirlo en el inicio del trámite de adquisición, en los casos que correspondan.

Artículo 25. La Dirección Logística debe asegurar que la gestión y los reportes del

plan de uso se realicen a través de herramientas informáticas seguras y disponibles, para los usuarios interesados para lo cual todas las dependencias del ICE involucradas deben brindar la respectiva asesoría o colaboración.

Artículo 26. No se aceptará por parte de los administradores de almacenes el ingreso

de materiales que no posean un plan de uso.


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Artículo 27. La Dirección Logística es responsable de monitorear el estado de los

planes de uso. Si detecta materiales sin plan de uso o con plan vencido, notificará a los responsables para que se corrija la situación. Si pasados 10 días hábiles a partir de la notificación, no se han realizado las correcciones necesarias, debidamente justificadas, el material será declarado en abandono. También podrá declarar en abandono materiales que reiteradamente aparezcan en condición de Rotación Nula, siguiendo el procedimiento establecido en este artículo.

Artículo 28. Se autoriza a la Dirección Logística a disponer (inclusive su exclusión de los registros de los inventarios, y disposición final) de aquellas partidas de materiales en abandono.

Título III Categorización de existencias

Artículo 29. Es obligación de las dependencias categorizar sus existencias de

materiales a fin de asegurar que su sistema gestión de existencias sea aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con sus competencias y el nivel de servicio deseado.

Artículo 30. Las categorías deben ser establecidas considerando no sólo el riesgo de

poseer existencias, si no el asociado con no disponer oportunamente del material. La definición de categorías se hará utilizando, al menos, los siguientes criterios:

a) Uso (debe identificarse si el material será para atender inversión, operación,

mantenimiento preventivo, averías y accidentes, desastres naturales o de uso común, también debe diferenciar el tipo de inversión).

b) Por valor (se utilizará la clasificación ABC basada en el Principio de Pareto, ver Anexo 10.2).

c) Por criticidad (debe considerarse el impacto sobre la operación de los sistemas, el costo de oportunidad, el tiempo de recuperación del inventario. Se utilizará la clasificación alfa, beta, gama).

d) Por tipo de material (peligrosidad, si requiere condiciones especiales de almacenamiento)

Artículo 31. Quedan prohibidas las compras de material de uso común que no cuenten con aprobación previa de la Dirección Logística, la cual suministrará una la lista mensual de bienes de uso común, con su respectivo código, a todos los Coordinadores de Contratación Administrativa (CCA) y a la Dirección Proveeduría Institucional. Es responsabilidad del CCA garantizar y certificar ante la Dirección Proveeduría Institucional que se ajustan a lo solicitado en estos artículos; en caso que requiera adquirir materiales de la lista, deben solicitar vía correo electrónico la debida


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autorización al Área de Abastecimiento de Materiales de la Dirección de Logística a la dirección de correo Equipo Abastecimiento (JAT) [email protected]. Para el caso de Centro de Servicio Recursos Geotérmicos y los Proyectos de Generación y Transmisión del Negocio Ingeniería y Construcción de la Gerencia de Electricidad se excluyen a estas dependencias de dicho requisito ya que las mismas realizan el abastecimiento de estos artículos amparados en las necesidades de la obras. Esta situación se mantendrá hasta que la Dirección Logística asuma las adquisiciones de este material para estos Centros. Artículo 32. La definición de metas anuales, la de los indicadores financieros (ver Artículo 14, apartado a) y la de los indicadores de control (ver Título IV), se realizará para cada categoría de materiales.

Título IV

Indicadores para el control de Existencias. Artículo 33. Es responsabilidad de los Directores de la dependencias que poseen existencias de materiales definir, en coordinación con la Dirección Logística, los indicadores de control de existencias (y sus valores límite) de las dependencias bajo su cargo, considerando su categorización, los niveles de servicio que soportan y la variación que se registre en los tiempos de reposición de inventarios. Artículo 34. Los indicadores deben revisarse anualmente a más tardar el I trimestre de cada año. De no realizarse, la Dirección Logística aplicará de oficio los que se encuentren vigentes. Artículo 35. Siempre que la categorización que se haga de las existencias y los niveles de servicio deseados lo permita, se utilizarán los siguientes indicadores de control de existencias:

a) “Meses inventarios”, que corresponde al período de consumo de un determinado material. Se calcula utilizando las Ecuaciones 1 y 2 del Anexo 10.1, según corresponda.

b) “Inventario máximo”, que corresponde a la cantidad máxima de

material que se tendrá en inventario en todos los sitios de almacenamiento y que es necesaria para atender el consumo durante un período equivalente al tiempo de reposición. Por ejemplo, si el

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tiempo de reposición corresponde a 6 meses, el inventario máximo corresponderá al equivalente a 6 meses inventario.

c) “Rotación nula”, que corresponde a aquellos materiales que no

presentan movimientos en un período de tiempo superior al del tiempo de reposición. Por ejemplo, si el tiempo de reposición es de 6 meses, se consideran materiales con rotación nula aquellos que no hayan presentado salidas efectivas en los 6 meses posteriores a su ingreso.

d) “Sobre-existencia”, que corresponde a los materiales que presenten

meses inventarios que superen el equivalente al tiempo de reposición. Por ejemplo, si el tiempo de reposición es de 6 meses, y los meses inventario son superiores a 6 meses, el material se considera con sobre-existencia.

Artículo 36. Cuando una dependencia le justifique formalmente a la Dirección Logística la inconveniencia de utilizar lo expuesto en el Artículo 35 a una categoría específica de materiales, se autoriza a la Dirección Logística a establecer, en conjunto con la dependencia interesada, el nuevo conjunto de indicadores que sean aplicables a dicha categoría. De lo contrario la Dirección Logística aplicará de oficio lo establecido en dicho artículo.

Artículo 37. La Dirección Logística informará trimestralmente a los gestores de inventarios con copia a los Directores y Gerentes, sobre los materiales que presenten estados de rotación nula y sobre-existencias (o bien las desviaciones de los indicadores sustitutos según lo establecido en el Artículo 36), a fin de que gestionen las acciones correctivas que correspondan. Artículo 38. Se prohíben las compras de materiales que posean inventarios en estado de rotación nula o sobre-existencias (o bien las desviaciones mencionadas en el Artículo 37). Los casos de excepción serán autorizados por el Gerente respectivo. La Dirección Logística enviará mensualmente a los CCA la lista mensual de materiales en tales condiciones. Es responsabilidad del CCA garantizar y certificar ante Proveeduría que se ajustan a lo solicitado en el presente artículo. En caso que requiera adquirir materiales en estos estados, debe proceder a solicitar la autorización del Gerente respectivo

Para el caso de Centro de Servicio Recursos Geotérmicos y los Proyectos de Generación y Transmisión del Negocio Ingeniería y construcción de la Gerencia de Electricidad estas dependencias por medio de la respectiva USAM deberán certificar esta condición. En el caso de los Proyectos Geotérmicos se realizará en sus propios almacenes.


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Título V Costos asociados con la gestión de existencias.

Artículo 39. La División Corporativa Cadena de Abastecimiento en conjunto con la División Corporativa Finanzas establecerán las metodologías y directrices necesarias para determinar el costo total logístico. Artículo 40. El costo total logístico incluirá los costos de adquisición, los de mantener y distribuir existencias, el costo de capital invertido en materiales para inventario y en la red logística.

Artículo 41. Es responsabilidad de los Directores de las dependencias que adquieren materiales para existencias, remitir la información que les sea requerida por la División Corporativa Finanzas para establecer el costo total logístico.

Artículo 42. Dicha información será publicada en el sitio WEB de la Dirección Logística para que sea accesible a todos los involucrados en los procesos logísticos del ICE. Será actualizada anualmente. Artículo 43. El costo total logístico y sus componentes serán utilizados como base para determinar la conveniencia de almacenar materiales y las inversiones que deban realizarse en la red logística.

Capítulo 5

Título I

Visibilidad y trazabilidad de las existencias de materiales del ICE. Artículo 44. La gestión de las existencias empresariales exige su total visibilidad y trazabilidad a través de un sistema de información institucional integrado que permita la interacción eficaz y eficiente de las diferentes áreas que participan en el proceso (Planificación de las necesidades, Gestión de Inventarios, Compras, Proveeduría, Aduanas, Almacén Fiscal, Recibo, Almacenamiento, Distribución, Custodia y Disposición de residuos) y asegurar un formato normalizado para la información. Artículo 45. Se prohíbe el almacenamiento de materiales en instalaciones diferentes de las aprobadas formalmente por la Dirección Logística.

Artículo 46. Queda prohibido el almacenamiento de residuos en sitios diferentes a los centros de recuperación de residuos valorizables autorizados por la Dirección Logística.


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Artículo 47. La Dirección Logística definirá la normativa para la aprobación y registro de nuevos almacenes y centros de custodia. Cada caso deber ser justificado individualmente por el interesado. Artículo 48. La Dirección Bienes Inmuebles y los administradores de instalaciones ICE no autorizarán la asignación de espacios para instalaciones de almacenamiento que no cuenten con la aprobación de la Dirección Logística. Artículo 49. La aprobación de las instalaciones de almacenamiento requeridas en los proyectos de generación eléctrica, la dará el jefe del Negocio. Será su obligación asegurar la trazabilidad y visibilidad de las existencias almacenadas en ellas y la conformidad con la normativa dictada en este reglamento.

Título II Sobre la exactitud de las existencias:

Artículo 50. Los Directores que tengan a cargo almacenes y centros de custodia deben establecer la medición de exactitud de los existencias (ver fórmulas en el anexo10.1) Artículo 51. La definición de metas utilizando este indicador es responsabilidad del Director de las dependencias que administren almacenes, centros de custodia y centros de acopio autorizados. Artículo 52. Los encargados de Control Interno de dichas dependencias son las responsables de medir y reportar los valores del indicador. Artículo 53. Se establece el conteo cíclico como la herramienta de control que permite definir la exactitud de las existencias. Artículo 54. La frecuencia con que se realizarán los conteos cíclicos estará determinada por la categoría de cada partida de las existencias y condiciones de rotación. Artículo 55. Es responsabilidad de los encargados de Control Interno de las dependencias que administran Almacenes, Centros de Custodia y Centro de Recuperación Residuos Valorizables, establecer dichas frecuencias. La Dirección Logística podrá variarlos cuando lo considere convenientes.


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Capítulo 6 Disposiciones finales

Artículo 56. Este reglamento deja sin efecto cualquier disposición de menor o igual rango que se le oponga. Artículo 57. Las acciones en gestión de existencias serán conformes con la normativa de responsabilidad social y ambiental vigentes.

Artículo 58. La interpretación, integración y delimitación de las normas contenidas en este reglamento corresponderá a División Corporativa Cadena de Abastecimiento. Artículo 59. Rige a partir de su publicación en NormalICE.

Artículo 60. Transitorio: Aprobado el presente Reglamento para la Gestión de Existencias del ICE por la Gerencia Corporativa Administración y Finanzas y una vez publicado en NormalICE :

i. A partir de la publicación de dicha normativa, las dependencias que cuenten con materiales que no están definidos como existencias, tendrán un plazo de 6 meses para trasladados a los almacenes o centros de custodia según corresponda.

ii. Mientras se elaboran los indicadores señalados en el artículo 35, se continuarán utilizando los siguientes, en términos de su antigüedad, consumo y meses en inventario

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N/A

CONSUMO

IGUAL A CERO DIFERENTE CERO

Fecha de creación de lote

MENOR O IGUAL A 12 EN OBSERVACION CON MOVIMIENTO EN OBSERVACION

MAS DE 12 Y HASTA 24 RIESGO ROTACION NULA CON MOVIMIENTO ROTACION BAJA (SOBREXISTENCIA)

MAS DE 24 ROTACION NULA (MAS DE 24 MESES) CON MOVIMIENTO ROTACION BAJA (SOBREXISTENCIA)

MESES INVENTARIO MENOS DE 48 MAS DE 48 INCLUSIVE


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7. CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO Y NOMBRE

DEL REGISTRO

RESPONSABLE DE SU ARCHIVO

MODO DE ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN

ACCESO AUTORIZAD

O

TIEMPO CONSERVACIÓN

8. CONTROL DE CAMBIOS

La versión 2 de este documento se produce con la finalidad de actualizar la normativa

institucional a los cambios organizacionales aprobados por el Consejo Directivo en el

Artículo 5, Capítulo II, de la Sesión 6111 celebrada el 20 de octubre del 2014.

En razón de este contexto, se mantuvo la lista de elaboradores correspondiente a la

versión anterior.


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9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ DEPENDENCIA FECHA

Oscar Víquez Córdoba División Corporativa Cadena de Abastecimiento

Enero 2015


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10. ANEXOS

10.1. Fórmulas para establecer los indicadores de control de inventarios:

Meses inventarios: corresponde al período máximo que estarán en existencia los materiales. Se calcula utilizando las siguientes fórmulas. Si se conoce la demanda esperada mensual:

Ec. 1

Si la demanda se estima a partir del consumo de un período:

Exactitud del inventario:

Ec. 2

Ec. 3

Las líneas con diferencias corresponden a las líneas delas existencias que presenten diferencias por sobrantes y faltantes.

10.2. Metodología para elaborar una clasificación ABC:

Principio de Pareto: El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe este nombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez. Pareto enunció el principio basándose en el denominado conocimiento empírico. Observó que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de


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población, ostentaba el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de población, el 20% de ese mismo algo. Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar. Su aplicación reside en la descripción de un fenómeno y, como tal, es aproximada y adaptable a cada caso particular. Análisis ABC De acuerdo con el enfoque de Pareto, es razonable suponer que son pocos los artículos que tienen una mayor importancia en el sistema de administración de inventarios, y la clasificación ABC consiste en efectuar un análisis de Pareto para clasificar los artículos en inventario en categorías A, B y C, de acuerdo con su importancia. Se usan diversas medidas de valor, depende de los objetivos de la clasificación, la más clásica es basada en el valor monetario del artículo (demanda anual por costo unitario). Algunos otros criterios que se aplican como medida de valor son la utilidad, el costo unitario o alguna medida de riesgo. Cuando una empresa tiene un inventario grande, para concentrar los esfuerzos de control en los artículos o mercancías más significativos se suele utilizar el principio de Pareto. Así, controlando el 20% de los productos almacenados puede controlarse aproximadamente el 80% del valor de los artículos del almacén. Metodología ABC Seleccionar el criterio de valor (por ejemplo, monto del inventario) Establezca un Rango de clasificación por zonas (en el ejemplo que se expone a continuación se usaron los siguientes: “A” de 0%a 70%, “B” de 70% a 90% y “C” de 90% a 100%). Ordene los productos según los valores de la variable, indicador o parámetro escogido de mayor a menor. Calcule el porcentaje de la variable, indicador o parámetro de cada producto respecto al total de esta variable, parámetro o indicador (en el ejemplo, ver columna “% del total”). Acumule el porcentaje obtenido desde el primer artículo hasta el último (en el ejemplo, ver columna “% acumulado”). Determine las diferentes zonas según el rango escogido (en el ejemplo, ver columna “ABC”). En el cuadro siguiente se expone un ejemplo sobre el uso de la metodología.


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CLASE SUBCLASEMONTO DEL INVENTARIO

(COLONES)

%

DEL TOTAL

%

ACUMULADOABC

LIBROS Y FOLLETOS. 186,190,961.35 42.332% 42% A

ARTICULOS PARA POLIGRAFO Y FOTOCOPIADORA. 80,011,169.33 18.191% 60.523% A

PAPEL Y TINTA PARA EQUIPOS GRAFICOS 45,016,551.79 10.235% 70.758% B

ARTICULOS PARA FOTOGRAFIA,FILMACION,PROYECCION. 45,003,519.00 10.232% 80.990% B

CINTAS PARA MAQUINAS. 22,688,829.60 5.159% 86.149% B

REPUESTOS. 11,860,022.27 2.696% 88.845% B

PAPELERIA Y UTILES 9,315,953.21 2.118% 90.963% C

CINTAS ADHESIVAS PARA MARCAR LIBROS. 7,952,255.81 1.808% 92.771% C

PLACAS ETILQUETAS,COLILLAS. 6,542,859.33 1.488% 94.259% C

ARTICULOS PARA ENCUADERNACION. 5,392,591.93 1.226% 95.485% C

SOBRES,CARPETAS. 4,805,779.79 1.093% 96.578% C

ARTICULOS PARA COMPUTADORA. 4,019,761.14 0.914% 97.491% C

PAPELERIA PARA VARIOS USOS. 2,809,727.82 0.639% 98.130% C

ARCHIVADORES,INDICE,CEJILLAS. 2,278,413.52 0.518% 98.648% C

ARTICULOS PARA DIBUJO. 1,623,023.25 0.369% 99.017% C

PAPEL PARA OFICINA. 1,549,347.70 0.352% 99.370% C

MISCELANEOS. 1,381,459.47 0.314% 99.684% C

LAPICES,BOLIGRAFOS,ESTILETES,MARCADOR,TIZA. 547,329.44 0.124% 99.808% C

PAPEL EN BLOCK PARA OFICINA. 333,317.55 0.076% 99.884% C

FASTENER,LIGAS,CLIPS,CEJILLAS. 193,155.05 0.044% 99.928% C

CUADERNO,PORTAFOLIOS,LIBRETAS Y HOJAS. 174,289.64 0.040% 99.967% C

BORRADOR Y CORRECTORES. 53,022.56 0.012% 99.979% C

SELLO,ALMOHADILLA,FECHADORES. 38,173.67 0.009% 99.988% C

CALENDARIO,ENGRAPADORA,ESPONJA,GRAPAS,PERFORADORA,PORTACINTAS. 37,346.82 0.008% 99.997% C

TINTA PARA SELLOS. 10,364.81 0.002% 99.999% C

ARTICULOS DEPORTIVOS. 4,393.50 0.001% 100.000% C

439,833,619.35 100%

PAPELERIA Y UTILES

Total PAPELERIA Y UTILES

Política para la Administración de Bienes Inmuebles para la... · la clasificación ABC del...

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